UNIVERSIDAD LATINOAMERICANA

MAESTRIA EN ADMINISTRACIN DE NEGOCIOS

MODULO 7: PM-571-677 - GESTIN DE PROYECTOS
FACILITADOR: Juan Llanes Machado

PROYECTO PROFESIONAL
SEGUNDO AVANCE

Ftima del Rosario Bazn Mota

U99223666

EL ALCANCE DEL PROYECTO, COMPONENTES Y FACTORES ASOCIADOS. UNA

REVISIN BIBLIOGRFICA.
Alcance.
De manera muy general con este trmino Burgaz denomina a una subdivisn de los
principales entregables que lo componen en elementos fcilmente administrables (Sols, et
al., 2013), lo cual coincide con la definicin del PMBOK: el trabajo y requerimientos a
satisfacer en el proyecto a fin de entregar los resultados planteados (PMI, 2004). Serer
(2010) por su parte hace una distincin entre el alcance de un proyecto nico y el de uno
continuo: en el primero, como el que se trabaja en los reportes de esta asignatura, al ser
el producto el objetivo final el alcance y los recursos navegan y toman la iniciativa sobre
una realidad que se va modificando.
El alcance deber describir claramente y de manera inequvoca todo lo que cae dentro del
proyecto incluyendo objetivos tcnicos, econmicos, de tiempo y calidad; los requisitos
tanto de la gestin como de los productos terminados; los lmites sealando de manera
concisa que queda incluido y que excluido; los resultados finales entregables; las
restricciones presupuestarias y temporales; y las hiptesis asociadas al alcance as como
el potencial impacto en caso de resultar estas falsas (Burgaz en Sols, et al., 2013).
Ciclo de vida del proyecto.
Se refiere a las etapas que conectan el inicio del proyecto con el fin del mismo. Aunque es
posible que una fase sea cerrada sin la decisin de arrancar otra, es decir que la
conclusin formal de una etapa no incluye la autorizacin expresa de la siguiente siempre
la transicin de una fase a otra implica y/o est definida por una transferencia tcnica
verificable en los entregables: estos deben estar completos y ser exactos para que sean
aprobados antes de dar inicio a la siguiente fase. El PMBOK reconoce una etapa inicial,
una o varias intermedias y una final caracterizada la primera por un nivel de costos y uso
de personal bajos, una alta incertidumbre y una gran influencia de los interesados,
factores que se revierten conforme avanza el proyecto, es decir en los siguientes fases
del ciclo de vida (PMI, 2004).
Serer (2010) identifica la primera etapa o fase inicial con la planeacin o
conceptualizacin, las fases intermedias con la ejecucin y/o materializacin y la etapa
final con la operacin o lo que denomina turnover. De manera ms completa Burgaz (en
Sols et al., 2013) relaciona la informacin sobre el alcance del proyecto que debe
concretarse en cada etapa del ciclo de vida del proyecto:
Fase inicial: objetivos generales, requisitos asociados, lmites, productos
entregables, criterios de aceptacin, hiptesis y asunciones, organizacin inicial,
primer desglose de tareas y estimacin de presupuesto y requisitos de gestin.
Fase intermedia: la descomposicin detallada de las tareas y su seguimiento y
control.
Fase final: medicin de los entregables y verificacin de los objetivos;
conclusiones y resultados.
Grupos de inters.
El proyecto responde a una necesidad u oportunidad a nivel de la organizacin completa
o una parte de ella o bien al sistema dentro del que la organizacin se desenvuelve.
Cuando se implementa un proyecto algunos actores se vern beneficiados del resultado
exitoso del mismo mientras que otros podran verse o sentirse perjudicados (PMI, 2004),
ambos constituyen grupos de inters a los que es trascendental identificar

adecuadamente ya que ellos participaran en la definicin de los requisitos; los criterios

para detectarlos son incluir a todos aquellos que pagan, especifican, desarrollan, prueban,
instalan, utilizan, sufren y mantienen el sistema (Burgaz en Sols, et al., 2013).
Los grupos de inters ms relevantes de acuerdo al PMBOK (PMI, 2004) son:
La organizacin: cuyos miembros participarn en el proyecto
El director: responsable del proyecto
El cliente o usuario: quienes harn uso del producto generado por el proyecto
El equipo del proyecto: que directamente colaborar en el mismo
El patrocinador: que entregar los recursos a emplear
Los grupos de influencia: que desde dentro o fuera de la organizacin tengan
algn grado de injerencia
Teniendo ya identificados a los interesados se elabora la matriz correspondiente
considerando de acuerdo a Siles y Mondelo ( 2015):
Nombre
Objetivos y resultados de su inters
Nivel de inters
Nivel de influencia
Impacto positivo por el resultado
Impacto negativo por el resultado
Estrategias para reducir el impacto negativo y/o incrementar el inters e impacto
positivo
Requisitos.
Conociendo los grupos de inters es posible recabar los requisitos que cada uno de ellos
genere. El primero de estos, denominado requisito original es la necesidad misma a cubrir
por la que se implementa el proyecto; los que provienen directamente de los grupos de
inters son llamados requisitos primarios y deben ser transformados en otro tipo de
requisitos: las especificaciones tcnicas y de gestin. El equipo del proyecto debe contar
con las aptitudes tcnicas que le permitan captar, entender, traducir, redactar y dar
seguimiento al cumplimiento de los requisitos (Burgaz en Sols, et al., 2013).
Las caractersticas ms importantes que debe cumplir cualquier requisito son enumerados
por Burgaz:
ser claros y afirmativos sin incluir excepciones
especificar una sola necesidad
tener una sola y nica interpretacin
ser comprobable su cumplimiento
responder a una necesidad y no en cmo ha de cumplirse
ser tcnicamente viables y alcanzables de acuerdo a un presupuesto
ser completos, con informacin correcta y sin omitir datos trascendentes
ser trazable en ambos sentidos: hacia la fuente que los origina y hacia los
elementos que lo implementan y verifican
ser coherentes con el resto de los requisitos
Descomposicin de tareas.
Se usa el trmino WBS (Work Breakdown Structure) o DET (Desglose Estructural de
Tareas) o EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) para referirse a una descomposicin

jerrquica que divida la actividades en elementos pequeos fciles de manejar hasta

llegar una definicin ms detallada en que cada elemento pueda programarse,
presupuestarse, supervisarse y controlarse (Burgaz en Sols, et al., 2013). Esta
herramienta en principio, forma parte del alcance del proyecto.
El DET es entonces la descomposicin del proyecto en entregables medibles y
cuantificables que debern resultar de una determinada actividad o tarea. El DET deber
incluir todos los componentes que se tengan que concretar para alcanzar el objetivo del
proyecto. Un adecuado desglose solo es posible con la participacin de todos los
miembros del equipo para asegurar se eviten omisiones; sirve adems para comunicar de
manera efectiva no solo a los miembros sino al resto de los grupos de inters.
Distintos productos entregables pueden tener diferentes niveles de descomposicin, para
algunos slo debe descomponerse hasta el nivel siguiente inferior, mientras que otros
requieren niveles mayores de desglose. A medida que el trabajo se descompone mejora
la capacidad de planificar, dirigir y controlar el trabajo, sin embargo la descomposicin
excesiva puede conducir a un esfuerzo de gestin no productivo, un uso ineficiente de los
recursos y una menor eficiencia en la realizacin del trabajo. Es trabajo del equipo del
proyecto encontrar el equilibrio entre niveles de planificacin demasiado o
insuficientemente detallados (PMI, 2004). Es importante que el DET contenga todo el
trabajo identificado para cumplir con el proyecto pero solo eso y nada ms que eso.
La metodologa a seguir implica identificar los productos entregables y el trabajo requerido
para logarlo, desglosar este en tareas estructuradas que vayan de niveles superiores a
inferiores verificando siempre si el desglose es necesario y suficiente. Cada tarea deber
evaluarse respecto a su mensurabilidad, temporalidad, capacidad de producir un
entregable, presupuesto de recursos y tiempo, duracin aceptable e independencia de
otras tareas (Burgaz en Sols, et al., 2013).
El DET no debe llevar secuencias ni tiempos estimados, ni verbos, acciones o tareas,
estos se van a desprender a partir del mismo DET que se compondr de sustantivos, es
decir los entregables que componen el proyecto.
Resumen.
La identificacin de los grupos de inters permite investigar de manera individual los
requisitos que cada uno genere a fin de evaluarlos y determinar si es conducente
incluirlos en la promulgacin del alcance del proyecto, la fase inicial del ciclo de vida del
proyecto. En la fase intermedia del mismo ciclo valindose la herramienta denominada
desglose estructural de tareas o del trabajo se determinaran entregables independientes
que respondan a cada uno de los requisitos alcanzables a travs de tareas especficas.
Por ltimo en la fase final del ciclo de vida del proyecto los productos entregables son
evaluados y se verifica el cumplimiento de los objetivos.