NOTAS

NOTAS
En el SIGFAS la ruta de acceso al menú de compras es:
Menú­­>Compras (Gestión de Provisión)
NOTAS
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El proceso de compras implica una serie de pasos que harán posible la adquisición de mercancías o 
contratación de servicios que se llevarán a cabo a partir de la detección de la nececidad por parte de  algún 
área de la empresa de adquirir un poroducto o servicio.
NOTAS
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Es necesario para correr el proceso de compras en el SIGFAS,que estén cargados todos los registros 
maestros con los datos correspondientes. 
NOTAS
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El SIGFAS define tipos de productos y los agrupa, para su fácil identificación y selección.

Recurso: Persona comprometida en brindar un servicio.

Categoria del Recurso: rubro, agrupacion o familia.

Tipo de Recurso: Se define el servicio del Recurso con el Rango del Cronograma semanal del
tiempo requerido

Articulos: Bienes fisicos que requieren mantenimiento de inventario.

Servicios: Bienes intangibles que se utilizan para comercializar.

Gastos: Gastos generales de la Organizacion.

NOTAS
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El Proceso de Compras trabaja con los siguientes tipos de Documentos:

Cotizacion: La Solicitud de Pedido de Cotización o “RFQ” se crea para evaluar las compras
potenciales de Productos que se necesitan abastecer o contratar y deben ser cotizadas por los
Proveedores.

Orden de Compra: Es un documento legal de la empresa que representa el acuerdo con el

Proveedor sobre el abastecimiento de bienes y/o servicios.

Requisicion: Es creada por usuarios que necesitan abastecerce de Productos y/o Servicios.
Dependiendo de la estrategia de liberación, éste documento deberá ser aprobado para poder
ser tratado por el Departamento de Compras.

Recepcion de Material: Es el ingreso en nuestras almacenes de los productos sobre los cuales
se ha cursado una orden de compra a uno de los proveedores de nuestra organización.

Factura Proveedor: Es un documento legal valorizado que genera un debito en el sistema por
las compras efectuadas al Proveedor por la compañía.

Nota de Credito: Es un documento legal valorizado que genera un credito sobra la compra
efectuada por la compañía ingresandolas en el sistema.
NOTAS
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El proceso de compras está conformado por una serie de pasos obligatorios a seguir que
permitirán registrar todas las operaciones realizadas en dicho proceso.
NOTAS
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La requisición es el documento que refleja la necesidad por parte de algún área de la empresa de adquirir 
productos o contratar un servicio.
NOTAS
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Datos de Cabecera del documento Requisición donde será obligatorio definir el tipo de documento, el 
usuario que realiza la transacción, seleccionar la fecha en la que se realiza. 
NOTAS
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En esta pestaña se selecciona el producto y la cantidad requerida. El precio se carga automáticamente al 
seleccionar el producto, desde la lista de precios seleccionada en la cabecera.
NOTAS
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En esta pestaña se asigna al documento a un proyecto o acción centralizada y se asigna la cuenta 
presupuestaria correspondiente.
NOTAS
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Los campos, en esta pestaña, se completan automáticamente al correr el proceso “Crear Orden de Compra 
desde Requisición”, con todos los datos de dicho documento.
NOTAS
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Es recomendable seleccionar, al correr el proceso de “Crear OC desde Requisición”, seleccionar sólo el 
campo REQUISICIÓN. De lo contrario se puede correr el riesgo de crear Órdenes de Compra no deseadas.
NOTAS
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Al ingresar al “Proceso”, se muestra una pantalla para seleccionar información. Obligatorio es seleccionar el 
campo “Requisición de Material”, Si se selecciona el check “Consolidado en un Documento”, todas las 
líneas de un Proveedor serán creadas en una sola Orden de Compra.
NOTAS
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El pedido de cotización a los proveedores se realiza para evaluar las condiciones de  compra y seleccionar 
al proveedor que resulte ganador en el proceso de Cotización.
NOTAS
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Para acceder al Asunto SPC se deberá seguir la siguiente ruta de acceso

Menú­­>Gestión de Provesión­­>Asunto SCP
NOTAS
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En esta ventana se define el “Nombre”del Asunto al cual se hará referencia en las solicitudes de pedido de 
Cotización.
NOTAS
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Aquí se deberán ingresar los proveedores potenciales que participarán de la selección para la compra de los 
productos. Se crea un nuevo registro por cada proveedor.
NOTAS
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Se deberán definir los productos que serán cotizados por el proveedor.
NOTAS
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Este documento contiene una lista de los productos que se necesitan abastecer o contratar y que 
próximamente serán cotizados por los proveedores.
NOTAS
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Los campos obligatorios que deberán ser definidos son el nombre del documento, el representante 
comercial, el asunto al cual hace referencia, la fecha de respuesta y la moneda.
NOTAS
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A través de los botones de control, se pueden generar documentos automáticamente haciendo referencia a 
la solicitud de pedido de cotización desde la cual se ejecutan.

Una vez agregado los productos y la cantidad a cotizar, se debe regresar a la pestaña SCP para generar las 
respuestas en las cuales se define a cual proveedor se le va a comprar. Al presionar el Botón “Crea e Invita” 
se generan tantas respuestas como solicitudes se hayan definido.
NOTAS
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Aquí se ingresan los productos que se quieren cotizar. Por cada producto o servicio se deberá crear un 
nuevo registro.
NOTAS
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Se deben definir la Unidad de Medida, y la Cantidad de los productos a cotizar. 
NOTAS
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Cuando se han registrado las respuestas  y se selecciona los proveedores con los cuales se desea hacer la 
transacción de compras, se debe clickear el botón Valuación de Respuestas, para validar si las órdenes de 
compra pueden o no generarse, mostrando un mensaje de error o éxito en la parte inferior izquierda de la 
ventana.
NOTAS
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Se ingresa la información del proveedor al cual se le realizará la compra. Si se selecciona el campo 
“Ganador Seleccionado”, queda determinado el proveedor ganador de todos los productos que figuran en la 
solicitud de pedido de cotización
NOTAS
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Se informa el producto involucrado en la solicitud de cotización. Se pueden actualizar datos informados por 
el proveedor, como ser la Fecha de Inicio. Al seleccionar el campo “Ganador Seleccionado” en la Línea de la 
respuesta, sólo se seleccionará al proveedor como ganador para ese producto determinado.
NOTAS
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Se ingresa el precio cotizado por el proveedor. Tambièn se permite ingresar algún descuento informado por 
el proveedor.
NOTAS
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El documento Orden de Compras es un Contrato establecido entre el comprador y el proveedor.
En el SIGFAS, la ruta de acceso a este documento es:

Menú-->Gestión de Provisión(compras)-->Orden de Compra

Puede ser creada de dos formas:

➢ Manual: Se deben ingresar todos los campos necesarios para su creación en

forma manual.

➢ Automática: Las OC son creadas en base a Documentos de Requisición

aprobados o SPC ganadoras.
NOTAS
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La generar la orden de compra manualmente, es decir, creada por el operador, deberán
definirse todos los campos obligatorios correspondientes. Al finalizar, se deberá COMPLETAR el
documento.

Para poder crear una OC manualmente deben existir los siguientes pre-requisitos:

➢ Tipo de Documento y su numeración.

➢ Socio de Negocio (Proveeedor).
➢ Localización de entrega.
➢ Almacén.
➢ Lista de Precios de compra.
➢ Moneda.
➢ Comprador.
➢ Modalidad de Pago.
➢ Términos de pago.
➢ Producto/Servicio.
➢ Impuestos.
NOTAS
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La Orden de Compra contiene cinco TABs, dos a completar y tres rellenadas automáticamente
por el sistema:

•“Orden de Compra”
•“Línea Orden de Compra”
•“Afectuacion Presupuestaria”
•“Recibo de Producto Asignado”
•“Líneas de Requisición”
•“Impuesto de la Orden”
NOTAS
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•“Orden de Compra”: Cabecera del documento.

•“Línea Orden de Compra”: se especificacn los porductos y la cantidad de los mismos
•“Afectuacion Presupuestaria”: Asignacion de la partida presupestaria. Actualiza el
comprometido.
•“Recibo de Producto Asignado”: Se Genera automaticamente con el ingreso de la
mercancia o al registrar la factura del proveedor.
•“Líneas de Requisición”: Se Genera automaticamente al crear la Orden de Compra desde la
Requisicion.
•“Impuesto de la Orden”: Se despliegan los impuestos que corresponden a la linea de la
Orden de Compra.
NOTAS
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➔ SPC (RFQ) ganadora: La Orden de Compra es creada en la ventana SPC (RFQ) a 
través del botón de proceso “Crea Orden de Compra”.
La OC estará dirigida al Proveedor seleccionado como ganador en la evaluacion de
                       precios. Para crear OC de SPC es necesario marcarlas como ganadoras.
La OC hereda la informacion del documento de referencia, es decir, proveedor,
                        fecha, términos de pago, Almacén, Lista de Precios, Productos, etc.

➔ Requisición: La Orden de Compra es creada en el proceso “Crear Orden de Compra 
desde Requisición”.
Para que se pueda crear la OC desde una Requisición es necesario como pre­requisito
                        que el Producto/Servicio a comprar tenga configurado en la TAB “Compras” su
                        Proveedor del  “Producto”, caso contrario el sistema no puede saber a que
                        Proveedor debe asignar en la OC. También será necesario que el dcto Requisición
                        haya sido “Completado”.
La OC hereda todos los datos del documento de referencia, es decir, fechas, términos
                       de pago, plazos de pago, Almacén, Lista de Precios, Productos, etc.
NOTAS
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Se define como recepción de Productos (también llamada Recibo de Material) al

ingreso en nuestras almacenes de los productos comprados a los proveedores
de nuestra organización.

La recepción de los productos se lleva a cabo en el Sub-módulo “Recepción de

Productos”, ubicada en el árbol principal “Compras” (Requisición-a-Factura).

Hay dos formas de crear una recepción:

➢ Manualmente: Se deberán ingresar todos los campos del documento en forma
manual (Tipo de documento, fecha de movimiento y fecha contable, Socio de
Negocio, Almacén, Comprador, etc). El Tipo de documento por default es “MM
Receipt” pero es posible configurar otros según las necesidades del Cliente.Se
deberá actualizar manualmente los datos de las ventanas cabecera y detalle
(líneas)
➢ Desde una Orden de Compra: En la ventana cabecera se debe ingresar el
Proveedor de la recepción y con botón “Crear desde” se accede a la ventana de
selección de Orden de Compra. Al indicar la Orden de Compra, el sistema
muestra las líneas de la OC que aún pueden ser recepcionadas. Marcar la línea
a recepcionar y controlar la cantidad que se indica, si la misma no es correcta,
modificarla, caso contrario no actualizarla. Luego presionar tilde verde.
NOTAS
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Se define como Factura (Proveedor) al ingreso en el sistema de un documento legal

valorizado que genera un debito en el sistema por las compras efectuadas al Proveedor
por nuestra compañía.
Generalmente, la Factura del Proveedor está relacionada con la Orden de Compra y con
. la Recepción de Productos.
El ingreso de dichas Facturas, se lleva a cabo en el Sub-módulo “Facturas
(Proveedor)”, ubicado en el árbol principal “Compras” (Requisición-a-Factura).
NOTAS
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Se deberán ingresar todos los campos del documento en forma manual (Tipo de
documento, fecha de movimiento y fecha contable, Socio de Negocio, Lista de Precio,
Moneda, etc.).El Tipo de documento por default es “AP Invoice”
Se deberá actualizar manualmente los datos de las ventanas cabecera y detalle (líneas)
Al final completar el documento.ciaInformatica
NOTAS
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En la ventana cabecera se debe ingresar el Proveedor y el Comprador de la Factura y

con botón “Crear desde” se accede a la ventana de selección de Orden de Compra o
Entrega/Recibo.
Al indicar la OC o la Entrega/Recibo, se muestra las líneas del dcto que pueden ser
facturadas.
Marcar la línea a facturar y controlar la cantidad que se indica, si la misma no es
correcta, modificarla, caso contrario no actualizarla. Luego presionar tilde verde.
NOTAS
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La factura Proveedor contiene diez pestañas que se van completando automaticamente

o se deberan llenar en forma manual según la forma de facturacion previamente
establecida; siguiendo una secuencia logica correlativa.
NOTAS
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Factura: Es la cabecera del documento de Factura. Si la creación es manual se deberán

ingresar los siguientes datos:

➢ Tipo de Documento
➢ Fecha de movimiento y contable
➢ Socio de Negocio
➢ Lista de Precios
➢ Moneda
➢ Comprador
➢ Modalidad de Pago
NOTAS
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Si la creación es con referencia a una Orden de Compra, solo se debe ingresar Socio de
Negocio y apretar botón “Crear desde” para luego seleccionar la OC o la Entrega/
Recibo para relacionar la Factura.
NOTAS
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Línea de Factura: Es el detalle del documento. Si la creación de la factura es manual, se

debe ingresar el Producto, la cantidad y código de impuesto. Si es con referencia a una
OC o a una Entrega/Recibo, los datos será puestos automáticamente por el sistema.
NOTAS
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Costos Adicionales: En ésta TAB es posible asignar costos adicionales a líneas de

Entrega/Recibos. Para ello existen los conceptos de “Distribución de costos” (Cantidad,
Línea, Volúmen, etc.) y el “Elemento de Costo” (Flete) que se deberán estar
predefinidos. Una vez seleccionados los datos apretar botón “Distribución de Costos”.

Asignación de Costo para Producto: Es la asignación de costos del Producto según

distribución del paso anterior. Ésta TAB es actualizada automáticamente por el
sistema.

              Orden de Compra asignadas: Esta TAB es actualizada automáticamente por el sistema sí
la creación de la Factura es desde una Orden de Compra, caso contrario dicha TAB
estará vacía.

Recibos de Material asignados: Se actualiza automáticamente por el sistema sí la

creacion de la Factura es desde una Entrega/Recibo, caso contrario dicha TAB estará
vacía.
Impuestos de Factura: Esta TAB es actualizada automáticamente por el sistema según el
código de impuestos seleccionado en la Línea de la Factura.
Asignación Se actualiza automáticamente por el sistema cuando la Factura es asignada
a un Pago.
NOTAS
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a) Corresponder OC-Recibo-Factura:

Permite controlar y chequear el enlace de documentos de compras.

Contiene una zona de parámetros de selección de datos para la obtención de la

información:
➢ Cotejar desde: Se puede cotejar desde “Factura, Entrega/Recibo u Orden de
Compra”.
➢ Cotejar hasta: Si seleccione “Factura”, el hasta es “Entrega/Recibo”. Si
seleccione “Entrega /Recibo” el hasta puede ser “Factura” u “Orden de Compra”.
Si seleccione “Oden de Compra” el hasta solo puede ser “Entrega/Recibo”.
➢ Modo de búsqueda: “Puede ser Cotejado” o “No cotejado”.
➢ Socio de Negocio: Permite filtrar por Socio de Negocio.
➢ Producto: Permite filtrar por Producto.
➢ Fecha desde: Selecciona Documentos a cotejar desde una fecha.
➢ Fecha hasta: Selecciona Documentos a cotejar hasta una fecha.

b) Cotejar Ordenes de Comprar responder OC-Recibo-Factura:

El sistema, cuando completa una asignación, crea un documento llamado “Asignación” o

“Cotejación”.
Dicho documento contiene la relación de las asignaciones, es decir, la Orden de
Compra, la Entrega/Recibo y la Factura.
En ésta ventana se pueden observar todos los documentos creados automáticamente
por el sistema al Asignar una Orden de Compra.
c) Facturas Cotejadas:

El sistema, cuando completa un documento de Factura asignado, crea un documento

llamado “Asignación de Factura”.
Dicho documento contiene la relación de la asignación, es decir, la Factura y la Entrega/
Recibo.
En ésta ventana se pueden observar todos los documentos creados automáticamente
por el sistema al Asignar una Factura.