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PROCESO Y PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIAS

PRIMAS
MATERIA PRIMA
La Materia Prima es el material que interviene en la manufactura y constituye
un elemento primordial en la transformacin.
Clasificacin de la materia prima.
La materia prima puede ser:
Materia prima directa: Es el material que forma parte inseparable del
producto y se identifica en l; es propiamente el material que se

transforma.
Materia prima indirecta: Forma parte indispensable del producto,
aunque no se identifique con l por dificultad, incosteabilidad o por

ser imprctico, teniendo que asignarse a ste por una distribucin.

Suministros: Son los materiales que no forman parte del producto,
pero que son necesarios para la produccin.
CONTROL DE LA MATERIA PRIMA.

Funciones relacionadas con el control y manejo de materiales.

El control de las materias primas implica las siguientes funciones bsicas
relacionadas con los materiales; estas funciones pueden estar comprendidas
en

departamentos

por

separado

agrupadas

algunas

en

un

solo

departamento:

COMPRAS.- Es el responsable de la adquisicin de los materiales, es

decir, del abastecimiento.

TRFICO.- (auxiliar de compras).- Responsable de determinar las vas

de embarque ms adecuadas.
PLANEACIN DE LA PRODUCCIN.- Responsable de determinar las
necesidades de materiales en cuanto a calidad, cantidad y tiempo y los

niveles requeridos de existencia.

RECEPCIN DE MATERIALES.- Responsable de checar las cantidades
y calidades pedidas y recibidas y proceder en caso de discrepancia.

ALMACN DE MATERIA.- Es el responsable del almacenamiento y

custodia de los materiales.

CONTROL DE INVENTARIOS.- Responsable de mantener los niveles

requeridos de existencia de materiales (inventarios).

PRODUCCIN.- Responsable de la utilizacin y transformacin de los

materiales.
CONTABILIDAD.- Responsable del registro y control del movimiento y
evaluacin de los materiales en el almacn, en proceso de manufactura
o en el almacn como parte del producto terminado.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA TRAMITACIN Y CONTROL

DE MATERIALES.
Los documentos mnimos requeridos para la tramitacin y el control de los
materiales son:
SOLICITUD DE COMPRA.- Cuando la existencia de un material llega a
su nivel mnimo establecido, el almacenista elabora la correspondiente
solicitud de compra, por lo menos en tres tantos: original para el
departamento de compras, duplicado para el departamento de
"contabilidad" y el triplicado para el propio almacn.
PEDIDO.- Con base en la solicitud de compra recibida, el departamento
de compras procede a elaborar el pedido, generalmente en cuatro
tantos: original para el proveedor, duplicado para el almacenista,
triplicado para el departamento de "contabilidad" y el cuadruplicado para
el propio departamento de compras.
NOTA DE RECEPCIN.- Cuando

la

mercanca

es

recibida,

generalmente en el almacn, quien la recibe procede a elaborar la nota

de recepcin o a poner el sello correspondiente en la remesa del
proveedor, una vez cotejado lo pedido con lo recibido, indicando lo
recibido realmente.
NOTA DE DEVOLUCIN.- Cuando se devuelve mercanca al proveedor,
en el momento de la recepcin de la misma, procede hacer la anotacin
correspondiente en la propia remisin del proveedor (original y copia).

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2

INVENTARIOS

Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su
posterior comercializacin.
Constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es
decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada
al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas.
Existen diferentes clasificaciones, a continuacin se citan algunas de ellas.

Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con

los que se elaboran los productos, pero que todava no han recibido
procesamiento.

Inventario de Productos en Proceso de Fabricacin: Lo integran

todos aquellos bienes que luego de adquirirlos por las empresas
manufactureras o industriales son como la materia prima que se
encuentra en proceso de manufactura.

Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes

procesados o transformados por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como
productos elaborados.

CLASIFICACIN DE LOS INVENTARIOS

Inventario (inicial)
Compras de materias primas
Devoluciones en compra de materia prima
Gastos de compras de materia prima
Ventas de materias primas
Devoluciones en ventas de materia prima

Mercancas en trnsito
Mercancas en consignacin

Inventario (final)

SISTEMAS DE CONTABILIZACIN DE INVENTARIOS

Se tienen dos mtodos o sistemas bsicos de control de inventarios:

Sistema de inventario peridico

Con este mtodo la empresa no lleva un registro continuo de su stock, en

cambio, realiza el conteo de existencias al final del periodo o ejercicio y los
resultados se plasman en los informes financieros.

Sistema de inventario permanente o perpetuo

Con este mtodo la empresa mantiene un registro continuo de sus existencias

y los costos de las materias prima que ha vendido.
MTODOS DE VALUACIN DE INVENTARIOS
Entre los mtodos ms importantes para evaluar los inventarios, tenemos:

Mtodo FIFO: Este mtodo se basa en que lo primero que entra es lo

primero en salir.
Mtodo LIFO: Contempla que toda aquella mercanca que entra de

ltimo es la que primero sale.

Mtodo Promedio Ponderado: En la mayora de empresas que llevan
contabilidad, utilizan el mtodo promedio ponderado para tener un
control del costo de los inventarios. El mtodo promedio es uno de los
mtodos ms utilizados por las empresas que tienen actividades con
productos que varan de precio, por ejemplo el pescado que en ciertas
temporadas hay ms que en otras, en este caso para no realizar el alza
de precio se utiliza el mtodo promedio como regulador.

Transacciones.

1. Agosto 1: Se inicia para la produccin de enlatados con 2mil toneladas de atn

valoradas en $4.500.00
2. Agosto 2: Enviamos a produccin 800 toneladas CEB. 001
3. Agosto 3: Se compra a MARYMAR, 500 toneladas por $ 680.00, se paga
en efectivo C/E N 02; Factura N 154.
4. Agosto 10: De la compra anterior se devuelven 150 toneladas fac.154 CEB.
002
5. Agosto 14: Se enva a produccin 550 toneladas de pescado CEB. 003

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3

SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE

Denominado tambin Sistema de Inventario Perpetuo consiste en controlar el

movimiento de Las materias primas mediante la utilizacin de tarjetas Krdex las
mismas que permiten conocer el valor y la existencia fsica de materias primas en forma
permanente.
CUENTAS QUE INTERVIENEN: En este sistema se controla el movimiento de las
materias primas a travs de las siguientes cuentas:

Inventario de Materia Prima Directa

Inventario de Materia Prima Indirecta
Ventas de Producto Terminado
Costo de Ventas
Utilidad Bruta en Ventas o Perdida en Ventas de Productos Terminados

ASIENTOS TIPO:
1. Para registrar la compra o adquisicin de materia prima al contado
Fecha ................x
INVENTARIO DE MATERIA PRIMA DIRECTA
INVENTARIO DE MATERIA PRIMA INDIRECTA
IVA COMPRAS
CAJA O BANCOS
RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR
V/.Factura N

XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX

2. Para registrar la devolucin de materia prima comprada al contado

Fecha ................x
CAJA
INVENTARIO DE MATERIA PRIMA DIRECTA
INVENTARIO DE MATERIA PRIMA INDIRECTA
IVA COMPRAS
V/.Devolucin factura N

XXXX
XXXX
XXXX
XXXX

3. Para registrar la compra de materia prima a crdito

Fecha ................x
INVENTARIO DE MATERIA PRIMA DIRECTA
INVENTARIO DE MATERIA PRIMA INDIRECTA
IVA COMPRAS
CUENTAS O DOCUMENTOS POR PAGAR
RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR

XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX

V/.Factura N

4. Para registrar la devolucin de materia prima comprada a crdito

Fecha ................x
CUENTAS O DOCUMENTOS POR PAGAR
INVENTARIO DE MATERIA PRIMA DIRECTA
INVENTARIO DE MATERIA PRIMA INDIRECTA
IVA COMPRAS
V/.Devolucin factura N

XXXX
XXXX
XXXX
XXXX

5. Para registrar la venta de producto terminado al contado

Fecha ................1
CAJA
ANTICIPO RETENCION EN LA FUENTE
VENTAS PRODUCTO TERMINADO
IVA VENTAS
V/.Factura N (precio de venta)

XXXX
XXXX
XXXX
XXXX

Fecha ................2
COSTO DE VENTAS
INVENTARIO DE PRODUCTO TERMINADO
V/.Factura N (costo)

XXXX
XXXX

6. Para registrar la devolucin de producto terminado vendida al contado

Fecha ................1
VENTAS PRODUCTO TERMINADO
IVA VENTAS
CAJA
V/.Devolucin factura N (precio de venta)

XXXX
XXXX
XXXX

Fecha ................2
INVENTARIO DE PRODUCTO TERMINADO
COSTO DE VENTAS
V/.Devolucin factura N (costo)

7. Para registrar la venta de producto terminado a crdito

XXXX
XXXX

Fecha ................1
CUENTAS O DOCUMENTOS POR COBRAR
ANTICIPO RETENCION EN LA FUENTE
VENTAS PRODUCTO TERMINADO
IVA VENTAS
V/.Factura N (precio de venta)

XXXX
XXXX
XXXX
XXXX

Fecha ................2
COSTO DE VENTAS
INVENTARIO DE PRODUCTO TERMINADO
V/.Factura N (costo)

XXXX
XXXX

8. Para registrar la devolucin de producto terminado vendida a crdito

Fecha ................1
VENTAS PRODUCTO TERMINADO
IVA VENTAS
CUENTAS O DOCUMENTOS POR COBRAR
V/.Devolucin factura N (precio de venta)

XXXX
XXXX
XXXX

Fecha ................2
INVENTARIO DE PRODUCTO TERMINADO
COSTO DE VENTAS
V/.Devolucin factura N (costo)

XXXX
XXXX

VENTAJAS:

Evita comprar materiales ms de lo necesario que no se utilizaran en el corto

plazo.

Evita parar la produccin por falta de materiales.

Evita realizar al final del ejercicio recuento fsico.

No requiere de inventarios fsicos para su registro contable.

Implica el uso de libros, tarjetas de existencia o KARDEX donde se puede

conocer el costo de cada artculo en existencia (valoracin de mercancas) o
conocer el costo de cada artculo que se vende.

Para el control del inventario permanente existen 3 mtodos, los cuales son:

P.E.P.S (Primeros en entrar, Primeros en salir)

U.E.P.S (ltimos en entrar, Primeros en salir)

P.P.P (Mtodo Promedio)

EJERCICIO PRCTICO:
Bajo el sistema de inventario permanente o perpetuo, desarrollaremos:

Contabilizacin de adquisicin de materia prima

Industria de calzado NAYMU (CONTRIBUYENTE ESPECIAL).

DIC 15: Se compran 50 metros de cuero a empresa Denait, s/factura #020 por un
valor de $20,00 c/metro. Se paga con ch/ #052 del Banco del Pacifico.
DIC 22: Se compran 10 galones de pegamento a $5,00 c/galn, s/factura #025 para la
fabricacin de artculo C. Se pag con ch/ #053 del Banco del Pacifico.

FECH

DETALLE

A
DIC 15

-1INVENTARIO DE MATERIA
PRIMA DIRECTA
IVA COMPRAS 12%
BANCOS
RETENCIN IVA 30%
RETENCIN FUENTE 1%
V/ Por adquisicin de materia

PARCIAL

DEBE

HABER

$ 1.000,00
$ 120,00
$ 1.074,00
$
36,00
$
10,00

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4

prima(cuero) s/factura #020

DIC 22

-2-

INVENTARIO MATERIA
PRIMA INDIRECTA
IVA COMPRAS12%
BANCOS
RETENCIN FUENTE 1%
RETENCIN IVA 30%
V/Por compra de materiales
s/factura 025

$
$

50,00
6,00
$
$
$

53,70
0,50
1,80

Sistema de Cuentas Mltiples

Denominado tambin sistema de inventario peridico, consiste en controlar el
movimiento de las materias prima en varias o mltiples cuentas que por su
nombre4 nos indica a que se refiere cada una de ellas adems se requiere la
elaboracin de inventarios peridicos o extracontables que se obtienen
mediante la toma de constatacin fsica de la materia prima que existe en la
empresa en un momento determinado.
El inventario final extracontable se realiza contando, pesando, midiendo y
valorando el costo de la materia prima destinada para la produccin.
Cuentas que intervienen:
En este sistema se utilizan varias cuentas y al final del periodo contable se
realiza la regulacin o ajuste correspondiente.

Inventario Materias Prima Directa.

Inventario Materias Prima Indirecta.
Compras De Materia Prima Directa.
Compras De Materia Prima Indirecta.

Devolucin En Compras De Materia Prima Directa.

Devolucin En Compras De Materia Prima Indirecta.
Descuentos En Compras De Materia Prima Directa.
Descuentos En Compras De Materia Prima Indirecta.
Ventas Productos Terminados.
Devolucin En Ventas Productos Terminados.
Descuento En Ventas Productos Terminados.
Costo De Ventas Productos Terminados.
Utilidad Bruta En Venta O Perdida En Ventas De Productos Terminados.

ASIENTOS TIPO (Sistema de cuentas mltiples)

1.- Para registrar la compra o adquisicin de la materia prima al contado

Fech
a
Detalle
XXXX COMPRA DE MATERIA PRIMA DIRECTA
COMPRA DE MATERIA PRIMA INDIRECTA
IVA COMPRA
CAJA O BANCOS
RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR

Debe Haber
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX

cont/segn fact.xx por la compra de materia prima

2.- Para registrar la devolucin de materia prima adquirida al contado

Fech
a
XXXX CAJA

Detalle

DEVOLUCIN EN COMPRAS DE MATERIA PRIMA

IVA COMPRAS

Debe Haber
XXXX
XXXX
XXXX

cont/Por devolucin segn fact.xx por la compra de materia prima

3.- Para registrar la compra o adquisicin de la materia prima al contado y con descuento

Fech
a
Detalle
XXXX COMPRA DE MATERIA PRIMA DIRECTA
COMPRA DE MATERIA PRIMA INDIRECTA
IVA COMPRA
CAJA O BANCOS
DESCUENTO EN COMPRAS DE MATERIA PRIMA

RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR

Debe Haber
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX

cont/segn fact.xx por la compra de materia prima

4.- Para registrar la devolucin de materia prima adquirida al contado y con descuento
Fech
a
XXXX CAJA

Detalle

DESCUENTO EN COMPRAS DE MATERIA PRIMA

DEVOLUCIN EN COMPRAS DE MATERIA PRIMA

IVA COMPRAS

Debe Haber
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX

cont/Por devolucin segn fact.xx por la compra de materia prima

5.- Para registrar la compra o adquisicin de la materia prima a crdito

Fech
a
Detalle
XXXX COMPRA DE MATERIA PRIMA DIRECTA
COMPRA DE MATERIA PRIMA INDIRECTA
IVA COMPRA
CUENTAS o DOCUMENTOS POR PAGAR
RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR

Debe Haber
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX

cont/segn fact.xx por la compra de materia prima

6.- Para registrar la devolucin de materia prima adquirida a crdito

Fech
a
Detalle
XXXX CUENTAS o DOCUMENTOS POR PAGAR
DEVOLUCIN EN COMPRAS DE MATERIA PRIMA

IVA COMPRAS
cont/Por devolucin segn fact.xx por la compra de materia prima

Debe Haber
XXXX
XXXX
XXXX

7.- Para registrar la venta de productos terminados al contado

Fech
a
XXXX CAJA

Detalle

ANTICIPO DE RETENCION EN LA FUENTE

VENTAS DE PRODUCTOS TERMINADOS

IVA VENTAS

Debe Haber
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX

cont/Por venta segn fact.xx

8.- Para registrar la devolucin de productos terminados vendidos al contado

Fech
a
Detalle
XXXX DEVOLUCIN EN VENTAS DE PRODUCTOS TERMINADOS
IVA VENTAS

CAJA O BANCOS

Debe Haber
XXXX
XXXX
XXXX

cont/Por devolucin en ventas de producto terminado segn fact.xx

9.- Para registrar la venta de productos terminados vendidos al contado y con descuento
Fech
a
XXXX CAJA

Detalle

DESCUENTO EN VENTAS DE PRODUCTOS TERMINADOS

ANTICIPO RETENCIN EN LA FUENTE

VENTAS DE PRODUCTOS TERMINADOS

IVA VENTAS

Debe Haber
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX

cont/Por venta segn fact.xx

10.- Para registrar la devolucin de productos terminados vendidos al contado y con descuento
Fech
a
Detalle
XXXX DEVOLUCIN EN VENTAS DE PRODUCTOS TERMINADOS
IVA VENTAS

Debe Haber
XXXX
XXXX

CAJA O BANCOS
DESCUENTO EN VENTAS PRODUCTOS TERMINADOS

XXXX

cont/Por devolucin en ventas de producto terminado segn fact.xx

11.- Para registrar la venta de productos terminados vendidos a crdito

Fech
a

Detalle

Debe Haber

XXXX CUENTAS O DOCUMENTOS POR COBRAR

ANTICIPO RETENCIN EN LA FUENTE

XXXX
XXXX
XXXX
XXXX

VENTAS DE PRODUCTOS TERMINADOS

IVA VENTAS
cont/Por venta segn fact.xx

12.- Para registrar la devolucin de productos terminados vendidos a crdito

Fech
a
Detalle
XXXX DEVOLUCIN EN VENTAS DE PRODUCTOS TERMINADOS
IVA VENTAS
CUENTAS O DOCUMENTOS POR COBRAR

Debe Haber
XXXX
XXXX
XXXX

cont/Por devolucin en ventas a crdito de producto terminado segn fact.xx

Regulacin de la cuenta Materia Prima

Cuando se controla el movimiento de la cuenta Materia Prima mediante el
sistema de cuenta mltiple, al finalizar el periodo contable es necesario realizar
la Regulacin o Ajuste de Materia Prima para determinar:

Compras Netas de Materia Prima

Ventas Netas de productos terminados
Inventario de Productos Terminados para la Venta
Registrar contablemente el valor del inventario final o extracontable
Costo de venta
Utilidad bruta en venta o perdida en ventas

Compras Netas de Materia Prima.- se obtiene las compras brutas menos las
devoluciones y los descuentos en compras Netas de Materia Prima.

CNMP =
Fecha
XXXX

CBMP - Dv.C - Ds.C

Detalle
DEVOLUCION EN COMPRAS DE MATERIA PRIMA

DESCUENTO EN COMPRAS DE MATERIA

PRIMA
COMPRA DE MATERIA PRIMA DIRECTA
COMPRA DE MATERIA PRIMA INDIRECTA
cont/segn fact.xx para determinar las compras netas de Materia
Prima

Debe
XXXX

Haber

XXXX
XXXX
XXXX

VENTAS NETAS.- Se obtienen de las ventas brutas menos las devoluciones y

descuentos en ventas de productos terminados.
VN = VB - Dv. V - Ds. V
Fecha
XXXX

Detalle
VENTAS DE PRODUCTOS TERMINADOS

Debe
XXXX

Haber
XXXX
XXXX

DEVOLUCION EN VENTAS DE PRODUCTOS TERMINADOS

DESCUENTO EN VENTAS DE PRODUCTOS TERMINADOS
cont/segn fact.xx para determinar las ventas netas

Producto terminado disponible para la venta.- se determina de las Materias

Primas inventario inicial ms las compras netas
MBV = MII + CN
Fecha
XXXX

Detalle
COSTO DE VENTA DE PRODUCTOS TERMINADOS

Debe
XXXX

Haber
XXXX
XXXX
XXXX

MATERIA PRIMA (INVENTARIO INICIAL)

COMPRA DE MATERIA PRIMA DIRECTA (NETAS)
COMPRA DE MATERIA PRIMA INDIRECTA (NETAS)
cont/segn fact.xx para determinar las Materia Prima disponible para la
produccin y el costo de venta

Registro contable del inventario final.- la toma fsica del inventario

extracontable arroja un valor determinado el mismo que se registra mediante el
siguiente asiento:

Fecha
XXXX

Detalle
MATERIA PRIMA ( INVENTARIO FINAL)
COSTO DE VENTAS DE PRODUCTOS TERMINADOS

Debe
XXXX

Haber
XXXX

cont/para registrar el valor del inventario final y el costo de venta

Costo de venta.- se obtiene de las materias primas inventario inicial ms las

compras netas menos materias primas inventario final.
CV = MII + CN - MIF

Los dos asientos anteriores de regulacin registran el valor

del costo de ventas.

Utilidad bruta en ventas: se obtiene cuando las Ventas Netas son mayores
que el Costo de Venta
UBV = VN - CV
Fecha
XXXX

Detalle
VENTAS ( NETAS )
COSTO DE VENTAS DE PRODUCTOS TERMINADOS
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS

Debe
XXXX

Haber
XXXX
XXXX

cont/ para registrar la utilidad bruta en ventas

Perdida en ventas: Se determina cuando el Costo de Ventas es mayor que las

Ventas Netas
PV = CV - VN
Fecha
XXXX

Detalle

Debe
XXXX
XXXX

VENTAS ( NETAS )
PERDIDA EN VENTAS
COSTO DE VENTAS

Haber

XXXX

cont/ para registrar la perdida en ventas

EJERCICIO PRCTICO
La empresa LA EXCELENCIA es una empresa PYME manufacturera, el cual se
dedica especialmente a la elaboracin de calzado femenino como son: zapatillas bajas,
tacones, plataformas, botines, sandalias personalizadas y zapatos ortopdicos. Es agente
de retencin.

TRANSACCIONES
1. JULIO 11. Se realiza la compra de Materia Prima a la proveedora Multicolores,
5 metros de cuero negro a $ 24 c/u y 2 litros de cemento contacto a $ 28 c/u se
paga al contado y con el 5 % de descuento segn fac.000025 y C/E 2
FECHA DETALLE

PARCI
AL

jul-11 COMPRAS DE MATERIALES DIRECTOS

5 MTRS DE CUERO NEGRO $ 24 C/U

$
120,00

COMPRAS DE MATERIALES INDIRECTOS

2 LITROS DE CEMENTO CONTACTO $ 28 C/U

I.V.A. COMPRA
DESCUENTO EN COMPRAS DE
MATERIA PRIMA 5%

EFECTIVO

$
56,00

DEBE
$
120,00

HABER

$
56,00
$
20,06
$
8,80
$
179,57

$
1,67
$
6,02

RET. FUENTE 1%
RET. I.V.A. 30%
cont/ reg. Fact 00025 por la compra de materia
prima al contado

$
196,06

$
196,06