Captulo 1:

INTRODUCCIN A LA CONTABILIDAD
INTRODUCCIN
El propsito de la contabilidad es disear un sistema de registracin de las operaciones de un ente
econmico, valuar el patrimonio del ente y elaborar informes para la toma de decisiones. Para llevar a
cabo esta tarea, es necesario disear un sistema contable que satisfaga las necesidades de los usuarios de
la informacin contable.
. Ya que todo el mundo utiliza la contabilidad de alguna forma, cualquiera puede beneficiarse de una
buena comprensin de los principios contables.
CAMPOS DE LA CONTABILIDAD
Generalmente la profesin contable se divide en:
1) Contabilidad privada
2) Contabilidad pblica.
Los contadores privados son empleados de una empresa, mientras que los contadores pblicos ejercen la
profesin en forma independiente o como miembros de una empresa que presta servicios contables. Los
contables pblicos estn sujetos a reglamentos y requerimientos gubernamentales muy estrictos,
determinados por cada estado que emite su licencia. Por el contrario, los contadores privados no necesitan
licencia. Las tareas que realizan son las designadas por la empresa que los emplea. En la profesin
contable, existen diferentes campos, que se especializan en reas determinadas de un negocio, como
auditoras, impuestos, contabilidad presupuestaria, social, de costos, empresarial, financiera e
internacional.
PRINCIPIOS Y CONCEPTOS CONTABLES BSICOS
La tenedura de libros se ocupa del registro de los datos de una empresa, mientras que la contabilidad se
orienta hacia el diseo, interpretacin de datos y preparacin de informes sobre las operaciones de la
empresa y sus variaciones patrimoniales. Existen tres tipos de empresas: 1) de propietario nico 2)
asociaciones y 3) sociedades de capital. Las sociedades de capital tienen la caracterstica distintiva de ser
una entidad legal independiente, en la que la propiedad est dividida en acciones. La responsabilidad de
un accionista est limitada a su contribucin en el capital social de la empresa.
Inicialmente, cualquier transaccin que se registra en los libros contables debe hacerse al costo. Todas las
transacciones de la empresa deben quedar registradas. Todo lo que la empresa posee constituye su
ACTIVO. Todas las deudas constituyen el PASIVO. El derecho de los propietarios sobre el capital se
denomina PATRIMONIO NETO.
LA ECUACIN CONTABLE Y LAS TRANSACCIONES.
El activo, el pasivo y el patrimonio neto son los componentes bsicos de la ecuacin contable. Todo
exceso de activo sobre el pasivo es patrimonio neto. Por lo tanto, el activo es siempre igual al pasivo ms
el patrimonio neto. Cualquier transaccin afecta al menos a uno de estos elementos.
ESTADOS CONTABLES

Existen dos estados contables bsicos utilizados por la mayora de las empresas. El "balance" o "estado de
situacin patrimonial" muestra la composicin del activo, pasivo y capital social a la fecha del ltimo da
del perodo.
El "estado de resultados" determina si se gener una ganancia o prdida neta en el perodo. El resultado
neto de un perodo se determina comparando el total de ingresos con el total de gastos de ese perodo.
Algunas empresas utilizan tambin un tercer informe, que muestra la evolucin del capital social en el
perodo.
ESTADOS CONTABLES DE LAS SOCIEDADES
Los informes contables de una sociedad son diferentes en varios aspectos a los que presentan otros tipos
de empresas. En vez de tener una seccin separada para el capital social el balance general tiene una
lnea, "patrimonio neto". El patrimonio neto est compuesto por el capital social ( acciones) ms las
ganancias retenidas o utilidad no distribuida. El capital social es la inversin inicial de los accionistas. El
informe del capital social suele denominarse "estado de evolucin del capital social", tambin conocido
como "estado de evolucin del patrimonio neto". El estado de evolucin del patrimonio neto muestra el
aporte de los propietarios, es decir el capital social, y los resultados acumulados. Los resultados
acumulados se componen de las ganancias reservadas y de los resultados no asignados. La distribucin de
ganancias, disminuyen los resultados no asignados. La distribucin de ganancias a los accionistas es
conocida normalmente como pago de dividendos. Cuando los accionistas compran acciones de la
sociedad, aumenta tanto el activo como el capital social.
ESTADO DE RESULTADOS
El estado de resultados refleja los ingresos y egresos del perodo que generan el resultado del perodo. El resultado del perodo
es la diferencia entre los ingresos y los egresos. Cuando los ingresos superan los egresos el resultado es una ganancia. Cuando
los egresos superan los ingresos el resultados es una prdida. La ganancia o prdida neta determinada en el estado de resultados
se expone, es decir se muestra, en el estado de evolucin del capital social.

ESTADO DE EVOLUCION DEL CAPITAL SOCIAL

El estado de evolucin del capital social muestra los cambios en el valor del capital social. La emisin
posterior de acciones y las ganancias netas lo aumentan, mientras que el pago de dividendos, los retiros de
capital por parte de los socios y las prdidas netas lo disminuyen. El resultado del perodo (ganancia o
prdida) proviene del estado de resultados. El estado de evolucin del capital social es el vnculo entre el
balance y el estado de resultados.
BALANCE GENERAL
El Balance General es un listado de todos los activos, pasivos y capital de una sociedad, a la fecha del
ltimo da del perodo. Se enumeran en primer lugar los activos, luego los pasivos y el capital social. Los
activos se listan comenzando por los de mayor liquidez, por ejemplo, efectivo, cuentas pendientes de
cobro y gastos pagados por adelantado. Los activos se clasifican en activos a corto plazo (normalmente
llamados activos corrientes)y a largo plazo (normalmente llamados activos no corrientes). Los pasivos
tambin se clasifican pasivos a corto plazo y pasivos a largo plazo. En el estado de situacin patrimonial
se exponen en primer lugar los pasivos a corto plazo y luego los pasivos a largo plazo.

TRANSACCIONES Y BALANCE GENERAL

La lista siguiente es un resumen de transacciones comerciales y la manera en que afectan el balance:
1) La inversin inicial de los propietarios y las inversiones posteriores de los propietarios aumentan el activo y el capital social
de la empresa.
2) Los activos adquiridos a crdito aumentan el activo y el pasivo.
3) Cuando se utilizan activos para adquirir otros activos, no hay un cambio neto en el total de activos.
4) Los activos utilizados para pagar deudas disminuyen los activos y pasivos
5) Los ingresos netos aumentan los activos y el patrimonio neto.
6) Las prdidas netas disminuyen los activos y el patrimonio neto.
7) Los activos utilizados para generar ingresos disminuyen los activos y el patrimonio neto.
8) Los retiros de capital de los socios y el pago de dividendos disminuyen los activos y el patrimonio neto.
9) Los gastos reducen los activos. Cuando los gastos no se recuperan a travs de las operaciones de la empresa, se convierten
en prdida y, consecuentemente, reducen el patrimonio neto

Captulo 2:
EL CICLO CONTABLE
INTRODUCCIN A LAS CUENTAS
Una cuenta es el conjunto de registros de transacciones relacionadas con el mismo objeto. El documento
en el que se registran las operaciones de una cuenta se llama Libro Mayor, conocido comnmente como
Mayor. La cuenta est formada por un ttulo, una columna de dbitos , una columna de crditos y una
columna del saldo. La columna de la izquierda de una cuenta, llamada Debe, es la de los dbitos. La
columna central, llamada Haber, es la de los crditos. La columna de la derecha, llamada Saldo, muestra
el saldo de la cuenta. El saldo de una cuenta es la diferencia entre el total de dbitos y el total de crditos.
Inicialmente, todas las transacciones se registran en el Libro Diario, mediante un proceso generalmente
denominado "pasar al diario". El registro de una transaccin se llama asiento de diario, o comnmente
asiento. La informacin registrada en el diario se transfiere despus a las diferentes cuentas individuales.
Este proceso es conocido como "mayorizacin" o "contabilizacin". El total de los dbitos y los crditos
de un asiento de diario deben ser iguales.
Una cuenta simple se suele denominar "cuenta T" por el parecido que tiene con esta letra. Cuando se
agrupan distintas cuentas que tienen alguna relacin, el conjunto se llama libro mayor.. Las cuentas cuyo
balance se traspasa de un periodo a otro se conocen como cuentas reales o cuentas de balance general. En
un sistema contable de doble entrada, todos los asientos de diario exigen que cada dbito en una cuenta se
haga coincidir con un crdito de igual tamao en otra cuenta. Un asiento que consta de ms de un dbito o
crdito se denomina asiento compuesto.
REGLAS PARA AUMENTAR Y REDUCIR LAS CUENTAS
El siguiente es un listado de reglas que deben seguirse para aumentar y reducir las cuentas.
1)- Las cuentas del activo, por su naturaleza, tienen saldos deudores y se aumentan con los dbitos.
2)- Las cuentas del pasivo, por su naturaleza, tienen saldos acreedores y se aumentan con los crditos.
3)- Las cuentas del capital social/patrimonio neto, por su naturaleza, tienen saldos acreedores y se
aumentan con los crditos.
4)- Las cuentas de ingresos aumentan cuando se acreditan.
5)- Las cuentas de gastos aumentan cuando se debitan.
CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS
Las cuentas de ingresos y de egresos (gastos) tienen un impacto directo en el saldo del patrimonio neto.
Las cuentas de gastos disminuyen el patrimonio y las cuentas de ingresos lo aumentan. La ganancia o
prdida neta es la diferencia entre gastos e ingresos. Al finalizar el perodo, todas las cuentas de ingresos
y gastos se cierran. Sus respectivos saldos se registran en una cuenta resumen denominada Resultado del
ejercicio. Por esta razn, todas las cuentas de ingresos y de egresos (gastos) se consideran temporales.
SALDOS DE LAS CUENTAS PATRIMONIALES
Los activos, retiros de fondos, distribuciones de dividendos y gastos tienen, por su naturaleza, saldos
deudores. Los pasivos, el capital social, las ganancias reservadas y los ingresos tienen saldos acreedores.
Pero pueden darse circunstancias especiales en las que las cuentas no tengan un saldo normal.
Habitualmente este hecho es un indicador que ha habido un error.

CUENTAS DE BALANCE GENERAL

Las cuentas se clasifican, segn el objeto que representan, en cuentas de resultados y en cuentas
patrimoniales. Las cuentas de resultados son las de ingresos y egresos. Las cuentas patrimoniales son las
de activo y pasivo. Los activos se dividen en dos categoras en funcin de su vida prevista. Los activos
corrientes son aquellos que generalmente se vendern o consumirn dentro del perodo de un ao. Los
activos fijos (o no corrientes) se mantienen durante perodos ms largos. Los activos fijos, las
instalaciones y equipamientos se deprecian, pero la tierra no. Los pasivos tambin se dividen en dos
categoras: corrientes son los que se deben pagar dentro del ao, y a largo plazo (o no corrientes), aquellos
cuya fecha de vencimiento es posterior a un ao.
Los activos corrientes incluyen efectivo, pagars, cuentas pendientes de cobro, existencias y pagos por
adelantado (como las primas de los seguros). Los activos fijos suelen incluir las propiedades,
instalaciones y equipos, inversiones, patentes y marcas. Tanto los artculos tangibles como intangibles
pueden representar activos, siempre y cuando posean valor monetario. Los pasivos corrientes incluyen los
crditos bancarios pendientes, las cuentas por cobrar, los intereses, los salarios y los impuestos. Los
pasivos a largo plazo incluyen prstamos de plazo mayor a un ao, documentos y bonos emitidos por la
empresa.
CLASIFICACIN DE CUENTAS DE BALANCE
El patrimonio neto es la diferencia entre el activo y el pasivo. En una empresa de propietario nico o en
una asociacin, el capital representa el patrimonio neto. En una sociedad de capital, ste es el invertido
por los accionistas. Las ganancias reservadas representan los ingresos netos que una empresa retiene. Los
dividendos son la distribucin de las ganancias de una sociedad entre los accionistas. Los retiros de los
propietarios son los activos que los propietarios toman de la empresa, o los socios en el caso de una
sociedad. Tanto los retiros como los dividendos reducen el patrimonio neto.
CLASIFICACIN DE CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS
Las ganancias aumentan el valor del patrimonio neto. Las ganancias provienen de ingresos tales como
ventas, honorarios percibidos, servicios, intereses y alquileres cobrados. Se recomienda a aquellas
empresas con ms de una fuente de ingresos que mantengan cuentas separadas para cada una. Los gastos
son diferentes en cada empresa, por lo que deben clasificarse en funcin de su monto y tipo de gasto.
PLAN DE CUENTAS
Todas las cuentas de una empresa deben estar consignadas en un listado llamado "plan de cuentas".
Generalmente en el plan de cuentas las cuentas se muestran y numeran en el siguiente orden:
1 - activos,
2 - pasivos,
3 - patrimonio neto,
4 - ingresos y
5 - gastos.
Las cuentas aparecen en el libro mayor con la misma secuencia que en el plan de cuentas. El primer dgito
de un nmero del plan de cuentas indica la seccin principal en la que se ubica dicha cuenta. El segundo
nmero de una cuenta representa una categora especfica. La preparacin del libro mayor, introduciendo
los saldos de las cuentas correspondientes al periodo anterior, se denomina "apertura del libro mayor".

FLUJO DE DATOS
La informacin contable generalmente sigue un patrn normal de flujo. Su orden es:
1)- Toda transaccin comercial real requiere que se prepare la documentacin que la respalda,
2)- Se hace el asiento de esta transaccin en el libro diario, y
3)- El asiento del libro diario se registra tambin en el libro mayor.
DIARIO DE DOS COLUMNAS
De todos los tipos de libros diarios, el de dos columnas es el ms sencillo. Tiene una columna de dbitos y
una de crditos utilizadas para registrar todas las transacciones en su momento inicial. Antes de registrar
una transaccin en el libro diario, es necesario determinar:
1)- las cuentas que se vern afectadas,
2)- si las cuentas afectadas aumentan o disminuyen, y
3)- si la transaccin debera registrarse como crdito o como dbito.
Es recomendable incluir una explicacin de la transaccin.
Cuando se efectan los asientos diarios, es costumbre introducir los nmeros de cuentas y el nombre
exacto de las cuentas que se deben debitar y acreditar, escribir la parte de dbitos antes que la de crditos
y dejar un pequeo margen en la entrada de crdito. Siempre debe aparecer la fecha completa de la
transaccin. Con frecuencia, una cuenta de gastos slo tendr asientos de dbito, las de ingresos slo
tendrn asientos de crdito y los balances tendrn asientos de ambos tipos.
CUENTAS DE TRES Y CUATRO COLUMNAS.
Generalmente, las cuentas en tres y cuatro columnas se utilizan en vez de las cuentas en dos columnas. El
objetivo de estas columnas adicionales es mantener constantemente el saldo de los crditos y dbitos de
cada cuenta (en caso de cuatro columnas), o un neto de ambos saldos (en caso de tres columnas). Al igual
que la mayora de los formularios contables utilizados para registrar transacciones, generalmente todas las
cuentas tienen una columna de referencia. En el diario, la columna de referencia se utiliza para registrar el
nmero de la cuenta. En una cuenta individual, la referencia se utiliza para registrar el nmero de pgina
del libro diario donde est registrada la transaccin.
Las cuentas de tres y cuatro columnas deben mostrar su nmero y nombre, mes y ao, en la cabecera de
cada pgina. Estas cuentas son muy adecuadas para los programas informticos de contabilidad, puesto
que los saldos de debe y de haber se calculan automticamente.
BALANCE DE COMPROBACIN
El balance de comprobacin es una lista de las cuentas con sus respectivos saldos deudores o acreedores.
Adems incluye el total de dbitos y el total de crditos de cada cuenta. El balance de comprobacin es
conocido tambin como balance de sumas y saldos. Generalmente se elabora al final de un perodo
contable. Las ventajas de utilizar un balance de comprobacin son las siguientes:
1)- revela errores matemticos, ya que el total de los dbitos del balance de comprobacin debe ser igual
al total de los crditos del balance de comprobacin.
2)- es una buena ayuda para preparar los estados contables.
El primer paso para preparar un balance de comprobacin es calcular el saldo de cada una de las cuentas
del libro mayor. Algunos de los errores que el balance de comprobacin no revelar son los siguientes:
- que se haya hecho un doble asiento de una transaccin
- que se haya olvidado registrar una transaccin,

- que se haya introducido una cantidad errnea pero idntica en debe y en haber,
- que se consigne parte de una transaccin como debe o haber en una cuenta errnea.
Los errores que provocan que el balance de comprobacin no cuadre son:
- la cantidad primaria de una cuenta est equivocada,
- se ha consignado un dbito como crdito,
- se ha omitido un dbito o un crdito,
- se ha desplazado un dgito de un nmero uno o ms espacios.
Determinar la diferencia entre el debe y el haber puede ayudar a encontrar esa cantidad. Por ejemplo,
cuando se intercambian un dbito y un crdito, la diferencia en el balance de comprobacin ser el doble
de esa cantidad.
Una de las funciones principales de un auditor es encontrar errores de contabilidad.
Qu hacer si el balance de comprobacin no est correcto? Los siguientes pasos le
ayudarn a descubrir los errores ms rpidamente.
1)- Sume las columnas nuevamente y calcule la diferencia.
2)- Verifique si el error no es una transposicin, un desliz o un error matemtico.
3)- Compare los saldos del balance de comprobacin con los de los respectivos libros
mayores.
4)- Vuelva a calcular cada saldo de los libros mayores.
5)- Compare cada registro de los libros mayores con los asientos del libro diario.
6)- Cuando encuentre un error (o parte de l), sume nuevamente los dbitos y los crditos
para confirmar que los totales son iguales.

Captulo 3:
EL CICLO CONTABLE (CONTINUACIN)
CORRESPONDENCIA ENTRE INGRESOS Y GASTOS
Hay dos criterios para registrar los ingresos y gastos: de lo devengado y de lo percibido. El criterio de lo
devengado es un mtodo ms exacto para hacer coincidir ingresos y gastos, y es el ms utilizado. Registra
los ingresos y los gastos cuando se originan, en lugar de hacerlo cuando se perciben o se efecta el pago.
El criterio de lo percibido registra ingresos y gastos slo cuando se recibe o desembolsa el pago, pero con
frecuencia este mtodo no es adecuado para muchos tipos de negocio.
INTRODUCCIN AL PROCESO DE AJUSTE
Al final de un periodo contable, muchos de los saldos listados en el balance de comprobacin necesitarn
algn ajuste. Los ajustes normales se refieren a gastos pagados por adelantado, activos fijos y gastos
devengados. Si no se hacen los asientos de ajuste necesarios, los estados contables sern incorrectos. No
es necesario un seguimiento diario de las transacciones que afectan ingresos y gastos. Los ajustes deben
hacerse al final del periodo contable.
GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO - AJUSTES
En el caso de activos, como por ejemplo tiles de escritorio y papelera, al final de un periodo contable
deben hacerse ajustes para reflejar la parte del activo que se ha consumido durante dicho periodo. Si el
total de tiles y papelera se encuentran en una cuenta de activo, la cantidad de activo consumido se
registra como un dbito en la cuenta de gastos, y un crdito en los activos. Si no se realiza el asiento de
ajuste, la ganancias neta, el patrimonio neto y las cuentas de activos estarn sobrevaluados. En el caso de
gastos pagados por adelantado (o cuya deuda figura en el pasivo), como el caso de seguros, debe
asignarse como gastos del perodo la proporcin al cierre del perodo. La diferencia, por no ser un gasto
del perodo, es un gasto pagado por adelantado y as debe figurar en los estados contables.
ACTIVOS FIJOS - AJUSTES
Los activos fijos son los bienes que posee la empresa para llevar a cabo su actividad, como edificios y
equipamientos, por ejemplo. Aunque a veces no es evidente, la capacidad de utilizacin de esos activos
disminuye con el tiempo. Esta prdida de capacidad se conoce como depreciacin (o amortizacin), y
exige ajustes peridicos en la contabilidad. La disminucin en el valor requiere un dbito en la cuenta de
gastos por depreciacin, y un crdito en la cuenta de depreciacin acumulada (que se considera una
cuenta regularizadora de activos, una contracuenta). La diferencia entre el saldo de la cuenta de activo y
su respectiva regularizadora es el valor del activo en libros, o sean en el balance. De no hacerse el ajuste
por depreciacin, los activos, el patrimonio neto, y la ganancia neta estarn sobrevaluados.

PASIVOS - AJUSTES
Algunos gastos se pagan despus de que se ha recibido el servicio. Este es el caso de sueldos y salarios.
Como el gasto no se ha pagado pero ya se ha recibido el servicio, se origina un gasto devengado y una
deuda (pasivo) para la empresa. El asiento de ajuste requiere un dbito en la cuenta de gastos y un crdito
en la cuenta de deudas. De no registrarse el ajuste, los beneficios netos y el patrimonio neto estaran
sobrevaluados, y los gastos y deudas subvaluados.
HOJA DE TRABAJO Y ESTADOS CONTABLES
La hoja de trabajo es un compendio de informacin importante que se utiliza para determinar qu ajustes
deben hacerse. Tambin ayuda en la preparacin de los estados contables. El primer paso para preparar
una hoja de trabajo es el balance de comprobacin. Una vez que este balance es correcto (es decir, que el
total de los dbitos es igual al total de los crditos), se pueden realizar los ajustes. Para asegurarse de que
ciertos dbitos y crditos siguen coincidiendo despus de hacer los ajustes, se crea un balance ajustado de
comprobacin de saldos. Una vez comprobado que el balance ajustado coincide, se separa en dos partes:
estado de resultados y balance general. Todas las columnas de la hoja de trabajo deben tener los mismos
saldos para dbitos y crditos.
PREPARACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES
La hoja de trabajo se utiliza como preparacin de los estados contables. La ganancia neta o la prdida que
muestra el estado de resultados, o sea el resultado del ejercicio, se transfiere al estado de evolucin del
patrimonio neto. Si se han invertido o retirado fondos adicionales durante el periodo, dichos cambios
tambin se exponen en este estado. El monto de la lnea del patrimonio neto que aparece en el balance
general se transfiere del estado de evolucin del patrimonio neto. Todos los dems saldos del balance
general se transfieren de las columnas de la hoja de trabajo.
ASIENTOS DE CIERRE DEL DIARIO Y DEL LIBRO MAYOR
Todos los asientos de ajuste se registran en el diario, y se registran en el libro mayor, de forma que los
estados contables concuerden con los saldos de la hoja de trabajo. Es necesario cerrar todas las cuentas
transitorias mediante asientos, que deben registrarse en el libro diario diario y en los mayores respectivos.
Se utiliza la cuenta de Resultado del ejercicio para registrar el cierre de los saldos las cuentas de ingresos
y gastos, estableciendo el resultado el perodo (ganancia o prdida). Cualquier transaccin que aumente o
reduzca capital se debe registrar en la cuenta de capital apropiada.
PROCEDIMIENTOS PARA CERRAR CUENTAS TRANSITORIAS
1)- Debitar todas las cuentas de ingresos, y acreditar la cuenta Resultado del ejercicio.
2)- Acreditar todas las cuentas de gastos, y debitar la cuenta Resultado del ejercicio.
3)- Sumar las columnas de dbito y crdito de la cuenta de resultado del ejercicio. Si el total del crdito
es mayor que el total del dbito, se ha obtenido una ganancia.

4)- El saldo de la cuenta Resultado del ejercicio se debe exponer en el estado de evolucin del
patrimonio neto. br> 5)- Si ha habido retiro de los propietarios o distribucin de dividendos en el
perodo, es necesario acreditar dichas cuentas y debitar una cuenta de patrimonio neto.
EL CICLO CONTABLE
El ciclo contable comienza con el anlisis de todas las transacciones y el registro de dichas transacciones
en el libro diario. Una vez que todas las transacciones se hayan registrado en el libro diario, se transfieren
al libro mayor, y se trasladan al balance de comprobacin. El balance de comprobacin, los asientos de
ajuste, y cualquier informacin adicional relativa a los estados contables se registran en la hoja de trabajo.
Una vez completada la hoja de trabajo, se concluyen los estados contables. Todos los ajustes y asientos de
cierre se registran en el libro diario y se transfieren al libro mayor. Para asegurarse de que todos los
asientos se hayan realizado correctamente, se prepara un balance de comprobacin posterior al cierre que
muestre la igualdad entre dbitos y crditos (el balance cuadra) y confirme las cuentas de activo, pasivo, y
capital con saldos de apertura apropiados.

Captulo 4:
CONTABILIDAD PARA EMPRESAS COMERCIALES
REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES DE COMPRAS
ASIENTOS CONTABLES PARA REGISTRAR LA COMPRA Y EL PAGO DE MERCANCAS
1) cuando las mercancas se compran con efectivo, el siguiente asiento es necesario: debitar compras,
acreditar Efectivo (llamada tambn Caja).
2) cuando las mercancas se compran a crdito, el siguiente asiento es necesario: debitar compras,
acreditar cuentas por pagar
3) cuando las mercancas se compran a crdito, pero se pagan antes debido a un incentivo, y si se paga en
efectivo, el siguiente asiento es necesario: debitar cuentas por pagar, acreditar efectivo y acreditar
descuentos sobre las compras.
DESCUENTOS SOBRE LAS COMPRAS
Un vendedor ofrecer a menudo un descuento si el comprador hace un pago adelantado. Las condiciones
de crdito son las condiciones de pago convenidas entre el comprador y el vendedor. Los descuentos se
indican en una forma fraccionaria con el porcentaje del descuento en el numerador y el nmero de das en
el denominador. El perodo de crdito, o nmero de das que un comprador puede pagar sin incurrir en
gasto financiero (inters), se indica en los das NETOS o n/days. Ejemplo: condiciones 3/15, n/60
significa que un comprador recibir un descuento de efectivo del 3% si hace el pago en un plazo de 15
das de la fecha de la factura y el comprador tiene un mximo de 60 das para pagar el monto completo de
la deuda.
REGLAS PARA REGISTRAR
DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS DE BIENES COMPRADOS A CREDITO
1) si se devuelve la mercanca o es necesario hacer un ajuste que disminuye el precio, el comprador
deber debitar cuentas por pagar y acreditar la cuenta Retornos de compras y bonificaciones.
2) cuando las mercancas que se devuelven fueron compradas a crdito y se puede obtener un descuento

por pago adelantado, el descuento se aplica solamente al precio de las mercancas que permanencen en
poder del comprador (los descuentos no se aplican a los costos de envo).
CONTABILIDAD DE VENTAS
Cuando las mercancas se venden en efectivo o a crdito, la cuenta ventas debe ser acreditadala. Para
estimular a los clientes a pagar por adelantado las mercancas compradas a crdito, el vendedor ofrecer a
menudo descuentos por pronto pago. El vendedor registra estos descuentos en la cuenta de descuentos de
las ventas. Cuando el comprador devuelve mercancas u obtiene una bonificacin, el comprador registra
la devolucin en la cuenta cuenta de Retornos de compras y bonificaciones. Normalmente el vendedor
ofrece bonificaciones a los clientes que compran un gran volumen de unidades. Las bonificaciones de
ventas y los retornos de las ventas reducen los ingresos por ventas. Los descuentos estn vinculados al
concepto de pago anticipado y de pronto pago. Las bonificaciones estn vinculadas al volumen de
unidades vendidas o a condiciones especiales de la mercanca, como por ejemplo obsolescencia y
deterioros.
CONTABILIDAD DE VENTAS - REGLAS PARA REGISTRAR TRANSACCIONES DE VENTAS
1 - Cuando se venden las mercancas y el el cliente pago paga al contado, se debita la cuenta Efectivo (o
la cuenta Caja, ya que el cliente puede efectua el pago al contado mediante cheque) y se acredita la cuenta
ventas.
2 - Cuando las mercancas se venden a crdito, se debita cuentas por cobrar y se acredita ventas
3 - Cuando las mercancas que se venden se cobran con tarjeta de crdito, a menudo se cobra una
comisin de servicio. En tales casos, se debita la cuenta caja, se acredita la cuenta comisiones por cobro
con de la tarjeta de crdito (por la comisin) y se acredita cuentas por cobrar. Debido a que el vendedor
recibir el monto de la venta de tarjeta de crdito en cierto plazo, corresponde luego acreditar la cuenta
caja y debitar la cuenta tarjetas de crdito a cobrar, o bien en lugar de utilizar la cuenta caja se puede
utilizar directamente la cuenta tarjetas de crdito a cobrar.
CONTABILIDAD DE VENTAS REGISTRO DE DESCUENTOS DE VENTAS
Cuando un cliente hace uso de un descuento, el vendedor debita Efectivo (o Caja) y debita descuentos de
las ventas (normalmente llamada simplemente descuentos otorgados), y se acredita cuentas por cobrar.
Ejemplo: la factura por $950 con los trminos 3/15, n/30 es pagada por adelantado por el comprador.
Debitar efectivo por $921.50
Debitar descuento de ventas por $28.50
Acreditar la cuenta por cobrar por $950
CONTABILIDAD DE VENTAS REGISTRAR DEVOLUCIONES DE VENTAS Y DESCUENTOS
Cuando un vendedor autoriza una devolucin de mercanca se debita la cuenta Devoluciones de
mercancas; cuando otorga un descuento, se debita la cuenta Descuentos otorgados. En ambos casos se
acredita la cuenta Cuentas por cobrar. El comprador puede obtener slo un descuento por las mercancas
que realmente adquiera (los descuentos de pronto pago no se aplican a los gastos de envos). Ejemplo: Un
vendedor recibe una nota de dbito de la empresa ABC, por $70 de mercancas que no fueron pedidas. Si
acepta la devolucin, el vendedor debe hacer el siguiente asiento:

Debitar devoluciones de mercaderas y bonificaciones $70

Acreditar cuentas por cobrar empresa ABC $70
CONTABILIDAD DE VENTAS
Los fabricantes y los comerciantes a menudo reducen los precios de catlogo a travs de bonificaciones.
Las bonificaciones varan dependiendo de cliente y de tamao de la orden. Las bonificaciones permiten
negociar precios flexibles sin tener que imprimir nuevos catlogos. Las bonificaciones, cuando se pactan
de antemano, no se reflejan en los registros contables, slo se registra el precio acordado entre el
comprador y el vendedor
COSTOS DE TRANSPORTE
Siempre que se venden mercancas, el comprador y el vendedor deben convenir en quin pagar los
costos del envo. Cuando las mercancas son enviadas F.O.B.punto de envo, el comprador conviene en
pagar los costos de envo y la propiedad pasa al comprador cuando la mercanca se entrega al expedidor.
Cuando las mercancas son F.O.B. punto de destino, el vendedor conviene en pagar los costos del
transporte y la propiedad de mercancas pasa al comprador cuando se entregan las mercancas al cliente.
IMPUESTOS DE VENTAS
La mayora de los estados en Estados Unidos carga un impuesto sobre la venta de mercancas. En el
momento que se completa la venta (independientemente si el pago se ha recibido o no) el importe del
impuesto de ventas se acredita en la cuenta Impuesto de ventas a pagar, en los libros del vendedor. Esta
cuenta se debida cuando se paga el impuesto a la autoridad recaudadora del estado. El comprador de
mercancas no registra un costo del impuesto de ventas por separado en su cuentas; se agrega
simplemente al costo de las mercancas y la cantidad entera se carga a las compras.
ESTADOS CONTABLES DE PERIODOS INTERMEDIOS PARA EMPRESAS COMERCIALES.
Las empresas comerciales a menudo preparan informes trimestrales o mensuales, llamados estados
contables de perodos intermedios, que son tiles para la gerencia. Esto requiere la preparacin de un
balance de comprobacin y el anlisis de cuentas para determinar qu ajustes son necesarios. Una vez que
los asientos de ajuste se incorporan en la hoja de trabajo, el balance de comprobacin ajustado est listo.
Los estados contables de perodos intermedios, entonces, se elaboran basados en la informacin que es
proporcionada por la hoja de trabajo.
CONTABILIDAD PARA EL INVENTARIO DE MERCANCA
Hay dos sistemas que se usan comnmente para llevar el control del inventario: sistemas de inventario
peridico y
de inventario perpetuo, ms conocido como inventario permanente.
En el sistema inventario peridico, se registra el ingreso por ventas cada vez que se hace una venta. Sin
embargo, el costo de mercancas vendidas no se determina hasta que se toma un inventario fsico.
En el sistema de inventario perpetuo, o inventario permanente, se registran las ventas y el costo de
mercancas vendidas cada vez que se vende un artculo. Esto permite saber siempre la cantidad de
unidades en existencias y el valor del inventario.
DETERMINANDO EL COSTO DE LAS MERCANCAS VENDIDAS
El costo de las mercancas vendidas se registra generalmente en una seccin separada del estado de
resultados. En el sistema de inventario peridico, la determinacin del costo de las mercancas vendidas

requiere los siguientes pasos:

1) - Obtener el importe total de las compras
2) Deducir de las compras las devoluciones de compras y bonificaciones y los descuentos de las
compras para determinar el importe neto de las compras.
3) - El costo de las mercancas compradas es igual a las compras netas ms costos de transporte.
4) - El inventario inicial ms el costo de las mercancas compradas determina el total las mercancas
disponibles para la venta durante el perodo.
5) - El costo de las mercancas vendidas es igual a las mercancas disponibles para la venta menos el
inventario final.
AJUSTES PARA EL INVENTARIO DE MERCANCAS
La cuenta de inventario de mercancas muestra solamente el saldo del inventario inicial (que es el
inventario al cierre del perodo anterior), no las compras hechas durante el perodo (ya que stas se han
cargado a la cuenta Compras). Por lo tanto es necesario mostrar el valor del inventaro final, o sea el
inventario al cierre del perodo. Esto se realiza haciendo los dos siguientes asientos de ajuste: 1- Debitar
el saldo del inventario inicial en la cuenta Resultados del ejercicio y acreditar la cuenta del inventario de
mercanca en la cuenta inventario.
2 Debitar en la cuenta Inventario de mercancas el importe del inventario de mercancas al cierre del
perodo y acreditar la cuenta Resultados del ejercicio.
AJUSTES EN LA HOJA DE TRABAJO
El primer paso en la preparacin de una hoja de trabajo es tomar el balance de comprobacin. Despus, se
deben recopilar los datos para realizar asientos de ajuste. Generalmente los ajustes que se requieren son
en la cuenta inventario de la mercanca; ajustes por costos pagados por adelantado, por materiales,
depreciacin de activos, y deudas vencidas. Todos estos ajustes se registran en la columna de ajustes de la
hoja de trabajo. Los totales de las columnas de dbito y de crdito deben ser iguales. Despus de registrar
los asientos de ajuste, se obtiene el balance de comprobacin ajustado. Los saldos de la columna balance
de comprobacin ajustado reflejan los saldos finales correctos de las cuentas al final del perodo contable.

Captulo 5:
ELABORACION DE LOS ESTADOS CONTABLES
ESTADO DE RESULTADOS
El estado de resultados se elabora usando uno de dos formatos: formato de mltiples pasos y formato de
un solo paso. En el formato de pasos mltiples los ingresos se presentan a menudo en gran detalle, el
costo de las mercancas vendidas se resta para mostrar la ganancia bruta, los gastos operativos se separan
de los otros gastos, y los ingresos operativos se separan de los otros ingresos. En el formato de un solo
paso, todos los costos se combinan en una sola seccin incluyendo el costo de las mercancas vendidas.
ESTADO DE LAS GANANCIAS ACUMULADAS
El estado de las ganancias acumuladas ( o resultados no asignados) es un resumen de lo que ha ocurrido
con la cuenta de las ganancias acumuladas. El estado de las ganancias acumuladas siempre comienza con
el saldo final del ltimo perodo, despus presenta la ganacia neta o prdida, pagos de dividendos y otros
elementos que afectan la cuenta de las ganancias acumuladas. Es comn que el estado de ganancias
acumuladas y el estado de resultados se combinen en un solo estado. Esto se hace sobre todo para
simplificar.
ESTADO DE SITUACION PATRIMONIAL, O BALANCE GENERAL
El balance se puede preparar en dos formas: en forma de cuentas o de informe. En forma de cuentas
presenta una lista de todas las cuentas de activos en el lado izquierdo , y todas las cuentas de pasivos y de
patrimonio neto en el lado derecho. Si se elabora como informe se presentan todas las cuentas en una
secuencia hacia abajo que comienza con los activos, sigue con los pasivos y termina con las cuentas de
parimonio neto. Los activos y los pasivos se deben exponer segn su liquidez o su propsito. Los activos
que son generalmente lquidos y que se piensa mantener por menos de un ao se exponen bajo el ttulo de
activos corrientes. Los activos que por su naturaleza permanencen en la empresa o que se piensan utilizar
por un perodo de tiempo ms largo, se exponen bajo el ttulo de activos fijos. Las deudas se clasifican en
corto y largo plazo dependiendo de la fecha de vencimiento de ellas.
ASIENTOS DE AJUSTE Y DE CIERRE
La hoja de trabajo proporciona la informacin necesaria para hacer los asientos de cierre. Se confeccionan
asientos de ajuste por las cuentas de activos, pasivos, gastos e ingresos. Se requieren asientos de ajuste de
la cuenta inventario de existencias: - Se debita la cuenta Resultado del ejercicio y se acredita el saldo

inicial de la cuenta inventario. - Se debita la cuenta inventario por el monto del inventario al cierre del
perodo, y se acredita la cuenta Resultado del ejercicio. final.
Despus de que se hayan realizado todos los asientos de ajuste, se deben efectuar los asientos de cierre de
todas las cuentas temporales, o transitorias. Las ventas, las otras cuentas de ingresos, las devoluciones de
compra, compras y devoluciones de compras, y los descuentos de las compras se debitan y, la suma de sus
saldos se acredita en la cuenta Resultado del ejercicio. Los gastos, compras, descuentos de las ventas,
devoluciones de compras, gastos transporte de bienes recibidos, se acreditan, y la suma de sus saldos se
debita en la cuenta Resultado del ejercicio. Tambin puede hacerse el cierre de todas las cuentas de
resultados en un solo asiento, y la diferencia entre los ingresos y los egresos (gastos), se registra en la
cuenta Resultado del ejercicio. El saldo de la cuenta Resultado del ejercicio se cierra, y se acredita su
importe en la cuenta Ganancias acumuladas (o resultados no asignados) Si se distribuyen dividendos, se
acredita la cuenta de dividendos a pagar y se debita la cuenta de Ganancias acumuladas.
REVERSION DE ASIENTOS DE AJUSTE.
Puesto que algunos asientos de ajuste realizados al final de un perodo contable interfieren los asientos de
las transacciones rutinarias, simplemente se revierten el primer da del nuevo perodo. Un asiento de
reversin revierte exactamente el asiento de ajuste. Un ejemplo de asiento de ajuste que normalmente es
revertido es el de sueldos y jornales a pagar. Se confeccionan los asientos de reversin porque as se
reduce la posibilidad de errores y se ahorra tiempo. Los asientos de reversin son opcionales, y algunas
empresas no los confeccionan .
ESTADOS CONTABLE DE PERIODOS INTERMEDIOS
Los estados contables que se preparan por un perodo inferior al ejercicio contable completo son
conocidos como estados contables de perodos intermedios. Los datos para los estados contables de
perodos intermedios se obtienen de la hojas de trabajo. Los asientos de ajuste y de cierre confeccionados
para la elaboracin de los estados contables intermedios no se registran en las cuentas respectivas. La
registracin slo es necesaria en el caso de cierre del ejercicio contable o de un perodo contable, por
ejemplo un trimestre.
CORRECCION DE ERRORES
El procedimiento a seguir para corregir errores depende del tipo de error y del momento en que ste es
descubierto. 1) - Cuando un asiento de diario es incorrecto y no ha sido todava registrado en el libro
mayor, se puede trazar una lnea sobre el error, y se registra el nombre de la cuenta y monto correctos.
(aunque lo ideal es hacer un asiento de reversin). 2) - Cuando un asiento de diario ha sido registrado en
el mayor incorrectamente, es necesario registrar el asiento en el libro diario y mayorizarlo correctamente.
3) - Cuando un asiento de diario es correcto pero ha sido registrado incorrectamente en el mayor, se debe
corregir en el mayor

Captulo 6:
DEVENGOS Y APLAZAMIENTOS
INTRODUCCIN A LOS DEVENGOS Y APLAZAMIENTOS
Los pagos diferidos y los devengamientos se utilizan generalmente para hacer coincidir ingresos y gastos.
Los pagos diferidos retrasan el reconocimiento de un gasto pagado o de un ingreso cobrado. El
devengamiento es un gasto que no se ha pagado o un ingreso que an no se ha recibido.
DIFERIMIENTOS - GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO
Los gastos pagados por adelantado son el costo de los bienes y servicios adquiridos, que no se han
utilizado totalmente al finalizar el ao. Es necesario contar con asientos de ajuste para que las cuentas se
activos y gastos tengan los saldos correctos. Los gastos pagados por adelantado pueden registrarse
inicialmente como activos o como gastos. Ambos mtodos tendrn el mismo resultado, pero los asientos
de ajuste para llegar al resultado final sern diferentes. La ventaja de registrar un gasto pagado por
adelantado como un activo es que no se necesitan asientos para rectificarlo.
DIFERIMIENTOS - INGRESOS NO DEVENGADOS
Cuando se recibe un ingreso antes de entregar los bienes o los servicios, se dice que dicho ingreso es no
devengado. Estos ingresos pueden registrarse inicialmente como pasivos o como ingresos. Cuando se
registran como pasivos, se acredita una cuenta de ingresos no devengados. La ventaja de usar este mtodo
es que no se necesitan asientos para rectificarlos. Cuando los ingresos no devengados se registran como
un ingreso, se acredita una cuenta de ingresos. Este mtodo requiere un asiento de rectificacin al
comenzar el nuevo perodo. Sin embargo, ambos mtodos producen el mismo efecto final.
DEVENGAMIENTOS - PASIVOS O GASTOS
Muchos de los gastos que se acumulan diariamente slo se registran a intervalos fijos. Generalmente, al
finalizar el perodo contable, una parte de dichos gastos est sin pagar (por ejemplo, los salarios). Este
tipo de devengamiento se considera un pasivo o un gasto. Al finalizar el perodo contable, se necesita un
asiento de ajuste para reflejar correctamente la parte de gastos y pasivos devengada pero an no pagada.
Al comienzo del nuevo perodo, se rectifica el asiento de ajuste para simplificar la contabilidad.
DEVENGAMIENTOS - ACTIVOS O INGRESOS

Muchas empresas solamente registran los ingresos cuando realmente se reciben. Al finalizar el perodo
contable, todos los ingresos ganados pero no cobrados requieren asientos de ajuste. El ajuste se hace
debitando una cuenta de activo y acreditando una cuenta de ganancia. Como consecuencia, los estados
contables podrn hacer coincidir correctamente las ganancias y prdidas. El primer da del nuevo perodo
se hace un asiento para rectificarlo con el fin de simplificar la contabilidad.
REVISIN DE DEVENGAMIENTOS Y DIFERIMIENTOS
A pesar que todos los devengamientos y diferimientos requieren asientos de ajuste al finalizar el perodo
contable, no es necesario hacer asientos de rectificacin para todos los ajustes. Slo deberan hacerse
asientos de rectificacin en las siguientes situaciones:
1) Cuando se ajusta un activo devengado o un pasivo devengado,
2) Cuando un gasto pagado por adelantado se registra como gasto,
3) Cuando un ingreso no devengado se registra como ingreso.

Captulo 7:
SISTEMAS CONTABLES
PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS CONTABLES
El sistema contable debe suministrar toda la informacin que la organizacin necesita. El tipo
de sistema contable utilizado depende de la informacin que necesite la organizacin, pero
todos deberan contar con las siguientes caractersticas:
1) eficiencia,
2) controles internos adecuados,
3) flexibilidad ante un entorno cambiante, y
4) compatibilidad y adaptabilidad a la estructura de la organizacin.
INSTALACIN Y REVISIN DE LOS SISTEMAS CONTABLES
La instalacin y revisin de un sistema contable exige una comprensin total de las
operaciones de la empresa. Para instalar o cambiar un sistema contable son necesarios los
siguientes pasos:
1)- Anlisis de los sistemas: esta etapa determina la informacin que se necesita, las fuentes
de dicha informacin y los problemas al procesar la informacin actual.
2)- Diseo del sistema: esta etapa comprende el diseo de un nuevo sistema contable o la
revisin del actual, basndose en los resultados del anlisis de los sistemas.
3)- Implementacin del sistema: esta etapa final instala y evala el sistema contable nuevo o
revisado.
CONTROLES INTERNOS
Los controles internos se disean para proteger los activos, comprobar la exactitud de la
informacin contable, acrecentar la eficiencia y estimular la lealtad a las polticas de la
empresa. El control contable interno se ocupa especficamente de la proteccin de los activos
y la fiabilidad de la informacin contable. El control administrativo interno se encarga de la
eficiencia operativa y ayuda a determinar si se estn alcanzando los objetivos de la empresa.

LIBROS MAYORES SUBSIDIARIOS

Los mayores subsidiarios tienen un gran nmero de cuentas individuales con caractersticas
comunes. Los mayores subsidiarios se usan generalmente para las cuentas pendientes de
cobro y de pago ya que ambas se componen de un gran nmero de cuentas menores. El mayor
general contiene las cuentas del balance y las cuentas del estado de resultados. Cada mayor
subsidiario tiene una cuenta de control que se encuentra en el mayor general. La suma de los
saldos de los mayores subsidiarios debe ser igual al saldo de la cuenta de control.
DIARIOS ESPECIALES
Los diarios especiales estn diseados para registrar un tipo especfico de transaccin que se
produce con frecuencia. El siguiente es un resumen de los cuatro diarios ms comnmente
utilizados:
1)- diario de compras: para registrar las compras a crdito,
2)- diario de ventas: para registrar todas las ventas a crdito,
3)- diario de pagos en efectivo: registra todos los desembolsos de efectivo, y
4)- diario de ingresos en caja: registra todos los ingresos en efectivo.
En ciertos casos se utilizan documentos tales como facturas de compras y ventas en lugar de
diarios para reducir los gastos.
DIARIO DE COMPRAS
Los artculos que normalmente se adquieren a crdito son los bienes que se mantienen en
existencia para su venta, los bienes de abastecimiento y los de equipamiento. Siempre se
acredita la cuenta cuentas a pagar, y se debita una cuenta de activo. Los activos comprados de
forma recurrente tienen su propia columna en el diario. Los activos adquiridos con menor
frecuencia se registran en la seccin de gastos varios del diario. Siempre el total de dbitos
debe ser igual al total de crditos. Al finalizar un perodo contable, todos los asientos debern
transferirse al mayor general o al mayor subsidiario.
DIARIO DE PAGOS EN EFECTIVO
Cuando se utiliza el diario de pagos en efectivo, siempre se acredita la columna de efectivo en
el momento de realizar el pago. Cuando un pago se realiza por bienes adquiridos
anteriormente a crdito, se acredita la columna de cuentas pendientes de pago. Si se ofreciera
un descuento por pago anticipado, debe debitarse la columna de descuentos de compras. La
columna de gastos generales se utiliza para los dbitos en cuentas que no tienen una columna
individual. Al finalizar el mes, toda la informacin del diario debe registrarse en los mayores
subsidiarios o en el mayor general. La suma de los saldos de los mayores subsidiarios de las
cuentas a pagar debe ser igual al saldo de la cuenta de control. Si no lo fuera, hay que
encontrar y corregir los errores.
DIARIO DE VENTAS
El diario de ventas solamente se utiliza para registrar las ventas de mercancas a crdito. Una
caracterstica distintiva del diario ventas es que los dbitos y crditos de cuentas a cobrar

comparten la misma columna. Tambin suele existir una columna para registrar el impuesto
sobre las ventas pendiente de pago. Cualquier devolucin o descuento por ventas a crdito
requieren un asiento en el mayor general. Si se concede un reintegro en efectivo, la
transaccin debe registrarse en el diario de pagos en efectivo.
DIARIO DE INGRESOS EN CAJA
El diario de ingresos en caja se utiliza para registrar todas las transacciones que aumentan el
saldo de efectivo. Las fuentes ms frecuentes de recepcin de efectivo son las ventas en
efectivo y los pagos de las ventas realizadas a crdito. Cuando un deudor paga los bienes
comprados a crdito, debe acreditarse la columna de cuentas a cobrar. Si se concede un
descuento al cliente, debe debitarse el monto deducido en la columna de descuento por ventas.
Todas las cuentas del diario de ingresos en caja se registran peridicamente en el mayor
general. Las cuentas a cobrar deben registrarse mensualmente en el mayor auxiliar de cuentas
a cobrar.

Captulo 8:
EFECTIVO EN CAJA Y CUENTAS BANCARIAS
CUENTAS BANCARIAS
La herramienta ms eficaz para controlar el efectivo es la cuenta bancaria. Proporciona un doble registro
de todas las transacciones monetarias. Para facilitar controles eficaces en el uso de las cuentas bancarias,
se utilizan documentos especiales que evidencian las transacciones. Los empleados autorizados a hacer
extracciones utilizan tarjetas de firma. Los depsitos deben ir acompaados de sus recibos
correspondientes y se cursan cheques para todos los pagos. Se enva un aviso de pago con cada remesa
para asegurarse de que los acreedores registren el crdito correspondiente. Generalmente, los bancos
requieren que se mantenga un saldo mnimo (saldo compensatorio).
EXTRACTOS DE CUENTA
Una de las ventajas de usar una cuenta bancaria para controlar el efectivo es que los bancos envan
mensualmente un extracto de cuenta (estado de cuenta bancaria, o simplemente resumen de cuenta) que
informa de todas las transacciones de dicha cuenta. Normalmente, la informacin del extracto de cuenta
consiste en los saldos inicial y final, depsitos, otros crditos, extracciones y otros dbitos. Con el
extracto se incluyen los cheques cancelados, as como las notas de Dbito y de Crdito (por conceptos
procesados por el banco, generalmente desconocidos por el depositante). Es raro que el saldo del extracto
y el de la cuenta bancaria del depositante sean iguales, por lo que ambos saldos deben conciliarse.
CONCILIACIONES BANCARIAS
Una conciliacin bancaria es el mtodo que determina la razn de las discrepancias entre el saldo del
extracto y el saldo de la cuenta de efectivo en bancos para calcular un equilibrio ajustado. Las diferencias
se producen generalmente por conceptos que todava no ha registrado el banco o la empresa, y que suelen
tratarse de cheques an no presentados al cobro, depsitos en trnsito y cargos por servicios bancarios.
Los errores son otra causa comn de discrepancias que la conciliacin ayudar a corregir. Finalmente, la
conciliacin tambin puede descubrir irregularidades.
CONCILIACIONES BANCARIAS
Una conciliacin bancaria se divide en dos secciones: el saldo del extracto de cuenta y el saldo de los
registros del depositante. Aunque es posible conciliar un saldo con el otro, es prctica comn ajustar

ambos saldos para comprobarlos entre s. Por las transacciones pendientes que el depositante desconoce,
y que descubre gracias al extracto de cuenta, deben confeccionarse asientos de diario.
CUENTAS DE CAJA O CUENTAS DE EFECTIVO.
A menudo existen varias cuentas de efectivo para diversos fines. Las cuentas bancarias representan las
disponibilidades en banco. En ellas se registran los depsitos, cheques, notas de dbito y notas de crdito.
Los empleados de ventas utilizan la cuenta de disparidades en caja para registrar cualquier variancia en el
efectivo producida por los empleados. El efectivo en caja (o simplemente Caja) se utilizar para tener el
cambio necesario cuando los clientes pagan. El fondo de caja chica, conocido tambin como fondo fijo, se
utiliza para pagar en efectivo pequeos montos. Cada una de estas cuentas de efectivo debe estar
estrictamente controlada para evitar su uso incorrecto.
CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS EFECTIVO Y BANCARIAS
Existen numerosos procedimientos para controlar las cuentas de efectivo. Los extractos mensuales de
cuenta ayudan a verificar el saldo de la cuenta bancaria. La conciliacin bancaria es particularmente til
en el control de ingresos de efectivo. El sistema de vales se utiliza para controlar pagos en efectivo. Hay
diversos fondos de dinero en efectivo para fines especficos, que permiten hacer un seguimiento de cada
tipo de transaccin en efectivo. Debe resaltarse que es de extrema importancia separar el manejo de
efectivo de las tareas contables relacionadas con el efectivo.
SISTEMA DEL VALES
Uno de los mtodos ms comunes para controlar pagos es el sistema del vale. Los componentes de un
sistema de vale son
1) - vales: documentos que establecen la prueba del pago,
2) - registro de vales para consignar cada vale,
3) - archivo de vales impagos,
4) - archivo de vales pagados, y
5) - registro de cheques para anotar el pago de cada vale.
El sistema de vales proporciona controles eficaces y ayuda a tomar decisiones de gestin.
SISTEMA DE VALES
DATOS IMPORTANTES REFERENTES A LOS VALES
1) - Deben prepararse vales para todos los pagos.
2) - Los vales representan la autorizacin escrita de un pago.
3) - Antes de que un vale pueda aprobarse, deben compararse el informe de recepcin, la factura y la
orden de compra, teniendo en cuenta los posibles descuentos.
4) - Todos los vales se deben registrar en la nmina de vales en un orden numrico.
EL SISTEMA DEL VALE
DATOS REFERENTES A LA NMINA DE VALES
1) - Todos los vales se deben registrar en la nmina de vales.
2) - Los vales se listan en orden numrico.
3) - La nmina refleja el beneficiario, la fecha en que se hace el pago y el nmero del cheque emitido para
dicho pago.
4) - La cuenta de cuentas pendientes se acredita siempre, pero puede haber diversas cuentas a debitar.
5) - Se utiliza cuentas diversas para debitar cuentas no enumeradas en las otras columnas del registro.

SISTEMA DE VALES
PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO DE VALES
1) - Los vales sin pagar se archivan en el archivo de vales impagados.
2) - Los vales sin pagar deberan archivarse segn su orden de vencimiento.
3) - Los vales pagados se archivan en el archivo de vales pagados.
4) - Los vales pagados se archivan en orden numrico.
SISTEMA DE VALES
UTILIZACIN DEL REGISTRO DE CHEQUES
1) - Cuando se paga un vale, se anota en el registro de cheques.
2) - El registro de cheques es similar al libro subdiario de los pagos en. efectivo.
3) - Todos los cheques deben listarse numricamente, incluso los que se han anulado.
4) - La cuenta bancaria debe acreditarse siempre. Si se obtiene un descuento, se acredita la cuenta de
descuento en compras.
5) - En el registro de cheques se utilizan los nmeros de los vales y una columna del saldo de efectivo
corriente.
TRANSFERENCIA ELECTRNICA DE FONDOS
La evolucin de la transferencia electrnica de fondos (EFT) cambiar la manera en que se procesan las
transacciones de efectivo. Una EFT utiliza los impulsos electrnicos computerizado para realizar
transacciones de efectivo. Esto elimina la necesidad de cheques y de dinero fsico. Las EFT tienen una
presencia particularmente abundante en las ventas al por menor. Los clientes utilizan sistemas de punto de
venta para pagar sus compras usando tarjetas de crdito, tarjetas de dbito, y tarjetas bancarias. Las
principales ventajas del sistema EFT son sus costes reducidos y una informacin ms rpida y exacta.

Captulo 9:
CUENTAS A COBRAR
INTRODUCCIN A LAS CUENTAS A COBRAR (O CRDITOS)
Las cuentas a cobrar son derechos monetarios contra deudores. El crdito se puede conceder en dos
formas: cuenta abierta (conocida como cuenta corriente) y cuenta respaldada por un instrumento formal.
Cuando existe un instrumento formal del crdito, llamado pagar, el acreedor tiene un respaldo legal ms
fuerte. El pagar puede endosarse a terceros. La parte que promete el pago se conoce como el librador, y
el titular para recibir el pago es el beneficiario. Los pagars, conocidos tambin como documentos a
cobrar pueden ser con inters o sin inters. La cantidad debida al vencimiento, conocida como valor al
vencimiento, es igual al valor nominal ms el inters devengado. Las cuentas a cobrar que no se espera
cobrar dentro del ao actual, se deben exponer como inversiones en el balance.
CONTROL DE CUENTAS A COBRAR
Las cuentas a cobrar requieren el mismo control interno que otros activos del negocio. Los empleados
responsables de cobrar y de aprobar los crditos no deben estar implicados con el aspecto de la
contabilidad relacionado con ellos. Todas las funciones de la contabilidad deben ser diseadas para poder
utilizar el trabajo de un empleado como verificacin del trabajo de otro empleado. Un negocio que tiene
una cantidad sustancial de documentos puede encontrar el uso de un registro de documentos muy
provechoso. Este registro proporciona la informacin detallada de cada documento, y asiste a su cobro
oportuno. Los controles apropiados de cuentas a cobrar tambin incluyen la obtencin de la aprobacin
para las ventas a crdito, las devoluciones de las ventas, bonificaciones otorgadas, y los descuentos de las
ventas.
CALCULO DEL INTERS
Las tasas de inters se establecen generalmente sobre una base anual. El inters es calculado
multiplicando el capital por la tasa y luego por el tiempo (capital x tasa x tiempo). El valor al vencimiento
es determinado sumando el inters calculado al valor nominal. Cuando el inters se computa por perodos
inferiores a un ao, el tiempo se expresa como fraccin. El numerador de la fraccin es la cantidad de
tiempo del documento y el denominador es el nmero de das en un ao. Las agencias del gobierno
utilizan 365 das en el denominador, mientras que el sector privado utiliza 360 das.

Formula para calcular interes simple: i = (principal) x (tasa de interes) x (numero de periodo o tiempo) Ejemplo Illustrativo:
Determinar el valor al vencimiento de un capital de UM 60,000, a 90 dias al 15% de interest. Primero se calcula interes
devengado: i = 60,000 x 0.15 x 90/360 = 2,250 luego se determina el Valor al vencimiento = 62,250 (60,000 + 2,250) Para
mantener consistencia, el tiempo se expresa al igual que la taza de interes, si el interes esta en base anual el tiempo tambien se
expresa en base anual, applicando este concepto al ejercicio anterior entonces tendremos otra manera para calcular el interes
devengado i = 60,000 x 0.15 x 3/12= 2,250.

CONTABILIZACION DE DOCUMENTOS A COBRAR

Cuando se recibe un documento del deudor (es decir un cliente con cuenta abierta), se debe hacer un
asiento en el libro diario debitando Documentos a Cobrar y acreditando la cuenta Cuentas por cobrar. Los
documentos a cobrar no vencidos al final de un ejercicio econmico, requieren un asiento de ajuste y un
asiento de reversin por el inters devengado. Se hace esto para asignar el ingreso del inters al perodo
contable correspondiente. Cuando un documento vence y es pagado, se debita la cuenta Efectivo (o
cuenta Caja) y se acreditan las cuentas Documentos a Cobrar e Intereses Ganados.
DESCUENTO DE DOCUMENTOS A COBRAR
En el caso de que un negocio necesite efectivo, tiene la opcin de endosar sus documentos a cobrar a un
banco. Esta operacin se conoce como descuento de documentos. El inters que un banco carga por el
perodo que mantiene un documento se conoce como descuento. Dependiendo de lo convenido con el
banco, la empresa endosante puede todava estar obligada en el caso que el librador no pague. Es
necesario informar estas obligaciones contingentes en el balance de la empresa, en las notas a los estados
contables. Cuando se recibe el dinero por los documentos descontados, se debita la cuenta de Efectivo (o
Caja), o la cuenta bancaria correspondiente, y se acredita la cuenta Documentos a Cobrar. Si el valor
recibido excede el valor nominal del documento, se acredita la cuenta Intereses ganados. Si el valor
recibido es menor que el valor nominal del documento, se debita la cuenta de egresos Interes.
DOCUMENTOS A COBRAR VENCIDOS
Cuando el librador de un documento no paga al vencimiento, el documento a cobrar se considera impago.
Un documento vencido no puede ser negociado. En los libros del acreedor, se hace el siguiente asiento:
Se debita Cuentas por Cobrar
Se acredita Documentos a Cobrar
Se acredita Intereses Cobrados o Intereses a Cobrar
Cuando un documento descontado previamente en un banco no es pagado al vencimiento, el tenedor del
documento (el banco) notifica al endosante (es decir la empresa) del no pago. Los gastos legales de
protesto se cargan al endosante.
CUENTAS A COBRAR QUE RESULTAN INCOBRABLES
No importa qu poltica de crditos o procedimiento de cobranzas un negocio establezca, cierto
porcentaje de cuentas a cobrar resultar generalmente incobrable. Cuando se determina que un crdito es
incobrable, se condona la deuda como gasto operativo y se elimina de la cuenta Cuentas a cobrar. Las
pruebas claras de que un crdito es incobrable son la declaracin de bancarrota del deudor, repetidos
intentos fallidos de cobro, desaparicin del deudor, y la prescripcin de la deuda. Existen dos mtodos
para condonar deudas. El mtodo directo por el que se registra el gasto cuando la deuda es incobrable, y
el el mtodo de previsin por el que una parte de las ventas del ao corrientese consideran incobrables a
lo largo de todo el ao.
MTODO DE PREVISION POR INCOBRABLES
El mtodo de la previsin por incobrables estima el porcentaje de las cuentas que sern incobrables. Una

vez que se determine el monto, se hace un asiento de ajuste que debita Prdida por Incobrables y acredita
Previsin por cuentas dudosas (tambin conocidas como Previsin por mala deuda). Cuando se determina
que una cuenta especfica es incobrable, la Previsin por cuentas dudosas se debita y se acredita la cuenta
Cuentas por cobrar. La ventaja de usar el mtodo de la previsin es que se reduce el monto de cuentas a
cobrar y se reconoce la prdida en el perodo en que las ventas correspondientes han ocurrido.
MTODOS UTILIZADOS PARA ESTIMAR INCOBRABLES
Hay varios mtodos de estimar los crditos incobrables. Los mtodos ms comnmente usados basan sus
estimaciones en datos de las ventas o la antiguedad de las cuentas a cobrar. Las estimaciones basadas en
las ventas pueden ser determinadas tomando un porcentaje de las ventas totales o de las ventas a crdito.
Una estimacin de los incobrables basada en un anlisis de cuentas a cobrar, clasifica las cuentas en
grupos segn la antiguedad. Cuanto ms tiempo un crdito lleva atrasado, ms alta es la probabilidad del
no pago. Si la estimacin es mayor que el saldo de la previsin por cuentas dudosas, el exceso se debe
debitar a Prdida por crditos incobrables y acreditar la Previsin por cuentas dudosas.
EL MTODO DIRECTO DE CONDONACIN
El mtodo directo de condonacin, que no se recomienda, registra solamente una cuenta de prdida por
incobrable cuando se determina que una cuenta es incobrable. El reconocimiento de la prdida se produce
siempre durante el ao en que se registraron los ingresos correspondientes. Tiene, sin embargo, la ventaja
de la simplicidad puesto que no es necesario un asiento de ajuste al final de un perodo contable. El
mtodo es mejor para los negocios que no tienen una gran cantidad de ventas a crdito. En el caso de que
haga falta volver a registrar una cuenta, se debita la cuenta Cuentas por Cobrar, y debe acreditarse
Prdidas por crditos incobrables.

Captulo 10:
REGISTRO Y VALUACION DE MERCANCIAS Y
ELABORACIN DE INVENTARIOS
EXISTENCIAS Y ESTADOS CONTABLES
Generalmente, las existencias constituyen el activo corriente ms importante de un negocio, y
es necesario valuarlas correctamente para asegurar que los estados contables sean precisos. Si
las existencias no son valuadas de forma adecuada, no se podrn hacer coincidir
correctamente los costos y los ingresos. Si el inventario al cierre no es correcto, los siguientes
datos del balance tambin sern incorrectos: inventario de mercancas, activos totales, y
patrimonio neto. Cuando el inventario al cierre es incorrecto, el costo de las mercancas
vendidas y los ingresos netos tambin sern incorrectos en el estado de resultados.
SISTEMAS CONTABLES DE REGISTRO DE EXISTENCIAS
Los dos sistemas contables de inventario ms utilizados son el peridico y el permanente. El
sistema de inventario permanente requiere registros contables que muestren el valor de las
existencias en todo momento. Se mantiene una cuenta separada en el mayor subsidiario para
cada bien en existencia, y esta cuenta se actualiza cada vez que la cantidad de bienes aumenta
o disminuye. En el sistema peridico de inventario se registra el monto de las ventas cuando
se producen, pero no se actualiza el inventario. Se debe hacer un inventario fsico a fin del
ejercicio econmico para determinar el costo de las mercancas vendidas. Sea cual sea el
sistema que se utilice, es conveniente realizar un inventario fsico al menos una vez al ao.
CANTIDAD Y COSTO DE LAS EXISTENCIAS
Cuando se lleva a cabo un inventario, se incluyen en l todas las mercancas que posee una
empresa (estn o no fsicamente presentes en las instalaciones de la empresa). Esto requiere

que se examinen todos los documentos de envo, y se identifique toda la mercanca entregada
en depsito. Al menos dos personas deben intervenir en la elaboracin del inventario de
mercancas, y una tercera habr de verificar la precisin del recuento (sobre todo si las
mercancas tienen un alto valor monetario). Al determinar el costo de la mercanca, deben
incluirse en el precio de compra todos los gastos realizados en su adquisicin .
SISTEMA PERIODICO DE CMPUTO DE LAS MERCANCAS
El sistema peridico registra el ingreso por ventas solamente cuando se realiza la venta. Para
determinar el costo las de mercancas vendidas, se debe hacer un inventario fsico. Los
mtodos de registro y valuacin de las existencias ms utilizados son:
1) - FIFO (first in-first out), primera entrada - primera salida, conocido tambin como PEPS
por sus siglas en espaol,
2) - LIFO (last in-first out), ltima entrada - primera salida, conocido tambin como UEPS
por sus siglas en espaol, y
3) - costo promedio o costo (precio) promedio ponderado.
Estos mtodos conducen a resultados diferentes porque el flujo de costos se basa en
presunciones diferentes. El mtodo PEPS se basa en el orden cronolgico en que se realizan
las compras, mientras que el mtodo UEPS se basa en el orden cronolgico inverso. El
mtodo de costo promedio se basa en el promedio ponderado del costo unitario.
COMPARACIN DE LOS MTODOS DE REGISTRO DE LAS EXISTENCIAS
La eleccin del mtodo de registro afecta a:
1) - la valuacin del inventario al cierre,
2) - el costo de las mercancas vendidas, y
3) - el ganancia bruta y neta.
Durante perodos de precios en alza, utilizando el mtodo PEPS se llega a un monto mayor
del inventario al cierre, un costo de mercancas vendidas menor y una ganancia ms alta.
Durante perodos de precios al alza, el mtodo UEPS conduce a un valor del inventario al
cierre y ganancia menores, y un mayor costo de mercancas vendidas. Durante perodos de
precios en descenso, los efectos de los dos mtodos se invierten. El mtodo de costo promedio
ponderado, produce resultados que estn entre los mtodos de LIFO y FIFO.
MTODOS QUE NO UTILIZAN EL COSTO PARA VALUAR LAS EXISTENCIAS
En ciertas circunstancias, valorar las existencias basndose en el costo no es representativo de
la realidad ecnmica. Si el precio de mercado de un bien cae por debajo del precio de
compra, se recomienda valuar los bienes aplicando el mtodo de mnimo de costo o mercado,
que toma el menor entre el valor de mercado y el valor de costo. Este criterio permite que la
disminucin del valor de las existencias se compensen con los ingresos del perodo. Las
mercancas daadas u obsoletas, cuya venta slo es posible por debajo de sus precios de
compra, deben registrarse con su valor neto realizable. El valor neto realizable es el precio de
venta estimado menos cualquier gasto necesario para efectuar la venta.

COMPARACION DE LOS SISTEMAS DE INVENTARIO PERIDICO E INVENTARIO

PERMANENTE
Existen diferencias fundamentales para contabilizar y registrar transacciones de mercancas en
existencia segn los sistemas de inventario peridico y permanente. Para registrar las
compras, el sistema peridico debita la cuenta Compras mientras que el sistema permanente
debita la cuenta Mercancas en existencia. Para registrar las ventas, el sistema permanente
requiere un asiento adicional al debitar Costo de las mercancas vendidas y acreditar
Mercancas en existencia. Al registrar el costo de Mercancas vendidas para cada venta, el
sistema del inventario permanente elimina la necesidad de asientos de ajuste y del clculo de
las mercancas vendidas al final de un perodo contable. Estos pasos s son necesarios en el
sistema peridico.
SISTEMA DE CMPUTO DE INVENTARIO PERMANENTE
El sistema del inventario permanente requiere que se mantenga un libro mayor de existencias
distinto para cada bien. Los libros mayores de existencias proporcionan informacin detallada
de compras, costo de las mercancas vendidas y existencias actualizadas. Cada columna
brinda informacin sobre cantidad, costo unitario, y costo total. Cuando se utiliza el mtodo
de costo promedio, se calcula un nuevo costo unitario promedio de cada bien cada vez que se
hace una compra. Las ventajas del sistema del inventario permanente son que permite un alto
grado de control, ayuda a la gestin de niveles adecuados de existencias y facilita la
comparacin de las existencias fsicas. Siempre que se detecte un faltante (como en el caso de
bienes perdidos o robados), debe debitarse la cuenta de Dficit de existencias.
OTROS METODOS USADOS PARA VALUAR EL INVENTARIO
En empresas que se dedican a ciertas operaciones comerciales, efectuar un inventario fsico
resulta imposible o poco prctico. En tal situacin, es necesario estimar el costo de las
mercancas en existencia. Existen dos mtodos muy populares:
1) - mtodo al por menor y
2) - mtodo del beneficio bruto (o margen bruto).
El mtodo al por menor utiliza un coeficiente. El inventario fsico se vala al precio de venta
minorista, y se multiplica por un coeficiente (o porcentaje) para determinar el costo estimado
de las existencias al cierre. El mtodo del beneficio bruto utiliza el margen medio del
beneficio bruto de los aos anteriores (es decir las ventas menos el costo de las mercancas
vendidas dividido por las ventas). El beneficio bruto del ao actual se calcula multiplicando
las ventas del corriente ao por ese margen de beneficio bruto; el costo de las mercancas
vendidas del ao corriente se calcula restando a las ventas el beneficio bruto de las ventas; y
el valor del inventario al cierre se calcula restando de las mercancas disponibles para la venta
el costo de las mercancas vendidas.

Captulo 11:
ACTIVOS FIJOS
INTRODUCCIN A LOS ACTIVOS FIJOS
Los activos fijos son aquellos que se mantienen durante ms de un ao y se utilizan para llevar a cabo la
actividad de la empresa. Los terrenos, edificios, equipos, muebles, y maquinaria son ejemplos de activos
fijos. Cuando se compra un activo fijo, todos los costos incurridos para su adquisicin e instalacin se
cargan a la cuenta de activos fijos. Los gastos que se relacionan con los terrenos se pueden cargar tanto a
"terrenos", a "mejoras de terrenos" o a "inmuebles", dependiendo de lo permanentes que sean y de cunto
tiempo se espera que duren.
DEPRECIACIN
Todos los activos fijos, excepto los terrenos, se deprecian. Los factores que contribuyen a la depreciacin
son fsicos y funcionales. La depreciacin fsica surge del propio uso del activo. La depreciacin
funcional se debe a factores de obsolescencia tales como los avances tecnolgicos o una menor demanda
del producto. El objetivo de registrar la depreciacin es mostrar la menor utilidad de un activo, pero no la
disminucin de su valor de mercado. La depreciacin solamente reduce el valor de las cuentas de activos
fijos, pero no reduce las cuentas de Caja o cuentas bancarias, ni afecta los flujos de fondos.
DETERMINACIN DE LA DEPRECIACIN
Los factores que determinan el gasto por depreciacin son: el costo inicial, el valor residual y la vida til.
La depreciacin solamente puede estimarse, pues depende de varios elementos potencialmente
cambiantes. El valor residual es el valor del bien una vez que lo considera en desuso. El clculo de la
depreciacin se basa en el costo inicial menos valor residual. Existen varios mtodos para calcular la
depreciacin. El mtodo lineal es el ms popular, pero pueden utilizarse otros sistemas para calcular la
depreciacin que se refleja en los estados contables y a efectos impositivos.
MTODO LINEAL (O DE CUOTA CONSTANTE)
El mtodo lineal de depreciacin carga el mismo monto por depreciacin a cada perodo de vida til del
activo. Se determina restando el valor residual al costo inicial y dividindolo por el nmero estimado de
aos de vida til. Por su simplicidad, es el mtodo ms extensamente utilizado. Ejemplo Illustrativo: Para
calcular la depreciacion de un activo por el que se han pagado $30.000 y tiene un valor residual de

$5.000, con una vida til de 60 meses, utilizando el metodo constante de depreciacion calculariamos de
esta manera: 30.000 - 5.000 = 25.000 / 60 meses = 416.67: la depreciacion mensual seria de $416.67
MTODO DE UNIDADES DE PRODUCCIN
El mtodo de unidades de produccin determina el cargo por depreciacin de acuerdo a la cantidad de
activo utilizada. La vida til del activo se expresa en forma de capacidad productiva. El costo inicial
menos el valor residual se divide por la capacidad productiva para determinar una tasa de depreciacin
por unidades de uso. Las unidades del uso se pueden expresar, por ejemplo, en cantidad de mercanca
producida, horas empleadas, nmero de recortes, millas recorridas o toneladas transportadas. El gasto por
depreciacin de un perodo se determina multiplicando el uso por una tasa fija de depreciacin por unidad
de produccin. Este mtodo de depreciacin se utiliza habitualmente cuando el uso del activo vara de un
ao a otro. Ejemplo illustrativo: Para calcular la depreciacion correspondiente a una fotocopiadora con
valor de adquisicin de $45.000, valor residual de $3.000 y capacidad productiva de 1.000.000 de copias
utilizando el metodo de unidades de produccion hariamos lo siguiente: a) primero determinamos una tasa
fija de depreciacion : 45.000 - 3.000 = 42.000 /1.000.000 = 0,04 por unidad. b) procedemos a calcular
depreciacin actual utilizando la tasa fija de 0,04 por unidad de la siguiente manera: Supongamos que el
registro de la fotocopiadora indica que durante el ao 2006 se hicieron 80.000 copias, es decir: 80.000 x
0,04 = 3.360. La depreciacion correspondiente al ao 2006 es de $3.360. Nota: En los aos consecutivos,
la depreciacion sera diferente debido a que la produccion varia de un ao a otro, sin embargo la tasa de
depreciacion que se debe utilizar siempre sera del 0,04 por unidad.
MTODO DE SALDO DECRECIENTE (O DE DESCUENTO COMPUESTO)
El mtodo de saldo decreciente es una forma popular de depreciacin acelerada. La tasa utilizada suele
ser el doble de la empleada por el mtodo lineal. Este mtodo no tiene en cuenta el valor estimado de
recuperacin en la determinacin de la tasa de depreciacin ni en el cmputo de la depreciacin peridica.
Sin embargo, un activo no se puede depreciar ms all del valor residual estimado. El gasto por
depreciacin es ms alto en el primer ao, y disminuye cada ao que pasa.
MTODO DE SUMA DE DGITOS
El mtodo de suma de dgitos segn la vida til del activo es otra forma de depreciacin acelerada. La
depreciacin anual se calcula restando el valor residual al costo original, y multiplicando el resultado por
una tasa fraccionaria de depreciacin. El denominador de la fraccin es la suma de los aos de vida til.
Por ejemplo, para una vida til de 5 aos, el denominador es igual a 1 + 2 + 3 + 4 + 5 = 15. El numerador
es el ao en orden inverso: para el primer ao, el numerador es 5 y por tanto la fraccin es 5/15.
COMPARACIN DE LOS MTODOS DE DEPRECIACIN
Los diferentes mtodos de depreciacin generan resultados distintos, por lo que en ciertas circunstancias
se recomienda la utilizacin de un mtodo concreto de depreciacin. Cuando el uso de un activo flucta
de un perodo a otro, se recomienda el mtodo de unidades de produccin. En el caso de activos que
disminuyen su utilidad en los primeros aos y estn sujetos a altos gastos de mantenimiento a medida que
envejecen, debe utilizarse un mtodo de depreciacin acelerada, como el de saldo decreciente o el de
suma de dgitos.
DEPRECIACIN E IMPUESTO SOBRE LA RENTA
A efectos impositivos, antes de 1981 se permita el uso de los mtodos lineal, decreciente, de suma de
dgitos y de unidades de produccin. Entre 1980 y 1987 se poda utilizar el mtodo lineal o de
Recuperacin de Costo Acelerado (ACRS). La Ley de Reforma Fiscal de 1986 revis el ACRS y

proporcion un ndice de tasas de depreciacin para ocho tipos de activos fijos. El uso de un mtodo
acelerado de depreciacin reduce la carga impositiva e incrementa los flujos de fondos.
REVISIN DE LAS ESTIMACIONES DE DEPRECIACIN
Puesto que la depreciacin es una estimacin, es necesario revisar peridicamente la vida til de un
activo. Puede hacer falta una revisin en caso de error en la estimacin del valor residual, de los aos de
vida til, o de ambos. Esta revisin no afectar a la depreciacin registrada en aos anteriores. La revisin
de la depreciacin afecta solamente a los gastos por depreciacin del futuro.
REGISTO DE GASTOS POR DEPRECIACIN
Cuando hay que registrar una depreciacin, se carga a una cuenta de "gastos de depreciacin" y se
acredita la de "depreciacin acumulada". La depreciacin acumulada es una cuenta reguladora de activo
que disminuye el valor de los activos fijos. El uso de una cuenta reguladora permite mostrar los activos a
su costo y simplifica los clculos si hace falta una revisin o se utilizan distintos mtodos de
depreciacin. Cuando se vende un activo, se ajustan todas las cuentas relacionadas con la depreciacin de
ese activo.
INVERSIN DE CAPITAL Y GASTOS DE EXPLOTACIN
Los gastos en activos fijos se clasifican en dos categoras:
1) - Inversin de capital: aumentan la capacidad productiva, eficacia o vida til del activo, y
2) - Gastos de explotacin: comprenden el mantenimiento y reparaciones.
Si un gasto aumenta la eficacia o la capacidad de un activo fijo, se carga a la cuenta de ese activo. Si un
gasto aumenta la vida til de un activo fijo, se carga a la cuenta " depreciacin acumulada". Los gastos de
explotacin se registran en el perodo en que se efectan.
BAJA DE ACTIVOS FIJOS
Los activos fijos se dan de baja contablemente si se desechan, venden, o intercambian por otros activos.
Sea cual sea la forma de la baja, hay que eliminar su valor contable de los libros. Cuando un activo se
hace totalmente intil, se elimina de los libros debitando la cuenta de depreciacin acumulada y
acreditando la cuenta de activos. En caso que un activo se suprima antes de agotar su vida til estimada,
la prdida debe debitarse en la cuenta de prdidas por eliminacin de activos fijos.
BAJA DE ACTIVOS FIJOS
Cuando se vende un activo fijo, se debitan las cuentas de efectivo (Caja) y depreciacin acumulada, y se
acredita la cuenta de activo. Si hubiera una prdida o ganancia por la venta, debe registrarse en la cuenta
de prdidas (o ganancias) por eliminacin de activos fijos. Cuando se intercambian activos fijos viejos
por activos fijos nuevos, se aceptar el no reconocimiento de las ganancias. El monto debido tras el
intercambio se denomina boot y equivale a la cantidad de dinero que debe pagarse. En esta situacin, el
asiento contable es el siguiente:
debitar la depreciacin acumulada (del equipo viejo),
debitar activos fijos (equipo nuevo),
acreditar activos fijos (equipo viejo) y
acreditar efectivo/caja.
MAYORES AUXILIARES PARA ACTIVOS FIJOS
Cuando una empresa debe controlar una gran cantidad de activos fijos, se recomienda el uso de un libro
mayor auxiliar, en el que se guarda informacin detallada sobre cada activo fijo. Se asigna un nmero a

todos los activos fijos que los identifica de forma especfica. La primera parte de este nmero corresponde
a la cuenta de libro mayor general, mientras que la segunda parte representa la identificacin asignada al
activo. Es recomendable comparar peridicamente el saldo del libro mayor auxiliar con las cuentas de
control del libro mayor general. Los libros mayores auxiliares son muy tiles a la hora de determinar los
gastos por depreciacin, completar formularios de impuestos y seguros, o de registrar la baja de activos
fijos.
MTODO DE DEPRECIACIN DE TASA COMPUESTA
El mtodo de depreciacin de tasa compuesta determina la depreciacin de un grupo de activos fijos
similares utilizando una sola tasa. Esta tasa se determina dividiendo la depreciacin anual por el costo
original total de los activos. Aunque pueden aadirse o eliminarse ciertos equipos especficos, este
mtodo presume que la mezcla de activos se mantiene estable. Las ganancias y prdidas por la baja de
activos no se registran.
ALQUILER DE ACTIVOS FIJOS
Una empresa puede alquilar una propiedad durante un perodo especfico de tiempo con un contrato
denominado "de arrendamiento". El arrendador es el dueo de la propiedad, y el arrendatario es quien
tiene el derecho a utilizarla. Los arrendamientos que se extienden durante la mayor parte de la vida til de
un bien y que al final del contrato transfieren la posesin de dicho bien al arrendatario se denominan
arrendamientos financieros o leasing. Los activos alquilados bajo contrato de arrendamiento financiero
deben reflejarse en el balance general, por lo que se debita activos fijos y se acredita una cuenta de
pasivos por arrendamiento. Los arrendamientos operativos suelen hacerse a corto plazo y el arrendatario
no adquiere la propiedad arrendada al finalizar el contrato.
ACTIVOS INTANGIBLES
Los activos intangibles no tienen existencia fsica. No se ponen en venta, y en general, son muy valiosos
para la empresa. Incluyen patentes, derechos de autor, marcas registradas, valores llave y franquicias.
Excepto en el caso de los valores llave, la mayora de los activos intangibles cuentan con proteccin legal
de uso exclusivo. El costo de obtener proteccin legal para el activo intangible se debe cargar a la cuenta
del activo intangible. La prdida de valor peridica del activo intangible se llama amortizacin, y se
registra anualmente. Los costos de investigacin y desarrollo se tratan como gastos del ao en que se
realizaron, y no como activos intangibles, debido a la incertidumbre de su xito futuro.
AGOTAMIENTO
El consumo peridico de recursos naturales se denomina agotamiento. Los depsitos minerales, el carbn,
la madera, el gas natural y el petrleo estn sujetos a agotamiento. Se debita el gasto por agotamiento y se
acredita el agotamiento acumulado en funcin del monto de utilizacin de los recursos en un perodo. El
uso es la produccin del ao corriente como fraccin de la capacidad total, y su clculo es esencialmente
similar al mtodo de depreciacin por unidades producidas.

Captulo 12:
PASIVOS CORRIENTES
INTRODUCCIN A LAS REMUNERACIONES A PAGAR
Las remuneraciones a pagar representan el monto total pagado a todos los empleados en un perodo
contable determinado. Como los empleados son muy susceptibles en cuanto a errores o irregularidades en
las remuneraciones a pagar, los sistemas deben asegurar pagos exactos y puntuales. Las agencias
federales y estatales de gobierno tambin exigen exactitud en los registros. Los desembolsos por
remuneraciones a pagar tienen un impacto significativo en el estado de resultados de una compaa. La
mano de obra, ya sea cualificada o no, suele recibir una remuneracin en forma de salario. Los salarios se
calculan segn la tarifa por hora, la tarifa semanal o como trabajo a destajo.
DETERMINACIN DE LAS GANANCIAS DEL PERSONAL
1) Las ganancias se calculan multiplicando las horas trabajadas por la tarifa por hora.
2) Cuando las horas trabajadas son 40 o menos, ganancias = horas x tarifa (G = H x T).
3) Cuando un empleado trabaja ms de 40 horas y tiene derecho a cobrar cada hora extra al 150%, debe
utilizarse la siguiente frmula: G = 40T + 1.5(H - 40).
INTRODUCCIN A LAS REMUNERACIONES A PAGAR
Se pagan sueldos a las personas que ocupan puestos administrativos,ejecutivos, directivos o de ventas.
Los pagos se suelen realizar sobre una base mensual o anual. El pago puede hacerse en forma de
propiedad, vivienda, alimento, servicios, ttulos valores o pagars. Los sueldos y salarios se
complementan a menudo con comisiones, primas, bonos, ajustes del costo de vida, participacin en
beneficios o planes de jubilacin. Generalmente, los empresarios y los empleados se renen y acuerdan
una tarifa justa como sueldo o salario.

PRIMAS DE PARTICIPACIN EN BENEFICIOS

Las primas se basan generalmente en la productividad de una persona. Las compaas actuales confan
menos en el sueldo y ms en las primas para atraer y recompensar ejecutivos. Las primas se pueden
calcular de diversas maneras, y cada una de ellas arroja un monto diferente. El porcentaje de la prima
puede basarse en los beneficios:
1) - antes de deducir la prima y los impuestos a las ganancias,
2) - despus de deducir la prima, pero antes de deducir impuestos a las ganancias,
3) - antes de deducir la prima, pero despus de deducir impuestos a las ganancias,
4) - despus de deducir la prima y los impuestos a las ganancias.
CLCULO DE UNA PRIMA BASADA EN BENEFICIOS ANTES DE DEDUCIR LA PRIMA O
IMPUESTOS
1) Frmula: prima = tarifa de la prima x beneficio (P = TP x B) 2) Ejemplo: beneficio = 75.000 $, tarifa
de la prima = 15%, e imposicin fiscal = 43%. 3) solucin: P = 15(75,000 $) = 11.250 $

DEDUCCIONES DEL SUELDO DE UN EMPLEADO

El salario bruto es igual a las ganancias totales de un empleado antes de cualquier deduccin. El salario
neto es el monto que un empleado recibe despus de todas las deducciones. Normalmente, se hacen
deducciones por impuestos sobre las ganancias (federales, estatales y locales). Aunque que los impuestos
estatales y locales varan de un estado a otro, todos los empresarios deben retener impuestos federales
sobre las ganancias y contribuciones a la seguridad social (FICA). Pueden hacerse deducciones
voluntarias por conceptos como seguro mdico, contribuciones caritativas, contribuciones al fondo de
jubilacin y cuotas sindicales.
CONTRIBUCIONES FICA
La Ley Federal de Contribuciones al Seguro (Federal Insurance Contributions Act, FICA) exige a la
mayora de los empresarios la retencin de contribuciones FICA a sus empleados. El fin de la
contribucin FICA es su uso para programas federales que proporcionan servicios de asistencia mdica y
subsidios por vejez, invalidez, viudedad y orfandad. La cantidad de contribucin FICA que puede
recaudarse est sujeta a un tope mximo, por lo que el empresario necesita mantener un registro de las
ganancias acumuladas de cada empleado.
DEUDAS EMPRESARIALES POR CARGAS SOCIALES
Los empresarios pueden estar sujetos a impuestos federales y estatales, segn el monto de remuneraciones
pagadas a sus empleados. Las contribuciones FICA del empresario son iguales a la del empleado. El
Impuesto Federal de Compensacin por Desempleo se aplica slo a los empresarios, y los fondos
recaudados se utilizan para proporcionar una asistencia temporal a las personas que han perdido su
empleo como consecuencia de situaciones econmicas que escapan a su control. Slo los empresarios
pagan Impuestos Estatales de Compensacin por Desempleo.

IMPUESTO SOBRE LAS GANANCIAS (IMPUESTO SOBRE LA RENTA)

La mayora de los empresarios deben retener impuestos federales sobre las ganancias. Los impuestos
sobre las ganancias estatales y locales no existen en todas partes. En las reas donde existen, tambin
deben retenerse. Los factores que influyen en el monto de deducciones por impuesto sobre la renta son:
salario bruto, deducciones estimadas, exenciones permitidas, y estado civil.
SISTEMAS CONTABLES DE LAS REMUNERACIONES A PAGAR
Los tres componentes principales de un sistema de remuneraciones a pagar son:
1) - registro de remuneraciones a pagar: se utiliza para reunir y resumir los datos de cada perodo de
remuneraciones,
2) - registro de retribuciones por empleado: proporciona la informacin detallada de cada empleado, y
3) - cheques de las remuneraciones a pagar, depsitos directos en cajeros o efectivo, generalmente
acompaados por un comprobante que indica todas las deducciones.
REGISTRO DE LAS REMUNERACIONES A PAGAR
El registro de nmina de pago es un diario de varias columnas que se utiliza para reunir y resumir los
datos de las remuneraciones a pagar. Generalmente, la informacin que contiene es la siguiente: nombre
del empleado, total de horas trabajadas, ganancias regulares, ganancias por horas extras, las ganancias
totales, deducciones fiscales, monto neto pagado, nmero del cheque, y un dbito a una cuenta de gasto.
Los cheques se anotan en el registro de remuneraciones a pagar, por lo que no es necesario mantener
otros registros de pagos. La exactitud del registro de remuneraciones a pagar se puede determinar
haciendo un control cruzado de sus columnas. Las columnas de ingresos regulares y de horas extras
deben ser siempre iguales a las columnas de gastos por sueldos y salarios.
COMPONENTES DEL SISTEMA DE REMUNERACIONES A PAGAR
El registro de remuneraciones a pagar consiste de elementos constantes y variables. Las tarifas de salarios
son generalmente constantes. Lo que vara son las horas trabajadas.
La informacin obtenida del registro de remuneraciones a pagar se utiliza para los asientos de libro mayor
general, para extender los cheques por remuneraciones y estados de cuenta, y actualizar la documentacin
de las remuneraciones de los empleados, documentacin que se emplea para preparar declaraciones de
salarios y de impuestos y cargas sociales. Los asientos contables registrados en el libro mayor general se
utilizan para preparar el estado de resultados y el balance general.

CONTROL DEL SISTEMA DE REMUNERACIONES A PAGAR

El control interno de los sistemas de remuneraciones a pagar es similar a los de desembolsos de efectivo.
Se recomienda un sistema del vales. Cuando hay que borrar o agregar nombres al registro de
remuneraciones a pagar, deben respaldarse con una declaracin escrita del personal. El personal anota los
registros de asistencia para asegurar la determinacin exacta de la paga, prestaciones por vacaciones y

bajas por enfermedad. Como medida adicional de seguridad, generalmente se extienden tarjetas de
identificacin de los empleados, que estos deben presentar al recibir los cheques.

PASIVOS POR RETRIBUCIONES COMPLEMENTARIAS AL PERSONAL

Cuando los empresarios acuerdan pagar parte o todos los costos de las retribuciones complementarias, se
incurre en un gasto y una deuda. Las retribuciones complementarias ms comunes ofrecidas por los
empresarios son vacaciones, seguros mdicos, planes de jubilacin, seguros de vida y seguros por
invalidez. El costo de las retribuciones complementarias debe coincidir correctamente con el perodo en
que un empleado ha trabajado. Si el empleado no ha recibido las retribuciones complementarias, contina
existiendo una deuda. Dependiendo de cundo se espera que se pague la deuda, se puede clasificar en el
balance como a corto o largo plazo.

DOCUMENTOS A PAGAR Y GASTOS POR INTERESES

Generalmente, se emiten pagars por bienes comprados a cuenta o cuando un banco concede un prstamo
a corto plazo. Los pagars extendidos a los bancos pueden ser con o sin intereses. Los pagars sin inters
deducen el inters del valor nominal (o del valor al vencimiento) del pagar, del monto prestado al
receptor. Un pagar con inters requiere el pago del capital ms el inters devengado al vencimiento. Es
necesario un asiento de ajuste siempre que se pagan intereses en das distintos al del cierre de los perodos
contables.

DEUDAS POR GARANTA DE PRODUCTOS

Para registrar una deuda por garantas de producto, se debita la cuenta de gastos por garantas de
productos y se acredita la cuenta garantas de productos a pagar. Cuando se repara o se sustituye un
producto, se debita garantas de productos a pagar y se acredita existencias o una cuenta de gastos. Se
calcula el monto registrado para las deudas de la garanta del producto, y pueden hacer falta ajustes se
sustituyen o se reparan ms o menos bienes.