Los 10+1 aspectos clave para la seleccin e

implantacin de un ERP
Luis Muiz Consultor en sistemas de infomacin en Scg & Reporting
scg@sistemacontrolgestion.com
Los ERP Enterprise Resource Planning son un sistema informatizado que permiten
gestionar los diferentes procesos de una organizacin, la adquisicin de un ERP no est
en la estrategia pero si es estratgica dado que aparte de consumir recursos de todo tipo
(monetarios o no) tienen un impacto directo en el trabajo de las personas, por lo tanto
debemos de poder identificar cmo nos afectan los aspectos clave cuando tenemos que
tomar la decisin de poner en marcha una herramienta como esta para que su
adquisicin sea en definitiva una ventaja para toda la empresa y el personal que trabaja
en ella.
A continuacin de una manera sencilla y en funcin de la experiencia profesional
adquirida vamos a explicar los principales aspectos a tener en cuenta en la seleccin e
implantacin de un ERP, y sin olvidar que existen otros factores a tener en cuenta:
1. Obtener el apoyo y la participacin de la Direccin: un proyecto de
implantacin de un ERP requiere la intervencin de los mximos responsables
de la empresa, a todos los niveles y en todas las fases del proyecto, no es
necesario que sea una intervencin de usuario pero si que permita realizar un
seguimiento de todo el proyecto, que tome decisiones y participe en las fases
clave del mismo sin interferir en el trabajo del resto de usuarios.

2. Confeccionar un anlisis de requerimientos previos: es fundamental que la

empresa tenga un anlisis previo de las necesidades que quiere cubrir con el
nuevo software, es necesario pensar Qu modelo de negocio queremos tener?
desde el punto de vista de los procesos de gestin de los diferentes
departamentos. Este anlisis no se debe hacer desde el punto de vista
informtico sino de negocio.
3. Formar un equipo de proyecto en la empresa adecuado: las personas que
participan en la seleccin e implantacin del ERP, no son las mismas, pueden
variar segn las necesidades y amplitud del proyecto: un proyecto debe tener un
responsable, unos superusuarios y usuarios finales, pero tambin pueden
participar otras personas de los diferentes mbitos, lo importante es no dejar al
margen del proyecto a las personas que utilizarn el ERP.
4. Contratar un proveedor que entienda nuestras necesidades y posea el ERP
adecuado: buscar el proveedor que nos proporcione un ERP equilibrado a
nuestras necesidades y posibilidades es bsico para que la implantacin sea un
xito, aparte de que el proveedor tenga experiencia en el producto y en nuestro
sector/ tipo de negocio, es necesario que el resto de aspectos tambin se
cumplan como pueden ser: atencin al cliente, consultores que no desaparezcan
en medio de la implantacin, documentacin, metodologa de implantacin, etc.

Publicar citando al fuente: autor Luis Muiz Consultor de Scg & Reporting

5. Revisar el contrato por un abogado externo con formacin y experiencia en

ERPs: es fundamental regular la relacin de trabajo y servicio a prestar entre el
proveedor y la empresa, dada las caractersticas del software ERP, es necesario
estipular todos los servicios a prestar, como se van a prestar, los plazos, y los
pagos. La revisin del contrato por un abogado especialista en este tipo de
software se hace necesario e imprescindible para verificar no slo la cobertura
legal sino la factibilidad del proyecto en todos sus trminos.
6. Incentivar a los usuarios participantes y equilibrar su carga de trabajo: en
muchas ocasiones no se analiza la importancia que tienen los diferentes tipos de
usuarios y no se cuantifica el tiempo y los recursos que se deben dedicar para
poder realizar la formacin, reuniones diversas y prcticas y lo que es ms
importante llevar a buen fin el trabajo diario de cada una de los diferentes
departamentos que tiene la empresa. El usuario/s se debern de sentir
recompensado y apoyado en el proceso de seleccin e implantacin de un ERP.
7. Controlar el tiempo, los recursos y el planning del proyecto: es necesario que
el responsable del proyecto realice el seguimiento y control del proyecto como
tal. Por tanto se basa en coordinar el proyecto pero teniendo en cuenta las
diferentes etapas y lo que deber pasar en cada una de ellas.
8. Planificar la formacin y las prcticas de los usuarios de forma adecuada:
es necesario que se planifique muy bien la formacin a realizar en tiempo y
lugar forma para los diferentes tipos de usuarios, as como las prcticas
posteriores, sin hacer un esfuerzo es casi imposible que el usuario aprenda por si
slo, necesita as poder realizar una serie de prcticas que consolide la
formacin anterior.
9. Hacer una migracin de datos adecuada: es de vital importancia poder tener
los datos de otros sistemas en el nuevo RP, pero este tema en diferentes
ocasiones presenta dificultades inherentes al tipo de datos, volumen y validez de
los mismos. Es necesario analizar y acotar este tema dados los recursos que se
utilizan.
10. No hacer paralelos innecesarios y si revisiones: los sistemas en paralelo
pueden servir en la poca de pruebas pero no como un sistema definitivo de
arranque, los paralelos se producen por inseguridad o por una gran dificultad en
el proyecto debido aun exceso de funcionalidad o programacin. Lo anterior no
nos libera de tomar todas las precauciones necesarias.
10+1 El coste o precio del proyecto: la empresa debe saber cuanto se puede gastar
en un ERP de forma sencilla y prctica, existen muchos costes en el proyecto que no
siempre se tienen en cuenta por ejemplo costes de mantenimiento, costes adicionales
no previstos, formacin adicional, desviacin en el presupuesto adicional,
adquisicin de hardware, costes de funcionamiento del sistema en personal experto,
costes de actualizacin etc. Pero es calve determinar cuanto nos podemos gastar sin
poner en peligro las integridad financiera y de negocio. El poder adquirir un ERP
requiere conocer todos los costes que tendremos en la seleccin e implantacin y
poder as mitigar los efectos de los costes ocultos que tambin existen.

Publicar citando al fuente: autor Luis Muiz Consultor de Scg & Reporting