Unidad

Fase de Planeacin.

Una etapa primordial en la gestin de un proyecto es la Planeacin. Durante sta se realizan actividades para
estimar costos y recursos asegurando que el proyecto satisfaga las necesidades del cliente o del usuario, con
la funcionalidad y calidad requerida del cliente con la funcionalidad y calidad requerida.
En la planeacin se debe precisar el Alcance y sus requisitos. El Alcance marca la pauta para la toma de
decisiones futuras y la realizacin de actividades a nivel operativo, ayuda a:
Mejorar la precisin en las estimaciones de tiempo, costos y recursos.
Facilitar la asignacin clara de responsabilidades
Definir la lnea base para la medicin del desempeo y control
Una vez definido el Alcance del Proyecto, debemos desarrollar una lnea de accin (Plan de Gestin del
Proyecto) para definir la manera en que el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra.

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El contenido de este Plan de Gestin del Proyecto vara en funcin del rea de aplicacin y de la complejidad
del proyecto. Si queremos tener seguridad en lograr todos los objetivos, propuestos debemos formular
una secuencia de acciones o tareas que nos lleven al logro de lo planteado, as como, identificar los recursos
(presupuesto, instrumentos, espacios, personas, etc.) e informacin asociada a cada una de stas tareas.

Mdulo

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El Plan de Gestin del Proyecto es un mecanismo de seguimiento y control que puede presentarse en
forma resumida o detallada, y puede estar compuesto por uno o ms planes subsidiarios. El nivel de detalle
de cada uno de los planes subsidiarios depende de las necesidades del proyecto especfico. Una vez que las
lneas base del Plan de Gestin del Proyecto han sido definidas, slo pueden cambiarse tras la generacin y
aprobacin de una solicitud de cambio
La Gestin de un Proyecto implica manejar una gran cantidad de variables que adems se encuentran en
diferentes fases dentro de un ciclo de vida del proyecto.
1. Iniciacin
2. Planificacin
3. Produccin o ejecucin
4. Supervisin y control
5. Finalizacin o cierre
Es conveniente entonces el uso de herramientas que faciliten la implementacin y ejecucin del proyecto tales
como: Diagramas de Flujo, Diagramas de Gantt, Mapas Conceptuales, Herramientas Informticas. Todas
enfocadas en lograr cumplir con los requisitos establecidos en la planificacin: control de recursos,
costos, calendarios, grficos, presupuesto, calidad y documentacin.

Vamos entonces a desarrollar las siguientes actividades

1. Formulacin de tareas y recursos (Estructura de la Divisin del Trabajo EDT-WBS.
2. Implementacin Plan de Gestin del Proyecto.
3. Anlisis de riesgos
Tambin vamos indagar sobre algunas entidades que estuviesen interesadas en financiar el proyecto y
establecer la informacin sobre los procedimientos que se tendran que seguir para tal propsito.

Mdulo

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Sesin 3 Formulacin de tareas y recursos.

Durante la fase de Planificacin, definiremos y describiremos el Alcance del Proyecto conforme se va
recabando mayor informacin acerca del mismo.
El Alcance se define como el lmite esperado hasta donde se cree puede llegar el proyecto, estos implican
compromisos, que comienzan a ser evidentes despus de la lectura del objetivo general y los objetivos
especficos. En el Alcance debemos precisar las limitaciones que tendr el proyecto. Estas limitaciones se
pueden formular para los elementos que intervienen en el proyecto, como son:
El producto, el proceso y el contexto. Para esto
interesados.

se deben tener muy claro las necesidades de los

El desarrollo de los requisitos comienza con un anlisis de la informacin contenida en el Acta de Constitucin
del Proyecto. Estos requisitos deben recabarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente, que
permita medirlos una vez que se inicia el proyecto.

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Mayor claridad de lo anterior, veremos el video Tips para recopilar los requisitos de tu proyecto http://www.
youtube.com/watch?v=b1Y8LBWDEVs Se encuentra disponible en el Aula Virtual.

Los requisitos constituyen la base para la elaboracin de una Estructura de Divisin del Trabajo
(EDT-WBS). Una vez recopilados todos los requisitos, se debe elaborar una Estructura de Divisin
del Trabajo, esta es una tcnica de planeacin mediante la cual se define y cuantifica el trabajo a realizar
en un proyecto el proyecto.
Una Estructura de Divisin del Trabajo (EDT - WBS) es una descomposicin jerrquica, basada
en los entregables del trabajo para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.
Consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms
fciles de manejar.
La descomposicin de la totalidad del trabajo del proyecto en paquetes de trabajo implica generalmente
las siguientes actividades:
Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado
Estructurar y organizar la EDT
Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior
Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los componentes de la EDT
Verificar que el grado de descomposicin del trabajo sea el necesario y suficiente
La Estructura de Divisin del Trabajo identifica cada uno de los subproductos que genera el proyecto,
esta permite precisar las diferentes actividades que se deben desarrollar durante el proyecto.

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Las actividades se deben secuenciar y plasmar en un cronograma con el propsito de establecer

plazos, en los cuales, deben ser terminados cada uno de los entregables del proyecto.

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Ya con el Alcance, Requisitos y Estructura de Divisin del Trabajo definidos, se puede implementar un
Plan de Gestin del Proyecto en donde se precisa el presupuesto y los recursos que deben ser
asignados al proyecto ( personas, equipos, materiales, insumos, etc.).

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Mdulo

Proyecto Integrador I

Fuente: http://gestion-de-proyectos.gedpro.com/home/procesos/iniciacion

Al finalizar la sesin debemos adquirimos las competencias que nos indicarn los requisitos y entregables del
proyecto, adems de las condiciones para la construccin del acta de iniciacin del proyecto, los cuales son el
punto de partida o la apertura de la propuesta.

Actividad Evaluativa 3.
1. Consulte el Acta de Constitucin del Proyecto elaborada y aprobada en la Fase de Diseo.
2. Consulte el documento Identificacin Interesados Proyecto e identifique y aborde a los interesados del
proyecto para obtener informacin que le permita definir y precisar los requerimientos que debe
cumplir los entrgales del proyecto (Director de Proyecto, Docentes de mdulos de formacin
asociados al proyecto, comunidad relacionada con el proyecto).
3. Recopile la informacin en el Registro de Interesados del Proyecto. Este documento debe contener:

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La informacin de identificacin: nombre, puesto en la organizacin, ubicacin, rol en el proyecto,

informacin de contacto.
La informacin de evaluacin: principales requisitos, principales expectativas, influencia potencial en
el proyecto, fase en el ciclo de vida del proyecto en donde el inters es mayor.
La clasificacin de los interesados: interno/externo, partidario/neutral/opositor, etc.
Consulte el documento Qu es el alcance del proyecto?
Consulte los ITEMS del 1 al 5 del documento Plan de Gestin del Proyecto.
Diligencie los ITEMS del 1 al 5 del documento Plan de Gestin del Proyecto.

Sesin 4. Implementacin del plan de gestin del proyecto.

En la sesin anterior formalizamos el Alcance y los Requisitos del proyecto, pero estos no basta con
guardarlos y olvidarse de ellos, es necesario establecer mecanismos para llevar un seguimiento y control a
posibles cambios durante el desarrollo del proyecto, esto se logra por medio del Plan de Gestin del Proyecto.

Mdulo

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Como mencionamos anteriormente, el Plan de Gestin del Proyecto define la manera en que el proyecto se
ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra. El contenido de este plan vara en funcin del rea de aplicacin
y de la complejidad del proyecto.

La respuesta a la pregunta anterior, es que en realidad cuando recopilamos toda esta informacin, ya
estamos desarrollando el proyecto y estamos justamente en la fase de Planificacin del Proyecto.
Igualmente la Fase de Planificacin es muy importante en el desarrollo de un proyecto, evita que el
proyecto tome un ciclo no muy deseado.

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Proyecto Integrador I

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Entonces para establecer un buen nivel de xito en el desarrollo de un proyecto se debe analizar
informacin asociada a diferentes reas de conocimiento. Informacin que se debe recopilar en un
documento o en un sistema de informacin.
Hoy en da, las organizaciones que desarrollan proyectos, tienen documentos tipo o plantillas que facilitan la
recopilacin y presentacin de la informacin para la planificacin de un proyecto, como la siguiente por
ejemplo: Plantilla Plan de Gestin del Proyecto.

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Entonces planificar no se trata de cumplir con unos requisitos sino de preciar que es lo que queremos hacer en
realidad y como debemos hacerlo. La planificacin nos permite disminuir el nivel de fracaso en el desarrollo
del proyecto, claro la planificacin no asegura el xito del proyecto, pero si se llegan a presentar problemas,
una buena planificacin nos facilita el encontrar soluciones y realizar ajustes y, en el peor de los casos sino
finalizamos de forma satisfactoria el proyecto, al menos habremos adquirido una gran experiencia y
tendremos todo un historial para identificar donde estuvieron las fallas y as evitar repetirla.
Ahora los nuevos ambientes tecnolgicos y la competencia globalizada han cambiado la forma en que la
Gestin de Proyectos se lleva a cabo actualmente en las organizaciones. Las tecnologas de la Informacin
juegan un papel clave en esta evolucin con herramientas de apoyo a la gestin de proyectos,
herramientas que deben adaptarse a las caractersticas y objetivos propios de cada organizacin.
En el siglo pasado innumerables reas de Tecnologa han tenido progresos considerables, pero una destaca
sobre las dems no porque haya dejado de existir o por que se haya convertido en una innovacin radical, sino
porque ha cambiado tanto que apenas es reconocible a la situacin en la que se encontraba hace 10 aos: la
gestin de proyectos (Rapoza, 2005).

Tanto ha cambiado la manera de Gestionar un Proyecto que es difcil identificar las herramientas que
estn disponibles para apoyar esta actividad. Hoy en da, no solo se habla de herramientas que emplean
los tradicionales Diagramas de Gantt, PERT y capacidades para elaborar reportes rpidamente, sino que
se habla de soluciones que se hacen llamar formalmente como Herramientas de Gestin de Proyectos.
Una Herramienta de Gestin de Proyectos es un programa que facilita la aplicacin de conocimientos y tcnicas
para la planificacin y control de los recursos, costos y horarios para cumplir con los requisitos de un proyecto.
Incluye funciones integradas, tales como calendarios, grficos, gestin de presupuesto, programacin y
gestin de la calidad y la documentacin.
Estas herramientas se pueden implementar ya sea en un computador de escritorio o como una aplicacin
en entorno WEB. La ventaja de las herramientas de escritorio, es que su interfaz puede presentar de
forma muy sofisticada la informacin. Mientras que las herramientas basadas en entornos WEB tienen
la ventaja de ser accesibles desde cualquier lugar con conexin a Internet y sin necesidad de instalar
software en el computador del usuario.
Herramientas de Escritorio
OpenProj (Windows, Linux)
MS Project (Windows)
Taskjuggler (Linux)
KPlato (Linux)
Openworkbench (Windows)

Herramientas Entorno WEB

Endeavour Software Project Management
Redmine
Trac
dotProject
Collabtive
Deskaway
Zoho projects
Gantter
web2project.
]project-open[

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Al terminar la sesin, adquirimos las competencias para la elaboracin del Plan de Gestin del Proyecto y sus
herramientas de ejecucin, monitoreo, control y cierre, todo esto mediante la planeacin de lo que se desea
lograr y como debemos hacerlo. La planificacin nos permite reducir el nivel de fracaso en el desarrollo del
proyecto.

Mdulo

La frase anterior es muy cierta, pero hoy en da, el uso de Herramientas de Gestin de Proyectos sea
convertido en una necesidad vital en muchas organizaciones. Con estas herramientas se mejora
enormemente la Gestin de un Proyecto. Y dadas las caractersticas de competitividad actual, su
uso se convierte en obligatorio, pues promueven: la aplicacin de Tecnologas de Informacin y
Comunicaciones en la organizacin, facilitan la implementacin de planes e iniciativas, mejoran la calidad
de los proceso de gestin de proyectos, fomentan el aprendizaje organizacional y la implementacin de nuevas
tcnicas y modelos de colaboracin que apoyan la estrategia de la organizacin.

Proyecto Integrador I

Una consideracin importante sobre el uso de las Herramientas de Gestin de Proyectos, es que por ms
potente que sea la herramienta, de nada servir si el personal que la utiliza no la utiliza adecuadamente y ms
an, los productos ms sofisticados nunca podrn sustituir a un buen Gestor de Proyectos (Murtagh, 2004).

Actividad Evaluativa 4.
1. Consulte los ITEMS del 6 al 14 del documento Plan de Gestin del Proyecto y defina y secuencie
actividades, estime recursos, establezca el costo de los entregables y del desarrollo de actividades,
defina estndares, polticas, procesos, procedimientos, herramientas, Identifique el Equipo del Proyecto
(recurso humano), Identifique la informacin que necesita cada interesado y quien debe proporcionarla,
identifique los posibles riesgos, establezca tiempos estimados y la estrategia para la adquisicin
equipos, insumos, software necesarias para el desarrollo del proyecto, defina el organigrama y
establezca roles y responsabilidades.
2. Presente el Plan de Gestin del Proyecto al Docente (Director de Proyecto) para su revisin. El Director
de Proyecto puede establecer dos condiciones al devolver el Plan de Gestin del Proyecto: Aprobado o
Con Recomendaciones:
Si es Aprobado: estar habilitado para pasar a la siguiente fase del proyecto.
Si es Con Recomendaciones: Revise las recomendaciones y realice los ajustes pertinentes al Plan
de Gestin del Proyecto, envelo nuevamente al director del proyecto para su revisin.
3. Descargue e instale la aplicacin OpenProj http://sourceforge.net/projects/openproj/files/.

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4 Consulte el Manual de OpenProj y explore los recursos que la herramienta proporciona.

Mdulo

Proyecto Integrador I

5. Revise el Plan de Gestin del Proyecto elaborado en la actividad anterior e identifique los recursos,
dentro de la aplicacin OpenProj, donde debe ir la informacin registrada en cada uno delos tems del
plan.
6. Ingrese la informacin contenida en el Plan de Gestin del Proyecto en la Herramienta de
Gestin OpenProj.
7. Despus de haber ingresado la informacin contenida en el plan de Gestin del Proyecto en la Herramienta
de Gestin OpenProj, coloque el archivo generado por esta aplicacin en la plataforma de trabajo
colaborativa.
8. Enve el archivo al director de proyecto para su revisin.
Lecturas Complementarias
Las lecturas se encuentran disponibles en el Aula Virtual

Metodologa Open de gestin de proyectos

Gua Presentacin de Proyectos MHCP
Gua-formato para la presentacin de proyectos de investigacin cientfica y tecnolgica UNAB
Gua para la formulacin de proyectos de investigacin, desarrollo tecnolgico e innovacin.
Colciencias

Sesin 5. Anlisis de Riesgo.

La Gestin de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificacin
de la gestin, la identificacin, el anlisis, la planificacin de respuesta a los riesgos, as como su
monitoreo y control en un proyecto. Los objetivos de la Gestin de los Riesgos del Proyecto son aumentar
la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de eventos
negativos para el proyecto. Gua PMBOK.

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El Riesgo para nuestro proyecto, es entonces s cualquier evento incierto con impacto positivo o negativo. Sus
componentes primarios incluyen:
Una medida de probabilidad de que el evento de riesgo ocurra
El impacto de la ocurrencia del riesgo en un proyecto

Mdulo

Necesitamos entonces establecer pautas para elaborar un Anlisis de Riesgo (probabilidad de que sucedan,
causas, consecuencias si suceden, acciones preventivas, estrategia o alternativa en caso de que sucedan,
mecanismos de aviso o alarma, etc.)

Proyecto Integrador I

Debemos prever los riegos que pudiese haber en la elaboracin o ejecucin tcnica de un proyecto
y, tambin los riesgos en la posible implementacin o uso en un contexto especfico.

Ejemplo: La amenaza de lluvia es un riesgo cuando se planea un festival al aire libre, el cual puede afectar
seriamente le asistencia y el ingreso.
Los Riesgos los podemos clasificar de acuerdo a su Efecto con el propsito de facilitar su anlisis:

Tiempo
Costo
Calidad
Alcance

Ejemplo: En un proyecto complejo tal como una produccin corporativa de gran escala donde estn
involucrados muchos departamentos, equipos de trabajo y recursos externos, la falla de producir el trabajo a
tiempo y en presupuesto afectar el proyecto

Mdulo

Proyecto Integrador I

40

Para realizar la Gestin del Riesgo se utilizan una serie de plantillas de riesgos que se pueden elaborar
y presentar tanto en el proceso de ejecucin tcnica de la propuesta como en la implementacin o uso en
contexto Plantillas:
Estructura de Desagregacin de Riesgos (RBS)
Matriz Registro de Riesgos
Anlisis de Riesgos.
Estructura de Desagregacin de Riesgos (RBS) Es un arreglo jerrquico de riesgos identificados que ayuda
a los gerentes de proyecto a organizar fuentes potenciales de riesgos al proyecto.

Mdulo

Proyecto Integrador I

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Estructura de Desagregacin de Riesgos (RBS) Es un arreglo jerrquico de riesgos identificados

que ayuda a los gerentes de proyecto a organizar fuentes potenciales de riesgos al proyecto.

Nivel 0

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3
Historia/experiencia/cultura

Corporativo

Estabilidad Organizacional
Financieros
Historia/experiencia/cultura

Gerencia

Ambiente natura

42

Cultural

Riesgo del
proyecto
Externos

Econmico

Requerimientos

Proyecto Integrador I
Mdulo

Cliente e
interesados

Desempeo

Contractual
Definicin de requerimientos y
estabilidad
Ambiente fsico
Instalaciones /sitio
Servicios Locales
Polticos
Legal/regulatorio
Grupos de inters
Mercado Laboral
Condiciones Laborales
Mercado Financiero
Incertidumbre del Alcance
Condiciones de Uso
Complejidad
Madurez Tecnolgica
Lmites de Tecnologa
Experiencia Organizacional

Tecnologa
Aplicacin

Conjunto
de
habilidades
experiencia personal
Recursos Fsicos

Matriz Registro de Riesgos: En la siguiente tabla encontraremos el modelo a desarrollar:

Referencia

Fuente

Fecha

Descripcin

Calificacin Acciones

Estado

Calificacin

Estado

Ejemplo:

Fecha

Produccin

06/07/2013

ventas

16/07/2013

RH

Seguridad

Descripcin
Defectos
producto
Inventario
Obsoleto

del

06/06/2013

Evaluacin
inventarios
66%

de
al Muy alto

25/04/2013

No cumplimiento
de regulaciones Muy alto
de seguridad

Alto
Alto

Acciones
Monitorear
desempeo
Incrementar
inventario

En proceso
Aprobados
fondos

43

Designado
Expansin del
personal lder
programa de
de
entrenamiento
entrenamiento
Instalado nuevo
Cumplido
equipo
de
julio/2013
seguridad
Proyecto Integrador I

Fuente

Mdulo

Referencia

Anlisis de Riesgos. (Ejemplo)

ID Riesgo

R1

Descripcin
Falta de apoyo de los

Probabilidad

Impacto

Categora

Medio

Muy alto

Organizacionales

Bajo

Bajo

Tcnico

Medio

Medio

Tcnico

Bajo

Alto

Tcnico

Alto

Muy alto

Organizacional

patrocinadores
Tiempo insuficiente

R2

para efectuar pruebas

de verificacin de
productos

44

Anlisis de
R3

requerimiento
incompletos
Disponibilidad de la

Mdulo

Proyecto Integrador I

R4

R5

plataforma tecnolgica

Falta de disponibilidad
del Recurso Humano

Anlisis de Riesgos (mapa ejemplo anterior)

Probabilidad
0.9
0.7
0.5
0.3
0.1
Impacto

R2
0.05

0.1

R3

R5

R1

0.2

0.4

0.8

ALTO
MEDIO
BAJO

45

Se espera que con los conocimientos que posemos en este momento y con lo aprendido en la consulta de
informacin, podamos prever mnimamente cules podran ser los riesgos que se correran al producir e
implementar la alternativa elegida. Debemos entonces elaborar para nuestro proyecto:

Mdulo

Proyecto Integrador I

Una Estructura de Desagregacin de Riesgos (RBS)

Una Matriz Registro de Riesgos
Una Anlisis de Riesgos.

Actividad Evaluativa 5
1. Consulte nuevamente los ejemplos presentados para cada una de las Platillas de Gestin de y proponga
una Estructura de Desagregacin de Riesgos (RBS) , una Matriz de Registro de Riesgos y un
Anlisis de Riesgos para su proyecto.
2. Actualice en el Plan de Gestin del Proyecto, con el plan de riesgos.

Mdulo

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