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Autores:
Sandra Bermdez 16.372.372
Grace Cann 17.810.386
Tutor:
Ing. Csar Espaa
Barinas, abril de 2013.
INTRODUCCIN
Producto de la globalizacin, las empresas en la actualidad se enfrentan a una
fuerte competencia de mercado, por esta razn es de vital importancia reducir costos
y
lograr
un
desempeo
eficiente
eficaz
en
las
organizaciones.
oportunidad
para
reducir
costos
aumentar
beneficios.
La compra ha dejado de ser una actividad ms para convertirse en una estrategia para
las organizaciones y el objetivo de sta estrategia es conseguir para las empresas los
mejores proveedores que puedan abastecer los mejores productos y servicios, todo
esto al mejor precio.
La actividad de compras juega un importante papel en la mayor parte de las
organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan entre el
40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa que
reducciones de costos relativamente pequeas pueden tener un mayor impacto sobre
los beneficios as como en otras reas de la organizacin.
De lo anterior se deduce la importancia que tiene la gestin de las adquisiciones en
el desarrollo de los proyectos de la organizacin por lo cual presente informe tiene
como finalidad presentar de forma concisa todos los aspectos relevantes a la procura
como 9na. rea del conocimiento en la Gestin de Proyectos.
seguros, garantas, servicios y otros temas, segn corresponda, que son preparados
para especificar la responsabilidad de cada parte ante riesgos especficos
6. Requisitos de Recursos de la Actividad:
Los requisitos de recursos de las actividades contienen informacin sobre
necesidades especficas relacionadas, por ejemplo, con personas, equipos o ubicacin.
7. Cronograma del Proyecto:
El cronograma del proyecto contiene informacin sobre duraciones requeridas o
fechas exigidas relativas a los entregables.
8. Estimaciones de Costos de las Actividades:
Las estimaciones de costos determinadas durante la actividad de adquisicin se
utilizan para evaluar cun razonables son las ofertas y propuestas hechas por los
vendedores potenciales.
9.
Entradas
Plan para la Direccin del Proyecto que describe cmo se gestionarn los procesos
de adquisicin, desde el desarrollo de la documentacin de la adquisicin hasta el
respecto al contrato.
Lista de Vendedores Calificados: es una lista de los vendedores que han sido
preseleccionados en base a sus calificaciones y experiencia pasada, de modo que
las adquisiciones sean dirigidas slo a aquellos vendedores que estn en
oferentes (vendedores).
Documentos del Proyecto como registro de riesgos y acuerdos contractuales
Juicio de Expertos
El juicio de expertos puede ser utilizado para evaluar las propuestas de los
vendedores. La evaluacin de las propuestas puede ser realizada por un equipo
multidisciplinario de revisin con experiencia en cada una de las reas cubiertas por
los documentos de la adquisicin y el contrato propuesto. Esto puede incluir
conocimientos especializados en disciplinas funcionales tales como la contratacin,
servicios legales, servicios financieros, contabilidad, ingeniera, diseo, investigacin,
desarrollo, ventas y fabricacin.
Publicidad
Las listas existentes de vendedores potenciales a menudo pueden ser ampliadas si
se colocan anuncios en publicaciones de amplia difusin, tales como peridicos
selectos, o en publicaciones profesionales especializadas. Algunas jurisdicciones
gubernamentales requieren la difusin pblica de ciertos tipos de artculos para
adquirir, mientras que la mayora exige la publicidad de los contratos
gubernamentales pendientes.
Bsqueda en Internet
Internet ejerce una influencia considerable en la mayora de las adquisiciones del
proyecto y en la cadena de suministro de las organizaciones. Mientras que muchos
artculos, componentes y elementos listos para vender pueden ser encontrados
rpidamente en Internet y adquiridos a un precio fijo, las adquisiciones de alto riesgo
y muy complejas que requieren un monitoreo de cerca no pueden obtenerse por este
medio.
Negociacin de Adquisiciones
Las negociaciones aclaran la estructura, los requisitos y otros trminos relativos a
las compras, para que se logre establecer un acuerdo mutuo antes de firmar el
contrato. El lenguaje contractual final refleja todos los acuerdos obtenidos. Los temas
cubiertos deberan incluir las responsabilidades, la autoridad de efectuar cambios, los
trminos y la legislacin aplicables, los enfoques tcnicos y de direccin comercial,
los derechos de propiedad exclusiva, el financiamiento del contrato, las soluciones
finalidades similares. Cada uno debe asegurar que ambas partes cumplan con sus
respectivas obligaciones contractuales y que sus propios derechos legales se
encuentren protegidos. El proceso Administrar las Adquisiciones garantiza que el
desempeo del vendedor satisfaga los requisitos de adquisicin y que el comprador
acte de conformidad con los trminos del contrato legal.
Los procesos de direccin de proyectos que se aplican incluyen, entre otros:
Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto para autorizar el trabajo del vendedor
en el momento oportuno.
Informar el Desempeo para monitorear el alcance, el costo, el cronograma y el
desempeo tcnico del contrato.
Realizar el Control de Calidad para inspeccionar y verificar la conformidad del
producto del vendedor.
Realizar el Control Integrado de Cambios para asegurar que los cambios sean
aprobados correctamente y que todas las personas que necesiten estar informadas de
dichos cambios efectivamente lo estn.
Monitorear y Controlar los Riesgos para asegurar que los riesgos sean mitigados.
Administrar las adquisiciones integra las siguientes secciones de ejecucin:
Entradas
1. Documentos de la Adquisicin que contienen registros completos de respaldo para
administrar los procesos de adquisicin. Esto incluye la adjudicacin del contrato
de adquisicin y el enunciado del trabajo.
2. Plan para la Direccin del Proyecto que describe cmo se gestionarn los
procesos de adquisicin, desde el desarrollo de la documentacin de la adquisicin
hasta el cierre del contrato.
3. Los Contratos
4. Informes de Desempeo que incluye:
La documentacin tcnica elaborada por el vendedor y otra informacin sobre los
entregables suministrada de conformidad con los trminos del contrato.
Los informes de desempeo del vendedor que indican qu entregables han sido
completados y cules no.
Herramientas y Tcnicas
avance del vendedor para cumplir con el alcance y la calidad del proyecto, dentro del
costo y en el plazo acordado, tomando el contrato como referencia. Puede incluir una
revisin de la documentacin elaborada por el vendedor y las inspecciones por parte
del comprador, as como auditoras de calidad realizadas durante la ejecucin del
trabajo por parte del vendedor.
El objetivo de una revisin del desempeo es identificar los xitos o fracasos en
cuanto al desempeo, el avance con respecto al enunciado del trabajo relativo a
adquisiciones y el incumplimiento del contrato, lo cual permite al comprador
cuantificar la capacidad o incapacidad demostrada por el vendedor para realizar el
trabajo. Dichas revisiones pueden tener lugar como parte de las revisiones del estado
Inspecciones y Auditoras
Las inspecciones y auditoras solicitadas por el comprador y respaldadas por el
Sistemas de Pago
Generalmente, los pagos al vendedor son procesados por el sistema de cuentas por
pagar del comprador luego de que una persona autorizada del equipo del proyecto
certifique que el trabajo es satisfactorio. Todos los pagos deben ser efectuados y
documentados en estricta observancia de los trminos del contrato.
Administracin de Reclamaciones
Los cambios impugnados y los cambios potencialmente constructivos son aquellos
preferido.
Sistema de Gestin de Registros
Solicitudes de Cambio
El proceso Administrar las Adquisiciones puede generar solicitudes de cambio al
plan para la direccin del proyecto, sus planes subsidiarios y otros componentes, tales
como la lnea base de costos, el cronograma del proyecto y el plan de gestin de las
actualizarse, se encuentran:
El plan de gestin de las adquisiciones que se actualiza para reflejar las solicitudes
de cambio aprobadas que afectan la gestin de las adquisiciones, incluyendo los
impactos en los costos o los cronogramas.
La lnea base del cronograma. En el caso de que se produzcan retrasos que afecten
el desempeo general del proyecto, puede ser preciso actualizar la lnea base del
cronograma para reflejar las expectativas actuales.
Cerrar las Adquisiciones
Es el proceso de finalizar cada adquisicin para el proyecto e que implica verificar
que la totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables; actividades
administrativas, tales como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros a fin
de reflejar los resultados finales y archivar dicha informacin para su uso en el futuro.
Cerrar las Adquisiciones aborda cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del
mismo. Los trminos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos
especficos para el cierre del contrato.
Cerrar las adquisiciones integra las siguientes secciones de ejecucin
Entradas
Plan para la Direccin del Proyecto.
Documentacin de la Adquisicin: se recopila, clasifica y archiva toda la
documentacin de la adquisicin. Se cataloga la informacin del contrato relativa
al cronograma, al alcance, a la calidad y al desempeo de costos, junto con toda la
documentacin sobre cambios del contrato, registros de pago y resultados de las
inspecciones. Esta informacin puede ser utilizada para las lecciones aprendidas y
como base de evaluacin de contratistas para contratos futuros.
Herramientas y Tcnicas
A. Auditoras de la Adquisicin o
CONCLUSIONES
El manejo de las compras en esta empresa es de suma importancia ya que de ah
depende el buen funcionamiento que se le d a todos los factores que intervienen para
la comercializacin, la empresa tiene la capacidad de proyectar muy bien las
necesidades de insumos y suministros para garantizar un excelente servicio y atencin
al usuario.
BIBLIOGRAFA
Buenas tareas.com (2010) Gestin De Las Adquisiciones Del Proyecto [Documento en
lnea] Disponible en: http://www.buenastareas.com%2Fensayos%2FGesti%C3%B3n-DeLas-Adquisiciones-Del-Proyecto%2F416478.html (Consulta: Marzo 27)
PMBOK ( ) Gua de los fundamentos de la Direccin de los Proyectos [Documento en
lnea] Disponible en: http://librosgratis.net/book/guia-de-los-fundamentos-de-la-direccionde-proyectos-project-management-institute-pmbok-ra-edicion_7890.html (Consulta: Marzo
15)