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necesidades
de
conforman la organizacin.
La comunicacin efectiva entre los empleados es fundamental para el buen
funcionamiento de cualquier organizacin, la comunicacin
debe fluir en todos los sentidos (figura 2):
Figura 2
Comunicacin descendente (De la direccin o gerencia hacia el personal): los
gerentes y supervisores deben asegurarse que
los empleados que les reportan cuenten con la informacin necesaria para
hacer su trabajo de forma efectiva. Los mensajes
que circulan de arriba a bajo se refieren casi siempre a pedidos de informacin
de rutina, tambin puede tratarse de ordenes
instrucciones o decisiones especificas relativas a acciones a encarar, medidas
de organizacin o medidas personales La
comunicacin descendente se caracteriza por poseer un contenido demasiado
especfico, transmite mensajes
predominantemente relacionados con la ejecucin y valoracin de la tarea,
ordenes y especificaciones de trabajo relacionadas
con las funciones a realizar, los objetivos a alcanzar, las lneas de accin que
conviene respetar, el nivel de cumplimiento de la
tarea. Esta comunicacin da prioridad a los intereses de la organizacin y
descuida muchas veces el nivel socio- ntegrativo,
otros problemas que suelen aparecer en las comunicaciones descendentes son
la ambigedad, imprecisin y vaguedad de los
mensajes o la contradiccin de las ordenes emitidas.
Comunicacin ascendente (Del personal hacia la direccin, gerencia
presidencia de la empresa): Los gerentes deben
se
hacen
que estn expuestos, a la extrema rapidez con que circulan y el gran tamao
de la audiencia y su capacidad de convencimiento y
credibilidad.
Diferencia entre comunicacin e informacin
La comunicacin consiste en participar una idea o entendimiento comn a
otras personas. Abarca todo tipo de comportamiento que
implique un intercambio. El proceso de comunicacin es el que propicia las
relaciones entre los integrantes de la organizacin, a travs
del mismo se emite y recibe informacin, modelos de conducta, formas de
pensar y necesidades de los integrantes. La primera idea
que se tiene de la comunicacin es la verbal, pero esta es ms amplia: los
gestos, las conductas, el tono de voz, las miradas, etc.
incluso el silencio. La comunicacin es percepcin, crea expectativas y plantea
exigencias.
Mientras que la informacin es la adquisicin de conocimientos que permiten
ampliar o precisar lo que se poseen en una materia
determinada. La informacin aumenta el conocimiento, comunica novedades,
etc.
De esta manera podemos decir que la informacin complementa
comunicacin ya que lo que se comunica es informacin en los
la
feed-back,
la
comunicacin
para
poder seguir
Niveles de comunicacin
Existen diversos niveles de comunicacin dependiendo del sentido de esta y su
grado de manifestarse directamente:
Nivel uno: La comunicacin ms directa y ms eficaz, se produce en
situaciones en las que las personas se encuentran cara a
cara en una comunicacin de doble sentido. Aqu los smbolos verbales y no
verbales son claros para ambas partes y posibilita
la retroinformacin instantnea.
Nivel dos: Aqu la comunicacin es de doble sentido pero no es cara a cara.
Aunque es posible la retroinformacin las seales
no verbales no son aparentes.
Nivel tres: Resulta el nivel menos eficaz de comunicacin. Es en un solo
sentido, y en empresas se desarrolla por escrito, no
existe retroinformacin ni las seales verbales.
Implantacin para una buena comunicacin
En toda organizacin sera interesante y efectivo a la vez, implantar las
siguientes ideas bsicas para promover las comunicaciones
fuertes:
Material formal de la empresa: Asegrese que cada empleado reciba y lea :
el plan de la empresa, el manual del empleado, los
objetivos de la organizacin, descripcin detallada de su cargo...
Evaluacin anual: Todo empleado debe ser evaluado almenos una vez al ao.
En dicha evaluacin se deber dejar claros los
objetivos para el nuevo ao, la actualizacin de la descripcin del cargo, los
logros y los fallos, necesidades de mejora y los
planes futuros para asumir los nuevos objetivos.
Reporte semanal: haga que los empleados escriban y entreguen a sus
supervisores un reporte de estatuas semanal, que
incluya las tareas realizadas, las planificadas para la semana siguiente y
cualquier asunto pendiente. El reporte debe tener la
fecha de elaboracin, y debe ser guardado por el supervisor y por el empleado
a los cuales les servir para efectos de
planificacin, evaluacin y reflexin.
Reunin mensual con todos los empleados: Sera conveniente reunir a todos
los empleados una vez al mes para revisar la
condicin general de la empresa, comentar y celebrar los xitos recientes,
comentar y decidir acciones respecto a los fracasos