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José Neira
Manual de Procedimientos
Caja:
1.- Recepcionará las Liquidaciones de las Cajas hasta las 10:30 am.y verificará que
contenga la siguiente información:
Caja Despacho:
a.- Formato de Liquidación.Excell-
b.- Los extracto bancario donde se ubican los Depósitos.-
c.- La Conciliación de Cuentas Corrientes Clientes.Consolidado de las Cajas
d.- La última página de la Cuenta Corriente Clientes al Inicio del día y al final
del día de la liquidación.
e.- Las Liquidaciones de Ventas del día del Sistema
f.- Los Informes de Cobranza en caso haber cobrado comprobantes anteriores.
g.- Reporte de Anulación de Comprobantes del día - Comprobantes físicos
original anulados para su corroboración consignados el motivo de la
anulación con Visto Bueno del Jefe de Operaciones.
h.- Copia u Original de los Depósitos.-
g.- Ultima Hoja del Registro de Ventas del día de la Liquidación
Caja Mostrador
a.- Formato de Liquidación.Excell-
b.- Las Liquidaciones de Ventas del día del Sistema
c.- Reporte de Anulación de Comprobantes del día - Comprobantes físicos
original anulados para su corroboración consignados el motivo de la
anulación con Visto Bueno del Jefe de Operaciones.
e.- Copía de los depósitos si hubiera.
Verificará lo siguiente:
2.- Se dirigirá a las Cajas para recoger el dinero en bolsa lacrada diariamente a las
5:30pm y 7:00pm., con apoyo del Jefe de Seguridad y lo abrirá para el re-conteo del
dinero en la Oficina Contable en presencia del Contador General y embalará para el
envío del dinero a través de Hermes.-
Como señal de haber realizado el Control mencionado la persona que presencia el
reconteo firmará el recibo de Caja el cual deberá archivarse.-
4.- Realizará las entregás del dinero recaudado en Caja a la Empresa Hermes en el
horario establecido. Tomando en cuenta los procesos de control de dinero(Firma de
Formato, verificación del personal de Hermes en el Fólder de fotos etc).
Bancos:
6.- Emitirá los cheques; Provisionando y cancelando los comprobantes de Pago y otros
egresos. Aplicando lo previsto en:
12.- Archivará las Liquidaciones de Entregas a Rendir las cuales estarán ordenadas por
liquidación y por mes
.Caja Administrativa
16.- Tendrá un Fondo de Caja Administrativa de S/. 7,000 (Siete mil y 00/100 Nuevos
Soles)
17.- Tendrá un fondo mínimo de S/. 2,000 (Dos mil y 00/100 Nuevos Soles). Al llegar ha
este monto deberá habilitar su Caja.
18.- Liquidará las operaciones debiéndo rendir cuenta con la documentación
sustentatoría al Contador General.
a.- Los Importes de Vales por Rendir se entregarán con Visto Bueno de las
Gerencia de cada Area y estarán sujetas al Importe de S/.300.00 Nuevos
Soles de S/.301 a S/.1000 deberá poner su Visto Bueno el Sub Gerente de la
Empresa.
b.- Los Vales deberán contener lo siguientes:
1.- La fecha de entrega.-
2.- El motivo detallado por el cual se solicita el dinero.-
3.- El Visto Bueno del Jefe de Area ó Sub Gerencia.-
4.- La Firma del Beneficiario.-
5.- La Firma del Tesorero.-
21.- Las Liquidaciones de las Entregas a Rendir deberán tener el Visto Bueno del
Contador General.
Las movilidades deberán contener cada lugar de inicio y término que se efectúo el
gasto.
26.- Solicitará ó exigirá su rendición pasado las 72 horas de haberse entregado, de tal
forma que al 31 cierre de mes queden totalmente cancelados, dando cuenta al
Contador General por escrito los días Lunes de cada semana.
27.- Todos los pagos realizados por: (Alquileres, SUNAT, CTS, DETRACCIONES,
LIQUIDACIONES DE IMPORTACIONES, FACTURAS DE IMPRESIÓN DE
COMPROBANTES, AUTORIZACION DE COMPROBANTES DE PAGO).
Los guardará en sus archivadores correspondientes mientras que para la
fundamentación del voucher solo se adjuntará fotocopia.
28.- Ordenará los comprobantes copias SUNAT de su Caja y Bancos y entregará para su
verificación al Contador General.
Tesoreria
José Neira
CAJA VENTAS
VERIFICARA LA INFORMACION DE LAS LIQUIDACIONES DE LAS
CAJAS Y LA CUENTA CORRIENTE DE CLIENTES Y EMITIRA LOS
CASH FLOW SEMANAL.
BANCOS
PROVISIONARA Y GIRARA CHEQUES PARA PAGAR A PROVEEDORES
DE ACUERDO A LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS Y REALIZARA
LAS CONCILIACIONES BANCARIAS.
.
CAJA CHICA
REPORTE DE INFORMACION:
ALMACENES
VERIFICARA LOS REPORTES DIARIOS, SEMANALES Y MENSUALES
RELATIVOS A LOS MOVIMIENTOS DE ALMACENES.
1.- Elaborará los Estados Financieros, así como de los Reportes para la entrega de la
casa Matriz.
La elaboración de los Estados Financieros será en razón a las Políticas Contables,
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas Internacionales de
Información Financiera (NIFF) y NIC.
2.- Para la elaboración de los Estados Financieros deberá tener en cuenta lo siguiente:
a.- Formulará la Declaración Jurada del mes.-
b.- Revisará el Centro de Costo de las Facturas registradas.
c.- Revisará que la Cuenta Contable de la Factura que este de acuerdo a la
naturaleza del Gasto.
d.- Revisará el Registro de Compras de tal forma que estén todos los
comprobantes válidos de cauerdo a Normas Tributarias y detectará errores de
Registro.-
Revisará a nivel de totales la Base imponible que determine el IGV del
crédito Total.
e.- Revisará las Conciliaciones Bancarias
f.- Revisará la Conciliación de Ingresos.
g.- Revisará los Tipos de Cambio
h.- Revisará la Caja Ventas.
i.- Revisará los Costos de las Importaciones.-
j.- Realizará el Corte documentario de Ingreso de mercadería al Almacén
k.- Revisará el Registro de Ventas.
Revisará que en la columna de Exportación solo este consignadas las
Facturas de Exportación; así como la base imponible del IGV de los Totales.
RUC; No debe haber Clientes eventuales.
l.- Determinará las Mercaderías en Tránsito.-
ll.- Revisará la Conciliación de Retribuciones
m.- Revisará la conciliación de los voucher Pago de comisiones vs
facturas físicas.
n.- Revisará El Reporte de Retribuciones acumulados a la fecha de Cierre.
ñ.- Revisará los Saldos de Almacén así como su Valorización comparará con el
Reporte Financiero para la Matriz..
o.- Realizará los procesos establecidos en el Formato de Procesos Contables
(Anexo adjunto) consignando los datos solicitados.
p.- Todos los comprobantes generados manualmente imprimirá y firmará y
adjuntará su sustentación correspondiente. Guardando en el Archivador de
Papeles de Trabajo.:
1.- Imprimirá los Reportes de determinación de la Depreciación
adjuntando su comprobante. Así como el Resumen General de
Activos Fijos su Depreciación y su Valor Neto.
2.- El Resumen del Comprobante del Registro de Compras y Ventas
Adjuntando la última hoja del Registro de Ventas y Compras;
3.- El Resumen de Comprobante de la Planilla de sueldos con su
comprobante.
4.- El Comprobante de pago de Ajuste Decimal.
5.- El Comprobante de Caja Ventas con su Resumen de Caja Ventas
entregada por el Tesorero.
6.- Comprobante Provision de CTS con su Reporte Resumen de CTS.
7.- Comprobante Extorno provisión DUAS con la indicación de que
DUAS se han extornado.
8.- Comprobante Provisión Gratificación con el Reporte Resumen de
Gratificaciones por Pagar.
9.- Comprobante Provisión Vacaciones con el Reporte de Vacaciones
por Pagar.
10.- Comprobante de Diferencia de facturas Retribuciones anuladas. Con
el Reporte Acumuladode retribuciones anuladas.
11.- Comprobante provisión de Retribuciones y Comprobante de Extornos
de Retribuciones con el Reporte de Conciliación de Retribuciones.
12.- Comprobantes de Diferencia de Retribuciones enviadas al Gasto
desde el 01 de Enero 2007 con el Reporte de determinación del
Gasto.
13.- Comprobante de Impuesto Diferido NIC 12: determinación del
Impuesto.
1.- Revisará y pondrá su Visto Bueno en los Pagos con cheque y en efectivo; debiendo
estar de acuerdo con los Procedimientos y requisitos para efectuar los pagos
respectivos..
1.- Revisará los Reportes de Mini Almacén diariamente dando cuenta de las novedades
al Gerente Financiero dentro del día del hallazgo de cualquier diferencia por escrito.
1.- Emitirá y Revisará los Comprobantes del Registro de Compras como el Tipo de
Cambio, normas Tributaria vigente (percepción, Detracción, Retención, Reglamento
de Comprobantes de Pago así como la sustentación con los originales respectivos.
1.- Verificará en las fechas establecidas los Reportes de Pagos Telecrédito vs Voucher
de Retribuciones. (Ver procedimiento de Pago de Retribuciones).
2.- Verificará las Cajas de Retribuciones que estén debidamente fundamentadas (Ver
procedimiento de Pago de Retribuciones).-
3.- Verificará la Conciliación de Cuentas por pagar de Retribuciones.-
4.- Verificará la Conciliaciones de pago de Retribuciones (Voucher pago vs Factura) .
5.- Verificará el Reporte acumulado de Facturas pendientes de cambiar.-
6.- Supervisará la provisión de Comprobantes de Pago al Sistema.-
7.- Verificará la entrega de Reportes de Control mensuales descritos en los
procedimientos de Retribuciones.-
1.- Recibirá en forma diaria los Reportes de Liquidaciones de Puntaje de los Centros de
Distribución vía Internet/Impresión y del Area de Sistemas; Caja Despacho le
entregará la información de Compras de los Centros y toda esta información lo
controlará en el formato establecido vía Excell.
2.- Los Reportes entregados por Caja Despacho, vía Internet/Impresión y Sistemas
deberá archivarlo por mes y ordenado por Centro de Distribución.
3.- A través de una Carta indicará a los Centros de Distribución deberán Cotejar
mensualmente el saldo pendiente terminado enviado por la Empresa y el Control
que cada Centro lleva en forma interna. Y deberán responder si están conformes o
no.
Terminado el Mes enviará vía Internet el Kardex con los saldos de Puntajes de los
Centros de Distribución, para su corroboración estableciéndose con ello el Control
de Confirmación de Saldos.-
De igual manera deberán corroborar los Centros vía Internet; y esta información
imprimirá como sustento del Control.
4.- Mensualmente comparará con Sistemas el Total de Puntajes Liquidados para enviar
la información a China.
5.- Cruzará información de compras del mes con Caja Despacho elaborando la
Conciliación Correspondiente.
6.- Determinará el Reporte de las bonificaciones y deducirá los descuentos a los
Centros de Distribución previo Visto Bueno de la Gerencia de Atención al Cliente,
Gerencia de Operaciones y Gerencia General. Entregando a Tesorería para la
cancelación respectiva.
(Tendrá en cuenta el Procedimiento de cancelación establecido para las
Bonificaciones).
OTROS
Asistente Contable
Janett Diaz Chacate
RETRIBUCIONES
3.- Realizados los pagos por Caja Retribuciones entregará al día siguiente las
liquidaciones al Contador General para su revisión.
4.- Asimismo procederá a efectuar el llenado de las facturas, provisiones y realizar las
conciliaciones de las facturas físicas y voucher pagado. Entregando al Contador
General para su Visto Bueno.
5.- Pegará y renovará información con respecto a las Comisiones en la pizarras para el
conocimiento de los Distribuidores, los días 26 de cada mes.(Como Cronogramas,
Horarios de Atención, Fechas de Pago, Avisos Tributarios, avisos de capacitación
Tributarias etc.).
6.- Solicitará facturas a los Distribuidores que se anularon y se les pago por error de
mal llenado y otros. Así como actualizará el Sistema en la opción de observaciones
lo mencionado dando cuenta en forma semanal los días viernes sobre el avanze de
este trabajo al Contador General.
7.- Actualizará el Sistema con las nuevas Cuentas de Ahorro de los Distribuidores
enviadas vía mail por el Banco de Crédito del Perú.
9.- Ordenará los Comprobantes de Pago copia SUNAT, correlativamente de los Pagos
en efectivo por las retribuciones y entregará para su verificación al Contador
General.
11.- Emitirá su Libro de Comisiones en S/. y $ del Mes. Los días 05 de cada mes, con
Visto Bueno de Nancy Dávila, y entregará al Contador General.-.
MANUAL DE FUNCIONES
Asistente Contable
Nancy Dávila-Retribuciones
3.- Entregará antes de efectuar los pagos de Retribuciones por Tele crédito ó cheque
el Contador General para su revisión sustentando con los comprobantes de Pago y
Carta Poder y Reportes Pre-Tele crédito.-
Efectuado los Tele créditos deberá entregar a Tesorería el Reporte del Tele crédito
firmado por el Contador General y por Nancy Dávila..
- Pagos efectuados a Distribuidores por comisiones del mismo mes vs. Meses
anteriores (Coordinar con Sistemas).
- Pagos efectuados a Distribuidores por comisiones pasadas (Coordinar con
Sistemas)
Reporte de Saldo de Comisiones del mes, 01 a tres meses pasados, de 04 a
06s meses pasados, de 07 a 12 meses pasados y del 13 mes hacía atrás(todo)
los anteriores que nos dará la suma total el saldo final al 31 de cada mes.
- Reporte Cantidad de Facturas y Códigos con sus importes de comprobantes
prestados para el cobro de las retribuciones del mes.
- Reporte de Distribuidores que cobran con Exoneración de IGV por estar en
la Amazonía.
- Cantidad de facturas pagadas por día clasificadas en:
Efectivo, Tele crédito, Cheques y Total General: