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GESTO DO TEMPO COMO APOIO AO

PLANEJAMENTO ESTRATGICO PESSOAL

TIME MANAGEMENT AND SUPPORT TO


PERSONAL STRATEGIC PLANNING
Recebido - 05/05/2011
Aceito - 01/08/2011

Rolando Juan Soliz Estrada1 , Gilberto Tim Flores2 e Cristiano Descovi Schimith3

Resumo
Este estudo parte do pressuposto de que a gesto do tempo pode auxiliar o planejamento estratgico pessoal, sistematizando sua implantao. Desta forma, o objetivo do trabalho consiste em propor um
modelo de gesto do tempo que contribua com a implantao do planejamento estratgico pessoal. Para
atingi-lo, o estudo tem seus fundamentos tericos no Planejamento Estratgico, no Planejamento Estratgico Pessoal e na Gesto do Tempo. A anlise da literatura permitiu identificar elementos essenciais para a
composio do modelo proposto. Os resultados obtidos revelam um Modelo de Gesto do Tempo, lgico
e sequencial, que envolve fatores tcnicos e comportamentais, composto por trs fases: auditoria do
tempo (situao real), alavancagem do tempo (situao ideal) e enquadramento do tempo (planejamento
semanal, planejamento dirio e priorizao).
Palavras-chave: Planejamento Estratgico. Planejamento Estratgico Pessoal. Gesto do Tempo.
Modelo de Gesto do Tempo.

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Professor Titular da UFSM. E-mail: rolando@smail.ufsm.br.


Mestre em Administrao (UFSM). E-mail: giltimm@gmail.com.
Mestrando em Engenharia da Produo (UFSM). E-mail: cristiano@tcheturbo.com.br.

Rev. Adm. UFSM, Santa Maria, v. 4, n.1, p. 315-332 mai./ago. 2011


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Abstract
This study assumes that time management can support the personal strategic planning, streamlining
its implementation. So the objective of this study is to propose a model of time management that contributes
to the implementation of the strategic planning personal. To achieve it, the study has its theoretical foundations
in Strategic Planning, Strategic Planning Personal and Time Management. The literature review identified key
elements in the composition of the proposed model. The results reveal a Model of Time Management, logical
and sequential, which involves technical and behavioral factors. The model consists of three phases: audit of
time (real situation), leverage the time (ideal situation) and the time frame (weekly planning, daily planning
and prioritizing).
Keywords: Strategic Planning. Personal Strategic Planning. Time Management. Time Management
Model.

1 INTRODUO
Em decorrncia da crescente importncia do fator humano nas organizaes, foram
criadas ferramentas para o aprimoramento e a gesto pessoal. Uma das principais o planejamento estratgico voltado para as pessoas, o qual passou a ser adotado e aplicado, mais incisivamente, a partir da dcada de 1990.
O Planejamento Estratgico Pessoal um mtodo de gesto de vida que envolve mudanas de hbitos e atitudes, propiciando maior organizao, potencializao do tempo e dos
recursos pessoais, assim como desenvolvimento de habilidades e talentos. (COSTA, 2005). Sua
principal funo consiste em fazer com que a pessoa planeje estratgias, tticas e aes de
forma sistematizada, conciliando vida pessoal e profissional e potencializando seus recursos
com suas oportunidades. (AUGUSTIN, 2008).
Para que acontea o desdobramento das metas em atividades executveis no dia a dia,
a fim de que os objetivos preestabelecidos sejam atingidos a contento, a gesto do tempo
configura-se como uma ferramenta que pode facilitar este processo e contribuir com a implantao do planejamento estratgico pessoal, pois todas as aes humanas esto vinculadas ao
contexto temporal.
A execuo otimizada de atividades importantes (que agregam valor) e a reduo de
urgncias e de desperdcio de tempo so exigncias nesta era do conhecimento, o que demanda a reavaliao individual do modo como se utiliza o tempo.
A gesto do tempo ganha, assim, crescente destaque nos dias atuais, devido necessidade de se obter um melhor aproveitamento do tempo (eficincia) e de se atingir objetivos e
melhores resultados (eficcia). Isto exige a melhoria de hbitos e comportamentos, bem como o
uso de tcnicas e instrumentos para gerir, com maior eficincia, as atividades no tempo.
Desse modo, o estudo est baseado no pressuposto que a gesto do tempo pode contribuir com a implementao do planejamento estratgico pessoal, no intuito de potencializar a
vida das pessoas.
Diante disso, a questo de pesquisa que direcionou este artigo embasou-se na seguinte
ponderao: De que modo a gesto do tempo pode contribuir com o planejamento estratgico
pessoal?

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2 OBJETIVOS
Propor um modelo de gesto do tempo que apoie a implantao do planejamento estratgico pessoal.

3 FUNDAMENTAO TERICA
O trabalho tem como fundamentao terica o Planejamento Estratgico Pessoal e a
Gesto do Tempo.

3.1 Planejamento Estratgico Pessoal


Assim como as organizaes, as pessoas tambm podem e devem se beneficiar de
conhecimentos e usar ferramentas e modelos para planejar suas vidas e alcanar melhores resultados e qualidade. (PRADO, 2010).
Nesse sentido, o Planejamento Estratgico Pessoal um importante instrumento de auxlio, que pode ser de grande valia para atingir sucesso, realizao e equilbrio na vida.
O principal objetivo do Planejamento Estratgico Pessoal fazer com que a pessoa
consiga planejar o seu crescimento pessoal e profissional, por meio do uso integrado dos seus
objetivos e recursos, com as possibilidades e oportunidades que o mundo lhe oferece. (NAVARRO,
2006).
Um processo de planejamento estratgico pessoal exige deciso, determinao, disposio e disciplina individual, para mudar o estilo de vida e substituir hbitos negativos por positivos. Sendo assim, o alcance da verdadeira transformao e do sucesso duradouro decorre da
firmeza de propsito e da proatividade. Quando o Planejamento Estratgico Pessoal adotado
de forma sistmica, e o indivduo considera todas as reas da sua vida e os papis que desempenha, a probabilidade de seu xito pode aumentar consideravelmente.
Para o desenvolvimento do presente trabalho, serviram de suporte terico os modelos
de planejamento estratgico de Cygler (2005), Covey (2007), Estrada (2006) e Augustin (2008).

3.2 Gesto do Tempo


Drucker (1981) afirma que toda atividade requer tempo para ser realizada. O tempo um
elemento singular, nico e insubstituvel, pois no h nenhum outro elemento que o substitua.
Em decorrncia disso, o tempo um fator limitativo, pois os limites da execuo de um processo so estabelecidos pelo fator mais escasso, imutvel, irreversvel e perecvel, o tempo.
O foco na execuo de atividades importantes e a reduo do desperdcio ou da m
utilizao do tempo representam demandas comuns das pessoas da era do conhecimento e da
informao e exigem a reavaliao individual da forma como se ocupa o tempo. Com esta
viso, pode-se mencionar que a gesto do tempo consiste em colocar as aes planejadas na
perspectiva temporal, transformando-as em tarefas e compromissos voltados para o alcance dos
objetivos e resultados esperados.

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H necessidade de considerar trs fundamentos principais, para que a gesto do tempo


obtenha eficincia, eficcia, quais sejam: a) deciso firme de querer exercer o controle efetivo
sobre o tempo; b) priorizao das atividades por importncia; e c) exerccio da disciplina, da
perseverana, da integridade e de hbitos positivos. (COVEY, 1994, 2007).
A vinculao aos aspectos trabalhados no Planejamento Estratgico Pessoal e a criao
de um mtodo lgico e sequencial, com etapas e fases bem definidas, para a aplicao prtica
na vida das pessoas, foram os principais critrios utilizados para a escolha dos trs modelos que
serviram como principal referencial terico e metodolgico para a construo do Modelo de
Gesto do Tempo proposto neste trabalho. So eles: Matriz do Gerenciamento de Tempo, de
Covey (1994, 2007); Equilbrio do Tempo, de Seiwert (2004); e Gerenciamento de Tempo, de
Raffoni (2006).
A escolha destes modelos no exclui a existncia de outros estudos com aporte conceitual
e terico, mas que, por suas caractersticas, no correspondem metodologicamente proposta
de Modelo apresentada neste trabalho.

4 METODOLOGIA
Levando-se em conta os objetivos, este estudo foi classificado como uma pesquisa
exploratria, com abordagem qualitativa e, de acordo com os procedimentos tcnicos para
coleta e anlise dos dados, como uma pesquisa bibliogrfica. (GIL, 2009).
Para pesquisar sobre Planejamento Estratgico e Planejamento Estratgico Pessoal, foi
feito um levantamento bibliogrfico preliminar.
No que diz respeito gesto do tempo, alm do levantamento bibliogrfico preliminar
que serviu para compor a reviso de literatura, foi realizada tambm uma pesquisa bibliogrfica
sistemtica, a qual possibilitou conhecer o que est sendo produzido e publicado sobre o problema e, principalmente, sobre o objetivo da pesquisa, analisando-se estudos e modelos existentes, o que tornou possvel criar uma proposta de Modelo.
Para a elaborao da pesquisa bibliogrfica sobre gesto do tempo, foram percorridas
trs etapas: a) definio dos critrios de incluso e excluso dos modelos que seriam analisados;
b) coleta de dados; e c) organizao, anlise e discusso dos dados.
Os trabalhos selecionados e aproveitados atenderam aos seguintes critrios de incluso:
artigos, dissertaes, teses e livros com enfoque especfico no objeto da pesquisa. Foram excludas da pesquisa publicaes que, aps leitura do ttulo, do resumo e/ou do material completo,
no convergiam com o objetivo do estudo ou estavam em duplicidade.
Por fim, foi realizada uma leitura interpretativa, a fim de aproximar o que os autores
afirmam com o objetivo deste trabalho. Com isso, foi possvel aproveitar informaes para a
construo da proposta de Modelo de Gesto do Tempo integrada ao Planejamento Estratgico
Pessoal, no sentido de contribuir com a sua implantao.

5 APRESENTAO E DISCUSSO DOS DADOS


Do conjunto de produes acadmicas pesquisadas, aps leitura e anlise, apenas trs
foram aproveitadas na construo do Modelo de Gesto do Tempo proposto, por meio do uso
de informaes que serviram para compor, explicar e enriquecer pontos especficos deste
Modelo.

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Esses modelos exercem forte importncia no contexto da temtica e contribuem para o


desenvolvimento de mtodos para planejar e gerenciar as atividades pessoais e/ou profissionais.
Abordam tanto aspectos estratgicos e tticos, que representam eficcia, como fatores
operacionais, ligados otimizao de aes no cotidiano, que representam eficincia.
Entretanto os modelos apresentam algumas lacunas, tais como:
a) o Modelo de Covey (1994) no aborda a organizao de ambientes e informaes
nem explica, satisfatoriamente, as tcnicas de gerenciamento de tempo, principalmente para lidar, no dia a dia, com os desperdiadores de tempo;
b) o Modelo de Seiwert (2004) trata, de maneira insuficiente ou superficial, as questes
comportamentais, pois, apesar de fornecer dicas importantes sobre autodisciplina e
hbitos sadios, no aborda outros pontos essenciais, como a procrastinao e o
perfeccionismo.
c) o Modelo de Raffoni (2006) apresenta limitaes que podem ser constatadas em trs
pontos: no aborda questes estratgicas importantes, pois no menciona viso, misso,
valores etc.; no trata sobre priorizao; e no esclarece, suficientemente, alguns pontos e fases do seu modelo.
A partir da anlise da bibliografia sobre gesto do tempo, foi possvel detectar e evidenciar a presena de cinco elementos essenciais, os quais serviram de referncia na construo
do Modelo proposto. So eles: paradigma da importncia, priorizao, planejamento, execuo e controle.

6 MODELO DE GESTO DO TEMPO PROPOSTO


A figura 1 ilustra o Modelo de Gesto do Tempo proposto, o qual representa um processo contnuo, constitudo pelas etapas de planejamento e gerenciamento, e suas respectivas
fases e subfases.
O planejamento representa a eficcia e consiste em programar, para o cotidiano, as
atividades importantes para o alcance dos objetivos. Por sua vez, o gerenciamento representa a
eficincia e busca otimizar as tarefas planejadas para o dia, por meio da execuo e da avaliao. Sem o planejamento das metas definidas como importantes, o gerenciamento em pouco
contribuiria para atingir objetivos, porm sem um gerenciamento eficiente das tarefas, o planejamento no teria sentido. Assim, as etapas e fases deste processo devem estar afinadas e ser
trabalhadas conjuntamente, a fim de que as tarefas planejadas sejam realmente executadas a
contento, evitando discrepncias entre os objetivos pretendidos e os resultados obtidos.

6.1 Planejamento
O plano operacional representa a primeira etapa do Modelo, e possui a funo de lidar
com as metas e os projetos anuais e suas aes, as quais so desdobradas em atividades
executveis no cotidiano semanal e dirio. Este raciocnio conduz ao entendimento de que
este planejamento trata da operacionalizao das estratgias e tticas, transformando misso e
objetivos de longo prazo em tarefas e compromissos dirios.

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Figura 1 - Modelo de Gesto do Tempo proposto

As metas e os projetos anuais devem estar vinculados aos papis que a pessoa pretenda
desempenhar, com maior nfase, no respectivo ano. Esta medida visa equilibrar as reas da
vida, definidas como mais importantes para o perodo. Porm, isto no quer dizer que se deva
dedicar tempo igual a todos os papis. Ademais, o nmero de papis pessoais depende do que
cada pessoa desejar para o ano, havendo a necessidade de considerar a exequibilidade das
atividades. As metas devem ser estabelecidas em um nmero suficiente, para que os papis
sejam desempenhados sem sobrecarga de afazeres.
O planejamento compe-se de trs fases: auditoria, alavancagem e enquadramento do
tempo.

6.1.1 Auditoria do tempo


A fase de auditoria do tempo corresponde a um levantamento da situao real do uso
do tempo, ou seja, a uma avaliao sobre como o tempo est sendo empregado na semana.
Auditar o tempo consiste em definir a imagem exata da forma como o tempo est sendo
aplicado. Esta medio da alocao real do tempo feita no decorrer de uma semana, registrando-se diariamente o tempo gasto em cada tarefa realizada. A seguir, preciso agrupar as
atividades por papel desempenhado e somar o tempo gasto com as tarefas de cada papel. Esta

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aferio de grande valia, por servir de referncia e permitir as mudanas necessrias para
melhorar a aplicao do tempo.
No quadro 1, demonstra-se um modelo que exemplifica a ferramenta de auditoria do
tempo, a qual usada para registrar e verificar o total de tempo empregado em cada papel que
a pessoa desempenha. Para isso, preciso, primeiro, anotar o tempo gasto na realizao de
cada tarefa e, depois, somar as horas dedicadas s tarefas de cada papel correspondente.

Quadro 1- Ferramenta de auditoria do tempo


preciso, ainda, comparar os resultados da auditoria com os objetivos, para verificar se
as atividades que esto sendo realizadas esto em acordo com a misso, se atendem s necessidades dos papis, se contribuem com o alcance das metas, e se o tempo dedicado a cada uma
adequado. Assim, possvel estabelecer a situao ideal de aplicao do tempo.

6.1.2 Alavancagem do tempo


Esta fase consiste na estratgia de empregar o tempo do dia a dia, programando seu uso
para atividades que satisfaam todos os papis e as metas importantes. Alavancar o tempo
planejar a execuo do que realmente importa (que agrega valor), ou seja, daquilo que necessrio e desejado realizar. definir a aplicao ideal do tempo para cada papel pessoal, em
prol do equilbrio pessoal e da melhor qualidade de vida.
A ferramenta para alavancar o tempo consiste em um quadro, como mostra o modelo
exemplificado pelo quadro 2, elaborado com base nos papis a desempenhar, nas metas e nos
projetos definidos como importantes para o perodo de um ano e nas aes de referncia
relacionadas. Esta ferramenta usa a semana como unidade de tempo, estabelecendo o tempo
mdio ideal que deve ser dedicado a cada papel e s aes correspondentes. Sugere-se, no
entanto, que os papis e o tempo a ser dedicado a cada um deles sejam revisados anualmente,
pois podem haver mudanas, dependendo do momento de vida de cada pessoa.
A melhor forma de arranjar tempo, para implantar as mudanas necessrias, est em
reduzir ou eliminar o tempo dedicado s tarefas que no tragam resultado, reaplicando-o no
que interessa, com pr-atividade e atitude consciente.

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Quadro 2 - Ferramenta de alavancagem do tempo

6.1.3 Enquadramento do tempo


A fase de enquadramento do tempo consiste em mapear tarefas para cada semana e
dia, por meio de planejamentos semanais e dirios, em consonncia com a situao ideal de
uso do tempo (alavancagem do tempo). Enquadrar o tempo o processo de desdobrar, sistematicamente, as metas e aes anuais, planejando tarefas para o contexto semanal, dirio e da
priorizao.
O processo de planejamento de atividades, proposto neste Modelo, pode ser adaptado
a um planner ou uma agenda completa (em papel ou software) que contenha todos os dias do
ano, separados por ms e por semana. Os planos semanais ficam localizados no incio de cada
semana, e cada dia formado pelo plano dirio (lista e agenda). Assim, ser possvel planejar
algumas atividades e compromissos diretamente para as semanas e dias correspondentes, que
contero suas respectivas listas prvias de tarefas, as quais sero complementadas e programadas no momento em que forem feitos seus planejamentos.
Contudo, antes de priorizar e planejar as tarefas do dia, faz-se necessrio analisar as
aes das metas e projetos anuais e detalh-las em tarefas para cada semana, com o uso do
planejamento semanal.

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6.1.3.1 Planejamento semanal


O planejamento semanal um processo simples, que melhora significativamente o aproveitamento do tempo, pois consiste em alavancar o uso do tempo e programar a agenda semanal, alm de definir e priorizar tarefas para cada dia.
Torna-se necessrio, assim, planejar as atividades semanais, escolhendo-se e executando-se aquelas atividades importantes, por meio de uma lista de tarefas a cada nova semana. Ao
identificar, semanalmente, as tarefas relacionadas com cada papel e meta definida como importantes, possvel ganhar tempo e equilbrio para aquilo que essencial.
O planejamento semanal comea com a reviso da semana anterior, verificando o que
foi e o que no foi feito, para depois realizar o planejamento da semana seguinte. Neste processo, deve ser revista a misso, os papis, os projetos e os objetivos, devem-se definir os indicadores de desempenho e os resultados, identificar as prximas tarefas a serem realizadas e considerar o tempo de agendamento das mesmas.
O planejamento da semana seguinte deve ser feito no final da jornada semanal ou
durante o fim de semana, com base na agenda anterior, em informaes capturadas, em anotaes feitas, em aes e metas anuais e em projetos especficos.
Neste Modelo, o planejamento semanal feito em um quadro com quatro colunas:
papis, lista de atividades da semana, dias para os quais cada tarefa ser distribuda e tempo
previsto de execuo de cada atividade, conforme exemplificado no quadro 3.

Quadro 3 - Ferramenta de planejamento semanal

6.1.3.2 Planejamento dirio


Com base no planejamento semanal, possvel planejar o dia com mais significado. Esta
unidade o contexto temporal no qual as coisas acontecem. O planejamento dirio consiste na
reviso de pendncias, na priorizao da lista diria de tarefas, na organizao delas nos horRev. Adm. UFSM, Santa Maria, v. 4, n.1, p. 315-332 mai./ago. 2011
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rios apropriados (considerando os momentos individuais de maior concentrao e energia) e na


anotao do tempo real gasto nas tarefas. Sugere-se que seja feito no incio do dia ou no final do
dia anterior.
A lista diria de atividades composta por todas as tarefas a serem executadas para
contemplar as metas. So tarefas de natureza mais simples, que podem ser includas na agenda
diria como itens que devem levar, no mximo, quatro horas para serem concludos ou, ento,
que precisam ser subdivididas em tarefas menores. Esta lista deve ser priorizada antes do
agendamento.
Entende-se que a separao de compromissos e aes, como recomendam vrios modelos, dificulta a visualizao das aes no dia e demanda maior trabalho em planejar e gerenciar
a agenda, necessitando, inclusive, de um calendrio exclusivo para os compromissos. Defendese, aqui, que, se as atividades e os compromissos forem planejados e executados com disciplina
e estiverem em conformidade com os papis e as metas definidos como importantes, no haver dificuldades quanto ao aumento de urgncias. Alm disso, uma ferramenta nica facilita
muito a visualizao e a programao. Sugere-se, ento, que as atividades e os compromissos
sejam planejados em uma ferramenta nica. Contudo, essencial salientar que se devem preencher os horrios dirios com, no mximo, 50% de compromissos.
Prope-se que o planejamento dirio seja composto de duas partes: lista diria de tarefas e
agenda propriamente dita. No intuito de unir estas duas partes e facilitar o planejamento, sugere-se o uso de uma nica ferramenta que as congregue. Desse modo, o planejamento dirio
proposto, exemplificado no modelo do quadro 4, contm cinco colunas: prioridade, lista de
tarefas, horrios do dia, tarefas e compromissos e tempo realmente gasto em cada ao. Na
parte inferior do plano dirio, deve ser reservado um espao para anotar dados e informaes
teis, os quais so transferidos, posteriormente, para locais apropriados.

Quadro 4 - Ferramenta de planejamento dirio

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6.1.3.3 Priorizao
Administrar o tempo no consiste, apenas, em ser eficiente, perseguindo a execuo
de mais tarefas no decorrer do tempo, mas utiliz-lo melhor. Significa ser eficaz, enfatizando e
realizando as coisas que interessem e propiciem resultados eficazes. (COVEY, 2007).
A gesto do tempo consiste em fazer uma srie de escolhas e requer a definio de
prioridades. Ao priorizar tarefas, para melhor gerir o dia, ocorre uma reduo da tenso e da
ansiedade e um aumento da confiana e da autoestima. Assim, lidar com as diversas tarefas do
dia, no trabalho e na vida pessoal, exige escolher o que fazer primeiro e o que fazer depois.
Refere-se determinao da ordem na qual as tarefas dirias sero planejadas e executadas.
As tarefas, para serem priorizadas a contento, precisam estar relacionadas entre si e
fazer parte de um mesmo contexto temporal. Devem estar conectadas misso pessoal e contemplar o paradigma da importncia e o equilbrio dos diversos papis e dimenses da vida.
Com esta abordagem, entende-se que priorizar consiste em um exerccio de escolha das tarefas a serem realizadas em um determinado perodo de tempo e de definio da ordem em que
elas devem ser executadas no dia. Entende-se, aqui, que a priorizao de tarefas propriamente
dita deva ter nfase no contexto dirio.
Com essa viso, a presente proposio de Modelo de Gesto do Tempo recomenda o
uso da priorizao numrica, por ser simples, rpida e objetiva. Ela consiste em colocar um
nmero para cada uma das tarefas da lista diria, na sequncia em que devero ser executadas.

7.2 Gerenciamento
Atualmente, existem muitos livros, softwares e tecnologias disponveis no mercado para auxiliar
as pessoas a gerenciar suas tarefas eficientemente. No entanto, estas ferramentas ainda no so
suficientes para fornecer suporte eficaz ao planejamento e ao gerenciamento das tarefas cotidianas, pois, embora permitam maior controle do tempo e acesso rpido s informaes, a maior
parte delas no considera adequadamente os elementos estratgicos importantes. Alm disso,
muitas delas demandam esforo e tempo excessivos em seu manuseio.
Neste estudo, com o objetivo de contribuir com a implantao do planejamento estratgico pessoal, por meio da superao de obstculos e do melhor aproveitamento do tempo,
para atingir resultados positivos, prope-se que a etapa de gerenciamento das aes contenha
duas fases: execuo e controle.

7.2.1 Execuo
Na execuo diria, necessrio reconhecer e enfrentar os obstculos comuns do
gerenciamento do tempo. Consiste em aprender a lidar com os desperdiadores de tempo, tais
como: desorganizao, interrupes, reunies e viagens improdutivas ou desnecessrias,
procrastinao e uso inadequado da tecnologia.
Os obstculos da gesto do tempo dividem-se em trs categorias:
a) erros tcnicos: falta de objetivos e de prioridades bem definidos; execuo de uma
tarefa na hora errada, por no serem considerados os ciclos individuais de concentrao e de energia; tempo de execuo de uma tarefa mal calculado; tarefa muito com-

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plexa que no foi dividida; e desorganizao e mau uso dos recursos da tecnologia (email, telefone, internet etc.);
b) realidades externas que afetam a energia: interrupes, reunies improdutivas, parceiros desorganizados e carga de tarefas no realista;
c) obstculos psicolgicos: pensamento negativo, medo da inatividade, medo do fracasso
ou do sucesso, procrastinao, indisciplina, irresponsabilidade e perfeccionismo.
(BABAKHANLOU et al., 2009).
Portanto, aprender a lidar com esses obstculos e com o excesso de tarefas, para melhor
aproveitar o tempo, essencial no gerenciamento de atividades, o que exige dedicao maior
ao que realmente importante.
Assim, entende-se que so as competncias, as atitudes e os hbitos de cada pessoa que
fazem a diferena. Portanto, a execuo eficiente das tarefas dirias deve combinar o uso de
tcnicas e de comportamentos adequados.
A etapa de gerenciamento do presente Modelo prope o domnio e o emprego dos
seguintes aspectos tcnicos e comportamentais: organizao de ambientes e informaes; delegao de tarefas e compromissos; negao de atividades; outras tcnicas e atitudes para superar obstculos, como urgncias, interrupes, reunies ou viagens improdutivas e desnecessrias; falta de mtodo e uso inadequado de e-mails, internet e televiso; e aspectos
comportamentais, como a procrastinao e o perfeccionismo.

7.2.1.1 Organizao
Prope-se, neste Modelo, que um processo de organizao deva considerar o seguinte:
a) planejar um lugar para guardar cada coisa; b) selecionar o material, livrando-se de tudo o que
for desnecessrio (lixo); c) classificar o material a ser guardado; d) colocar cada coisa em seu
devido lugar, utilizando material de expediente necessrio; e e) aperfeioar e fazer adaptaes, continuamente, para manter em dia e melhorar a organizao. Para auxiliar na organizao, sugere-se o uso de uma tabela com duas colunas: na primeira coluna, indicam-se as categorias ou o tipo de material arquivado (contas a pagar, revistas, CDs etc.), e, na segunda, os
locais onde est guardado cada item.

7.2.1.2 Delegao
Delegar corretamente envolve saber transferir autoridade para outra pessoa e exigir
dela responsabilidade parcial pela execuo da tarefa, pois o sucesso ou o fracasso pela realizao de uma tarefa delegada ser sempre de quem a delegou.
O primeiro passo para delegar corretamente saber o que deve e o que no deve ser
delegado. Entre as atividades que podem ser delegadas esto trabalhos rotineiros, procedimentos operacionais e atividades ligadas aptido especfica de outra pessoa. Dentre as tarefas que
no devem ser delegadas esto o desenvolvimento de metas especficas, tarefas relacionadas
individualidade da pessoa e tarefas de alto risco.

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7.2.1.3 Negao de atividades


A maioria das pessoas perde um tempo precioso com atividades inteis, por no saber
dizer no. Por isso, aprender a negar aquilo que no prioritrio essencial para aproveitar
melhor o tempo. Ningum recebe reconhecimento dos outros por nunca recusar qualquer tipo
de servio ou atividade. H muita diferena entre estar comprometido sendo produtivo e estar
sobrecarregado de trabalho e improdutivo. Negar tarefas para no comprometer prazos, qualidade e sade fsica e mental uma atitude sbia e louvvel. Alm disso, muitas atividades no
so importantes nem produzem bons resultados.
Se a vida diria feita de escolhas, essencial usar de atitudes que forneam sabedoria
para decises eficazes. A fim de obter orientao, para realizar escolhas e estabelecer prioridades acertadamente, preciso viver concentrado nos princpios corretos e manter o foco na
misso pessoal. (COVEY, 2007). Somente assim a pessoa possuir uma vontade independente o
suficiente para dizer no para as coisas menos importantes.

7.2.1.4 Outras tcnicas e atitudes para superar obstculos


A anlise da bibliografia revela que, alm do excesso de tarefas, as quais podero ser
resolvidas com organizao, delegao e negao, os principais desperdiadores ou ladres de
tempo, so: a) urgncias; b) reunies e viagens improdutivas, desnecessrias ou mal preparadas; c) uso inadequado de e-mail; d) falta de mtodo para gerenciar tarefas; e) interrupes; f)
uso inapropriado da internet; e g) mau uso da televiso.

7.2.1.5 Aspectos comportamentais


A mudana comportamental positiva o ponto mais importante e, ao mesmo tempo, o
mais crtico do processo de implantao do planejamento estratgico pessoal no cotidiano.
importante porque os seus resultados so gratificantes e compensatrios e crtico porque
preciso promover uma profunda transformao interior, por meio da reavaliao de valores e
da adoo de novos hbitos, o que consiste em um desafio de difcil superao, por exigir
determinao e disposio para rejeitar os mecanismos de fuga e assumir o controle prprio.
Por isso, quem deseja conquistar mudanas significativas e obter resultados positivos e
bem-estar necessita assumir o comando de suas vontades e agir com firmeza de propsito.
Somente assim ser possvel enfrentar e superar as fugas, as distraes e a procrastinao, no
intuito de agir sempre com foco no paradigma da importncia e nas prioridades.
preciso ter foco nos objetivos e concentrao de ateno em tarefas necessrias para
alcan-los e combater a procrastinao, a acomodao, o desvio de rota e a negligncia,
direcionando esforo e energia para executar o que preciso. Este modo de pensar e agir, no
cotidiano, elimina tarefas e hbitos que no produzam bons resultados, possibilitando melhor
aproveitamento do tempo, com a concluso de atividades produtivas.
O perfeccionismo tambm uma forma de procrastinar, pois, ao tentar buscar a perfeio, a pessoa acaba atrasando a concluso das tarefas, alm de tal atitude demandar tempo,
dinheiro e esforo, que comprometem os afazeres. O perfeccionista acha que tudo deve ser
impecvel, mas, como diz o adgio, o perfeito inimigo do timo. A perfeio desejvel,
mas raramente necessria, pois o tempo mais importante.
Uma prtica diria voltada para resultados exige, portanto, que as decises sejam tomadas por meio da proatividade. Ser proativo significa estar consciente de si e do mundo, agir
mais que reagir, ter iniciativa e integridade no agir e subordinar as atitudes e aes a um pro-

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psito, a uma misso, a uma direo. O ideal trabalhar buscando a antecipao, a preveno
e a soluo prvia de possveis problemas ou dificuldades, a fim de evitar as urgncias nocivas,
que causam o estresse prejudicial. (COVEY, 2007).

7.2.2 Controle
O controle ou a avaliao de desempenho do nvel operacional consiste em um processo contnuo de aprendizagem, essencial para a efetiva execuo das atividades no cotidiano e
para a manuteno da sintonia dessas aes dirias com os objetivos e as estratgias. Este processo gera um estado de permanente mobilizao, baseado na reviso constante da estratgia
formulada, na correo de direes e na readequao contnua de aes especficas do dia a
dia, para minimizar incertezas e fracassos. Este crculo virtuoso de aprendizagem, que envolve
planejamento, priorizao, execuo e avaliao, propicia a obteno de eficincia e eficcia.
O controle realizado por meio da comparao entre as metas pr-estabelecidas para
determinado prazo os resultados alcanados no mesmo perodo de tempo. Esta avaliao permite verificar se as tarefas priorizadas e executadas esto sendo realizadas e se esto produzindo os efeitos e benefcios desejados. Para isso, deve ser considerado o equilbrio entre as diversas reas e os vrios papis definidos como importantes na fase de formulao estratgica do
planejamento.
Para o efetivo controle de atividades, importante saber mensurar o tempo gasto em
cada uma delas, a fim de que se possa program-las e execut-las a contento. Por isso, necessrio destinar, no planejamento, um tempo para a execuo de cada tarefa, registrando o tempo consumido. Aos poucos, com a prtica, possvel desenvolver a capacidade de avaliar o
tempo com maior facilidade. Isto fundamental para fazer os ajustes indispensveis no planejamento e manter uma execuo otimizada. Portanto, devem-se acompanhar as realizaes, anotando o que tenha ou no sido concludo, para depois examinar e verificar se o tempo gasto
com cada tarefa est correto.
O processo de controle de tarefas e compromissos dirios e semanais consiste, portanto,
na fase de avaliao contnua e serve para comparar o que est sendo executado com o que foi
planejado. A funo principal do controle medir o desempenho e os resultados, para poder
melhor-los. A fase de controle composta de duas subfases contnuas e permanentes:
monitoramento dirio e avaliao semanal.

7.2.2.1 Monitoramento dirio


O monitoramento dirio de tarefas e compromissos realizado antes do planejamento
dirio, no final do dia ou no incio do dia seguinte, e consiste em verificar como as aes dirias
esto sendo desempenhadas, para se fazer possveis correes de rumos, direcionando energia
e ateno para as atividades mais importantes. Isto possibilita focar objetivos e executar somente as tarefas que contribuam para atingi-los.
Para facilitar o monitoramento dirio, recomenda-se responder a si mesmo algumas
perguntas, tais como: a) o que fiz hoje para contribuir com a consecuo dos objetivos?; b) o
que aprendi hoje?; c) algumas tarefas poderiam ter sido negadas ou delegadas?; d) anotei ideias
e lembretes?; e e) o que poderia fazer para melhorar minhas aes?
O processo de monitoramento dirio de tarefas fundamental para ajustar as metas
existentes e traar novas, bem como para corrigir possveis falhas ou defasagens no planejamento. Ele serve para priorizar tarefas e adapt-las na agenda semanal. uma atribuio essencial no

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decorrer do cotidiano, no sentido de permitir a correo de rumos e o direcionamento de


energia e ateno para as atividades mais importantes, que estejam em consonncia com os
objetivos.

7.2.2.2 Avaliao semanal


No decorrer dos dias de cada semana, por meio do monitoramento dirio, feito o
acompanhamento do que est sendo realizado, registrando-se o tempo consumido em cada
tarefa e anotando-se o que foi e o que no foi concludo. Os registros de tempo feitos em cada
dia devem ser examinados quando a semana findar, a fim de se verificar quanto tempo est
sendo gasto nas tarefas importantes e tambm detectar se o tempo utilizado para a realizao
das tarefas est sendo suficiente ou no. Sem estes parmetros relativos ao tempo, as atividades
a serem realizadas tero uma utilidade limitada. Por isso, o planejamento semanal deve envolver as estimativas de tempo de durao das tarefas.
A avaliao semanal consiste em realizar, ao final de cada semana, um balano pessoal
dos resultados alcanados. Para avaliar e verificar aspectos importantes, sugere-se que se responda a algumas perguntas, conforme mostra o quadro 5. Esta avaliao deve ser realizada no
mesmo encontro pessoal semanal em que planejada a semana seguinte. Deste modo, avaliao e planejamento semanal sero feitos conjuntamente, entre o final de uma semana e o incio
de outra. Comparando-se as metas com os resultados alcanados na semana anterior, torna-se
possvel definir o que precisa ser eliminado e/ou includo no planejamento da semana seguinte,
tanto em termos de tarefas a serem executadas como em relao a hbitos e atitudes a serem
melhorados.
Neste Modelo, a avaliao semanal realizada por meio de um quadro com duas colunas, sendo a primeira com treze perguntas que verificam os principais aspectos e progressos a
serem considerados no planejamento e no gerenciamento de atividades, e a segunda, para
respostas e comentrios. O quadro 5 representa um modelo desta ferramenta de controle.

Quadro 5 - Ferramenta de avaliao semanal

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7.3 Aplicao do modelo


Uma aplicao do presente Modelo de Gesto do Tempo foi realizada, por meio de um
teste-piloto, durante quatro semanas. Na primeira semana, foi feita a auditoria do tempo, definindo-se a situao real de uso temporal. No final desta primeira semana, foi feita a alavancagem
do tempo, definindo-se a situao ideal de aplicao do tempo. No incio da segunda semana,
foi implementado o planejamento propriamente dito (enquadramento do tempo), com a elaborao do primeiro planejamento semanal. Com base neste planejamento, a cada incio de dia
da semana a pessoa fez o seu planejamento dirio. Ao final desta segunda semana, foi realizada
a avaliao semanal e elaborado o planejamento semanal da terceira semana. Dessa maneira, o
processo foi sendo implantado, assimilado e incorporado pelo indivduo durante a terceira e a
quarta semana. Concomitantemente, o usurio buscou executar suas atividades dirias, conforme o planejado, e enfrentar e superar os desperdiadores de tempo, por meio do uso de
tcnicas e comportamentos. O monitoramento dirio tambm fez parte do seu cotidiano.

8 RESULTADOS E CONCLUSES
O planejamento estratgico pessoal permite que a pessoa reflita sobre as reas de sua
vida e formule uma situao futura ideal, definindo misso, valores e objetivos e analisando seus
aspectos internos e o ambiente externo, para, a partir da, estabelecer estratgias, metas e
aes, a fim de obter os resultados esperados e enfrentar as incertezas com mais preparo e
equilbrio. No entanto, so frequentes as dificuldades de implantao do Planejamento Estratgico Pessoal, o que motivou a elaborao deste trabalho, ao vislumbrar-se a possibilidade de se
utilizar a gesto do tempo como ferramenta de auxlio satisfao desta demanda, por meio da
otimizao das atividades pessoais e profissionais no cotidiano.
A partir desse contexto, definiu-se, como objetivo principal deste estudo, propor um
Modelo de Gesto do Tempo, para detalhar e sistematizar a implantao do Planejamento Estratgico Pessoal.
A ideia central foi congregar, em um s modelo, os aspectos positivos e os principais
elementos tcnicos e comportamentais encontrados no conjunto da bibliografia, ordenando-os
de forma didtica, lgica, sequencial e explicativa, no intuito de facilitar e simplificar a sua
compreenso e aplicao. Um modelo assim construdo pode servir como guia metodolgico
para sistematizar o planejamento e o gerenciamento efetivo das atividades pessoais e profissionais, por meio de etapas e fases bem definidas.
Houve preocupao no sentido de que os principais elementos tcnicos e
comportamentais, observados no conjunto da literatura de Gesto do Tempo, estivessem presentes no Modelo proposto, sendo capazes de operarem melhorias no exerccio de atividades
da vida cotidiana das pessoas, no que se refere a aproveitamento do tempo, equilbrio das reas
em que atuam e obteno de resultados positivos.
A fundamentao terica e metodolgica permitiu atingir os objetivos especficos deste
estudo, que eram analisar e descrever os modelos desses trs constructos, bem como alcanar o
objetivo principal do trabalho, j mencionado anteriormente.
As etapas e as fases do Modelo proposto foram dispostas em sequncia lgica, facilitando a compreenso e a aplicao do processo. Assim, o Mtodo compe-se das etapas de planejamento e de gerenciamento de atividades na vida diria das pessoas.
possvel mencionar trs contribuies principais do trabalho:

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apresentao, ao ambiente acadmico-cientfico, de um mtodo lgico e sequencial


de gesto de atividades em relao ao tempo, integrado ao planejamento estratgico
pessoal, que pode servir como embasamento para trabalhos futuros;
favorecimento, ao planejamento estratgico pessoal, de uma sistematizao do desdobramento das metas anuais em atividades realizveis no cotidiano, alinhando a priorizao
e a execuo de tarefas com misso, valores e objetivos de mdio e longo prazo;
disponibilizao de um mtodo de referncia s pessoas, facilitando o planejamento e
o gerenciamento de suas atividades particulares e profissionais, permitindo-lhes obter
melhores resultados, qualidade de vida e equilbrio nas diversas reas de suas vidas.

Convm salientar que o Modelo de Gesto do Tempo proposto neste estudo serve para
guiar o processo de implantao do planejamento estratgico pessoal. Entretanto, ele no deve
ser visto como uma verdade absoluta, podendo ser adaptado para cada situao particular e
aperfeioado por pesquisas futuras.

9 LIMITAES
Para que o Modelo se torne uma ferramenta eficaz, deve-se levar em conta que:
no seu desenvolvimento, foram aplicados pr-testes, e o Modelo ainda necessita de
aplicao em larga escala;
existe necessidade de deciso, disciplina e firmeza de propsito das pessoas que o
utilizam. Devem ser aplicadas as tcnicas e os comportamentos que o Mtodo prope,
para que possa enfrentar e superar os obstculos da lida diria e melhor aproveitar o
tempo, com atividades importantes.
h uma necessidade de adaptao, ajuste e personalizao do Modelo a cada pessoa.

10 RECOMENDAES FINAIS
Como a explorao do tema no se finda, salientam-se algumas sugestes a respeito
deste estudo:
reviso, complementao e aprofundamento do estudo por meio de novas pesquisas;
validao do Modelo, a partir do teste-piloto, por meio da aplicao a outras pessoas,
elaborando indicadores de resultados e avaliando os seus efeitos;
utilizao do Modelo como referncia acadmica para cursos e consultorias que trabalhem com planejamento estratgico pessoal e gesto do tempo.

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