JAIME ANDRES CRUZ

Auxiliar de Documentacin
Departamento de Contabilidad
Funciones de cargo:
Resguardo documentos, expedientes y dems informacin de inters para la
organizacin, ejecutando actividades de recepcin, archivo y custodia de
documentos, en una unidad de archivo (Caja o Carpeta), a fin de mantener la
informacin organizada a disposicin de la empresa.
Administracion y Archivo de caja recibidora (Soportes, Facturas, Tirillas,
etc.)
Administracion y Archivo de cajas centros de distribucin (Soportes,
Facturas, Tirillas, etc.)
Depuracin de gran volumen de documentacin.
Recibo, reviso, clasifico, actualizo y controlo registros fsicos y electrnicos con la
oportunidad requerida.
Identifico las carpetas donde va a ser archivado el material.
Suministro expedientes y/o documentos a las diferentes unidades (Caja o Carpeta),
segn la solicitud.
Archivo en los expedientes y/o carpetas correspondientes los documentos recibidos.
Apoyar la realizacin de las diferentes actividades requeridas para el manejo de
archivo y administracin de registros electrnicos.
Ubicar las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.
Ordenar alfabticamente y/o numrico las cajas o carpetas con documentos
recibidas por las areas de trabajo.
Verificar y seguir tiempos de conservacin y dar de baja en inventario.
Elaboracin de actas de destruccin para dar de baja.
Efectu labores de valoracin documental y traslado de documentacin para
conservacin y descarte (Microfilmacion)
Elaborar actas ( Inventario de lo que se enva con copia )
Traslado al rea de despacho (Almacn).
Hacer seguimiento del envo.

Llevar el control o registro de prstamos de expedientes y/o documentos.

Atender de forma eficiente y rpida las necesidades y/o solicitudes de documentos.
Adelantar las actividades relacionadas con prstamos de documentos y consulta de
informacin
Preparar los ndices y rtulos de identificacin del contenido de las (Caja
Carpeta),

Proporcionar informacin del material archivado, segn las normas establecidas.

Hacer propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestin del centro
archivstico y, al mismo tiempo, potencio una fluida comunicacin
interdepartamental con el objeto de facilitar el sistema de organizacin documental
de la organizacin.
Seleccin y traslado de la documentacin (Caja
dependencias requeridas

o Carpeta), a las reas o

Reproduzco la documentacin solicitada por los usuarios (fotocopias).

Localizar la documentacin en los depsitos del archivo y les colaboro a los
usuarios, devolvindola a su lugar una vez finalizada la consulta. Igualmente,
extraigo de los depsitos (Caja o Carpeta), aquella documentacin que le indiquen
para la preparacin del prstamo.
Cumplo con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organizacin.
Preparar los pedidos de material gastable (Caja, Carpeta, papelera en general), y
controlar su uso.
Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.
Elaborar informes peridicos de las actividades realizadas.
Realizar cualquier otra tarea afn que se me sea asignada a cargo recibo supervisin
especfica de manera directa y constante.
Manejo en forma indirecta un grado de confidencialidad (Documentos de la
organizacin, de la guardia, etc).
Mantengo relaciones continuas con las areas o dependencias, jefes, auxiliares,
practicantes y funcionarios de la organizacin a fin de apoyar y/o ejecutar lo
relativo al rea con una buena habilidad para obtener cooperacin.

Manejo de paquete Office, Programa AS4000 y otros aplicativos.

Generar e imprimir informes diarios.
Otras funciones
Recoleccin certificados de retenciones
Hacer la solicitud (Verbal o escrita)
Imprimir y revisar (Razn Social, Nit, Ao gravable, Valor Base, Porcentaje,
ciudad donde se hace y consigna la Retencin, fecha y domicilio).
En caso de correccin: Volver a hacer la solicitud.
Guardar copia y enviar a oficina central.
Registro archivo documental
Solicitud, recopilacin y archivo de documentos correspondiente a proveedores.
Hacer la solicitud (Verbal o escrita), comunicar la circular.
Imprimir y revisar: Carta de Autorizacin para Pagos por Transferencia,
Certificacin Bancaria, Copia de la Cedula del Representante Legal, RUT,
Cmara de comercio y Nuevo Formulario)
Verificacin y correccin (Volver a hacer la solicitud)
Validacin de datos de proveedores en listas de algo riesgo (SARLAFT).
Sistema de Autocontrol y Gestin del Riesgo de Lavado de Activos y Financiacin
del Terrorismo
Registro archivo documental.
Apoyo a otros departamentos: Documentacin, Servicio al Cliente, Televenta y
Tesoreria.