Você está na página 1de 45

ORGANIZAÇÃO

DIGITAL NA PRÁTICA
Um guia para você organizar seus
dispositivos e informações digitais
de forma eficiente
Introduçao
~
1. Carta ao Leitor

Olá! Tudo bem?

Se você chegou até aqui é porque provavelmente está passando por uma
dessas situações:

1. Possui dispositivos digitais como smartphones, tablets e


notebooks e quer tirar mais proveito desses dispositivos;
2. Já passou pelo transtorno de perder arquivos e informações
importantes e quer saber como cuidar melhor das suas
memórias digitais;
3. Perde muito tempo procurando arquivos e informações digitais;
4. Não sabe como lidar com o volume de informações que
recebe diariamente.

Independente da situação na qual você se encontra agora e da forma como


você se relaciona com os seus dispositivos digitais, este guia apresenta
pequenas dicas e truques que vão te ajudar a:

Acessar
Organizar Transformar seus informações Otimizar o seu
Manter os seus de forma eficiente dispositivos em através de tempo enquanto usa
arquivos em seus arquivos em aliados na busca da dispositivos os seus dispositivos
segurança dispositivos digitais produtividade diária diferentes em digitais
qualquer lugar
2. Como usar este guia

Você encontrará aqui 41 dicas, que não precisam ser lidas e


aplicadas de uma vez. A minha recomendação é que você leia
rapidamente todas as dicas e depois volte àquelas que
realmente serão úteis pra você. Como cada dica depende da
sua aplicação, volte e execute a organização aos poucos nos
seus dispositivos, acompanhando cada passo. Este é um
material para você ter como referência e você pode voltar nele
sempre que precisar. A mágica da organização acontece na
prática. Então reserve um tempo para ir aplicando as dicas ao
seu dia a dia.

Este Guia foi feito com muito carinho e eu inseri aqui várias
dicas que eu adoraria que alguém tivesse me ensinado antes de
eu cometer vários erros. Este é um presente meu para você.
Use sem moderação! :)

Um beijo.
Gabi
3. O que é organização digital?

Estamos em contato frequente hoje em dia com um grande


volume de arquivos digitais visualizados, reproduzidos ou
compartilhados através de uma rede particular ou pela internet.
Dependendo da forma como esses arquivos são recebidos,
processados e organizados, eles podem trazer benefícios ou
prejuízos às nossas atividades diárias. Para evitarmos a
ocorrência de prejuízos e
conquistarmos benefícios na nossa
rotina podemos contar com a
ORGANIZAÇÃO
organização digital.
DIGITAL
é a organização de
tudo o que diz respeito
a sua Vida Digital.
Abrange a organização
dos seus arquivos
digitais e dispositivos
digitais e também da
sua vida online, afim
de trazer mais
produtividade e tempo
livre no seu dia a dia.
ÍNDICE

CAPÍTULO 1: ORGANIZAÇÃO DO COMPUTADOR 9

1. Limpeza 10
2. Áreas, pastas e subpastas 12
3. Identificação 17
4. Backup no HD 18
5. Backup na nuvem 21

CAPÍTULO 2: ORGANIZAÇÃO DO CELULAR/TABLET 22

1. Limpeza 23
2. Categorização 25
3. Identificação 26
4. Notificações 27
5. Contatos 27
6. Sincronização e Backup 28

CAPÍTULO 3: ORGANIZAÇÃO DA VIDA ONLINE 29

1. Organização do email 30
2. Privacidade e Segurança 32
3. Redes Sociais 36
4. Ferramentas Úteis 38
COMO FUNCIONA ESTE E-BOOK

No capítulo 1 eu vou dar dicas simples para você


deixar o seu computador um primor de
organização! Eu ando estudando e aplicando cada
uma dessas dicas no meu dia a dia e também com
os meus clientes. Garanto a você que elas fazem um
bem enorme para a sua máquina e para a sua
1
produtividade diária.

No capítulo 2 eu mostrarei a você como

2
transformar o seu tablet e seu celular em
verdadeiros aliados do cotidiano e não mais em
fonte de distração e perda de tempo como
acontece tantas vezes.

Por fim, no capítulo 3 você vai conhecer truques


para otimizar sua vida online, gastando menos
tempo, energia e dinheiro! Também vai conhecer
ferramentas ótimas para organizar suas demandas
online.
3
Vamos
Começar?
9

Capítulo 1
Organizaçao
~
do Computador
1. Limpeza 10

DICA 1: Delete arquivos temporários e


programas que você não utiliza mais
IMPORTANTE:
Você pode usar um aplicativo como o CCleaner Antes de começar qualquer
processo de limpeza no seu
para ajudar na limpeza do seu computador. O
computador, certifique-se de
CCleaner remove com segurança os arquivos fazer um backup. Pode ser
em um HD externo ou na
temporários e o lixo gerado por programas nuvem, usando o Dropbox
instalados e mantêm a limpeza e a por exemplo.

desfragmentação do disco em dia.


11

DICA 2: Coloque o Delete para funcionar ler sobre redes e


Envie para lixeira arquivos dos quais você não pastas de computadores
precisa mais. Dê uma geral em todas as áreas
do computador, começando pela pasta de [ ] Downloads
Downloads. Essa é a minha recomendação [ ] Área de Trabalho
porque muitas pessoas acumulam muitos [ ] Documentos
arquivos nessa pasta, muitas vezes sem saber. [ ] Fotos
A pasta de Download é o quartinho da [ ] Vídeos
bagunça de muita gente, por isso é [ ] Músicas
interessante começar por ela. Depois passeie [ ] Programas e Softwares
pela área de trabalho e também faça uma
faxina por lá. Contemple também as demais
pastas do seu computador onde você
armazena arquivos, a saber:

DICA 3: Categorize enquanto faz a faxina


Enquanto você estiver verificando as pastas do seu computador eliminando o
que é lixo, possivelmente você irá se deparar com vários arquivos que possuem
assuntos similares. Agrupe estes arquivos em pastas e já vá criando categorias
para organização. Esta limpeza pode funcionar como uma espécie de análise
do que você tem e lhe ajudar a encontrar as categorias certas para sua
organização. Vá montando seu sistema aos poucos.
12
2. Áreas, pastas e subpastas

DICA 4: Encontre a sua estrutura ideal


Organizar significa colocar ordem em algo que já existe, pode ser em uma
ideia, em uma série de objetos, uma pilha de papéis ou em arquivos no
computador. Mas assim como existem muitas pessoas diferentes, há
inúmeras formas diferentes de se estruturar um sistema. Uma coisa eu posso
te garantir: quanto mais o seu sistema estiver ligado às suas prioridades e
áreas de foco, mais eficiente ele vai ser.

Uma boa forma de começar é fazendo um mapa mental das áreas nas quais
você costuma trabalhar enquanto usa o computador, isso vai ditar quais
pastas e subpastas você criará. Pegue um papel e uma caneta e faça esse
mapa. Tenha em mente a questão: quais as informações que eu preciso que
estejam no meu computador?

Quem vai determinar quantas Assegure-se que tudo ficará da


pastas que você precisa e a forma mais fácil e simples para a
organização das mesmas é você, de organização ser mantida por você e
acordo com a sua necessidade. pelas pessoas que precisam acessar
os arquivos em questão.
13

Exemplo de estrutura
14
DICA 5: Organize seus documentos
Organize estas pastas e subpastas dentro da área de documentos do seu
sistema operacional. Geralmente nessa área ficarão os arquivos em formato
PDF, Excel, Word, etc. Aqui estarão os textos, mapas mentais, relatórios,
contratos, recibos, comprovantes, tickets, escanes, certificados, resumos,
rascunhos, etc. Se alguma foto estiver relacionada a algum desses assuntos
dos Documentos (geralmente isto acontece em pastas de projetos), você
pode arquivar tudo junto. No entanto, fotos de eventos (aniversários,
batizados, festas, reuniões) devem ser armazenados na área de fotos. O
mesmo vale para músicas e vídeos.
15
DICA 6: Desafogue a memória do seu computador
usando o Evernote ou o Google Drive
Para não ocupar a memória do seu computador com vários arquivos ou ainda,
para ter a facilidade de encontrar os seus documentos de qualquer lugar onde
você esteja (mesmo sem o seu computador em mãos), uma boa alternativa é
usar serviços como o Evernote e o Google Drive. Ambos podem virar uma
extensão do seu cérebro, do seu trabalho e também dos seus projetos. Isso
significa, na prática, que você não precisa mais ficar arquivando documentos
no computador se você pode usar o Evernote e o Google Drive para isso.
Ambos permitem que você salve arquivos que já foram produzidos em outros
locais ou crie novos arquivos. Também é muito simples compartilhar arquivos
através desses aplicativos.

No Evernote os cadernos são como as suas pastas, mas aqui você não pode
incluir subpastas, apenas as suas notas (que podem conter anexos). Já no
Google Drive você pode utilizar a mesma estrutura de pastas e subpastas,
como no seu computador.
16
Evernote

Google Drive
17
3. Identificação
ler sobre lógica nomeação de arquivos

DICA 7: Identifique seus arquivos


Os sistemas de busca atuais nos computadores são muito eficientes. Mas se
você quiser encontrar um arquivo, precisa sinalizar bem o caminho para o
buscador encontrá-lo com facilidade. Não dá pra nomear arquivo como
documento.1 e esperar que o buscador faça milagres. Ao identificar seus
arquivos preocupe-se em encontrar palavras chaves que facilitem o resultado
da busca. Isso é especialmente importante quando você trabalha com mais
pessoas que precisam acessar arquivos em comum.
estabelecer um dia do mês para fazer o backup 18
4. Backup no HD (ver qual HD está o back do GHC)
criar arquivo excel com as
DICA 8: Estabeleça uma rotina de backup info do backup, nome das
pastas

Defina dias para realizar seus backups, pode ser semanalmente, mensalmente,
isso depende da quantidade de arquivos que você gera. A frequência de um
backup é muito pessoal, mas em termos gerais, para arquivos mais sensíveis e
importantes devem ser realizadas mais de uma cópia ou backups em locais
diferentes.
comprar um pendrive só
para arquivos backup

DICA 9: Passe conteúdos dos seus CDS para HDS


Um grande desafio que vivenciamos hoje é o de assegurar que
memórias digitais estejam acessíveis mesmo décadas depois de
serem armazenadas. Veja por exemplo o disquete, muito usado a
poucos anos atrás e completamente obsoleto hoje em dia.
Nenhum computador tem leitor de disquete hoje, mas se o seu
computador for novo, repare: ele também não tem mais leitor de
CD! Atualmente a perda de dados é comum porque os formatos
vão sendo ultrapassados. A conversão para formatos e mídias
mais recentes precisa ser constante, caso contrário informações
podem ser perdidas. Por isso passe já as informações que você
tenha em CDs para um HD ou para nuvem, enquanto há leitores
de CD por aí.
19

DICA 10: Não use Pen Drive para fazer backup


O tipo de memória utilizada nos pen drives é a
memória flash, assim como em alguns outros
aparelhos portáteis. Mesmo sendo muito
prática, a memória flash sofre desgaste
facilmente.

O flash só tem efeito por um número limitado


de vezes, aproximadamente de 10.000 a
100.00 vezes (e isso tende a aumentar com o
aprimoramento da tecnologia). Porém, por
enquanto, quando este limite é alcançado,
algumas partes da memória começam a falhar
e deixam de recordar o que foi gravado lá,
gerando corrupção de dados.

Portanto é recomendável manter apenas


arquivos de uso temporário em pen drives e
evitar backups nesse dispositivo.
20

DICA 11: Verifique qual a melhor forma de fazer backup


no seu sistema operacional

MICROSOFT WINDOWS
Até o Windows 7 o Backup do Em Painel de Controle > Backup, é
Windows era feito pela própria possível fazer o backup do sistema e
máquina (atualmente a Microsoft dos arquivos pessoais (ou somente
aposta na nuvem, com o OneDrive). de um deles).

APPLE OSX
No OSX, o sistema perfeito de Backup é o Time Machine. Quem tem Apple,
precisa ter Time Machine. É a mágica desse sistema operacional, com certeza.

Usando um Time Capsule isso fica Atualmente serve também como


muito simples. O Time Capsule é um um roteador de rede sem-fio,
dispositivo que fica ativo na rede excelente para quem tem produtos
local (wi fi) e faz periodicamente o Apple em casa (em razão da
backup dos seus dados sem você se compatibilidade).
dar conta.
21
5. Backup na nuvem

Os backups remotos são aqueles feitos com o


envio de dados pela internet e com o
armazenamento na “nuvem”. Assim se algo
acontecer aos seus backups físicos, você pode
recorrer a um espelho de dados extra.

DICA 12: Escolha um serviço de nuvem


Hoje em dia existem diversos com o seu sistema operacional. Para
serviços online que permitem o usuários Windows, recomenda-se
armazenamento de arquivos na usar o One Drive, usuários Mac
nuvem, como o Dropbox e o Google devem optar pelo iCloud. Fazer
Drive, já citados aqui. Há opções estes backups na nuvem não só
gratuitas e opções pagas com mais permite a cópia de segurança, como
recursos. O importante do backup também facilita o acesso pelo tablet
remoto é permitir o acesso a dados ou celular, de qualquer lugar.
online, sem precisar de nenhuma
mídia física. Escolha o serviço de
nuvem que melhor se comunica
22

Capítulo 2
Organizaçao
~
do Celular/Tablet
1. Limpeza
23

DICA 13: Transforme seu smartphone em um aliado


O smartphone é uma ferramenta poderosa para nossa produtividade.
Através dele acessamos mapas, descobrimos rotas, pedimos táxi,
escaneamos documentos, pagamos contas, verificamos nossos perfis
sociais, registramos momentos, falamos, enviamos mensagens, lemos
notícias, fazemos lembretes, temos backups, compramos ingressos,
jogamos, ouvimos música.

Ou seja, temos uma infinidade de


possibilidades nas mãos. Mas cuidado, pois é aí
que reside o perigo. Podemos incluir no
Smartphone muitas coisas que nos tiram a
atenção, nos tornando improdutivos. Pense
nas suas prioridades no momento. Como que o
seu celular pode te ajudar? No que ele está te
atrapalhando? Se você perde muito tempo no
Facebook pelo celular, talvez seja a hora de
desinstalar o aplicativo. Se você quer organizar
suas finanças, pode usar um aplicativo para
ajudar a controlar os gastos. Como o
smartphone está sempre com você ele deve
trabalhar a seu favor, não o contrário.
24

DICA 14: O que você não usa, você não precisa guardar
Ter dispositivos organizados significa ter ferramentas com aplicativos que
são úteis e importantes para o seu dia a dia, que irão facilitar a sua vida.

Muitas pessoas baixam diversos aplicativos e nunca sequer testaram estes


apps.

Minha gente, smartphone também tem memória! Não vou entrar em


profundas, mas é claro que um dispositivo lotado será mais lento. Então
você não precisa de 10 aplicativos de fotografia, certo? Selecione o que
você usa com mais frequência e mantenha apenas isso nos seus
dispositivos.

É tão fácil baixar um novo aplicativo se você precisar que não vale a pena
acumular peso no seu dispositivo.

Ah! Se você já comprou, não vai precisar pagar por ele outra vez em caso
de uma segunda instalação no celular.
2. Categorização
25

DICA 15: Categorize seus aplicativos


Sugiro que você posicione e
categorize todos os seus aplicativos
de forma a facilitar a localização
deles.

O primeiro passo é começar


separando aplicativos que você usa
com mais frequência e colocá-los em
evidência. Hoje em dia os celulares
possuem várias páginas para
navegação.

O ideal é que estes aplicativos


acessados todo dia fiquem em
destaque na primeira página de
visualização do celular e do tablet.
Também é interessante agrupar
aplicativos de acordo com assuntos,
conforme o gosto pessoal.
3. Identificação
26

Dica 16: Deixe o caminho claro


Você pode optar por criar pastas
referentes a sua área de atuação ou
ainda de acordo com a função do
app, como: viagens, produtividade,
saúde, finanças, etc. O mais
importante é que essa estrutura seja
funcional para quem acessa os
dispositivos com frequência.

Por exemplo, é interessante ter uma


pasta só com aplicativos de viagens
porque quando você estiver viajando
acessará aquela pasta principal o
tempo inteiro e terá a facilidade de
encontrar tudo em um só local. Nesta
pasta podemos ter: aplicativo para
reservas de hotel, Google Maps,
tradutor, câmbio, entre outros.
4. Notificações
27

DICA 17: Configure suas notificações


Deixe notificações ativas apenas para lembretes, ligações, sms e alarmes. Vez
ou outra algum aplicativo que lhe traga informações úteis para o andamento
do seu dia. Entre no Facebook quando quiser entrar no Facebook e não
quando o celular apitar dizendo que
alguém curtiu seu último comentário. Caso
a sua freqüência de emails seja alta,
desabilite a opção de notificações para o
email. Entre no email quando for a hora de
entrar no email.

5. Contatos

DICA 18:
Mantenha uma agenda
de contatos organizadas
Cada contato salvo na sua agenda deve ter
informações pertinentes. Se possível
adicione emails, telefone fixo, aniversário.
Assim é possível centralizar as informações
de um contato em um local só.
6. Sincronização 28

DICA 19: Verifique se o backup e sincronização


estão ativas no seu celular
Muitas pessoas não fazem cópias de
segurança de sua agenda, calendários,
tarefas, fotos, áudios, vídeos e contatos
do celular. Então se o aparelho for
quebrado, roubado ou perdido, as
informações vão pro espaço e não estou
aqui me referindo a nuvem! Recuperar
dados perdidos dá um trabalho danado
e, por que marcar bobeira, em meio a
toda tecnologia disponível?

Existem inúmeros procedimentos para


salvar os dados dos aparelhos, incluindo
aplicativos, o próprio sistema do
aparelho, serviços da operadora e
também sincronização com servidor de
email. Verifique se o seu celular e o seu
tablet estão configurados para realizar
essa sincronização de forma
automática.
29

Capítulo 3
Organizaçao~
da vida online
1. Organização do email
30

DICA 20: Estipule horários para checar o email


Use o seu bom senso. Se a sua freqüência de emails e mensagens nas redes é
alta e muitas pessoas precisam da sua resposta, se organize para acessar suas
contas mais vezes ao dia, lembrando sempre de estabelecer horários
exclusivos pra isso, que podem ser inclusive nos intervalos de suas tarefas.
Uma coisa é certa: em tempos
atuais, é necessário checar o
email pelo menos uma vez ao DICA 21: Se puder, não tenha o
dia para manter o controle do email profissional no celular
mesmo.
Pode parecer difícil no início, mas,

DICA 22: Mantenha sua se você puder, experimente não

caixa de entrada de dieta ter o email profissional no celular.


Quando somos verdadeiramente
O segredo para manter o email organizados temos horários
organizado é ter a caixa de entrada estabelecidos para checar os
vazia. Vai dar um trabalhinho no emails do trabalho. Além do mais,
início? Vai sim. Mas o costume de muitas vezes as notificações de
esvaziar a caixa de entrada é um email de trabalho no celular
hábito simples de ser mantido podem causar ansiedade e stress.
posteriormente. Email não é lugar
de ficar administrando compromissos e nem tarefas. Muito menos é espaço de
armazenamento de informações. Emails demandam ações. Ao se deparar com
eles, estabeleça de imediato o próximo passo:
mas e para o lado pessoal, como fazer para armazenamento?
31
3. Delegue
1. Delete
Se o assunto levantado no email deve ser
Se é lixo não tem porque ficar na caixa de
resolvido por outra pessoa, encaminhe a ela
entrada. Você leva 3 segundos para
esse email e lembre-se de anotar a tarefa
deletar uma mensagem. Delete já!
pendente para baixa ou conferência posterior.

2. Arquive 4. Responda
Você não precisa responder aquela questão, Se o email pode ser respondido entre 2 e 5
mas as informações podem servir a você minutos, responda já. Essa pequena ação
futuramente, em curto ou longo prazo? elevará muito a organização do seu email, sua
produtividade e sua eficiência, principalmente
Então você pode arquivar a mensagem para no trabalho.
referência. Utilize pastas ou marcadores para
organização desses emails. Você também Caso o email precise de mais informações para
pode enviar mensagens para o Evernote e ser respondido, mantenha o mesmo na caixa
arquivar a informação no Elefante. de entrada até que isso seja feito. Se for um
compromisso com data e horário, anote-o em
seu calendário.

5. Revise
Você precisa fazer uma revisão para que o seu sistema de organização funcione. Geralmente as
segundas e sextas feiras são dois dias bons para que essa revisão seja realizada. Segunda no primeiro
horário de trabalho revise as demandas em seus marcadores para a semana. Na sexta feira confira o
que foi concluído e o que ficará para semana que vem.
2. Privacidade e Segurança 32
Restringir amigos: você pode fazer listas
no seu Facebook e compartilhar
informações com listas restritas. Isso
DICA 23: funciona bem pra quem só quer

Reveja as configurações compartilhar algo com um pequeno grupo

de segurança e privacidade de amigos, ou com a família;

nas redes que você acessa Verificar se o perfil está público ou


privado: nem todo mundo precisa ver todas
Verifique como estão as as suas informações. Se você é um
configurações de segurança e profissional autônomo por exemplo, pode
privacidade no Facebook, deixar seu perfil restrito e abrir assinaturas,
Instagram, Twitter, LinkedIn, assim o que você postar em modo público
entre outros. os assinantes poderão ver. As pessoas
continuarão sabendo sobre você e podendo
É claro que o ideal nessas redes é se aproximar mais do seu trabalho sem ver o
só ter quem você conhece, mas que você compartilha apenas com seus
essas redes são ferramentas de amigos.
trabalho para muitas pessoas e
por isso abrimos algumas Use mais o Linkedin: muitas relações
brechas. profissionais começam e dão bons frutos no
LinkedIn. Como é uma rede voltada para o
Neste caso, algumas atitudes profissional, a abordagem é facilitada e o
podem ser tomadas, tais como: acesso a outras pessoas é mais fácil e menos
invasivo do que pelo Facebook, por exemplo.
33
DICA 24: É legal perguntar antes de marcar alguém em uma foto
Nem todo mundo tem interesse em deixar suas informações públicas. Então é
sempre muito bem educado, antes de fazer um checkin, consultar a pessoa a
ser marcada em uma foto. Essa dica é especialmente válida para fotos de
crianças, pois muitos pais preferem não expor a imagem de seus filhos, por
isso, não deixe de falar com os pais das crianças antes de postar imagens delas.

DICA 25: Faça um mapa da sua vida online


Você precisa saber para onde estão de pessoas que ainda possuem
indo suas informações. Então pegue contas em Fotologs e nem ao menos
papel e caneta e comece a listar a sabem a senha! Daí as fotos estão lá
sua vida online (experimente um expostas e os donos trancados do
mapa mental). Vá passando para o lado de fora.
papel tudo que você acessa:
Facebook, Instagram, internet O que você acha no Google quando
banking, Pay Pal, email, supermercado, pesquisa pelo seu nome? É
Evernote, Todoist, Outlook… tudo! Há interessante saber onde você está
alguma rede que você era deixando seus rastros, se há alguém
cadastrado mas você não usa mais? copiando algum material seu ou se
Verifique se você ainda consegue o existe alguma informação
acesso a estes cadastros e exclua se desatualizada ou que você não quer
for necessário estes perfis. Ou anote mais expor.
a senha em algum local para ter o
controle. É impressionante o número
34
DICA 26: Trocou de celular?
Delete as informações do celular antigo
Desconecte seu celular dos serviços das operadoras e desconecte números
de serviços. Depois de um tempo os números antigos são passados para
outras pessoas, por isso, se você não troca o seu número em cadastros de
serviços, as notificações podem chegar para o novo dono do número e você
estará sujeito a perder seus dados e informações importantes. Verifique se a
pessoa da conversa no Whatsapp é realmente a pessoa com a qual você quer
falar. Muitas vezes as pessoas trocam de celular e deixam aplicativos
configurados, sem desligar da conta. Isso dá passe livre para outra pessoa
acessar suas informações. Dê uma geral no seu celular antigo antes de passar
para venda ou doação.

Verifique quais dos seus aplicativos estão com a


localização compartilhada.

DICA 27: É interessante você deixar a localização ativa


Controle o uso quando está compartilhando informações com um

da geolocalização grupo que conhece, do contrário suas informações


ficam super expostas. No caso do Instagram por
Muitos aplicativos exemplo, se você usa um perfil aberto com todas as
trabalham com geolocalizações ativas, vai ser um alvo mais fácil de
geolocalização: furtos ou sequestros. Não é ser totalmente
Facebook, Twitter, pessimista, mas infelizmente temos que pensar
Instagram, Evernote. nessas situações.
35

DICA 28:
Organize suas senhas
e cadastros ***
Mantenha uma lista de cadastros
que você já fez e que tipo de
conteúdo existe em cada rede.

O 1 Password é um bom aplicativo


que pode te ajudar a organizar e DICA 29:
gerenciar suas senhas Não use botão de conexão
http://gabrielabrasil.-
com/dicas-para-criar-se-
do Facebook ou Google
nhas-fortes-e-seguras/
Empresas grandes como
Facebook e Google estão
sempre na mira e prestam mais atenção a segurança. No entanto, algumas
empresas menores, que não possuem a mesma segurança, usam esses sites
para ter acesso a cadastros. Será que vale a pena então usar essa ferramenta?
Você está mandando suas informações pra todas essas empresas! Separe um
tempinho a mais e faça todo o cadastro. Não vai levar mais do que 5 minutos.
Questione-se sempre porque a empresa está precisando de tantos dados e
tome cuidado com o que compartilha.
36
DICA 30: Não saia clicando em tudo!
Sabe quando aparece aquela mensagem no navegador avisando que aquele
não é um site seguro e ainda assim você clica? Ou ainda, quando um email
tem totalmente a cara de ser vírus e mesmo assim você abre? Pois é, não
adianta culpar o computador por um erro seu. Não saia clicando em tudo!
Analise onde você está deixando seus rastros pois seus dados podem ser
acessados através deles.

3. Redes Sociais
Mesmo com as inúmeras vantagens em se manter um perfil no Facebook,
Instagram, Pinterest, Twitter e outras redes sociais, nos deparamos
diariamente com propagandas, memes, notícias e poluição visual que nos
fazem perder tempo, pois mesmo que não nos interessem, acabamos lendo.
Para evitar essa "perda de tempo" nas redes sociais, é fundamental saber
como organizar melhor os seus perfis e otimizá-los para que se adaptem as
suas necessidades.

DICA 31: Faça uma limpeza nos seus perfis Sabe aquela pessoa que
está no seu Facebook,
mas vocês nunca se falam? Por que ela está ali mesmo? Reveja seus contatos
e suas páginas. Os perfis que você está seguindo realmente fazem parte dos
seus interesses? Delete, descurta, bloqueie jogos e aplicativos, mas não
deixe coisas que você não precisa ocupando espaço no seu feed de notícias.
O mesmo vale para outras redes sociais.
37
DICA 32: Crie listas de amigos
Leva um tempo dependendo de quantos amigos
você tem na rede. Mas quando você quer saber
notícias de um grupo específico isso pode facilitar.
Identifique os grupos em: família, melhores amigos,
faculdade, trabalho, entre outras categorias.

DICA 33: Siga apenas quem for de interesse


Isso significa fazer uma seleção dos perfis que realmente você deseja seguir.
Convenhamos, todo mundo tem aquela página que curtiu só pra dar uma
força, não é mesmo? Não é questão de ser mal educado. É simplesmente
selecionar o que você quer ler. Você passará menos tempo nas redes e
encontrará informações que lhe serão úteis e agradáveis.

DICA 34: Mantenha apenas os grupos dos quais você


participa, com freqüência ou esporadicamente.
Organizar grupos Aqueles que você não lê, não participa das
discussões e não são mais do seu interesse, tchau!
38
DICA 35: Tenha o hábito de responder mensagens
Hoje em dia o Facebook é uma poderosa ferramenta de comunicação e
trabalho, o Pinterest é uma grande fonte de inspirações e referências, o
Twitter é uma cascata de notícias e descontrações, o Instagram é onde
vemos as atualizações da vida de amigos e família e muitas pessoas
procuram contatos no Linkedin. Se você está em uma dessas redes é para
estabelecer alguma comunicação, então responda o que chegar até você.

4. Ferramentas úteis

DICA 36: Use o Feedly para gerenciar RSS


O Feedly é uma ótima opção para quem quer ler todas as suas notícias em um
local só. Você inscreve seus blogs e sites preferidos e o Feedly armazena os
conteúdos novos a
medida que eles vão
sendo publicados.
Assim fica muito mais
fácil administrar as
leituras e você pode
separar um bloco de
tempo para ler tudo de
uma vez, diária ou
semanalmente.
39

DICA 37:
Use o WebClipper
Esqueça os Bookmarks. Quando você encontrar algo
interessante, capture com o Webclipper.

Você pode enviar artigos, imagens, capturas de tela e posts


de redes sociais diretamente para o Evernote, onde será
muito mais fácil de organizar e localizar a informação em
qualquer dispositivo.

O Webclipper é uma extensão para ser instalada no seu


navegador.
40

DICA 38:
Use o Google Keep para guardar ideias
O Google Keep é uma ferramenta do
Google que permite que você
armazene ideias no seu smartphone,
tablet ou computador. Registre
imediatamente cada pensamento
inspirador.

O Google Keep aparenta ser um


grande mural de lembretes cheio de
post-its. É ideal para aquele insight,
anotação de telefone, recado.

É claro que você precisa voltar


sempre ao APP pra rever suas ideias e
se certificar de que está tocando
projetos para frente.
41
DICA 39: Use o Calendly para marcar reuniões
Esta ferramenta funciona bem se você recebe um monte de pedidos
de reunião de pessoas que estão fora da sua empresa. Você cria uma
URL única e as pessoas escolhem datas e horas com base na sua
disponibilidade.

O Calendly pode ser sincronizado com seu Google Calendar ou


Office 365. Este tipo de ferramenta evita uma enorme troca de emails
para tentar descobrir qual é o melhor horário para uma reunião em
meio a agenda cheia dos participantes.
42
DICA 40: Administre suas postagens com a Hootsuite
A Hootsuite permite que você seja muito mais produtivo com as mídias
sociais. Possui capacidade de gerenciar todas as suas redes sociais e
agendar mensagens para publicação posterior, além de oferecer inúmeras
possibilidades de atividades nas mídias sociais, como: engajamento, escuta,
análise e segurança.

DICA 41: Experimente a técnica Pomodoro


Este é um método de produtividade que divide o tempo Experimente usar o
em blocos de 25 minutos, alternando pequenos intervalos. Aplicativo Pomodoro
Com os períodos estipulados para focar nas tarefas o seu para testar essa técnica
dia pode render muito mais em menos tempo. no seu dia a dia.
Saiba Mais
Gostou do conteúdo e quer saber mais sobre como implementar um processo
de organização digital na sua vida e no seu negócio?

Entre em contato para agendar uma consulta gratuita de 20 minutos por


Skype ou telefone.

Vamos conversar sobre seus obstáculos, desafios e questionamentos e definir


os próximos passos concretos para que você consiga mais organização e
produtividade no seu dia a dia.

organize@gabrielabrasil.com

facebook.com/gabrielabrasilorganiza

instagram.com/gabrielabrasilorganiza

linkedin.com/in/gbrasil

Gabriela Brasil Organiza. Todos os direitos reservados e protegidos pela lei n° 9.610, de 02/1998.
Gabriela Brasil
É consultora de organização, Especialista em Organização Digital.
Especializada em Organização Residencial e Office pela OZ, de São Paulo,
certificada em Administração do Tempo pela FGV RJ. Parceira da empresa Oz
Organize sua Vida, a frente do Curso de Organização Digital para formação
de profissionais de organização. Profissional membro da NAPO – National
Association of Professional Organizers (EUA). Mora em Palo Alto, na
Califórnia, de onde, via web, atende seus clientes no Brasil.

“A organização sempre foi minha principal


característica como profissional. Foi por
intermédio dela que consegui alcançar
metas difíceis e elevar meus níveis de
produtividade. Não sou simplesmente
uma pessoa organizada, mas uma
pessoa que sempre enxergou a
organização como uma parceira no
desempenho de inúmeras atividades
pessoais e profissionais. Há dois anos me
dedico a oferecer a outras pessoas o
mesmo benefício que consegui com a
organização: mais qualidade de vida."
gabrielabrasil.com