Hoja de Ruta para la implementacin

de una PMO en la FIEE

Project Charter

Diciembre 2015

Hoja de Ruta para la implementacin de una PMO en la FIEE

BITCORA DE REVISIONES
Versin

Fecha

1.0

2015-12-21

Autor(es)
Jaime Tamayo
Andrs Narvez
Vinicio Saltos
Jonathan Toscano
Karla Eras
Pal Molina
Yessenia Padilla
Leslie Toapanta
Juan Rodrguez
Thoms Borja
Fausto Salaz

Notas de revisin
Revisin de Project Charter

Hoja de Ruta para la implementacin de una PMO en la FIEE

1. TABLA DE CONTENIDOS
Contenido
1.

TABLA DE CONTENIDOS............................................................................................................................... 3

2.

DESCRIPCIN DEL PROYECTO .................................................................................................................. 4

3.

OBJETIVOS DEL PROYECTO ....................................................................................................................... 4

OBJETIVO GENERAL: ................................................................................................................................................. 4
OBJETIVOS ESPECFICOS: ........................................................................................................................................... 4

4.

ALCANCE DEL PROYECTO .......................................................................................................................... 4

DENTRO DEL ALCANCE: ............................................................................................................................................. 4
FUERA DEL ALCANCE: ................................................................................................................................................ 5
ENTREGABLES ESPERADOS: ....................................................................................................................................... 5

5.

ESTIMACIONES DE ESFUERZO, COSTOS Y DURACIN DEL PROYECTO ..................................... 5

COSTO ESTIMADO: ..................................................................................................................................................... 5
ESFUERZO ESTIMADO:................................................................................................................................................ 6
DURACIN ESTIMADA: ............................................................................................................................................... 6

6.

SUPUESTOS DEL PROYECTO....................................................................................................................... 7

7.

RIESGOS DEL PROYECTO ............................................................................................................................ 8

8.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL PROYECTO ............................................................................ 9

9.

GESTION DE CAMBIOS .................................................................................................................................. 9

10.

PROTOCOLO DE APROBACIONES DEL PROYECTO......................................................................... 9

11.

APROBACIONES DEL PROYECTO ........................................................................................................ 10

Hoja de Ruta para la implementacin de una PMO en la FIEE

2. DESCRIPCIN DEL PROYECTO

La direccin y gestin de proyectos en los ltimos aos han pasado por una gran evolucin. Por
un tiempo, para cada proyecto se designaba un director que tuviera alguna experiencia previa en
un determinado asunto, sin embargo con este mtodo los ndices de fallas en los proyectos eran
muy altos lo que llevo a que surja la moderna gestin de proyectos en donde se dan las PMO. Una
PMO es fundamental para una organizacin ya que permite entregar a esta procesos ms ligeros
muy fciles de entender y tambin fciles de operar y ponerlos en funcionamiento en un periodo
corto.
La PMO puede asumir varios modelos y tambin varias funciones dependiendo de la estructura
que tenga la organizacin y tambin dependiendo de varios otros factores, Existen PMOs que
solamente tienen la funcin de indicar el grado de desempeo que han tenido los proyectos o
formar parte de la definicin de estrategias empresariales, lo que distingue a las diferentes PMOs
son los distintos grados de autoridad y de responsabilidad que tienen.
Acorde a lo mencionado anteriormente se proceder al diseo de una PMO que se acople a los
requerimientos de la FIEE en la EPN.

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO

Objetivo General:

Disear una hoja de ruta para la implementacin de una PMO en la FIEE.

Objetivos Especficos:

Establecer funciones y facultades de la PMO, as como su ubicacin funcional dentro de la

FIEE y de la EPN.
Desarrollar los formatos de los distintos documentos necesarios para el desarrollo
eficiente de los proyectos en la FIEE.
Identificar los mbitos en los que los proyectos de la FIEE se deberan desarrollar.
Investigar, analizar y recolectar informacin necesaria para el montaje de una PMO en la
FIEE.
Definir los alcances, riesgos, estructura organizacional, gestin de cambios y metodologas
para la implementacin de la PMO.

4. ALCANCE DEL PROYECTO

El alcance de este proyecto incluye y excluye los siguientes aspectos:

Dentro del alcance:

La elaboracin de varias investigaciones acerca de la implementacin de una PMO en una

organizacin para en base a esto presentar una adecuada hoja de ruta para implementar una
PMO en la FIEE.

Se conoce que existen tres tipos de PMO que pueden ser implementados en una empresa,
por lo cual se definir el tipo de PMO ms adecuada para la FIEE, basndonos en las
necesidades de la facultad.
4

Hoja de Ruta para la implementacin de una PMO en la FIEE

La elaboracin de un modelo especifico de la PMO a implementarse en la FIEE que responda

ante las necesidades que presente la facultad en cuanto a gestin de proyectos.

Identificacin de la adecuada ubicacin de la PMO dentro de la FIEE as como la identificacin

de las funciones que se llevaran a cabo por parte de la PMO en la FIEE.

Fuera del alcance:

El proyecto NO contempla la implementacin de la PMO en la facultad, nicamente se

presentar un estudio para su posible creacin. La implementacin de la misma quedar a
consideracin de los patrocinadores del proyecto.

Entregables esperados:
tem

Entregable

Acta de constitucin

Plan detallado del trabajo

Detalle de la planificacin del trabajo

Encuestas

Informe de Cierre de Proyecto

Descripcin

Datos generales para la iniciacin del proyecto,

donde se realizar el diagnstico de cmo est
en la actualidad la FIEE sin una PMO.
Descripcin de las funciones que realizar la
oficina de PMO.
Detalle de los perfiles, responsabilidades y
competencias del equipo de la oficina DE PMO.
Cronograma y estructura de desglose de trabajo
de las actividades requeridas para la
implementacin de la oficina de PMO
Encuestas
en
una
nica
modalidad
(cuestionario), y el anlisis documental para
determinar la importancia de una PMO en la
FIEE.
Informe con toda la documentacin generada
durante la ejecucin del proyecto.

5. ESTIMACIONES DE ESFUERZO, COSTOS Y DURACIN

DEL PROYECTO
Costo estimado:
Para el desarrollo del proyecto se procede a la contratacin de una consultora que se encargara
de realizar el pertinente estudio y generar resultados que podrn ser evaluados por el cliente:
Rol

Nmero de miembros

Dlares/hora

Director del Proyecto

Equipo de Estudios y Proyectos
Equipo Coordinador de Supervisin
Equipo de logstica

1
4
2
4

30
24
19
28

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Se estima que el costo total del proyecto es de 15320 dlares

Esfuerzo estimado:
Se consideran los 11 miembros del grupo encargados del proyecto de consultora, cada uno
realiza una funcin especfica para el desarrollo y planificacin del proyecto.
Las funciones que realiza cada uno de los equipos se citara a continuacin:
-

Director de Proyecto (PM)= Se encarga de liderar al equipo de trabajo en el proyecto con

la finalidad de cumplir con los objetivos planteados para el proyecto, se debe encargar de
satisfacer las necesidades del equipo y las necesidades individuales.
Equipo de Estudios y Proyectos= Se encarga de obtener y evaluar la informacin vital para
el desarrollo y planteamiento del proyecto, puede utilizar la experiencia adquirida del
estudio de otras organizaciones o proyectos.
Equipo Coordinador de Supervisin: Se encarga de la supervisin tanto general del
proyecto como de cada una de las reas envueltas en el mismo. Se asegura del
cumplimiento de las metas del proyecto segn lo establecido al inicio del proyecto. Su
principal obligacin corresponde a la generacin continua de informes para el PM.
Equipo de logstica= Se encarga de la gestin de los medios necesarios para cumplir con
los proyectos, debe supervisar el desarrollo diario del proyecto, su principal objetivo es
satisfacer los requerimientos del cliente.
Funcionario

Jaime Tamayo
Paul Molina
Leslie Toapanta
Vinicio Saltos
Andrs Narvez
Thoms Borja
Juan Rodrguez
Fausto Salaz
Yessenia Padilla
Karla Eras
Jonathan Toscano

Rol
Director del Proyecto
Equipo de Estudios y Proyectos
Equipo de Estudios y Proyectos
Equipo de Estudios y Proyectos
Equipo de Estudios y Proyectos
Equipo Coordinador de Supervisin
Equipo Coordinador de Supervisin
Equipo de logstica
Equipo de logstica
Equipo de logstica
Equipo de logstica
TOTAL HORAS/MES

Horas /mes
100
60
60
60
60
40
40
45

45
45

45
480

Duracin estimada:
Con la participacin de los funcionarios en las condiciones planificadas se tiene previsto la
conclusin del proyecto hasta 18 de Enero del 2016, es decir una duracin de alrededor de 1 mes,
cumpliendo con lo siguiente:

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tem

Hito

Fecha

Project Charter

2015-12-23

2016-01-08

Determinacin de estado de la
facultad
Plan de trabajo

Entregables

2016-01-18

Cierre de Proyecto

2016-01-18

2016-01-13

Entregable
Project Charter aprobado por el
Patrocinador
Informacin necesaria para tomar
acciones adecuadas en la facultad
Plan de trabajo aprobado por el
Patrocinador
Entrega de productos antes
mencionados.
Informe de cierre de proyecto

6. SUPUESTOS DEL PROYECTO

La planificacin del proyecto considera los siguientes supuestos que deben cumplirse para
asegurar su ejecucin, en el tiempo y alcance previstos, pues de no ser as, el proyecto deber ser
re-planificado:

No existirn cambios en los integrantes pertenecientes al grupo para el desarrollo del

proyecto.

Se asignar a cada integrante del grupo un tiempo estimado para su participacin dentro del
proyecto.

Cada integrante del grupo para la creacin de la PMO de la FIEE entregar su investigacin
en el tiempo dispuesto por el PMO encargado.
La estructura de la FIEE no sufrir cambios durante la realizacin del proyecto.

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7. RIESGOS DEL PROYECTO

Existen factores que no son controlados ni por los patrocinadores ni por los integrantes del
proyecto los cuales se han determinado. Estos factores se muestran a continuacin:
Nmero

Riesgo

Afectacin al
proyecto

Plan

La deficiente investigacin por

parte de los integrantes del grupo
para la creacin de la PMO para la
FIEE y formatos de los
documentos de la misma.

alto

El PMO designado se
encargara de supervisar el
trabajo de investigacin de
cada integrante

Incumplimiento en la entrega de
la parte correspondiente del
trabajo de cada integrante.

alto

El PMO se encargara de la
supervisin de los plazos de
entrega del trabajo de cada
integrante

Cambio en la estructura de la
FIEE, mientras se realiza la
consultora, lo cual hara que la
misma no sea actualizada.

bajo

Informar al patrocinador
acerca de la misma y
proponerle al mismo si
seguir el estudio con la
estructura antigua o con la
estructura actual, con lo
cual es posible que no se
cumpla el plazo de entrega

Inadecuado dimensionamiento de
la PMO en la FIEE ya que no se
define un estndar en la
estructura organizacional para la
PMO

medio

Investigar las necesidades

actuales como futuras de la
FIEE para realizar un
correcto dimensionamiento
de la PMO para la FIEE

Dificultad en la adquisicin de
informacin necesaria para el
desarrollo del proyecto debido a
festividades.

medio

Solicitar la informacin
previo al inicio de
festividades para tener su
pronta entrega en inicios del
mes de Enero.

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8. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL PROYECTO

Para la ejecucin del proyecto en los trminos planificados es necesaria la asignacin de los
siguientes funcionarios.
TEM

ROL

FUNCIONARIO

Patrocinador Ejecutivo

Pal Vsquez

Patrocinador

Pal Vsquez

Director del Proyecto

Jaime Tamayo

Miembros del grupo de

proyecto

Andrs Narvez
Vinicio Saltos
Jonathan Toscano
Karla Eras
Pal Molina
Yessenia Padilla
Leslie Toapanta
Juan Rodrguez
Thoms Borja
Fausto Salaz

RESPONSABILIDADES
Aprobar el inicio de proyecto y los
entregables finales y brindar todas
las facilidades para su ejecucin.
Aprobar todos los entregables de
intermedios del proyecto as como
proporcionar todas las facilidades
para su ejecucin.
Gestin y administracin del
proyecto.
Ejecucin de todas las actividades
definidas en el Plan de Proyecto y en
sus planes subsidiarios.

9. GESTION DE CAMBIOS
Los cambios que impliquen variaciones en el alcance, tiempo y recursos sern aprobados por el
Patrocinador Ejecutivo, el resto de cambios sern aprobados por el Patrocinador.

10.

PROTOCOLO DE APROBACIONES DEL PROYECTO

La aprobacin de los entregables finales lo efectuar el Patrocinador Ejecutivo. La aprobacin de

los entregables intermedios, la realizar el Patrocinador.

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11.

APROBACIONES DEL PROYECTO

______________________________________
PhD. Pal Vsquez

___________________
Date

Patrocinador Ejecutivo

______________________________________
PhD. Pal Vsquez

___________________
Date

Patrocinador

______________________________________
Jaime Tamayo

___________________
Date

Director de Proyecto

10