PROCESOS Y TECNOLOGIA DE UN PROYECTO

1. PROCESOS DE UN PROYECTO

Pocas cosas son tan relevantes para la productividad de una empresa como la
gestin de sus proyectos.
Se ha detectado que las empresas se preocupan excesivamente por encontrar una
aplicacin software para la gestin de proyectos buena, bonita y barata.
ste es un enfoque errneo, ya que antes de elegir una herramienta software para
la gestin de proyectos es necesario definir e institucionalizar el proceso de trabajo que
permita optimizar el desarrollo de proyectos.
La mejor aplicacin software no sirve de nada si no se dispone de un
procedimiento de trabajo bien definido. Sin embargo, con una aplicacin ordinaria y
una buena metodologa de gestin de proyectos se pueden conseguir grandes resultados
en el desarrollo de proyectos.
Generalmente, cuando se plantea la necesidad de definir un proceso
metodolgico, las empresas se echan a temblar, pues lo relacionan con una tarea titnica
y de escasa utilidad para su organizacin.

Sin embargo, la realidad es bien distinta, las empresas y sus trabajadores ejecutan
procesos diariamente, aunque no son conscientes. Lo nico que necesitan es pararse a
pensar como realizan las tareas diarias, unificar las mejores prcticas y plasmarlas en un
documento de obligado cumplimiento para todo el personal.
Las 5 fases esenciales para la gestin de proyectos
El proceso para la gestin de proyectos que hoy se propone es vlido para
cualquier tipo de empresa y proyecto, aunque es especialmente adecuado para los
proyectos it o de ingeniera.

Anlisis de viabilidad del proyecto

Es la fase primigenia de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la empresa
debe o no embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones la empresa puede
tener ms problemas que beneficios a la hora de realizar un proyecto.
El anlisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:
Creacin del registro de seguimiento en la herramienta de gestin de la
empresa.
Anlisis previo del alcance del proyecto.
Anlisis de los riesgos de ejecucin del proyecto.
Anlisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.
Si el anlisis de viabilidad es positivo, es decir, no existen motivos iniciales para no
abordar el proyecto, podemos pasar a la 2 fase del proceso.

Planificacin detallada del trabajo a realizar

El objetivo de esta fase es definir con el mximo detalle posible las tareas a
realizar y los recursos necesarios para llevar a buen trmino el proyecto. Un error de
clculo en esta fase puede ser muy daino para la empresa.
Las actividades clave en esta etapa son:
Anlisis del alcance del proyecto.
Realizacin de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.

 Definicin del plan de proyecto.

Negociacin del contrato.
Si finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse en un contrato que recoja
todos los trminos del acuerdo.

Ejecucin del proyecto

La tercera fase de la gestin de proyectos es donde las empresas despliegan todo
su Know how (conocimiento) y donde menos problemas suelen encontrar.
Las actividades principales de esta etapa son:
Establecimiento del entorno de trabajo.
Asignacin de las tareas planificadas a los recursos disponibles.
Ejecucin de las tareas planificadas.
Gestin de las peticiones de cambio.
De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control del
proyecto que velar por el cumplimiento de la planificacin y la calidad del trabajo
realizado. De manera que se detecten las desviaciones antes de que se conviertan en un
problema para el xito del proyecto.

Seguimiento y control del trabajo

Esta etapa, junto a la de planificacin detallada, es una de las ms importantes
para el xito del proyecto, y por desgracia tambin una de las ms denostadas.
En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de actividades:

Seguimiento de tareas e hitos planificados.

Gestin de entregables (incluido control de la calidad).

Gestin de incidencias.

Generacin de informes de seguimiento.

Cierre del proyecto

El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que
no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele ejecutarse
a travs de un checklist o lista de control.
Las tareas clsicas a realizar dentro de esta fase son:

Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el
proyecto (stakeholders).

Realizacin del backup del proyecto.

Anlisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.

Actualizacin de la base de conocimiento con todo lo aprendido.

Y despus qu?
Una vez que la empresa ha definido el procedimiento ms adecuado para la
administracin de sus proyectos (siempre evolucionando hacia la mejora continua), es
cuando debe preocuparse por encontrar la herramienta que mejor se ajuste a su forma de
trabajar.

2. TECNOLOGIA DE UN PROYECTO

El uso de la palabra "tecnologa" normalmente no implica la necesidad de hacer una

inversin en equipos muy avanzados y costosos. Por el contrario, la mayor parte de las
inversiones que se analizan utilizan solamente maquinaria sencilla. De hecho, no es
inusual, en el caso de proyectos agrcolas, que la inversin sea inferior al capital operativo
requerido.

2.1.

Confirmacin del alcance del proyecto

Al preparar el proyecto detallado, los solicitantes junto con el tcnico local, deben realizar
una serie de supuestos acerca del alcance de la inversin. Un primer paso, por lo tanto,
es confirmar y, de ser necesario, hacer ajustes en el alcance de la produccin propuesta
en el perfil inicial. Esto a su vez, normalmente requiere los resultados del anlisis de la
demanda. El estudio de mercado (o la demanda de proyectos que no cuentan con
mercado para sus productos) debe indicar si el alcance propuesto originalmente es
realista en cuanto a la demanda y a los precios.

La cantidad de los recursos disponibles tambin puede ser relevante para establecer el
alcance de la produccin.
Otro recurso bsico que por lo general se da por descontado es la disponibilidad de mano
de obra. Aunque un proyecto se puede realizar con el fin de beneficiar a la comunidad por
entero, con frecuencia es difcil encontrar la mano de obra necesaria, especialmente si la
necesidad surge precisamente durante el tiempo de la cosecha. La migracin de los
hombres para trabajar en otras zonas del pas durante parte del ao, tambin puede
reducir de manera significativa la disponibilidad de mano de obra en ciertos meses.
Qu otros factores pueden determinar el alcance adecuado para la actividad productiva?
A continuacin se anotan puntos a tener en cuenta:

Conocimiento del mercado y experiencia en el mismo. La existencia de un

Mercado bien establecido para los productos, la variabilidad de los precios de un
mes a otro y el riesgo de prdidas (especialmente para productos perecibles) son
todos factores que se deben tener muy en cuenta cuando se determina la
magnitud de la produccin.

Conocimiento previo de la tecnologa. Si la tecnologa propuesta es bien conocida,

los participantes tienen experiencia aplicndola y se cuenta con la disponibilidad
de servicios de reparacin y mantenimiento, se puede justificar una produccin a
mayor escala. Por otro lado, si existe una incertidumbre considerable en lo
referente al proceso de produccin o si el abastecimiento de materia prima es
problemtico, tal vez podra ser ms aconsejable tener una produccin de menor
escala, siempre y cuando sea consistente con los objetivos del proyecto.

El nmero de personas o familias en el grupo de solicitantes. Es claro que no tiene

mucho sentido proponer un proyecto que generar 1 000 dlares EE.UU. al ao si
se espera que el proyecto haga una contribucin significativa a los ingresos de 100
familias.

Capacidad administrativa. En general, mientras mayor sea la inversin y mayor

sea el nmero de personas involucradas, ms compleja ser la labor de direccin.
Si los solicitantes no cuentan con la experiencia previa en el manejo de
inversiones, sera poco recomendable comenzar con una inversin importante. La
falta de capacidad administrativa es, probablemente, la causa principal del fracaso
de las compaas pequeas.

2.2.

Eleccin de la tecnologa de produccin

A pesar de que el alcance de la inversin es sin duda uno de los factores primordiales en
la seleccin de la tecnologa, tambin es necesario tomar en cuenta otros elementos, aun
en los proyectos ms sencillos.
Entre stos se encuentran:

Cules son los requerimientos del mercado? Si el mercado exige grano con una
humedad no superior al 12% y el proyecto se ubica en un rea con precipitaciones
abundantes, sera imprudente no considerar la compra de una secadora. Si existe
demanda de camisas de una cierta gama de colores, podra ser til incluir una
planta de teido, como parte de la inversin necesaria para una fbrica de prendas
de vestir. Si el mercado paga un precio premium por las frutas y vegetales que
estn fuera de estacin, puede valer la pena tener en cuenta tecnologa de riego o
invernaderos para un proyecto hortcola.

Cules son los requisitos legales en cuanto al medio ambiente y a las normas
sanitarias? La ley puede requerir el tratamiento de aguas residuales provenientes
del proceso de produccin y muchos pases requieren medidas especficas (v.g.
instalaciones revestidas de baldosas, un sistema de drenaje, mesas de acero
inoxidable, y medidas para garantizar ambientes libres de insectos) en las
instalaciones utilizadas para el procesamiento de productos alimenticios.

Ser necesario almacenar la materia prima o los productos terminados? Cuando

se dispone de materia prima solamente en ciertos meses del ao, puede ser
rentable invertir en equipo (v.g. congeladores) para la conservacin de la materia
prima y as extender el perodo de operaciones. Si los precios de un producto
terminado son muy variables, puede ser rentable almacenar el producto (de ser
posible) para venderlo en perodos en que se registre un precio alto.

Cun flexible debera ser el proceso de produccin? Hasta cierto punto, la

inversin de capital (maquinaria y equipo) se puede reemplazar por la mano de
obra y viceversa (ver la ilustracin a continuacin). Es, por lo tanto, importante
identificar, desde un inicio, la relacin de las tareas que se realizarn a mano con
la mano de obra disponible. Ms an, debido al costo de inversin o a la
capacidad operativa, algunas tecnologas simplemente son econmicamente
inaccesibles por debajo de un nivel de produccin mnimo. Si existen dudas acerca

de la factibilidad de alcanzar este nivel, en vista de la magnitud de la produccin

deseada (ver arriba), tal vez pueda ser necesario pensar en otras alternativas.
Todos estos factores se deben tomar en cuenta como parte de la evaluacin tecnolgica.
Con frecuencia, ni los solicitantes ni quienes los asisten, tendrn la capacidad tecnolgica
para responder a todas las preguntas que surjan. Como mnimo ser importante hablar
con varios vendedores para conocer qu tecnologas estn disponibles que puedan ser
adecuadas para las necesidades del proyecto.

2.3.

Experiencia y capacidad de los solicitantes

Un factor que con frecuencia se omite en el clculo tecnolgico es la relacin que existe
entre la tecnologa adoptada y la experiencia y capacidad de los inversionistas. Si la
tecnologa requiere de un nivel de manejo que trasciende las habilidades del grupo, esto
puede tener impactos serios en la calidad del producto o simplemente, tener como
resultado el fracaso del proceso en su totalidad.
Por ejemplo, si un grupo sin experiencia previa en actividades de acuicultura planifica
desarrollar tres hectreas de piscinas para la produccin intensiva de tilapia, la propuesta
se debe tratar con extremo cuidado. Cualquier tipo de acuicultura est sujeto a riesgos
altos por presencia de enfermedades y predadores que pueden eliminar una poblacin
entera de un da para otro. Cuando se trabaja con un sistema intensivo en donde la
concentracin puede alcanzar hasta diez veces la de la poblacin normal, la posibilidad
de fracaso es muy alta. En este caso existen dos alternativas generales:
a) Convencer a los inversionistas de que utilicen una tecnologa menos exigente.
b) Contratar los servicios de un administrador de operaciones profesional, que
cuente con una amplia experiencia en produccin intensiva.
Aun en el caso de emplear una tecnologa ms simple (por ejemplo, una produccin semiintensiva), si los participantes no cuentan con una experiencia previa se debera incluir el
acceso a la asistencia tcnica como parte de los costos de inversin.
En general, es inaceptable para un proyecto el que se aprenda sobre la base de ensayo y
error durante las etapas iniciales de implementacin, pues los compradores que reciben

un producto de mala calidad, o que no se ajusta a las demandas del mercado,

simplemente no lo comprarn de nuevo. La asistencia tcnica se puede presentar en la
forma de capacitacin al personal del proyecto antes del inicio del mismo o en la forma de
expertos tcnicos que estn disponibles si se presentan problemas.
Los siguientes puntos se deben tomar muy en cuenta cuando se escoge una tecnologa:

Requiere la propuesta una tecnologa muy avanzada, complicada o que presente

muchas exigencias? A menos que las personas involucradas tengan una amplia
experiencia previa con estas tecnologas, se recomienda que contacten a un
administrador tcnico externo, o que seleccionen una alternativa ms simple.

Para cules operaciones necesitar el personal del proyecto recibir capacitacin

(o por lo menos un fortalecimiento de las capacidades existentes)?

Ser posible que el personal del proyecto cuente con apoyo tcnico externo
durante los primeros meses (o aos) de las actividades del proyecto? Ser
suficiente contar con visitas peridicas o se requerir la presencia del tcnico a
tiempo completo durante los meses iniciales?

Habr necesidad de contar con equipo de control de calidad (pruebas de

laboratorio, analizadores de color o humedad, etc.)? Quin operar este equipo?
Debe esta persona ser certificada o tener una calificacin de otro tipo?

2.4.

Mantenimiento y reparacin

La necesidad de tomar en cuenta los costos de reparacin y mantenimiento de la

tecnologa adoptada, se tratan en el Captulo 6. En este captulo se analizar el mbito
logstico del proceso. En otras palabras, cuando se selecciona una tecnologa es
necesario asegurarse que existe la capacidad para reparar y mantener este equipo. Esto
se aplica no solamente a la maquinaria de procesamiento y manufacturacin, sino
tambin a los vehculos y equipos de oficina, en especial maquinaria "delicada", como
copiadoras.
Entre otros factores a tener en cuenta estn:

Cuenta el equipo con una garanta o contrato de servicios, ofrecida por el

fabricante para mantener el quipo en buenas condiciones? De ser as, cunto

tiempo dura la garanta? A quin emplea el fabricante para esta labor, y cun
lejos se encuentran los proveedores de estos servicios?

Existen otros usuarios para el mismo tipo de tecnologa en el rea de

operaciones del proyecto? Quines son? Estn satisfechos con la atencin que
reciben en lo relacionado a repuestos y servicios?

De dnde provienen los repuestos para el mantenimiento de la maquinaria?

Cuentan estos con un inventario suficientemente amplio de repuestos? o deben
ordenarlos desde Estados Unidos o Europa? No hay nada peor que descubrir
cuando una mquina se daa, en la mitad de la estacin alta, que el repuesto vital
demorar dos semanas en llegar del pas de origen.

Requiere una mquina del servicio de un experto capacitado en la fbrica?

Puede un mecnico competente mantener el quipo? Si se requiere la presencia
de un experto formalmente capacitado, dnde encontrar al experto ms cercano?
Cunto cobra por visita?