DOCUMENTO DESARROLLO DEL PLAN DE INTEGRACIN DEL NEGOCIO

JULIO CESAR MICOLTA VALENTIERRA

SENA
CENTRO DE LOGISTICA Y PROMOCION ECO TURISTICA REGIONAL MAGDALENA

GESTIN LOGSTICA (1017082) RUTA (402084)

BOGOTA D.C
2016

DOCUMENTO DESARROLLO DEL PLAN DE INTEGRACIN DEL NEGOCIO

JULIO CESAR MICOLTA VALENTIERRA

INSTRUCTOR:
RICARDO ALFONSO CHINCHILLA IBARRA

SENA
CENTRO DE LOGISTICA Y PROMOCION ECO TURISTICA REGIONAL MAGDALENA

GESTIN LOGSTICA (1017082) RUTA (402084)

BOGOTA D.C

2016

INTRODUCCIN
Planificar el negocio permite analizar detalladamente los objetivos y las metas que
deseamos lograr a corto, mediano y largo plazo; evaluando opciones o estrategias futuras,
reduciendo as costos y siempre en la bsqueda de la mejora continua para una
organizacin.
En el presente plan de negocio, se identificar y a su vez se describir de forma ordenada
una oportunidad de crecimiento y fortalecimiento para la empresa Media Commerce
Partners S.A.S. en la dependencia del almacn principal con sede en la ciudad de Pereira, es
una estrategia necesaria y requerida para convertir dicha oportunidad en un proyecto
empresarial rentable y beneficioso para lograr un ptimo servicio al cliente interno y
externo.

RESUMEN EJECUTIVO

NEGOCIO
Es el anlisis y el mejoramiento de la cadena de suministro y abastecimiento en la
dependencia de almacn de la empresa Media Commerce Partners S.A.S., comprendido
entre el proceso de recepcin y el despacho.

Actividad
Mejora y adaptacin de nuevas polticas y estrategias en la recepcin, almacenaje y
despacho en el almacn principal empresa Media Commerce Partners S.A.S.

Localizacin geogrfica
La empresa tiene almacenes en las sedes ubicadas en las principales ciudades del territorio
nacional como: Bogot, Cali, Barranquilla, Medelln, Bucaramanga y Pereira como
almacn principal. Internacionalmente esta ubicada en los pases de Per y Chile.

MISIN
Optimizar los procesos de recepcin, almacenamiento y distribucin dando un objetivo
claro y definido a los procedimientos en el rea de almacn y suministro de la compaa
Media Commerce, con base a polticas de mejora que se implementan para dar un horizonte
a la operacin.

VISION
Para el ao 2018 el rea de Almacn y Suministro ser lder en servicio, aprovisionamiento
e informacin como rea eficiente, funcional, efectiva y organizada, destacada con el
mayor desempeo dentro de la compaa.

OBJETIVOS
Objetivos generales

Disear un manual de procedimientos en el rea de almacn para la caracterizacin del

proceso de recepcin de mercancas en la empresa Media Commerce S.A.S., el objetivo a
desarrollar ser a corto plazo; debido a que se requiere un cambio radical, preciso y
oportuno.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Realizar un diagnstico para la caracterizacin de los procesos
de recepcin de mercancas en la compaa Media Commerce S.A.S
Analizar las funciones bsicas del auxiliar en el proceso de recepcin
y despacho para la identificacin de posibles falencias o debilidades
en el proceso.
Disear un formato donde se contenga los procedimientos de los
colaboradores, para la recepcin almacenamiento y distribucin de
los artculos.
Crear un canal de informacin confiable, dinmico y acertado para
que el proceso logstico cumpla con lo requerido.
Implementar y adoptar polticas necesarias para los inventarios y
stock de seguridad en la dependencia de almacn.

VALORES

Lealtad, identificacin plena con las necesidades y requerimientos del cliente bajo absoluta
discrecin y reserva de la informacin.
Profesionalidad, Conocimiento enftico y completo de las diferentes actividades a
documentar y ejecutar en una organizacin.

Responsabilidad y disciplina, adoptando parmetros estipulados y

reglamentados para el
cumplimiento de las diferentes labores en un proceso logstico o administrativo.
Honestidad, actuamos con tica y respeto en la empresa, siendo vigilantes de sus recursos.
Sentido de pertenencia, orgullosamente funcionarios logsticos
comprometidos con la dependencia.

Sector de actividad
Media Commerce Partners S.A.S., es una empresa nacional operadora del rea de las
telecomunicaciones, que naci hace diez aos en Santa Marta, transformndose a corto
plazo en una operacin en constante crecimiento, adquiriendo operaciones locales y
desarrollando redes para operadores; en la actualidad se dedica a la prestacin de servicios
de acceso a internet dedicado y con un excelente ancho de banda que permite a sus clientes
un fcil desenvolvimiento en la red mundial.

Ventajas
-

En la actualidad la empresa est creciendo da a da debido a las

exigencias del mercado; prueba de esto es la inversin en sus
redes constantemente.

El cumplimiento eficiente de las diferentes solicitudes y

requisiciones ser ptimo a corto plazo.

La informacin en el sistema ser acorde a la necesidad de las

diferentes dependencias de la empresa.

Desventajas
-

Requerimientos o negociaciones incumplidas por parte de los

proveedores.

Espacios reducidos para los procesos logsticos en la dependencia

de almacn.

Infraestructura locativa no apta para las actividades administrativas

y operativas.

Servicio
Est radicado en la dependencia del almacn de la empresa, dirigido a los clientes internos
que son quienes tienen el contacto directo con el consumidor final o cliente externo.

Factor demogrfico
La mejora continua que se propone se aplicar en los tres primeros meses en el almacn
principal ubicado en la ciudad de Pereira, se evaluar y se modificar lo establecido con el
fin de que el proceso cumpla con lo pronosticado. Despus de transcurrido este tiempo, se
implementarn los diferentes procesos y polticas en las otras sedes del pas.

Factores tecnolgicos
Las diferentes innovaciones y actualizaciones que se puedan obtener en las tecnologas de
informacin, sern un valor agregado a este proyecto; al tener un desempeo ptimo del
sistema podremos contar co la informacin eficaz y oportuna.

ESTRATEGIAS
Con base a los diferentes anlisis realizados y con el resultado de la matriz DOFA, en los
cuales se observan falencias a tener en cuenta para el mejoramiento o creacin de
actividades que fortalezcan los procesos ya implementados, procedo a crear mi plan de
accin o las estrategias que me permitirn lograr un objetivo importante y de crecimiento
productivo para la dependencia del almacn principal de la empresa.
Las estrategias contempladas son:

Implementar el modelo de las 5S, para culturizar a los implicados

en el trabajo basado en la eliminacin (cosas no necesarias),
organizacin (cada cosa en su

sitio), limpieza (mantener el

lugar de trabajo limpio y ordenado), estandarizacin (definir

normas de protocolo) y disciplina (crear en el equipo de trabajo e
hbito de la limpieza visual).

Establecer polticas de inventarios con el fin de medir y controlar el

flujo de materiales y equipos en la empresa.

Capacitar constantemente al personal encargado de ejecutar los

diferentes procesos para que se aplique de manera ordenada y
eficaz lo establecido.

Examinar y evaluar los documentos existentes, para detectar las

posibles falencias y adoptar soluciones que permitan mejorar
continuamente todo el proceso.

Controlar y supervisar todo el proceso documentado para que se

revise constantemente, siguiendo los parmetros establecidos con
el fin de cumplir con lo requerido.

Interactuar constantemente con la dependencia de sistemas, para

que el software a utilizar brinde la confiabilidad y agilidad
requerida para toda la cadena de suministro y abastecimiento.

Realizar auditoras de inventarios peridicas, con el fin de tener un

ptimo stock de
los diferentes elementos y materiales.

OBJETIVOS EN CUANTO A LAS ESTRATEGIAS

PROPUESTAS

Lograr a corto plazo un excelente canal de informacin, este ser

aportante e importante para lograr las metas en los procesos.

Establecer dos tipos de inventarios como son: Inventario Operativo

e Inventario de seguridad.

Fortalecer el servicio al cliente, con nuestra mejora continua.

La dependencia del almacn ser un rea de ejemplo para las

dems dependencias de la empresa.

Impulsar el desarrollo personal e intelectual de nuestros

colaboradores.

Revisin de puntos crticos constantemente.

METAS

Mejorar en corto plazo los indicadores negativos en un 70 %, a

mediano plazo un 100%, se lograr inculcando los valores
corporativos de la empresa y con un excelente sentido de
pertenencia.

Comunicacin

excelente

con

las

dems

dependencias

para

escuchar las sugerencias que crean han de aportar al proceso.

Cambiar la imagen deteriorada de la dependencia del almacn

general ante todas las dependencias de la empresa.

Operar desde una locacin amplia y acorde con nuestras labores,

acondicionada con un buen sistema de informacin que permita la
eficiencia del proceso.

Garantizar las localizaciones de las dependencias, es decir no

mezclar los elementos y equipos para tener un excelente control
del stock, realizando una muy buena distribucin fsica para
garantizar el fcil acceso a las mismas.

Fijar

modificar

las

polticas

establecidas

en

organizacin y la efectividad de nuestra operacin.

pro

de

la

POLTICAS
Polticas de recepcin.
Se manejar un horario de recepcin de mercanca de lunes a
viernes entre las 7 am y las 11 am, all se revisara la mercanca
recibida y el estado de la factura.
Toda entrega debe traer la factura correspondiente, en el caso de
que se haga con remisin, los tiempos para que el proveedor haga
llegar la factura a la empresa no debe exceder los cinco das
hbiles, siempre y cuando no se afecte el cierre contable.
Durante

el

segundo

turno,

en

la

tarde

se

realizarn

las

confirmaciones de recepcin a las reas de compras facturacin y

las reas solicitantes, as como la radicacin de las facturas en
Papiro para su posterior ingreso al sistema.
Las facturas radicadas deben ser ingresadas al sistema en un
plazo no mayor a 24 horas para agilizar su distribucin.
Contar con un rea de 4 * 4 metros destinados para la recepcin,
revisin y almacenamiento transitorio de los artculos recibidos,
estos no debern permanecer en este espacio por un tiempo
superior a las 24 horas, y se informar al coordinador de almacn
para que se encargue de la distribucin y de la organizacin de lo
que va a quedar en stock.

Polticas de almacenaje.
La mercanca recibida ser notificada por el rea de recepcin al

coordinador de almacn, esta notificacin debe ser por correo.

EL coordinador de almacn determinar de acuerdo a

las

solicitudes que tenga generadas en el sistema, los elementos,

materiales y equipos que deben ser organizados en la bodega y
los que se deben alistar para despachar.
Los auxiliares de almacn sern los encargados de la organizacin
de la bodega del almacn en general.
Toda solicitud debe ser ejecutada en el sistema.

Poltica de la gestin de inventarios.

Los materiales y equipos deben ser controlados en cuanto a las
cantidades a entregar, teniendo en cuenta los requerimientos.
Los tipos de inventarios deben ser operativos y de seguridad, para
garantizar el suministro en la operacin.
La vigilancia y control de la rotacin de los materiales debe
hacerse

constantemente, con el fin de controlar el stock de

seguridad.
Revisar constantemente la obsolescencia de las existencias.
Auditar el almacn de forma constante, realizando auditorias
permanentes para que sean generados los informes requeridos
para el abastecimiento.
Informar o escalar, sobre anomalas referentes a faltantes o
perdidas injustificadas por parte de los funcionarios; de los
elementos o equipos que estn bajo su responsabilidad.
Difundir y capacitar a los funcionarios de todas las dependencias
de la empresa, sobre el manejo o la utilizacin del sistema para
todas las transacciones y reportes que se generen por parte de
ellos.
Elaborar el cronograma de inventarios para todo el pas, por zonas,
asignando el auxiliar que ser responsable de las tomas fsicas
programadas.
Por retiros de funcionarios de la empresa, se debe generar el paz y
salvo respectivo y enviarlo a la dependencia de talento humano
para el proceso de liquidacin de prestaciones.

Polticas de despachos y distribucin.

El coordinador de almacn se encargar de revisar los pedidos

segn las rdenes de compra ingresadas, generar las guas para

envos

informarlos

las

dependencias

implicadas,

esta

informacin ser transmitida a los auxiliares de despachos quienes

se encargaran de realizar los traslados a bodegas locales, entregas
a funcionarios y envos a las dependencias a nivel nacional.
Durante el primer horario se revisaran los despachos por ejecutar,
relacionar las guas de envo si se necesitan y programar las
entregas a funcionarios locales, el

horario para esta actividad comprender desde las 8:30 a.m. hasta las 11:30 a.m.
En el segundo horario se empacar y embalar la mercanca para
envos, se realizarn las entregas locales confirmadas con los
funcionarios, antes de finalizar la labor diaria, el auxiliar uno se
encargar de la radicacin de la documentacin por entrega
directa firmada por los funcionarios que reciben, el auxiliar dos se
encargar de la distribucin de los artculos a las bodegas locales
segn sea su distribucin, esta labor se debe realizar en el horario
de las 2:00 p.m. hasta las 4:30 p.m.
El

coordinador

de

transportadoras los

almacn

programar

con

las

empresas

horarios de recogida, por lo general este

horario debe ser a las 5:00 p.m.

Cuando se requiera el uso de montacargas para el despacho de
algn material o equipo especial, se debe solicitar con 12 horas
hbiles de anticipacin.
Es deber del coordinador controlar y registrar los despachos en las
planillas diseadas para este fin, as se proceder a ingresar la
informacin en la base de datos correspondiente.
Todo elemento, material o equipo; deber salir con su respectivo
soporte. Salida de almacn o transaccin del sistema.
Los despachos que se deban hacer los das sbados deben ser
notificados a la jefatura de almacn.
El funcionario que entregue la mercanca deber recibir del cliente
constancia firmada a satisfaccin y se establece un plazo de 24
horas

para

formular

reclamos

despus de entregada la

mercanca.
El volumen de mercancas que no haya sido entregado a los
clientes en los plazos establecidos se devolver al departamento
de despachos para su respectivo replanteamiento de fecha de

entrega.

CONCLUSIONES

Un proceso logstico se compone por tres procesos generales a

saber: Aprovisionamiento, produccin y distribucin. El primero se
basa en la relacin logstica entre una empresa y sus proveedores.
El segundo gira alrededor de la relacin logstica entre las
instalaciones de una empresa y sus funcionarios. El tercero se
encarga de atender la relacin y los requerimientos entre la
empresa y sus clientes.
En la actualidad el almacn principal de la empresa Media
Commerce presenta varias falencias, lo que nos gua a tomar retos
importantes respecto a la poltica de almacenes a nivel pas.
Es evidente que se deben promover y establecer polticas claras y
procedimientos eficientes en conjunto con los proveedores y con
los clientes, con el fin de lograr racionalidad y optimizacin a nivel
de toda la cadena de suministro.
La implementacin de un software especfico para el proceso
logstico observado, ser una herramienta aprovechada para la
fluctuacin de la informacin con alto grado de confiabilidad.
Es indispensable elaborar un plan de control y seguimiento, que
permita realizar las mejoras pertinentes para mejorar los procesos.
Aunque la empresa contempla en su reglamento la higiene y
seguridad industrial, la salud en el trabajo; adems, de ser un
requerimiento legal,

ser preciso establecer

las medidas de

seguridad e higiene para la empresa. En este sentido, se debe

profundizar ms en el tema para que se acte acorde a lo
requerido por la ley.
No existe en la empresa un proyecto de mejora significativa del
proceso evaluado.