PLAN DE MEJORA, ARCHIVO PASIVO

CEDES

ELABORADO POR
Yury Zuleima Flrez Daz
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA (ASDI)

NOMBRE DE LA EMPRESA A REALIZAR EL PROYECTO

Centro de Educacin en Salud
CEDES

RIONEGRO
2016

PLAN DE MEJORA ARCHIVO PASIVO

CEDES

PRESENTADO A:
Direccin Acadmica
Academia Senior de Informtica (ASDI)

Nombre de la Empresa a realizar el proyecto

Centro de Educacin en Salud
CEDES
RIONEGRO

2016

TABLA DE CONTENIDO
1.1

INTRODUCCIN................................................................................................4

1.2 PROBLEMA............................................................................................................. 5
1.3 JUSTIFICACIN......................................................................................................6
1.4. OBJETIVO GENERAL............................................................................................7
1.4.1 Objetivos Especficos............................................................................................7
2. PERSONAL DE APOYO............................................................................................8
2.4 MATRIZ FODA.........................................................................................................8
3.1 PROBLEMA RAIZ CAUSAS Y EFECTOS.............................................................10
4. PLAN DE ACCIN...................................................................................................11
4.1 CRONOGRAMA....................................................................................................12
4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.................................................................................13
4.2 ACCIN.................................................................................................................13
4.3 METAS...................................................................................................................14
4.4 RESPONSABLES..................................................................................................15
4.5 FECHA DE CUMPLIMIENTO.................................................................................15
4.7 COSTOS................................................................................................................17
4.9 ANEXOS................................................................................................................ 20

1.1 INTRODUCCIN
El siguiente proyecto busca diagnosticar y generar propuestas para
el mejoramiento del archivo pasivo de la empresa, detectndose la
necesidad de organizar y establecer un procedimiento el cual es de
suma importancia para el rea, teniendo en cuenta que all se
encuentran diferentes documentos histricos, administrativos y
privados.
Al respecto, conviene decir que una informacin bien gestionada es
vital para la toma de decisiones, ya que el archivo es la memoria
colectiva de la empresa y por lo tanto es de vital importancia para
su buen funcionamiento, ms que un montn de papeles viejos, el
Archivo Inactivo es la recopilacin de los documentos que contienen
6

el conocimiento y la experiencia de la organizacin, es decir, la

Memoria Histrica de la empresa. Sin embargo, en la mayora de
los casos, a la custodia y el mantenimiento de este tipo de
documentos no se le presta la debida atencin y, a la larga,
terminan por convertirse en un problema para las empresas.
Sin embargo, tambin entra en juego otro factor que complica an
ms la situacin porque existen leyes que obligan a custodiar los
documentos por largos perodos de tiempo.
Por consiguiente se considera conveniente una buena organizacin
siguiendo pautas que aseguren localizacin rpida y ordenada, para
conseguir un ndice ptimo de trabajo en el que se pueda agilizar de
manera moderna toda la documentacin de la empresa.

1.2 PROBLEMA
La empresa Centro de educacin en salud CEDES cuenta con un
rea de archivo, donde se encuentran almacenados documentos
inactivos como hojas de vida, registro de
calificaciones de
egresados, seguridad social, libros contables, constancias de
certificacin de todos los programas ofrecidos.
Haciendo un anlisis a la institucin se evidencio una mala
organizacin en el rea de archivo pasivo, identificndose
problemas como codificacin, orden y utilidad de los documentos,
volviendo tedioso la bsqueda de informacin, perdiendo el objetivo
y funcin del rea. As mismo retrasando los trmites a la hora de
localizar registros o archivos que en su momento son necesarios.
5

Cabe resaltar que el espacio es ocupado por objetos que no

pertenecen all, a medida que crece el archivo prolifera el desorden
perdiendo el control y el orden, situacin que conlleva
progresivamente al deterioro de documentos y condiciones de
mantenimiento del mismo.
Actualmente, esta rea no cuenta con un control adecuado de los
archivos y una persona encargada, lo que dificulta el acceso a los
documentos y la efectividad del trabajo al momento de ubicar la
informacin requerida.
Por tal motivo, surge la necesidad de proponer nuevas
instrucciones y normas internas que regirn las actividades que se
deben cumplir para el mejoramiento del rea.

1.3 JUSTIFICACIN
La implementacin del siguiente proyecto, permitir organizar los
documentos de forma digital para una bsqueda fcil y rpida de
archivos, ya que se hace necesario tener un control de documentos
y considerar que al ser adecuado representa organizacin y buen
desempeo del trabajo, facilitando el acceso y evitando que se
extraven los mismos, aumentando la eficiencia en los procesos que
requieren de la informacin que se encuentra guardada.
Estos deben tener un seguimiento obligatorio desde la creacin del
mismo hasta su destino final ya que son de gran importancia al
momento de tomar decisiones por cualquier irregularidad.

El centro educativo, no cuenta con un plan de organizacin en el

rea de archivo inactivo y no tiene un orden de almacenamiento ni
seguimiento al momento que un trabajador tome uno de ellos para
utilizarlas en su rea de trabajo. Debido a esta situacin se busca
por medio de procedimientos prcticos dar solucin a la
problemtica del archivo, aprovechando los recursos como son los
estantes, equipos y personal capacitado con el cual ya cuenta la
empresa, haciendo viable el proyecto y contribuyendo de manera
eficaz a una problemtica que no se ha podido realizar por falta de
aceptacin y viabilidad.

1.4. OBJETIVO GENERAL

Elaborar un proyecto que permita proponer un sistema de
organizacin digital, con la finalidad de optimizar la clasificacin y
localizacin de informacin, ejecutando un buen almacenamiento
de los documentos del centro de educacin en salud CEDES.

1.4.1 Objetivos Especficos

1. Elaborar una base de datos en Excel con archivos ya existentes

para dar cumplimiento a la organizacin y localizacin de la
informacin.
2. Asignar un estante por programas y aos para facilitar la bsqueda
de documentos
3. Presentar una matriz de acciones de mejora y ruta de accin para
solucionar los problemas identificados previamente.
4. Dar instrucciones internas para el uso correcto del rea, resguardo,
prstamo y consulta de los archivos
5. Elaborar un plan de mejora continua, que permita contribuir a la
gestin y control de documentos.

2. PERSONAL DE APOYO
Gabriela Jaramillo Snchez ( Jefe Administrativa y Financiera)
Beatriz Elena Arenas (Secretaria acadmica)

2.4 MATRIZ FODA

Fortalezas
Buenos equipos tecnolgicos, para el aseguramiento de la
informacin

Personal capacitado
Trabajo en equipo
Estantera en buen estado

Debilidades
No se cuenta con procedimientos que faciliten la organizacin y
buen manejo de los documentos
Falta de personal encargado para el control de los archivos
No se hace uso correcto de las instalaciones y estanteras
destinadas para los archivos
Conservacin de documentos innecesarios
Falta de apoyo de las diferentes reas administrativas de la
empresa

Oportunidades
Mayor inters en el archivo de la empresa
Mejoramiento continuo del proceso
Cultura de calidad
Control sobre los archivos de la empresa
Mejora la comunicacin con usuarios y personal de la empresa,
que requieran de los servicios del archivo.

Amenazas

Prdida de informacin o informacin incompleta

Destruccin de documentos por posibles desastres naturales
(Incendios,) Inundaciones.
Deterioro de los documentos por un almacenamiento inadecuado

3.1 PROBLEMA RAIZ CAUSAS Y EFECTOS

Mtodos

Medio
Humedad

Falta de
Personal a
cargo

Variacin de
temperatura

Ausencia de
Normas y
procedimientos

Contaminacin

Objetos inadecuados

Uso incorrecto del

rea de trabajo

Mala
planificacin
de los
recursos

Descontrol
en la
consulta de
documentos

Suciedad en
estantera

Documentos
innecesarios

Incentivos
10

Falta de
organizacin
sistemtica

oDesorganizacin
Pasivo
del archivo
pasivo

Falta de
planificacin

Falta de
equipos
Mquinas

Falta de
inters

Personal
encargado

Falta de
Proteccin
Mala
distribucin

Materiales

Mano de Obra

11

Mala
preservacin

4. PLAN DE ACCIN
Como primera medida se har una limpieza del rea para desechar
los objetos que no pertenecen a este lugar, ya que estos no le dan
una buena imagen al rea. Posteriormente, Los documentos fsicos
del Centro Educativo se verificaran uno a uno y cuyas fechas sean
superiores a los 10 aos, sern eliminados y de esta manera se
disminuir la cantidad de archivos almacenados.
Se validara toda la informacin asentada en los documentos que
tengan fechas menores a cinco aos y se digitalizaran para crear la
base de datos. Se har la planeacin, solicitud y aprobacin de los
recursos necesarios para adecuar el rea como: Pinturas,
estantera nueva, carpetas, computador, entre otros, si es el caso
de necesitarlos. Luego se har la respectiva identificacin y
distribucin de los documentos en la estantera por programas y
fechas, asignando un estante para cada archivo, el cual deber ser
registrado y revisado por un trabajador responsable quien deber
llevar el control de estos.
Este procedimiento, requerir de 2 personas como mnimo con una
intensidad de 2 das a la semana, durante 6 meses para un total de
48 das, cumpliendo con la misin propuesta que se lograra con la
fomentacin de una cultura de organizacin en los trabajadores y de
esta manera mantener un control permanente y adecuado del rea.

12

4.1 CRONOGRAMA

4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

(Plan de accin)

Motivar al personal administrativo para hacer uso correcto del

rea de archivo
Mejorar continuamente el archivo de la empresa
Facilitar la recuperacin de la informacin de manera
eficiente y oportuna
Fomentar una cultura de organizacin en los trabajadores
Mantener la documentacin de la empresa ordenada y segura

13

4.2 ACCIN
Para dar cumplimiento a los objetivos especficos se diseara
un instructivo que ser enviado por correo electrnico a todos
los trabajadores de la compaa, donde se explicara
procedimientos a seguir despus de que se haya cumplido el
objetivo, y se anunciara la persona que estar encargada del
rea a quien debern dirigirse para el prstamo y entrada de
documentos. Adems, se realizaran mensajes alusivos para
mantener el orden y control de los documentos de todas las
reas administrativas en cada puesto de trabajo, de esta
manera fomentando una cultura de organizacin, que nos
lleve a un alto nivel de calidad.
Semestralmente se aceptaran ideas y planes de mejoramiento
con el fin de fortalecer y modernizar el archivo inactivo de la
empresa.

4.3 METAS
Durante la primera semana, se identificara que los empleados
sern conscientes de que esta rea no tendr otro uso
diferente al archivo inactivo
Semestralmente se revisaran las propuestas que hayan
sugerido y/o planteado el personal administrativo respecto al
mejoramiento del archivo
Cada vez que un documento sea solicitado se verificara la
eficiencia que tendr la propuesta.
En el primer trimestre del ao se medir la aceptacin que ha
tenido este plan
Despus de dos meses se verificara el orden, control y
eficiencia que ha tenido la persona encargada del rea.

14

4.4 RESPONSABLES
Secretaria Acadmica
Asistente administrativa
Auxiliar logstica

4.5 FECHA DE CUMPLIMIENTO

La fecha lmite de cumplimiento para la aplicacin del

proyecto es de 6 meses a partir de que el personal directivo
haga el respectivo estudio y aprobacin de la propuesta de
mejora.

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4.6 RECURSOS

Necesidades

Cantidad
Humanos

Secretaria Acadmica
Auxiliar logstica
Administradora
Asistente Administrativa
Aprendiz administrativa

1
1
1
1
1
Tcnicos

Inventario
Estantera
Tijeras
Cosedora
Lapiceros
Papel resma
Carpetas para archivo

0
1
1
2
2
3 Paquetes
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Legajador
Sharpie

2 bolsas
1
Tecnolgicos

Equipo porttil

1
1paquete de
100 unidades

CD Princo
Escner
Archivo en Excel

1
1

4.7 COSTOS
RECURSOS

CANTIDAD

Papel
resma

Carpetas
para
archivo de
cartulina

3
paquetes

COTIZACION

TOTAL

$15.000c/u $30.000

$6500c/u

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$19.500

IMAGEN

$20.000

Cosedora

Lapiceros

$700 c/u

$1400

1 paquete
700MB

$19.900

$19.900

CD Princo

Sharpie

$1.800

$20.000

$1.800

CUMPLIMIENTO DE METAS
El porcentaje de cumplimiento, se medir despus de
haber realizado y ejecutado el plan de accin.
Porcentaje%
Durante la primera semana, se
identificara que los empleados
sern conscientes de que esta
rea no tendr otro uso
diferente al archivo inactivo
Semestralmente se revisaran
las propuestas que hayan

18

sugerido y/o planteado el

personal
administrativo
respecto al mejoramiento del
archivo
Cada vez que un documento
sea solicitado se verificara la
eficiencia
que
tendr
la
propuesta.
En el primer trimestre del ao
se medir la aceptacin que
ha tenido este plan
Despus de dos meses se
verificara el orden, control y
eficiencia que ha tenido la
persona encargada del rea

4.8 BIBLIOGRAFIA
1. http://www.lapatriaenlinea.com/?t=lineamientos-deorganizacion-de-archivos-y-archivos-malorganizados&nota=121070
2. http://www.arxiversvalencians.org/doc/manualarchivosgesti
on.pdf
3. http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=288
4. http://www.infoleg.gov.ar/infolegInternet/anexos/9000094999/93114/norma.htm
19

5. https://books.google.com.co/books?
id=4eK5TSEsRIMC&pg=PA188&lpg=PA188&dq=archivo+in
activo&source=bl&ots=Ixv2rlMqfy&sig=Pe5zkAdFv9XVLF2j
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4.9 ANEXOS
Definiciones
1. Archivo
Edificio o local donde se conservan los documentos
ordenados y clasificados que produce una institucin,
personalidad, etc., en el ejercicio de sus funciones o
actividades.

2. Archivo inactivo o histrico

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Se conservan los documentos de consulta poco frecuente,

que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se
almacenan all hasta la destruccin de los mismos una vez
que ya han cumplido su funcin.
Documento de archivo
Registro de informacin producida o recibida por una
dependencia u oficina en razn de sus actividades o
funciones.
Conservacin de archivos
Mantenerlos en perfecto estado, almacenados, organizados y
categorizados siguiendo unas pautas adecuadas que
aseguren su posterior localizacin, es una tarea fundamental
que es llevada a cabo por las empresas especializadas en la
custodia de archivos pasivo.

Preservacin a largo plazo

Conjunto de principios, polticas, medidas, planes y
estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a
asegurar la estabilidad fsica, tecnolgica y de proteccin del
contenido intelectual y de la integridad del objeto documental,
independiente de su medio y forma de registro o
almacenamiento.
Aplica para los objetos documentales en medio electrnico
(documento electrnico de archivo y documentos digitales
independiente del tipo y formato) adems de medios
magnticos, pticos y extrables en su parte fsica.

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Ciclo vital de los documentos

Denominacin que se le da a las distintas fases o etapas por
las que pasa el documento, desde su creacin hasta su
eliminacin o seleccin para su custodia permanente y se
establece en funcin del valor de los documentos y la
frecuencia de uso.

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