TCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA

DETECCIN DE NECESIDADES DE
CAPACITACIN
Tcnica es el conjunto de procedimientos y recursos para llevar a cabo una labor.
Existe una diferencia entre Tcnicas para DNC y fuentes existentes de informacin
(archivos, estadsticas, reportes, etc.). Las Tcnicas para DNC pueden ir desde
una simple pregunta formulada por escrito u oralmente.
DEFINICIN.
CUESTIONARIO
El documento bsico para obtener la informacin en la gran mayora de las
investigaciones y estudios de mercado. El cuestionario es un documento formado
por un conjunto de preguntas que deben estar redactadas de forma coherente, y
organizadas, secuenciadas y estructuradas de acuerdo con una determinada
planificacin, con el fin de que sus respuestas nos puedan ofrecer toda la
informacin que se precisa.
Conjunto de preguntas a las que el sujeto puede responder oralmente o por
escrito, cuyo fin es poner en evidencia diferentes aspectos.
Reglas de redaccin del cuestionario:
El lenguaje utilizado debe estar acorde con el del sujeto al que se dirige la
encuesta, utilizando el vocabulario y trminos adecos, y las preguntas redactadas
de la forma ms corta posible, con el fin de facilitar su lectura y comprensin.
Las preguntas deben plantearse con claridad y de forma inequvoca, un tpico
error de redaccin consiste en incluir dos preguntas en una, lo que conduce a no
poder concretar a cual corresponde la respuesta.
Debe empezarse por las preguntas ms fciles o sencillas para pasar despus a
las ms difciles o complicadas
Se debe tener un especial cuidado con la informacin de preguntas que puedan
resultar delicadas o embarazosas para el encuestado, redactndolas de forma que
pueda obtenerse la informacin sin provocar un rechazo o una falsa respuesta.
Estas preguntas deben ir, adems, al final del cuestionario.

No se debe incluir en las preguntas juicios de valor ni afirmaciones que puedan

condicionar las respuestas, ni que puedan verse afectadas por el orden en que
figuren dentro del cuestionario.
Las preguntas deben formularse de forma que faciliten tanto el esfuerzo de
memoria que tenga que realizar el encuestado, como en su caso, la realizacin de
clculos, para evitar errores en las respuestas.
Un cuestionario deber incluir preguntas de distintos tipos en funcin del
planteamiento del mismo y del tema a investigar, as puede haber:
Preguntas abiertas: Son preguntas en las que se permite al encuestado
cualquier respuesta. Con estas preguntas puede obtenerse una mayor riqueza de
detalle en las contestaciones, pero tienen el inconveniente de ser difciles de
tabular las respuestas.
Preguntas cerradas: Son preguntas en las que slo se permite contestar
mediante una serie cerrada de alternativas. Con estas preguntas puede perderse
riqueza en la informacin pero su cuantificacin es fcil.
Preguntas semi-abiertas (o semi-cerradas): Son preguntas de caractersticas
intermedias entre los dos tipos anteriores, que intentan no perder nunca mucha
riqueza de informacin a costa de perder algo de facilidad en la tabulacin de las
respuestas.
Preguntas en batera: Son aquellas que se planifican para realizarlas
secuencialmente en funcin de la respuesta dada a la pregunta de la secuencia
anterior. Su objetivo es profundizar en una informacin siguiendo el hilo de las
sucesivas repuestas.
Preguntas de evaluacin: Son preguntas dirigidas a obtener de la entrevistada
informacin sobre cmo valora una serie de cosas o aspectos. Pueden
proporcionar una valoracin de carcter numrico o una valoracin de carcter
cualitativo.
Preguntas introductoras o motivadoras: Son las que se realizan al principio de
la entrevista y que tienen como objetivo despertar el inters de la persona que se
va a entrevistar, intentando motivarle y predisponerle favorablemente para la
realizacin del cuestionario. Las repuestas a estas preguntas generalmente, no se
tienen en cuenta ya que en la mayora de los casos su nico objetivo es facilitar la
entrevista.

Pruebas preliminares del cuestionario:

El cuestionario debe elaborarse teniendo en cuenta que las contestaciones de sus
preguntas tienen que suministrar toda la informacin de que se precisa, y adems,
debe de ser fcil y posible realizar la cuantificacin y el anlisis de los datos que
se obtengan, y que estos permitan obtener, a su vez las conclusiones adecuadas
Una vez elaborado el cuestionario, y debido a su importancia para el anlisis del
mercado, es conveniente realizar una prueba del mismo a un nmero reducido de
personas, antes de realizar la encuesta. Esta prueba sirve para descubrir los
posibles defectos del cuestionario, las dificultades que pudiera presentar,
pudiendo as efectuar las correcciones necesarias. De esta forma se obtienen
mejores garantas sobre la efectividad del cuestionario definitivo.
ENCUESTA
Podramos iniciar esta aclaracin de conceptos diciendo que son instrumentos o
herramientas para la investigacin cualitativa.
La encuesta es una tcnica de recogida de informacin por medio de preguntas
escritas organizadas en un cuestionario impreso. Se emplea para investigar
hechos o fenmenos de forma general y no particular.
En la encuesta, a diferencia de la entrevista, el encuestado lee previamente el
cuestionario y lo responde por escrito, sin la intervencin directa de persona
alguna de las que colaboran en la investigacin.
Las repuestas se recogen de modo especial y se determinan del mismo modo las
posibles variantes de respuestas estndares, lo que facilita la evaluacin de los
resultados por mtodos estadsticos.
La encuesta es un listado de preguntas escritas, abiertas o cerradas, llamadas
cuestionarios que se usan para recoger las opiniones de varias personas
(profesores o alumnos), generalmente de forma annima, sobre muchos temas
diferentes. Permiten recopilar mucha informacin en poco tiempo. El mayor
inconveniente es el riesgo de fiabilidad por falta de sinceridad en las respuestas o
falta de comprensin de las preguntas.

ENTREVISTA
Es la accin y efecto de entrevistar o entrevistarse. Se trata de una conversacin
entre una o varias personas para un fin determinado.

Es una tcnica muy utilizada en psicologa, sociologa y educacin que consiste en

un dilogo entre dos o ms personas que cumplen los roles de entrevistador y
entrevistado, con el objetivo de conseguir una determinada informacin. Es una
herramienta muy til si el nmero de entrevistados es reducido.
Una entrevista es un hecho que consiste en un dilogo entablado entre dos o ms
personas: el entrevistador o entrevistadores que interroga y el o los que contestan.
Se trata de una tcnica o instrumento empleado en diversas actividades
profesionales (por ejemplo en investigacin, medicina, seleccin de personal). Una
entrevista no es casual sino que es un dilogo interesado, con un acuerdo previo y
unos intereses y expectativas por ambas partes.
INSTRUMENTO
Aparato diseado para ser empleado en una actividad concreta.
OBSERVACIN
La observacin comprende el conjunto de operaciones por medio de las cuales el
modelo de anlisis (constituido de hiptesis y conceptos) se somete a la prueba de
los hechos al confrontarlo con los datos observados. Este mtodo implica
determinar los indicadores de las variables (qu observar); circunscribir el campo
de los anlisis empricos en el espacio geogrfico y social as como en el tiempo
(sobre qu observar); y centrar los instrumentos de la observacin y la
recopilacin de los datos propiamente dichos (cmo observar).
TECNICA
La palabra tcnica proviene del griego tchne, que se ha traducido como
arte o ciencia. Una tcnica es un procedimiento que tiene como objetivo la
obtencin de un resultado determinado, ya sea en la ciencia en la tecnologa el
arte o en cualquier otro campo. En otras palabras, una tcnica es un conjunto de
reglas, normas o protocolos que se utiliza como medio para llegar a un cierto fin.
La tcnica es un conjunto de saberes prcticos o procedimientos para obtener el
resultado deseado. Una tcnica puede ser aplicada en cualquier mbito humano:
ciencias, arte, educacin etc. Aunque no es privativa del hombre, sus tcnicas
suelen ser ms complejas que la de los animales, que slo responden a su
necesidad de supervivencia.
Usualmente, la tcnica requiere del uso de herramientas y conocimientos muy
variados, que pueden ser tanto fsicos como intelectuales. Cabe destacar que el
uso de la tcnica no es exclusividad de los seres humanos, sino que diversos

animales tambin recurren a tcnicas para responder a sus necesidades de

supervivencia.

DE USO MS FRECUENTE.
La seleccin de las tcnicas para la obtencin de informacin se aplica
considerando:
Nivel ocupacional al que se va evaluar: Directivo, gerencial o mandos medios,
administrativo, operativo.
Nmero de personas: Recursos humanos, temporales, materiales y financieros
que se tienen para el estudio.
Requerimientos del personal, en trminos de nivel del manejo de la informacin,
donde el colaborador tiene conocimiento de la informacin comprende la
informacin utiliza la informacin es capaz de capacitar a otros sobre el tema que
domina contribuye a la ampliacin de la informacin.
Las ms frecuentes son:

Anlisis de tareas por medio de lista de cotejo.

Anlisis documental. Expedientes, Manuales de Puesto, funcin o
procedimientos, o reportes.
Anlisis grupales.
Encuesta.
Escala estimativa de desempeo.
Grupos binarios.
Inventario de habilidades.
Lluvia de ideas.
Phillips 66.
Registros observacionales directos.
Conferencia de Bsqueda.
TKJ (Planeacin prospectiva).
Cuestionario de evaluacin de conocimientos.
Escala estimativas de actitudes.
Entrevista.

ORIENTACIONES PARA SU USO Y APLICACIN.

Los criterios esenciales que califican a una tcnica para DNC estn en relacin
directa con la exactitud con que permiten precisar las necesidades de capacitacin
y as se hablara de objetividad y fiabilidad.

La Objetividad se refiere a la eliminacin de factores subjetivos.

La Fiabilidad a la confianza en detectar las mismas necesidades, si se
aplica nuevamente a la tcnica despus de la primera ocasin.

ENTREVISTA
Descripcin: Interrogatorio dirigido por un investigador (entrevistador), con el
propsito de obtener informacin de un sujeto (entrevistado).
Material
Guion de entrevista
Grabadora
Tipos de Entrevistas
Dirigidas
Semi dirigidas
Abierta
Destinatarios
Se puede utilizar en la DNC prcticamente en cualquier nivel de la empresa.
Ventajas
Ofrece una situacin cara a cara. Proporciona la posibilidad de replantear las
preguntas.
Desventajas
Es antieconmica para investigar a un grupo numeroso de sujetos. Proporciona en
muchos casos opiniones en vez de informaciones objetivas.
OBSERVACIN
Descripcin: Un investigador realiza un examen atento de determinado hecho,
situacin o comportamiento, en el que est implicado uno o varios sujetos.
Material Requerido
Gua de observacin

Tipos de Observacin
Sistemtica: se define con presin el hecho a observar y elaborar una gua.
Casual: se efecta espordicamente, pero se tiene plena conciencia de lo que se
observa.
Tipo de Aplicacin
La observacin se refiere a un sujeto, pero puede incluir a un grupo.
Nmero de Sujetos
Desde uno hasta ocho o diez
Destinatarios
Los titulares de los puestos a quienes se investiga que tienen necesidades de
capacitacin.
Ventajas
Permite registrar hechos reales.
Hace posible el acopio de situaciones que no se pueden reproducir.
Desventajas
Exige mucho tiempo y habilidades de observacin bien desarrolladas
CUESTIONARIO
Descripcin: Un sujeto o un grupo responde de manera personal varias
preguntas planteadas por escrito.
Material Requerido
Cuestionario
Tipos de Cuestionarios
De preguntas abiertas
De preguntas cerradas
Tipo de Aplicacin
Colectiva (una de las mejores ventajas)
A quienes se aplica: Los titulares de los puestos a los que se investiga (obrero,
empleado, tcnico y de supervisin)

Ventajas
Es econmico
La administracin es relativamente sencilla
Desventajas
No puede usarse con sujetos que tienen problemas de lectura y escritura.
ENCUESTA
Descripcin: Un investigador recaba en un formulario las respuestas que le
proporciona un sujeto, en torno a algunas cuestiones que le va planteando de
manera organizada.
Material Requerido
Encuesta
Tipo de Encuesta
La clasificacin de las encuestas se ha basado ms que en sus caractersticas, en
el campo que explora: demogrficas, ocupacionales, de consumo, educativas, etc.
Tipo de Aplicacin
Individual
Destinatarios
Todos los niveles, excepto el personal de alta direccin y mandos medios.
Ventajas
Permite lograr contacto directo entre investigador y encuestador.
Hace posible el registro de todas las respuestas.
Desventajas
Exige casi el mismo tiempo requerido para una entrevista y no posee su
flexibilidad.