Escuela Superior Politcnica del Litoral

Maestra en Sistemas de Informacin Gerencial

ERP: Planeacin de Recursos Empresariales

Profesor: William Loyola

Integrantes:
Jorge Chong
Vernica Macas
Karina Marchn
Marisol Villacrs
2006

ERP: Enterprise Resource Planning

1. Introduccin
Los sistemas de Planeacin de Recursos Empresariales han sido sistemas claves para la mejora de la
efectividad de las organizaciones. En el presente artculo trataremos de esclarecer algunos conceptos y
exponer consideraciones generales a tener en cuenta al momento de seleccionar soluciones de este tipo.
Todas las definiciones de ERP concuerdan en que se trata de sistemas de informacin empresariales que
integran y automatizan procesos de negocio, a lo largo de toda la cadena de suministros y en todas las
funciones de la organizacin. Estos sistemas prometen una alta integracin de la informacin clave en una
solo base de datos, una sola aplicacin y una interfase unificada. En general, se habla de integracin, de
procesos de negocios, de la cadena de suministros, del backbone de informacin, etc. Para entender mejor
a los ERPs, necesitamos esbozar a breves rasgos sus orgenes en la industria manufacturera.
2. Historia y Evolucin
MRP (Planeacin de requerimientos de materiales): MRP vio la luz en los aos sesenta cuando los
ingenieros encargados de la produccin buscaron un mtodo efectivo para ordenar componentes y
materiales. La lgica que siguieron se basa en las siguientes preguntas clave:
1. Qu vamos a elaborar/construir
2. Qu componentes/materiales necesitamos
3. De qu componentes/materiales disponemos
4. Qu debemos obtener
Estas preguntas sirvieron de base para la construccin de sistemas basados en computadora que
permitieran planear los requerimientos de materiales.
Close loop MRP: El siguiente salto en la evolucin fue el de determinar las prioridades de las rdenes de
produccin y mantener las fechas de vencimiento vlidas y sincronizadas con los cambios constantes que se
producen en toda industria de manufactura, y la planeacin de la capacidad. Posteriormente se incorporaron
tcnicas avanzadas adicionales para la planeacin de capacidad, planeacin de ventas agregadas, desarrollo
del plan maestro de produccin, predicciones, planeacin de ventas, etc.
MRP II (Planeacin de Recursos para la Manufactura): Una evolucin posterior constituy el incluir los
siguientes elementos clave:
1. Sales & Operations Planning: Procesos para balancear la oferta y la demanda a niveles de
volmenes.
2. Interface Financiera: la habilidad de transformar el plan operativo de produccin (piezas, galones,
libras, etc) en trminos financieros (dlares)
3. Simulacin: la habilidad de hacer anlisis what if
ERP (Planeacin de Recursos Empresariales): Aade conceptos tecnolgicos como la interfases grficas,
arquitecturas, sistemas abiertos, portabilidad etc, y conceptos de negocios como la estandarizacin de los
procesos de negocios, integracin total de las funciones, mejores prcticas embebidas, etc.
3. Definicin y Caractersticas Funcionales
Podramos definir a un ERP como un conjunto de herramientas, usadas a lo largo de la organizacin para
balancear la oferta y la demanda, que tienen la habilidad de enlazar la informacin de clientes y proveedores
en toda la cadena de suministros; empleando procesos de negocios probados (mejores prcticas) para la
toma de decisiones y al mismo tiempo proveyendo altos grados de integracin cross-funcional (ventas,
marketing, manufactura, operaciones, logstica, compras, finanzas, desarrollo de nuevos productos y
recursos humanos) que permiten la ejecucin del negocio con altos niveles de servicio al cliente y
productividad, bajando costos e inventarios. En la Fig.1 podemos observar en donde encajan los ERPs en
una organizacin, tomando como referencia los elementos de un modelo de negocios. En la Fig. 2 vemos la
organizacin funcional tpica de una solucin ERP.
Entre las caractersticas funcionales podemos citar las siguientes:
1. Automatizacin, integracin y coordinacin de flujos de procesos
2. Modularidad

3. Disponibilidad de informacin
4. Procesos y mejores prcticas embebidos en la lgica interna del sistema

Fig. 1: ERP a lo largo de la Empresa [1]

Fig. 2: Mdulos tpicos de un sistema ERP [1]

4. Beneficios
Los ERPs correctamente implementados proporcionan, en general, los siguientes beneficios para los
negocios:
1. Integrar Informacin Financiera: Es comn que cuando se trata de comprender el desempeo total
de la compaa, la directiva siempre se topa con diferentes versiones de la verdad, as pues

2.

3.

4.

5.

Finanzas tiene su propio conjunto de nmeros, ventas tiene otro, y cada unidad tiene su propia
versin de cmo contribuye a la utilidad total. El ERP crea una sola versin de la verdad que no
puede ser cuestionada porque todos usan el mismo sistema
Integrar Informacin de las rdenes de los Clientes: Los ERPs se convierten en el repositorio de
rdenes realizadas por los clientes, desde que el representante de ventas las recibe hasta que se
entrega el producto y se envan las facturas. Tener integrada toda la informacin en un solo sistema,
permite que se puedan llevar un seguimiento eficaz de las rdenes y una mejor coordinacin con la
manufactura, el inventario y la entrega.
Estandarizar el proceso de Manufactura: Los ERPs vienen con mtodos estndares para automatizar
los pasos del proceso de manufactura; con la meta de mejorar la productividad y reducir los costos
del personal
Reduccin del Inventario: La alta visibilidad del proceso de rdenes y los estndares embebidos,
tienen el propsito de optimizar los inventarios (entrada/salida). Para mejorar realmente el flujo de la
cadena de suministro, se necesita software para el manejo de la cadena de suministro, pero el ERP
forma las bases para la implementacin de dichos sistemas.
Estandarizar informacin de Recursos Humanos: Disponer de un mtodo unificacin y simple para
llevar control del personal.

5. Ciclo de Vida del ERP

Los sistemas ERP, al embeber en su ncleo los procesos del negocio, tienen un ciclo de vida que se
corresponde uno a uno con el ciclo de vida del mismo. En la Fig. 3 vemos el detalle del ciclo de vida del
ERP, con el conjunto de actividades generales que incluye cada fase y su descripcin. Vemos pues que se
trata de un ciclo que siempre vuelve a una fase de Evaluacin, debido al decaimiento del valor que
proporciona la solucin actual; lo cual es algo normal ya que los negocios siempre evolucionan y por lo tanto
los ERPs deben ir de la mano con el cambio necesario. Tambin podemos recalcar lo importante que es el
entrenamiento permanente a lo largo del ciclo de vida.

Fig. 3: Ciclo de Vida del ERP [3]

6. Seleccin de ERPs
6.1 Criterios de Seleccin
A continuacin presentamos una gran lista de criterios, clasificados por aspectos funcionales, tcnicos,
proveedores, servicio, econmicos y estratgicos. Cada criterio tendr el respectivo peso en la toma de
decisiones, dependiendo de las necesidades particulares y de la visin estratgica de la empresa.

Aspectos

Criterios

Funcionales

Propsito principal: rea funcional en la que se especializa. (Ej. Si el sistema ERP se orienta a la
logstica o a la produccin)
reas Soportadas: Funciones de la empresa, grado de cobertura, etc
Adaptabilidad y Flexibilidad: Nivel de parametrizacin, facilidad de parametrizacin, facilidad para
hacer desarrollos a medida para necesidades puntuales
Interaccin con otros sistemas
Soporte de estndares (Ej. Normas ISO 9000, e-business)
Multilenguaje, Multimoneda
Localizacion. (Ej. Tributaciones al Fisco dependiendo de cada regin)
Reportera amigable y definible por usuario.
Adaptabilidad a la infraestructura instalada
Distintos ambientes (Desarrollo, Produccin y Control de Calidad)
Multiplataforma
Bases de Datos
Herramientas y Lenguajes de Programacin
Seguridades
Respaldos
Auditoras
Gestin de la Configuracin
Documentacin (Tcnica y de Usuario)
Conectividad externa (Internet, compatibilidad con correo electrnico, etc)
Caractersticas del Proveedor: evolucin histrica, base instalada, ventas, posicin en el mercado,
experiencia en general y en la industria particular de la empresa
Perspectivas de Evolucin
Ubicacin Geogrfica
Referencias de otras implementaciones
Posibilidad de contar con consultores independientes del producto
Servicio de Implementacin: libertad para hacerla con una compaa consultora o directamente
con el proveedor.
Alcance de la implementacin: Instalacin, Adaptacin/Parametrizacin, Capacitacin Tcnica,
Capacitacin al Usuario, Desarrollos a Medida, Mantenimiento, etc
Tiempo estimado del proyecto
Garantas: cobertura de problemas, por instalacin, por el tiempo de los entregables, por
aspectos tcnicos y funcionales, etc.
Actualizaciones: Cada cuanto sales actualizaciones y el tipo de soporte para la versiones
anteriores
Licenciamiento: Tipo, alcance
Help Desk, Mantenimiento y tiempos de respuesta
Costo Total
Costo Hardware/Software necesario
Licencias: tipos de pago, si es por nica vez al momento de la compra o cuando se implant; o si
es una vez al ao. Posibilidad de Alquiler
Mtodo de Precios: Por cantidad de usuarios, mdulos, etc
Financiamiento
Contratos
Costos Adicionales
Costos de Capacitacin
Costos de Implementacin
Costos de Consultora
Actualizaciones: Costos de nuevas licencias, migraciones, etc
Incluye la solucin aspectos del plan estratgico de la empresa?
Cumple las perspectivas de crecimiento?, Se considera el volumen transaccional?
Nuevos proyectos en mira (Ej. posibilidad de integrarse con CRM)
Necesidades de Informacin (Ej. Futuros Negocios, Nuevos Proyectos)
Objetivos de Mediano y Lago Plazo
Reestructuracin de Personal

Tcnicos

Proveedor

Servicio

Econmicos

Estratgicos

6.2 Costos
El costo total de las soluciones ERP han sido histricamente alto. Estudios realizados por Meta Group
(ahora parte de Gartner), de entre 63 empresas entre pequeas, medianas y grandes, estas suelen
gastar en promedio $15 Millones de dlares; el rango est entre $400.000 para la menor inversin y $300
Millones para la mxima. Estos costos incluyen hardware, software, servicios profesionales, costos de
personal interno, etc, dentro de los 2 primeros aos despus de la implementacin.
Al hacer una evaluacin de costos debemos tener en cuenta el costo del software en s (licenciamientos,
alquiler, etc), soporte y los costos ocultos, esto es: entrenamiento, integracin y pruebas,
personalizacin, anlisis de datos, consultora, personal y equipo de implementacin.
7. Implementacin
A continuacin exponemos a breves rasgos un proceso de implementacin agresivo de 18 meses y
recomendado por Wallace y Kremzar. En la Fig. 4 vemos el conjunto de actividades y su ejecucin en el
tiempo; obsrvese que la Implementacin solo corresponde a las fases de Evaluacin e Implementacin
Fase I y algo de la Fase II. Cabe indicar que es importante que estas fases no tengan una duracin de ms
de 2 aos, ya que el valor percibido conforme pasa el tiempo y el mpetu de los involucrados en el proyecto
decae. SAP propone una metodologa (ASAP) que pretende reducir este tiempo, y recomienda un tiempo de
12 meses como ptimo.

Actividad

Descripcin

Evaluacin/Auditora
I

Anlisis de la situacin actual, problemas, oportunidades, estrategia.

Obtener la respuesta a la siguiente pregunta: ERP es el mejor curso a seguir en este
momento para hacernos ms competitivos?
Dirigida al conjunto de ejecutivos clave y mandos operativos, quienes deben entender que
es ERP, cmo opera y que se necesitar para implementarlo
Anlisis que debe generar un documento que detalle los costos de implementacin y los
beneficios de operar el ERP correctamente.

Educacin Preliminar
Anlisis
Costos/Beneficios
Decisin de Avanzar
Visin

Metas
de
Desempeo
Organizacin
del
Proyecto
Entrenamiento a los
Usuarios
Implementacin de
la
Planeacin
de
Ventas
y
Operaciones
Administracin de la
Demanda,
Planeacin
y
Cronogramas
Integridad de Datos
Procesos
de
contabilizacin
y
finanzas
Seleccin
de
Software,
Instalacin
y
Configuracin
Evaluacin/Auditora
II

Posiblemente el negocio est configurado de tal forma que un ERP no sea necesario o los
beneficios no sern lo suficientes como para seguir adelante.
Documento que define el ambiente operacional a ser alcanzado una vez que el ERP est
funcionando.
Respuesta a la siguiente pregunta: Qu deseamos ver en nuestra organizacin despus de
la implementacin?
Acuerdo sobre las categoras de desempeo a ser mejoradas y los niveles especficos de
aceptabilidad al alcanzarlas
Crear los miembros o equipos que formarn parte del proyecto y sus respectivos lderes
Para que un ERP sea exitoso, es necesario que la gente de la organizacin comprenda los
cambios necesarios en la forma en que realizarn su trabajo.
Se recomienda el 100% de participacin, aunque se puede llegar a un 80%
La planeacin de Ventas y Operaciones es una parte esencial del ERP. Tiene sentido
empezar por esta parte y obtener beneficios antes que todos lo otros procesos estn
completamente implementados
Este conjunto de procesos balancean la oferta y la demanda a nivel de volmenes.
Dos elementos a tomar en cuenta:
Desarrollar y definir el nuevo enfoque a utilizarse en las predicciones (forecast),
procesamiento de rdenes, planeacin y cronogramas detallados
Implementar estos procesos mediante un piloto y hacer los ajustes de ser
necesario
Altos niveles de integridad de datos son necesarios. Deben estar propiamente estructurados
los registros de inventarios, formulas, recetas, rutas, materiales, etc.
Definicin e implementacin

Enfocada en la situacin actual del proceso de implementacin. Es necesario para encontrar

problemas y oportunidades para los saltos a las siguientes actividades.

Educacin Continua

Educacin inicial para nuevos miembros de la empresa, re-evaluaciones y repasos para los
miembros antiguos a fin de garantizar que el ERP sea operado correctamente.

Fig. 4: Gua de Implementacin recomendada [5]

8. Conclusiones
Podramos decir que ERP es el anlogo a los principios contables generalmente aceptados, en el sentido en
que constituyen todo un campo del conocimiento que contiene las mejores prcticas en los procesos de
negocio. Las empresas se han embarcado en la implementacin de ERPs en la bsqueda de mejorar varios
aspectos de la organizacin (estratgicos, de efectividad, de configuracin del negocio, operacionales, etc).
En la carrera para mejorar todo esto, las compaas a menudo pierden de vista el hecho de que los ERPs no
son otra cosa que representaciones genricas de la forma tpica en que las compaas hacen negocios o
deberan hacerlo, lo que ha conducido a implementaciones fallidas, presupuestos y lmites de tiempos
excedidos. Es esencial que toda iniciativa en este sentido debe ir acompaada de una evaluacin seria de las
capacidades de la organizacin, sus procesos, sus metas estratgicas y, en el caso de decidirse por una
solucin, la aceptacin de que la forma en que se hacen las cosas debe cambiar, a veces de manera
drstica. Finalmente no debemos olvidar que el entrenamiento, la educacin continua y la consultora son
extremadamente importantes en todo el ciclo de vida del proyecto.

Referencias Bibliogrficas
[1] Adam, Frederic y Sammon, David (2004). The Enterprise Resource Planning Decade: Lessons Learned
and Issues for the Future. Idea Group Publishing.
[2] Grant, Gerald (2003). ERP & Data Warehousing in Organizations: Issues and Challenges. Idea Group
Publishing.
[3] Klee, Andy. The ERP Life Cycle: From Birth to Death and Birth Again. http://www.jdetips.com
[4] SAP (2005). mySAP ERP Master Guide.
[5] Wallace, Thomas F. y Kremzar, Michael H. (2001). ERP: Making It Happen. John Wiley & Son, Ltd.