Access Básico

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ndice
Objetivos .......................................................................................................................... 1
Banco de Dados ............................................................................................................... 1
Sistema de Banco de Dados ........................................................................................... 1
Nveis de Abstrao......................................................................................................... 2
Dados................................................................................................................................ 3
Modelo de Dados ............................................................................................................. 4
Exemplos.......................................................................................................................... 5
Sistema Gerenciador de Banco de Dados........................................................................6
Caractersticas de um SGBD.............................................................................................6
Principais Objetos de um SGBD.......................................................................................7
Tabelas.................................................................................................................................7
Exemplos.............................................................................................................................8
Chave Primria....................................................................................................................8
Dados Cadastrais do Funcionrio.....................................................................................9
Diagrama............................................................................................................................10
Tabelas Resultantes ...................................................................................................... 11
Vises ............................................................................................................................. 12
Tipos de Viso................................................................................................................ 12
Tipos de Viso................................................................................................................ 13
Tipos de Viso................................................................................................................ 13
Tipos de Viso................................................................................................................ 14
Tipos de Viso................................................................................................................ 15
ndice .............................................................................................................................. 15
No Exemplo .................................................................................................................... 16
Ficha Mdica .................................................................................................................. 17
Modelo de Dados ........................................................................................................... 18
Tabelas ........................................................................................................................... 19
ltima atualizao em 14/07/2003
Conceitos de Banco de Dados
Banco de Dados
Objetivos
Introduzir conceitos bsicos de Modelo de dados
Introduzir conceitos bsicos de Banco de dados
Capacitar o aluno a construir o modelo fsico de uma base de dados
Banco de Dados
uma coleo de dados inter-relacionados, representando informaes sobre um
domnio especfico.
Exemplos:
Lista Telefnica
Fichas do acervo de uma biblioteca
Sistema de Banco de Dados

Consiste em uma coleo de dados inter-relacionados e uma coleo de programas
para prover o acesso a esses dados.
O objetivo principal de um sistema de banco de dados possibilitar um ambiente que
seja adequado e eficiente para uso na recuperao e armazenamento de informaes.
Diviso de Servios Comunidade Centro de Computao Unicamp
Nveis de Abstrao
Seres,Objetos,
Organismos,
Fatos.
Mundo
Real
Representa organizao e
suas alteraes
Informaes
Informais
MODELO
DESCRITIVO
Descrio de Estruturas de
Procedimentos
Informaes
Formais
MODELO
CONCEITUAL
Estruturas de Informaes e
Definies de Manipulao
Dados
Bits e Bytes
MODELO
OPERACIONAL
MODELO
INTERNO
Estruturas Externas de
Dados
Estruturas Internas
de Arquivos
Dados
Dado:
Conjunto de smbolos arranjados a fim de representar a informao fora da mente
humana.
Elemento de Dado:
Subconjunto de smbolos que compem um dado com significado especfico, mas no
representa a informao completa.
No exemplo:
O nmero de alunos matriculados na disciplina mate01 no
primeiro semestre / 97 57.
Quais so os elementos de dados?
Disciplina:
mate01
Perodo:
primeiro semestre /97
Matriculados :
57
Modelo de Dados
1 - 1
1 - N
N - N
Entidade
objeto do mundo real :

um ser, um fato, coisa,
organismo social, etc.
Atributo
informaes que se deseja

guardar sobre o objeto
Relacionamento
associao existente entre

elementos de entidades
Cardinalidade
nmero de ocorrncias
possveis de cada entidade
envolvida num relacionamento
Exemplos
Departamentos
Departamentos
Alunos
lotao
chefia
matrcula
Funcionrios
Funcionrios
Disciplinas
Sistema Gerenciador de Banco de Dados

So softwares que permitem a definio de estruturas para armazenamento de
informaes e fornecimento de mecanismos para manipula-las.
Exemplos:
Access
DB2
Oracle
Caractersticas de um SGBD
Integridade
Restries
Segurana/Privacidade
Restaurao
Reorganizao
Eficincia
Principais Objetos de um SGBD
Tabelas
Vises
ndices
Tabelas
Objeto criado para armazenar os dados fisicamente
Os dados so armazenados em linhas (registros) e colunas (campos)
Os dados de uma tabela normalmente descrevem um assunto tal como clientes,

vendas, etc.
Exemplos
colunas
Tabela de Clientes
linhas
RG
Nome
Cidade
Telef
12345
Joo da Silva
Campinas
2639900
89476
Maria Barreto
So Paulo
5764928
27489
Jos Buscap
Valinhos
9913421
Chave Primria
Permite a classificao nica de cada registro de uma tabela
Exemplos de chave primria:

RG
CPF
Matrcula
RA
Dados Cadastrais do Funcionrio
Matrcula
Nome:
Data Nasc:
Nacionalidade:
Sexo:
Est.Civil:
RG:
CIC:
Endereo:
Telef:
Data Admisso:
Cargos Ocupados
Cargo:
Dt Incio:
Dt Fim:
Cargo:
Dt Incio:
Dt Fim:
Departamentos de lotao
Depto:
Dt Incio:
Dt Fim:
Depto:
Dt Incio:
Dt Fim:
Dependentes
Nome:
Data Nasc:
Nome:
Data Nasc:
Diagrama
N
lotao
Departamentos
Cdigo depto
Descrio
Matrcula
Cdigo Depto
Dt Inicio
Dt fim
Funcionrios
Matricula
Nome
Data Nasc
Nacionalidade
Sexo
Estado civil
Rg
Cic
Endereo
Telefone
Data Admisso
N
ocupao
Cargos
Matrcula
Cdigo Cargo
Dt Inicio
Dt fim
Cdigo cargo
Descrio
1
tem
Dependentes
Matrcula
Nome Dependente
Dt Nascimento
10
Tabelas Resultantes
Funcionrios
Matricula
Nome
Data Nasc
Nacionalidade
Sexo
Estado civil
Rg
Cic
Endereo
Telefone
Data Admisso
Lotao
Matrcula
Cdigo Depto
Dt Inicio
Dt fim
Departamento
Cdigo depto
Descrio
Ocupao
Matrcula
Cdigo Cargo
Dt Inicio
Dt fim
Cargos
Cdigo cargo
Descrio
Dependentes
Matrcula
Nome Dependente
Dt Nascimento
11
Vises
Tabela lgica de um banco de Dados, no contm dados.
Tipos de Viso
Viso Idntica
Viso
Tabela
12
Tipos de Viso
Viso por Seleo de Colunas
Viso
Tabela
Tipos de Viso
Viso por Seleo de Linhas
Tabela
Viso
13
Tipos de Viso
Viso por Seleo de Linhas e Colunas
Viso
Tabela
14
Tipos de Viso
Viso por juno de Tabelas
Tabela 1
Viso
Tabela 2
ndice
uma ferramenta usada pelo gerenciador de Banco de Dados para facilitar a
busca de linhas dentro de uma tabela
ndice nico
ndice criado a partir da chave primria, no permite a incluso de linhas
duplicadas
ndice de Performance
Facilita a busca de linhas na tabela
15
No Exemplo
Funcionrios
Matricula - ch
Nome
Data Nasc
Nacionalidade
Sexo
Estado civil
Rg - ind
Cic
Endereo
Telefone
Data Admisso
Lotao
Matrcula - ch
Cdigo Depto - ch
Dt Inicio - ind
Dt fim
Departamento
Cdigo depto - ch
Descrio
Ocupao
Matrcula - ch
Cdigo Cargo - ch
Dt Inicio - ind
Dt fim
Cargos
Cdigo cargo - ch
Descrio
Dependentes
Matrcula - ch
Nome Dependente - ch
Dt Nascimento
16
Ficha Mdica
Nmero paciente:
Nome:
Data Nasc:
Sexo:
Convnio:
Est.Civil:
RG:
Telef:
Endereo:
Consultas
Nm Consulta
Data
Mdico
Diagnstico
Exames
Num Consulta
Exame
Data
Resultados
17
Modelo de Dados
Paciente
pertence
1
Convnio
agenda
Consulta
N
1
Exame
solicita
atende
N
1
Mdico
18
Tabelas
Paciente
Num-Pac
Nome-Pac
Sexo
Data Nasc
Cd-Convnio
Endereo
Rg
Estado civil
Telefone
Consulta
Num-Consulta
NumPac
Cd-mdico
Data
Dignstico
Exame
Num-Consulta
Tipo-Exame
Data
Resultado
Mdico
Convnio
Cd-Mdico
Nome
Cd-Convnio
Nome
19
ndice
Conceitos Microsoft Access ........................................................................................... 1
Caixa de dilogo apresentada na inicializao do Access............................................................2
Iniciando um Banco de Dados......................................................................................................3
Janela Banco de Dados ...............................................................................................................4
Criando uma Tabela ......................................................................................................... 5
Estrutura da Tabela......................................................................................................................6
Propriedades do Campo...............................................................................................................7
Definindo as Propriedades do Campo ..........................................................................................8
Chave Primria.............................................................................................................................9
Modo Folha de Dados Incluir e Excluir registros......................................................................10
Criando uma Consulta ................................................................................................... 11
Criando uma nova consulta ........................................................................................................12
Escolhendo as tabelas/consultas para compor a sua consulta ...................................................13
Tela de Estrutura da Consulta ....................................................................................................14
Como montar uma consulta, executar e gravar ..........................................................................15
Criando consultas com critrios..................................................................................................16
Criando consultas-classificando registros e fornecendo parmentros ........................................17
O que um filtro? Quais os mtodos usados para filtrar registros?............................................18
Como criar um filtro avanado?..................................................................................................19
Criando um formulrio................................................................................................... 21
Assistente de Formulrio............................................................................................................23
Escolhendo estilo e titulo para seu formulrio ............................................................................24
Visualizando registros em um formulrio ....................................................................................24
Trabalhando na Estrutura do seu formulrio...............................................................................26
Adicione um Rtulo e um Campo ...............................................................................................28
Alterando a aparncia do seu formulrio ....................................................................................29
Trabalhando com as propriedades dos controles, sees ou formulrios...................................30
Criando um relatrio ...................................................................................................... 31
Assistente de relatrios ..............................................................................................................32
Agrupando Dados no Assistente ................................................................................................33
Escolhendo o Layout, Orientao e Estilo ..................................................................................35
Visualizando o relatrio ..............................................................................................................36
Trabalhando na Estrutura do relatrio ........................................................................................37
Conhecendo tela de Classificar e agrupar ..................................................................................38
Crie e imprima etiquetas de endereamento ..............................................................................39
Montando sua etiqueta .................................................................................................. 40
Referncia Bibliogrfica ................................................................................................ 41
ltima Atualizao em 14/07/2003
Access Bsico
Conceitos Microsoft Access
O que o Access?
O Access um Sistema de Gerncia de Banco de Dados Relacional Interativo (SGBD) para o
Microsoft Windows. Sua utilizao muito simples, no sendo necessrio programar para criar
um banco de dados.
O que um SGBD?
O Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados um sistema capaz de armazenar e
recuperar informaes em banco de dados.
O que um Banco de Dados?
Um Banco de Dados um recurso para a manipulao eficiente de um grande conjunto de
informaes estruturadas e armazenadas de forma organizada e integrada.
O que um Objeto?
Um objeto uma unidade que pode ser selecionada e manipulada. No Access existem alguns
objetos que podem ser criados e utilizados, tais como: tabelas, formulrios, relatrios, macros
e mdulos. Outros recursos que tambm so considerados objetos so: figuras, grficos, caixa
de dilogos, etc.
Access Bsico
Caixa de dilogo apresentada na inicializao do Access
Ao inicializar o Access ser apresentada esta caixa de dilogo, voc dever escolher uma das
opes a seguir:
Banco de Dados Vazio Criar um banco de dados vazio. Ao exibir a caixa de dilogo
Novo Arquivo de Banco de Dados, na caixa de texto Salvar em voc dever procurar o
caminho, em Nome do Arquivo preencher o nome do novo banco de dados e em Salvar
como tipo escolher Banco de Dados Microsoft Access e clique no boto CRIAR.
Assistente de Banco de Dados - Criar um banco de dados utilizando o assistente de

banco de dados. Ao exibir a caixa de dilogo Novo, voc ter as guias:
Geral - apresentar um cone de Banco de Dados Vazio (idem a primeira opo).
Banco de Dados - apresentar vrios cones de banco de dados pr-definidos, voc
dever clicar duas vezes no banco que mais lhe convm, ir exibir a caixa de dilogo
Novo Arquivo de Banco de Dados (seguir os passos da caixa de dilogo Novo
Arquivo de Banco de Dados que esto descritos na primeira opo). Aps ter clicado
no boto CRIAR automaticamente ser aberto o assistente de Banco de Dados, com
as tabelas pr-definidas para este banco.
Abrir Banco de Dados Existente - Abrir um banco de dados j criado. Ao escolher esta
opo voc poder selecionar Mais Arquivos..., ir exibir a caixa de dilogo Abrir, na
caixa de texto Examinar voc dever procurar o caminho, em Nome do Arquivo
preencher o nome do arquivo de banco de dados e em Arquivos do tipo escolher Banco
de Dados Microsoft Access, ou voc poder selecionar um dos ltimos arquivos de banco
de dados acessados.
Access Bsico
Iniciando um Banco de Dados

1
Acionar Ajuda
Abrir Banco de Dados
Novo Banco de Dados
Esta a tela inicial do Access, a partir dela voc poder criar, abrir, converter, compactar ou
reparar um banco de dados. Poder atribuir segurana ao definir contas de usurios e grupos
e/ou criptografar um Banco de Dados (codificar um banco de dados que s poder ser lido
pelo Access).
A janela inicial constituda por:
1. Barra de Ttulo: Ttulo de apresentao do Microsoft Access.
2. Barra de Menu: Menu que contm funes desempenhadas pelo Access.
3. Barra de Ferramentas: Botes com as funes mais utilizadas no Access.
Para criar um novo banco de dados:
A partir do menu Arquivo, escolha a opo Novo Banco de Dados ou clique sobre o cone
Novo banco de Dados na barra de ferramentas. O Access exibir a caixa de dilogo
Novo, voc ter duas guias:
A guia Geral apresentar um cone de Banco de Dados Vazio, ao clicar duas vezes com
o mouse ir exibir a caixa de dilogo Novo Arquivo de Banco de Dados, na caixa de
texto Salvar em voc dever procurar o caminho, em Nome do Arquivo preencher o
nome do novo banco de dados e em Salvar como tipo escolher Banco de Dados
Microsoft Access e clique no boto "CRIAR".
A guia Banco de Dados apresentar vrios cones de banco de dados pr-definidos,

voc dever clicar duas vezes no banco que mais lhe convm, ir exibir a caixa de dilogo
Novo Arquivo de Banco de Dados (seguir os passos da caixa de dilogo Novo Arquivo
de Banco de Dados que esto descritos na primeira guia), aps ter clicado no boto
CRIAR automaticamente ser aberto o assistente de Banco de Dados, com as tabelas
pr-definidas para este banco.
Access Bsico
Janela Banco de Dados

1
A janela principal de banco de dados aparece assim que criado um novo banco de dados ou
carregado para a memria um banco de dados j existente, nesta janela voc ir trabalhar
com os objetos do seu banco de dados.
Esta janela constituda:
1. Nome do Banco de Dados.
2. Boto Novo: Para criar um novo objeto.
3. Boto Abrir: Para executar um objeto j existente.
4. Boto Estrutura: Para entrar na estrutura do objeto.
5. Guias de Objetos: Tabelas, Consultas, Formulrios, Relatrios, Macros e Mdulos (Uma
srie de procedimentos programados na linguagem VBA - Visual Basic para Aplicativos).
6. Lista dos objetos existentes no seu banco de dados.
Para trabalhar com os objetos nesta janela preciso:
Clicar sobre a guia do objeto desejado.
Clicar sobre o boto Novo ou selecionar o objeto e clicar sobre o boto Abrir ou
Estrutura.
Access Bsico
Criando uma Tabela
Uma tabela um objeto do Access que armazena dados em linhas (registros) e colunas
(campos). Os dados normalmente descrevem um assunto como, por exemplo, empregados ou
vendas.
Para criar uma nova tabela, siga os passos abaixo:
Com a janela de banco de dados ativa, clique sobre o objeto Tabela.
Clique sobre o boto Novo.
O Access exibir a caixa de dilogo Nova Tabela, onde voc possui as alternativas:
Modo Folha de Dados - Voc ir cadastrar diretamente os dados e a estrutura ser criada
baseada no contedo dos dados cadastrados, como por exemplo, se voc cadastrar uma
data (15/07/97), na estrutura o tipo do campo ser data/hora.
Modo Estrutura - Voc primeiramente criar a estrutura de sua tabela, como nome, tipo de
dados e caractersticas de cada campo, para depois cadastrar os dados.
Assistente de Tabela - O assistente ajudar na criao de sua tabela, porm, limitado em

tabelas pr-definidas.
Importao de Tabela - O assistente ajudar na importao de dados (veja em "Importar

Dados").
Assistente de Vinculao de Tabela - O assistente criar tabelas no banco de dados atual

que esto vinculadas a um arquivo externo, voc poder utilizar o arquivo como se fosse
uma tabela do seu banco de dados atual, porm, no poder modificar a estrutura de uma
tabela vinculada.
Access Bsico
Estrutura da Tabela
Nome
Nomecom
com
at
at64
64
caracteres
caracteres
Uma
Umapequena
pequenadescrio
descrioajuda
ajudaaa
lembrar
o
propsito
do
campo
lembrar o propsito do campoeeser
ser
exibida
exibidana
nabarra
barrade
destatus
status
Tipo
Tipodo
do
valor
valor
Caractersticas
Caractersticas
O Access apresenta esta janela para voc definir a estrutura da tabela que ser criada.
Para criar uma tabela, voc precisa:
Criar os campos que a compem (nome campo).
Definir o tipo de dados dos campos (texto, memorando, nmero, data/hora, ...).
Definir as propriedades dos campos (tamanho, formato, regras, ...).
Definir que campos so indexados e o tipo de ndice.
Definir qual campo ou conjunto de campos ser chave primria da tabela.
A Janela de Estrutura da Tabela constituda por:

Nome do Campo: nesta coluna voc deve definir os campos para a tabela (os nomes
podem ter at 64 caracteres, espaos, undescore, acento).
Tipo de Dados: onde voc define o tipo dos campos (nesta coluna, clique em cima da seta
para baixo para visualizar a lista dos tipos de campos disponveis).
Descrio: Digite uma descrio que informe sobre o contedo do campo (no
obrigatrio).
Propriedades: aqui voc deve definir as propriedades (caractersticas) dos campos e da

tabela. Todos os objetos do Microsoft Access possuem propriedades, que so definidas
para determinar a sua aparncia e o seu funcionamento.
Para criar um campo na estrutura da Tabela:

Clique na primeira linha da coluna Nome do Campo. Depois de digitar o nome do campo
aperte a tecla <TAB> para mover o cursor para as prximas colunas.
Access Bsico
Propriedades do Campo
Para cada campo que criado na tabela, o Access atribui um conjunto de propriedades de
acordo com o tipo de dados escolhido. Veja a seguir a descrio dessas propriedades:
Tamanho - Define o tamanho do campo na tabela (tipo texto, nmero e autonumerao).
Casa Decimal - Define o nmero de casas decimais dos campos numricos (tipo nmero e
moeda).
Formato - Define o layout que o campo assume (todos os tipos, exceto o objeto OLE).
Mscara de Entrada - Define o padro para entrada de dados num campo (tipo texto,
nmero, data/hora e moeda).
Legenda - um ttulo para o campo (todos os tipos).
Valor Padro - Define o mesmo contedo para um campo (todos os tipos exceto
autonumerao e objeto OLE).
Regra de Validao - uma condio de validade para a informao ser aceita (todos os
tipos, exceto autonumerao e objeto OLE).
Texto de Validao - A mensagem que o usurio recebe quando afeta a regra de validao
(todos os tipos, exceto autonumerao e objeto OLE).
Requerido - Define se um campo deve ou no ser preenchido (todos os tipos, exceto

autonumerao).
Permitir Comprimento Zero - Indica se uma seqncia vazia vlida como informao
para um campo (tipo texto, memorando e hyperlink).
Indexado - Ajuda na pesquisa e classificao dos campos de maneira rpida e eficiente

(todos os tipos, exceto memorando, objeto OLE e hyperlink).
Novos Valores - Como novos valores devem ser gerados (tipo autonumerao):
incremento ou aleatrio.
Access Bsico
Definindo as Propriedades do Campo

Clique
Cliqueaqui
aquipara
paraselecionar
selecionar
aalinha
linhado
docampo
campodesejado
desejado
eeclique
cliqueaqui
aqui
para
paradefinir
definiraa
propriedade
propriedade
tamanho
tamanho
Para definir qualquer propriedade de um campo:

Clique no seletor de linhas do campo desejado.
Clique na linha da propriedade que deseja alterar.
Na propriedade Tamanho do Campo procure usar sempre o menor tipo de

dados, pois exige menos memria e o processamento fica mais rpido. Um
campo definido como tipo de dados igual a Nmero, pode ter os seguintes
tamanhos: Byte (ocupa 1 byte); Inteiro (ocupa 2 bytes); Inteiro Longo (ocupa 4
bytes); Simples (ocupa 4 bytes); Duplo (ocupa 8 bytes); Cdigo de Replicao
(ocupa 16 bytes)
Access Bsico
Chave Primria
clique no seletor de linha do

campo desejado
e pressione o cone
Chave Primria
A Chave Primria permite a identificao nica de cada registro de uma tabela. Considerada
como ndice principal para a tabela, ela utilizada para associar dados entre as tabelas.
Voc pode selecionar mais de um campo (at dez campos) para Chave Primria, ou seja, a
concatenao dos campos passa a ser uma Chave Primria. Os campos do tipo memorando,
objeto OLE e hyperlink no podero compor sua chave primria.
Para definir a chave primria:
Clique no seletor de linhas do campo que ser chave primria.
Para selecionar mais de um campo:
Clique no seletor do primeiro campo, aperte a tecla <CTRL> e clique nos outros campos
que deseja marcar.
Clique sobre o cone

Chave Primria na barra de ferramentas ou a partir do menu
Editar, escolha a opo Chave Primria.
Se ao gravar sua tabela, o Access no encontrar um campo como chave primria, ele
pergunta se voc deseja ou no que ela seja criada. Caso responda Sim, o Access criar na
tabela um campo com o nome Cdigo, do tipo AutoNumerao e o definir como chave
primria da tabela, se a tabela j possuir um campo do tipo AutoNumerao, o Access o
designar como chave primria da tabela.
Access Bsico
Modo Folha de Dados Incluir e Excluir registros
Atravs da folha de dados voc pode incluir e excluir registros em uma tabela.
Se a janela de Banco de Dados estiver ativa, selecione a Tabela desejada e clique o boto
Abrir.
Se a Estrutura da Tabela estiver ativa, clique o cone

ferramentas.
Para incluir um registro na tabela:

Digite as informaes campo a campo, registro a registro, utilize o mouse ou a tecla
<TAB> para mudar de campo. Cada registro digitado automaticamente inserido na
tabela ativa.
Para excluir um registro da tabela:

Clique com o mouse no seletor de linha do registro desejado e pressione a tecla <DEL>
ou clique sobre o cone:
Folha de Dados na barra de
10
Access Bsico
Criando uma Consulta

Tipos de Consulta:
Uma consulta um objeto onde voc pode fazer perguntas ao Access sobre determinados
dados armazenados em sua(s) tabela(s).
O Access permite que voc crie vrios tipos de consultas:
Consulta seleo - So as mais usadas. Voc pode selecionar os dados de uma ou mais
tabela(s)/consulta(s) para visualizao.
Consulta de tabela de referncia cruzada - apresenta seus dados na forma de uma

planilha eletrnica. til para melhor visualizao de grande quantidade de informaes.
Consulta criar tabela - atravs desta consulta voc poder criar uma nova tabela.
Consulta atualizao - utilizada para alteraes em um conjunto de dados que voc possa
selecionar atravs de condies.
Consulta acrscimo - utilize este tipo de consulta para copiar todos os registros ou um
conjunto de registros especificados, de uma tabela para outra atravs de condies.
Consulta excluso - esta consulta permite que voc exclua um conjunto de registros
especificados atravs de uma condio.
Para terminar a execuo de uma consulta, tecle CRTL+BREAK.
11
Access Bsico
Criando uma nova consulta
Com a Janela de Banco de Dados ativa, siga os passos abaixo para criar uma consulta:
Clique sobre o objeto Consulta.
Clique sobre o boto Novo.
Access exibir a caixa de texto Nova Consulta, com as seguintes opes:
Modo Estrutura: cria uma nova consulta sem utilizar assistente.
Assistente de Consulta Simples: cria uma consulta de seleo a partir de campos

que voc escolheu.
Assistente de Consulta de Tabela de Referncia Cruzada: exibe os dados no

formato de uma planilha eletrnica.
Assistente de Consulta Localizar Duplicatas: localiza registros com valores de

campos duplicados na tabela.
Assistente de Consulta Localizar no Coincidentes: encontra os registros em uma

tabela que no possuem registros relacionados em outra.
12
Access Bsico
Escolhendo as tabelas/consultas para compor a sua consulta
Ao escolher o modo estrutura ser apresentada a tela Mostrar Tabela onde voc deve
selecionar uma tabela ou consulta para compor sua nova consulta.
Para selecionar o objeto:
Clique sobre a consulta ou tabela desejada.
Clique sobre o boto Adicionar.
Para fechar a janela:

Clique sobre o boto Fechar.
Se a janela Mostrar Tabela no for apresentada ou se voc precisar apenas inserir

uma nova tabela/consulta em uma consulta j existente, na barra de ferramentas,
clique sobre o cone:
13
Access Bsico
Tela de Estrutura da Consulta
Relacionamento
Especifica campos e condies

para a consulta
Ao escolher o modo estrutura e ter adicionado as tabelas desejadas para sua consulta voc
poder especificar os campos desejados e condies para executar a consulta.
Nesta tela de estrutura, mostrado o relacionamento existente entre as tabelas, se no existir
esse relacionamento, voc ter que cri-lo em sua consulta, ligando os campos que possuem
o mesmo propsito.
Na grade de consulta, voc dever preencher as linhas da seguinte forma:
Campos: Preencher o nome dos campos que desejar para a Consulta.
Tabela: Tabela que o campo faz parte.
Classificao: Para classificar um campo voc dever escolher se o campo ser

apresentado na ordem crescente ou decrescente.
Mostrar: Assinalar somente o campo que ser apresentado na Consulta.
Critrio: Conjunto de informaes que definiro as caractersticas da sua Consulta.
Ou: Faz parte do critrio.
14
Access Bsico
Como montar uma consulta, executar e gravar
Para incluir um campo em sua Consulta:

Selecione o campo a ser adicionado na Consulta.
Arraste-o at a linha Campo.
Para incluir TODOS os campos:

Clique no asterisco (*) existente no topo de cada lista de campos e depois arraste-o para a
linha de campo. Nesta linha ser apresentado um campo assim: tabela3.* - o que significa
que todos os campos da tabela3 foram selecionados para consulta.
Para executar uma consulta:
clique sobre o cone
Executar na barra de ferramentas.
Conhecendo os modos da consulta, na barra de ferramentas clique na seta do cone "Exibir",

aparecer as opes:
15
Access Bsico
Modo estrutura - Para alterar a consulta.
Modo folha de dados - Para visualizar o resultado da consulta.
Modo SQL - Para consultar o cdigo em SQL.
Para gravar sua consulta:
Clique o cone
opo Salvar.
Salvar na barra de ferramentas ou no menu Arquivo, escolha a
Criando consultas com critrios
Consulta utilizando Critrios:

Critrio a condio utilizada para limitar o conjunto de registros desejados para o resultado
da consulta. Como o exemplo acima, onde voc consulta apenas o jogador Eduardo. Para
isso, com o modo estrutura da Consulta ativo:
Na linha Critrio, do campo "nome do jogador" digite Eduardo* (o asterisco *, quando no

sei o nome completo) e execute a consulta.
Voc pode especificar os critrios de vrios outros modos, por exemplo:
Na linha Critrio, do campo "num do jogador", digite:
16
Access Bsico
Entre 2 e 3 e execute, depois digite: > 1 e < 4 e execute.
Na linha Critrio, do campo "nome do jogador", digite:
c* (o resultado desta consulta ser os registros com os nomes dos jogadores que
comeam com c).
Criando consultas, classificando registros e fornecendo parmetros
Consulta classificando registros:

Para especificar a ordem de classificao dos registros, faa o seguinte:
Na linha de Classificao do campo desejado, especifique Crescente (0-9 e A-Z)

ou Decrescente (9-0 e Z-A).
Consulta de parmetros solicitando critrio:

Estabelea parmetros para que a consulta faa uma pergunta ao usurio.
Na linha Critrio, do campo desejado, digite a pergunta entre colchetes, como a seguir:
[Entre com o nmero do jogador]

Ao executar a consulta, o Access exibir uma caixa de dilogo onde o usurio dever digitar o
nmero do jogador que deseja pesquisar.
17
Access Bsico
O que um filtro? Quais os mtodos usados para filtrar registros?
Filtro uma consulta rpida feita diretamente na tabela. Ambos recuperam um subconjunto de
registros de uma tabela/consulta.
Quando usar o filtro?
Voc dever usar o filtro para visualizar temporariamente ou editar um subconjunto de
registros enquanto estiver dentro de uma tabela.
Quando usar a consulta de seleo?
Voc dever usar a consulta de seleo se desejar:
Visualizar um subconjunto de registros sem abrir uma tabela.
Consultar registros de mais de uma tabela ao mesmo tempo.
Escolher os campos que exibiro o resultado.
Efetuar clculos na consulta.
Quais os mtodos usados para filtrar registros?

Filtrar Por Seleo - Utiliza um valor ou parte de um valor selecionado em um campo da folha
de dados, para localizar somente registros que contenham ou que no contenham esse valor.
Filtrar Por Formulrio - Utiliza uma verso da folha de dados com campos vazios, voc poder
digitar os valores que deseja que os registros filtrados contenham.
18
Access Bsico
Filtrar Para Entrada - Utiliza um valor ou expresso que voc digita na caixa Filtro para:", para
localizar somente registros que contenham o valor ou satisfazem a expresso que voc
especificar. (para localizar a caixa "Filtro para:", basta clicar com o boto direito em um campo
no modo folha de dados de uma tabela/consulta)
Como criar um filtro:
No objeto Tabela, selecione a tabela desejada e clique no boto Abrir (para abrir no
modo folha de dados).
Escolher o mtodo desejado para filtrar registros na barra de ferramentas ou na barra de

menu no item Registros .
Para executar esse filtro, clique o cone Aplicar Filtro na barra de ferramentas.
Como criar um filtro avanado?
Voc pode criar tambm um Filtro Avanado.

Para criar um filtro avanado:
No objeto Tabela, selecione a tabela desejada e clique no boto Abrir (para abrir no
modo folha de dados).
Na barra de menu no item Registros, escolha a opo "Filtrar" e "Filtrar/classificar

avanado". O Access exibir uma tela parecida com uma estrutura de Consulta.
Selecione o(s) campo(s) desejados para o filtro do mesmo modo como voc fez na
consulta.
Digite a condio na linha do critrio da coluna do campo desejado.
Para executar esse filtro, clique o cone Aplicar Filtro na barra de ferramentas.
19
Access Bsico
O Access, aps a execuo do filtro, exibir os registros de acordo com o critrio estipulado.
Para mostrar todos os registros novamente:
Na barra de ferramentas ou na barra de menu no item Registros, escolha a opo
"Remover Filtro".
Para voltar na estrutura do filtro:
Na barra de menu no item Registros, escolha a opo Filtrar" e "Filtrar/classificar
avanado"
Para salvar um filtro como consulta, faa o seguinte:
Primeiramente voc deve estar na estrutura do filtro.
Na barra de ferramentas, clique o cone
Salvar como Consulta.
20
Access Bsico
Criando um formulrio
Um formulrio um objeto do banco de dados que permite a visualizao e manipulao

(incluso /alterao /excluso das informaes contidas em uma tabela ou consulta atravs de
um Layout mais agradvel).
Criando um novo Formulrio:
Para criar um formulrio, voc deve estar com a Janela de Banco de Dados ativa:
Clique sobre o objeto Formulrio.
Clique sobre o boto Novo
A caixa de dilogo Novo Formulrio ser apresentada. nesta caixa que voc definir em
qual consulta ou tabela o seu formulrio ser baseado.
Voc dever escolher uma das seguintes opes que lhe ajudaro a criar um formulrio
automaticamente (exceto modo estrutura que ser manual):
Modo de Estrutura: cria um formulrio sem utilizar um assistente, os campos so
selecionados manualmente.
Assistente de Formulrio - cria o seu formulrio automaticamente baseado nos campos

que voc selecionou.
AutoFormulrio: Colunar - exibe as informaes em uma nica coluna, um campo embaixo

do outro.
21
Access Bsico
AutoFormulrio: Tabular - exibe as informaes como em uma planilha, ou seja, linhas e

colunas onde cada linha equivale a um registro e cada coluna um campo.
AutoFormulrio: Folha de Dados cria automaticamente um formulrio de Folha de Dados

(formato tabela).
Assistente de grfico - exibe as informaes na forma de grficos.
Assistente de tabela dinmica cria formulrio como uma Tabela Dinmica do Microsoft
Excel.
No nosso caso, clique em Assistente Formulrio

Clique sobre o boto OK.
22
Access Bsico
Assistente de Formulrio
Esta a janela do Assistente de formulrio, que ir ajud-lo, nesta primeira etapa voc deve
escolher os campos que iro compor o seu formulrio.
Para selecionar apenas um campo, clique no cone
cone
; ou se voc quiser todos, clique no
Os cones
e
vo permitir que voc remova da lista dos campos que iro compor
seu formulrio os campos que voc no deseja.
Siga os passos do assistente respondendo as perguntas:
Selecione todos os campos que deseja para o formulrio.
Clique sobre o boto Avanar.
Agora, voc deve escolher o Layout do Formulrio e clique em Avanar.
23
Access Bsico
Escolhendo estilo e titulo para seu formulrio
Selecione o Estilo do seu formulrio e depois, clique sobre o boto Avanar.
Na prxima tela escolha um ttulo para o seu formulrio, escolha a opo Abrir o formulrio
para iniciar as alteraes ou entrar na Estrutura do Formulrio para modific-la e clique
sobre o boto Concluir.
Visualizando registros em um formulrio
24
Access Bsico
Os objetos que existem dentro de um formulrio so chamados de Controles. Esses controles

so usados para visualizar, modificar e incluir seus dados nas tabelas, so utilizados tambm
para exibir resultados de um clculo, ttulos ou mensagens, grficos, imagens e outros objetos.
Access possui vrios controles que voc pode adicionar ao seu formulrio, veja alguns
exemplos:
Rtulos: so controles utilizados para incluir uma legenda, um ttulo ou uma mensagem.
Caixa de Texto: neste controle so mostrados as informaes contidas nas suas tabelas
ou consultas, so utilizados tambm para incluso, excluso e alterao dos dados.
Para movimentao dos registros, voc pode utilizar a barra de navegao como mostra a
figura abaixo:
25
Access Bsico
Trabalhando na Estrutura do seu formulrio
Utilizar o Modo Estrutura
Agora que voc j criou seu formulrio, vamos aprender como alterar sua aparncia. Para
isso, na barra de ferramentas, clique no cone de Estrutura.
Sees dentro de um formulrio:
Voc pode perceber que, quando estamos no modo Estrutura, o nosso formulrio est dividido
entre trs partes (chamadas sees): Cabealho, Detalhe e Rodap.
Cabealho: nesta seo, geralmente, est o ttulo do Formulrio. Um cabealho pode

conter outros objetos, como, por exemplo, uma caixa de texto indicando a data do dia,
mas isso no muito comum.
Detalhe: nesta seo encontra-se todo o corpo do formulrio, isto , as informaes

contidas em uma tabela ou consulta.
Rodap: a seo Rodap usada normalmente para exibir, por exemplo, nmero de
pginas em um formulrio impresso.
26
Access Bsico
Um controle formado por um rtulo e uma caixa de texto. Para selecionar:

clique no controle desejado.
Para mover um controle:
Posicione o cursor em um gerenciador de movimentao, o cursor do mouse deve
aparecer como uma mo aberta
(para mover a etiqueta e a caixa de texto juntos) ou
apenas com o dedo indicador (para mover ou a caixa de texto ou a etiqueta
separadamente).
Para redimencionar um controle:
Posicione o mouse em um gerenciador de redimensionamento. Ele deve assumir as
seguintes mscaras: (veja exemplo na figura.)
Obs: Toda vez que o mouse assumir a mscara:

digitar um texto.
voc
poder
selecionar
ou
27
Access Bsico
Adicione um Rtulo e um Campo
Para adicionar novos controles em um formulrio utilizaremos a Caixa de Ferramentas. Para

isso, verifique se ela est ativa, se no estiver, ento na barra de ferramentas, clique o cone
Caixa de Ferramentas para acion-la.
Para inserir um texto no seu formulrio:
Rtulo e solte.
Clique sobre o cone
Na estrutura do formulrio, clique no local onde voc deseja incluir o texto. No nosso caso,
digitar o texto: (Para uso Interno). O Access mesmo j dimensiona o rtulo conforme sua
necessidade.
Para inserir uma Caixa de Texto no Formulrio:
Clique sobre o cone
Na estrutura do formulrio, clique no local onde voc deseja incluir a caixa de texto. O
Access criar uma caixa de texto No Acoplado. Isso significa que no existe nenhum
campo de sua tabela ou consulta vinculado a essa caixa de texto. O que voc deve fazer
o seguinte:
Caixa de Texto na caixa de ferramentas e solte.
Clique dentro da Caixa de Texto onde est escrito No Acoplado e digite o nome do
campo da tabela/consulta desejado para esta Caixa. O mesmo vale para o Rtulo que
acompanha a Caixa de Texto.
28
Access Bsico
Alterando a aparncia do seu formulrio

Estilo negrito,
itlico e
sublinhado
Objeto
Fonte
Tamanho
da Fonte
Alinhamento
Para alterar a aparncia do seu formulrio voc deve estar no modo estrutura, utilizar a barra
de ferramentas formatao (figura acima) ou clicar com o boto direito do mouse sobre o
objeto desejado.
Usando a barra de ferramentas de formatao:
Primeiramente deve-se selecionar o objeto desejado, clicando sobre o objeto ou
escolhendo o objeto na caixa de combinao objeto.
Altere o tipo da fonte escolhendo na caixa de combinao Fonte e seu tamanho na caixa
de combinao Tamanho da Fonte.
Altere o estilo para negrito N, itlico I ou sublinhado S, clicando sobre o cone desejado.
Altere o alinhamento para alinhar esquerda ou centralizar ou alinhar direita,

clicando sobre o cone
Altere a cor de fundo, cor da fonte ou cor da borda, clicando sobre o cone
Altere o estilo e largura das bordas, clicando sobre o cone
29
Access Bsico
Trabalhando com as propriedades dos controles, sees ou

formulrios.
No Access, um formulrio, cada uma de suas sees e controle possui o seu conjunto de
propriedades que determinam a sua aparncia e o seu comportamento. Algumas propriedades
dos controles, assumem as mesmas caractersticas definidas em uma tabela.
Para visualizar as propriedades de um controle, um formulrio ou uma seo, faa o seguinte:
Selecione o objeto que voc deseja alterar ou visualizar suas propriedades.
Clique, na barra de ferramentas, o cone

Exibir e escolha Propriedades.
Propriedades ou na barra de menu, o item
Definindo algumas propriedades de um controle:

Nome um nome de identificao para seu controle.
Origem do Controle Voc determinar a origem de seu controle, ou seja, o valor que este
controle ir assumir estar acoplado a uma tabela ou consulta.
Comportamentos da Tecla ENTER - nesta propriedade voc pode definir qual o efeito da
tecla ENTER no seu formulrio.
Visvel - definir se o seu controle deve ou no ser exibido no Formulrio.
Exibir Quando - definir quando um controle pode ser exibido, se somente em um

formulrio, ou impresso ou impresso e formulrio.
Bloqueado - se seu controle permitir a alterao de seus dados no modo formulrio.

Ativado - permite que o campo tenha o foco no modo Formulrio.
Parada de Tabulao - permite que voc mude de campo apertando a tecla <TAB>.
30
Access Bsico
Criando um relatrio
O relatrio um objeto do banco de dados com a finalidade de imprimir registros em um

Layout personalizado, alm de permitir a utilizao de agrupamento de registros em vrios
nveis, clculos de somatria, mdias e outros, obtendo totais e subtotais. O relatrio muito
parecido com o formulrio, porm possui maior controle sobre a exibio dos dados quando
impressos.
Para criar um relatrio, voc deve:
Estar com a janela de Banco de Dados ativa.
Clique sobre o objeto Relatrios
Clique sobre o boto Novo
A caixa de dilogo Novo Relatrio ser apresentada. nesta caixa que voc definir em qual
consulta ou tabela o seu relatrio ser baseado.
Voc dever escolher uma das seguintes opes que lhe ajudaro a criar o relatrio
automaticamente (exceto modo estrutura que ser manual):
Modo de estrutura: cria um relatrio sem utilizar um assistente, os campos so

selecionados manualmente.
Assistente de relatrio ir ajud-lo a criar o seu relatrio baseado nas respostas que
voc fornecer para o assistente.
31
Access Bsico
AutoRelatrio: Colunar - exibe as informaes em uma nica coluna, um campo embaixo

do outro.
AutoRelatrio: Tabular - exibe as informaes como em uma planilha, ou seja, linhas e

colunas onde cada linha equivale a um registro e cada coluna um campo.
Assistente de grfico - exibe as informaes na forma de grficos.
Assistente de etiqueta - relatrio para emisso de Etiquetas. Por exemplo, etiquetas de

endereamento para Mala Direta.
Assistente de relatrios
Selecionando a opo Assistente de relatrio, escolha a tabela/consulta desejada e clique no

boto OK. Siga respondendo o assistente.
voc deve escolher os campos que faro parte do seu Relatrio, para isso utilize as
flechas > (move campo a campo), >> (move todos os campos) e clique sobre o boto
Avanar.
32
Access Bsico
Agrupando Dados no Assistente
Nesta tela voc definir os nveis de grupo que deseja, basta selecionar o campo que ser
agrupado e clicar no cone >. Se desejar mais de um agrupamento, voc poder definir a
prioridade, o relatrio exibir os dados classificados por grupos. Por exemplo, este relatrio
estar agrupado por cidade. Dentro de opes de agrupamento, voc poder definir o
intervalo de agrupamento do campo.
Siga no assistente clicando no boto Avanar.
Especifique a ordem de classificao para seus campos na tela abaixo.
Clique em Opes de
resumo
33
Access Bsico
Se desejar incluir um resumo de valores (subtotal) para cada grupo, clique no boto Opes
de resumo.
34
Access Bsico
Escolhendo o Layout, Orientao e Estilo
Na primeira tela voc dever escolher:

layout forma mais agradvel de apresentao de seus dados, depender do tipo
de relatrio que voc escolher se agrupado ou no.
orientao forma de apresentao horizontal definir como paisagem ou forma

vertical definir como retrato.
clicar em Avanar .
Escolher na segunda tela o estilo do seu relatrio e clicar em Avanar.

Na prxima tela digite um ttulo para o seu Relatrio e clicar no boto Concluir.
35
Access Bsico
Visualizando o relatrio
Visualizar Impresso: neste modo o Access exibe seu relatrio como ele seria impresso.
Para alternar para o Modo de Visualizao:
Clique sobre o cone
Visualizar Impresso, na barra de ferramentas.
Para mudar de pgina em um Relatrio, siga os passos a seguir:
Primeira pgina
Pgina Anterior
ltima pgina
Prxima pgina
Para imprimir um relatrio:

Na barra de menu no item Arquivo, escolha imprimir ou na barra de ferramentas, clique o
cone
Imprimir.
36
Access Bsico
Trabalhando na Estrutura do relatrio
No Modo Estrutura, voc pode alterar a aparncia do seu Relatrio. Para isso:
Clique sobre o cone

Estrutura, na barra de ferramentas. Ser apresentada a tela da
estrutura, como mostra a figura acima.
Um relatrio divido basicamente em trs partes: Cabealhos, Detalhes e Rodaps.

Cabealhos - aqui ficaro os dados constantes. Por exemplo, um ttulo ou uma data. Os
dados do cabealho do relatrio s sero exibidos na primeira pgina do relatrio e os
dados do cabealho da pgina sero exibidos a cada nova pgina. Poderemos ter
tambm cabealho de campo ao escolhermos agrupar por um determinado campo, neste
caso a cada agrupamento ser apresentado um conjunto de registros.
Detalhes - aqui ficaro os dados que variam, como o campo nmero do telefone.
Rodap - funciona como um cabealho, s que exibido no final da pgina.
Para inserir, excluir ou modificar qualquer objeto do relatrio siga as mesmas instrues dos
formulrios.
37
Access Bsico
Conhecendo tela de Classificar e agrupar
Para adicionar um novo grupo ao relatrio, excluir um grupo ou alterar suas propriedades voc
deve:
Visualizar o relatrio no modo estrutura.
Clicar no cone Classificar e agrupar ou no menu Editar
nesta mesma opo.
Trabalhando na tela Classificar e agrupar:

Campo/Expresso: Nesta coluna voc dever selecionar o campo
agrupamento ou classificao. O primeiro campo indica o primeiro nvel.
para
Ordem de classificao: determina se os dados sero classificados em ordem

crescente ou decrescente.
Selecione o campo e preencha as propriedades do grupo:
Cabealho e Rodap de grupo: Em um agrupamento necessrio que o campo a ser

agrupado fique em um cabealho de grupo, separado dos demais campos.
Reagrupar: define como os valores so agrupados.
Nmero de caracteres: determina um intervalo vlido para os valores no campo.
Manter junto: define como um grupo ser impresso.
cabealho
de grupo
38
Access Bsico
Crie e imprima etiquetas de endereamento
Para criar etiquetas de endereamento no Access:

Na Janela Banco de Dados selecione o objeto relatrio e clique no boto Novo.
Na tela Novo relatrio selecione a opo Assistente de etiqueta, escolha a

tabela/consulta desejada e clique no boto OK.
Na prxima tela voc definir o tamanho da etiqueta desejado.
Clique no boto Avanar, siga respondendo o assistente.
39
Access Bsico
Montando sua etiqueta
Na primeira tela voc ir determinar a aparncia do texto (fonte, cor) e clique no boto
Avanar.
Na segunda tela voc desenhar o prottipo da etiqueta, movendo os campos desejados

com o cone > e clique em Avanar.
Exemplo de
Etiqueta
Na prxima tela voc poder classificar por um ou mais campos.
Clique no boto Avanar, escolha um nome para o seu relatrio de etiquetas e clique no
boto Concluir.
Na barra de menu no item Arquivo, escolha imprimir ou na barra de ferramentas, clique o

cone
Imprimir.
40
Access Bsico
Referncia Bibliogrfica
Manual do Usurio do Access 2000

Microsoft
Colaboradoras:
Ana Maria Gabos de Campos
Milena Alexandre dos Santos
Onde obter ajuda

Para ajud-lo a solucionar dvidas de informtica, utilize o sistema Rau-Tu de perguntas e
respostas, que foi desenvolvido pelo Centro de Computao da Unicamp em conjunto com o
Instituto Vale do Futuro. Tem por objetivo possibilitar que um time de colaboradores possa
responder a perguntas colocadas por qualquer pessoa no site, cobrindo diversas reas de
conhecimento.
Acesse: www.rau-tu.unicamp.br
41

Access Básico

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Este documento propriedade intelectual 2002 do Centro de Computao da Unicamp

ltima atualizao em 14/07/2003

Conceitos de Banco de Dados

Introduzir conceitos bsicos de Modelo de dados

Introduzir conceitos bsicos de Banco de dados

Capacitar o aluno a construir o modelo fsico de uma base de dados

Sistema de Banco de Dados

Diviso de Servios Comunidade Centro de Computao Unicamp

Conceitos de Banco de Dados

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Conceitos de Banco de Dados

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Conceitos de Banco de Dados

objeto do mundo real :

informaes que se deseja

associao existente entre

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Conceitos de Banco de Dados

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Conceitos de Banco de Dados

Sistema Gerenciador de Banco de Dados

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Conceitos de Banco de Dados

Principais Objetos de um SGBD

Objeto criado para armazenar os dados fisicamente

Os dados so armazenados em linhas (registros) e colunas (campos)

Os dados de uma tabela normalmente descrevem um assunto tal como clientes,

Diviso de Servios Comunidade Centro de Computao Unicamp

Conceitos de Banco de Dados

Permite a classificao nica de cada registro de uma tabela

Exemplos de chave primria:

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Conceitos de Banco de Dados

Dados Cadastrais do Funcionrio

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Conceitos de Banco de Dados

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Conceitos de Banco de Dados

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Conceitos de Banco de Dados

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Conceitos de Banco de Dados

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ltima Atualizao em 14/07/2003

Conceitos Microsoft Access

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Caixa de dilogo apresentada na inicializao do Access

Assistente de Banco de Dados - Criar um banco de dados utilizando o assistente de

Diviso de Servios Comunidade Centro de Computao Unicamp

Iniciando um Banco de Dados

Abrir Banco de Dados