Efectivo y sus Equivalentes

EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO.

Se considera efectivo, todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de
pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no est sometida a ningn tipo de
restriccin.
De acuerdo con lo expuesto, ser aceptado como efectivo lo siguiente:
1)

EFECTIVO EN CAJA.
a)
b)
c)
d)
e)

2)

Monedas y billetes emitidos por el Banco Central.

Monedas y billetes de otras naciones (divisas).
Cheques emitidos por terceras personas que estn pendientes de cobrar o depositar.
Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.
Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes
bancarias tales como: giros bancarios, telegrficos o postales, facturas de tarjetas de
crdito por depositar, etc.

EFECTIVO EN BANCOS.
Ser considerado como efectivo en bancos lo siguiente:
a) Cuentas bancarias de depsitos a la vista o corrientes en bancos nacionales.
b) Cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que en esos
pases no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio que
impidan su libre convertibilidad.
De ser considerada esta partida como efectivo, deber ser previamente traducida a
moneda nacional, al tipo de cambio que para ese momento exista.
c) Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algn banco pero
que, para una determinada fecha, an no han sido entregados a sus beneficiarios.
Es obvio que, en este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y deducido del
saldo del banco en los libros, podemos, en cualquier momento, disponer de ese dinero

Centro de Contadores

223

Contabilidad Financiera
para otros fines, mientras se mantengan en poder de la empresa los cheques que haban
sido emitidos. En todo caso, lo ms que podra suceder sera la aparicin de un sobregiro
bancario en libros de lo cual hablaremos ms adelante.
3)

ELEMENTOS EQUIVALENTES AL EFECTIVO.

El Prrafo 6 de la NIC 7, da la siguiente definicin equivalentes al efectivo:
Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son
fcilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo
poco significativo de cambios en su valor.
Adicionalmente, el Prrafo 7 de la NIC 7, ampla un poco ms el concepto de equivalentes del efectivo,
cuando dice:

Los equivalentes al efectivo se tienen, ms que para propsitos de inversin o similares, para
cumplir los compromisos de pago a corto plazo. Para que una inversin financiera pueda ser
calificada como equivalente al efectivo, debe poder ser fcilmente convertible en una cantidad
determinada de efectivo y estar sujeta a un riesgo insignificante de cambios en su valor. Por tanto,
una inversin as ser equivalente al efectivo cuando tenga vencimiento prximo, por ejemplo tres
meses o menos desde la fecha de adquisicin. Las participaciones en el capital de otras entidades
quedarn excluidas de los equivalentes al efectivo a menos que sean, sustancialmente, equivalentes
al efectivo, como por ejemplo las acciones preferentes adquiridas con proximidad a su vencimiento,
siempre que tengan una fecha determinada de reembolso.
Adems, la Seccin 7.2 de la VE-NIF PYME seala que, los equivalentes al efectivo son
inversiones a corto plazo de gran liquidez que se mantienen para cumplir con los compromisos
de pago a corto plazo ms que para propsitos de inversin u otros. Por tanto, una inversin
cumplir las condiciones de equivalente al efectivo solo cuando tenga vencimiento prximo, por
ejemplo de tres meses o menos desde la fecha de adquisicin.
Los sobregiros bancarios se consideran normalmente actividades de financiacin similares a los
prstamos. Sin embargo, si son reembolsables a peticin de la otra parte y forman una parte
integral de la gestin de efectivo de una entidad, los sobregiros bancarios son componentes del
efectivo y equivalentes al efectivo.

PARTIDAS QUE NO FORMAN PARTE DEL EFECTIVO.

Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen caractersticas de efectivo, no cumplen
con el requisito bsico de la disponibilidad para la liberacin de deudas por parte de la empresa.
En trminos generales, no deber ser tratado como efectivo lo siguiente:
1) NO SER EFECTIVO EN CAJA:
a)

b)

224

Los vales de caja.

Con frecuencia nos encontraremos con que, al hacer un arqueo o conteo de caja, existen
vales, autorizados o no, que representan o respaldan extracciones de dinero. El monto de
ellos debe segregarse y ser mostrados ms bien como cuentas por cobrar.
Cheques post-fechados.

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Efectivo y sus Equivalentes

Se trata de cheques cuyo origen puede ser muy variado. Los casos ms corrientes
provienen de los siguientes hechos:
b.1)

Un empleado emite un cheque contra su propia cuenta corriente pero, como para
ese momento no tiene fondos, y previa autorizacin, lo emite con fecha posterior,
pidindole al cajero que se lo cambie por efectivo. Por supuesto, tal cheque
permanece en la caja hasta tanto llegue la fecha que permita cobrarlo o depositarlo
en un banco.

b.2)

Un cliente paga una deuda con un cheque post-fechado. Este es un caso similar al
anterior. El cajero deber mantener en su poder el cheque, hasta la fecha en que
pueda ser cobrado o depositado.
En ambos casos, esas partidas deben segregarse del efectivo y, como se dijo
anteriormente, ser presentadas dentro del grupo de cuentas por cobrar respectivas.

c) Cheques devueltos.
En algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y recibidos por la empresa
como pago de acreencias, son devueltos despus de haber sido depositados en un
banco.
Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas. Con respecto
a ello, se recomienda tomar las siguientes actitudes, dependiendo de la causa por la que
el cheque fue devuelto.
c.1)

Cheques devueltos por falta de fondos:

En este caso, el cheque devuelto no debe ser considerado como efectivo, ya
que la no disponibilidad de fondos en el banco, as lo exige.
Los cheques devueltos por falta de fondos, debern ser presentados, ms bien,
como cuentas por cobrar.

c.2)

Cheques devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de fondos.

En oportunidades, un cheque es devuelto por causas diferentes a la de no
disponer de fondos. Tales seran los devueltos por endoso defectuoso, firmas
defectuosas, disparidad de cantidades, etc. En estos casos, los cheques devueltos
podran ser considerados como efectivo y presentados como tal, siempre que la
causa por la que el cheque fue devuelto pueda ser subsanada en corto tiempo.

d) Estampillas fiscales y de correos.

Es obvio que, tales estampillas, no son aceptadas como un medio comn de pagos. Por
ello, deben ser separadas del efectivo y ser presentadas en el balance general como
"existencia de estampillas" en la seccin de gastos prepagados del activo.
2) NO SER EFECTIVO EN BANCOS:

Centro de Contadores

225

Contabilidad Financiera
a)

Depsitos bancarios a plazo fijo.

Cuando una empresa hace cualquier depsito de dinero a plazo fijo en una institucin
financiera, significa que no podr disponer de esos recursos hasta tanto venza el plazo
convenido.
Por supuesto, si el plazo fijo es menor de un ao, el monto de esos depsitos deber
mostrarse en el activo, pero en un rubro diferente a efectivo.
Sin embargo, si, como ya hemos mencionado, el plazo fijo es menor a tres meses, ser
considerado como un activo equivalente de efectivo, y presentado como tal en el Estado
de Situacin Financiera.
En caso de que el plazo sea mayor de un ao, ser presentado en el activo no
corriente, en el grupo de inversiones financieras a largo plazo.

b)

Depsitos bancarios congelados.

Se trata de los casos en que una empresa mantiene depsitos de dinero en instituciones
financieras que se hayan declarado en suspensin de operaciones, o hayan sido
intervenidas por las autoridades competentes.

c)

Depsitos bancarios para fondos especiales.

En oportunidades, las empresas crean fondos especiales a travs de depsitos en
bancos, con el objetivo de hacer frente a cualquier obligacin futura tal como adquisicin
de activos fijos, amortizacin o reembolso de bonos u obligaciones, pago de pensiones y
jubilaciones o para cubrir los costos de un juicio que est pendiente de sentencia, en caso
de que se pierda.

d)

Depsitos en bancos extranjeros restringidos.

Cuando se tienen depsitos en bancos de otros pases y por diferentes razones est
restringida la disponibilidad de esos fondos, deber tambin segregarse del efectivo el
monto que corresponda, y ser presentado ms bien en secciones diferentes al Efectivo y
Equivalentes al Efectivo.

CAJA.
Es la cuenta a travs de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra en poder de la
empresa, dentro de las instalaciones de la misma.
Cualquier movimiento de efectivo que sea recibido por la empresa debe ser registrado en esta
cuenta.
Dada la naturaleza del bien que controla, la cuenta caja debe ser presentada en el Estado de
Situacin Financiera, encabezando el grupo de Activo Corriente.
Atendiendo al objetivo que se persigue con los fondos que se movilizan, la cuenta caja puede ser:

226

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Efectivo y sus Equivalentes

a)
b)

Caja chica
Caja principal

CAJA CHICA.
Como veremos ms adelante, una medida sana de control interno consiste en que todo pago se
haga por medio de cheques y nunca con el efectivo que se encuentre en caja.
Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan poco
monto cada una de ellas, que hara poco prctico y en algn caso imposible, pagarlas con
cheque. Nos estamos refiriendo a desembolsos por concepto, por ejemplo, de compra de
peridicos, caf, taxis, gasolina para los vehculos, etc.
En todo caso, los directivos de la empresa, despus de estimar las erogaciones que se harn por
medio de esta caja durante un perodo determinado, establecern el monto del fondo fijo con el
que operar dicha caja, as como la cantidad mxima que se podr erogar en cada caso.

CONTROL INTERNO.
Para que los recursos asignados a la caja chica cumplan su funcin con idoneidad, es necesario
que se establezca el adecuado control interno. Para ello, es indispensable poner en prctica las
siguientes normas:
1) Se fijar el fondo fijo con el que operar la caja chica.
2) Ser nombrada la persona que se responsabilizar del manejo idneo de ese fondo. Este
funcionario no deber tener acceso a los registros de contabilidad.
3) El cheque que se emita para la creacin del fondo y los que posteriormente se hagan para
reponerlo o aumentarlo, deber ser hecho a nombre del custodio de dicho fondo.
4) Se establecer la cantidad mxima que podr ser pagada a travs de esta caja.
5) Todo pago que se haga por caja chica deber ser respaldado por su respectivo comprobante,
representado por recibos prenumerados donde constar la razn del desembolso, cantidad,
autorizacin y el nombre y firma de quien lo ha recibido. Este recibo deber estar respaldado,
en los casos que proceda, por la factura que emita el beneficiario del pago.
6) Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes de respaldo debern ser inutilizados
mediante la estampacin de un sello que diga "CANCELADO". As podr evitarse que vuelvan
a ser presentados para su reposicin, y se produzca una "duplicidad de pagos".
7) Los "vales" y el "cambio de cheques" por efectivo no debe ser permitido. No obstante, de
permitirse, debe ser previamente autorizado por el funcionario que haya sido designado para
ello. En este caso, los cheques deben ser emitidos a nombre del custodio del fondo y cobrados
en el banco de inmediato.
8) El fondo de caja chica debe ser repuesto, cuando el efectivo que vaya quedando haya

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227

Contabilidad Financiera
alcanzado un mnimo establecido. En caso de cierre del ejercicio contable, debe ser repuesto
en esa fecha, sea cual fuere la cantidad de efectivo que exista, con el objeto de que los gastos
ya causados, sean registrados dentro del ejercicio contable que est finalizando.
9) Se harn arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto de constatar la
existencia fsica del efectivo o de los comprobantes que justifican su ausencia.

OPERACIN DE LA CAJA CHICA.

Con el objeto de explicar cmo, en la prctica, se acta con respecto al manejo de la caja chica,
desarrollemos un ejemplo.
Ejemplo:
La empresa RO TURBIO C.A., decidi crear un fondo fijo de caja chica por Bs. 500,oo cuyo
manejo, adems de cumplir con las normas generales de control interno, ser llevado de acuerdo
con lo siguiente:
a) Los pagos no podrn ser mayores de Bs. 50,oo.
b) Cuando el efectivo disponible se reduzca a Bs. 200,oo o menos, se proceder a la reposicin
del fondo.
Las operaciones realizadas fueron como sigue:
Marzo 03:

Se emiti el cheque 2222 del Banco del Caribe por Bs. 500,oo a nombre de Juan
Prez quien ser el custodio del fondo fijo.

Marzo 04:

Se pag Bs. 10,50.oo por suministros para la oficina.

Marzo 06:

Fue cancelado el recibo de telfono del mes de febrero por Bs. 29,oo.

Marzo 06:

Se cancel factura de gasolina puesta a un equipo de transporte por

Bs. 24,oo.

Marzo 08:

Se pag al mecnico Romn Garca Bs. 30,oo por reparacin del equipo de
transporte.

Marzo 09:

Se pag por fletes de venta Bs. 28,oo a Transporte Gurico.

Marzo 10:

Se pag viticos al vendedor J. Lara por Bs. 39,oo.

Marzo 15:

Se cancel al Kiosco Alto Bs. 16,oo por suministro de peridicos de la 1 quincena

de marzo.

Marzo 17:

Se pag a Cafetera El Galen Bs. 29,50, por suministro de caf en la 1 quincena

de marzo.

Marzo 20:

Se cancel a la Bomba El guila Bs. 27,oo, por lavado y engrase del camin de
reparto.

Marzo 21:

Fue pagado el recibo de luz de febrero por Bs. 50,oo.

228

Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes

Marzo 22:

Se pag Bs. 25,oo a Panadera Funchal por concepto de una torta de cumpleaos
de la secretaria del gerente.

Marzo 22:

Se hizo la reposicin del fondo mediante la emisin del cheque 2280 del Banco
del Caribe.

Se requiere: Registrar las transacciones sealadas.

De acuerdo con lo que se indica, para crear el fondo fijo de caja chica, se elabor un cheque por
Bs. 500,oo el cual fue entregado al custodio del fondo, quien posteriormente procedi a cobrarlo
en el banco.
Para registrar la operacin, se har el siguiente asiento:
FECHA
Marzo

DESCRIPCIN
03

DEBE

HABER

--- X --CAJA CHICA

BANCOS

500,oo
500,oo

Para registrar la creacin del fondo de caja chica. Cheque N.

2222 del Banco del Caribe.

Ilustracin 9.1. Creacin de fondo fijo de caja chica

Por supuesto, al pasar el asiento al Mayor General, la cuenta Caja Chica quedara como se
muestra en la Ilustracin 9.2.
En las explicaciones que siguen, podr observar que, el saldo de esta cuenta permanecer "fijo",
y slo volver a modificarse cuando el fondo vaya a ser aumentado, disminuido o eliminado.
CAJA CHICA
FECHA

Marzo

DESCRIPCIN

03 Segn diario

RF

DEBE

500,oo

HABER

SALDO

500,oo

Ilustracin 9.2. Mayor de caja chica

Con ello ha sido creado el fondo fijo de caja chica. Es decir, el cajero dispone de Bs. 500,oo en
efectivo para que vaya realizando los pagos a medida que se va presentando la necesidad,
conducindose, en todo caso, por las normas establecidas al respecto.
El cajero deber llevar un mayor auxiliar de caja chica en el que ir registrando el movimiento que
va teniendo el fondo, de acuerdo con lo que se muestra en la ilustracin 9.3.
All podr observar que el cajero, a medida que hace los desembolsos, va registrando las partidas
en su mayor auxiliar de caja chica, a la vez que va llevando el saldo del efectivo que le va
Centro de Contadores

229

Contabilidad Financiera
quedando.
Cuando se observe que el saldo va llegando al mnimo establecido, se procede a solicitar la
reposicin de fondos.

MAYOR AUXILIAR DE CAJA CHICA

FECHA

Marzo

03
04
06
06
08
09
10
15
17
20
21
22
22

DESCRIPCIN

Creacin de fondo fijo

Suministros de oficina
Telfono febrero
Gasolina para equipo de transporte
Reparacin de equipo de transporte
Fletes ventas - Transporte Gurico
Viticos J. Lara
Peridicos Kiosco Alto
Caf - Cafetera El Galen
Lavado y engrase - Bomba El guila
Luz elctrica febrero
Torta Panadera Funchal
Reposicin de fondos

RF

DEBE

HABER

500,oo
10,50
29,oo
24,oo
30,oo
28,oo
39,oo
16,oo
29,50
27,oo
50,oo
25,oo
308,oo

SALDO

500,oo
489,50
460,50
436,50
406,50
378,50
339,50
323,50
294,oo
267,oo
217,oo
192,oo
500,oo

Ilustracin 9.3. Mayor auxiliar de caja chica.

Para ello, se elabora una relacin de los gastos que ha pagado, la cual respaldar con los
respectivos comprobantes y los enviar al departamento correspondiente, donde, previa revisin,
se proceder a ordenar la elaboracin del cheque a nombre del custodio del fondo quien, al
cobrarlo, volver a disponer del fondo fijo en efectivo de Bs. 500,oo. De esta forma, el cajero
podr hacer nuevos pagos, repitindose as el ciclo anterior.
En lo que respecta a contabilidad, observe que no ha intervenido en este proceso hasta el
momento de la reposicin. Cuando ese momento llega, se procede a registrar en el diario el
cheque emitido para reponer el fondo fijo.
Para ello, debe ser analizada la naturaleza de los desembolsos realizados a travs del fondo, para
determinar en qu cuentas debe hacerse el registro.
En el caso que se est desarrollando, la clasificacin se hara como se muestra en la ilustracin 9.4.
Observe all que los desembolsos han sido clasificados de acuerdo con su naturaleza, y luego se
han totalizado los grupos.

230

Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes

CONCEPTOS

GASTOS DE
ADMINISTRACIN

Suministros de oficina
Telfono
Gasolina
Reparacin del equipo de transporte
Fletes
Viticos
Peridicos
Caf
Lavado y engrase
Luz elctrica
Agasajos
TOTAL

GASTOS
DE VENTAS

10,50
29,oo
24,oo
30,oo
28,oo
39,oo
16,oo
29,50
27,oo
50,oo
25,oo
160,oo

148,oo

Ilustracin 9.4. Clasificacin de desembolsos de caja chica.

Con estos totales, se procede a hacer el asiento de diario como se muestra en la ilustracin 9.5.
FECHA
Marzo

DESCRIPCIN
22

DEBE

--- X --GASTOS DE ADMINISTRACIN

GASTOS DE VENTAS
BANCOS

HABER

160,oo
148,oo
308,oo

Para registrar reposicin de caja chica, cheque N. 2280

Banco del Caribe.

Ilustracin 9.5. Registro de reposicin de caja chica

As se cumple un ciclo de Caja Chica. Observe que, en el asiento, no intervino para nada la
cuenta Caja Chica. Realmente, no tiene que intervenir. Como ya fue explicado, esta cuenta slo
volver a ser utilizada cuando, en la transaccin, est involucrado un aumento, disminucin o
eliminacin del fondo fijo.

AUMENTO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA.

En oportunidades, una vez creada la caja chica, y puesto en prctica el proceso de pagos, puede
suceder que el fondo fijo creado resulte insuficiente, debido a que el volumen de pagos es
demasiado grande, lo cual requiere que se tenga que reponer con demasiada frecuencia. En estos
casos, por lo general, se decide aumentar el fondo existente en una cantidad que, previo anlisis,
se considere razonable. Expliquemos con un ejemplo, cmo actuaramos en contabilidad en esos
casos.
Ejemplo:

Centro de Contadores

231

Contabilidad Financiera
La empresa RO CLARO C. A. tiene constituido un fondo fijo de caja chica de Bs. 400,oo al
31-03 y, por considerarlo insuficiente, el da 1 de Abril se decide aumentarlo en Bs. 200,oo, para lo
cual se emite el cheque No. 3152 del Banco de Venezuela.
Se requiere:

Registrar la operacin.

Para este momento, la cuenta CAJA CHICA, en el mayor, sera como sigue (ilustracin 9.6):
CAJA CHICA
FECHA

Marzo

DESCRIPCIN

RF

DEBE

HABER

31 Saldo a la fecha

SALDO

400,oo

Ilustracin 9.6. Mayor de caja chica

Una vez emitido y cobrado el cheque para el aumento del fondo fijo, se har el siguiente asiento de
diario (ilustracin 9.7)
FECHA
Abril

DESCRIPCIN
01

DEBE

HABER

--- X --CAJA CHICA

BANCOS

200,oo
200,oo

Incremento de fondo de caja chica.

Ilustracin 9.7. Registro del aumento de la caja chica

Observe que el asiento hecho, es similar al que se hizo cuando, inicialmente, fue creado el fondo
fijo.
Al procesar el asiento en el Mayor, ste quedara como sigue:
CAJA CHICA
FECHA
Marzo
Abril

DESCRIPCIN

REF

DEBE

31 Saldo a la fecha
01 Segn diario

200,oo

HABER

SALDO
400,oo
600,oo

Ilustracin 9.8. Mayor de caja chica

Como puede ser observado, a partir de este momento, el fondo fijo qued en Bs. 600,oo.

DISMINUCIN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA.

Tambin puede suceder que, en un momento dado, se considere que el fondo fijo creado es
demasiado alto en relacin con las necesidades que se tienen. Cuando este es el caso, se
procede a disminuir el fondo existente en la cantidad que se decida. Tal cantidad, debe ser
depositada en el banco. Expliqumoslo con un ejemplo.
Ejemplo:

232

Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes

La empresa RO CLARO C. A. tiene creado un fondo fijo de Bs. 600,oo al 30-06. El
01-07, se decide disminuir el fondo fijo en Bs. 100,oo, para lo cual se procedi a depositar en el
Banco de Venezuela la cantidad disminuida.
Se requiere:

Registrar la transaccin.

Para la fecha de la operacin, la cuenta CAJA CHICA se mostraba como sigue (ilustracin 9.9)
CAJA CHICA
FECHA
Marzo
Abril

DESCRIPCIN

RF

31 Saldo a la fecha
01 Segn diario

DEBE

HABER

SALDO
400,oo
600,oo

200,oo

Ilustracin 9.9. Mayor de caja chica

Una vez hecho el depsito en el banco, por Bs. 100,oo, se realizar el siguiente asiento
(ilustracin 9.10).
FECHA
Julio

DESCRIPCIN
01

DEBE

HABER

--- X --BANCOS
CAJA CHICA

100,oo
100,oo

Para registrar disminucin del fondo de Caja Chica

Ilustracin 9.10. Registro de disminucin de caja chica

Y al pasar el asiento al Mayor, ste quedara como sigue (ilustracin 9.11)
CAJA CHICA
FECHA
Marzo
Abril
Julio

DESCRIPCIN
31 Saldo a la fecha
01 Segn diario
01 Segn diario

RF

DEBE

HABER

200,oo
100,oo

SALDO
400,oo
600,oo
500,oo

Ilustracin 9.11. Mayor de caja chica

A partir de este momento, el fondo fijo de caja chica qued en Bs. 500,oo.

ELIMINACIN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA.

Cuando se presente el momento en que no se requiera la existencia del fondo fijo, se proceder a
eliminarlo. Para ello, el monto que se tenga como fondo fijo, se depositar en el banco y se
realizarn los registros correspondientes. Desarrollemos el caso con un ejemplo.
Ejemplo:

Centro de Contadores

233

Contabilidad Financiera
El 15-10, la empresa RO CLARO C. A., decidi eliminar el fondo fijo de Bs. 500,oo que
exista en esa fecha. Para ello, se procedi a depositar en el Banco de Venezuela, el saldo
existente.
Se requiere:

Registrar la transaccin.

En este caso, se realizara el siguiente asiento (ilustracin 9.12)

FECHA
Octubre

DESCRIPCIN
15

DEBE

--- X --BANCOS
CAJA CHICA
Para eliminar fondo de Caja Chica.

HABER

500,oo
500,oo

Ilustracin 9.12. Registro de eliminacin de caja chica

Despus de ello, al pasar el asiento al Mayor, ste quedara como sigue (ilustracin 9.13):
Obsrvese cmo, al final, la cuenta CAJA CHICA, al no existir fondo fijo, qued con saldo cero.
CAJA CHICA
FECHA

Marzo
Abril
Julio
Octubre

DESCRIPCIN

31
01
01
15

Saldo a la fecha
Segn diario
Segn diario
Segn diario

RF

DEBE

HABER

200,oo
100,oo
500,oo

SALDO

400,oo
600,oo
500,oo
0,oo

Ilustracin 9.13. Mayor de caja chica

CAJA GENERAL.
Es sta la cuenta a travs de la cual se controla la mayora del efectivo que entra, sale o
permanece dentro de las instalaciones de la empresa.

CONTROL INTERNO.
El xito de la buena administracin del efectivo descansa en las "fortalezas" que contenga el
control interno establecido.
Prcticamente, todas las transacciones que realiza una empresa afectan o afectarn en el futuro
el rubro efectivo.
Si a esta particularidad le aadimos la de que, por su naturaleza, es el activo que ms se presta
para manejos no idneos, son razones poderosas para poner especial nfasis en la implantacin
de un estricto y efectivo control interno.
A continuacin, se mencionan algunas normas que se recomiendan tener en cuenta al elaborar y
poner en marcha el sistema de control interno:

234

Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes

1)

Separacin de funciones.
Las funciones del cajero deben ser claramente definidas y evitar que intervenga en
operaciones de autorizacin ni de registros contables.
Ni el cajero ni nadie que labore en el departamento de caja pueden tener acceso a:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

2)

Facturacin y entrega de mercanca.

Registros en los auxiliares de cuentas o efectos por cobrar o el mayor.
Elaboracin y envo de estados de cuentas a los clientes.
Control del cobro de cuentas por cobrar atrasadas.
Cuadre de los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor.
Autorizacin para conceder descuentos, devoluciones o bonificaciones.
Autorizacin para dar de baja a clientes por considerar incobrable la cuenta que debe.

Depsitos diarios.
No debe ser permitido hacer pagos con el efectivo que haya ingresado en caja, excepto los
que se hagan por caja chica. Todos los ingresos de caja deben ser depositados intactos en el
banco en forma diaria.
Este paso del control interno quedara an ms reforzado si se establece que, una vez hecho
el depsito bancario, las planillas de depsito sean entregadas directamente a contabilidad y
no al cajero.

3)

Endoso de cheques recibidos.

A todos los cheques recibidos de terceros, se les debe estampar inmediatamente, en el
reverso, un sello que diga "slo para depositar en cuenta corriente nmero...". De esta
forma se evita la posibilidad de que el cheque sea cobrado indebidamente.

4)

Entradas de efectivo por cobranzas.

El control de los ingresos por cobranzas comienza desde el momento que se entrega a los
cobradores los documentos para que sean cobrados.
Con tales documentos: facturas, letras de cambio, etc., debe elaborarse un listado por
duplicado de manera que al cobrador se le entrega el original junto con los documentos por
cobrar en cuestin, mientras que la copia, debidamente firmada por el cobrador, queda en el
departamento de cobranzas.
Diariamente, el cobrador elaborar un informe de cobranzas por cuadruplicado que, junto con
el efectivo cobrado, entregar al cajero, quien lo firmar y devolver al cobrador el original y
duplicado. ste, a su vez, los entregar a cobranzas junto con los documentos por cobrar
que no pudieron ser cobrados ese da. El departamento de cobranzas, enviar a
contabilidad el duplicado mientras que, el original, queda en ese departamento para sus
respectivos controles.
El cajero, por su parte, al finalizar el da, procede a elaborar la planilla de depsito bancario el
cual se har, a ms tardar, el da siguiente.
Una vez hecho el depsito, el cajero enva a contabilidad la copia del depsito junto con el
triplicado del informe de cobranza, donde ser cotejado con la copia del informe recibida del

Centro de Contadores

235

Contabilidad Financiera
departamento de cobranzas y procede a realizar los registros pertinentes.
5)

Ingresos recibidos por correo.

Aunque en esta poca este procedimiento de cobro no es muy utilizado, en los casos en que
se reciban ingresos a travs del correo, el control debe comenzar desde el momento mismo
en que el sobre es abierto.
Generalmente, todos los cobros que se reciben por correo, son cheques a los cuales debe
estamprsele inmediatamente el sello de "slo para depositar en la cuenta corriente
nmero...".
Ser elaborado un informe por cuadruplicado de los valores recibidos, los cuales sern
posteriormente entregados al cajero, quien firmar el original y duplicado del informe y los
devolver a la persona encargada de recibir la correspondencia. sta, enviar a contabilidad
el original para el registro y comprobaciones posteriores, y se quedar con el duplicado como
evidencia de haber cumplido con la parte del proceso que le corresponde.
Finalizado el da, el cajero proceder a hacer el depsito por la totalidad de los ingresos
recibidos, y enviar una copia de la planilla a contabilidad, junto con el triplicado del informe
que obtuvo del empleado que recibe la correspondencia. El cuadruplicado de este informe,
queda archivado en el departamento de caja.

6)

Ingresos por ventas al detalle.

Los ingresos por concepto de ventas al detalle, requieren tambin de un control interno
estricto. En trminos generales, se sugiere actuar como sigue:
Al ser realizada una venta de contado por mostrador, el vendedor elaborar una factura por
triplicado y se la entregar al cliente, quien pasar por la caja y pagar el monto
correspondiente.
El cajero pondr el sello de cancelado a los tres ejemplares de la factura y devolver el
original y duplicado al cliente, quien regresar a retirar la mercanca comprada, previa la
entrega del duplicado de la factura cancelada en la seccin de despacho. El cliente se
quedar con el original de la factura cancelada.
El vendedor enviar los duplicados de las facturas a contabilidad para su registro mientras
que el cajero, realizar el proceso de depsito bancario ya explicado, enviando una copia del
mismo a contabilidad.

ARQUEOS DE CAJA.
Las medidas que se adopten para que el control interno sea til, deben ser reforzadas con
arqueos de caja.
Consiste en hacer un conteo fsico del efectivo, cheques, valores y cualquier otro elemento que se
encuentre en poder del cajero, as como de cualesquiera documentos que respalden

236

Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes

justificadamente la ausencia de l, tales como facturas de gastos, vales, etc., especialmente en
los casos de caja chica.
Para que los arqueos tengan un resultado positivo, deben ser "sorpresivos" y, en su ejecucin,
es recomendable tener en cuenta los siguientes aspectos:
1)

Valores que estn sujetos al arqueo.

Deber ser contado "absolutamente todo" lo que se encuentre en poder del cajero en el
momento de hacer el arqueo.

2)

Arqueos del fondo de caja chica.

Tratndose de un fondo fijo, deber contarse, adems del efectivo, cualquier documento
que respalde la utilizacin del efectivo faltante.

3)

Arqueo en la caja general.

En trminos generales, la existencia que pudiese haber en esta caja a la fecha del arqueo,
se refieren a ingresos que estn pendientes por depositar.

4)

Simultaneidad en los arqueos.

Cuando en la empresa existan varias cajas, los arqueos deben ser hechos en forma
simultnea en la misma fecha y hora. De esa forma, se evita la posibilidad de realizar
"traslados" de fondos de una caja a la otra con el objeto de "cubrir" faltantes en caso de
haberlos.

5)

Presencia del custodio en el arqueo.

Es indispensable que, mientras dure el conteo, el custodio o cajero permanezca presente
en el lugar y que, por ninguna circunstancia, se permita que se ausente.

6)

Evidencia del arqueo realizado.

El funcionario que hace el arqueo, debe dejar evidencia detallada de los valores
encontrados, mediante la elaboracin de un formulario similar al mostrado en la ilustracin
9.14. Como puede observarse, este formulario est diseado para relacionar en l, dinero,
cheques, facturas de gastos y cualquier otro tipo de valor que se encuentre en el conteo.
Sin embargo, de no ser suficiente el espacio, se pueden crear "anexos" donde pueden
ser detallados otros elementos encontrados tales como prendas, relojes, etc., lo cual
pudiera ser indicio de alguna irregularidad.
Por supuesto, al final del formulario de arqueo, deber ser obtenida una declaracin del
custodio, ms o menos en los siguientes trminos:
"Los fondos que arriba se especifican, fueron contados en mi presencia y pertenecen a la
empresa, siendo los nicos que estaban en mi poder al (fecha del arqueo), y me fueron
devueltos a mi entera satisfaccin despus de ser contados.

Firma del custodio.

Centro de Contadores

237

Contabilidad Financiera
LA MACARENA C.A.

ARQUEO DE CAJA

FECHA _____________ HORA: _____________ CUSTODIO: _________________________________

EFECTIVO:
a)

b)

Monedas:
____ de
1,oo: Bs.......................
____ de
0,50: Bs.......................
____ de
0,25: Bs.......................
____ de
0,125: Bs.......................
____ de
0,10: Bs.......................
____ de
0,05: Bs.......................
____ de
0,01: Bs.....
Total Monedas
Billetes:
____ de
500:
Bs.......................
____ de
100:
Bs.......................
____ de
50:
Bs.......................
____ de
20:
Bs......................
____ de
10:
Bs......................
____ de
5:
Bs......................
____ de
2:
Bs......................
Total Billetes
Total Efectivo
Bs..............................

Bs.____________

Bs. ____________

CHEQUES:
Nmero
Fecha ___
____________
____________
Total Cheques

Banco
_______________

Bolvares__
_____________
Bs............................

TARJETAS DE CRDITO
Nmero
Clase ___
____________
____________
Total Tarjetas de crdito

Banco
_______________

Bolvares__
_____________
Bs............................

COMPROBANTES:
Nmero
Fecha __
____________
____________
Total Comprobantes

Beneficiario
_______________

__ Bolvares__
_____________
Bs. ____________

Bs.

TOTAL ARQUEO

Recibo del custodio: Los fondos que arriba se especifican fueron contados en mi presencia y pertenecen a
la empresa, siendo los nicos que estaban en mi poder al
/
/
, y me fueron devueltos a mi entera
satisfaccin despus de ser contados.
___________________________
Firma del Custodio

Ilustracin 9.14. Hoja de arqueo

238

Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes

7)

Ingresos por depositar incluidos en el arqueo.

Con el fin de cerciorarse de que los fondos por depositar encontrados en la caja general
son legtimos, debe exigirse que tales fondos sean depositados ntegramente en el
banco, a ms tardar en el da hbil siguiente al arqueo. Ello debe ser comprobado
posteriormente mediante la obtencin de la copia de la planilla de depsito
correspondiente, comparando el contenido de la misma con los fondos encontrados en el
arqueo. En caso de que tal depsito no sea hecho oportunamente o se encuentre alguna
discrepancia, debe ser investigada la causa.

DIFERENCIAS ENCONTRADAS EN LOS ARQUEOS.

Una vez hecho el conteo, el siguiente paso ser comparar el total obtenido en el arqueo con el
saldo que tenga la cuenta caja para ese momento en el libro mayor. De no haber ocurrido ningn
tipo de anormalidad, deben cuadrar.
Sin embargo, puede suceder que no cuadren y, en tal caso, aparecera lo que en contabilidad se
denomina "diferencias en caja".
El tratamiento que estas diferencias en caja reciben en contabilidad, depende del tipo de error que
ocasiona tal diferencia.
Bsicamente, los errores pueden ser voluntarios e involuntarios. Por el momento, nos
ocuparemos slo de los errores involuntarios. De los voluntarios hablaremos en este mismo
captulo cuando tratemos el tema de errores y fraudes.
Desde el punto de vista de quin los comete, los errores pueden ser:
a)
b)

Errores cometidos por el cajero.

Errores cometidos por contabilidad.

TRATAMIENTO CONTABLE A LOS ERRORES COMETIDOS.

Los errores involuntarios cometidos pueden ser de naturaleza muy variada. Comentaremos aqu
algunos de los ms comunes, as como la forma en que la contabilidad acta para solucionar cada
caso. Para ello nos basaremos en el desarrollo de eventos hipotticos sustentados en cifras
pequeas para lograr mayor claridad en las explicaciones.
Ejemplo 1
1)

El 20-01-2014 se hizo un arqueo de caja. El total del mismo alcanz a Bs. 10.560,oo,
mientras que el saldo de la cuenta caja era de Bs. 11.560,oo.

2)

El 25-01-2014 se determin que la diferencia se debi a que el 19-01-2014 el cajero haba

hecho el depsito 2940 por Bs. 1.000,oo en el Banco Venezuela pero, la copia de la planilla
de depsito, no haba sido enviada a contabilidad para su registro.

Se pide:
a)
b)

Registrar la diferencia detectada en el arqueo.

Registrar la correccin definitiva del error.

Centro de Contadores

239

Contabilidad Financiera
En primer lugar, establezcamos la diferencia encontrada:
11.560,oo
10.560,oo

Saldo segn la cuenta Caja

Saldo segn arqueo
Diferencia (de menos)

1.000,oo

Habiendo determinado la diferencia, se procede a registrar en contabilidad el hecho de que

se hizo un arqueo y se encontr una diferencia de menos por Bs. 1.000,oo. Esta diferencia
debe ser registrada en una cuenta transitoria denominada Diferencias en Caja por Localizar, la
cual permanecer abierta con ese saldo mientras se estn investigando las razones por las que
esa diferencia se produjo.
El asiento a realizar podramos razonarlo como sigue:
Quin recibi el dinero que falta en caja?
No se sabe. Existe una especie de "suspenso". Por lo tanto, mientras se
cargaremos a Diferencias en Caja por Localizar.

aclara, le

Quin entreg el dinero que falta?

Fue entregado por la caja. Luego se le abonar a Caja
Por lo expuesto, el asiento quedar como sigue (ilustracin 9.15).
FECHA
Enero

20

DESCRIPCIN

DEBE

--- X --DIFERENCIAS EN CAJA POR LOCALIZAR

CAJA

HABER

1.000,oo
1.000,oo

Para registrar diferencia (de menos) localizada en arqueo del 20-012014

Ilustracin 9.15
Si es pasado al mayor el asiento hecho, las cuentas quedarn como sigue (ilustracin 9.16)
DIFERENCIAS EN CAJA
POR LOCALIZAR

CAJA
DEBE
Saldo anterior

HABER

DEBE

11.560,oo
1.000,oo (1)

Saldo ajustado

HABER

10.560,oo

(1)
Saldo

1.000,oo
1.000,oo

Ilustracin 9.16

240

Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes

Como puede ser observado, al abonar a la cuenta Caja Bs. 1.000,oo, el saldo baj a
Bs. 10.560,oo, con lo cual queda cuadrado con el monto encontrado en el arqueo.
Sin embargo, la cuenta Diferencias de Caja por Localizar,
permanentemente que existe una situacin que debe ser aclarada.

estar

sealando

De hecho, se realizaron las investigaciones correspondientes y se determin que un depsito

de efectivo hecho en el banco el da 19-01-2014, no haba sido reportado a contabilidad, razn
por la cual tampoco haba sido registrado.
Una vez aclarada la causa de la diferencia, debe hacerse el asiento que sigue (ilustracin 9.17)
para regularizar las cuentas afectadas, el cual podramos razonar as:
Quin recibi el dinero que falt en caja?
El banco. Luego se le carga a la cuenta Bancos
Quin entreg el dinero que se deposit en el banco?
En realidad, lo entreg la caja. Sin embargo, ya a la cuenta Caja se le abon en el primer
asiento cuando se detect el faltante. Ahora, debe abonrsele a la cuenta Diferencias en
Caja por Localizar para eliminar ese hecho que ya, una vez aclarado, no existe.
El asiento a realizar sera:
FECHA
Enero

DESCRIPCIN
25

DEBE

--- X --BANCOS
DIFERENCIAS EN CAJA POR LOCALIZAR

HABER

1.000,oo
1.000,oo

Para registrar aclaracin faltante en arqueo del 20-01-2014.

Depsito N. 2940 Banco Venezuela

Ilustracin 9.17
Luego, al pasar al mayor el asiento realizado, las cuentas quedaran regularizadas como sigue
(ilustracin 9.18).
DIFERENCIA EN CAJA POR
LOCALIZAR

CAJA
DEBE

HABER

DEBE

HABER

BANCOS
DEBE

HABER

11.560,oo
1.000,oo (1)
10.560,oo

(1)

1.000,oo
1.000,oo

1.000,oo (2)
1.000,oo

(2) 1.000,oo
1.000,oo

Ilustracin 9.18
Observe que la cuenta Diferencias en Caja por Localizar qued cerrada, mientras que a
bancos, se le carg los Bs. 1.000,oo que se le haban depositado, pero que no se haba registrado.
Centro de Contadores

241

Contabilidad Financiera
Ejemplo 2
1)

El 15-03-2014, se hizo un arqueo de caja que arroj un total de Bs. 8.600,oo. El saldo de la
cuenta caja para esa fecha era de Bs. 7.200,oo.
El 28-03-2014, despus de una investigacin al respecto, se determin que la diferencia
se debi a que el da 10-03-2014, se hizo la cobranza de la factura 2849 al cliente A.
Lusitano por Bs. 700,oo y, en contabilidad, se hizo el siguiente asiento:

2)

FECHA

Marzo

DESCRIPCIN

10

--- X --CUENTAS POR COBRAR

CAJA

DEBE

HABER

700,oo
700,oo

Se Pide:
a)
b)

Registrar la diferencia de caja encontrada en el momento del arqueo.

Registrar la regularizacin como consecuencia de haber detectado el error.

En primer lugar, analicemos lo ocurrido. Se hizo un arqueo de caja y result lo siguiente:

Efectivo encontrado en el arqueo
Saldo segn la cuenta Caja

8.600,oo
7.200,oo

Diferencia (de ms)

1.400,oo

En vista de ello, desconociendo en este momento las razones de esa diferencia, el contador
razonar como sigue para registrar el hecho y dejar evidencia en contabilidad de lo ocurrido:
Qu cuenta recibe?
Es obvio que si en la caja hay Bs. 1.400,oo ms que el saldo que esta cuenta tiene en el
mayor, se asume que caja recibi ese monto y no ha sido registrado. Por lo tanto a Caja se
le carga.
Qu cuenta entrega?
Realmente, no se conoce en este momento la razn por la que caja recibi los
Bs. 1.400,oo; por lo tanto, existe un suspenso hasta que el hecho se aclare. Mientras tanto,
utilizaremos la cuenta Diferencias en Caja por Localizar, a la que le abonaremos los
Bs. 1.400,oo.
El asiento a realizar sera (ilustracin 9.19)
FECHA
Marzo

DESCRIPCIN
15

--- X --CAJA
DIFERENCIAS EN CAJA POR LOCALIZAR

DEBE

HABER

1.400,oo
1.400,oo

Para registrar diferencia en el arqueo del 15-03-2014

242

Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes

Al pasar este asiento al mayor, las cuentas quedaran como sigue (ilustracin 9.20)
DIFERENCIAS EN CAJA
POR LOCALIZAR

CAJA
DEBE
(1)
Saldo

HABER

DEBE

HABER

7.200,oo
1.400,oo

1.400,oo (1)

8.600,oo

1.400,oo

Saldo

Ilustracin 9.20
,
De esta forma observemos que el saldo de la cuenta caja, coincide con el monto encontrado en el
arqueo; es decir, Bs. 8.600,oo. Por su parte, la cuenta Diferencias en Caja por Localizar nos
est indicando que hay que investigar una diferencia en caja (sobrante) encontrada en el arqueo.
Despus de ello, las personas involucradas procedern a investigar y detectar las razones por las
que se pudo haber producido esa diferencia.
Pasado algn tiempo, se determin que esa diferencia, de ms, se debi a que se haba hecho
el cobro de una factura a un cliente por Bs. 700,oo y en contabilidad se hizo el siguiente asiento
(ilustracin 9.21)
FECHA
Marzo

DESCRIPCIN
10

--- X --CUENTAS POR COBRAR

CAJA

DEBE

HABER

700,oo
700,oo

Para registrar diferencia en el arqueo del 15-03-2014

Ilustracin 9.21
Es obvio que este asiento es incorrecto. Est hecho al revs. Se le abon a caja en vez de
cargarle y eso ocasion que la diferencia se duplicara. Adems, la Cuenta por Cobrar, tambin
qued errada ya que debi habrsele abonado en vez de cargarle.
Para corregir el error, deber ser revertido el asiento mal hecho pero por Bs. 1.400,oo como se
indica a continuacin (ilustracin 9.22)
FECHA
Marzo

DESCRIPCIN
28

--- X --DIFERENCIAS EN CAJA POR LOCALIZAR

CUENTAS POR COBRAR

DEBE

HABER

1.400,oo
1.400,oo

Ilustracin 9.22

Centro de Contadores

243

Contabilidad Financiera
Observe que, al hacer el asiento antes mostrado, han sido alcanzados dos objetivos:
1)

Habiendo quedado aclarada la causa de la diferencia en el arqueo, debe ser cerrada la

cuenta Diferencias en Caja por Localizar. Para ello, observe en la ilustracin 9.20 cmo
se encuentra esta cuenta. Tiene un saldo acreedor de Bs. 1.400,oo. Por lo tanto, para
cerrarla, se le debe cargar esa cantidad.

2)

Por otra parte, Cuentas por Cobrar debe ser tambin regularizada. Si observa la ilustracin
9.21, el asiento que all se muestra fue el que se hizo para registrar el cobro de una factura
a un cliente, y ya se coment que fue hecho al revs. Se le carg en vez de abonarle. Pues
bien, para corregir ese error, se le debe abonar a Cuentas por Cobrar Bs. 700,oo dos
veces: una, para anular el cargo mal hecho y otra, para hacerle el crdito que le
corresponde por tratarse del cobro de una factura. Es decir, se le debe abonar, en total,
Bs. 1.400,oo.

En realidad, cada error que se comete tiene caractersticas diferentes y, por lo tanto, la solucin
ser tambin diferente. En clase comentaremos algunos otros casos.

FRAUDES CON EL EFECTIVO EN CAJA.

El efectivo es uno de los bienes que ms estimula para cometer irregularidades. Por ello, el
sistema de control interno debe ser particularmente slido en esta rea, pues siempre habr la
posibilidad de que alguien est maquinando e ideando formas de apropiarse indebidamente de l.
Veamos a continuacin, algunas de las formas ms comnmente utilizadas para ello:
1)

Sustraccin de fondos de caja chica.

La caracterstica de fondo fijo que tiene esta caja, desestimula en parte la apropiacin
indebida de este fondo. Sin embargo, con alguna frecuencia se producen sustracciones
mediante la introduccin de comprobantes ficticios o de comprobantes que ya haban sido
reembolsados con anterioridad.
El examen detenido de los comprobantes de gastos que el custodio presente para su
reembolso, as como la inutilizacin de los mismos estampndoles un sello que diga
"CANCELADO", minimizar la posibilidad de robo por esta va.

2)

Centrfuga, traslapo o jineteo de fondos.

Consiste esta prctica en apropiarse del producto de una determinada cobranza, no
reportndola oportunamente. Posteriormente, al recibir otra cobranza por un monto igual o
superior a la anterior, reporta la primera cobranza sustrada apropindose de la diferencia, y
as sucesivamente. Expliqumoslo con un ejemplo. Suponga que se realizaron las siguientes
cobranzas:
Mayo
Mayo
Mayo
Mayo

244

01:
10:
12:
25:

Cliente
Cliente
Cliente
Cliente

A
B
C
D

Bs. 4.000,oo
Bs. 7.000,oo
Bs. 1.000,oo
Bs. 12.000,oo

Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes

Comentemos cmo se producira el jineteo de fondos:
Mayo 01: El primer paso consiste en que el cajero se apropia indebidamente de la cobranza
hecha al cliente A por Bs. 4.000,oo.
Mayo 10: El cajero recibe una nueva cobranza del cliente B por Bs. 7.000,oo, de los cuales
toma Bs. 4.000,oo y los reporta como cobranza del cliente A, apropindose de la
diferencia, Bs. 3.000,oo, con lo cual el desfalco asciende a Bs. 7.000,oo.
Mayo 12: El cajero recibe una nueva cobranza del cliente C por Bs. 1.000,oo y se los apropia,
no reportando la cobranza a contabilidad. Con ello, el monto del desfalco alcanza a
Bs. 8.000,oo.
Mayo 25: Se recibe una cobranza por Bs. 12.000,oo con lo cual:
a) El cajero reporta la cobranza del cliente B por Bs. 7.000,oo.
b) Tambin reporta la cobranza del cliente C por Bs. 1.000,oo.
c) Se apropia de la diferencia Bs. 5.000,oo. De esta forma el desfalco alcanza a
Bs. 12.000,oo.
Y as sucesivamente. Por supuesto, este tipo de irregularidades ser detectado rpidamente,
si se implanta un adecuado control interno, principalmente en lo relacionado con la divisin de
funciones, y se enva con regularidad a los clientes sus respectivos estados de cuenta. stos,
al notar que su pago no ha sido abonado en cuenta, con seguridad se comunicarn con la
empresa para expresar su inconformidad, y ah se iniciar la investigacin que conducir al
descubrimiento del desfalco.
3) Cobranzas hechas con cargo a cuentas diferentes de caja.
Si existe una adecuada divisin de funciones, se requiere que dos o ms personas estn de
acuerdo para que este desfalco pueda llevarse a cabo.
Consiste en realizar una cobranza a un cliente apropindose indebidamente del dinero y, en
vez de cargar a la cuenta caja, se debita a otras cuentas diferentes tales como, devoluciones y
descuentos, en cuyo caso, estara siendo presentada la transaccin como si se tratara de que
se est dando de baja una cuenta por cobrar o que, en vez de una cobranza, se est
registrando una devolucin o un descuento.
4) Bonificaciones y descuentos ficticios.
En este caso, el desfalco consistira en que, por ejemplo, se realiza una cobranza a un cliente
y, al reportarla, se registra como si se hubiese otorgado algn descuento, y, slo una parte,
como ingreso de efectivo.
5) Apertura de cuentas a clientes inexistentes.
Esta modalidad consiste en que, cuando se hace una venta a crdito, se le carga a una
cuenta de un cliente imaginario. Posteriormente, cuando el verdadero cliente paga, se
intercepta el dinero apropindoselo. Ms tarde se reporta la cuenta del cliente ficticio como
incobrable y se le da de baja.
Centro de Contadores

245

Contabilidad Financiera
As, podran ser escritas pginas y pginas donde se relataran infinidad de formas puestas en
prctica para desfalcar. Sin embargo, todas ellas han sido descubiertas ms tarde o ms
temprano. Realmente, donde estas irregularidades se han producido, tiene como elemento
comn un dbil o inexistente sistema de control interno. Este hecho es el mejor estimulante
para cometerlas. Por lo tanto, su esfuerzo como contador, no debe estar en cmo descubrir los
desfalcos, sino en cmo evitar que se cometan. Para lograrlo, no hay mejor medicina preventiva
que un buen sistema de control interno.

246

Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes

EJERCICIOS.

EJERCICIO 9.1.
1)
2)
3)
4)

Defina qu se entiende por efectivo y equivalentes al efectivo.

Defina efectivo en caja y mencione los rubros que lo conforman.
Defina qu es efectivo en bancos y los elementos que lo componen.
Existen una serie de elementos que pueden confundirse con el efectivo no sindolo.
Mencione cules.
5) Defina la cuenta Caja y en qu grupo de cul estado financiero debe ser presentada esta
cuenta.
6) Qu es la Caja Chica y para qu se utiliza?
7) Mencione los elementos de control interno que deben activarse en torno a:
a) Caja Chica.
b) Caja General.
8) Qu se entiende por arqueo de caja?
9) Para que un arqueo de caja sea til, se requiere que se cumplan ciertos aspectos. Diga
cules y explquelos brevemente.
10) Al hacer arqueos de caja, con frecuencia se encuentran diferencias. Comente brevemente
algunas causas por las que tales diferencias pueden presentarse.
11) Comente brevemente algunas formas de cometer fraudes.

EJERCICIO 9.2.
La empresa LA FLECHA C.A. decidi crear un fondo fijo de caja chica, la cual se regir por las
siguientes normas:
a) El fondo fijo ser de Bs. 300,oo.
b) Se podrn pagar gastos que no excedan de Bs. 40,oo.
c) Ser repuesto con cheque del Banco del Sur, cada vez que el fondo llega a Bs. 50,oo
menos.
Junio 01: Fue creado el fondo fijo mediante la emisin del cheque 3201 del Banco del Sur.
Junio 03: Se pag Bs. 30,oo por concepto de taxi.
Junio 04: Se pag Bs. 30,oo por concepto de gasolina para el equipo de transporte a la Bomba
El Drago.
Junio 04: El Kiosco La Prensa present factura por Bs. 35,oo por peridicos suministrados que
fueron pagados.
Junio 06: Se dio adelanto a cuenta de sueldos al trabajador Jos Prez por Bs. 40,oo.
Junio 08: Se pag gasolina para el equipo de transporte por Bs. 27,oo a la Bomba El Drago.
Junio 10: Se pag Bs. 33,oo por artculos de limpieza al Abasto Coimbra.
Junio 12: Se decidi incrementar el fondo fijo en Bs. 200,oo para lo cual se emiti el cheque
N. 3298 del Banco del Sur.
Centro de Contadores

247

Contabilidad Financiera
Junio 12:
Junio 15:
Junio 18:
Junio 22:
Junio 25:
Junio 28:
Junio 29:

Se pag Bs. 22,oo por artculos para la oficina a la Librera El Lpiz.

Se pag Bs. 30,50,oo por flete de ventas a Transporte El guila.
Se pag Bs. 21,oo a Cafetera El Marroncito por concepto de suministros de caf.
Se cancel el telfono por Bs. 40,oo.
Se pag Bs. 34,oo por peridicos al Kiosco La Prensa.
Se concedi un adelanto a cuenta de sueldo por Bs. 40,oo a Juan Gmez.
Se decidi reducir el fondo fijo de la caja Chica en Bs. 50,oo, cuyo monto fue
depositado en el Banco del Sur.
Junio 29: Se pag la luz por Bs. 39,oo.
Se pide:
1) Registrar en el diario la creacin del fondo fijo.
2) Elaborar el movimiento del mayor auxiliar de caja chica.
3) Realizar la clasificacin de los egresos habidos y hacer en el diario el asiento de la reposicin.

EJERCICIO 9.3.
Al hacer arqueos de caja se presentaron las situaciones que se relatan a continuacin. Realice los
asientos de diario necesarios para registrar la diferencia encontrada as como para registrar la
aclaracin de tal diferencia:
Caso 1:
a)

El efectivo encontrado en el arqueo fue de Bs. 260,oo, mientras que el saldo de la cuenta
Caja en contabilidad fue de Bs. 300,oo.

b)

Investigacin posterior determin que la diferencia se debi a que se haba comprado de

contado material de oficina y no se haba registrado.

Caso 2:
a)
b)
c)

Saldo de la cuenta Caja:

Bs. 600,oo.
Resultado del arqueo:
Bs. 400,oo.
El resultado de la investigacin informa que la diferencia se debi a que se haba pagado
una letra de cambio de Bs. 100,oo a un proveedor y fue hecho el siguiente asiento:

FECHA

DESCRIPCIN

--- X --CAJA
EFECTOS POR PAGAR

248

DEBE

HABER

100,oo
100,oo

Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes

Caso 3:
a)

Resultado del arqueo:

Saldo de la cuenta Caja:

Bs. 800,oo.
Bs. 500,oo.

b)

La investigacin inform que se haba cobrado una factura por Bs. 300,oo y no se haba
registrado.

Caso 4:
a)

Resultado del arqueo:

Saldo de la cuenta Caja:

b)

La investigacin inform que se haba vendido mercanca de contado por Bs. 40,oo y
se hizo el asiento que sigue:
FECHA

Bs. 100,oo.
Bs. 60,oo.

DESCRIPCIN

--- X --CUENTAS POR COBRAR

VENTAS

DEBE

HABER

40,oo
40,oo

Caso 5:
a)

Resultado del arqueo:

Saldo de la cuenta Caja:

b)

Se determin que la diferencia fue apropiada indebidamente por el cajero por lo que fue
despedido. Sus prestaciones sociales alcanzaron a Bs. 520,oo, lo cual fue pagado con un
cheque previa la deduccin del faltante.

Centro de Contadores

Bs. 70,oo.
Bs. 120,oo.

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