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Digitalizao:

uma ferramenta fundamental


para otimizar seu fluxo de

trabalho.

NDICE

Apresentao

Produtividade X custo benefcio

Digitalizao

10

GED

12

Equipamentos

13

Armazenamento em nuvem

14

Concluso

APRESENTAO
Se voc trabalha diariamente com pilhas de papel e documentos, reserve alguns minutos e
leia este e-book, pois ele foi feito para voc mesmo!

Voc j calculou mais ou menos quanto tempo do seu dia perdido procurando um
documento? E o quanto trabalhoso perder um documento importante e ter que ir atrs de
uma nova via? Ou at mesmo perder algum processo judicial ou prejudicar o fluxo de

trabalho por no encontrar o tal documento? Certamente, essas situaes fazem parte da
sua realidade.

Vamos lhe apresentar solues completamente viveis, prticas e de baixo custo para a
otimizao dos seus fluxos de trabalho no que diz respeito ao uso de documentos.

PRODUTIVIDADE X CUSTO BENEFCIO


usando a tecnologia a nosso favor
Pilhas e pilhas e mais pilhas de papel em cima da mesa, alm de apresentarem riscos conservao
do documento e deixarem o ambiente de trabalho desorganizado e muito cheio, prejudicam a rotina do
funcionrio que lida com esses materiais para realizar suas demandas.
Perde-se em mdia quatro semanas a cada ano na busca por documentos. Pense bem, muito
tempo desperdiado.
Diante dessa realidade, cada vez mais empresas buscam por solues para o trato com os
documentos. E a resposta sempre a mesma: Tecnologia!

A rapidez com que tudo acontece atualmente, a velocidade


gigantesca de produo e troca de dados exigem a mesma
agilidade de ao e resposta dos funcionrios e das empresas.
Essa histria de perder tempo correndo atrs de um documento
ficou no passado.

Qual seria uma soluo vivel


e de custo relativamente
baixo?

PRODUTIVIDADE X CUSTO BENEFCIO


Usando a tecnologia a nosso favor
Quando se trata de gesto estratgica e conservao de documentos, o que h de mais estratgico no
mercado a Digitalizao aliada a GED Gesto Eletrnica de Documentos.

Economia de tempo

Acesso remoto

Para ter acesso a um documento, basta


entrar no sistema e em alguns cliques todas
as informaes que voc precisa estaro
disponveis.

Se voc precisou resolver algo urgente


e no est na empresa, no precisa
correr para l ou se desesperar em
busca de um motoboy. Voc pode
acessar os documentos de qualquer
lugar que tenha internet.

Segurana e sigilo dos dados

Conservao do documento

Somente as pessoas cadastradas tem


acesso aos arquivos digitais. No preciso
ficar com aquela dvida se voc trancou ou
no um armrio, por exemplo.

Voc no corre mais o risco de perder seu


material com acidentes como incndios,
enchentes,
extravio
ou
situaes
corriqueiras, como esbarrar numa xcara
de caf e danificar o documento.

DIGITALIZAO:
O que exatamente?
transformar um documento fsico em um arquivo digital.
Dessa forma, todo o contedo do documento fica disponvel em
formato digital e tem-se uma maior preservao do formato
fsico.
O avano da tecnologia vem exatamente ao encontro da
necessidade de rapidez nas tomadas de deciso dos dias de
hoje. Assim, a distncia entre a busca de informaes nos
arquivos e a soluo de um problema bem menor quando
voc no precisa escavar uma montanha de papis.
A digitalizao imprescindvel para a gesto de documentos. A
gesto de documentos por sua vez, tornou-se parte da
estratgia de empresas em diversos segmentos.

DIGITALIZAO:
Ser que vivel para a empresa que trabalho?

A digitalizao de documentos vivel para todas as


naturezas de negcio. At mesmo para uso domstico

traz

benefcios

organizao

como

preservao

economia
de

de

materiais

espao,
como

fotografias.

Normalmente, empresas com grandes volumes de

papis so as que mais se interessam pela gesto


documental. Mas seja qual for o porte ou a atividade da
empresa que voc trabalha, uma boa administrao da

papelada vai trazer benefcios notrios para a rotina e a


estrutura de custos do negcio.

um servio indicado para


empresas que possuem
documentos que precisam
ser consultados e
administrados de forma
rpida e organizada.

ela

DIGITALIZAO:
Por onde comear e como o processo?
Antes de mais nada preciso entender a necessidade de cada empresa e de cada setor, definir os
objetivos do projeto e fazer uma triagem na documentao que ser trabalhada. Em seguida,
contemplam-se os seguintes passos:

Preparao do material

Todo o acervo passa por uma


triagem e por um tratamento que
consiste
em
higienizao,
retirada de materiais como clipes
e grampos, e qualquer outro
material que possa interferir no
escaneamento.

Escaneamento

a digitalizao propriamente
dita. Em seguida, aplica-se o
tratamento necessrio ao arquivo
e procede-se com a indexao,
de
acordo
com
as
especificidades levantadas no
projeto.

Migrao para o software

Todos os documentos so
migrados para o software GED e
organizados de forma ttica para
o uso eficiente dos mesmos.

DIGITALIZAO + GED: PAR PERFEITO


Digitalizar os documentos resolve uma boa parte do processo de uso dos documentos. Porm, quando
aliada ao software GED, a sucesso garantido. Isso porque alm de cpias eletrnicas do acervo,
preciso tambm administrar o uso, o fluxo de trabalho e claro garantir a segurana da informao.
Assim como a digitalizao, a implementao do software GED efetivo para todas as empresas,
independente do tipo de atividade ou tamanho.
O GED Arquivar se adapta a inmeros modelos de projeto e certamente capaz de entregar a sua
empresa os melhores resultados, alm de colaborar na otimizao do seu trabalho.

GED Arquivar
Otimizao do seu trabalho

Com esta soluo, ganha-se tempo tambm em relao


distncia. Como todo o acervo tambm armazenado
em nuvem (falaremos mais sobre isso!), ele pode ser
acessado de qualquer lugar que tenha internet. ou
no como diz aquele ditado uma mo na roda?
Para o pleno desenvolvimento do projeto, outro item
importantssimo a escolha dos equipamentos
utilizados.

O Software GED Arquivar


personalizado conforme a
demanda da empresa, garantindo
o gerenciamento dos documentos
e informaes em qualquer lugar,
no momento desejado.

Cada projeto desenvolvido pela Arquivar leva em


considerao as caractersticas e as necessidades de
cada cliente. Para cada demanda, possvel
personalizar a atuao do software GED.

EQUIPAMENTOS:
Como escolher o melhor?

Essa tarefa compete ao desenvolvedor do projeto e est totalmente


relacionada proporo do trabalho. Por exemplo, se voc tem
algumas fotos antigas e pretende guarda-las em formato digital,
uma multifuncional lhe atender muito bem.
Contudo, se na empresa que voc trabalha o volume gigantesco,
a necessidade outra. Demanda-se mquinas alta capacidade de
resoluo, rapidez e organizao.
O equipamento mais comum o scanner. Para o caso das
empresas com grande volume e alto fluxo de utilizao dos
documentos, o scanner profissional o ideal.

EQUIPAMENTOS:
Conhea os modelos
Sempre optamos pelo que h de mais tecnolgico e eficiente no mercado. S para voc saber com o que
trabalhamos, veja s nossos equipamentos:

Scanners de
produo

Scanners de alta
velocidade

Scanners de rede

Scanners compactos

ARMAZENAMENTO EM NUVEM
Microsoft Azure

O Azure tem se mostrado perfeitamente compatvel com o


que acreditamos ser o melhor para o cliente:
desenvolvimento e uso de tecnologia de ponta e
segurana total da informao.
Ao optar por uma plataforma de armazenamento em
nuvem, preciso verificar se ela realmente entrega este
trabalho.

O Azure conta com todo o know how e a seriedade da


Microsoft, fluente em 25 idiomas e recebe investimentos
bilionrios para seu aperfeioamento.

E POR FIM...
Viu s como a digitalizao e a Gesto Eletrnica de Documentos GED pode facilitar seu dia a dia?

Deixe os amontoados de papel no passado e d um passo frente. Use todo o potencial da


tecnologia para otimizar seu trabalho, trazer mais organizao e qualidade de vida. , qualidade de

vida. Vai dizer que no gera um estresse passar uma manh inteira procurando um documento que
voc poderia acessar em alguns minutos.

isso! Leve a tecnologia para sua empresa. Desengavete aqueles projetos super bacanas que no
saram do papel ainda por falta de tempo e mos obra!

Conte com a Arquivar para entregar sua empresa o que h de mais tecnolgico e estratgico no campo da
Gesto Documental.

PARA SABER MAIS:


Nosso blog est recheado com muitas informaes para voc entender melhor o processo de
digitalizao e gesto documental e como voc s tem a ganhar com a tecnologia. Clique e acesse:

A digitalizao vai alm quando


combinada com o GED
,

03 Dicas para otimizar a Gesto


Eletrnica de Documentos na sua
empresa

Gesto de Documentos ajuda o


Departamento Pessoal a ser
estratgico

Arquivar est h mais de 25 levando as melhores solues em gesto de documentos e informaes a diversas
empresas. Contamos com fornecedores de altssimo padro e clientes renomados em seus segmentos.
Venha nos conhecer: www.arquivar.com