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PLANILHA DE CONTROLE DE EXAMES MDICOS OCUPACIONAIS

MANUAL DE UTILIZAO (Verso 2016 2.1.4)


1 BARRA DE NAVEGAO E FUNES DA PLANILHA

As funes das planilhas podem ser acessadas atravs da barra de navegao.

[CADASTRO]: Aqui so cadastrados os funcionrios da empresa.

[CONTROLE]: Aqui so registrados os exames executados e verificar seus prazos.

[ATESTADO]: Aqui possvel imprimir de forma personalizada o atestado mdico.


[EXAMES]: Aqui so registrados as datas dos exames complementares e verificar seus prazos.

[CONFIGURA]: Aqui possvel configurar prazos, inserir logotipo e cadastrar a empresa.

OBSERVAES
- Esta planilha compatvel com o Excel a partir da verso 2000.

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2- PROCEDIMENTOS INICIAIS

2.1 - CONFIGURANDO O EXCEL


Execute as configuraes abaixo no seu Excel.
1) Habilite o suplemento Ferramenta de anlise (pode ser que este recurso j esteja
habilitado no seu Excel).
- Como fazer ou verificar? A configurao depende da verso do seu Excel. No Google
possvel achar tutoriais para este procedimento.
- Toda vez que usar a planilha vou ter que fazer este procedimento? No, ao habilitar o
suplemento ele sempre vai ficar disponvel!
2) Habilite as macros para usar a planilha (pode ser que este recurso j esteja habilitado no
seu Excel). Pode acontecer ao abrir a planilha o Excel perguntar se voc quer usar as macros
s responder sim.
- Como fazer e verificar? No Google possvel achar tutoriais para este procedimento.
Normalmente o Excel, ao abrir a planilha, pergunta se voc quer usar macros s responder
sim.

Observao: Caso o Excel no seja habilitado corretamente planilha no funcionar


adequadamente.
2.2 FAA O DOWNLOAD DA PLANILHA
Atravs do e-mail de envio da planilha voc encontrara o link e os procedimentos para o download.
Salve o arquivo da planilha numa pasta conhecida no seu computador.
2.3 ABRA E ATIVE A PLANILHA
Abra a planilha, que voc salvou numa pasta conhecida no seu computador. A tela inicial o menu
principal da planilha. Nesta tela voc pode ativar a planilha e acessar as funes da planilha.
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Agora ative a planilha. Isto feito inserindo a chave de ativao de 15 letras, constante no e-mail
de envio da planilha, no local indicado na tela. (dica: voc pode utilizar o recurso copiar/colar do
Windows para inserir a chave no local indicado). Aps aperte a tecla <ENTER> do teclado.

IMPORTANTE: Guarde a chave de ativao, pois ser necessria em uma reinstalao da planilha.
DICA: faa um atalho na sua rea de trabalho do windows apontando para esta planilha salva!
Assim voc vai ter sempre certeza que vai abrir a planilha certa!

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3 CADASTRANDO OS FUNCIONRIOS

Selecione a funo [CADASTRO], na barra de navegao, para realizar o cadastro dos funcionrios
da empresa.

No quadro, insira as informaes solicitadas na sequencia abaixo. Cada linha corresponde a um


funcionrio. As clulas de cor branca so as que podem ser preenchidas.
IDENTIDADE (RG)
NOME: Nome do funcionrio.
SEXO: Sexo do funcionrio.
DATA DE NASCIMENTO
DATA DE ADMISSO: Data de inicio na empresa.
FUNO: Funo desempenhada na empresa.
SETOR: Setor ou rea da empresa em que trabalha.
DATA DE MUDANA DE FUNO: Em caso de mudana de funo dentro da empresa.
DATA DE RETORNO AO TRABALHO: Em caso de afastamento da empresa.
DATA DE DEMISSO: Data em que se desligou da empresa.
PERIDICO (PERODO): Perodo entre os exames peridicos conforme as normas
reguladoras pertinentes.

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4 CONTROLANDO E CADASTRANDO OS EXAMES MDICOS REALIZADOS

Selecione a funo [CONTROLE], na barra de navegao, para realizar o cadastro de um exame


mdico realizado.

No quadro, insira as informaes solicitadas, se for o caso, na sequencia abaixo. Cada linha
corresponde a um funcionrio. As clulas de cor branca so as que podem ser preenchidas.
EXAME MDICO - ADMISSIONAL: Data em que ocorreu.
EXAME MDICO - PERIDICO: Data em que ocorreu.
EXAME MDICO MUDANA DE FUNO: Data em que ocorreu.
EXAME MDICO RETORNO AO TRABALHO: Data em que ocorreu.
EXAME MDICO - DEMISSIONAL: Data em que ocorreu.
Atravs do cadastro dos funcionrios, seus respectivos exames e os prazos configurados
previamente. A planilha calcula o status de cada tipo de exame por funcionrio. O status pode ser:
OK O exame foi realizado dentro do prazo
A VENCER Faltam 30 (ou prazo configurado) para vencer o exame cadastrado.
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PENDENTE Exame no realizado.


OK-PRAZO O exame foi realizado fora do prazo.
VENCIDO O exame encontra-se vencido.
5 EMITINDO O ATESTADO PARA PREENCHIMENTO DO MDICO

Selecione a funo [ASO], na barra de navegao, para emitir atestado personalizado para
preenchimento do mdico.

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No campo EMPREGADO:, selecione o empregado a que se refere o exame mdico. Use os


recursos de impresso do seu Excel. A folha de ponto foi confeccionada para impresso em uma
folha de papel no formato A4.
6 CONTROLANDO E CADASTRANDO OS EXAMES COMPLEMENTARES

Selecione a funo [EXAMES], na barra de navegao, para realizar o cadastro de um exame


complementar realizado.

No quadro, insira as informaes solicitadas, se for o caso, na sequencia abaixo. Cada linha
corresponde a um funcionrio. As clulas de cor branca so as que podem ser preenchidas.
Atravs do cadastro dos funcionrios, seus respectivos exames e os prazos configurados
previamente. A planilha calcula o status de cada tipo de exame por funcionrio. O status pode ser:
Est dentro do prazo de validade cor verde
Est fora do prazo de validade (vencido) cor vermelha.

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7 CONFIGURANDO A PLANILHA

Selecione a funo [CONFIGURA], na barra de navegao, para configurar a planilha:

PERIODICIDADE DO EXAME MDICO: Permite mudar os prazos previamente cadastrados de


acordo com suas necessidades.
ALERTA DE PRAZO DO EXAME PERIDICO: Permite mudar os prazos previamente cadastrados,
do alerta de exame A VENCER, de acordo com suas necessidades.
CADASTRO DA EMPRESA: Cadastro da empresa para ser impresso no cabealho do atestado
mdico ocupacional.
LOGOTIPO: Cadastro do logotipo da empresa para ser impresso no cabealho do atestado mdico
ocupacional.
EXAMES COMPLEMENTARES: Permite cadastrar os exames e definir seus respectivos prazos de
validade.

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8 SISTEMA DE SEGURANA

A planilha conta com um sistema de segurana, atravs de cdigos de acesso, que so digitados
num teclado virtual. Neste teclado virtual possvel:
- Definir um cdigo para dar acesso a planilha
PROCEDIMENTO: click na tecla [T], [0] e [OK], aps digite o novo cdigo [XXXXXXXX] (no mximo
de 8 digitos) e [OK], aps digite novamente o novo cdigo [XXXXXXXX] e [OK]. Aps este
procedimento e ao salvar a planilha, voc s ter acesso planilha digitando este novo cdigo.
- Acessar a planilha quando protegida por cdigo de acesso
PROCEDIMENTO: digite o cdigo de acesso [ZZZZZZZZ] e [OK]. Aps este procedimento voc ter
acesso a planilha.
- Excluir o cdigo de acesso a planilha
PROCEDIMENTO: click na tecla [T], aps digite o cdigo de acesso [XXXXXXXX] e [OK], aps
digite [0] e [OK], aps digite novamente [0] e [OK]. Aps este procedimento e ao salvar a planilha,
no ser mais necessrio, ao abrir a planilha, digitar um cdigo para acessar a planilha.
- Trocar o cdigo de acesso a planilha
PROCEDIMENTO: click na tecla [T], aps digite o cdigo de acesso [XXXXXXXX] e [OK], aps
digite o novo cdigo [ZZZZZZZZ] e [OK], aps digite novamente o novo cdigo [ZZZZZZZZ] e [OK].
Aps este procedimento o cdigo de acesso trocado.
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- Acessar a aba secreta livre: digite o cdigo de acesso [ZZZZZZZZ] e [OK]. Aps este
procedimento voc ter acesso a aba secreta livre. A planilha enviada, o cdigo inicial de acesso
[115468]. Este cdigo pode e deve ser trocado. Veja como no prximo item.
- Trocar o cdigo de acesso a aba secreta livre da planilha: click na tecla [T], aps digite o
cdigo de acesso [XXXXXXXX] e [OK], aps digite o novo cdigo [ZZZZZZZZ] e [OK], aps digite
novamente o novo cdigo [ZZZZZZZZ] e [OK]. Aps este procedimento o cdigo de acesso a aba
secreta livre trocado.
OBSERVAES IMPORTANTES
- Ao realizar qualquer procedimento observe as orientaes no quadro amarelo, logo abaixo do
teclado numrico virtual.

- Guarde os cdigos de acesso utilizado na planilha! A perda do(s) cdigo(s) no coberta pela
garantia da planilha. A recuperao do(s) cdigo(s) implica na cobrana de uma hora tcnica.

- A tecla [C] cancela qualquer procedimento em andamento.

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