Matriz das comunicaes

Capa

Matriz das comunicaes

1
2
3

325432673.xlsx
PMO Escritrio de Projetos

Instrues
Informaes
Parmetros

Instrues sobre como preencher a matriz das comunica

Dados sobre todas as informaes a serem disponibilizad

Parmetros usados nas abas da planilha.

Pgina 1 de 18
http://escritoriodeprojetos.com.br

Matriz das comunicaes

Capa

Nome do Projeto

municaes (Passo a Passo)

ibilizadas em seu projeto

325432673.xlsx
PMO Escritrio de Projetos

Pgina 2 de 18
http://escritoriodeprojetos.com.br

Matriz das comunicaes

Instrucoes

Instrues
Ref. Passos
1 Verifique as informaes (linhas) a serem adicionadas, excludas e adaptadas
1.1
Excluir as informaes que no sero usadas no seu projeto
1.2
Incluir as informaes adicionais que sero usadas no seu projeto
1.3
(Alterar) Adaptar as informaes conforme as caractersticas do seu projeto
Avalie as colunas necessrias para o seu projeto excluindo e incluindo as colunas
2 conforme sua necessidade
2.1
Verifique a aba Param as colunas que podem ser adicionadas e suas descries

Aba
Informacoes
Informacoes
Informacoes
Informacoes

2.2
2.3

Informacoes
Informacoes

Excluir as colunas desnecessrias para seu projeto

Incluir as colunas adicionais necessrias para seu projeto

Comentrios

Informacoes
Parametros

Importante
As informaes a serem disponibilizadas devem ser adaptadas conforme a
necessidade do seu projeto.
As informaes j preenchidas tem como base a metodologia PMO.
Caso voc queira usar todas as entradas e sadas do Guia PMBOK Quinta Edio, vide
referncias abaixo da planilha para atualizar a aba das informaes.

Referncias
Planejar o gerenciamento das comunicaes
Exemplos de Projetos:
Plano de gerenciamento das comunicacoesvExemplo.docx
Matriz das Comunicacoes versao Desenvolvimento de Sistemas.xlsx
Registro das partes interessadas vExemplo-Plano de Comunicacao.xlsx
Templates/Modelos:
Plano de gerenciamento das comunicacoes.docx
Matriz das Comunicacoes versao 5W2H.xlsx
Registro das partes interessadas versao Plano de Comunicacao.xlsx

325432673.xlsx
PMO Escritrio de Projetos

Pgina 3 de 18
http://escritoriodeprojetos.com.br

Matriz das comunicaes

Informacoes

RACI
Who? (C) Quem
deve ser
consultado

Who? (I)
Quem deve ser
informado

Autorizar formalmente incio do Solicitante/Gere Patrocinador/Clie Cliente e

projeto. Termo de notificao de nte de Projeto
nte/Gerentes
principais partes
conhecimento de projeto p/
Funcionais com interessadas
empresa.
equipes
Termo de Abertura do Projeto
2
Identificar as partes
Ger. Projeto
Patrocinador/Clie Todas partes
interessadas no projeto e definir
nte/Gerentes
interessadas
estratgias para ganhar suporte
Funcionais com
ou reduzir obstculos.
equipes

Equipe do Projeto

Cd.

What?
Qual informao

Why?
Qual propsito

Who? (R)
Quem o
responsvel

Who? (A) Quem

aprova ou valida

Registro das partes interessadas

3
Determinar qual trabalho ser Ger. Projeto
realizado e quais entregas
produzidas.
Declarao do escopo do projeto
4
Guiar toda equipe do projeto em Ger. Projeto
como executar, controlar,
monitorar e encerrar o projeto.

Plano de Gerenciamento do Projeto

5
Determinar datas de incio e
Ger. Projeto
trmino das atividades do
projeto e controlar e monitorar o
andamento das mesmas.

Equipe de
Gerenciamento do
Projeto

Patrocinador/Clie Todas partes

nte/Gerentes
interessadas
Funcionais com
equipes
Patrocinador/Clie Todas partes
nte/Gerentes
interessadas
Funcionais com
equipes

Equipe do Projeto

Patrocinador/Clie Todas partes

nte/Gerentes
interessadas
Funcionais com
equipes

Equipe do Projeto

Equipe do Projeto

Cronograma do Projeto

325432673.xlsx
PMO Escritrio de Projetos

Pgina 4 de 18
http://escritoriodeprojetos.com.br

Matriz das comunicaes

Informacoes

Identificar os riscos associados

ao projeto, descrever como
sero tratados e monitor-los.

Ger. Projeto

Patrocinador/Clie Todas partes

nte/Gerentes
interessadas
Funcionais com
equipes

Equipe de
Gerenciamento do
Projeto

Avaliar necessidade da
mudana

Solicitante

Definido no
controle
integrado de
mudanas

Definido no
controle
integrado de
mudanas

Gerente de Projeto

Definido no
controle
integrado de
mudanas

Definido no
controle
integrado de
mudanas

PMO

Equipe do
Projeto

PMO

Equipe do
Projeto

Registro dos riscos

7

Solicitao de mudana
8
Registrar cada mudana
Registro das solicitaes
solicitada
de mudancas
e controlar seu status Ger.
9
Divulgar status e informaes
Ger.
importantes sobre o projeto
Status Report
10
Registrar os problemas
Ger.
enfrentados e monitorar sua
soluo
Issues Log
11
Avaliar qualquer ponto de
Ger.
ateno para tomar aes
agilmente minizando o impacto
no projeto.
Aprovar ou rejeitar as mudanas
solicitadas.
Reunio de acompanhamento

325432673.xlsx
PMO Escritrio de Projetos

Projeto
Projeto
Projeto

Projeto

Cliente/Equipe
Interna
Cliente/Equipe
Interna
Envolvidos

Equipe do
Projeto

Pgina 5 de 18
http://escritoriodeprojetos.com.br

Matriz das comunicaes

12

Informacoes

Descreve as decises
Ger. Projeto
importantes tomadas durante a
reunio

Participantes

Participantes

Participantes

Formalizar alguma entrega do

projeto

Cliente

Cliente

Patrocinador

Ata de Reunio
13
Aceite da Entrega
14

Ger. Projeto

Registrar os principais
Ger. Projeto
problemas e como foram
solucionados de modo a evitar
ocorrncias em futuros projetos

Patrocinador/Clie Todas partes

nte/Gerentes
interessadas
Funcionais com
equipes

Equipe do Projeto

Lies aprendidas
15
16
17

325432673.xlsx
PMO Escritrio de Projetos

Pgina 6 de 18
http://escritoriodeprojetos.com.br

Matriz das comunicaes

When?
Quando e Qual
periodicidade
nica

Informacoes

Where?
onde sero
armazenadas

How?
Template

Pasta do Projeto

Termo de Abertura do Projeto

Criado na iniciao e Pasta do Projeto
sempre atualizado

Registro das partes interessadas

Criado no
planejamento e
sempre atualizado

Pasta do Projeto

Criado no
planejamento e
sempre atualizado

Pasta do Projeto

Declarao do escopo do projeto

Plano de Gerenciamento do Projeto

Criado na iniciao e Pasta do Projeto
sempre atualizado

Cronograma do Projeto

325432673.xlsx
PMO Escritrio de Projetos

Pgina 7 de 18
http://escritoriodeprojetos.com.br

Matriz das comunicaes

Informacoes

Criado na iniciao e Pasta do Projeto

sempre atualizado

Registro dos riscos

A cada nova
solicitao

Pasta do Projeto

Solicitao de mudana

A cada nova
solicitao
Semanal

Pasta do Projeto
Pasta do Projeto

Registro das solicitaes de mudancas

Status Report

A cada problema

Pasta do Projeto
Issues Log

Semanal

Ata de Reunio

325432673.xlsx
PMO Escritrio de Projetos

Pgina 8 de 18
http://escritoriodeprojetos.com.br

Matriz das comunicaes

A cada reunio

Informacoes

Pasta do Projeto

Ata de Reunio
A cada entrega

Pasta do Projeto
Aceite da Entrega

Fim do projeto ou
quando o GP julgar
necessrio

Pasta do Projeto

Lies aprendidas

325432673.xlsx
PMO Escritrio de Projetos

Pgina 9 de 18
http://escritoriodeprojetos.com.br

Matriz das comunicaes

Informacoes

How?
Procedimento, Melhores prticas

Processo

Encaminhar o termo de abertura para toda equipe do projeto e solicitar aprovao dos principais
stakeholders do projeto. Usar todas os processos e procedimentos definidos na metodologia do
PMO e/ou do Sistema de Qualidade da organizao.
Desenvolver o termo de abertura do projeto

Documento estratgico para a gesto do projeto e deve ser de conhecimento do GP e pessoas

de sua confiana. Deve ser reavaliado sempre, principalmente, quando aparecerem novos
conflitos ou novos sinais de resistncia do projeto.
Para manter os contatos da equipe do projeto, recomendado usar uma verso sem as
informaes confidenciais.

Identificar as partes interessadas

A declarao de escopo deve conter todas entregas e marcos de forma clara com critrios de
aceitao mensurveis e alcanveis. O GP deve subdividir as principais entregas do projeto e
do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciveis (pacotes de
Definir o escopo
trabalho).
O GP deve definir, integrar e coordenar todas sees ou planos auxiliares de um plano de
projeto.
O plano de projeto a principal fonte de informaes de como o projeto ser planejado,
executado, controlado e encerrado.
Ele deve ser aprovado pelas principais partes interessadas do projeto e distribudo conforme
definido no prprio plano.
As linhas de base de prazo, custo e escopo devem ser salvas aps a aprovao do plano do
Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
projeto.
O GP deve criar o cronograma decompondo cada pacote de trabalho criado na EAP gerada na
declarao de escopo do projeto e distribuir para toda equipe do projeto. O cronograma deve ser
aprovado pelas principais partes interessadas e os responsveis pelas atividades devem
concordar com a durao das mesmas e estarem comprometidos.
Desenvolver o Cronograma

325432673.xlsx
PMO Escritrio de Projetos

Pgina 10 de 18
http://escritoriodeprojetos.com.br

Matriz das comunicaes

Informacoes

O GP deve identificar os riscos e desenvolver opes e aes para aumentar as oportunidades e

reduzir as ameaas aos objetivos do projeto. Durante a execuo do projeto, o GP deve executar
o plano de resposta aos riscos como previsto, identificar novos riscos conforme mudanas no
ambiente, alm de apresentar um sumrio dos riscos nas reunies de status.
Identificar os riscos

Solicitante preenche Template e envia para o GP que far o trmite da aprovao e seu posterior
armazenamento na pasta do projeto
Realizar o controle integrado de mudanas

Quando o GP recebe a solicitao de mudana, ele ir avaliar e inclu-la no registro das

solicitaes
GP receber informaes e organizar no formato do template, enviando para os envolvidos

Realizar o controle integrado de mudanas

Gerenciar as comunicaes

GP documentar cada problema e questo enfrentada e monitorar sua soluo.

Gerenciar o engajamento das partes interessadas

325432673.xlsx
PMO Escritrio de Projetos

Pgina 11 de 18
http://escritoriodeprojetos.com.br

Matriz das comunicaes

Informacoes

GP far ata de reunio e enviar aos envolvidos e armazenar na pasta do projeto

GP buscar a aprovao de cada entrega atravs do termo de aceite e armazenar na pasta do

projeto

Validar o escopo

GP usar o Issues Log para documentar principais problemas e solues encontradas para evitar
erros em projetos futuros. Enviar aos envolvidos e armazenar na pasta de projetos e na base
histrica de lies aprendidas.
Encerrar o projeto ou fase

325432673.xlsx
PMO Escritrio de Projetos

Pgina 12 de 18
http://escritoriodeprojetos.com.br

Matriz das comunicaes

Informacoes

Comentrios

325432673.xlsx
PMO Escritrio de Projetos

Pgina 13 de 18
http://escritoriodeprojetos.com.br

Matriz das comunicaes

325432673.xlsx
PMO Escritrio de Projetos

Informacoes

Pgina 14 de 18
http://escritoriodeprojetos.com.br

Matriz das comunicaes

Informacoes

Outro exemplo de procedimento mais detalhado:

GP far ata de reunio em at 24 horas da reunio e
enviar aos participantes da reunio. (Ser includo no
texto do e-mail, Aguardo suas consideraes em at 24
horas)
A validao dever ocorrer em at 24 horas do envio da
ata.
A ausncia de resposta ser considerada aceite da mesma.

325432673.xlsx
PMO Escritrio de Projetos

Pgina 15 de 18
http://escritoriodeprojetos.com.br

Matriz das comunicaes

Param

Matriz RACI da informao

Legenda

Descrio

What?
Qual informao

Why?
Qual propsito

Who? (R)
Quem o
responsvel

Who? (A) Quem

aprova ou valida

Quem responsvel
Por que a informao Quem
pela aprovao ou
Qual informao ser necessria? Qual o seu responsvel pela pela validao da
disponibilizada
propsito?
informao?
informao?

Who? (C) Quem deve ser

consultado
Quem deve ser
consultado sobre a
informao? Quem gera
a informao?

Observao
ou outros
possveis
usos
Domnio

325432673.xlsx
PMO Escritrio de Projetos

Pgina 16 de 18
http://escritoriodeprojetos.com.br

Matriz das comunicaes

Who? (I)
Quem deve ser
informado

Param

When?

Where?

Quem deve ser

informado? (deve Quando a informao deve ser disponibilizada?
receber a
Qual a periodicidade? nica, Eventual,
informao)
Semanal, ...
Onde ser armazenada?

Quando a informao ser descartada?

Dirio
Semanal
Quinzenal
Mensal
Eventual
nica
Criado na iniciao e sempre atualizado
Criado no planejamento e sempre atualizado

325432673.xlsx
PMO Escritrio de Projetos

How?
Template

Qual template a ser usado?

-Onde ocorrer? (Quando

for uma reunio ou um
evento)
-Onde ser armazenada a
informao?
-Onde ser descartada?
Correspondncia
Email
Reunio
Video Conferncia
Template
Pasta do Projeto

Pgina 17 de 18
http://escritoriodeprojetos.com.br

Matriz das comunicaes

How?
Procedimento, Melhores prticas

Param

Comentrios

Qual o procedimento sobre todo o

fluxo da informao? Quais so as
A ser usada quando necessrio mais
melhores prticas a serem adotadas? detalhes sobre a informao

325432673.xlsx
PMO Escritrio de Projetos

Pgina 18 de 18
http://escritoriodeprojetos.com.br