Cdigo:

Fecha de Emisin: 19/05/2015

PROCEDIMIENTO ASISTENTE DE
GERENCIA

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LISTA DE DISTRIBUCIN
ORIGINAL:
COPIA 1:
COPIA 2:
COPIA 3:
COPIA 4:
COPIA 5:
COPIA 6:
COPIA 7:
COPIA 8:

Unidad de Seguridad y Salud

Gerente Administrativo
Gerente Extractora
Produccin
Laboratorio
Bodega
Recursos Humanos
Contabilidad
Mantenimiento

Responsable de
Elaborar:

Responsable de
Revisar:

Responsable de Aprobar:

Fecha:

Fecha:

Fecha:

Firma:

Firma:

Firma:

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Modificacin
tem

Fecha
Modificacin

HISTORIAL DE CAMBIOS
Solicitado
Descripcin del cambio
por

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1.

OBJETIVO

Definir el mtodo para el cumplimiento de actividades respecto al apoyo brindado a

la Gerencia de Planta mediante varias actividades que la asistencia de Gerencia
deber cumplir.
2.

ALCANCE

Aplica a toda actividad que realiza la Asistente de Gerencia en la Empresa

3.

RESPONSABILIDADES

Elabora

Seguridad Industrial y Medio Ambiente, Gerente de Planta

Revisa

Gerente de Planta, Talento Humano

Aprueba

Gerente General

Cumplimiento :
4.

Asistente de Planta, Gerente de Planta

DEFINICIONES

Asistente: Dentro de las organizaciones, el asistente personal proporciona apoyo

administrativo al personal snior, generalmente a un gerente o director. Su objetivo
principal es ayudar a reducir la carga de trabajo del gerente para que los
procedimientos y operaciones del negocio ocurran de forma eficiente.
Registro:

Es un documento que evidencia de manera objetiva el resultado de

una actividad y demuestra la ejecucin de actividades.

Formulario: Es un documento que define como debe registrarse una actividad.
Matriz: Es un documento que contiene informacin sistemticamente ordenada de
las actividades realizada.
5.

MATERIALES O EQUIPOS

Elementos de proteccin personal

En caso de ingresar a la planta el personal deber usar los siguientes elementos de
proteccin personal, dependiendo de la naturaleza del trabajo:

Casco

Gafas de seguridad

Proteccin auditiva

Calzado de seguridad punta de acero

Ropa de trabajo adecuada

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6.

ACTIVIDADES

A. APROBAR SOLICITUD DE INVENTARIO:

Para aprobar la solicitud primero la auxiliar administrativa realiza la solicitud de

inventario y la archiva

Luego ingreso al programa Decisin

Ingreso al mdulo Inventarios, selecciona aprobar solicitud.

Para proceder a la aprobacin primero se revisa que este correcto el destino o

centro costo a donde se va a cargar dicho insumo y/o repuesto, nombre del que
retira, cantidad solicitada, y luego de que este todo correcto se aprueba la
solicitud e inmediatamente se genera en almacn la nota de egreso para el
retiro del elemento.

B. REVISAR EL CORREO DE LA EMPRESA:

Esta actividad se realiza una vez se haya realizado el libro de produccin y el
informe diario y aprobado las solicitudes de inventario; se procede a revisar el
correo electrnico para imprimir las cotizaciones, planos, y diferente informacin
que llega a travs de este medio para entregar al Gerente o personal interesado.
C. REVISAR CORRESPONDENCIA PARA FIRMA DEL GERENTE :
Todos los departamentos que envan documentos, cartas, facturas, reportes,
liquidaciones, descuentos, contratos etc, deben ser firmados por el Gerente de
planta; por lo tanto primero son entregados a la asistente para la debida revisin y
despus firma el Gerente de Planta para ser enviados en el paquete los das
viernes al departamento de contabilidad.
D. REALIZAR BACKUP O COPIA DE SEGURIDAD:
Se realiza los das viernes a los computadores de:

Bascula

Almacn

Laboratorio

Auxiliar Administrativo (Gerencia).

Asistente Gerencia (Gerencia).

Secretaria

Carpeta comparten

Carpeta Produccin

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Todos los archivos de cada uno de los equipos se envan a un disco duro externo
para tener respaldo en caso de que se borren o se dae
Cabe aclarar que a los computadores porttiles no se les hace copia de seguridad.
E. INFORMAR DE REUNIONES O MENSAJES PARA GERENTE DE PLANTA :
Cuando llega un correo que es para el Gerente inmediatamente se le comunica
telefnicamente y se reenva dicha informacin al correo de l, posterior a esto se
procede a imprimir para respaldo en archivo fsico.
F. DESPACHOS DE ACEITE Y NUEZ (estar enterada e informada):
Para proceder a un despacho ya sea de aceite o de nuez, de la Gerencia General
envan la orden de cargue al encargado de realizar el despacho, se imprime y se la
entrega al Operario de bascula quien es el responsable de llevar el control por cada
viaje que se realice, este formato de control lo realiza el operario de Bascula y
cuando se termina de completar las toneladas a despachar me lo entrega para que
sea archivado.
G. REVISION DE LAS
ADMINISTRACION :

PREVISIONES

DE

MANTENIMIENTO

DE

Los pedidos de mantenimiento y los de administracin los realiza la Auxiliar

Administrativa, una vez realizados me pasa para revisar que este bien codificado
el centro de costo y el detalle del insumo, repuesto, suministro o elemento a
solicitar y la cantidad a pedir, una vez revisado se entrega al Gerente de Planta
para firma y autorizacin de compra, una vez firmado el pedido se entrega una
copia al encargado de compras y otra copia al almacn para que adjunte a la
factura y la copia restante es para el archivo.
H.

REALIZAR INFORME MENSUAL DE CONTADURIA:

Este informe se retroalimenta del archivo que da a da va llenando el jefe de

laboratorio, en el archivo existe una tabla dinmica donde agrupa lo que necesita
contabilidad para hacer balance general, al finalizar el mes solo se actualiza la tabla
dinmica y se procede a imprimir dos informes uno para contabilidad y el otro para
el archivo, adicional a esto se enva por mail a las personas encargadas del
respectivo tramite a realizar.
I.
REALIZAR A FIN DE AO EL ACTA DE INVENTARIOS DE ACEITE Y DE
NUEZ:
Esta acta se realiza con la finalidad de dar a conocer los inventarios finales de
aceite y de nuez con que la empresa termina el ao actual. Este procedimiento lo
realiza el jefe de Laboratorio, para el acta solo se transcriben los datos que me
entrega el jefe de laboratorio, se imprime el acta para las respectivas firmas de los
que intervienen y se enva a Gerencia General, Contabilidad y Gerencia de planta.

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J.

FIRMAR DESPACHOS DE ACEITE Y DE NUEZ :

Todos los despachos tanto de aceite como de nuez los firma el responsable del
cargue pero cuando l no se encuentra en la planta el encargado de firmar es el
Jefe de Planta; nicamente firmo los despachos cuando no estn en la planta ni el
responsable ni el encargado, se revisa que los datos escritos en la Gua de Remisin
sean los mismos que el ticket del pesaje tiene como son: fecha, destino, peso
bruto, peso tara, peso neto, placas, conductor, vehculo; adicional a estos datos el
laboratorio pasa un documento
K.

LLEVAR MANEJO DE PROYECTOS O INVERSIONES:

Cuando se est realizando un proyecto nuevo o una inversin se lleva un control de

todas las facturas del material utilizado y/o mano de obra que se us para llevar a
cabo dicha inversin o proyecto, cuando las obras son pequeas se realiza un
listado en Excel y se maneja una carpeta solo para este fin.