ADMINISTRACION DOCUMENTAL

EN EL ENTORNO LABORAL

MARIA MAGDALENA SALAZAR MASMELA

APRENDIZ

MERCEDES CAMPO PERNET

INSTRUCTORA VIRTUAL

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS SENA

REGIONAL ATLANTICO
AO 2016
3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y
Teorizacin) Descripcin:

Adems de conocer conceptos relacionados con Administracin Documental

en la Archivstica, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en
el entorno laboral.

Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, as como los

conceptos de la Administracin Documental en la Archivstica, es momento
que usted emplee los conocimientos adquiridos hasta el momento para
identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a travs
del siguiente ejercicio:
Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de
archivo o una oficina que se encargue especficamente de la clasificacin
documental, de acuerdo a las reas que constituyan la empresa.
Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una
entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca. Cuando haya
seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:
Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el
primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o
unidad que seleccion, acerca de cmo se aplican las funciones para
administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
CONTROL:
El encargado de realizar el debido control de la documentacin, la
seleccin para la clasificacin de la informacin y la conservacin de
los documentos.
MANTENIMIENTO :
Encargada del cuidado, la actualizacin de los documentos, es decir
debe preservar las condiciones de los documentos sean fsicos o
magnticos.
ALMACENAMIENTO:
Encargado de almacenar los documentos debidamente clasificados y
organizados, por oficina y ubicarlos en su respectivo lugar, para
garantizar sus condiciones, para ser ubicados luego de una manera fcil
en caso de una investigacin sea social, jurdica o poltica.
DESCARTE DE DOCUMENTOS :
En algn momento, los archivos empiezan a perder su valor, utilidad, y
sus condiciones fsicas con el pasar de los aos, y se clasifican como
obsoletos o inservibles, y deben ser desalojados del lugar de archivo,
segn la normatividad vigente Acuerdo 006 de 1996, el comit
archivstico.

* RECUPERACION DE INFORMACION
Se lleva a cabo por la exploracin en la base de datos, palabras claves,
registros o ndices de archivos, en medios magnticos o fsicos, con el fin
de recuperar o revisar documentacin archivada.
CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican por el tiempo establecido en cada una de las etapas
de la tabla de retencin documental. Es decir archivo de gestin , central y
disposicin final.
Segn la Organizacin
De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la entidad.
Archivo centralizado
Es cuando una sola dependencia controla toda la documentacin de la
organizacin.
Archivo descentralizado:
Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organizacin. Es decir,
es independiente de todo proceso archivstico.
Archivo descentralizado con control descentralizado:
Este depsito de informacin lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es
del jefe de cada oficina
Archivo descentralizado con control centralizado
Este depsito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de las
dependencias que maneja un archivo descentralizado, el cual se maneja y
depende de un archivo central.
Segn su Uso
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una
de las etapas documentales, segn a los requerimientos de la organizacin:
Archivo activo:
Este archivo est compuesto por documentos del ao actual o aos anteriores
que se encuentren en proceso de tramitacin como: historias laborales,
resoluciones, contratos y dems documentos que se encuentren en el proceso
de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservacin y
consulta permanente.

 Archivo semi activo

Son los documentos que varan en su periodo de conservacin y su consulta es
menor.
Archivo inactivo
Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o
histricas. Segn su uso en el rea de urgencias se maneja los archivos activos
ya que los dems documentos los maneja en archivo central.
Segn su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus
etapas, las cuales se explicarn a continuacin:
Archivo de gestin
Es toda la documentacin que se encuentra depositada y est sujeta a
consulta administrativa por toda la organizacin.
Archivo central
Es la agrupacin de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestin de cada dependencia respectiva; su consulta no est
frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histrico:
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al
archivo de conservacin permanente.
Segn su Naturaleza:
Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso de
archivo.
Archivo pblico:
Es todo documento que pertenece a las entidades pblicas.
Archivo privado de inters pblico

Son aquellos documentos que por su valor histrico, investigativo, cientfico o

cultural son de inters pblico.
Archivo privado:
Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurdicas.

BIBLIOGRAFIA

https://prezi.com/_zj09ijcmqs6/clasificacion-de-archivo-segun-su-uso-yorganizacion/
https://sena.blackboard.com/webapps/blackboard/content/listContent.jsp?
course_id=_271466_1&content_id=_9940023_1