ESTUDIO DE LA VIABILIDAD DEL SISTEMA

Como ya sabemos el objetivo del estudio de viabilidad del sistema es el anlisis de un

conjunto concreto de necesidades para proponer una solucin a corto plazo, que tenga
en cuenta restricciones econmicas, tcnicas, legales y operativas.
La solucin obtenida como resultado del estudio puede ser la definicin de uno o
varios proyectos que afecten a uno o varios sistemas de informacin ya existentes o
nuevos. Para ello, se identifican los requisitos que se ha de satisfacer y se estudia, si
procede, la situacin actual(nosotros lo haremos).
A continuacin se redactan los siguientes puntos:

Situacin Actual de la Empresa.

Anlisis de Alternativas.
Seleccin y Justificacin de la Solucin.

Contando con un equipo de trabajo formado por: Comit de Direccin, un Jefe

de Proyecto y un conjunto de anlistas; comenzamos a analizar los puntos mencionados
anteriormente.

En este punto identificamos el estado en el que se encuentra la empresa en el momento

de inicio del estudio.
Dentro de todos los sectores de nuestra empresa el sector que ser objeto de estudio es
el de ventas.

Para comenzar diremos que la sede cuenta con unos 200 empleados.

De los cuales alrededor de 20 se encargan de la organizacin de los

productos. Es decir, decidir como y donde colocar los productos existentes.
Nuestra sede cuenta con unos rales por lo que circulan robots automatizados,
encargados de colocar los productos con un cierto rigor, es decir, los productos
de un mismo tipo se encontrarn separados de otros productos en diferentes
sectores.

Aproximadamente otros 100 son los encargados de la venta de los productos,

en este grupo estn incluidos comerciales, lugares de distribucin y ventas por
Internet. Su objetivo es aumentar las ventas, para ello tanto los comerciales
como la venta por Internet poseen una amplia gama de catlogos facilitando que
los compradores lleguen a los lugares de distribucin con una idea clara en la
mente del producto deseado.

Otro grupo de unas 50 personas son las encargadas del transporte de los
productos, contando con una amplia flota de vehculos (camiones y furgonetas)
mediante el cual se realiza el transporte por los alrededores de est sede. Se
distinguen dos tipos de transporte; uno para particulares haciendo uso de
vehculos ms pequeos y otro para empresas (centros comerciales, otros centros
de distribucin, almacenes externos a Mecalux).

Adems contamos con un grupo de 15 personas para los temas de nminas,

administracin, pago de facturas, contabilidad, etc. En este grupo se realizan
todos los balances econmicos relacionados con Mecalux, estando
formado por expertos en la materia.

Por ltimo, el resto del personal se encuentra destinado a tareas ajenas a

cualquier uso y comtido de la empresa; por ejemplo encargados de limpieza,
mecnicos (proporcionados por un seguro externo), seguridad, etc.

Teniendo en cuenta todo esto; pensamos que la mejor opcin para aumentar la
productividad y el rendimiento y reducir el coste en la plantilla es la
creacin/instalacin de un proyecto software especfico encargado de:

Ventas de Productos: Instalacin de un software para creacin de pginas

WEB, publicidad por la red, catlogos online, etc.

Actualizar catlogo: Instalacin de un software para la actualizacin de los

productos a vender,y todas sus caractersticas.

ANLISIS DE ALTERNATIVAS

Habiendo evaluado todas las alternativas y todos los riesgos que poseen nuestras
alternativas, llegamos a la conclusin de que nosotros mismos disearemos/crearemos
un software(haciendo uso del equipo mencionado, es decir, analistas, jefe de
proyecto) que se adapte a nuestras necesidades.

SELECCIN Y JUSTIFICACIN DE LA SOLUCIN

En esta seccin detallaremos cada uno de los paquetes, para ver la solucin final.
Iremos describiendo el funcionamiento de cada paquete.
- Software de Ventas: Actualmente nuestra empresa carece de tecnologas
aplicables al sector de ventas .Lo que buscamos es la aplicacin de nuevas tecnologas
combinndolas con un software especializado, para lograr que las ventas personales y
la administracin de ventas sean ms eficaces respecto al coste.
Se sabe que en la actualidad tanto los dispositivos mviles, como ordenadores,
tablets, son herramientas que pueden conectarse a Internet. En ello se basa nuestra idea.
A travs de estas herramientas creamos una conexin a la base de datos de la
empresa pudiendo obtener informacin actualizada para lo que se necesite, mediante
estas herramientas y nuestro software especializado ayudamos a mejorar el servicio a
los clientes, apoyamos la toma de decisiones de los vendedores, agilizamos los procesos
de venta e informamos a la empresa.
Gracias a ello, el vendedor puede realizar tareas tan importantes como:
-Manejo de agenda.
-Administracin de la ruta de visitas.
-Personalizacin de las entrevistas con los clientes.
-Toma de pedidos.
-Verificacin del nivel de stock en tiempo real.
-Facturacin.
-Revisin del histrico de pedidos y pagos de cada cliente.
-Mensajera con otros vendedores.
-Contacto con la gerencia de ventas (Envo de informes de ventas,gastos,...).

-Obtencin de datos del mercado (de clientes y de la competencia).

Si consiguisemos una correcta utilizacin de lo mencionado anteriormente

conseguiramos unas ventajas bastantes grandes como:
-Vendedores mejores informados: Porque tiene la opcin de conseguir los datos que
necesita en cualquier momento. Esto es determinante cuando los vendedores tienen que
tomar decisiones para cerrar ventas, por ejemplo cuando necesita que se le asegure la
cantidad de stock disponible para entrega inmediata.
-Gestiones de ventas mas giles y dinmicas: Ya que el cliente puede realizar el pedido
y el comercial enviarlo a la empresa para su facturacin inmediata.
-Mas informacin a la empresa: Gracias a las herramientas electrnicas y a Internet,
los comerciales o vendedores pueden enviar un correo electrnico en el que informan de
aspectos como los nuevos precios de la competencia, el lanzamiento de un nuevo
producto, la oferta especial que le hicieron a un cliente
-Base de datos actualizada: Gracias a las herramientas electrnicas y el software
especializado los vendedores pueden obtener continuamente informacin de sus clientes
y enviarlas va Internet a una computadora central que organiza y clasifica cada dato
recibido. De esa manera, la empresa puede tener informacin actualizada de cada
cliente.
-Clientes satisfechos: Este beneficio es el resultado de una atencin gil y personalizada
a los clientes gracias a un sistema automatizado que se utiliza adecuadamente, por
ejemplo: Cuando el cliente solicita algn tipo de informacin relacionado con el
producto, ste le llega en un tiempo muy corto e incluso en el momento. Por otra parte,
el vendedor le demuestra durante la entrevista que sabe el tipo de productos que ha
estado comprando ltimamente y las condiciones de pago que prefiere. Y para terminar,
el cliente recibe la cantidad de producto que el vendedor le ha prometido proveerle y en
el tiempo acordado mediante un transporte bien gestionado.

Un aspecto a considerar y creemos que bastante importante es que la implementacin de

herramientas electrnicas y software implica que sean personas capacitadas las que las
van a utilizar, lo cual, puede traer consigo cierta incertidumbre de los vendedores (al
menos en el inicio) y un periodo en el que los errores suelen ser frecuentes (que se
produce cuando los vendedores estn aprendiendo a utilizar el sistema). Para ello habra
cursos que agilizaran el aprendizaje de los vendedores desde su incorporacin
inmediata, ahorrando as a la empresa muchos errores que como hemos comentado
antes suelen ser frecuentes en ese periodo de aprendizaje.

En conclusin reducimos el coste del proceso de ventas, ayudamos a diversos campos

(como administracin, gestin, contabilidad), mejoramos la productividad y
establecemos un amplio conocimiento del mercado incluso en tiempo real.
- Software de Inventario: se trata de un software en el que podamos tener una
informacin actualizada en tiempo real sobre nuestros clientes, almacenes y servicios
contratados.
Este software se conectar directamente con nuestra base de datos y podr operar as
con todos los datos de nuestros clientes y gestionar todo el espacio disponible en
nuestro almacn y en las distintas sedes repartidas a lo largo del mundo.
Por supuesto, estaramos hablando de un software capaz de conectarse en red y estar
sincronizado con todas las sedes.
Este software dispondr de un algoritmo de ordenacin, para poder aprovechar al
mximo el espacio en todos y cada uno de los almacenes y tener todo organizado de tal
modo que cada cliente tenga, en la misma zona de almacenaje (estantera o seccin)
todos sus productos.
Nuestro programa, tambin, estar interconectado con:
El software de ventas: as, cuando un cliente nos pida que necesita almacenar
determinada carga en un sitio X, el software de ventas accedera al de inventario para
as comprobar si hay huecos libres, donde estn, y si es posible ubicar ah toda su carga.
Ventajas de nuestro software de inventario
Informacin actualizada en tiempo real: como el software est conectado en red, se
puede consultar y modificar desde cualquier sede el espacio disponible en los almacenes
y los clientes que tenemos y los nuevos que contraten nuestros servicios. As evitamos
las llamadas telefnicas entre sedes para poder sincronizarse y dems consultas.
Interconexin entre secciones: como dijimos anteriormente, podemos estar
sincronizados con la seccin ventas. As conseguimos agilizar los procesos de consultas,
y como consecuencia dar nuestros servicios ms rpidamente.
Reduccin de la plantilla de almacn: solo necesitaramos unas pocas personas en el
almacn, unos 5 miembros, que se encarguen de gestionar el software. As,reduciramos
el presupuesto para sueldos, el cual podramos invertir en otras labores para mejorar
nuestra empresa.
Facilidad y eficiencia en la gestin del almacn: aqu la ventaja es evidente, ya que es
el programa creado quin se encarga de decidir en que parte del almacn va cada carga
para colocarlo todo de una manera eficiente mediante un algoritmo, evitamos una mala
planificacin del almacn al no intervenir el factor humano (nuevos empleados que
tardan un tiempo en aprender donde se encuentra cada carga de cada cliente, despiste u
olvidos tras perodos vacacionales)
Para llevar a cabo la automatizacin de nuestro sistema, debemos actualizar la

plantilla de la empresa, ya que necesitaramos personal cualificado (conocimientos

informticos).
Segn estudios realizados y viendo la progresin de otros empresas del sector
que tienen instalado un software parecido, creemos que vamos a tener ganancias
econmicas, publicitarias, de clientes y sobre todo de productividad.
Tras haber realizado, las pruebas necesarias por parte del personal externo
(profesionales de la materia) y el personal de la empresa (tras haberlos orientado y
disciplinado), terminaremos la fase de pruebas.
Por ltimo, segn los ingresos que tiene nuestra sede, es posible que tras pasar el
primer ao y un trimestre del segundo todo est amortizado, y por lo tanto: tras pasar
estos 15 meses nuestros ingresos se vern muy favorecidos.
Es recomendable que nuestro sistema sea revisado, cada ao y medio, para
tener un buen mantenimiento (nuevas funciones, nuevos mercados, nuevos precios,
etc).
Por todas estas razones, se aprueba la solucin planteada.