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GESTO DA MUDANA NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Resumo: O artigo a seguir apresenta uma sntese sobre gesto da mudana. O objetivo entender o
processo de mudana nas organizaes e como tratar a mudana em projetos, afim de aproveitar as
oportunidades da mudana e levar o projeto ao xito.
1. Introduo
Nos dias de hoje, conviver com as mudanas algo cada vez mais comum, elas afetam a todos ns direta
ou indiretamente e pode ocorrer em qualquer aspecto da vida humana: pessoal, relacional, social e por fim
nas organizaes, promovidas, conduzidas e impactando pessoas.
As mudanas costumavam ser bem menos frequentes e de menores propores, devido s reservas de
mercado, dificuldades de comunicao e transporte. Mas com a globalizao, o aumento da competitividade
e os grandes avanos na tecnologia da informao, a velocidade com que as mudanas tm de ser
implementadas cresce cada vez mais.
Atualmente, as organizaes tm de se modificar rapidamente, para se acomodar ou antecipar s mudanas
polticas e econmicas, s condies do mercado e, aquelas que no se adaptarem podem vir a perder
mercado, serem absorvidos ou at vir a desaparecer, como j ocorreu com vrios conglomerados
empresariais, que eram considerados como slidos, mas foram atropelados pelas mudanas.
Isso no deveria surpreender ningum e nem ser tido como uma falta de capacidade da gerncia do projeto.
Afinal, um projeto pode ser visto como um sistema aberto. Tem entradas, processamentos, sadas e a
retroalimentao. E, como tal, tambm tem uma das principais caractersticas de um sistema aberto que
justamente a sua capacidade de evoluir e se adaptar ao ambiente. Nesse sentido, perfeitamente esperado
que um projeto tenha, ou sofra mudanas ao longo do seu ciclo de vida.
A falha bsica ocorre porque apenas a alta administrao e os gerentes de projetos, ou os que ocupam
funes semelhantes, so os que possuem o conhecimento da razo do elemento motivador da mudana e
os impactos previstos na organizao. Nem sempre disponibilizado o tempo ou o recurso necessrio para
informar aos que sero impactados para que incorporem que o projeto necessrio para e organizao, pois
seno estaro sujeitos impactos piores, impulsionados pelo mercado.
Como consequncia, esperado os Gerentes de Projetos saibam realizar o controle integrado de mudanas.
A cooperao e a aceitao das mudanas pelas pessoas que sero impactadas na organizao, a peachave para o sucesso da implementao de seu projeto. Sem o engajamento destas pessoas e ainda mais,
sem a cooperao delas, a probabilidade de no se alcanar o sucesso completo ser muito alta.
O Gerenciamento de Mudanas garante o gerenciamento pr-ativo das mudanas conforme elas ocorrem,
alm de garantir que estas mudanas sero gerenciadas durante todo o projeto. Deste modo, podemos dizer
que a finalidade do Gerenciamento de Mudanas assegurar que as mudanas em um projeto sejam
consistentes e que os envolvidos sejam informados do estado do produto, das mudanas feitas e dos impactos
gerados por essas mudanas em relao a custo e esforo.
1.1 Problemtica
O mundo empresarial tem se tornado cada vez mais dinmico e competitivo, exigindo que as empresas sejam
capazes de se adaptar s transformaes externas para alcanar as metas. A Gesto da Mudana atua nesse
contexto, implementando alteraes estruturais, estratgicas, operacionais ou tticas.
Mudar no simples e, muitas vezes, no nada fcil. Mas, ao mesmo tempo, fundamental para o
crescimento de qualquer negcio.
Visto que a gesto de mudanas tem papel fundamental para minimizar os impactos das mudanas nas
organizaes, apresenta-se o seguinte problema de pesquisa: Como a gesto de mudana atua nas
organizaes e na gesto de projetos?
1.2 Justificativa
Uma definio clara de gesto da mudana fundamental para a comunicao correta entre profissionais
que apiam projetos e iniciativas e entre organizaes que buscam desenvolver competncias e alcanar
melhores resultados por meio da gesto do lado humano da mudana.
1.3 Objetivos
1.3.1 Objetivo geral
O objetivo geral desse artigo analisar a gesto da mudana afim de entender o processo de mudana dentro
das organizaes e na gesto de Projetos.
1.3.2 Objetivos especficos
descrever a gesto da Mudana;
analisar a gesto da mudana corporativa
avaliar se as organizaes e a gesto de projetos a utilizam de forma estratgica.
2 Metodologia
2.1 Tipo de pesquisa
Para elaborao deste trabalho utilizou-se a pesquisa descritiva. Esta metodologia teve como funo
descrever e apresentar os dados coletados, bem como, a soluo proposta.

A pesquisa descritiva o tipo de estudo mais adequado quando o pesquisador necessita obter melhor
entendimento a respeito do comportamento de vrios fatores e elementos que influem sobre determinados
fenmenos. (Oliveira, 2004, p.115).
2.2 Tcnicas de pesquisa
Foi utilizado no artigo a tcnicas de pesquisa: bibliogrfica.
Pesquisa Bibliogrfica o estudo sistematizado desenvolvido com base em material publicado em livros,
revistas, jornais, eletrnicas, isto , acessvel ao pblico em geral. Fornece instrumental analtico para
qualquer outro tipo de pesquisa, mas tambm pode esgotar em si mesma. O material publicado pode ser
fonte primria ou secundria. (VERGARA, 2006, p.48).
Na pesquisa bibliogrfica foram utilizadas fontes de autores em geral, relacionados com o estudo, acessvel
ao pblico geral.
2.4 Instrumentos da pesquisa
Foi utilizado pelo pesquisador, para melhor coletar os dados da pesquisa e, de forma mais precisa a pesquisa
bibliogrfica.
Os dados fundamentais pesquisa sero coletados por meio de pesquisa bibliogrfica em livros, artigos,
teses e dissertaes com dados pertinentes ao assunto, sites na internet, fontes que contenham informaes
relacionadas ao tema estudado.
3. Mudana Organizacional
Em geral, pode-se definir Mudana Organizacional como a criao ou alterao de processos organizacionais,
independente de sua natureza (tecnolgicos, administrativos, polticos), fazendo com que os mesmos fiquem
diferente daquilo que as pessoas que fazem parte da organizao consideram seguro, familiar e prtico. Estas
alteraes so executadas com o objetivo de otimizar tais processos, gerar novos produtos, alcanar novas
metas ou se adequar a alteraes ambientais, tambm de diversas naturezas, como por exemplo: poltica,
econmica, legislativa ou concorrncia.
Wood (2004) levanta diversas definies de diversos autores desde a dcada de 70 at os dias atuais,
mostrando que a maior parte dos conceitos aponta as causas da Mudana Organizacional como sendo
advento da incrvel velocidade das mudanas do meio externo: tecnolgicas, polticas, sociais e econmicas.
Possi (2006) destaca os seguintes itens que influenciam o ambiente organizacional:
A globalizao: tendo em vista fuses, aquisies e movimentaes financeiras;
A revoluo tecnolgica: otimizando e transformando diversos processos;
A velocidade dos negcios: concorrncia e presso por diminuio de custos.
A partir deste ponto, em diversas fontes, mencionada a questo da sobrevivncia da empresa: para que a
empresa se mantenha e no desaparea, a mesma deve se adequar com certa velocidade a fim de responder
s mudanas do ambiente externo.
Para HALL (2004) esta viso mope, pois existem decises de mudanas relacionadas s metas
organizacionais, definindo por fim que as mudanas esto relacionadas tanto com o ambiente como com as
metas. Schermerhorn (2005) tambm aponta esta diferenciao, indicando que as foras da mudana esto
sempre presentes dentro e ao redor das organizaes. Ou seja, alm das organizaes precisarem se
realinhar para se adequarem s mudanas de seu ambiente de negcios, as empresas se modificam para
conquistar novas oportunidades.
Ainda segundo Schermerhorn (2005) a mudana ainda pode ser classificada como planejada e no planejada.
A mudana no planejada ocorre espontaneamente e aleatoriamente. J a mudana planejada a reao
aps a identificao de uma lacuna de desempenho (distncia a situao real e uma situao). Observe-se
que desejvel que a mudana seja planejada, pois do contrrio, no h controle e efeitos indesejveis
podem surgir, na implantao do projeto.
De acordo com Ribeiro(2012), as mudanas podem se originar de um problema, sendo a mudana a resposta
a este problema, ou de uma demanda direta de alguma parte interessada.
A mudana tida como o processo natural ao longo da existncia de uma organizao, e decorrente da
reao destas ao de foras exercidas pelo meio onde esto inseridas.
Seja qual for a mudana e o seu nvel dentro da organizao preciso:
Conhecer as razes da mudana;
Gerenciar o processo da mudana;
Realizar um diagnostico organizacional;
Definir a direo da mudana;
Estabelecer um plano estratgico de mudana;
Monitorar e avaliar o processo de mudana.
4. Gerenciamento da Mudana
Toda mudana bem vinda, o que precisamos gerenci-las da maneira apropriada para que estas no
impactem negativamente. Dependendo do nvel de mudana e a dificuldade do seu gerenciamento, pode ser
necessrio definir uma equipe responsvel pela mudana, no entanto cada membro da organizao deve ser
envolvido.
Segundo Hodgetts (2000), as empresas tem que ser capazes de atuar em um ambiente no qual
independentemente do lugar, tempo, volume ou qualquer fator, as premissas e as regras do jogo mudem
continuamente. Para ele a mudana alm de desejvel, necessria.

desejvel que a equipe de mudana tenha a capacidade de:


Usar frequentemente seu conhecimento suas informaes;
Ser criativo;
Projetar o futuro dentro e fora das organizaes;
Trabalhar em equipe;
Ser flexvel e se adaptar facilmente aos novos processos;
Motivar os demais integrantes;
Ter tima comunicao (interna e externa as organizaes)
Assumir riscos e resolver conflitos.
Toda Mudana traz incertezas, mas tambm oportunidades. O que dificulta um processo de mudana
reprimir o aprendizado organizacional a capacidade de aprender das pessoas e da equipe.
4.1 Gerenciamento de mudanas em projetos
Quando pensamos planejamos um projeto sempre focamos no xito. Tanto assim que sempre planejamos
solues para os problemas e obstculos que possam vir a acontecer no projeto. Infelizmente um projeto
nunca termina como comeou. Isso no deve surpreender ningum e nem ser tido como uma falta de
competncia da gerncia do projeto.
Nesse sentido, perfeitamente esperado que um projeto sofra mudanas ao longo de sua existncia. Como
consequncia esperado que os Gerentes de Projetos soubessem realizar o controle integrado de mudanas.
Realizar o controle integrado de mudanas um dos processos mais importantes para garantir o sucesso do
projeto e envolve as seguintes etapas:
Solicitao de mudana;
Reviso do impacto dos custos e benefcios gerados pela mudana;
Aprovao;
Replanejamento contemplando a mudana;
Execuo, controle e monitoramento da mudana;
Encerramento da entrega ou resultado contemplando a mudana.
As mudanas so necessrias, principalmente, para atender as novas expectativas das partes interessadas,
entretanto, importante ressaltar que um dos grandes problemas na execuo, subestimar o impacto das
mudanas.
Tambm fundamental garantir que as mudanas aprovadas sejam benficas ao projeto e seus benefcios
so maiores do que os custos envolvidos e agregam valor aos objetivos do projeto.
A Gesto de Mudanas nos projetos to relevante que h no PMBOK um processo exclusivo para ela. o
processo Realizar o controle integrado de mudanas, da rea de conhecimento Integrao e ocorre no grupo
de processos de Monitoramento e Controle.
Baseado no PMBOK e de forma simples, o resultado esperado com a gesto de mudanas nos projeto
garantir a integridade e a atualizao dos projetos. Em outras palavras, o objetivo do processo de controle
integrado de mudanas centralizar as mudanas por meio do estabelecimento de um padro.
4.1.1 Origem das Mudanas
Um projeto deve sempre estar preparado para tratar mudanas, pois elas sempre ocorrero. Todas as
solicitaes de mudanas deveriam ser apresentadas formalmente e gerenciadas atravs de processo de
controle de mudanas. Podemos listar as origens de mudanas abaixo:
Solicitao dos envolvidos no projeto.
Recomendao dos membros da equipe.
Atrasos em atividades do cronograma.
Necessidade de retrabalho.
Mudanas legais.
Necessidade de medidas corretivas/preventivas no projeto.
Evento externo, tal como evento legal ou concorrncia.
Erro ou omisso da definio original do escopo do produto.
Erro ou omisso da definio do projeto.
Dificuldade com fornecedores.
Prazos, oramentos, re-planejamentos, equipe.
4.1.2 Impactos das mudanas
As mudanas podem causar vrios impactos no projeto e no produto final a ser entregue por ele. Podemos
listar mudanas gerando impactos nos seguintes itens:
Custos;
Prazos;
Qualidade;
Riscos do projeto;
Satisfao do cliente.
Analisando esta relao, torna-se claro importncia de tratarmos solicitaes de mudanas e a respectiva
implementao das mesmas adequadamente, para podermos gerenciar corretamente os projetos sem
impactos negativos, apenas com impactos positivos.
No se pode simplesmente sair atendendo solicitaes de mudanas nos projetos, sem realizar o
gerenciamento das solicitaes destas mudanas.

4.1.3 Formalizar e enviar solicitao de mudana


Toda mudana deve ser formalmente apresentada e aprovada pelo gerente e equipe do projeto e pelos
impactados pela mudana antes de ter sua implementao. Este processo iniciado quando o solicitante
preenche Formulrio de Requisio de Mudana e envia o mesmo para o Comit de Controle de Mudanas
ou gerente do projeto, responsvel pelo tratamento das mudanas.
4.1.4 Receber e analisar Formulrio de Requisio de Mudana
Este processo responsvel por classificar a prioridade da mudana e realizar uma validao do correto
preenchimento do formulrio e do solicitante da mudana.
4.1.5 Analisar impactos da mudana
A anlise de impactos da mudana realizada pelo gerente e equipe do projeto, pelo cliente e pelo Comit
de Controle de Mudanas, se houver. A partir do Formulrio de Requisio de Mudana, criado o Relatrio
de Controle de Mudana que ser utilizado durante todo o tratamento da solicitao. Neste relatrio sero
registrados os impactos da mudana e estimativas de tempo, esforo e custo para implementar a
mesma. Anlise de impacto relacionado a riscos, qualidade e negcios tambm realizada, sendo
desenvolvida proposta de soluo para atender mudana solicitada.
4.1.6 Aprovar e atribuir mudana
Aps a realizao da anlise de impactos da mudana e seu registro no Relatrio de Acompanhamento de
Mudana devemos submeter solicitao a aprovao antes de iniciar seu desenvolvimento. Desta
aprovao participam o cliente, o gerente e a prpria equipe do projeto, alm de todos os envolvidos
impactados pela mudana.
4.1.7 Implementar mudana
Aps recuperao dos Itens de Configurao do envolvidos na mudana a mesma deve ser implementada.
Deve-se atentar que a mudana geralmente afeta diversos Itens do projeto e observe que mudanas podem
impactar o gerenciamento de escopo, de riscos do projeto. Deste modo, o gerente de projetos deve atualizar
alguns planos de gerenciamento.
4.1.9 Comunicar mudana
Aps a finalizao da implementao da mudana, deve-se ter o cuidado de comunicar que ela foi
implementada, testada e incorporada no projeto.
5. Concluso
Mudanas so rotineiras em projetos medida que um projeto avana, mudanas no planejamento original
ou no produto so naturais e freqentes. Mudanas deve ser vistas como oportunidade, Por outro lado
mudanas no so sempre desejveis e precisam ser controladas, principalmente no que se refere sua
implementao, acompanhamento e concluso. Mudanas no controladas podem levar ao fracasso do
projeto.
Caso no sejam abem gerenciadas tais mudanas podem comprometer o cronograma, afetar a qualidade, e
mesmo levar o fim de um projeto, ainda mais quando lembramos que medida que um projeto se aproxima
do seu final, o impacto de mudanas torna-se cada vez mais severo (PMI, 2004). Claramente, necessrio
um mecanismo para o controle de mudanas.
A importncia do gerenciamento de mudana evidente, sua aplicao para a resoluo de problemas
enfrentados por organizaes no mercado, Portanto faz-se necessrio utilizar guias e ferramentas para
auxiliem a tomada de deciso, garantindo a eficcia e eficincia dos processos de mudana implantados.
NOTA DO PORTAL PMKB: faa download de modelo de Plano de Ao Plano de Mudana.
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e
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