AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI

Adanya tekanan yang sangat kuat terhadap bisnis manufaktur saat ini, menuntut
perusahaan untuk lebih cerdas dalam menjalankan operasinya. Perubahan permintaan
pasar menuntut perusahaan untuk beroperasi lebih efisien, fleksibel, dan menempatkan
produk tepat waktu di pasar tanpa mengabaikan standar kualitas sesuai dengan spesifikasi
pelanggan. Pemahaman terhadap kondisi ini dan komitmen untuk memuaskan pelanggan,
mendorong perusahaan merancang proses produksi sedemikian rupa sehingga produk
yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan pelanggan dalam kualitas, kuantitas, dan
waktu yang tepat.
Industri sebagai suatu sistem, mengintegrasikan empat hal penting dalam
keunggulan bersaing perusahaan yang meliputi: riset pasar, desain produk, proses
produksi, dan pemasaran produk, seperti yang disajikan pada Roda Deming pada Gambar
7.1 di halaman berikut. Perbaikan kinerja bisnis modern mencakup keseluruhan system
industry mulai dari pemesanan material sampai dengan distribusi produk kepada
konsumen, pelayanan purnajual, dan desain ulang produk.
Berdasarkan hasil riset pasar, diperoleh informasi tentang keinginan konsumen
terhadap suatu produk. Dari informasi ini kemudian perusahaan merancang desain
produk yang sesuai dengan keinginan pasar. Sertiap desain produk menetapkan model
dan spesifikasi yang harus diikuti oleh bagian produksi sehingga produk yang dihasilkan
dapat memenuhi spesifikasi pelanggan. Di samping itu, proses produksi harus berjalan
secara efektif dan efisien untuk menghasilkan produk berkualitas dengan biaya serendah
mungkin.
Fungsi produksi dan operasi yang mentransformasikan input menjadi output
bertanggung jawab untuk mneghasilkan produk dalam kulaitas dan kuantitas yang telah
ditentukan, tepat waktu, secara efektif, dan efisien. Dalam aktivitasnya dimulai dari
perencenaaan sampai dengan pengendalian dan evaluasi, fungsi ini harus secara optimal
mengubungkan kebutuhan pelanggan dengan kemampuan internal yang dimiliki
perusahaan. Kebijakan produksi dan operasi, kapasitas produksi (sumber daya dan
fasilitas), jadwal produksi, inovasi, dan peningkatan berkelanjutan harus dikonsentrasikan
untuk memenuhi kepuasan pelanggan, agar perusahaan memiliki keunggulan dalam
intensitas persaingan yang sangat ketat ini.
Waktu adalah salah satu komponen dalam keunggulan bersaing. Ketepatan waktu
dalam menyediakan produk di pasar adalah kebutuhan utama strategi bersaing
perusahaan. Terlambat menyediakan produk di pasar sama artinya dengan tidak
menyediakan sama sekali karena perusahaan telah kehilangan kesempatan dari pelanggan

memilih produk sejenis yang banyak tersedia di pasar. Perusahaan tidak cukup hanya
mengandalkan loyalitas pelanggan yang setia menunggu sampai dengan produk yang
dihasilkan perusahaan tersedia di pasar. Tetapi, yang lebih penting menyediakan produk
tepat waktu di pasar adalah penghargaan kepada pelanggan atas loyalitasnya
menggunakan produk perusahaan dalam memenuhi kebutuhannya.
Gambar 7.1 Roda Deming

Tahap Kedua
Desain Produk

Keinginan Pasar

Tahap Pertama
Tahap Ketiga
Riset Pasar
Produksi

Efektif dan Efisien

Keinginan Pasar

Tahap Keempat
Pemasaran dan Pelayanan Purna Jual

Sumber: Production Planning and Inventory Control, Vincent Gasperzt, 2001

Kuantitas dan kualitas produk yang tepat berhubungan dengan kemampuan

perusahaan memahami kebutuhan konsumen dan cara mereka memenuhi kebutuhan
tersebut. Kualitas berhubungan dengan kemampuan produk memuaskan kebutuhan
penggunanya. Berbagai dimensi kualitas dikembangkan oleh para ahli, salah satu yang
mendapat perhatian adalah kesesuaian (conformance) antara manfaat yang diberikan
produk tersebut dengan harapan penggunanya.
Kemampuan menghasilkan produk dalam waktu, kuantitas, dan kualitas yang
tepat belumlah cukup untuk mendukung keunggulan bersaing perusahaan. Produk harus
dihasilkan melalui proses yang efisien dimana optimalisasi penggunaan sumber daya
menjadi pedoman dalam setiap proses transformasi. Menghasilkan produk dengan biaya
produksi yang rendah tanpa mengorbankan atribut kepuasan pelanggan, berarti
perusahaan telah bergerak menuju keunggulan bersaingnya. Dengan biaya produksi yag
rendah perusahaan dapat menawarkan produk tersebut kepada pelanggan dengan harga
lebih rendah relative daripada pesaing tanpa mengorbankan proporsi margin yang telah
direncanakan.
Untuk memastikan bahwa proses produksi dan operasi telah berjalan sesuai
dengan kebijakan dan strategi yang telah ditetapkan, membantu mengidentifikasi
kelemahan-kelemahan yang masih terjadi yang dapat menghambat tercapainya tujuan
fungsi ini dan mencari solusi perbaikannya, perusahaan melakukan audit atas fungsi
produksi dan operasi baik yang dilakukan secara adhoc maupun secara periodik.
PENGERTIAN AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI
Audit produksi dan operasi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap
keseluruhan fungsi produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsi ini telah
berjalan dengan memuaskan (ekonomis, efektif dan efisien). Audit ini dilakukan tidak
hanya terbatas pada unit produksi tetapi juga berperan melengkapi fungsi pengendalian
kualitas.
Alasan yang mendasari perlu dilakukannya audit antara lain :
Proses produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan.
Kekurangan/kelemahan yang terjadi harus ditemukan sehingga segera dapat
diperbaiki.
Konsistensi berjalannya proses harus diungkapkan.
Pendekatan proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.
Berjalannya tindakan korektif harus mendapat dorongan dan dukungan dari

berbagai pihak yang terkait.

PRINSIP-PRINSIP UMUM
Beberapa prinsip umum yang memberikan panduan terhadap pelaksanaan audit ini,
dapat dijadikan pedoman oleh auditor dalam menjalankan tugas profesionalnya. Prinsipprinsip tersebut antar lain:
Tujuan utama audit adalah untuk menenntukan apakah proses produksi dan
operasi produksi dan operasi yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan criteria
yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa produk yang dihasilakan
konsisten dengan standar kualitas yang telah ditetapkan serta mengidentifikasi
bagian yang memerlukan perbaikan.
Auditor harus secara objektif dan sistematis mengumpulkkan dan menganalisis
data yang cukup dan relevan sebagai dasar penilaian terhadap ketaatan perusahaan
dalam menerapkan criteria yang telah ditetapkan.
Auditor harus mengklasifikasi ketidaksesuaian yang terjadi antara aktivitas
produksi dan operasi dengan kebutuhan kriteria (standar) yang telah ditetapkan
dan membuat rekomendasi untu peningkatan. Di samping itu, auditor harus
mendiskusikan beberapa langkah perbaikan sebagai solusi atas kekurangan yang
masih terjadi dan merupakan tanggung jawab perusahaan untuk menentukan
langkah yang paling tepat untuk memperbaiki ketidaksesuaian tersebut.
TUJUAN AUDIT
Tujuan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan audit ini adalah untuk mengetahui:
Apakah produk yang dihasilkan telah mencerminkan kebutuhan pelanggan (pasar)
Apakah strategi serta rencana produksi dan operasi sudah cermat menghubungkan
antara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan denga ketersediaan sumber daya
serta fasilitas yang dimiliki perusahaan.
Apakah strategi, rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan
kelemahan-kelemahan internal, ancaman lingkungan eksternal serta peluang yang
dimiliki perusahaan.
Apakah proses transformmasi telah berjalan secara efektif dan efisien
Apakah penempatan fasilitas produksi dan operasi telah mendukung berjalannya
proses secara ekonomis, efektif dan efisien.
Apakah pemeliharaan dan perbaikan fasilitas produksi dan operasi telah brjalan
sesuai jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihailkannya produk yang
sesuai dengan kuantitas, kualitas, da waktu yang telah ditetapkan.

Apakah setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dn operasi telah
melaksanakan aktivitas dengan ketentuan serta aturan yang telah ditetapkan
persahaan.

MANFAAT AUDIT
Audit fungsi produksi dan operasi dapat membantu manajemen dalam menilai
bagaimana fungsi ini berjalan dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan secara
keseluruhan. Secara rinci audit ini dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
Dapat memberikan gambaran kepada pihak yang berrkepentingan tentang
ketaatan dan kemampuan fungsi dan produksi dan operasi dalam menerapkan
kekbijakan serta strategi yang telah ditetapkan.
Dapat memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksi dan
operasi yang telah dilakukan peruahaan serta hambatan-hambatan yang dihadapi.
Dapat menentukan area permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapai
tujuan produksidan operasi serta tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Dapat menilai kekuatan dan kelemahan strategi produksi dan operasi serta
kebutuhan perbaikannya dalam meningkatkan kontribusi fungsi ini terhadap
penncapaian tujuan perusahaan.

TAHAP-TAHAP AUDIT
Tahap-tahap audit produksi d operasi meliputi:
Audit pendahuluan
Review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen
Audit lanjutan.
Pelaporan
Tindak lanjut.
Audit Pendahuluan
Audit pendahuluan diawali dengan perkenalan antara pihak auditor dengan organisasi
auditee. Untuk mengonfirmasi scope audit, mendiskusikan rencana audit dan penggalian
informasi umum tentang organisasi auditee, objek yang akan diaudit, mengenal lebih
lanjut kondisi perusahaan dan prosedur yang diterapkan pada proses produksi dan
operasi.

Pada tahap ini auditor melakukan overview terhadap perusahaan secara umum, produk
yang dihasilkan, proses produksi yang melakukan peninjauan terhadap pabrik(fasilitas
produksi), layout pabrik, sistem komputer yang digunakan dan berbagai sumber daya
penunjang keberhasilan fungsi ini dalam mencapai tujuannya.
Setelah melakukan tahapan audit ini, auditor dapat memperkirakan (menduga) kelemahan
kelemahan yang mungkin terjadi pada fungsi produksi dan operasi perusahaan auditee.
Hasil pengamatan pada tahapan audit ini dirumuskan ke dalam bentuk tujuan audit
sementara (tentative audit objective) yang akan dibahas lebih lanjut pada proses audit
berikutnya.
Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen
Pada tahap ini auditor melakukan review dan pengujian terhadap beberapa perubahan
yang terjadi pada struktur perusahaan, sistem manajemen kualitas, perusahaan, sejak hasil
audit terakhir. Berdasarkan data yang diperoleh pada audit pendahuluan, auditor
melakukan penilaian terhadap tujuan utama produksi dan operasi serta variabel-variabel
yang mempengaruhinya. Variabel-variabel ini meliputi berbagai kebijakan dan peraturan
yang telah ditetapkan untuk setiap program/aktivitas, praktik yang sehat, dokumentasi
yang memadai dan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan dalam menunjang usaha
pencapaian tujuan tersebut.
Disamping itu, pada tahap ini auditor juga mengidentifikasikan dan mengklasifikasikan
penyimpangan dan gangguan-gangguan yang mungkin terjadi yang mengakibatkan
terhambatnya pencapaian tujuan produksi. Review terhadap hasil audit terdahulu juga
dilakukan untuk menentukan berbagai tindakan korektif yang harus diambil.
Berdasarkan review dan pengujian yang dilakukan pada tahap ini, auditor mendapatkan
keyakinan tentang dapat diperolehnya data yang cukup dan kompeten serta tidak
terhambatnya akses untuk melakukan pengamatan yang lebih dalam terhadap tujuan audit
sementara yang telah ditetapkan pada tahapan audit sebelumnya. Dengan
menghubungkan permasalahan yang dirumuskan dalam bentuk tujuan audit sementara
dan ketersediaan data serta akses untuk mendapatkannya, auditor dapat menetapkan
tujuan audit yang sesungguhnya yang akan dialami pada audit lanjutan.
Audit Lanjutan (Terinci)
Pada tahap ini auditor melakukan audit yang lebih dalam dan pengembangan temuan
terhadap fasilitas, prosedur, catatan-catatan (dokumen) yang berkaitan dengan produksi

dan operasi. Konfirmasi kepada pihak perusahaan selama audit dilakukan untuk
mendapatkan penjelasan dari pejabat yang berwenang tentang adanya hal-hal yang
merupakan kelemahan yang ditemukan auditor. Di samping itu, analisis terhadap
hubungan kapabilitas potensial yang dimiliki dan utilisasi kapabilitas tersebut di dalam
perusahaan sangat penting dalam proses audit.
Untuk mendapatkan informasi yang lengkap, relevan dan dapat dipercaya, auditor
menggunakan daftar pertanyaan (audit checklist) yang ditujukan kepada berbagai pihak
yang berwenang dan berkompeten berkaitan dengan masalah yang diaudit. Dalam
wawancara yang dilakukan, auditor harus menyoroti keseluruhan dari ketidaksesuaian
yang ditemukan dan menilai tindakan-tindakan korektif yang telah dilakukan.
Pelaporan
Hasil dari keseluruhan tahapan audit sebelumnya yang telah diringkaskan dalam kertas
kerja audit (KKA), merupakan dasar dalam membuat kesimpulan audit dan rumusan
rekomendasi yang akan diberikan auditor sebagai alternatif solusi atas kekurangankekurangan yang masih ditemukan. Pelaporan menyangkut penyajian hasil audit kepada
pihak-pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit tersebut. Laporan audit disajikan
dengan format sebagai berikut:

Informasi Latar Belakang

Menyajikan gambaran umum fungsi produksi dan operasi dari perusahaan yang
diaudit, tujuan dan strategi pencapaiannya serta ketersediaan sumber daya yang
mendukung keberhasilan implementasi strategi tersebut.

Kesimpulan Audit dan Ringkasan Temuan Audit

Menyajikan kesimpulan atas hasil audit yang telah dilakukan auditor dan
ringkasan audit sebagai pendukung kesimpulan yang dibuat.

Rumusan Rekomendasi
Menyajikan rekomendasi yang diajukan auditor sebagai alternatif solusi atas
kekurangan-kekurangan yang masih terjadi. Rekomendasi harus didukung hasil
analisis dan menjelaskan manfaat yang diperoleh jika rekomendasi ini
diterapkan serta dampak negatif yang mungkin terjadi di masa depan jika
rekomendasi ini tidak diterapkan.

Ruang Lingkup Audit

Ruang lingkup audit menjelaskan tentang cakupan (luas) audit yang dilakukan,
sesuai dengan penugasan yang diterima (disepakati) dengan pemberi tugas audit.

Tindak Lanjut
Rekomendasi yang disajikan auditor dalam laporannya merupakan alternatif perbaikan
yang ditawarkan untuk meningkatkan berbagai kelemahan (kekurangan) yang masih
terjadi pada perusahaan. Tindak lanjut (perbaikan) yang dilakukan merupakan bentuk
komitmen manajemen untuk menjadikan organisasinya menjadi lebih baik dari yang
sebelumnya. Dalam rangka perbaikan ini auditor mendampingi manajemen dalam
merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan program-program perbaikan yang
dilakukan agar dapat mencapai tujuannya secara efeektif dan efisien.
RUANG LINGKUP AUDIT
Ruang lingkup audit produksi dan operasi meliputi keseluruhan dari program/aktivitas
yang dikelola pada fungsi ini, yang merupakan bagian dari wewenang dan tanggung
jawab untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Secara keseluruhan ruang
lingkup audit produksi dan operasi meliputi:

Rencana produksi dan operasi

Produktivitas dan peningkatan nilai tambah

Pengendalian produksi dan operasi

Rencana Produksi dan Operasi

Rencana produksi dan operasi mengakomodasi rencana fungsi-fungsi bisnis lain, yang
merupakan penjabaran dari rencana pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Rencana ini mengubungkan kebutuhan pasar atas produk yang dipersayaratkan, aktivitas
pengembangan dan rekayasa, kapasitas produksi, rencana persediaan, keuangan,
ketersediaan SDM, bahan baku, dan tingkat imbal hasil investasi yang dipersyaratkan
investor.
Melalui hasil survei pasar dan umpan balik yang diterima dari pelanggan, dapat
diidentifikasi peluang-peluang yang mungkin untuk dikembangkan, yang merupakan
selisih (kesenjangan) antara kebutuhan pasar dengan kemampuan industri untuk

memenuhinya. Menghubungkan peluang-peluang ini dengan kondisi internal perusahaan,

rencana induk produksi dan operasi mencerminkan berbagai usaha yang akan dilakukan
untuk memuaskan kebutuhan pasar dengan mengoptimalkan penggunaan sumber
dayanya. Rencana ini akan menjadi pedoman produksi dan operasi dalam periode
tertentu.
Kondisi internal mencerminkan kekuatan dan kelemahan yang terjadi pada perusahaan,
yang akan memengaruhi strategi dalam mengelola peluang-peluang dan pencapaian
tujuan perusahaan. Rencana induk harus mencerminkan optimalisasi penggunaan sumber
daya perusahaan dan mencegah semaksimal mungkin terjadinya kapasitas menganggur.
Oleh karena itu, penyusunan rencana induk harus didasarkan pada ketersediaan kapasitas
dan rencana penggunaanya, peluang dan ancaman yang dihadapi dan usaha-usaha untuk
melakukan perbaikan berkelanjutan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Suatu
rencana induk memuat tentang:

Jadwal induk produksi

Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi

Tingkat persediaan

Perencanaan keseimbangan lintas produksi

Jadwal Induk Produksi

Jadwal produksi utama membuat spesifikasi tentang apa yang akan dibuat dan kapan
akan di buat, sesuai dengan rencana produksi. Jadwal produksi ini mendiskripsikan
berapa jumlah produksi yang harus dilakukan untuk setiap kelompok barang, kapan
produk tersebut harus sudah siap untuk diserahkan kepada konsumen, sumber daya apa
saja yang harus tersedia untuk menghasilkan produk sesuai dengan rencana operasi
perusahaan dalam memenuhi spesifikasi pelanggan.
Penilaian atas Penggunaan Kapasitas Produksi
Pertimbangan kebutuhan kapasitas berpengaruh secara mendasar terhadap jadwal
produksi utama. Perusahaan harus memiliki dasar dan metode yang tepat dalam
meramalkan kebutuhan kapasitasnya di masa depan. Pertimbangan kapasitas ini harus
mendasari terjadinya praktik optimalisasi terhadap penggunaan kapasitas produksi.
Rencana induk produksi harus meminimalkan terjadinya kapasitas menganggur, untuk
menjadikan operasi berjalan secara efektif dan efisien.

Tingkat Persediaan
Secara umum persediaan pada industri manufaktur terdiri atas persediaan bahan baku,
barang dalam proses, barang jadi, dan persediaan perlengkapan (supplies). Untuk apa dan
berapa besaran persediaan dibentuk, harus secara tegas terdiskripsikan dalam kebijakan
persediaan perusahaan. Kebijakan tentang persediaan bahan baku harus memerhatikan
hubungan permintaan atas persediaan tersebut. Menghubungkan rantai nilai eksternal
(pemasok dan pelanggan) dengan rantai nilai internal (proses dan kerja sama antarfungsi
di dalam perusahaan), menjadikan proses produksi berjalan sangat efektif dan efisien.
Proses produksi yang berjalan yang tepat dapat meminimalkan berbagai pemborosan
karena pemeliharaan fasilitas produksi dilakukan dengan jadwal yang ketat dan bahan
yang diolah sesuai dengan spesifikasi mesin dan standar kualitas produk yang telah
ditetapkan.
Perencanaan Keseimbangan Lintas Produksi
Keseimbangan lintas produksi atau disebut juga keseimbangan lini produksi bertujuan
untuk memperoleh suatu arus produksi yang lancar guna memperoleh optimilisasi
penggunaan fasilitas, tenaga kerja, dan peralatan yang tinggi melalui penyeimbangan
waktu kerja antarstasiun kerja. Secara teknis dalam menyusun keseimbangan lini ini,
terdapat 2 faktor, yaitu : i) jumlah waktu seluruh tugas dan ii) waktu elemen tugas
terpanjang, agar waktu siklus yang minimum diketahui. Metode ini mengelompokan
penugasan dalam mencapai keseimbangan lintas produksi yang optimal dengan prosedur
sebagai berikut :

Menetapkan tugas yang dapat dipilih sebagai tugas awal

Menetapkan tugas yang cocok dengan waktu yang tersedia

Menetapkan penugasan pada suatu stasiun kerja sampai maksimal

Melanjutkan ke stasiun kerja berikutnya dengan mengulangi prosedur di atas

sampai semua penugasan selesai

Tabel 7.1 Kriteria dan pengukuran variabel rencana induk dan operasi
No.

Variabel

Jadwal
Induk

Kriteria

Pengukuran

Tepat kuantitas

Rasio hasil produksi dengan

kebutuhan

Produksi

Tepat Mutu (kualitas)

Standar kualitas

Tepat waktu

Jadwal pelepasan barang ke

pasar

Optimalisasi
Penggunaan Sumber
Daya
Kapasitas penuh

Rasio
rencana
produksi
dengan kapasitas produksi

Maksimum utilisasi

Rasio penggunaan kapasitas

dengan kapasitas tersedia
Rasio jumlah persediaan
akhir dengan hasil produksi

Tingkat Persediaan

Persediaan minimum (zero)

Keseimbangan
Lintas Produksi

Tidak ada kemacetan proses Rencana

operasi
dan
produksi
pemeliharaan mesin produksi
Keseimbangan
operator
dengan
produksi

beban
mesin Rasio operator dengan mesin
produksi

PRODUKTIVITAS DAN PENINGKATAN NILAI TAMBAH

Transformasi yang mengubah input menjadi output selalu diikuti dengan peningkatan
nilai tambah. Nilai tambah meliputi seluruh usaha dalam meningkatkan manfaat yang
diperoleh baik oleh perusahaan maupun pelanggan. Penerapan tekhnologi mutakir,
metode produksi inovatif dapat meningkatkan efisiensi proses. Peningkatan daya guna
produk dapat memberikan manfaat yang lebih besar kepada pelanggan yang
menggunakan produk tersebut. Faktor terpenting dalam usaha peningkatan nilai tambah
adalah adanya komitmen untuk beroperasi secara efisien pada semua tingkatan dalam
perusahaan. Komitmen ini akan menyatukan usaha dari berbagai komponen dalam
perusahaan untuk hanya melibatkan aktivitas bernilai tambah dalam operasinya. Dengan
demikian aktivitas-aktivitas tidak bernilai tambah (nonvalue added activity) harus
dieliminasi semaksimal mungkin. Pada kondisi ini, seluruh sumber daya (kapasitas) yang
digunakan, memberikan nilai tambah kepada perusahaan dan pelanggan, yang berarti
operasional perusahaan telah secara maksimal mampu menekan berbagai pemborosan
yang terjadi.
Lean production, suatu metode produksi ramping, yang dikembangkan oleh produsen
yang menggunakan focus berulang dalam rancangan prosesnya mampu secara signifikan
member keuntungan bagi perusahaan yang menerapkannya. Metode produksi ini

menekankan kesempurnaan proses yang berjalan dengan mengeliminasi celah-celah

kesalahan yang masih terbuka. Untuk menunjang kesuksesannya, metode ini
mensyaratkan adanya proses belajar, kreativitas, kerja kelompok yang penuh kemampuan
semua pihak.
Keuntungan lean production, didukung oleh kebijakan dan praktik produksi yang secara
maksimal mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan untuk meningkatkan
keunggulan bersaingnya, kebijakan dan praktik tersebut meliputi:

Penghapusan persediaan (zero inventory)

Tingkat cacat nol (zero defect)

Meminimalkan kebutuhan tempat (areal)

Kemitraan dengan pemasok

Tanggung jawab pemasok

Meminimalkan aktivitas yang tidak menambah nilai

Pengembangan angkatan kerja

Menciptakan tantangan dalam bekerja

Penghapusan Persediaan
Produsen dengan lean production memfokuskan produksi dan operasinya pada
penurunan (penghapusan) persediaan. Metode ini menggunakan Just In Time dalam
menurunkan waktu pemrosesan dan biaya, dalam meningkatkan efisiensi proses
operasinya.
Zero Defect
Metode produksi ini membangun suatu sistem produksi dan operasi yang dapat
membantu karyawan memproduksi unit yang sempurna untuk setiap kalinya. Persiapan
proses produksi dilakukan dengan lebih matang untuk mencegah terjadinya kegagalan
dalam menghasilkan prosuk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.
Meminimalkan Kebutuhan Tempat (Areal)
Upaya meminimalkan jarak tempuh unit produk dapat mengurangi kebutuhan tempat

(areal) dalam proses produksi. Penataan fasilitas produksi yang terintegrasi dengan
gudang penyimpanan bahan baku dan/atau produk jadi, dapat menghemat kebutuhan
tempat tanpa mengganggu jalannya proses produksi.
Kemitraan dengan Pemasok
Melibatkan pemasok kedalam rencana keberkasilan perusahaan merupakan model yang
banyak dikembangkan dalam praktik produksi modern saat ini. Dengan membangun
hubungan yang erat (kemitraan) dengan pemasok dan menjelaskan rencana dan standar
kebutuhan, dan bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan perusahaan terhadap
pasokan bahan baku baik dalam kualitas, kuantitas, dan waktu pasokan tersebut
dibutuhkan harus sudah tersedia di perusahaan.
Meminimalkan Aktivitas yang Tidak Menambah Nilai
Melalui suatu analisis aktivitas dan komitmen untuk melakukan perbaikan secara terusmenerus, perusahaan yang menerapkan metode ini, meminimalkan aktivitas-aktivitas
yang tidak berguna (tidak menambah nilai) baik bagi pelanggan maupun bagi perusahaan.
Pengembangan Angkatan Kerja
Dengan secara terus-menerus memperbaiki desain pekerjaan, pelatihan, partisipasi,
komitmen karyawan dan pemberdayaan kelompok-kelompok kerja, metode ini secara
konsisten mengembangkan angkatan kerja.
Menciptakan Tantangan dalam Bekerja
Pemberdayaan dan pelibatan karyawan dalam keberhasilan perusahaan dapat
menimbulkan tantangan tersendiri pada karyawan dan mendorong mereka untuk
bertanggung jawab dan berprestasi.
Selanjutnya lean production, mengidentifikasi tujuh sumber pemborosan yang
mengakibatkan operasi perusahaan tidak efisien, meliputi:

Produksi yang lebih besar dari kebutuhan (penumpukan persediaan)

Waktu tunggu dan/atau waktu menganggur

Penanganan material yang terlalu sering

Persediaan (bahan baku dan/atau barang jadi)

Pergerakan peralatan dan operatornya yang tidak menambah nilai bagi produk

Proses produksi yang tidak penting (tidak dibutuhkan)

Pengolahan kembali produk cacat

Perusahaan yang mengoperasikan bisnisnya dengan komitmen peningkatan nilai tambah

akan selalu berinovasi dan mengembangkan metode operasi yang semaksimal mungkin
mengeliminasi aktivitas tidak bernilai tambah. Rasio input terhadap output berada pada
tingkat produktivitas yang maksimal. Tabel 7.3 menyajikan program audit terhadap
produktivitas dan peningkatan nilai tambah yang dilakukan perusahaan.
Tabel 7.3 Program Audit Produktivitas dan Nilai Tambah
Nama Perusahaan

Periode Audit

Program yang Diaudit : Produktivitas dan

Nilai Tambah
Nomor
Kuesioner dan Langkah Kerja
Qs
Lk
1.
Apakah perusahaan memiliki ukuran
produktivitas standar yang bisa
digunakan sebagai pedoman oleh
karyawan dalam beraktivitas?
Jika Ya:
Periksalah
ukuran
produktivitas
tersebut dan hubungkan dengan
rencana kinerja perusahaan.
Jika Tidak:
Telusurilah bagaimana perusahaan
memacu produktivitas karyawannya.
2.

Apakah perusahaan memiliki standar

pencapaian hasil minimal yang harus
dicapai setiap karyawan?
Jika Ya:
Periksa standar minimal tersebut,
apakah realistis dihubungkan dengan
keberadaan karyawan dan kebutuhan
kinerja perusahaan.
Jika Tidak:
Telusuri
dasar
penilaian
yang
digunakan
untuk
menilai
produktivitas karyawan

Apakah

perusahaan

memberikan

Jawaban
Ya
Tidak

No. KKA:

Komentar

penghargaan kepada karyawan yang

memiliki produktivitas lebih tinggi
dari yang ditetapka perusahaan?
Jika Ya:
Nilai efektivitas dari penghargaan
tersebut
dalam
mendorong
peningkatan produktivitas karyawan.
Nomor
Qs
Lk

Kuesioner dan Langkah Kerja

Jika Tidak :
Telusuri apa yang dapat mendorong
karyawan
untuk
mencapai
produktivitas yang lebih tinggi.

4.

Apakah
perusahaan
memberikan
tanggung jawab yang cukup besar
kepada
karyawannya
untuk
merencanakan, melaksanakan, dan
mengendalikan aktivitasnya sendiri?
Jika Ya:
Periksalah bagaimana perusahaan
mengendalikan
dan
menilai
pelaksanaan
tanggung
ajwab
tersebut.
Jika Tidak:
Telusurilah bagaimana perusahaan
memberdayakan karyawannya.

Apakah
perusahaan
melakukan
evaluasi harian terhadap kinerja
individu/kelompok karyawannya?
Jika Ya:
Periksalah standar evaluasi yang
digunakan
dan
apakah
hasil
evaluasinya
disampaikan
kepada
karyawan yang dinilai..
Jika Tidak:
Telusurilah bagaimana
mengendalikan
karyawannya.

6.

perusahaan
pekerjaan

Apakah perusahaan memiliki criteria

yang terdokumenatsi tentan aktivitasaktivitas yang bernilai tambah dan
tidak bernilai tambah?
Jika Ya:
Periksalah

keakuratan

Jawaban
Ya
Tidak

Komentar

pengelompokan aktivitas tersebut

dan ketaatan penerapannya.
Jika Tidak:
Telusurilah bagaimana perusahaan
menilai bahwa suatu aktivitas adalah
bernilai tambah/tidak, baik bagi
pelanggan maupun bagi perusahaan.
7.

Apakah
criteria
ini
telah
disosialisasikan dan dipahami dengan
baik oleh seluruh karyawan?
Jika Ya:
Periksalah
kemampuan
karyawan
dalam memenuhi criteria tersebut
dalam setiap aktivitasnya

Nomor
Qs
Lk

Kuesioner dan Langkah Kerja

Jika Tidak:
Periksalah standar yang digunakan
perusahaan sebagi pedoman dalam
beraktivitas.

8.

Apakah di dalam proses produksi

dan
operasi
sering
terjadi
pengerjaan
ulang,
pemborosan
bahan dan kegagalan produk dalam
memenuhi spesifikasinya?
Jika Ya:
Ikuti pengendalian proses produksi
dan operasi dalam perusahaan
tersebut.
Jika Tidak:
Periksa
program
kualitas
yang
perusahaan.

9.

peningkatan
dilakukan

Apakah
perusahaan
memiliki
laporan
terdokumentasi
yang
akurat tentang aktivitas-aktivitas
tidak
bernilai
tambah
dalam
operasinya.
Jika Ya:
Periksa laporan tersebut dan nilai
pada
bagian
mana
aktivitas
tersebut paling sering terjadi.

Jawaban
Ya
Tidak

Komentar

Jika Tidak :
Telusuri bagaimana perusahaan
mengendalikan berbagai aktivitas
tidak bernilai tambah.
10.

Apakah
perusahaan
mengukur
biaya tidak bernilai tambah atas
aktivitas tidak bernilai tambah
yang terjadi.
Jika Ya:
Periksa biaya yang paling sering
terjadi dan hubungkan total biaya
tidak bernilai tambah tersebut
dengan
total
harga
pokok
penjualan, biaya administrasi dan
umum, serta biaya pemasarannya,
lalu hitung presentasenya.
Jika Tidak :
Telusuri bagaimana perusahaan
memperlakukan
dan
mengendalikan biaya-biaya tidak
bernilai tambah.

Diaudit oleh:
(
)
Tanggal :
.

Jumlah Jawaban
Ya
Tidak

Catatan:

Direview oleh:
(
.)
Tanggal :
.

PENGENDALIAN PRODUKSI DAN OPERASI

Pengendalian produksi dan operasi menyangkut pengamatan atas hubungan antara proses
yang berjalan dengan standar (kriteria) operasi yang telah ditetapkan. Pengamatan ini
bertujuan untuk memandu proses agar tidak keluar dari standar operasi pencapaian tujuan
perusahaan, agar keseimbangan antara sumber-sumber daya yang tersedia dengan
permintaan total dapat dipertahankan. Dalam praktik manajemen modern seluruh lapisan
manajemen dan karyawan bertanggung jawab secara proporsional terhadap berjalannya
operasi secara efektif dan efisien serta dihasilkannya produk yang memenuhi standar
kualitas, kuantitas, ketepatan waktu dan dengan pengorbanan yang minimal. Tabel 7.4
dihalaman berikut menyajikan berbagai tanggung jawab, criteria dan pengukurannya
dalam sistem pengukuran kinerja manufaktur.
Tabel 7.4 Sistem Pengukuran Kinerja Manufaktur

Area Fungsional
Rencana Bisnis
Rencana Penjualan
Rencana Kapasitas

Tanggung Jawab

Pengukuran
Kinerja

Kriteria

Perencanaan Manajemen Puncak

Manajer Umum
Imbal
hasil
Investasi (ROI)
Manajer Material
Kinerja Penjualan
Manajer
Manufaktur
Kinerja Produksi

Jadwal Induk

Perencanaan Manajemen Operasi

Manajer Material
Kinerja MPS

Rencana Material

Manajer Material

Rencana Kapasitas

Bill Of Material
Pengendalian
Pasar
Routing

Pembelian
Pengendalian
Shop Floor

Manajer
Manufaktur

Manajer
Engineering

Keandalah
pesanan
dihasilkan

yg

Kinerja Kapasitas

Database
Keakuratan BOM

Manajer material

Keakuratan
Persediaan

Manajer
manufaktur

Keakuratan
routing

Pelaksanaan Manajemen Operasi

Manajer
Jadwal Kinerja
Pembelian
Jadwal Kinerja
Manajer
Manufaktur
Jadwal Kinerja

Kinerja Pengiriman
Manajer Umum

ROI Aktual
ROI
yang
terencana
Unit yang terjual
Unit
yang
terencana
Produksi Aktual
Produksi
Terencana
MPS actual
MPS terencana
Pesanan
yang
dihasilkan
Total
pesanan
yang dihasilkan
Jam
kapasitas
produksi
Jam
kapasitas
yang diperlukan
Bagian
dari
persetujuan
Total
Jumlah
bagian
Jumlah
bagian
yang tepat
Jumlah
bagian
yang terhitung
Operasi
yang
disetujui
Jumlah operasi
Bagian
yang
dikirim
Bagian dari Jadwal
Bagian
yang
lengkap
Bagian dari Jadwal
Unit yang terkirim
Unit
yang
dijanjikan

Tujuan utama dari pengendalian produksi dan operasi meliputi tiga hal penting dalam
keunggulan bersaing perusahaan, meliputi: (i) maksimumkan tingkat pelayanan
pelanggan, (ii) minimumkan investasi pada persediaan, dan (iii) efisiensi operasi.

Maksimumkan Tingkat Pelayanan

Pengendalian harus menjamin bahwa pelayanan telah diberikan secara tepat. Beberapa
elemen yang harus mendapat perhatian khusus adalah: kualitas produk, ketersediaan
produk (jika diinginkan), harga yang kompetitif, penyediaan untuk stok pengaman dan
penyerahan yang tepat waktu. Proses harus memahami bahwa pelanggan yang harus
dilayani dengan tepat bukan saja pelanggan eksternal tetapi tidak kalah pentingnya adalah
pelanggan internal.
Minimunmkan Investasi pada Persediaan
Pengendalian harus mampu memandu seluruh aktivitas (utama dan pendukung)
manufaktur ke dalam suatu proses yang terintegrasi, sehingga proses berjalan sesuai
dengan rencana dan jadwal yang telah ditentukan. Aktivitas pemesanan dan penerimaan
bahan harus terintegrasi dengan jadwal produkasi demikian juga jadwal produksi harus
terintegrasi dengan jadwal penyerahan kepada pelanggan. Semua hubungan ini harus
berjalan seperti halnya hubungan pelanggan pemasok, dimana setiap pemasok harus
memuaskan pelanggannya. Pengendalian yang baik akan mencapai arus produksi yang
mulus (smooth production flow) dengan persediaan yang minimum dan waktu tunggu
yang pendek
Efisiensi produksi dan operasi
Untuk memperoleh harga yang kompetitif, pengendalian harus meminimumkan biayabiaya yang terjadi dalam produksi dan operasi. Efisiensi produksi dan operasi adalah
sesuatu yang mutlak dan harus menjadi budaya kerja pada setiap bagian yang terlibat
dalam proses produksi dan operasi. Dalam hal ini pengendalian harus semaksimal
mungkin mampu menekan pemborosan (aktivitas tidak bernilai tambah) yang terjadi.
Perhatian khusus harus diberikan terhadap supervise pabrik dan tenaga kerja tidak
langsung, dukungan dan keterlibatan pekerja, kesiapan mesin dan peralatan, fasilitasb
pendukungyang efektif dan berbagai hal lain yang berpengaruh baik langsung maupun
tidak langsung.
Pengendalian produksi dan operasi meliputi pengendalian terhadap keseluruhan
komponen dan tahapan dalam proses produksi mulai dari penanganan bahan baku sampai
dengan penanganan penyerahan produk jadi ke gudang. Secara rinci pengendalian
tersebut meliputi hal-hal berikut:

Pengendalian Bahan Baku

Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi

Pengendalian transformasi

Pengendalian kualitas