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RENATA LOURENO MENDES

REPRESENTAO DA INFORMAO: uma reflexo do Cdigo


de Classificao de Documentos de Arquivo da Fundao Oswaldo
Cruz

Dissertao de mestrado
Maro de 2012

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO DE JANEIRO UFRJ


FACULDADE DE ADMINISTRAO E CIENCIAS CONTBEIS - FACC
INSTITUTO DE INFORMAO EM CIENCIA E TECNOLOGIA
PROGRAMA DE PS-GRADUAO EM CINCIA DA INFORMAO-PPGCI

RENATA LOURENO MENDES

REPRESENTAO DA INFORMAO: uma reflexo do


Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo da Fundao
Oswaldo Cruz

Rio de Janeiro
2012

RENATA LOURENO MENDES

REPRESENTAO DA INFORMAO: uma reflexo do Cdigo de


Classificao de Documentos de Arquivo da Fundao Oswaldo Cruz

Dissertao de Mestrado apresentada ao Programa


de Ps-Graduao em Cincia da Informao,
convnio entre o Instituto Brasileiro de Informao
em Cincia e Tecnologia e a Universidade Federal
do Rio de Janeiro/Faculdade de Administrao e
Cincias Contbeis, como requisito parcial
obteno do ttulo de Mestre em Cincia da
Informao.

Orientadora: Prof. Rosali Fernandez de Souza, PhD

Rio de Janeiro
2012

M538 Mendes, Renata Loureno


Sistemas de organizao e representao do conhecimento: uma reflexo sobre
o uso do cdigo de classificao de documentos de arquivo da Fiocruz / Renata
Loureno Mendes. Rio de Janeiro: UFRJ / IBICT, 2012.
113 f. : 30cm.

Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao) Universidade Federal do


Rio de Janeiro; Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia.
Faculdade de Administrao e Cincias Contbeis. Rio de Janeiro, 2012.
1. Fiocruz Fundao Oswaldo Cruz. 2. Sistema de organizao do
conhecimento. 3. Classificao. I.Souza, Rosali Fernandez de (orient.). II
Universidade Federal do Rio de Janeiro. Instituto Brasileiro de Informao em
Cincia e Tecnologia. III.Ttulo

CDU 001.82

RENATA LOURENO MENDES

REPRESENTAO DA INFORMAO: uma reflexo do Cdigo de Classificao de


Documentos de Arquivo da Fundao Oswaldo Cruz
Dissertao de Mestrado apresentada ao Programa
de Ps-Graduao em Cincia da Informao,
convnio entre o Instituto Brasileiro de Informao
em Cincia e Tecnologia e a Universidade Federal
do Rio de Janeiro/Faculdade de Administrao e
Cincias Contbeis, como requisito parcial
obteno do ttulo de Mestre em Cincia da
Informao.
Aprovada em: _________________________
BANCA EXAMINADORA:
_______________________________________________________________________
Prof. Rosali Fernandez de Souza, PhD
(PPGCI IBICT/UFRJ)
______________________________________________________________________
Prof. Jorge Calmon de Almeida Biolchini, Dr.
(PPGCI IBICT/UFRJ)
_______________________________________________________________________
Prof. Paulo Roberto Elian dos Santos, Dr.
(PPGHCS/COC - FIOCRUZ)
___________________________________________________________________
Prof Maria Ceclia de Magalhes Molica, Dr
(PPGCI-IBICT/UFRJ)
Suplente interno
______________________________________________________________________
Prof. Marcos Luiz Cavalcanti de Miranda, Dr.
(PPGPMUS/UNIRIO)
Suplente externo

DEDICATRIA

Dedico esta dissertao a Deus pela instruo e ensinamento nos caminhos em que devo
seguir e aos meus pais pelo apoio e compreenso nos momentos mais difceis.

AGRADECIMENTOS

Meus agradecimentos so para todos os que de alguma forma contriburam para a


finalizao desta etapa em minha vida.
Meus sinceros agradecimentos a Professora Rosali Fernandez de Souza, orientadora e
amiga nesta jornada, no somente pelo profissionalismo mas tambm pelos momentos de
carinho, amizade e pacincia quando bateu o desnimo e o cansao. Pelo abrao
carinhoso e as palavras de compreenso nos momentos de dificuldade pessoal e
acadmica.
Ao meu amigo Antnio Victor Rodrigues Boto que tanto me incentivou no caminho
para o mestrado, antes mesmo de sermos alunos do IBICT, obrigada pelas revises, pelos
ensaios da apresentao, pelos textos, pelas tardes de estudo e conversa e pelos brindes.
Agradeo a Mauritania Forno, amiga e colega de trabalho pelo apoio e incentivo, pelas
lidas e relidas no texto e por dividir comigo parte da sua histria entrelaada ao projeto
SIGDA
Ao Robson Faustino pelo incentivo dos primeiros tempos.
A Tati Almeida por suas palavras doces e de tranqilas e tambm pela ficha catalogrfica
Aos meus amigos de toda a vida Luis Henriquez Cardoso e Alessandra Gouveia por
entenderem minha ausncia em muitos momentos e por acreditarem em mim
Aos irmos da Sara Nossa Terra pelas oraes,
A Artemis Soares pelas dicas valiosas para a finalizao do trabalho
Aos meus colegas de trabalho por compreenderem a ausncia para atender as demandas
do mestrado
Aos membros da banca de qualificao, prof. Jorge Calmon de Almeida Biolchini e prof.
Paulo Roberto Elian pelas sugestes e apontamentos que foram muito bem-vindos e
utilizados
Aos membros titulares e suplentes da banca de defesa, por aceitarem gentilmente o
convite.
Aos colegas do mestrado pelos almoos animados em meio correria das aulas e o
trabalho, que com certeza tornaram essa jornada mais leve e descontrada.

RESUMO

MENDES, Renata Loureno. Representao da informao: uma reflexo do Cdigo


de Classificao de Documentos de Arquivos da Fundao Oswaldo Cruz. Orientadora:
Rosali Fernandez de Souza. Rio de Janeiro, 2012. 115 f. Dissertao (Mestrado em
Cincia da Informao) Faculdade de Administrao e Cincias Contbeis, Instituto
Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia. Universidade Federal do Rio de
Janeiro. Rio de Janeiro, 2012 113 fl.

O presente trabalho tem como objetivo analisar o cdigo de classificao de documentos


de arquivo da Fiocruz (CCDA-Fiocruz) enquanto instrumento de organizao e
representao da informao arquivstica em uma instituio pblica com a misso de
produzir, disseminar e compartilhar conhecimentos e tecnologias voltadas para o
fortalecimento do Sistema nico de Sade (SUS).

A anlise feita a partir dos

princpios tericos da classificao, da gesto de documentos, e dos

princpios

arquivsticos de classificao. Investiga o treinamento para aplicao do CCDA-Fiocruz


e identifica demandas por alteraes entre a comunidade de prtica visando a adequao
do cdigo s demandas de informao da Fundao Oswaldo Cruz.

Palavras-chave: Classificao. Representao da informao. Cdigo de classificao

ABSTRACT
MENDES, Renata Loureno. Representao da informao: uma reflexo do Cdigo
de Classificao de Documentos de Arquivos da Fundao Oswaldo Cruz. Orientadora:
Rosali Fernandez de Souza. Rio de Janeiro, 2012. 113 f. Dissertao (Mestrado em
Cincia da Informao) Faculdade de Administrao e Cincias Contbeis, Instituto
Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia. Universidade Federal do Rio de
Janeiro. Rio de Janeiro, 2012.

The objective of the present work is to analyse the Fiocruz document classification code
in archive (CCDA-Fiocruz) as an instrument of organization and as a representation of
archival information in a public health foundation.

Presents Fiocruz institutional

environment in the context of history, mission, functions and in the setting National
Archives National Policy. The analyses CCDA-Fiocruz are developed by an exploratory
qualitative approach through the colletion of bibliographic and empirical data. Searches
theoretical contributions of Classification Theory principles, document management, and
archival classificatory principles classification. Investigates about characteristics of use
and training of CCDA-Fiocruz. Finally points out the demands for changes in the
CCDA-Fiocruz aiming to improve Its performnce acording to

Oswaldo

Foundation users demands

Keywords: Classification. Information Representation. classification code

Cruz

LISTA DE ILUSTRAO

Figura 1

Exemplo de hospitalidade em cadeia e hospitalidade em


em fileira

78

Figura 2

Colaboradores treinados no perodo de 1996-2011

99

Quadro 1

Estrutura Organizacional da FIOCRUZ

21

Quadro 2

Histrico do desenvolvimento da poltica de gesto de


documentos na FIOCRUZ

30

Quadro 3

Categorias de Ranganathan - PMEST

39

Quadro 4

Organograma FIOCRUZ com indicao das reas


integradas ao SIGDA

69

Quadro 5

Exemplo de renques e cadeias extrado do CCDA-Fiocruz

73

Quadro 6

Classe 100 representao da proposta de mudana

85

Quadro 7

Subclasse 160 Estrutura atual do cdigo x estrutura


proposta

86

Quadro 8

Classe 200 propostas de mudana e justificativa

88

LISTA DE SIGLAS

CCDA-CONARQ

Cdigo de classificao de documentos de arquivo do Conselho Nacional


de Arquivo

CCDA-Fiocruz

Cdigo de classificao de documentos de arquivos da Fiocruz

CDD

Cdigo Decimal de Dewey

C&T

Cincia e Tecnologia

CIPA

Comisso interna de preveno de acidentes

CONARQ

Conselho Nacional de Arquivos

CPLP

Comunidades de Pases de Lngua Portuguesa

FIOCRUZ

Fundao Oswaldo Cruz

IBMP

Instituto de Biologia Molecular do Paran

SAF

Secretaria de Administrao Federal

SEPLAN

Secretaria de Planejamento

SISG

Sistemas Gerais de Administrao Financeira Federal

SUS

Sistema nico de Sade

UNESCO

Organizao das Naes Unidas para Educao a Cincia e a Cultura

SUMRIO
1

INTRODUO ___________________________________________

12

CONTEXTUALIZAO DO AMBIENTE DE ESTUDO E


CARACTERIZAO DO OBJETO DE ANLISE ______________

15

2.1

Caracterizando a Fiocruz como ambiente do estudo _______________

16

2.2

A gesto de documentos na Fiocruz e o cdigo de classificao de


documentos de arquivo CCDA-Fiocruz._________________________

26

3.

OBJETIVOS _____________________________________________

32

4.

REFERENCIAL TERICO _________________________________

33

4.1

A Gesto de Documentos ___________________________________

33

4.2

Princpios e elementos dos sistemas de classificao bibliogrficas ___

37

4.3

Princpios arquivsticos de classificao ________________________

46

4.4

Elementos e princpios de classificao na organizao e representao


da informao arquivstica em instrumentos de classificao ________

52

METODOLOGIA _________________________________________

61

ANLISE DOS DADOS E INTERPRETAO DOS


RESULTADOS ___________________________________________

67

CONSIDERAES FINAIS_________________________________

101

REFERNCIAS ___________________________________________
ANEXO I ROTEIRO DA ENTREVISTA ESTRUTURADA ______

108
113

12

INTRODUO

A sociedade contempornea, caracterizada pelas frequentes mudanas necessita


de informao para se posicionar perante os desafios cotidianos, impostos pelas
demandas informacionais. Do mesmo modo, a informao tambm instrumento bsico
de pesquisa, planejamento e tomada de deciso.
A informao na esfera pblica permite a confirmao de direitos e deveres,
garantindo ao indivduo o exerccio da cidadania. E, considerando a informao como
base da gerao de conhecimento no mundo atual, a garantia de acesso constitui um fator
relevante para o desenvolvimento integrado e a consolidao da democracia.
Tendo em vista o imenso volume de documentos produzidos e em circulao hoje
em dia, o conjunto de dados e informaes organizados relativos administrao pblica
possui importncia estratgica para a sociedade. Os rgos pblicos e instituies
privilegiam a informao escrita independente do suporte em que esto registradas,
ocasionando a produo e reproduo de documentos em nmero exponencial.
Os arquivos tm co-responsabilidade junto aos rgos pblicos e/ou entidades
privadas no processo de recuperao da informao em benefcio da divulgao
cientfica, tecnolgica, cultural e social, bem como do testemunho jurdico e histrico.
Para que os arquivos pblicos promovam a cidadania preciso que haja uma
poltica institucional de gesto de documentos definida. Esta poltica deve abranger a
observncia de todas as responsabilidades administrativas e legais da organizao,
objetivos e as formas de documentar e prestar contas das atividades. Isto inclui a
definio de regras de produo, registro, descrio, tramitao, recepo, acesso,
avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria visando a
guarda permanente.
A criao de programas de gesto de documentos desenvolvidos em trs fases
bsicas: produo, utilizao/conservao e destinao, torna os arquivos uma exigncia
institucional, pois a gesto considera a misso da instituio,

trajetria histrica,

organizao, os direitos e deveres que acumula e as relaes externas com outros rgos

13

e instituies. investigando a misso da instituio, as funes, atividades e


tarefas administrativas que se conhece aos produtos e subprodutos dessas aes. esse
processo que atribui ao documento de arquivo natureza nica, caractersticas,
especificidades e o sentido da produo.
Uma efetiva gesto abrange todo o ciclo de vida dos documentos: produo,
tramitao, uso, avaliao e destinao. Alm disso, a gesto deve possibilitar aos
diversos nveis gerenciais e operacionais a localizao de informaes servindo de
suporte documental para a tomada de decises estratgicas, tticas e operacionais das
organizaes.

A ausncia de procedimentos de gesto pode acarretar uma srie de

prejuzos como insatisfao dos usurios, perdas financeiras e sanes de ordem fiscal e
legal alm de entraves na execuo dos processos administrativos. Nesse contexto, as
atividades voltadas organizao e representao das informaes arquivsticas so
relevantes recuperao e melhoria dos processos administrativos.
Em base do panorama geral sobre a representatividade dos arquivos na sociedade
e nas instituies pblicas o presente estudo sugere uma reflexo acerca do sistema de
organizao e representao da informao em documentos de arquivo adotado na
Fundao Oswaldo Cruz (Fiocruz), materializado no Cdigo de Classificao de
Documentos de Arquivo.
A Fiocruz no intuito de alinhar-se a Poltica Nacional de Arquivo define uma
linha de ao referente gesto de documentos. Entre estas aes adota um modelo de
instrumento de classificao de documentos: o Cdigo de Classificao de Documentos
de Arquivos da Fiocruz considerado neste trabalho pela sigla CCDA-Fiocruz.
Em torno deste instrumento de classificao foram delimitados os objetivos e
referencial terico a fim de proceder a anlise do instrumento luz dos elementos e
princpios de classificao bibliogrficos e arquivsticos. Alm de identificar as
necessidades da comunidade usuria do cdigo em relao s demandas de informao.
A escolha do tema partiu da necessidade de reflexo sobre a adequao do
CCDA-Fiocruz s demandas de informao da instituio caracterizada por tamanha
complexidade e diversidade de atividades e funes.

Outro ponto considerado na

14

escolha do tema foi promover uma avaliao do uso do cdigo de classificao, alm de
identificar as demandas por alterao para melhor adequ-lo a representao das funes
e atividades na composio atual.
A fim de alcanar tais objetivos, contextualizou-se a instituio na dinmica e
complexidade institucionais, tentando esclarecer sua relao com a sociedade atravs do
atendimento das demandas do Sistema nico de Sade (SUS) e a relao com a Poltica
Nacional de Arquivos. O compromisso com as Polticas da Sade e com a Poltica
Nacional de Arquivos e a Sociedade foi, sem dvida, uma motivao para a implantao
de diretrizes e da poltica de gesto de documentos de arquivos na instituio.
A contextualizao do ambiente de anlise foi oportuna a fim de promover o
conhecimento da instituio, e servir como elemento verificador da coerncia entre as
funes e atividades da instituio e a estrutura do cdigo de classificao em suas
classes subclasses que se predispem a representar as funes e atividades da Fiocruz.
Prosseguindo o estudo traaram-se os objetivos em torno da proposta de efetuar
anlise do CCDA- Fiocruz luz dos sistemas de organizao do conhecimento visando
investigar a sua adequao s demandas de informao da instituio. Especificamente
foram selecionados elementos e princpios de classificao arquivsticos e bibliogrficos
como aportes na anlise do cdigo frente s necessidades de informao da instituio e
o uso do instrumento entre a comunidade usuria.
O presente trabalho situou-se no espao do conhecimento arquivstico nos temas
de gesto de documentos e nos princpios arquivsticos de classificao. Buscou um
dilogo com a Teoria da Classificao e aporte nos Sistemas de Classificao
Bibliogrfica e na disciplina Organizao do Conhecimento visando selecionar os
elementos e princpios de construo do objeto de anlise: o CCDA-Fiocruz.
Foram selecionados elementos e princpios de classificao dos sistemas de
classificao bibliogrfica e arquivsticos e tentou-se relacion-los estrutura dos
instrumentos de classificao de documentos arquivsticos em geral e, depois
especificamente, para o CCDA-Fiocruz.

15

Como parmetro para efetuar a anlise optou-se pela proposta terico


metodolgica de Souza (2007) acrescida das consideraes de Rios e Cordeiro (2010).
Por fim, partindo-se dos dados empricos foi possvel traar um quadro geral
sobre a utilizao do CCDA-Fiocruz nas unidades tcnico-cientficas do Campus de
Manguinhos aps 15 anos de implantao do Sistema de Gesto de Documentos de
Arquivo da Fiocruz (SIGDA).
Tambm como resultado da pesquisa identificaram-se as facetas de treinamento,
alm do curso oficial de gesto de documentos, para a utilizao do CCDA-Fiocruz
dentro da instituio, atualmente. Tambm foi possvel identificar a expectativa da
comunidade usuria em relao ao treinamento disponibilizado pelo SIGDA.
Constatou-se que as demandas por alterao so por adequao de conceitos, da
estrutura do CCDA-Fiocruz, da incluso de termos compatveis com a terminologia da
rea e reformulao das notas explicativas sobre as classes e subclasses. Estas propostas
de alterao na estrutura do cdigo visam adequ-lo s demandas informacionais e de
uso. Constatou-se que a motivao para a aplicao do instrumento de classificao na
Fiocruz est diretamente ligada natureza e organizao da unidade, a qualidade dos
processos de trabalho e das pessoas responsveis por sua viabilizao.

CONTEXTUALIZAO DO AMBIENTE DE ESTUDO E


CARACTERIZAO DO OBJETO DE ANLISE

A contextualizao da Fiocruz como o ambiente do estudo tem o objetivo de


conhecer a instituio quanto extenso e natureza das atividades nela desenvolvidas
face s questes de organizao e representao da informao. Especificamente a
estrutura organizacional e as funes que do origem ao contedo informacional dos
arquivos. O conhecimento da estrutura organizacional e funcional da Fiocruz parte
integrante do objeto de anlise do presente trabalho que o Cdigo de Classificao de
Documentos de Arquivos da Fiocruz - CCDA-Fiocruz.

16

2.1 Caracterizando a Fiocruz como ambiente do estudo


Criada em 25 de maio de 1900, com o nome de Instituto Soroterpico Federal, a
Fiocruz nasceu com a misso de combater os problemas da sade pblica brasileira. Para
isso, moldou-se ao longo de sua histria como centro de conhecimento da realidade do
pas e de valorizao da medicina experimental.
Em 1902 Oswaldo Cruz assumiu a direo geral do Instituto ampliando as
atividades que passaram a incluir a pesquisa bsica aplicada e a formao de recursos
humanos, deixando de se restringir fabricao de soro antipestoso.
Em 1903 Oswaldo Cruz foi nomeado Diretor Geral de Sade Pblica, cargo que
corresponde atualmente ao de Ministro da Sade. Utilizando o Instituto Soroterpico
Federal como base de apoio tcnico-cientfico Oswaldo Cruz deflagrou campanhas de
saneamento, especialmente na cidade do Rio de Janeiro, que na poca foi assolada por
surtos e epidemias de peste bubnica, febre amarela e varola. Em poucos meses, com o
extermnio dos ratos, cujas pulgas transmitiam a doena, a incidncia de peste bubnica
diminuiu. Assim, mesmo enfrentando uma oposio, inclusive um levante popular, a
Revolta da Vacina, o sanitarista obteve sucesso recebendo a medalha de ouro na
Exposio de Berlim, anexa ao XIV Congresso Internacional de Higiene e Demografia,
em setembro de 1907.
Em 1908 o Instituto Soroterpico Federal foi rebatizado como Instituto Oswaldo
Cruz. Nesse ano, as campanhas de saneamento capitaneadas pelo sanitarista passaram a
atingir o interior do pas, o que colaborou de forma decisiva para o desenvolvimento
nacional. O levantamento pioneiro sobre as condies de vida das populaes do interior,
realizados pelos cientistas de Manguinhos fundamentou debates e resultou na criao do
Departamento Nacional de Sade Pblica, em 1920.
Aps a Revoluo de 30, o Instituto foi transferido para o recm criado Ministrio
da Educao e Sade Pblica. Embora beneficiado com maior aporte de recursos
federais, Manguinhos perdeu autonomia e parte do pessoal tornando-se mais vulnervel
s interferncias polticas externas.

17

Nas dcadas de 50 e 60 o Instituto defendeu o movimento para a criao do


Ministrio da Cincia e a transferncia do setor de pesquisa para o novo rgo. No
entanto, o Ministrio da Educao e Sade Pblica dava prioridade para a produo de
vacinas. Esta polmica culminou no Massacre de Manguinhos, em 1970, com a cassao
dos direitos polticos e aposentadoria de dez renomados pesquisadores da instituio.
Em 1970, foi instituda a Fundao Oswaldo Cruz, congregando inicialmente o
ento Instituto Oswaldo Cruz, a Fundao de Recursos Humanos para a Sade
(posteriormente Escola Nacional de Sade Publica, ENSP) e o Instituto Fernandes
Figueira (IFF). As demais unidades que hoje compem a Fiocruz foram incorporadas ao
longo dos anos.
A criao da primeira das atuais unidades da Fiocruz data de cerca de 109 anos.
Em mais de 100 anos de existncia, a Fiocruz vem incorporando novas unidades que
caracterizam a atual complexidade e diversidade, tornando-a a principal instituio de
cincia e tecnologia no campo da sade no pas.
A finalidade da instituio, de acordo com o Decreto n 4.725, de 09 de junho de
2003, :
I participar da formulao e da execuo da Poltica Nacional de Sade, da Poltica
Nacional de Cincia e Tecnologia e da Poltica Nacional de Educao, as duas ltimas na
rea da sade;
II promover e realizar pesquisas bsicas e aplicadas, assim como propor critrios e
mecanismos para o desenvolvimento das atividades de pesquisa e tecnologia para a
sade;
III formar e capacitar recursos humanos para a sade e cincia e tecnologia;
IV desenvolver tecnologias de produo, produtos e processos e outras tecnologias de
interesse para a sade;
V desenvolver atividades de referncia para a vigilncia e o controle da qualidade em
sade;
VI fabricar produtos biolgicos, profilticos, medicamentos, frmacos e outros
produtos de interesse para a sade;

18

VIl desenvolver atividades assistenciais de referncia, em apoio ao Sistema nico de


Sade, ao desenvolvimento cientfico e tecnolgico e aos projetos de pesquisa;
VIII desenvolver atividades de produo, captao e armazenamento, anlise e difuso
da informao para a sade, cincia e tecnologia;
IX desenvolver atividades de prestao de servios e cooperao tcnica no campo da
sade, cincia e tecnologia;
X - preservar, valorizar e divulgar o patrimnio histrico, cultural e cientfico da Fiocruz
e contribuir para a preservao da memria da sade e das cincias biomdicas; e
XI promover atividades de pesquisa, ensino, desenvolvimento tecnolgico e cooperao
tcnica voltada para preservao do meio ambiente e da biodiversidade.
Baseado em tais finalidades e na complexidade apresentada, o principal rgo de
deliberao da Fiocruz, o Congresso Interno, em 2010 define a misso da Fiocruz como:
Produzir, disseminar e compartilhar conhecimentos e tecnologias voltados para o
fortalecimento e a consolidao do Sistema nico de Sade (SUS) e que contribuam para
a promoo da sade e da qualidade de vida da populao brasileira, para a reduo das
desigualdades sociais e para a dinmica nacional de inovao, tendo a defesa do direito
sade e da cidadania ampla como valores centrais.
O Congresso Interno o rgo mximo de representao institucional da
Fundao Oswaldo Cruz. Compete deliberar sobre assuntos estratgicos relacionados ao
macroprojeto institucional, sobre o regimento interno e propostas de alterao do
estatuto, bem como sobre matrias que possam interferir nos rumos da instituio. O
Congresso acontece a cada quatro anos, sempre no primeiro ano de cada nova gesto da
Presidncia da Fiocruz.
Para realizao a Presidncia da Fiocruz elabora um documento-base que
discutido e aprimorado pelo Conselho Deliberativo da Fiocruz, bem como pelos
trabalhadores de todas as unidades da Fundao. Aps os debates, as unidades elegem
democraticamente os seus delegados, que votaro as proposies do texto nas datas
marcadas para a plenria do Congresso.

19

Resumindo, a Fiocruz possui um processo democrtico de gesto e hoje a


instituio, vinculada ao Ministrio da Sade abriga atividades que incluem o
desenvolvimento de pesquisas, a prestao de servios hospitalares e ambulatoriais de
referencia em sade, a fabricao de vacinas, medicamentos, reagentes e kits de
diagnstico; o ensino e a formao de recursos humanos; a informao e a comunicao
em sade, cincia e tecnologia; o controle da qualidade de produtos e servios; e a
implementao de programas sociais.
A Fiocruz integra na misso a articulao entre a gerao de conhecimento
cientfico e o desenvolvimento de tecnologias, a produo de insumos estratgicos em
sade, a oferta de servios de diagnstico, de anlise da qualidade de produtos, de
ateno especializada sade e de distribuio de medicamentos, o ensino, a cooperao
tcnica em mbitos nacional e internacional e a informao e comunicao em sade,
com a finalidade de proporcionar apoio estratgico ao SUS.
Nesse contexto, a Instituio trabalha para alcanar os seguintes objetivos
estratgicos:

Gerar inovaes tecnolgicas (servios e produtos) em sade e dissemin-las,


com vistas a garantir o acesso da populao a insumos estratgicos e a ampliar a
autonomia do Estado na proviso destes insumos;

Desenvolver, experimentar e avaliar modelos de ateno sade na perspectiva


de redes integradas de servios, centrados na integralidade de ateno e na
qualidade do cuidado;

Gerar e dar acesso a informaes e conhecimentos estratgicos em sade, com


vistas a dar suporte ao processo de formulao e implantao de polticas pblicas
que impactem nos determinantes e condicionantes sociais da sade;

Colaborar para ampliar a capacidade nacional de vigilncia em sade, por meio da


produo de conhecimentos, metodologias e modelos de interveno, e mediante
parcerias nacionais e internacionais;

20

Intensificar a formao de quadros estratgicos para o SUS, em escala nacional,


mobilizando a rede instalada de instituies formadoras;

Contribuir para a reduo dos riscos sade, aos quais esto expostas as
populaes mais vulnerveis do pas, incluindo populaes urbanas e rurais
marginalizadas, populaes indgenas e quilombolas, e populao de fronteira e
acampados.
Os objetivos estratgicos esto alinhados a programao plurianual regular do

Governo Federal, assim a Fiocruz imprime esforos para apoiar e fornecer bases
institucionais poltica federal no intuito de fortalecer o desenvolvimento do pas na rea
da inovao tecnolgica e referencial ao setor sade. Para tanto, em 2010 a Fiocruz
manteve a estrutura de planejamento alinhada ao Plano Plurianual do Ministrio da Sade
e do Governo Federal atravs do desenho de suas aes programticas e objetivos
institucionais vinculados aos macros objetivos governamentais.
Geograficamente, a Fiocruz tem base instalada em um campus de 800.000 m2 no
bairro de Manguinhos, Zona Norte do Rio de Janeiro. Em torno dos trs histricos
prdios do antigo Instituto Soroterpico Federal o Pavilho Mourisco, o Pavilho do
Relgio e a cavalaria funcionam nove das quinze unidades tcnico-cientficas e todas
as unidades de apoio tcnico-administrativas. Outras unidades situam-se nas cidades do
Rio de janeiro, Belo Horizonte, Salvador, Recife, Manaus e Curitiba.
Alm das unidades fixas, a Fiocruz est presente em todo o territrio brasileiro,
seja atravs do suporte do SUS, na formulao de estratgias de sade pblica, nas
atividades de seus pesquisadores, nas expedies cientficas ou no alcance de servios e
produtos em sade.
O Quadro 1 apresenta a estrutura organizacional da Fiocruz, com suas unidades
tcnico-administrativas, tcnico-cientficas, tcnicas de apoio e a unidades de assessoria a
presidncia.

21

Quadro 1 Estrutura organizacional da FIOCRUZ


Fonte: Portal Fiocruz http://www.fiocruz.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=5 Acesso em: 20 jun. 2011.

A seguir so apresentados os significados das abreviaturas e siglas do Quadro 1.


rgos de Assistncia direta Presidncia
Gabinete

Gabinete da Presidncia

Procuradoria

Procuradoria Federal da Fiocruz

CCS

Auditoria Interna

CRIS

Centro de Relaes Internacional em Sade

Ouvidoria

Ouvidoria da Fiocruz

22

Auditoria

Auditoria Interna

DIREB

Diretoria Regional de Braslia

GESTEC

Coordenao de Gesto Tecnolgica

Unidades tcnico-administrativas
DIRAC

Diretoria de Administrao do Campus

DIREH

Diretoria de Recursos

DIRAD

Diretoria de Administrao

DIPLAN

Diretoria de Planejamento Estratgico

Unidade tcnica de apoio


CECAL

Centro de Criao de Animais de Laboratrio

Unidades tcnico cientificas


IFF

Instituto Fernandes Figueira

IPEC

Instituto de Pesquisa Evandro Chagas

IOC

Instituto Oswaldo Cruz

ICC

Instituto Carlos Chagas

CPqAM

Centro de Pesquisas Aggeu Magalhes

CPqRR

Centro de Pesquisa Ren Rachou

CPqLMD

Centro de Pesquisas Lenidas e Maria Deane

CPqGM

Centro de Pesquisa Gonalo Muniz

ENSP

Escola Nacional de Sade Pblica Srgio Arouca

EPSJV

Escola Politcnica de Sade Jos Venncio

COC

Casa de Oswaldo Cruz

ICICT

Instituto de Informao Cincia e Tecnologia

23

Bio-mnguinhos

Instituto Tecnolgico em Imunobiolgicos

Far-manguinhos

Instituto de Tecnologia em Frmacos

INCQS

Instituto Nacional de Controle da Qualidade

FIOCRUZ FRICA

Escritrio Regional de Representao da Fiocruz frica

A seguir apresentamos resumo das unidades que participaram do levantamento


de dados empricos atravs de entrevistas estruturadas. A contextualizao em particular
destas unidades vlida no sentido de demonstrar e reforar a complexidade de cada uma
dessas reas finalsticas e administrativa e ajudar na compreenso do contexto de
produo do CCDA-Fiocruz e a representao das funes de tais unidades nas classes
principais do cdigo de classificao. Optou-se no apresentar os objetivos e misso das
unidades de assistncia direta presidncia, das unidades tcnicas de apoio, e demais
unidades administrativas e tcnico-cientficas, pois se considerou que o recorte nas
unidades selecionadas representativo do todo da instituio em relao s funes e
atividades.
As informaes apresentadas, incluindo organograma esto contidas no relatrio
de gesto de 2010 disponveis em: http://www.fiocruz.br/media/rel_gestao_2010.pdf .
Acesso em: 22 jan 2012. As unidades escolhidas para participar do levantamento de
dados emprico aparecem a seguir em ordem cronolgica de criao/incorporao a
Fiocruz, segundo informaes contidas no relatrio citado.

UNIDADES TCNICO-CIENTFICAS
Instituto Oswaldo Cruz - IOC
a primeira das unidades organizacionais da Fiocruz e o principal rgo de pesquisa
biomdica. Foi criado por Oswaldo Cruz em 1900 como Instituto Soroterpico Federal e
tem definida sua misso como promover poltica, gesto e aes de pesquisa,
desenvolvimento tecnolgico, formao de recursos humanos informao, comunicao e
prestao de servios de referencia da rea biomdica.

24

Escola Nacional de Sade Pblica Srgio Arouca ENSP


Criada em 1954, a ENSP tem sua misso definida como atuar na formao de pessoal de
nvel superior especializado na produo de conhecimento e na prestao de servios na
rea da sade pblica, alm de oferecer cooperao tcnica a diversos estados e
municpios do pas.
Instituto de Tecnologia em Frmacos - Far-manguinhos
Teve origem no Servio de Medicamento do Departamento Nacional de Endemias
Rurais, em 1956. Na dcada de 1970 foi integrado Fiocruz. A misso atual de Farmanguinhos desenvolver tecnologia e produzir medicamentos essenciais a populao,
priorizando os programas estratgicos do Ministrio da Sade e atendendo
completamente s secretarias estaduais e municipais de sade.
Instituto de Tecnologia em Imunobiolgicos Bio-manguinhos
Nasceu como Instituto Soroterpico destinado a produzir soros e vacinas. No entanto s
em 1976 comeou a ganhar feio industrial que tem hoje, voltada para contribuir para a
melhoria dos padres da sade pblica brasileira, atravs da pesquisa tecnolgica para
desenvolvimento de produtos e produo de imunobiolgicos, visando atender s
demandas geradas pelo quadro epidemiolgico mundial e do pas.
Instituto Nacional de Controle da Qualidade em Sade INCQS
Zelar pela qualidade dos produtos consumidos pela populao a tarefa do INCQS.
Inaugurado em 1981, o principal rgo nacional de referncia nas questes tecnolgicas
e normativas referentes ao controle da qualidade de produtos, insumos, ambientes e
servios no contexto do Sistema Nacional de Vigilncia Sanitria, do Programa Nacional
de Imunizao e de outros, no mbito do SUS.
Casa de Oswaldo Cruz COC
Criada em 1980, com propsito de realizar as potencialidades de Manguinhos nos
campos da cultura e memria histrica, a COC promove a preservao da memria da
Fiocruz e a realizao de atividades de pesquisa, ensino, documentao e divulgao
relativas histria da sade pblica e das cincias biomdicas. Realiza tambm

25

atividades nas reas de arquivo e documentao histrica, de preservao do patrimnio


arquitetnico de Manguinhos e de educao e divulgao cientfica.
Escola Politcnica de Sade Jos Venncio EPSJV
Criada em 1985, objetiva promover a educao profissional em sade, prioritariamente
em mbito nacional atravs da coordenao e implementao de programas de ensino em
reas estratgicas para a sade pblica e para cincia e tecnologia em sade. Elaborar
projetos de poltica, regulamentao, currculos, cursos, metodologias e tecnologias
educacionais e da produo e divulgao de conhecimento na rea de trabalho educao e
sade
Instituto de Pesquisa Evandro Chagas IPEC
Concebido por Oswaldo Cruz, em 1912, s foi efetivamente criado seis anos depois, com
o nome de Hospital Oswaldo Cruz. Firmou-se nos anos seguintes sob a direo do
sanitarista Evandro Chagas que ao morrer, em 1940 seria homenageado com a troca do
nome do hospital. Embora tenha se dedicado a infectologia, s em 1986 recebeu a
configurao que tem hoje: uma equipe multiprofissional voltada para o estudo de
molstias infecciosas e parasitrias de alto impacto social.

O IPEC operou como

departamento do IOC at sua constituio como uma nova unidade da Fiocruz em 1999.
Inicialmente denominado centro de Pesquisas Hospital Evandro Chagas, adquiriu sua
denominao atual em 2002.
Instituto de Comunicao e Informao Cientfica e Tecnolgica em Sade ICICT
Criado em 1986 foi uma das iniciativas da Fundao para impulsionar a atuao no
campo da informao e comunicao em sade. Participa da formulao de polticas,
desenvolve estratgias e executa aes de informao e comunicao no campo da
cincia e tecnologia em sade, visando identificar e atender as demandas internas, assim
como demandas sociais, do SUS e de outros rgos governamentais.

26

UNIDADE TCNICO-ADMINISTRATIVA
Diretoria de Administrao DIRAD
Unidade integrante dos Sistemas Gerais SISG de Administrao Financeira Federal e
de Contabilidade Federal, tendo como misso desenvolver, disponibilizar e implementar
solues e prticas de gesto administrativa para o alcance da misso da Fiocruz.
responsvel por planejar, coordenar, supervisionar e executar atividades relativas s
operaes comerciais nacionais e internacionais gesto econmica, financeira, contbil
e dos bens mveis; s informaes gerenciais na rea administrativa; e dar suporte
administrativo as demais unidades da Fiocruz.
Contextualizadas no cenrio interno da instituio e poltico do pas como se
verificou com a apresentao anterior, a atuao integrada de todas as unidades da
Fiocruz visam a pesquisa, ensino, e desenvolvimento tecnolgico e preservao da
memria da sade no Brasil. A instituio atravs da Casa de Oswaldo Cruz (COC)
concebeu a idia de implantar uma poltica de gesto de documentos. Tal poltica teria
como objetivo gerir o processo de registro de informaes sob a perspectiva arquivstica
sempre em acordo Poltica Nacional de Arquivos.
A partir da preocupao em alinhar-se Poltica Nacional de Arquivos a Fiocruz
atenta para a promoo de aes no sentido de gerir a documentao arquivstica diante
da complexidade de funes e atividades que movimentam a instituio e a caracteriza
como a mais destacada instituio de cincia e tecnologia em sade da Amrica Latina.

2.2 Caracterizando a gesto de documentos e o cdigo de classificao de


documentos de arquivo da Fiocruz CCDA-Fiocruz
A idia de implantar a gesto de documentos na Fiocruz de forma sistmica partiu
de pesquisadores da Casa de Oswaldo Cruz, unidade de pesquisa e memria da histria
da Sade Pblica. O objetivo era racionalizar a produo e o uso da documentao at a
destinao final a fim de garantir o contexto organizacional de produo da informao e
posteriormente dar acesso ao pblico.

27

No propsito de programar as aes de gesto de documentos e ao mesmo tempo


atender as determinaes federais da Poltica Nacional a Fiocruz constituiu, atravs da
Portaria da Presidncia n 88/95-PR de 11 de abril de 1995, a Comisso para Anlise do
Cdigo de Classificao de Documentos. Esta comisso teve como objetivo analisar o
cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao Pblica Federal
atividade-meio (CCDA-CONARQ), elaborado pelo CONARQ1 e pela ento Secretaria de
Administrao Federal (SAF) e propor metodologias e cronograma para sua implantao
na Fiocruz.
A comisso iniciou suas atividades em 20 de abril de 1995, quando foram
estabelecidas as diretrizes gerais do trabalho alm de firmado convnio com o Arquivo
Nacional2. A partir desta comisso foi pensada a criao do Sistema de Gesto de
Documentos e Arquivos da Fiocruz (SIGDA), nesta mesma poca foi constitudo grupo
tcnico operacional com a atribuio de realizar as seguintes etapas do trabalho:
a)

Analisar o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo proposto pelo


CONARQ;

b) Realizar estudo de equivalncia entre o cdigo proposto e a tabela de classificao j


utilizada na Diretoria de Administrao da Fiocruz (DIRAD)
A comisso considerou que a implantao do CCDA-CONARQ na Fiocruz, com
os devidos ajustes, traria benefcios na organizao e recuperao da informao se
comparado com a tabela de classificao utilizada na poca pela DIRAD. Considerou,
ainda, que o novo cdigo comportava, em relao tabela anterior, uma estrutura
conceitual mais rigorosa o que possibilitaria a implantao de uma gesto de documentos
e o controle das massas documentais acumuladas de forma mais abrangente.
1

CONARQ: rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministrio da Justia, que tem por
finalidade definir a poltica nacional de arquivos.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm
2

ARQUIVO NACIONAL, rgo central do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da


Administrao Pblica Federal, tem por misso constitucional e legal a implementao de programas de
gesto de documentos para rgos e entidade do poder Executivo Federal, atravs da organizao, da
guarda, da preservao, do acesso e da divulgao do patrimnio documental do Governo Federal, a
servio do Estado em suas funes administrativas e da defesa dos direitos do cidado.

28

Outro ponto considerado favorvel implantao deste instrumento de


classificao foi o fato de uma Cmara Tcnica no mbito do CONARQ, na poca, estar
discutindo a criao de uma tabela de temporalidade3 para as atividades-meio. Assim a
Fiocruz poderia adotar tal instrumento como base tcnica e legal para as operaes de
seleo e descarte de documentos e posteriormente elaborar tabela para suas atividades
finalsticas.
Por fim, o novo cdigo seria gradativamente adotado por todas as unidades da
Fiocruz ao contrrio da tabela utilizada anteriormente que somente atendia a diretoria de
administrao na classificao e recuperao de processos, excluindo todos os demais
conjuntos documentais.
A partir das consideraes da comisso de anlise do cdigo surgiu o Sistema de
Gesto de Documentos de Arquivo da Fiocruz (SIGDA) que seria responsvel pela
coordenao de todo o processo de implantao da gesto de documentos incluindo uso
do CCDA-CONARQ para atividades-meio e a elaborao do cdigo de classificao para
atividades finalsticas assim como a tabela de temporalidade.
O cenrio nacional de surgimento do CCDA-CONARQ foi instaurado pela Lei
Federal n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que criou o CONARQ como o rgo
responsvel pelas aes para consolidao da Poltica Nacional de Arquivos. Compete a
este rgo definir normas gerais, estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento do
Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), visando gesto, preservao e o acesso aos
documentos de arquivo. Alm de estimular programas de gesto e de preservao de
documentos produzidos e recebidos pelos rgos e entidades, nos mbito federal,
estadual e municipal, em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria.
No intuito de implementar a Poltica Nacional de Arquivo foram criadas
instncias de assessoramento do Plenrio do CONARQ. Uma dessas instncias foi a

Tabela de Temporalidade: instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que determina
prazos para transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo de documentos (DICIONARIO DE
TERMINOLOGIA ARQUIVISTICA, 1996)

29

Cmara Tcnica de Classificao de Documentos que tem como objetivo elaborar e/ou
analisar planos de classificao de documentos de arquivo em mbito federal.
O resultado desse trabalho deu origem ao Cdigo de Classificao de
Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: atividade-meio, divulgado por
meio da Resoluo n. 4, do CONARQ, de 28 de maro de 1996, e publicado no Dirio
Oficial no dia 29 de maro de 1996, neste trabalho chamado de CCDA-Conarq.
O panorama institucional exposto foi o resultado das aes polticas do pas em
relao gesto de documentos que resultou na publicao da chamada lei de arquivos
definindo a gesto de documentos como dever da administrao federal. Assim surgiu a
necessidade de estabelecer polticas internas e aes que visassem assegurar a gesto de
documentos arquivsticos e a preservao do acervo permanente da Fiocruz.
Em conseqncia a este impulsionar do Estado a Fiocruz adota como modelo de
classificao o cdigo proposto pelo CONARQ. As aes no mbito da Gesto de
Documentos e Arquivos, coordenadas e/ou desenvolvidas pela equipe tcnica do SIGDA
obedecem s normativas federais e inserem a Fiocruz no Sistema de Gesto de
Documentos de Arquivo SIGA. Assim, a Fiocruz integra o Sistema como um rgo
seccional, vinculado ao Ministrio da Sade, e como tal caber, a partir da coordenao e
normalizao produzida em mbito interno, aplicar as normas e os procedimentos
tcnicos, relacionados com a gesto de documentos e arquivos.
Embora a atuao do SIGDA tenha iniciado em 1996, sua institucionalizao
oficial ocorreu somente em 2009, atravs da Portaria 353/2009-PR, em consonncia com
o Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003. O SIGDA, oficialmente, tornou-se o
Sistema responsvel por estabelecer polticas e programas de gesto de documentos e
arquivos da Fiocruz, em acordo com as diretrizes do CONARQ e de forma integrada ao
Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo4(SIGA) da Administrao Pblica
Federal.
4

O Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003, criou o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA, da
Administrao Pblica Federal, pelo qual se organizam, sob a forma de sistema, as atividades de gesto de documentos
de arquivo no mbito dos rgos e entidades da administrao pblica federal.
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm

30

Dentre os objetivos do SIGDA encontram-se o de assegurar a implementao e


harmonizao dos procedimentos e operaes tcnicas da gesto documental nas fases
correntes, intermedirias e permanentes. O Quadro 2 apresenta a sntese dos marcos
histricos da poltica interna de gesto de documentos instaurada na Fiocruz.
Ano

Marco na poltica de gesto de documentos da Fiocruz


Elaborao do projeto referente a poltica de gesto de documentos pela Casa de Oswaldo

1993

Cruz (COC)
1994/1995

Firmado acordo de cooperao tcnica com o Arquivo Nacional

1995

Incio do Projeto Piloto na Casa de Oswaldo Cruz

1996

Elaborada a 1 verso do cdigo de classificao da Fiocruz

1998

Constituio da Comisso Permanente de avaliao de documentos da Fiocruz (portaria


da Presidncia: 127/98-PR)

1999

Aprovada internamente a tabela de temporalidade das atividades-fim de FARMANGUINHOS

2003

- DECRETO N 4.915 DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003 instituiu o Sistema de Gesto


de Documentos de Arquivo - SIGA, da administrao pblica federal.

2007

Aprovao do cdigo de classificao pelo Arquivo Nacional

2011

Parceria COC com Bio-manguinhos em projeto de gesto de documentos eletrnicos na


formulao de termo de referncia para futura aquisio de soluo para gesto de
processos e documentos eletrnicos.

Quadro 2 Marco histrico das aes da poltica de gesto de documentos na Fiocruz


Fonte: A autora

Desde a elaborao do projeto de gesto de documentos, passando pela criao do


SIGDA a Fiocruz vem tentando estabelecer polticas de gesto de documentos que
apiem administrao no processo decisrio e em acordo com a Poltica Nacional de

31

Arquivos atravs de parcerias e participao ativa nas discusses do SIGA como rgo
seccional.
Atualmente as aes do SIGDA esto atreladas ao plano quadrienal da instituio,
materializada no projeto que tem como objetivo estratgico promover inovaes no
campo da gesto do conhecimento aplicada aos processos gerenciais, em consonncia
com as diretrizes e recomendaes dos programas de qualidade na gesto pblica,
visando subsidiar com maior eficcia a tomada de deciso.
Os resultados esperados com o alcance do objetivo estratgico sob a perspectiva
do SIGDA esto relacionados ao apoio visando o aprimoramento dos processos
organizacionais, tornando-os mais eficientes, eficazes e efetivos na gesto de informao
e do conhecimento.
A iniciativa da administrao pblica em elaborar um instrumento que pudesse
ser adotado por todos os rgos da administrao pblica federal foi um impulso para dar
inicio a um repensar sobre as questes relacionadas organizao do conhecimento em
arquivos principalmente no que se refere padronizao na classificao.
Diante da contextualizao da instituio em funo complexidade das atividades
desenvolvidas e no cenrio interno e nacional referente poltica de arquivos foi possvel
estabelecer os objetivos que nortearam o desenvolvimento do presente trabalho que analisou o
CCDA-Fiocruz em relao as elementos e princpios de classificao, a funcionalidade e o uso do
instrumento entre os usurios.

32

OBJETIVOS

Objetivo Geral

Analisar o cdigo de classificao arquivistico adotado na Fiocruz luz dos sistemas de


organizao do conhecimento visando investigar a sua adequao s demandas de
informao da instituio.

Objetivos especficos:

Buscar nos fundamentos tericos da organizao e representao da informao


aportes para a anlise do cdigo de classificao frente s necessidades
arquivsticas e s demandas de informao da instituio.

Identificar as necessidades das comunidades de prtica da instituio em funo


do uso do cdigo de classificao.

33

REFERENCIAL TERICO

Esta pesquisa abordar a gesto de documentos como processo que permite a


racionalizao da produo, comunicao, armazenamento e uso da informao orgnica
e registrada. Portanto, situou-se enfaticamente no espao do conhecimento arquivstico
abordando o surgimento do conceito de gesto de documentos, a definio de ciclo vital e
as funes e princpios arquivsticos. Utilizou-se como base referencial da organizao do
conhecimento, com nfase nos sistemas de classificao no intuito de identificar
elementos de anlise do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo da Fiocruz
(CCDA-Fiocruz).
4.1 A Gesto de documentos
Duchein (1986) afirma que as necessidades nascidas com a crise econmica dos
anos 1930 e a Segunda Guerra Mundial foraram governos e arquivistas a enfrentarem os
problemas colocados pelo aumento da massa documental que clamavam por tratamento
mais adequado s demandas de informao do momento. A seguir sero caracterizados os
marcos que contriburam para reformulao do conceito de informao e de certa forma,
ao surgimento da expresso gesto de documentos relacionada inicialmente rea de
administrao e, posteriormente incorporada pela arquivstica.
O ps 2 Guerra Mundial o momento em que a informao toma status cientfico
e tecnolgico atravs de trs marcos que provocaram a reformulao nos conceitos de
informao e das formas de aplicao, uso, acesso e registro. O primeiro foi Cybernetic
de Norbert Weiner em que a ciberntica se apresenta como cincia do processo
eletrnico. O segundo foi a publicao de A Mathematic Theory of Communication
por Claude Shannon onde a informao tida como uma medida matemtica de trocas
comunicativas. E, por ltimo, a fundao do Institute for Information Sciences com o
objetivo de conjugar esforos para o problema do volume de informao tornado pblico
aps a 2 Guerra Mundial.
Alm do status cientfico e tecnolgico a informao tambm vista sob a
perspectiva gerencial e, at a dcada de 1950 a gesto da informao foi sinnimo de

34

gerenciamento de fluxo e estoque de documentos em papel. (MALIN, 2009, p.14). O


cenrio apresentado proporcionou o surgimento do conceito gesto de documentos na
rea de Administrao de Empresas e posteriormente integrou a Arquivstica, campo em
que est concentrado o referencial terico do presente trabalho.
O pas pioneiro na elaborao do conceito de gesto de documentos (records
management), desde 1940, foram os Estados Unidos da Amrica, cuja abordagem era
administrativa, econmica e no arquivstica, uma vez que tratava de otimizar o
funcionamento da administrao limitando a quantidade de documentos produzidos e o
prazo de guarda.

Para os Estados Unidos da Amrica a gesto de documentos

caracterizou-se como o planejamento, o controle, a direo, a organizao, o treinamento,


a produo e outras atividades gerenciais relacionadas produo, manuteno, uso e
eliminao de documentos, com a finalidade de obter registro adequado e apropriado das
aes e transaes do Governo Federal. (44 U.S. CODE CHAPTER 29, 2009)
A partir das consideraes americanas sobre o conceito de gesto de documentos
voltados para as questes de ordem administrativa, posteriormente surgiu novo conceito
considerando as finalidades arquivsticas tal como tratamento, uso, acesso e preservao
dos documentos. A partir de ento outros conceitos foram formulados tanto no Brasil
como em mbito internacional.
A gesto de documentos surge como um conceito dentro da prtica arquivstica,
que vai alm da guarda e conservao da informao registrada em um suporte. O termo
gesto est relacionado administrao, ao ato de gerenciar, o que significa que permeia
as fases de produo, utilizao, conservao e destinao dos documentos,
possibilitando a localizao da informao para a tomada de deciso.
Segundo o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (1996), a Gesto de
Documentos o conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao e eficincia na
criao, tramitao, classificao e avaliao dos documentos.
A Unesco define Gesto de Documentos como uma parte do processo
administrativo relacionado com a aplicao de princpios de economia e eficcia tanto na
iniciao, acompanhamento e uso dos documentos, quanto em sua eliminao.

35

O cerne da gesto de documentos a Teoria das Trs Idades ou Ciclo Vital. No


Ciclo Vital os documentos passam a ser identificados de acordo com uma idade ou fase.
A primeira idade ou fase denominada corrente abriga documentos de valor administrativo
e consultados frequentemente. Nesta fase a gesto est diretamente relacionada ao
processo poltico decisrio da organizao que o produziu. A segunda, denominada
intermediria, caracterizada pela baixa frequncia de consultas, corresponde ao valor
probatrio e/ou legal do documento, sendo residual sua insero no processo decisrio
embora possa manter o valor administrativo. A ltima fase denominada permanente,
quando o valor histrico, informativo e cientfico se sobrepe aos demais; esta fase
abarca os documentos remanescentes da eliminao em virtude do processo de avaliao.
Do ponto de vista das questes de ordem prtica a gesto de documentos
originou-se das dificuldades de administrar volumes cada vez maiores de documentos
produzidos pelas administraes pblicas. A partir de solues apontadas por comisses
governamentais nomeadas para a reforma administrativa dos Estados Unidos da Amrica
e do Canad, no final da dcada de 1940, foram estabelecidos princpios de racionalidade
administrativa como forma de gerenciar a produo documental e facilitar o acesso.
(SCHELLENBERG, 2002).
A implementao das aes de gesto de documentos no contexto real das
organizaes nada mais do que a aplicao e controle das funes arquivsticas.
Rousseau e Couture (1998) definem as funes arquivsticas como sendo a criao,
avaliao, aquisio, conservao, classificao, descrio e difuso de arquivos, sem
distino de idade (corrente intermedirio e permanente).

Cada uma das funes

arquivsticas cumpre um papel na gesto de documentos e a caracterstica orgnica dos


documentos impe uma relao entre as funes.
Ao discorrer sobre a funo do documento, Rousseau e Couture (1998) afirmam
que o documento sempre produto do desenvolvimento de uma atividade e ser sempre
por meio da identificao dessa atividade geradora que as intervenes arquivsticas se
daro. Qualquer das funes arquivsticas perder o sentido se no for identificada a
atividade geradora do documento.

36

Entre as funes arquivstica mencionadas acima particular relevncia est na


funo de classificao.

A funo de classificao definida por Lopes (2000) como:

a ordenao intelectual e fsica de acervos, baseada em uma proposta de hierarquizao


das informaes referentes aos mesmos. Portanto, a classificao consiste na tentativa de
representao ideolgica das informaes contidas nos documentos.
A funo de classificar matricial na gesto de documentos, pois atravs desta
funo possvel representar as funes e atividades do rgo produtor dos documentos,
evidenciando a ligao entre estes e a instituio, alm de possibilitar a recuperao da
informao. (SOUZA, 2007)
Os documentos arquivsticos devem ser classificados, pois com a classificao
possvel relacionar o documento ao contexto de produo, mantendo os vnculos que
possui com a entidade geradora.
sem a classificao fica nebulosa a caracterstica que torna os
documentos de arquivo peculiares e diferenciados em relao aos
demais documentos: a organicidade. Nenhum documento de arquivo
pode ser plenamente compreendido isoladamente e fora dos quadros
gerais de sua produo ou, expresso de outra forma, sem o
estabelecimento de seus vnculos orgnicos. (GONALVES, 1998, p.
13)

A classificao de documentos de arquivo exige o conhecimento da estrutura


organizacional da administrao produtora e das necessidades de utilizao dos
documentos produzidos por esses administradores.

Pressupe a realizao do

levantamento da produo documental, atividade que permite conhecer os documentos


produzidos pelas unidades administrativas de um rgo no desempenho de suas funes e
atividades, e a anlise e identificao do contedo dos documentos. (INDOLFO, 2008, p.
57).
No contexto organizacional, a classificao o processo que se refere ao
estabelecimento de classes nas quais se identificam as funes e as atividades exercidas e
as unidades documentrias a serem classificadas, permitindo a visibilidade de uma
relao orgnica entre as atividades, determinando agrupamentos. Via de regra a
representao feita sob a forma de hierarquia no instrumento de gesto de documentos.
Assim a gesto de documentao no se restringe a um conjunto de aes e metodologias

37

aplicveis apenas aos setores de arquivos das instituies, mas a todas as unidades
administrativas. A gesto responsvel pela classificao dos documentos produzidos,
pelo controle da temporalidade dos documentos arquivados na fase intermediria e pelo
recolhimento fase permanente desempenhando as funes arquivsticas. (BRASIL.
Justia Federal, 2004, p.10).
A adoo do cdigo de classificao e a tabela de temporalidade so os
instrumentos para estabelecer e racionalizar o processo de gesto de documentos. O foco
da presente anlise o cdigo de classificao como instrumento de organizao e
representao da informao institucional da Fiocruz visando racionalizar o ciclo vital
dos documentos e garantir a recuperao da informao.
Embora citada a questo da classificao como funo arquivistica, a arquivologia
no apresenta referencial terico especifico para a elaborao de esquemas e/ou cdigo
de classificao arquivstica.. Segundo Souza (2004) a procura pelo dilogo com outras
reas do conhecimento humano, pode abrir a possibilidade de construo de um marco
referencial para o tratamento da classificao das informaes arquivsticas. Neste caso
especfico, questes surgidas no mbito da arquivistica sero enfatizadas a partir de
referencial terico da disciplina Organizao do Conhecimento com nfase nos sistemas
de classificao.

4.2. Princpios e elementos dos sistemas de classificao bibliogrfica


Tradicionalmente, classificar vem do latim classis, que designa os grupos em que
se dividia o povo romano. A palavra classificar foi cunhado por Zedler, 1733, no
Universal Lexicon, combinando as palavras latinas classis e facere, para apresentar uma
diviso de apelaes de direito civil e, s no final do sculo XVIII, passou a ser
empregada para a ordenao das cincias. (PIEDADE, 1983, p.17)
A classificao um processo mental que est incorporado ao cotidiano, desde
quando temos conscincia e armazenamos alguns conhecimentos.

Enquanto fenmeno

social, as pessoas classificam intuitivamente as coisas o tempo todo. Assim a proposta

38

inicial da classificao facilitar as operaes da mente a guarda da memria as


caractersticas dos objetos em questo. (PIEDADE, 1983, p. 16)
Para Langridge (2006) a classificao sempre relativa, sempre uma
representao, pois o homem elabora as classificaes no as descobre. Para ele no
existe razo em julgar qualquer classificao como sendo certa ou errada, pois uma
classificao pode ser mais ou menos adequada para uma finalidade, embora algumas
classificaes possam servir a mais propsitos do que outras.
Ranganathan considera que o processo de classificar consiste em traduzir o nome
dos assuntos dos documentos da linguagem natural para a linguagem artificial utilizada
pelos sistemas de classificao bibliogrfica.
Langridge (2006) sugere para anlise dos esquemas de classificao os elementos:
caractersticas, estrutura (classes principais, subclasses e ordem das classes), notao,
regras de uso, ndices e tabelas. Esses elementos foram os que balizaram a anlise para
este trabalho, alm de consideraes e elementos da Teoria da classificao facetada de
Ranganathan categorias fundamentais e os renques e cadeias.

Estrutura e caractersticas
Comeamos introduzindo os conceitos propostos por Ranganathan com as
categorias fundamentais, os renques e cadeias e em seguida os elementos de anlise
propostos por Langridge e outros tericos que analisaram os sistemas de classificao
bibliogrfica. Esses princpios de classificao e elementos de anlises para esquemas de
classificao bibliogrfica sero oportunos para se estabelecer referencial para anlise do
instrumento de organizao e representao da informao arquivstica na Fiocruz:
CCDA-Fiocruz.
O termo categorias fundamentais usado por Ranganathan para representar idias
que permitem recortar um universo de assuntos em classes bastante abrangentes. As
categorias fundamentais funcionam como o primeiro corte classificatrio estabelecido
dentro de um universo de assuntos. So as categorias fundamentais que fornecem a viso

39

de conjunto dos agrupamentos que ocorrem nas estruturas classificatrias, possibilitando


o entendimento geral da rea.
De acordo com Ranganathan:
H cinco e somente cinco Categorias Fundamentais, so elas: Tempo,
Espao. Energia, Matria e Personalidade. Estes termos e as idias
denotadas so usadas estritamente no contexto da disciplina
classificao. Esse conjunto de categorias fundamental , em sntese,
denotado pelas iniciais PMEST (RANGANATHAN apud CAMPOS,
2001, p. 56)

As categorias de Ranganathan so caracterizadas e exemplificadas conforme


Quadro 3:
Categorias Fundamentais PMEST

Significado/exemplo/caractersticas

P - Personalidade

Indefinvel, o que no est inserido nas demais


categorias

M- Matria

Manifestao

de

materiais

em

geral,

como

propriedade; constituinte material


E- Energia

Ao de uma espcie ou outra; ocorre atravs das


facetas: problema, mtodo, processo, operao, tcnica

S - Espao

Manifestaes a superfcie da Terra, espao interior e


exterior

T Tempo

Idias isoladas de tempo comum: milnios, sculos, dia


e noite, estao do ano, tempo com qualidade
meteorolgica

Quadro 3: Categorias de Ranghantan - PMEST


Fonte: a autora, 2012. Baseado em (CAMPOS, 2001, p.56-57)

Campos (2001) ressalta que Ranganathan ao enfocar o documento como registro


do conhecimento traz para o ambiente da documentao a preocupao com o Universo
de Conhecimento e tambm elabora uma srie de princpios que visam permitir que
conceitos possam ser estruturados de forma sistmica, ou seja, os conceitos podem ser
organizados em renques e cadeias, estas estruturadas em classes abrangentes que so as
facetas e estas ltimas dentro de uma dada categoria fundamental.

40

Os renques so classes formadas a partir de uma nica caracterstica de diviso,


formando sries horizontais.

As cadeias so series verticais de conceitos em que cada

conceito tem uma caracterstica a mais ou a menos, conforme a cadeia descendente ou


ascendente. (CAMPOS, 2001, p. 51)
Segundo Campos (2001) os renques e cadeias revelam a organizao da estrutura
classificatria que totalmente hierrquica, evidenciando as relaes de gnero-espcie e
de todo-parte. Ranganathan desenvolve uma srie de cnones para estabelecer uma
conduta uniforme na formao dos renques e cadeias.

Os cnones so os da

exaustividade, da exclusividade, da sequncia til e da sequncia consistente.


A regra da exaustividade estabelece que surgindo tpicos novos estes devero ser
includos estrutura, ou seja, deve haver hospitalidade para agrup-lo numa classe
existente. A exclusividade estabelece que os elementos formadores dos renques devem
ser mutuamente exclusivos, ou seja, nenhum componente da estrutura pode pertencer a
mais de uma classe.
O cnone da sequncia til e o cnone da sequncia consciente so exclusivos de
tabelas de classificao. Determinam a ordem mais adequada para a classificao. No
sero abordados neste trabalho.
Os cnones para a formao de cadeias so de dois tipos: extenso decrescente e
modulao. Nos de extenso a classe mais abrangente deve sempre preceder a mais
especfica em que se divide. A extenso tem por medida o nmero de entidades
compreendidas na classe e a inteno tem por medida o nmero de caractersticas usadas
para a derivao do universo original. (CAMPOS, 2001, p. 52)
Uma cadeia de classes deve compreender uma classe de cada ordem que esteja
entre as ordens do primeiro e do ltimo elo da cadeia, esta a definio de cnone da
modulao. A sequncia das caractersticas na formao dos elos deve registrar os elos
intermedirios. A modulao depende do uso correto das caractersticas relevantes e da
sequncia de emprego destas caractersticas. (CAMPOS, 2001, p. 52)
Langridge (2006) considera a estrutura geral dos esquemas de classificao como
a diviso primria em reas do conhecimento, chamada assuntos bsicos por

41

Ranganathan. Assuntos bsicos a denominao genrica que engloba classes principais


e reas especficas de conhecimento. Ranganathan distinguiu trs tipos de diviso dessas
reas por divises cannicas, por sistemas e divises especiais.
Divises cannicas so subdivises tradicionais dentro de uma disciplina.
Sistemas so escolas de pensamento ou mtodos de praticar uma disciplina. J os
assuntos especiais indicam uma limitao na aplicao de uma disciplina. Segundo Mills
(1960) a diviso de um assunto influenciada pela aplicao de um princpio de diviso
(ou caracterstica) para produzir subclasses nas quais o princpio est presente em modo e
graus variados.
Para Barbosa (1969) o estudo da estrutura e dos princpios de classificao que
formam um sistema de classificao o que se denomina filosofia do sistema. O
sistema de classificao um conjunto de agrupamentos de assuntos coordenados e
subordinados por determinadas caractersticas. Esses grupos so chamados de classe.
Classe , portanto, o nome dado reunio dos assuntos que apresentam entre si certo grau
de semelhana. Langridge sugere, ainda, que alm das classes principais deve haver uma
classe Generalidades para os documentos que cobrem todo o conhecimento, tais como
enciclopdias gerais.
No processo de classificao so necessrios a observao de elementos e a
elaborao de princpios a fim de servirem de base para a diviso de acordo com as
semelhanas e /ou diferenas do que se deseja classificar. O atributo escolhido para servir
de base classificao chamado de Caracterstica.
A Caracterstica definida por Ranganathan ( 1967) como um atributo ou algum
complexo. Um atributo por sua vez, uma propriedade ou uma qualidade ou uma
medida quantitativa de uma entidade (KUMAR, 1981, p.14). As caractersticas so
usadas para comparar os elementos classificatrios, objetivando formar classes e dentro
destas, renques e cadeias.
A Caracterstica a qualidade ou atributo escolhido para servir de base
classificao ou diviso, tambm chamado princpio da classificao, ou principio da
diviso. A Caracterstica pode ser natural ou artificial. natural quando inerente ou

42

inseparvel do objeto a classificar. E artificial quando ocasional, acidental e varivel.


(PIEDADE, 1983, p. 18).
Piedade (1983) explica que uma classificao artificial baseia-se em
caractersticas superficiais e fceis de observar, mas que no representam relaes
verdadeiras e, assim, so consideradas como uma classificao menos perene. Uma
classificao ser mais natural quanto maior for o nmero dos atributos e das qualidades
imutveis comuns aos membros de suas classes.
O emprego de uma caracterstica deve ser consistente e exaustivo, antes que outro
principio de diviso possa ser empregado. Em outras palavras, deve-se aplicar uma s
caracterstica de cada vez para subdividir todos os membros de uma classe antes de
aplicar uma segunda caracterstica.
O emprego simultneo de mais de uma caracterstica resulta no que se denomina
classificao cruzada, quando as classes no so mutuamente exclusivas e geram
problema de alocao. Uma classificao cruzada oferece mais de um lugar para um
assunto especfico e assim, deixa de indicar claramente como devem ser empregadas as
suas divises. Este um dos mais srios problemas de classificao pois impede a reunir
por semelhana. (PIEDADE, 1983, p.18)
Barbosa aponta que alm de exaustivas as caractersticas devem ser moduladas o
que significa definir a ordem de agrupamento de modo que as subdivises permitam que
os assuntos correlatos fiquem o mais prximo possvel.
A escolha das caractersticas a servirem de base diviso est na dependncia da
finalidade da classificao. Estabelecidas as vrias caractersticas teis subdiviso de
um assunto, necessrio determinar a ordem em que as classes sero empregadas.
As classes maiores so chamadas classes principais. Cada classe se subdivide em
grupos chamados de divises, cada diviso em subdivises, cada subdiviso em sees e
assim por diante at que o assunto se torne mais especfico na hierarquia.
A apresentao grfica dessas classes, divises, sees compe o esquema de
classificao e necessrio estabelecer princpios para arranjo de tais classes e
subclasses. Segundo Barbosa todos os classificacionistas procuram distribuir os assuntos

43

obedecendo ao principio da sequncia til. Um sistema obedece a este principio quando


os assuntos so subdivididos partindo do geral para o particular.
Alm da definio do atributo e das caractersticas para servir de diretrizes na
classificao, investigam-se nesse trabalho requisitos de um sistema de classificao que
pudessem servir de base como elementos de anlise do objeto de estudo deste trabalho
que o CCDA-Fiocruz.
Os requisitos dos sistemas de classificao apresentados a seguir seguem a
sugesto de ordem proposta por Langridge (2006), seguida de consideraes de autores
como Barbosa (1969), Mills (1960) e Piedade (1983). Compreendem: notao, regras de
uso, ndice e tabelas.

a) Notao
o conjunto de smbolos destinados a representar os termos da classificao,
traduzindo em linguagem codificada o assunto dos documentos e permitindo sua
localizao nas estantes, nos catlogos e nas tabelas de classificao.
Piedade (1983) considera que a base da notao o conjunto de caracteres
empregados na formao dos smbolos de classificao. Os caracteres possveis so
nmeros na ordem decimal ou aritmtica, letras (maisculas e minsculas) sinais
grficos. Tais caracteres tornam a notao pura ou mista. A notao pura apresenta
caracteres de um nico tipo, somente nmeros (notaes numricas) ou letras (notaes
alfabticas). J a notao mista emprega caracteres de mais de uma qualidade e so
denominadas notaes alfanumricas.
A finalidade da notao localizar os assuntos na coleo, oferecendo um meio
de remeter do ndice s tabelas do sistema de classificao e das fichas do catlogo aos
documentos, alm de possibilitar a ordenao dos prprios documentos pelo assunto de
que tratam. A notao pode ter smbolos que combinados com outros indiquem assuntos
complexos e compostos. Pode mostrar a relao entre os assuntos, a hierarquia e estrutura
dos sistemas de classificao, neste caso chamada de notao expressiva.

44

Quanto s qualidades da notao Piedade enumera a ordem, a especificidade, a


hospitalidade e flexibilidade, a facilidade e brevidade e por ltimo a mnemnica. Para
este trabalho destacaremos as qualidades: hospitalidade, flexibilidade e mnemnica.
Piedade afirma que a ordem a funo da notao, pois deve indicar de forma
clara, precisa e facilmente reconhecvel a ordem para localizar o assunto.
A especificidade a exatido com que os smbolos de classificao permitem
representar o assunto dos documentos. A notao deve permitir a especificidade desejada
possibilitando a formao de smbolos para representar os conceitos simples, assim como
os assuntos compostos e complexos. Deve oferecer smbolos prprios, exclusivos e
inconfundveis.
Localizar o assunto procurado a principal funo da notao e a principal
qualidade indicar a ordem de forma clara e precisa e ser facilmente reconhecida. A
notao que emprega caracteres variados, como letras e nmeros possui menos qualidade
de indicar mais facilmente a ordem dos assuntos, principalmente quando utiliza sinais
grficos.
A qualidade hospitalidade a capacidade de permitir as divises necessrias e
podem ser de dois tipos: hospitalidade em cadeia que subdivide as classes do mais geral
ao especfico e hospitalidade em fileira que permite a representao dos vrios assuntos
correlatos resultantes da subdiviso de um assunto mais geral por determinada
caracterstica, vrias espcies de um mesmo gnero.
A flexibilidade de notao refere-se a possibilidade de incluso de novos assuntos
nos pontos adequados sem alterar a ordem existente. Por finalidade mnemnica entendese a qualidade da notao de utilizar para representar vrios assuntos relacionados,
smbolos que possibilitem a associao de idias, facilitando a memorizao.

As

mnemnicas podem ser sistemticas quando o mesmo smbolo utilizado para


representar idias iguais ou semelhantes que por associao facilitam a automao do
processo de classificar.

45

b) Regras de uso
Para Langridge as regras de uso so um elemento de anlise de esquemas de
classificao e constituem o conjunto de orientaes para o manuseio e uso dos esquemas
de classificao. Podem conter regras explcitas ou apenas indicaes gerais. Podem
estar concentradas inteiramente na introduo ou parcialmente distribudas pelas tabelas
em lugares apropriados.
c) ndice
O ndice de um esquema de classificao uma lista de termos e respectivos
sinnimos, indicando os smbolos de classificao que os representam.

O ndice

alfabtico no indica qualquer documento que trate dos assuntos indexados, serve para
indicar o smbolo de classificao de determinado assunto. (PIEDADE, 1983, p. 49).
O ndice alfabtico um ndice das classes nas tabelas no um ndice de todos os
assuntos que podem ser especificados pelo esquema, tambm no aponta o que uma
determinada classe contm. para uso dos classificadores e no para uso dos leitores.
(LANGRIDGE, 2006, p. 82)
Sayers (apud PIEDADE, 1983) divide os ndices em dois tipos: especficos e
relativos. O ndice especfico aquele que s relaciona uma entrada para cada assunto.
S poder funcionar com sistemas de classificao que ofeream uma nica localizao
por cada assunto.
Mills no considera o ndice especfico como uma forma de ndice, mas sim como
um ndice incompleto, pois nenhum sistema pode oferecer s uma localizao para cada
tema.
O ndice relativo aquele que indica para cada fenmeno todos os pontos do
sistema em que aparecem os seus vrios aspectos. O mais conhecido o da Classificao
Decimal de Dewey. Este ndice pressupe entradas diretas para assuntos especficos,
acompanhadas de qualificativos que indicam os vrios aspectos visualizados por cada
smbolo de classificao.

46

d) Tabelas
Langridge afirma que as tabelas so parte da estrutura de qualquer esquema de
classificao. As tabelas listam as vrias classes do esquema que podem ser usadas para
representar os assuntos dos documentos ordenadas por uma notao.
Os elementos acima descritos foram destacados nas anlises de sistemas de
classificao bibliogrfica para que sirvam de base terica na anlise do CCDA-Fiocruz,
um instrumento de organizao e representao de documentos de arquivo.

4.3 Princpios arquivsticos de classificao


A preocupao da esfera pblica em sistematizar a organizao e recuperao da
informao, aliada ao interesse em resguardar a memria atravs da preservao de seus
acervos documentais, levou a administrao pblica e rgos subordinados a elaborar
instrumentos de organizao e representao do conhecimento visando o melhor
desempenho dos processos de gesto pblica em geral.
No tratamento aplicado aos documentos de uso corrente os rgos
governamentais preocupam-se com a recuperao da informao quando necessria a
comprovao de atos legais e fiscais. Para tanto necessrio que os documentos sejam
classificados e arquivados racionalmente em base de princpios lgicos.
Segundo Schellemberg (2002, p. 83) a classificao bsica eficincia
administrativa de documentos correntes. Todos os outros aspectos de um programa que
busca o controle de documentos dependem da classificao.

A classificao

imprescindvel para atender as necessidades das operaes correntes e auxiliar no


processo de transferncia e recolhimento as demais fases do ciclo vital dos documentos,
assim devero ser agrupados de acordo com seu uso.
Schellenberg (2002) aponta trs elementos principais a serem considerados na
classificao de documentos pblicos: a ao a que os documentos se referem; a estrutura
do rgo que os produz e o assunto dos documentos que servem de balizadores para a
classificao dos documentos pblicos oficiais. A seguir os trs elementos que
caracterizam a classificao em arquivos: funcional, estrutural e o assunto.

47

a) Classificao funcional
Os documentos de uma organizao so em sua maioria fruto de uma ao que se
desdobra em outra ao ou conjunto de aes. Estas podem ser tratadas como funes,
atividades e atos.
Schellenberg (2002, p. 84) define funo como referencia a todas as
responsabilidades atribudas a um rgo a fim de atingir os amplos objetivos para os
quais foi criado. E essas funes so subdivididas em uma srie de subfunes e
atividades.
As funes bsicas, em geral, esto agrupadas em dois grupos de atividades que
se pode caracterizar como atividades fins e meios. As atividades-fim so as que se
referem ao trabalho tcnico e profissional do rgo, trabalho que o distingue dos demais.
Chama-se atividades-meio aquelas que se relacionam com a administrao interna da
organizao, ou seja, atividades auxiliares, comuns a todos os rgos.
Na classificao funcional sempre importante criar unidades de arquivamento
separadas para os documentos que fixam diretrizes polticas, diretrizes executivas; os
documentos gerais dos especficos e os documentos importantes dos de rotina.
Para ilustrar a recomendao acima Schellemberg mostra a observao do Dr.
Ernest Posner, professor de administrao de arquivos na American University, da cidade
de Washington, que fez a seguinte observao em relao ao sistema de registro alemo:
Desde o sculo XVIII tem o consenso geral admitindo que o servio de
registro correspondente a uma entidade, ou a uma de suas divises deve
arranjar os seus documentos de acordo com as principais funes da
unidade administrativa a que serve. A organizao da entidade, a
atribuio de funes s suas divises e os principais grupos de
documentos devem coincidir. O registro ou o conjunto de registros
reflete a entidade com suas diversas operaes e uma imagem
duradoura de suas mltiplas atividades. (POSNER apud
SCHELLEMBERG, 2002, p. 90)

Nesse sentido, o princpio funcional na criao de um esquema de classificao


para documentos de arquivo agrupa e divide os documentos sucessivamente em classes e
subclasses. As classes principais podem ser definidas tomando-se por base as maiores

48

funes do rgo; as classes secundrias, as atividades e as subdivises mais especficas


podem ser criadas em funo de atos relativos a pessoas, entidades, lugares ou assuntos.
b) Classificao organizacional
O segundo elemento a ser destacado por Schellemberg na classificao de
documentos a organizao da entidade criadora, pois os documentos podem ser
agrupados de modo a refletir a estrutura orgnica da entidade, e a hierarquia entre as
reas para viabilizarem o desempenho das atividades.
A estrutura orgnica fornece a base para grandes agrupamentos de documentos.
Esses agrupamentos podem estar refletidos no prprio esquema de classificao ou na
descentralizao fsica dos documentos. Para Shellemberg se a estrutura orgnica
refletida num esquema de classificao, as classes primrias representam os principais
elementos organizacionais do rgo.

O autor afirma que a diviso em classes

organizacionais possvel e aconselhvel, somente em instituies em que a estrutura


organizacional estvel e cujas funes e processos administrativos sejam bem definidos.
O principal meio de agrupar organizacionalmente os documentos a
descentralizao que por si s, constitui um critrio de classificao. Na Alemanha e na
Inglaterra os servios de registro so descentralizados de acordo com as linhas de
organizao, encontrando-se geralmente um registro separado para cada diviso de um
departamento ou ministrio.

c) Classificao por assunto


Schellenberg defende que os documentos pblicos devem ser agrupados segundo
a organizao e funo, exceto para certos tipos de documentos tais como os que provm
da ao governamental como pastas de referncia e informaes. Estas pastas, segundo
Schellemberg tratam

de documentos

referentes

atividades

governamentais

especializadas.
Sugere ainda que os documentos que necessitam ser classificados por assunto no
deve ser forados num esquema elaborado segundo princpios pr-estabelecidos, mas

49

devem ser agrupados em classes estabelecidas pragmaticamente medida em que seja


identificada a necessidade para tal.
S em casos excepcionais os documentos pblicos de arquivo devem ser
classificados em relao aos assuntos que se originam da anlise de determinado campo
de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa, de
referncia e similares.
Os trs elementos de Schellemberg so oportunos para o desenvolvimento desta
pesquisa pois indicam diretrizes para classificao em arquivos sob a perspectiva de
rgos pblicos. So elementos de anlise de classificao que permitem a elaborao de
instrumentos de organizao e representao do conhecimento em arquivos preservando
os princpios da provenincia e respeito aos fundos.
Os elementos propostos por Schellemberg deixam claro que a escolha de um
elemento no exclui os demais. Cada um dos elementos deve ser selecionado como
princpio classificador em razo da funo, natureza das atividades e a recuperao da
informao, ou seja, a prpria demanda do rgo produtor desde que mantidas as
caractersticas do contexto de criao a organicidade e ordem original.
Atualmente os princpios elementares que embasam o desempenho da atividade
arquivstica dedicada aos documentos so os princpios da provenincia e do respeito aos
fundos. Como apontam Rousseau e Couture: todas as intervenes do arquivista devem
ocorrer sob o signo do princpio da provenincia e do reconhecimento do fundo de
arquivo como unidade central das operaes arquivsticas. (ROUSSEAU, COUTURE,
1994, p. 79)
As aes dedicadas aos documentos de arquivo, balizadas pelo principio da
provenincia e do respeito aos fundos, incluem o processo de classificao e elaborao
de instrumentos de classificao de documentos de arquivo.

50

A definio do Lexicon of Archival Terminology (1964), entende o princpio da


provenincia como aquele segundo o qual cada documento deve estar situado no fundo5
documental do qual procede, e este fundo em seu lugar de origem. Tal assertiva indica a
presena, ao mesmo tempo, do respeito pelos fundos e pela ordem original. Herrera
(1991, p. 34) refora esse entendimento e esclarece que a origem e a ordem so
consequncias da natureza jurisdicional do arquivo e de seu fundo.
O Dicionrio de Terminologia Arquivstica (1988), identifica dois princpios: o da
provenincia que o princpio fundamental segundo o qual os arquivos de uma mesma
provenincia no devem ser misturados com os de diferente provenincia; e o da ordem
original definido como princpio da teoria arquivstica segundo o qual os arquivos de
uma mesma provenincia devem conservar a organizao estabelecida pelo organismo de
origem.
Os canadenses definem duas vertentes para o princpio da provenincia. A
primeira visa isolar e circunscrever a entidade que constitui o fundo de arquivo. A
segunda objetiva o respeito ou a reconstituio da ordem interna, isto , todos os
documentos de um fundo de arquivo devem ocupar um determinado lugar, que tem de ser
respeitado ou restabelecido, caso a ordem primitiva ou a ordem original tenha sido
modificada. Em decorrncia da aplicao da segunda vertente, o cdigo de classificao
dos documentos correntes, ao ser mantido nas outras fases arquivsticas intermedirio e
permanente, exerce um papel fundamental na preservao da ordem original.
(ROUSSEAU, COUTURE, 1998, p. 82-83).
Rousseau e Couture (1998) definem o princpio da provenincia como a base
terica e a lei que rege todas as intervenes arquivsticas. O respeito desse princpio na
organizao e no tratamento dos arquivos, qualquer que seja sua origem, idade, natureza
ou suporte, garante a constituio e a plena existncia da unidade de base em arquivstica:
o fundo de arquivo.

Unidade constituda pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade.(Dicionrio de


terminologia arquivista/Coordenao Ana Maria Camargo, Heloisa Liberalli Belloto. Secretaria de estado
da cultura, 1996, p. 40)

51

Para Belloto

o princpio de respeito aos fundos desdobra-se em dois: a

provenincia e a ordem original. Da deriva dois aspectos a serem levados em


considerao: o respeito ao rgo de origem e o respeito a ordem estrita em que os
documentos vieram da repartio de origem, na sequncia original de sries, mesmo que
deturpada pelas baixas decorrentes da execuo das tabelas de temporalidade. A autora
entende, inclusive, que a polmica comea com a separao ou no dos dois princpios ou
desdobramentos e segue por meio de uma leitura muito rgida da preservao da ordem
original. Utilizando-se dos estudos em Diplomtica, Belloto esclarece que a ordem
original no propriamente a ordem fsica que os documentos tinham l no arquivo
corrente, mas sim o respeito organicidade (uma das caractersticas essenciais do
documento de arquivo), isto , a observncia do fluxo natural e orgnico com que foram
produzidos e no propriamente dos detalhes ordenatrios de seu primeiro arquivamento.
(BELLOTTO, 2004, p. 130-131).
Segundo Bellotto a procedncia consiste em deixar agrupados, sem misturar a
outros, os documentos de qualquer natureza provenientes de uma administrao, de um
estabelecimento ou de uma pessoa fsica ou jurdica determinada (BELLOTTO, 2006,
p.130).
Belloto (1991) define o fundo de arquivo como a unio do acervo documental
num arranjo que o responsvel pela relao dos documentos, fazendo com que eles no
se misturem a outros documentos provenientes de outras instituies/pessoas.
Assim pode-se dizer que a arquivstica regida pelo princpio da provenincia, ou
seja, respeitar os fundos arquivsticos mantendo-os conforme foram criados, de acordo
com a procedncia da instituio ou pessoa que os gerou.
Historicamente o conceito de respeito fundo surge em meio poltica de
incorporao em massa que gerava uma organizao de acordo com concepes e
interesses polticos diferenciados a cada momento.
O Francs Natalis de Wailly, chefe da Seo Administrativa dos Arquivos
departamentais, formulou instrues promulgadas atravs de uma circular do Ministrio

52

do Interior determinando novo mtodo de ordenao que deveria basear-se na reunio de


diferentes documentos por fundos, conservando a identificao de seus produtores.
A instruo do Ministrio do Interior acabava com a tradio de ordenar os
documentos por meio de temas ou matrias e os relacionava ao seu produtor. A circular
determinava a classificao dos documentos em cada fundo a partir das matrias, dando
um lugar particular a cada uma, e a coordenao das matrias, segundo o caso, a partir de
uma ordem cronolgica, topogrfica ou simplesmente alfabtica. (SILVA et. al., 1999, p.
107).
O princpio da provenincia e o estabelecimento do fundo de arquivo imps-se
arquivstica para possibilitar a gesto do conjunto das informaes produzidas por um
organismo ou por uma pessoa no mbito das atividades ligadas misso e ao
funcionamento do organismo ou ao funcionamento e vida de uma pessoa fsica.
Na gesto dos contedos documentais arquivsticos para a elaborao de
instrumentos de classificao necessrio a identificao da natureza dos documentos,
definio

de

procedimentos

de

avaliao,

aquisio,

classificao,

descrio,

comunicao e conservao dos arquivos. Todas essas atividades e intervenes do


arquivista devem ocorrer sob o princpio da provenincia e do reconhecimento do fundo
de arquivo como unidade central dos procedimentos e operaes arquivsticas.
A nfase para o presente trabalho na atividade de classificao e seus princpios,
tanto os arquivsticos, como os oriundos da biblioteconomia sob a perspectiva da
construo dos instrumentos de representao e organizao da informao em arquivos.

4.4

Elementos e princpios de classificao na organizao e representao

da

informao arquivstica em instrumentos de classificao


Para a Arquivologia a elaborao de planos de classificao ocorre na fase
corrente dos documentos e tem por objetivo apoiar a racionalizao dos procedimentos de
gesto de documentos institucionais e de modo mais abrangente, integrar a poltica de
informao em arquivo de natureza pblica ou privada.

53

Como destacado no trabalho de Souza (2007) o plano de classificao de


documentos nomeado tambm na literatura da rea como cdigo de classificao de
documentos de arquivo, quadro de classificao, quadro de arranjo, plano de
classificao, plano de arranjo, esquema de classificao, tabela de classificao.
Embora Souza (2007) afirme que as palavras que melhor revelam a idia de
instrumento de classificao em arquivstica sejam esquema e plano de classificao,
usaremos para este trabalho o termo cdigo de classificao de documentos tendo em
vista o objeto de anlise do presente trabalho chamar-se Cdigo de Classificao de
Documentos de Arquivos da Fiocruz (CCDA-Fiocruz).
O cdigo de classificao definido na literatura arquivstica como esquema
pelo qual se processa a classificao de um arquivo (CAMARGO; BELLOTO, 1996,
p.60) ou ainda:
esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com
mtodos de arquivamento especficos, elaborados a partir do estudo das
estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela
produzido.

Expresso geralmente adotada em arquivos correntes.

(ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 132)

O cdigo de classificao de documentos de arquivo desenvolvido para ser


utilizado na fase corrente dos documentos de arquivo. um instrumento de trabalho para
classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio
de suas funes e atividades. O objetivo do cdigo agrupar documentos de um mesmo
assunto, representado por uma notao (codificao) que reflete-se na organizao fsica
dos documentos de arquivo e na sua busca e recuperao da informao.
Na elaborao dos planos de classificao de documentos arquivsticos Hon
(1995) entende que o principio da provenincia, desdobrado no principio de respeito aos
fundos e ordem original, a base de todo trabalho de classificao em arquivos pois
ressalta a necessidade de conhecimento do rgo produtor do arquivo podendo ser pessoa
fsica ou entidade jurdica.
Para Souza (2004) o princpio da provenincia, do respeito aos fundos e da ordem
original entendido como princpios de diviso ou de classificao. Esses princpios so

54

compreendidos, no mbito dessa pesquisa, como as bases iniciais que fundamentam toda
atividade de classificao de documentos de arquivo, inclusive elaborao de
instrumentos de classificao para documentos de arquivo.
O principio da provenincia e do respeito aos fundos so para a Teoria da
Classificao a caracterstica ou princpio da classificao ou da diviso, isto , a
qualidade ou o atributo escolhido para servir de base ao processo classificatrio. Assim,
existem tantas classificaes quantas forem as caractersticas possveis de serem
empregadas como base da diviso. (CORDEIRO; RIOS, 2010, p. 128 )
Classificar significa distribuir indivduos em grupos distintos, de acordo com
caracteres comuns e caracteres diferenciadores. Pode-se fazer essa distribuio
observando-se as caractersticas superficiais e mutveis ou levando em considerao
caracteres essenciais e permanentes. No primeiro caso, a classificao elaborada a partir
de um princpio de diviso ou classificao artificial. No segundo caso, o princpio
natural conforme sugerido por Barbosa (ver seo 4.2).
A classificao que utiliza princpios de diviso ou de classificao artificiais no
se prende essncia dos objetos distribudos e podem ser modificados, suprimidos
mesmo sem a alterao dessa essncia. Souza (2007) exemplifica a classificao por
princpios artificiais com a situao de distribuir os homens pela cor do cabelo, arranjar
os livros em uma estante de acordo com a encadernao ou organizar os documentos
arquivsticos a partir do seu suporte ou formato.
Os atributos apresentados embora sejam caractersticas possveis de distribuio e
classificao, podem facilmente ser modificados o que torna a classificao menos
confivel. A funcionalidade deste tipo de distribuio reduzida em funo do carter
efmero dos atributos dos objetos.
Entretanto, a classificao que parte de princpios de diviso ou de classificao
naturais encontra e exprime a ordem seguida pela natureza no meio das diferenas dos
onjetos. Parte da observao dos indivduos e em seguida, compara-os.
Observando caracteres comuns em certo nmero de indivduos
dissemelhantes, elimina as diferenas, conserva as analogias e com
estas constitui tipos de varivel extenso. Podemos, a partir dessas
definies, entender a provenincia e o seu desdobramento como

55

princpios de diviso ou de classificao naturais, pois so atributos


essenciais e permanentes ao conjunto de documentos a ser dividido. A
origem desse conjunto de documentos uma marca permanente e
inseparvel do objeto e o que lhe d inteligibilidade, identidade e
sentido.(SOUSA, 2000 p. 152)

As caractersticas de classificao desse conjunto documental so delimitadas


pelo sujeito acumulador que pode ser pessoa fsica ou jurdica e pelas relaes orgnicas
que se estabelecem no interior desse conjunto.
De forma diferente ocorreu com os mtodos de agrupamento dos documentos na
fase anterior s determinaes em relao ao respeito aos fundos. Naquela poca, os
registros documentais eram reunidos a partir de caractersticas artificiais, isto , de
princpios de diviso ou de classificao baseados em caractersticas superficiais e fceis
de observar, mas que no representavam relaes verdadeiras e, por esta razo, a
classificao tornava-se menos estvel e menos fiel s caractersticas dos objetos
classificados. (SOUZA, 2007, p.97)
Nas consideraes de Souza (2007) as caractersticas de diviso na elaborao de
planos de cdigos de classificao de documentos arquivsticos so pautadas no principio
da provenincia por trazer a necessidade de conhecimento do sujeito produtor do arquivo,
quer seja pessoa fsica ou jurdica. O autor prope um conjunto de princpios tericos e
metodolgicos a serem considerados na elaborao de instrumentos de classificao em
arquivos, apontando caminhos para que estes instrumentos abandonem as caractersticas
intuitivas de construo.
Souza parte das informaes descritivas sugeridas por Belloto para organizao e
elaborao de planos de classificao de fundos de arquivos.

Estas informaes

consistem em linhas gerais na recomendao sobre o levantamento da evoluo


institucional da entidade produtora dos documentos atravs dos seguintes estudos: da
legislao que a cria e regulamenta os procedimentos administrativos; das funes que
exercem para que se cumpra o objetivo para o qual foi criada; e das tipologias adequadas s
operaes, atividades e funes que os documentos testemunham.

56

Outro ponto a destacar a deteco de documentos que no pertencem aos fundos e


as lacunas encontradas, sejam por baixas permitidas ou perdas alm de estudos sobre a
entidade produtora do material detectado.
Souza defende um trabalho de pesquisa em Arquivstica a partir das contribuies
da Histria, da Sociologia, da Administrao e da Diplomtica Contempornea. O dilogo
proposto por Souza ser oportuno como referencial terico na elaborao de instrumentos de
organizao e representao da informao e ser um aporte para a da anlise do cdigo de
classificao de arquivos da Fiocruz. Lembrando que a metodologia e a interface entre as
diferentes reas no sero foco do presente trabalho.

A proposta do autor enumera critrios de forma metodolgica para elaborao de


instrumentos de classificao e considera como objetos da pesquisa os seguintes
elementos:
a) Organizao em sua dimenso histrica
Este elemento ressalta a importncia da relao entre a organizao do arquivo e
histria institucional do criador/produtor do documento. No apenas um levantamento
superficial da estrutura organizacional, mas uma investigao da entidade. A partir desta
investigao ser possvel entender a organizao como parte da sociedade, do contexto e de
modelos que foram sendo desenvolvidos com o tempo. No significa apenas uma descrio
ou uma representao por meio de organogramas, de sua trajetria.
afinal a organizao nasce, estrutura-se, modifica-se, agrupa-se, assume
e exclui funes e atividades, transforma-se, extingue-se em um
movimento nem sempre linear, mas dinmico e profundamente
contextualizado,

expressando

assim

sua

prpria

historicidade.

(SOUZA, 2007, p. 201)

Para esta proposta de contextualizar o ambiente institucional atravs das relaes


estabelecidas com a sociedade e o ambiente externo, Souza sugere um dilogo com os
mtodos da pesquisa histrica e com os das Cincias Sociais.
b) Organizao na individualidade: a misso, a estrutura, as funes, as atividades e
os procedimentos formais e informais.

57

Na caracterizao da organizao na individualidade atravs da misso, definio de


funes e atividades a proposta terico metodolgica de Souza busca aporte na administrao
para estabelecer um estudo sobre as funes, atividades e tarefas da organizao.

importante entender o funcionamento e como a organizao se estrutura e como exerce e


operacionaliza as tarefas e atribuies.
Por meio da pesquisa em torno dos documentos acumulados possvel analisar os
documentos que so produtos das funes e atividades por meio das tipologias documentais.
a tipologia documental a prova concreta da existncia de uma funo e de uma atividade.
A identificao das tipologias permite verificar se todas as funes e atividades foram
identificadas no momento do estudo da individualidade da organizao pois se existe uma
tipologia documental que no pode ser encaixada em uma das cadeias detectadas, presume-se
que houve uma falha na pesquisa anterior. (SOUZA, 2007, p. 215)
Segundo Belloto a anlise tipolgica tem como elementos, nesta ordem, a
organizao criadora do arquivo em seguida a competncia da organizao e estrutura, o
funcionamento, atividade que reflete no documento e a identificao da tipologia.

processo de identificar a tipologia documental facilita o trabalho de classificao e oferece

informaes fundamentais para outras atividades e funes arquivistica como a avaliao


e a descrio de documentos. Esta identificao da tipologia alcanada a partir do
dilogo com a disciplina Diplomtica, voltada para o estudo das estruturas formais do
documento, se ocupa da descrio e da explicao dos atos escritos. (BELLOTO, 1991,
p. 30).
Assim a proposta metodolgica de Souza acrescenta uma etapa importante para a
construo de planos de classificao segundo as caractersticas funcionais propostas por
Schellemberg, que extrapola o mbito da caracterizao da instituio, ao buscar entender
o contexto externo e social no qual a instituio se insere. E enfatiza a validade de
estabelecer nveis de diviso das funes e atividades at a tipologia documental.
Visando complementar a proposta terico metodolgica de Souza apresentamos a
interlocuo de Rios e Cordeiro (2010 p. 134) com a Teoria da Classificao para
elaborao de um esquema de classificao. As autoras afirmam que: um dos primeiros

58

passos a ser dado nessa empreitada mapear o universo do conhecimento, objeto da


classificao, para depois estabelecer o nvel de extenso do corte classificatrio.
O dialogo proposto pelas autoras passa pelo postulado das categorias, no caso as
classes principais, que o principio normativo adotado para organizar um universo de
assuntos. Mapear um Universo de Assuntos o primeiro passo do classificacionista para
elaborar um esquema de classificao (CAMPOS, 2001, p. 54). Assim as funes,
atribuies e atividades estaro representadas nas classes e subclasses do plano de
classificao.
Hen (1995) fala ainda, sobre a distino de duas categorias de funes
desempenhadas pelas empresas e importantes para proceder ao mapeamento da
organizao a que se refere o esquema de classificao: uma ligada s atividades-meio,
comuns maioria das empresas e a outra seria referente as atividades finalsticas
especficas de cada empresa. Por sua vez, cada categoria apresentaria divises segundo
as quais seriam dispostas de maneira hierrquica.
Como foi exposto, o principio da provenincia e respeito aos fundos
considerado o primeiro recorte conceitual a ser realizado no objeto a classificar. Este
primeiro recorte associado aos princpios da Teoria da Classificao e oferece
referencial para estabelecer a diviso em cadeia, subdivises descendentes e sucessivas
que movem de um assunto geral para um assunto especfico. (PIEDADE, 1983, p. 27).
Rios e Cordeiro (2010) propem que aps a estruturao em classes necessria a
adoo de um mtodo para indicar esta ordem e as combinaes estabelecidas, e isto
instrumentalizado pelo cdigo ou notao, o qual comumente denominado na literatura
arquivstica como codificao. A notao outro ponto em comum nos elementos de
esquemas de classificao tanto para os bibliogrficos quanto para os arquivsticos.
Quanto a notao dos esquemas de classificao para documentos arquivsticos
Schellemberg, terico da arquivologia, buscou nos elementos dos sistemas de
classificao bibliogrficas os requisitos essenciais a serem levados em considerao na
escolha do mtodo de codificao em instrumentos de classificao que so os seguintes:

59

O sistema deve ser simples sempre que o volume de documentos seja pequeno e
restrito quanto ao alcance dos assuntos. Os smbolos (notao/cdigo) usados em
sistemas mais complexos servem a dois propsitos: indicar aos pesquisadores
onde foram arquivados determinados documentos ou, por meio de referncias
cruzadas, onde esto arquivados os documentos correlatos; indicar aos
classificadores onde os documentos devem ser arquivados. Os smbolos
(notao/cdigo) aumentam em importncia medida que o volume e a
complexidade dos documentos aumentam;

O sistema deve ser flexvel. Os smbolos (notao/cdigo) no devem estar


vinculados a coisas sujeitas a alteraes, como o caso das unidades orgnicas
em constantes modificaes nas administraes modernas. O sistema mnemnico,
por isso, tem uma aplicao muito limitada nos documentos modernos;

O sistema deve admitir expanses, possibilitando a insero de novas unidades de


classificao para atender aos documentos que resultem de novas atividades, bem
como permitir a diviso das unidades de classificao medida que os
documentos relativos s unidades se tornem mais complexos. Tanto o sistema de
assunto numrico como o duplex-numrico permitem essa expanso. O sistema
alfanumrico, por outro lado, no permite o acrscimo de novas unidades de
classificao alm da quantidade de letras do alfabeto. O sistema decimal de
Dewey limita o nmero de assuntos primrios, secundrios e tercirios a dez, mas
permite a expanso de nmeros indefinidamente depois do ponto decimal.
Schellenberg impiedoso com a utilizao desse sistema para documentos
arquivsticos. Quando afirma que o sistema decimal de Dewey no se presta para
documentos oficiais de uma administrao em expanso. excessivamente
rgido. Sua diviso, na maioria dos casos, muito diminuta. Seus smbolos
demasiadamente complicados (SCHELLENBERG, 1973, p. 105).
Na proposta metodolgica de Rios e Cordeiro para elaborao de instrumentos de

classificao foram identificados elementos ndices e tabelas. As tabelas seriam teis


para especificar os esquemas at os tipos documentais, no caso das tipologias

60

documentais no estarem contidas no esquema de classificao de documentos


arquivsticos. Os ndices so relevantes quando incluem todos os assuntos e respectivos
sinnimos, com as notaes, de modo a facilitar a localizao dos assuntos nos esquemas
de classificao.
Os princpios e elementos tericos de classificao apresentados foram oportunos
para fundamentar a proposta deste trabalho que tem como objetivo analisar o cdigo de
classificao de documentos arquivsticos adotado na Fiocruz luz dos sistemas de
organizao do conhecimento visando investigar a sua adequao s demandas de
informao da instituio, no deixando de observar as consideraes e recomendaes
de tericos da rea arquivsticas.
A seguir a descrio da metodologia do trabalho.

61

5 METODOLOGIA
Esta pesquisa teve como objetivo geral analisar o cdigo de classificao de
documentos de arquivo adotado na Fiocruz luz dos sistemas de organizao do
conhecimento visando investigar a sua adequao s demandas de informao da
instituio.
O problema deste estudo requereu a utilizao da abordagem qualitativa, pois se
fundamenta na investigao bibliogrfica e percepo de princpios que possam
contribuir com a anlise do esquema de classificao em arquivos.
Os estudos que empregam uma metodologia qualitativa podem descrever a
complexidade de determinado problema, anlise e interao de certas variveis,
compreender e classificar processos dinmicos vividos por grupos sociais, contribuir no
processo de mudana de determinado grupo e possibilitar, em maior nvel de
profundidade, o entendimento das particularidades dos comportamentos dos indivduos.
(RICHARDSON, 1999, p. 80)
O estudo realizado foi de natureza exploratria por meio de entrevistas entre a
comunidade usuria do cdigo, buscando descobrir dados relativos ao problema de
pesquisa. E descritiva porque objetiva descrever as caractersticas do cdigo de
classificao no processo de gesto de documentos na Fiocruz. A pesquisa descritiva
aquela que visa descrever caractersticas de grupos, como tambm a descrio de um
processo numa organizao, o nvel de atendimento de entidades, levantamento de
opinies. (GIL, 2002, p.21).
Como caminho metodolgico para atender aos objetivos especficos de buscar a
fundamentao terica e verificar na comunidade de prtica a funcionalidade do cdigo
de classificao, a investigao foi sistematizada nas etapas de levantamento e anlise
dos dados e interpretao dos resultados.
Visando alcanar o objetivo especfico de buscar nos fundamentos tericos da
organizao e representao da informao aportes para a anlise do cdigo de
classificao, frente s necessidades arquivsticas e s demandas de informao da
instituio, consultou-se: literatura especializada das reas da arquivstica, organizao

62

do conhecimento, legislao arquivstica brasileira e documentao normativa e


administrativa da Fiocruz.
O

levantamento

de

fundamentos

tericos

visou

organizar

anlise,

operacionalizar e sistematizar as primeiras ideias para a construo e delimitao do


universo da pesquisa. Essa etapa teve incio com o levantamento de dados na bibliografia
da rea de biblioteconomia referentes aos Sistemas de Representao da Informao em
especial aos esquemas de classificao.

Tambm buscou-se aportes nos princpios

arquivsticos de organizao e arranjo, visando apontar as relaes de complementaridade


e comparao entres os princpios adotados nas disciplinas biblioteconomia e
arquivologia.
O aporte terico para o estudo dos esquemas de classificao foi baseado em
Langridge (2002), Barbosa (1969), Mills (1960) e Foskett (1973) e Piedade (1983).
Adquiridas as bases tericas e identificados os elementos de anlise nos esquemas
de classificao, o aprendizado foi aplicado na identificao dos elementos do CCDAFiocruz e para a anlise e interpretao dos dados empricos.
A seguir so apresentadas a definio e sistematizao dos elementos de anlise
do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo da Fiocruz CCDA Fiocruz
A anlise dos dados coletados partiu do levantamento dos princpios tericos da
gesto de documentos e organizao e representao da informao em especial da
classificao. A partir destes fundamentos tericos foram selecionados elementos de
anlise e caractersticas que possam dar suporte a interpretao da estrutura do cdigo de
classificao da Fiocruz.
De um estudo inicial sobre os dados obtidos do levantamento bibliogrfico os
elementos de anlise foram selecionados elementos para anlises de esquemas de
classificao propostas por autores como Langridge e Mills.
Foram ento estabelecidas categorias que forneceram subsdios para a anlise de
contedo e estrutura do CCDA-Fiocruz e definio de elementos intrnsecos extrnsecos.
Foram selecionados os seguintes elementos de anlise:

63

Elementos gerais: histrico,contexto de criao e utilizao, motivao para


adoo do CCDA-Fiocruz

Elementos de classificao:

classes principais, notao, tabelas, regras,

ndices, ordem das classes, hierarquia, principio da provenincia e respeito aos


fundos
Para alcanar ao objetivo especifico de identificar as necessidades das
comunidades usuria do cdigo da instituio em funo do uso do CCDA-Fiocruz foram
coletados dados atravs de entrevistas estruturadas com os gestores da rea de arquivo e
colaboradores que utilizam o CCDA-Fiocruz e atravs de consulta a dados j existentes
coletados pelo SIGDA atravs de enqute s unidades da Fiocruz.
O segundo conjunto de dados analisados foi considerado importante devido a sua
abrangncia em relao s unidades da Fiocruz alcanando as unidades regionais, as de
apoio e as tcnico-administrativas sendo assim considerados complementares ao estudo.
As entrevistas foram efetuadas entre as unidades tcnico-cientficas que so
responsveis pelas atividades finalsticas da instituio e como tal foram consideradas
ideais para apontar as demandas por alterao no CCDA-Fiocruz.
A coleta de dados empricos idealizada para o presente trabalho buscou obter um
panorama institucional representativo e atualizado e foi composta pelas entrevistas e
pelos dados complementares existentes na Fiocruz. Estes dados foram coletados de
unidades diversas que se disponibilizaram a encaminhar sugestes. J as entrevistas
tiveram um foco especfico nas unidades tcnico-cientficas e tiveram como finalidade
verificar a funcionalidade do CCDA-Fiocruz como instrumento de organizao e
representao da informao institucional, alm de apurar dados referentes ao
treinamento e uso do cdigo.
A seguir a descrio de como ocorreu a coleta de dados empricos a partir de
entrevistas estruturadas com unidades previamente definidas. Atravs desta tcnica
obteve-se uma viso geral do uso do cdigo de classificao na representao e
organizao da informao na Fiocruz, alm de dados relacionados ao treinamento e
demandas por mudanas no instrumento.

64

As entrevistas tiveram como foco identificar as necessidades da comunidade de


prtica da instituio em funo do uso do cdigo de classificao assim como identificar
sobre a adequao do CCDA- Fiocruz para a representao e organizao dos
documentos arquivsticos da instituio.
No levantamento foram efetuadas entrevistas estruturadas em 9 (nove) unidades
tcnico-cientficas localizadas no Campus de Manguinhos e uma unidade tcnicoadministrativa.
Dentre as unidades participantes tem-se: Casa de Oswaldo Cruz (COC), Escola
Nacional de Sade Pblica (ENSP), Instituto Oswaldo Cruz (IOC), Instituto de
Informao Cincia e Tecnologia (ICICT), Instituto de Pesquisa Evandro Chagas (IPEC),
Escola Politcnica de Sade Jos Venncio (EPSJV), Instituto Nacional de Controle da
Qualidade em Sade (INCQS), Biomanguinhos, Farmanguinhos e Diretoria de
Administrao (DIRAD).
A definio do universo de aplicao das entrevistas buscou expressar um
ambiente representativo das unidades da instituio.

Optou-se pelas unidades tcnico-

cientficas, pois referem-se s classes finalsticas do CCDA- Fiocruz e refletem a misso


da instituio, no setor da sade pblica, em atender as demandas do SUS.
As unidades tcnico-cientficas selecionadas foram as que desenvolvem atividades
especficas da Fiocruz o que contribuiu para refletir e elucidar a complexidade,
diversidade das atividades e caractersticas particulares da instituio em torno da sua
misso.
Tambm levou-se em considerao a localizao geogrfica das unidades. Cuja
maior concentrao de unidades tcnico-cientficas Fiocruz est no Campus Manguinhos
e haveria facilidade de deslocamento para efetuar as entrevistas de forma presencial o que
facilitou a interface entrevistado/entrevistador.
Os critrios de seleo dos indivduos da pesquisa foram: aplicar o cdigo de
classificao de documentos; ser responsvel pelo ncleo ou setor de arquivo da unidade;
ser indicado pelo gestor do ncleo/setor de arquivo.

65

Foram efetuadas entrevistas estruturadas6 com os gestores dos ncleos de arquivos


e/ou equivalente, arquivistas das unidades e com representantes da comunidade de
prtica, neste caso os indicados pelos ncleos de arquivo e representantes do Conselho
Tcnico do SIGDA. Os entrevistados da comunidade de prtica foram indicados pelo
responsvel da gesto de documentos de cada unidade entre os que efetuam atividades na
rea finalstica e so responsveis pela classificao da documentao gerada pela
totalidade da rea ou somente responsvel pela classificao de documentos sob sua
responsabilidade de produo.
O nmero de entrevistados representantes da comunidade de prtica em cada
unidade foi de um e no mximo dois, que se enquadravam nas especificaes citadas
anteriormente. Houve unidades em que no foi possvel entrevistar membro da
comunidade de prtica.
Os elementos da entrevista foram abordados segundo o roteiro a seguir:
1. Identificao do entrevistado, atividade/funo que exerce na unidade em que
trabalha;
2. Conhecimento do cdigo de classificao pelo entrevistado;
3. Uso do cdigo de classificao: identificao do mbito de aplicao na unidade;
quem classifica, e como o cdigo aplicado massa documental;
4. Dificuldades encontradas na utilizao do cdigo de classificao. Treinamento e
assistncia dada pelo SIGDA;
5. Demandas por alterao.
A estrutura da entrevistas visou facilitar a sistematizao dos dados coletados para
destacar os resultados a fim de atender aos objetivos da presente pesquisa. Assim,
definiram-se como principais elementos de anlise: as propostas de mudanas no cdigo
e treinamento para uso do instrumento.
Em funo da amplitude e complexidade da Fiocruz, como j mencionado
anteriormente, as entrevistas foram realizadas apenas nas unidades tcnicas localizadas
6

MARCONI ; LAKATOS , 2003: entrevista estruturada aquela em que o entrevistador segue um roteiro
previamente estabelecido.

66

no Campus de Manguinhos. Para esta escolha baseou-se na tcnica de amostragem no


probabilstica, ou seja, a amostra foi construda a partir da seleo das unidades da
Fiocruz que funcionam como barmetro, conforme sugerido por Lakatos (2003).
Barbetta (2005) chama esta tcnica de amostragem por julgamento, onde os
elementos escolhidos so julgados como tpicos da populao que se deseja estudar e que
melhor representam o universo em estudo. Este procedimento pareceu ser o mais
apropriado composio da amostra, visto que os processos de gesto de documentos e
estruturao dos servios que interessam investigar so bastante semelhantes entre as
unidades j que atendem s diretrizes estabelecidas pelo SIGDA e entre as unidades onde
a gesto encontra-se potencialmente mais avanada.
A presente pesquisa contou ainda com dados complementares j existentes sobre
a demanda por alterao no CCDA-Fiocruz coletada em estudo prvio quando foram
apontadas por membros da instituio.
Esses dados complementares haviam sido coletados a partir de consulta efetuada
pelo SIGDA, atravs de e-mail totalidade das unidades da instituio, exceto a unidade
Fiocruz frica. Nessa oportunidade as unidades puderam manifestar-se livremente
quanto s necessidades de mudana em face do uso do cdigo de classificao como
instrumento de organizao e representao da informao institucional.
Esses dados ainda no haviam sido analisados e por isso mereceram ser
considerados na presente anlise.

importante ressaltar que nessa enquete prvia

somente doze unidades responderam solicitao do SIGDA em um universo de 28


(vinte e oito) entre rgos de assistncia Presidncia, unidades tcnico-cientficas,
unidades tcnico-administrativas e de apoio.
Os dados complementares foram organizados inicialmente pela unidade de
origem. Depois identificou-se as alteraes sugerida por classes principais do cdigo de
classificao.

Posteriormente foram analisadas segundo questes hierrquicas, de

conceito e solicitao de incluso de novas classes e/ou subclasses.


A seguir, apresentao das anlises de dados e interpretao dos resultados.

67

6 ANLISE DOS DADOS E INTERPRETAO DOS RESULTADOS


A anlise de dados do trabalho compreende a aplicao do conjunto de princpios
e elementos tericos de classificao apresentados na seo 4 e no conjunto de dados
empricos coletados entre as unidades da Fiocruz.
O CCDA-Fiocruz foi analisado quanto :

estrutura, notao, ndice, tabelas,

regras de uso, treinamento e uso do CCDA-Fiocruz em diferentes unidades da instituio.


A partir dos dados coletados dentre as unidades da Instituio foi possvel
verificar o uso do CCDA-Fiocruz e a integrao das unidades ao SIGDA alm das
demandas por mudanas.
Constatou-se que todas as unidades tcnicas cientficas do Campus Manguinhos
utilizam o CCDA-Fiocruz , e o que diferencia o uso o nmeros de setores que o adotam
em cada unidade.
H unidades em que a classificao se efetua no setor produtor do documento e
quando a finalidade administrativa cessa os documentos so encaminhados ao arquivo
intermedirio. Em outro conjunto de unidades, a documentao produzida e ordenada
segundo critrios relevantes para o produtor visando facilitar a recuperao da
informao, mas no classificada pela rea produtora. Esses conjuntos de documentos
so encaminhados ao setor de arquivo intermedirio e este que procede a classificao e
arquivamento respeitando-se o princpio da ordem original.
No primeiro caso a classificao efetuada na fase corrente do ciclo vital de
documentos. A atividade de classificao est entronizada na rotina e nos processos
destas reas independente da atividade principal. Identificaram-se unidades mais
comprometidas com as rotinas de gesto de documentos, pois entendem que tais
procedimentos contribuem para a melhoria no desempenho dos processos de trabalho de
todas as reas.
No segundo caso tem-se a atividade de classificao a critrio exclusivo do
setor/ncleo de arquivo, o que demonstra que, fora da rea em que est atrelado o
arquivo, o cdigo de classificao no utilizado pelos colaboradores da instituio.

68

Neste caso o trabalho do ncleo de arquivo restringe-se s atividades operacionais de


classificao dos documentos transferidos, arquivamento e controle do ciclo de vida.
H laboratrios de pesquisa que no classificam a documentao e ao final do
tempo de permanncia no arquivo corrente solicitado ao setor/ncleo de arquivo para
que se proceda a classificao e posterior envio ao arquivo intermedirio. Portanto esses
laboratrios esto cientes dos procedimentos e do cdigo de classificao mas que devido
a entendimentos internos, no classificam seus documentos na fase corrente mas
recorrem ao ncleo de arquivo para que classifiquem e transfiram os documentos ao
arquivo intermedirio.
A seguir sero apresentados os dados referentes gesto de documentos, ao uso
do cdigo de classificao de documentos na Fiocruz (CCDA-Fiocruz) e a integrao das
unidades ao SIGDA, tomando por base o organograma da instituio:

69

Quadro 4: Organograma Fiocruz com indicao das unidades integradas ao SIGDA.


Fonte: A autora, 2012.

O quadro acima aponta que 65% de todas as unidades da Fiocruz esto de alguma
forma integradas ao SIGDA, ou seja, estas unidades so conhecedoras do CCDA-Fiocruz,

70

integram o Conselho Tcnico do SIGDA e receberam treinamento em algum momento


desde sua integrao ao Sistema.
Nas unidades tcnico-administrativas todas as unidades esto integradas ao
SIGDA, mas h uma considervel diferena no nvel de utilizao do cdigo dentro de
cada unidade. Nos rgos de assistncia direta a presidncia apenas uma unidade a
DIREB faz uso do cdigo de classificao, mas no se identificou o nvel de abrangncia
dentro da unidade. Neste caso considerou-se que h apenas aes isoladas de gesto de
documentos n~so configurando uma integrao.
Das unidades demonstradas no organograma, h 7 (sete) em que no mnimo 75%
de seus setores aplicam o cdigo de classificao. Essas unidades so integradas ao
SIGDA com representao no Conselho Tcnico e todas possuem ncleo de arquivo com
equipe formada por pelo menos 1 (um) arquivista. Nestas unidades h o uso do CCDAFiocruz tanto em suas reas finalsticas como administrativas, o ciclo de vida documental
observado e os procedimentos de gesto de documentos esto incorporados s
atividades de rotina.
Identificou-se 6 (seis) unidades em que o uso do CCDA-Fiocruz fragmentado
entre os diversos setores ou concentrando-se na rea meio. No caso em que o uso do
cdigo de classificao est concentrado nas atividades-meio identificou-se que a adoo
dos procedimentos de gesto de documentos esto diretamente relacionados a falta de
espao fsico. Estas reas procuram o setor de arquivo/gesto de documentos motivadas
pela necessidade de desocupar espaos fsicos. Na situao destas 6 (seis) unidades no
encontrou-se a aplicao dos procedimentos sistmicos de gesto de documentos.
As reas finalsticas mais integradas que aplicam o cdigo de classificao so
reas que sofrem inspeo dos rgos reguladores e constantemente buscam estar em
conformidade com os requisitos do Sistema de Gesto da Qualidade para continuarem
desenvolvendo suas atividades e atender as demandas do SUS segundo os padres de
excelncia esperados.
H trs unidades em que h aes isoladas de gesto de documentos. Estas trs
unidades no integraram ao SIGDA formalmente, no h representao no Conselho

71

Tcnico mas utilizam o cdigo mesmo que restrito a uma rea interna. Atribuiu-se este
uso a participao de colaborador da rea no curso de treinamento em gesto de
documentos ou a mudana de lotao de funcionrio que no setor de origem utilizava o
CCDA-Fiocruz e manteve esta prtica no novo local de trabalho, sabendo que tal
atividade sistmica e deve abranger a toda a instituio.
A anlise dos dados referentes s unidades da Fiocruz em relao ao uso do
CCDA-Fiocruz e a integrao ao SIGDA foi oportuna para contextualizar a aplicao do
instrumento de organizao de e representao da informao arquivistica na instituio e
complementar informaes para a anlise dos dados visando atender aos objetivos
especficos do presente trabalho.
A seguir a anlise e interpretao dos dados coletados com a finalidade de
alcanar o objetivo do trabalho de buscar nos fundamentos tericos da organizao e
representao do conhecimento aportes para a anlise do CCDA-Fiocruz frente aos
procedimentos arquivsticos e as demandas de informao da Fiocruz.
Em funo dos princpios tericos de classificao o CCDA- Fiocruz foi analisado
segundo os elementos apresentados a seguir:

a) Estrutura e caractersticas: Princpio da Provenincia e Respeito aos Fundos


Como recomendado pelos princpios arquivsticos a primeira caracterstica a ser
observada no cdigo de classificao como base de diviso foi o principio da
provenincia e respeito aos fundos.
O CCDA-Fiocruz tem como primeiro recorte classificatrio a contextualizao do
fundo arquivstico, da Fiocruz como produtora e detentora da documentao decorrente
do desenvolvimento e operacionalizao das funes e atividades. Portanto a
provenincia da documentao a ser classificada tem como caracterstica pertencer ao
fundo institucional Fiocruz e ser o registro das atribuies e tarefas desta organizao no
cumprimento de sua misso.
Mesmo aps a transferncia e recolhimento a origem da documentao e a
finalidade de sua produo continuam como caractersticas que permitem a recuperao
da informao e mantm registrada a funcionalidade da produo. Portanto a observncia

72

dos princpios da provenincia e respeito aos fundos garantem que a natureza, a


procedncia dos documentos e a relao orgnica com a funo e misso da Fiocruz
sejam preservados durante o ciclo vital.
Ainda sobre os princpios arquivsticos o CCDA-Fiocruz foi estruturado seguindo
a orientao da classificao funcional sugerida por Schellemberg em que priorizada a
identificao das funes e atividades dos rgos pblicos. Mas que no presente
instrumento indevidamente chamada de classificao por assunto.
Analisando o CCDA-Fioccruz a partir das categorias fundamentais de
Ranganathan as classes integrantes do cdigo so recortadas a partir do universo de
assunto, ou seja, do universo de funes, atividades e tarefas da instituio.
Consideramos as categorias fundamentais escolhidas para o recorte inicial:
categoria espao, energias e tempo. O espao representa a delimitao do campo de
produo dos documentos, a observncia sempre do princpio da provenincia e respeito
aos fundos, produo documental no contexto institucional da Fiocruz. A energia referese a ao, aos processos, operaes, tcnicas que so registradas nos documentos
arquivsticos. E o tempo, considerado na contextualizao histrica da instituio, no
controle do ciclo vital e no ordenamento interno dos documentos. A categoria tempo,
quando identificada na ordem cronolgica, pode ser considerada como elemento de
caracterizao do respeito a ordem original, ou seja, a ordem cronolgica o principio
relevante na recuperao da informao.
Os princpios de Ranganathan foram identificados nos descritores do cdigo de
forma sistmica e organizados em renques e cadeias estruturadas em classes abrangentes
que so as facetas definidas a partir da Categoria Fundamental Energia.
Foram identificados renques de classes formadas por uma nica caracterstica de
diviso e a partir destes renques sries horizontais so criadas. Como exemplo tem-se:

73

200 Pesquisa e desenvolvimento tecnolgico

RENQUES - Classe principal

250 Propriedade industrial


251 Patentes
SRIES VERTICAIS

252 registro de desenho industrial


253 registro de marcas e logomarcas

Quadro 5: exemplo de renques e cadeias extrado do CCDA-Fiocruz


Fonte: a autora, 2012.

A estrutura em renques e cadeias apresentado no CCDA-Fiocruz demonstra uma


estrutura classificatria hierrquica e por vezes evidencia a relao gnero-espcie e de
todo-parte.
As caractersticas de diviso do CCDA-Fiocruz, em geral, so caractersticas
naturais, inerentes e inseparveis do objeto a classificar, tais como a procedncia do
documento, finalidade para o qual foi criado o que torna a classificao mais consistente
e representativa do contexto de produo.
Identificou-se o emprego simultneo de mais de uma caracterstica na diviso
ocorrendo a classificao cruzada nas classes 400 e 500 esta situao ser exemplificada
na anlise das classes e subclasses.
A estrutura do

CCDA-Fiocruz implantada desde 1996 na instituio sofreu

algumas modificao em relao ao modelo proposto pelo CONARQ visando refletir as


caracterstica peculiares da instituio.
A estrutura e os princpios de diviso do CCDA-Fiocruz seguem o modelo
proposto no CCDA-CONARQ. Souza resume as bases da estrutura do cdigo
CONARQ:
As funes, atividades, espcies e tipos documentais, segundo a
Resoluo genericamente denominados assuntos, encontram-se
hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades
desempenhadas pelo rgo, ou seja, os assuntos recebem cdigos
numricos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo, definida
por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se do
geral para o particular. (SOUZA, 2007, p. 157)

Souza em anlise ao CCDA-CONARQ fala sobre a estrutura do cdigo composto


de funes, atividades e por vezes tipologias documentais. questionvel a utilizao

74

das espcies e tipos documentais como unidades de classificao. As tipologias


documentais so os objetos a serem classificados e no podem ser confundidos com os
nveis de classificao. Exemplifica com o seguinte recorte no cdigo do CONARQ:
002 Planos, Programas e Projetos de Trabalho
003 Relatrios de Atividades
004 Acordos, Ajustes, Contratos, Convnios
010.2 Regimentos. Regulamentos. Estatutos. Organogramas.
Souza afirma que na estrutura do CCDA-CONARQ apesar de ser baseado nas
funes e atividades, por vezes chamada inapropriadamente de assuntos, possvel
verificar tipologias documentais como unidades classificatrias no lugar de uma
atividade. Demonstrando que a estrutura do CCDA-CONARQ foi subdivida no apenas
levando em considerao as funes e atividades mas tambm foram consideradas a
tipologia documental em alguns casos mesmo que indevidamente.
Portanto, assim como o cdigo CONARQ, o CCDA-Fiocruz utiliza-se de dois
princpios diferentes para estabelecer a diviso das classes, contrariando o principio da
teoria da classificao de utilizar apenas uma caracterstica por vez para estabelecer as
subdivises das classes assuntos e classes principais. Esta caracterstica de diviso foi
encontrada mas classes referentes as atividades-meio e nas classes e subclasses das
atividades finalsticas.
Ainda referentes a estrutura e aos princpios arquivsticos, no levantamento de
dados foi identificado que atualmente o CCDA-Fiocruz baseado nas funes e atividades
da instituio no pode ser usado como instrumento de organizao e representao da
informao para sistemas informatizados de gesto de documentos de arquivo. Esta
observao baseou-se nas concluses do projeto de formulao de termo de referencia
para aquisio de soluo de gerenciamento de documentos e processos eletrnicos,
coordenados por uma das unidades da Fiocruz.
Assim foi sugerido como proposta de mudana entre a comunidade usuria do
cdigo que as subdivises do CCDA-Fiocruz fossem especificadas at o nvel de

75

tipologia documental. O objeto a ser classificado seria considerado como caracterstica de


diviso em ltimo nvel: a tipologia documental.

b) Ordem das classes


Para Langridge (2006, p.68) a ordem das classes principais requer um princpio
filosfico, deve refletir uma viso contempornea predominante, a ordem das cincias a
ordem das coisas e a ordem das coisas a ordem de sua complexidade.
No CCDA-Fiocrruz a classe 000 ADMINISTRAO GERAL a primeira classe
principal e a classe que agrupa a documentao proveniente das atividades de apoio da
instituio, atividades administrativas que so base para a organizao e desenvolvimento
das atividades finalsticas.
Os responsveis pela definio dos descritores das classes finalsticas foram os
tcnicos e pesquisadores da Casa de Oswaldo Cruz (COC). Lembrando, esta unidade
responsvel por promover a preservao da memria da Fiocruz, atividades de pesquisa,
de ensino, documentao e divulgao relativas histria da sade pblica e das cincias
biomdicas.
Em relao a ordem das classes finalsticas no foram encontrados registros e
princpios que indicassem claramente a escolha da ordem das classes principais. Contudo
a partir da observao de documentos que registraram o inicio da implantao da gesto
de documentos na instituio e as etapas de construo do CCDA-Fiocruz foram
identificados os seguintes dados:

CLASSE 100 - a primeira classe finalstica contemplou a rea de

documentao, informao comunicao e divulgao em C&T em sade. Estas


atividades so coordenadas e executadas pela COC, embora todas as demais
unidades possam ter atividades e processos relacionados ao assunto descrito. Esta
classe foi a primeira classe finalstica a ser aplicada na Fiocruz, sob os princpios
da gesto de documentos.

76

CLASSE 200 PESQUISA DESENVOLVIMENTO E GESTO

TECNOLGICA - A atividade de pesquisa desenvolvida por todas as unidades


tcnico cientificas. A atividade de pesquisa o eixo central da instituio e a
partir do desenvolvimento e do carter dinmico da organizao surgiram as
demais atividades consideradas finalsticas.

Assim atribumos o critrio de

relevncia e destaque da atividade. Lembramos que em 1908 o Instituto


Soroterpico foi rebatizado como IOC, a primeira unidade tcnico-cientfica da
Fiocruz na configurao atual. E este instituto hoje o principal rgo de pesquisa
biomdica da Fiocruz.

CLASSE 300 ENSINO - a classe subsequente a de pesquisa e incorporada s


atividades institucionais a medida que o campo de pesquisa da instituio se
ampliava. A atividade surgiu a partir da singularidade das pesquisas
desenvolvidas na Fiocruz e a parceria entre instituies de pesquisa internacional.
Historicamente a rea de ensino foi agregada instituio em 1970, quando foi
instituda a Fundao Oswaldo Cruz congregando inicialmente o ento Instituto
Oswaldo Cruz, a Fundao de Recursos Humanos para a Sade (posteriormente
Escola Nacional de Sade Publica, ENSP) e o Instituto Fernandes Figueira (IFF).
Antes no haviam atividades de ensino relacionados a ps-graduao os
pesquisadores da Fiocruz eram enviados instituies de pesquisas do exterior
para se especializarem e no retorno aplicarem seus conhecimentos no
desenvolvimento de pesquisas na Fiocruz.

A medida que pesquisadores se

especializavam, convnios entre a Fiocruz e instituies de pesquisa internacional


foram firmados a fim de estabelecer cooperao possibilitando que pesquisadores
estrangeiros integrassem a equipe de pesquisa da Fiocruz e apoiassem a criao de
cursos de ps-graduao junto aos pesquisadores locais.

CLASSE 400 PRODUO DE MEDICAMENTOS IMUNOBIOLGICOS E


OUTROS INSUMOS

Esta classe remete s primeiras atividades da Fiocruz

quando ainda era o Instituto Soroterpico Federal, inaugurado com o objetivo de


fabricar soro e vacinas contra peste bubnica. Caso a ordem das classes

77

figurassem um contexto histrico relacionado as atividades esta classe ocuparia a


primeira posio de constituio do CCDA-Fiocruz atividades finalstica.

CLASSE 500 ASSISTENCIA A SADE E GESTO AMBIENTAL ltima


classe do CCDA-Fiocruz.

As unidades responsveis pelas atividades

contempladas nesta classe so unidades recm integradas ao SIGDA e ainda no


possuem a gesto de documentos implantadas em todos as fases. No processo de
construo do CCDA-Fiocruz houve dificuldade no acesso s

unidades

responsveis por estas funes. As unidades com atendimento mdico, pouco se


tem registro sobre os processos administrativos, as atividades e a tipologia
documental produzida.
A partir dos dados coletados verificou-se que a ordem das classes principais
configurada no cdigo de classificao da Fiocruz no esto dispostas historicamente,
mas supem-se que a ordem da primeira classe tenha sido definida pelos critrio de maior
conhecimento da rea pelos tcnicos responsveis pela elaborao do cdigo, facilidade
de acesso para efetuar o levantamento das funes e da produo documentos e
abrangncia das atividades nas diversas unidades.

c) Notao
A notao desempenha a funo de instrumento de localizao, e preserva a
ordem pensada inicialmente e, em alguns casos, demonstra algum tipo de relao entre os
termos.

No caso do cdigo da Fiocruz, mostra relao de gnero e espcie e de

hierarquia.
O CCDA-Fiocruz adotou notao pura, pois adota caracteres de um nico tipo,
somente nmeros. A notao arranja os documentos na ordem de assuntos e indica a
ordem de arquivamento.
A notao do CCDA-Fiocruz possui a qualidade hospitalidade em cadeia, pois
permite as divises necessrias e subdivide as classes do mais geral ao especifico.
Tambm possui como caracterstica a hospitalidade em fileira (ou renques) que permite a

78

representao dos vrios assuntos correlatos resultantes da subdiviso de um assunto por


uma determinada caracterstica, vrias espcies de um mesmo gnero.
Como exemplo tem-se:

Hospitalida
de em
cadeia

Hospitalidade em fileira
Figura 1: exemplo de hospitalidade em cadeia e hospitalidade em fileira
Fonte: A autora.2012. .

A notao do CCDA- Fiocruz constituda de nmeros decimais, mas foram


suprimidos o zero e a vrgula que caracterizam nmeros decimais. E foi usado um
mnimo de trs algarismos, tratados como decimais, formando classes principais com trs
dgitos (100, 200, 300 e assim por diante).
O CCDA- Fiocruz s utiliza um sinal grfico, o ponto aps o terceiro algarismo,
mas mesmo este ponto no tem qualquer outro valor na notao seno facilitar a leitura.
Como emprega s algarismos, a notao considerada como pura.
A notao flexvel pois possibilita a incluso de novos assuntos nos pontos
adequados sem alterar a ordem existente, mas est limitada a dez incluses por cada
diviso.
A notao do CCDA-Fiocruz tambm mnemnica sistemtica, pois permite que
um mesmo smbolo seja utilizado para representar ideias iguais ou semelhantes que
atravs da associao facilitam a memorizao e compreenso.

79

Exemplo1:
190 Outros assuntos referentes documentao, informao e comunicao
290 Outros assuntos referentes pesquisa, desenvolvimento e gesto tecnolgica
390 Outros assuntos referentes ao ensino
Exemplo2:
110 Polticas de documentao, informao e Comunicao
210 Poltica de cincia e tecnologia em sade
310 Polticas de ensino em cincia e tecnologia e sade
Como observou-se o nmero 9 (nove) sempre d a ideia de outros assuntos,
assuntos diversos, o 10 (dez) sempre est associado poltica.
d) Tabelas
No CCDA-Fiocruz no foram encontradas tabelas cronolgicas ou geogrficas
como comum nos esquemas de classificao de documentos bibliogrficos. Existem
tabelas de equivalncia de cdigo e assuntos para orientar os classificadores nos casos em
que ocorreram mudanas no cdigo e nos descritores.

Tabelas de equivalncia de

classes, subclasses, grupos e subgrupos que foram alterados, inclusos e/ou modificado em
revises efetuadas ao longo do processo de elaborao e uso do cdigo.
e) Regras de uso
As regras para uso no CCDA- Fiocruz encontram-se na parte introdutria do
CCDA-Fiocruz onde so apresentados conceitos e definies e uma breve anlise sobre a
estrutura das classes e subclasses.
Em seguida, junto ao conceito e a finalidade de classificar documentos so
sugeridos os passos essenciais no processo de classificao de documentos e descreve-se
as etapas da classificao. Esta parte apresenta regras de arquivamento da documentao
segundo a classificao recebida e descreve os procedimentos no caso de emprstimo da
documentao.

80

Ao longo do CCDA-Fiocruz, abaixo das classes e subclasses, em alguns casos, h


um texto com orientaes sobre quais documentos devem ser classificados com aquela
notao. Neste mesmo texto tambm a instruo para abertura de pastas seguindo
critrios de ordenao por evento,interessado, ordem cronolgica e outros.
O texto explicativo que acompanha a notao uma ferramenta de orientao
classificao quanto ao contedo que pode ser classificado nas subclasses.

f) ndice
O ndice do CCDA-Fiocruz o alfabtico do tipo relativo, pois indica para cada
fenmeno todos os pontos do sistema em que aparecem os diferentes aspectos
relacionados.
O ndice um instrumento auxiliar a classificao, no utilizado como
instrumento de classificao. Portanto, o uso seguido de consulta ao CCDA-Fiocruz, no
sentido de que o mesmo possui informaes complementares capazes de ratificar,
esclarecer e indicar procedimentos a serem adotados quando da classificao e do
arquivamento dos documentos.
Exemplo:
CADASTRO
* de alunos - 341
* de fornecedores - 030.1
* de pessoal 020.5
* de usurios, dos acervos arquivstico, bibliogrfico e museolgico 151.1
* de veculos - 042.2
* entrada e sada, controle de portaria 049.15
CALENDRIO ESCOLAR - 351
CMARAS TCNICAS - 011
CAMPANHA INSTITUCIONAL - 012.3
CANAL SADE 164

81

A seguir apresentada a anlise dos dados j existentes e dos dados coletados nas
unidades Fiocruz, obtidos atravs de entrevistas. A finalidade da anlise foi de identificar
demandas da comunidade de prtica por alterao no CCDA-Fiocruz e no treinamento
para uso da classificao. Os elementos de anlise so apresentados a seguir
a) Propostas de mudanas nas classes e subclasses
Optou-se analisar as propostas de alterao no CCDA-Fiocruz junto com os
elementos classe e subclasse propostos por Langridge, tendo em vista que os dados
coletados junto a comunidade usuria do cdigo de classificao foram concentradas em
torno da estrutura das classes e subclasses conforme apresentao a seguir.
Como primeiro corte classificatrio dentro do universo de assuntos e
considerando as categorias fundamentais sugeridas por Ranganathan, o CCDA-Fiocruz
estruturado tendo como base a faceta Energia/Ao (estrutura baseada nas funes e
atividades) e a faceta Espao.
Na representao da quantidade de classes principais, o CCDA-Fiocruz segue a
lgica da Classificao Decimal de Dewey na qual cada uma das classes principais pode
ser dividida em nove classes menores, resultando em at 100 divises, e cada uma dessas
classes menores pode ser subdividida em outras nove subclasses, e assim sucessivamente.
Alm das seis classes temticas h trs classes vagas para os casos do surgimento de
atividades e funes que se justifiquem ser classificadas como classes principais,
garantindo assim, a flexibilidade para extenso do cdigo, mantendo a estrutura de base.
H ainda a indicao de uma classe sobre assuntos gerais.
As classes principais esto codificadas e nomeadas segundo a estrutura abaixo e
conforme as especificaes indicadas:
000 Administrao Geral
100 Documentao, Informao e Comunicao em C&T e Sade
200 Pesquisas, Desenvolvimento e Gesto Tecnolgica
300 Ensino

82

400 Produo de Medicamentos, Imunobiolgicos e outros Insumos


500 Assistncia Sade e Gesto Ambiental
600 Vaga
700 Vaga
800 Vaga
900 Assuntos Diversos
A seguir, as anlises de cada classe principal.
CLASSE 000 - ADMINISTRAO GERAL
A classe 000 Administrao Geral reservada as atividades-meio da instituio,
ou seja, ao conjunto de operaes que uma instituio executa para auxiliar e viabilizar o
desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos
de carter instrumental e acessrio.
A seguir a nomeao das nove subclasses que originaram-se da classe principal
000 ADMINISTRAO GERAL. Cada uma desta poder ser subdividida novamente em
at nove classes se necessrio:
subclasse 010 Organizao e Funcionamento
subclasse 020 - Pessoal
subclasse 030 - Material
subclasse 040 - Patrimnio
subclasse 050 Oramento e finanas
subclasse 060 Documentao e informao
subclasse 070 - Comunicaes
subclasse 080 - (vaga)
subclasse 090 Outros assuntos referentes administrao geral
Na classe 000 Administrao Geral no CCDA-Fiocruz ao longo de sua utilizao
foi necessria a incluso de novos grupos e subgrupos a fim de representar novas
atividades surgidas ao longo desses anos na prpria administrao pblica federal.
Desde 1996 quando se iniciou o processo de elaborao e uso do cdigo de
classificao dentro de um programa de gesto de documentos houve necessidade de

83

incluso de subclasses, grupos e subgrupos na tentativa de atualizar as atividades surgidas


na instituio e s demandas por informaes conforme sero apresentados no
desenvolvimento desta anlise.
Exemplificando o processo de adequao s demandas de informao h a
incluso da subclasse 013 Sistema da qualidade. A nova atividade foi incorporada ao
cdigo e subdividida da seguinte forma:
013 Sistema da qualidade
013. 1 Polticas da qualidade
013.2 Planejamento do sistema
013.3 Acompanhamento do Sistema
013.31 Auditorias
013.4 Controle externo da qualidade
013.5 Certificao e premiao
013.9 Outros assuntos referentes ao sistema da qualidade
A subclasse foi includa ao CCDA-Fiocruz em 2007, pois na gnese do cdigo de
classificao em 1996 a atividade de gesto da qualidade ainda no tinha contornos bem
definidos na administrao pblica.

Somente a partir de 1997, com a reforma

administrativa, a qualidade ganhou status de funo na gesto pblica e o incentivo


entre os rgos foi atravs da criao do Prmio Nacional da Qualidade.
As classes principais 100 a 800 referem-se s atividades-fim ou finalsticas da
Fiocruz. Essas atividades compreendem o conjunto de operaes que a instituio desenvolve
para o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de
carter substantivo para o seu funcionamento. A seguir a apresentao das classes finalsticas:

CLASSE 100 DOCUMENTAO, INFORMAO E COMUNICAO EM CINCIA,


TECNOLOGIA E SADE
A classe 100 rene documentos relacionados s atividades de produo, captao,
armazenamento, difuso, anlise e gesto da informao e comunicao em cincia e tecnologia e
sade. Tambm so agrupados nesta classe os documentos referentes aos programas de gesto
de documentos e sistemas de arquivo, incluindo as atividades de museologia e divulgao em

84

Cdigo

Descritor

Proposta de mudana

Justificativa

cincia e sade. E por fim, documentos referentes s atividades ligadas publicao de livros,
peridicos cientficos, produo de vdeos. A seguir, a apresentao da classe 100:

110 Polticas de documentao, informao e comunicao em C&T e Sade


120 Planos e programas de trabalho
130 Entradas de acervos: arquivsticos,bibliogrfico e museolgico
140 Tratamento tcnico e preservao de acervos
150 Servios aos usurios
160 Comunicao e divulgao em cincia e tecnologia e sade
170 Vaga
180 Vaga
190 Outros assuntos referentes documentao, informao e comunicao em C&T e
sade
Foram identificadas quatro sugestes de mudana para a disposio das classes,
subclasses, grupos e subgrupos desta classe principal. Conforme quadro abaixo:

85

141.13

Sistema de Documentos
Arquivos da Fiocruz

162

Produo Editorial

192

Bibliografias

193

Boletim bibliogrfico

Excluso deste grupo

Incluir nesta subclasse


a Produo tcnicocientfica
que
atualmente
possui
subclasse especfica de
cdigo 161
Incluir nesta subclasse
a Produo tcnicocientfica
que
atualmente
possui
subclasse especfica de
cdigo 161
Incluir nesta subclasse
a Produo tcnicocientfica que
atualmente possui
subclasse especfica de
cdigo 161

Desacordo com
as
qualidades
hierrquicas e
de conceito
A produo
tcnico
cientfica no
seria um tipo de
produo
editorial?
A produo
tcnicocientfica no
seria um tipo de
produo
editorial?
A produo
tcnico
cientfica no
seria um tipo de
produo
editorial?

Quadro 6: classe 100 - Proposta de mudana


Fonte: a autora, 2012.

A primeira mudana sugerida foi devido identificao da falta de relao


hierrquica do subgrupo 141.13 SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVOS DA FIOCRUZ com a subclasse 140 TRATAMENTO TCNICO.
Verificou-se uma incongruncia entre o conceito dos descritores e a hierarquia proposta.
Caracterizando o Sistema, verificou-se que o Sistema de Gesto de Documentos e
Arquivos SIGDA responsvel por estabelecer polticas e programas de gesto de
documentos e arquivos da Fiocruz, em acordo com as diretrizes do Conselho Nacional de
Arquivos CONARQ e de forma integrada ao Sistema de Gesto de Documentos de
Arquivo da Administrao Pblica Federal (SIGA).
Da justificativa de mudana conclui-se que as atividades e funes representadas
pelo sistema no possuem, de fato, relao hierrquica com a funo/atividade
TRATAMENTO TECNICO, o que levem proposta de excluso deste.

86

As trs sugestes de alterao subseqentes referem-se hierarquia dos


descritores. Foi sugerido que o cdigo 162 PRODUO EDITORIAL agregasse os
descritores produo tcnico-cientfica, bibliografia e boletim bibliogrfico e a nova
estrutura da subclasse 160 COMUNICAO E DIVULGAO EM C&T ficaria da
seguinte forma:
CDIGO/DESCRITOR -ATUAL

CDIGO/DESCRITOR ALTERAO
SUGERIDA

160 COMUNICAO E DIVULGAO EM

160 COMUNICAO E DIVULGAO EM

C&T:

C&T:

161 Produo Tcnico Cientfica


162 Produo Editorial

162 Produo editorial (nesta subclasse ficariam


classificadas todas as formas de editorao inclusive
estas que anteriormente tinham cdigo especficos:
Produo tcnico-cientifica/Bibliografias/ Boletim
Bibliogrfico. Sumrio Corrente
Catlogo de vdeo

162.1 Editorao. Programao Visual

162.1 Editorao. Programao Visual

162.2 Promoo. Divulgao

162.2 Promoo. Divulgao

162.3 Comercializao

162.3 Comercializao

162.4 Doao. Permuta

162.4 Doao. Permuta

163 Eventos e projetos Artstico-culturais

163 Eventos e projetos Artstico-culturais

164

Produtos

servios

de

informao

164

Produtos

servios

de

informao

comunicao em C&T e sade

comunicao em C&T e sade

190 Outros assuntos referentes a documentao,

190 Outros assuntos referentes a documentao,

informao e comunicao em C&T e sade

informao e comunicao em C&T e sade

191 Produo intelectual

191 Produo intelectual

192 Bibliografias

Subgrupo excludo

193 Boletim Bibliogrfico. Sumrio Corrente

Subgrupo excludo

Catlogo de vdeo
Quadro 7: Subclasse 160 estrutura atual x estrutura sugerida
Fonte: A autora, 2012.

87

No formato sugerido a subclasse 162 agruparia todas as formas de produo


editorial, inclusive a produo tcnico-cientfica, alm das bibliografias, os boletins
bibliogrficos, os sumrios correntes e catlogos de vdeo. As subclasses 192 e 193
ficariam vagas. A justificativa foi que estes termos so um tipo de produo editorial,
conforme sugere o manual de editorao do Ministrio da Sade.
A proposta de alterao considera tipos de produo com naturezas e finalidades
distintas como PRODUO EDITORIAL sem especificar quais os tipos que estariam
agregados a este descritor. Nesta subclasse estariam reunidos documentos produzidos
para atender funes e atividades muito diferentes. A caracterstica utilizada como
princpio de diviso seria apenas a atividade de transformao de um projeto editorial em
publicao e no seriam consideradas a natureza e finalidades dos produtos editados.

CLASSE 200 PESQUISA, DESENVOLVIMENTO E GESTO TECNOLOGICA


A classe 200 refere-se Pesquisa, desenvolvimento e gesto tecnolgica e rene
documentos resultantes das atividades de pesquisa e desenvolvimento tecnolgico em
sade na Fiocruz, tratadas sob prismas diversos, abrangendo desde o campo da biologia
bsica at o das cincias sociais e documentos referentes propriedade intelectual e
comercializao de tecnologia. Subdivide-se nas em subclasses a seguir:
210 Polticas de cincia e tecnologia em sade
220 Planos e programas de trabalho
230 Pesquisa e desenvolvimento tecnolgico
240 Propriedade intelectual de autor
250 Propriedade industrial
251 Patentes
252 Registro de desenho industrial
253 Registro de marcas e logomarcas

88

260 Transferncia e absoro de tecnologia


270 Registro de produtos
280 Vaga
290 Outros assuntos referentes pesquisa, desenvolvimento e gesto tecnolgica
A classe 200 de pesquisa na instituio apresenta como caracterstica particular, a
sua amplitude de utilizao, pois todas as unidades tcnico cientficas da Fiocruz tem
como funo o desenvolvimento de pesquisas em suas respectivas reas de atuao.
Assim todas as unidades aplicam a classe 200 na classificao de documentos.
Para esta classe foram sugeridas mudanas relacionadas prpria terminologia da
rea e introduo de termos, como o caso do termo inovao. Foi tambm sugerido
ajuste da hierarquia dos descritores conforme relacionado abaixo:
Cdigo

Descritor

Proposta de

Justificativa

mudana
200

Pesquisa
desenvolvimento
gesto tecnolgica

240

Propriedade intelectual de autor

Propriedade
Intelectual

270

Registro de produtos

Criar subitem para


registrar diferena
entre registro de
produtos sanitrios e
registro de software

Quadro 8: classe 200 proposta de mudanas


Fonte: a autora, 2012.

e Pesquisa,
desenvolvimento,
gesto e inovao
tecnolgica.

Adequao
terminologia
rea

a
da

Descritor
mais
abrangente
(propriedade
industrial+autor)

necessrio
marcar a diferena
entre os produtos.
Atividades
com
naturezas distintas
e
atendem
a
legislaes
diferenciadas

89

Duas das mudanas propostas referem-se ao ajuste dos descritores com os termos
j incorporados da rea. A seguir a classe 200 no descritor ganharia um novo termo:
Inovao.

J a classe 240 no descritor atual seria suprimido

o termo autor, pois

propriedade intelectual, segundo a lei 9.279 de 14 de maio de 1996 agrega o conceito de


propriedade intelectual de autor e propriedade industrial.
Atualmente a subclasse 270 REGISTRO DE PRODUTOS est apresentada de
forma geral e segundo a sugesto recebida seria subdividida em dois grupos: registro de
produtos sanitrios e o registro de softwares/proteo de programas de computadores,
pois caracterizam atividades com naturezas distintas. A subclasse ficaria com a seguinte
disposio:
270 REGISTRO DE PRODUTOS
Registro de produtos sanitrios
Registro de software
As duas incluses estariam subordinadas a subclasse Registro de Produtos, seriam
as cadeias de srie verticais de Ranganathan onde cada conceito tem uma caracterstica a
mais ou a menos no exemplo uma caracterstica a mais: o registro de produtos foi
qualificado em sanitrio ou de software.
A subclasse tambm pode permanecer sem meno de tipo, onde estariam
alocados os registros sanitrios e de softwares e outros que possam ser identificados.
Neste caso o texto explicativo dever ser reformulado, pois atualmente faz meno
apenas dos registros sanitrios.

CLASSE 300 ENSINO


A classe 300 refere-se ao assunto ensino e rene documentos decorrentes das
atividades relacionadas ao ensino, visando a formao de recursos humanos para o SUS e
para o quadro nacional em cincia e tecnologia em sade, em suas diversas modalidades.
Inclui, ainda, documentos referentes elaborao dos cursos oferecidos pelo conjunto das
unidades da Fiocruz ou em convnio com outras instituies em seus diferentes campos

90

de atuao, abrangendo desde os cursos de educao infantil at os de ps-graduao.


Subdivide-se nas seguintes subclasses:
310 Polticas de ensino em C&T
320 Planos e Programas de trabalho
330 Consultoria e assessoria
340 Vida escolar
340.01 Processo seletivo
341 Dossi de aluno
342 Documentao escolar
349 Outros assuntos referentes a vida escolar
349.1 Monografia. Tese. Dissertao
349.2 Formatura
350 Cursos
351 Cursos Promovidos pela Fiocruz
351.1 Pr-escolar e fundamental
351.2 Mdio e tcnico
351.3 Atualizao. Desenvolvimento. Capacitao. Qualificao
351.4 Ps-graduao
351.5 Residncia mdica
351.9 Outros cursos promovidos pela Fiocruz
359 Outros assuntos referentes a cursos promovidos pela Fiocruz
359.1 Divulgao
360 Material educativo
370 Vaga
380 Vaga
390 Outros assuntos referentes a ensino
Em relao s propostas de mudanas identificou-se uma relacionada ao subgrupo
351.5 residncia mdica para ser incorporado ao subgrupo 351.4 Ps-graduao. A
justificativa que a residncia mdica uma modalidade de ps-graduao assim como

91

mestrado, doutorado, no havendo, portanto, razo para ser mantida como um subgrupo
em separado.
A principal questo nesta classe refere-se a dvidas sobre quais documentos
classificar na subclasse 341 Dossi de aluno. Entre as unidades com reas de ensino no
h consenso sobre a composio da pasta Dossi de aluno.

Todas as reas de ensino

apontaram esta dificuldade.

CLASSE 400 PRODUO DE MEDICAMENTO, IMUNOBIOLGICOS E OUTROS


INSUMOS
A classe 400 refere-se a rea de produo de medicamentos e insumos, rene
documentos referentes s atividades de produo de medicamentos, imunobiolgicos,
reativos para diagnstico e outros insumos estratgicos, destinados ao Ministrio da
Sade (MS) para distribuio rede pblica do SUS e s reas de C&T que demandem
insumos. Classifica, ainda, documentos referentes criao e oferta de animais de
laboratrio e ao fornecimento de sangue para atendimento s demandas internas de
pesquisa, produo e controle de qualidade. A seguir as enumeraes das subclasses:
410 Polticas de produo de medicamentos, imunobiolgicos e outros insumos
420 Planos e programas de trabalho
430 Processo de produo
440 Avaliao da produo
450 Controle e distribuio de produto acabado
460 Comercializao de produto acabado
470 vaga
480 vaga
490 Outros assuntos referentes produo de medicamentos imunobiolgicos e outros
insumos
A proposta de alterao para esta classe foi em relao reformulao do texto
explicativo. Foi sugerido que tais textos sejam mais claros e especficos em relao ao

92

documentos que se deve classificar nas subclasses 430 PROCESSO DE PRODUO e


440 AVALIAO DA PRODUO.
A subclasse 430 PROCESSO DE PRODUO na atual classificao contempla
os registros referentes ao processo produtivo e s embalagens de medicamentos,
imunobiolgicos e outros insumos, assim como a anlise das matrias-primas, do produto
acabado e das embalagens, os dossis dos lotes de produtos e as amostras de reteno,
conforme descrio da nota explicativa contida no CCDA-Fiocruz
Foi sugerido como proposta de mudana que a nota explicativa desta subclasse
fosse reformulada a fim de melhor esclarecer o usurio do cdigo sobre as atividades
contempladas nesta subclasse e quais conjuntos documentais devero ser classificados
nesta subclasse.
A subclasse 440 agrupa os documentos e registros referentes avaliao do
processo produtivo como um todo, como a manuteno preventiva e corretiva dos
equipamentos e instrumentos de medio, monitoramento das instalaes fsicas e do
ambiente de produo. Esta subclasse causa certa divergncia, pois na classe 500 h
tambm um subgrupo destinado ao monitoramento de ambiente e instalaes fsicas
sendo que subordinada a subclasse servios laboratoriais.
No levantamento de dados foi identificada a duplicidade da subclasse, pois o
controle de equipamentos e ambiente est delimitados na classe 400 produo e no
subgrupo 543 servios de laboratrio. A rea justificou que existem laboratrios com
atividades voltadas para a rea de pesquisa que atendem a produo, laboratrios de
controle e monitoramento de insumos, laboratrio de anlises clnicas e todos podem ou
no apoiar as atividades de produo. E independente da atividade a que apiam
essencial o estabelecimento de procedimento de controle e monitoramento de
equipamentos, insumos e ambiente.
A funo representada seria a gesto ambiental e a atividade controle e
monitoramento de ambientes. Ainda justificaram que o controle e monitoramento de
equipamentos e ambiente estariam relacionados diretamente as atividades de gesto
ambiental e biossegurana.

93

Diante do exposto, documentos que registram atividades iguais podem ser


classificados em subclasses diferentes, ocasionando a classificao cruzada e dificultando
a recuperao da informao.

CLASSE 500 ASSISTENCIA SADE E GESTO AMBIENTAL


A classe 500 refere-se assistncia sade e gesto ambiental. Esta classe rene
documentos das atividades de atendimento ambulatorial e hospitalar, aos exames, ensaios
laboratoriais e gesto dos atendimentos clnicos e hospitalares dos laboratrios e do
ambiente. A classe se subdivide como segue:

510 Polticas de sade e ambiente


520 Planos e programas de trabalho
530 Servios ambulatoriais e hospitalares
530.01 Assistncia materno-infantil
532 Assistncia aos portadores de doenas infecto-parasitrias
533 Assistncia bsica s comunidades
534 Sade do trabalhador
540 Servios Laboratoriais
541 Laboratrios
541.1 Redes Nacionais
541.2 Redes internacionais
541.3 Laboratrios independentes
542 Exames e/ou ensaios laboratoriais
543 Controle e/ou monitoramento
543.1 de equipamentos
543.2 de instalaes
543. 3 de animais
544 Materiais de referencia

94

544.1 Certificao
544.2 Comercializao
550 Servios de gesto ambiental
551 Resduos laboratoriais
560 vaga
570 vaga
580 vaga
590 Outros assuntos referentes assistncia sade e gesto ambiental
Nesta classe foram identificadas demandas por alteraes referentes a incluso do
termo biossegurana para classificao de documentos gerados nesta atividade.
Ainda na classe 500 identificou-se demandas por alterao em trs grupos: 542
exames e/ou ensaios laboratoriais; 543 controle e/ou monitoramento e 544 materiais de
referencia.
A proposta de mudana sugere que o subgrupo 543.3 controle de animais seja
substitudo por CONTROLE DE INSUMOS pois a atividade o controle e
monitoramento de insumos em geral e no somente de animais, neste caso o subgrupo
est restrito a um nico tipo de insumo (animais) e com a alterao ficaria um subgrupo
mais abrangente e contemplaria

os diversos tipos de insumos. Outra proposta de

mudana foi a criao de dois subgrupos com os seguintes descritores PROVEDOR DE


ENSAIOS DE PROFICIENCIA e VALIDAO DE MTODOS.

A classe seria

alterada conforme o demonstrao do quadro a seguir:


Cdigo
**

Descritor
**

Proposta de mudana
542.1 provedor de

Justificativa
Incluso de subgrupo

ensaio de proficincia

necessidade de
especificar atividade

**

**

542.2 validao de

Incluso de subgrupo,

mtodos

necessidade de
especificar atividade

543.3

550

Controle e monitoramento de
animais
Servios de Gesto Ambiental

Controle e
monitoramento de
insumos
Reformular subclasse

Ampliar a classe pois


h insumos diversos e
no somente animais
Extenso das atividades

95

para

que

seja

da biossegurana

contemplada as demais
reas da biossegurana
Quadro 8: classe 500 propostas de mudanas
Fonte: a autora, 2012.

Foram ainda solicitadas, mudanas no cdigo de classificao para reformular a


subclasse 550 SERVIOS DE GESTO AMBIENTAL para que de alguma forma o
termo biossegurana fosse contemplado. E ainda que a classe seja subdividida em grupos
e subgrupos que possam classificar os documentos produzidos pelas atividades de
controle e gesto ambiental e biossegurana.
Identificou-se que o prprio conceito de biossegurana amplo e agrupa diversas
atividades e funes, conforme definio do glossrio de biossegurana da Fiocruz
apresentada a seguir:

a condio de segurana alcanada por um conjunto de aes destinadas a


prevenir, controlar, reduzir ou eliminar riscos inerentes s atividades que possam
comprometer a sade humana, animal e vegetal e o meio ambiente.

Conjunto de medidas voltadas para preveno, minimizao ou eliminao de


riscos inerentes s atividades de pesquisa, produo, ensino, desenvolvimento
tecnolgico e prestao de servios, que podem comprometer a sade do homem,
dos animais, do meio ambiente ou a qualidade dos trabalhos desenvolvidos.

Normas e mecanismos controladores do impacto de possveis efeitos negativos de


novas espcies ou produtos originados por espcies geneticamente modificadas

A partir da definio de biossegurana observou-se que no cdigo a atividade est


dispersa entre as atividades-meio e finlsticas conforme relacionadas a seguir:

Subgrupo 551

Subgrupo 026. 2 Higiene e segurana do trabalho

Resduos laboratoriais

96

Subgrupo 026.21 Preveno de acidentes de trabalho. Comisso interna


de preveno de acidentes (CIPA)

Todos os subgrupos apresentados acima correspondem a atividades de


biossegurana, embora no contenham o termo nos descritores nem nas notas
explicativas.
Em relao as atividades de biossegurana foram sugeridas as seguintes
mudanas:
a) Subdiviso da classe 550 Servios de gesto ambiental reunindo as atividades
relacionadas ao tema biossegurana, mantendo as atividades de segurana do
trabalho na classe 020 Pessoal;
b) Criao de novas subclasses e grupos de assuntos relacionando todas s
atividades de biossegurana

mesmo as que, atualmente, encontram-se

dispersas ao longo do CCDA-Fiocruz.

A primeira alternativa parece melhor adequar-se ao conjunto de atividades da


Fiocruz. Partindo-se da prpria amplitude do conceito de biossegurana adotado pela
instituio.
Devido a diversidade e complexidade de atividades da instituio as aes de
biossegurana perpassam por todas as atividades da Fiocruz, portanto em todas as classes
do CCDA-Fiocruz o que dificulta que a representao de tais atividades estejam
concentradas, exclusivamente em uma nica classe.

Mas pode haver maior

representatividade na classe 500 Assistencia a sade e gesto ambiental

CLASSE 600 A CLASSE 800 VAGAS


O cdigo de classificao mantm estas classes vagas para o caso de surgirem
funes e atividades que justifiquem ser classificadas como classes principais.
No houve sugesto de criao de novas classes principais

97

CLASSE 900 ASSUNTOS DIVERSOS


A classe 900 est reservada aos assuntos gerais, rene documentos de carter
genrico referentes administrao geral cujos assuntos no possuem classificao
especfica nas demais classes do cdigo. Subdivide-se conforme disposio abaixo:
910 Solenidades, comemoraes, homenagens
920 Congressos, conferncias, seminrios, convenes, simpsios,encontros, ciclos de
palestras, mesas redondas
930 Feiras, sales, exposies, mostras, concursos, festas
940 Visitas e visitantes
950 Vaga
960 Vaga
970 Vaga
980 Vaga
990 Assuntos transitrios
991 Apresentao. Recomendao
992 Comunicados e informes
993 Agradecimentos. Convites. Felicitaes. Psames
994 Protestos. Reivindicaes. Sugestes
995 Pedidos oferecimentos e informaes diversas
996 Associaes: culturais, de amigos e de servidores
Esta classe para assuntos diversos utilizada para a classificao de documentos de
carter apenas informativo que no estejam relacionadas nas demais classes principais
mas possuem assuntos diferenciadas e abrangentes. Geralmente o tempo de guarda de
tais documentos de um a trs anos.

A classificao de documentos com valor

permanente ou de prazo de guarda extenso pode gerar prejuzos e sanes a instituio, j


que documentos classificados como assuntos diversos so eliminados em curto prazo de
tempo. Nas etapas de descarte de documentos deve ser avaliada criteriosamente para
evitar as baixas indevidas nos conjuntos documentais.

98

Visando finalizar a anlise do estudo de natureza exploratria, aps a apresentao


dos dados referentes as propostas de mudanas nas classes e subclasses, ser apresentado
a seguir a analise dos dados interpretao dos resultados relacionados ao treinamento para
uso do CCDA-Fiocruz.

a) Treinamento para uso do CCDA-Fiocruz


O treinamento oficial, atualmente, realizado atravs do curso intitulado Gesto
de Documentos e Arquivos: aspectos conceituais e prticos. O Curso uma estratgia
para a divulgao e capacitao dos colaboradores na aplicao do CCDA-Fiocruz em
todas s unidades tcnico-cientficas, administrativas de apoio e da alta direo. O curso
apresenta conceitual bsico da arquivistica, aborda princpios de classificao e aplica
exerccios prticos de aplicao do CCDA-Fiocruz.
Todas as unidades entrevistadas receberam treinamento para a utilizao do
CCDA-Fiocruz.
Na unidade Casa de Oswaldo Cruz houve uma particularidade.

O primeiro

treinamento foi realizado por profissionais externos no intuito de capacitar a equipe para
o desenvolvimento do trabalho na Fiocruz. A equipe especializou-se para dar inicio
gesto de documentos na Fiocruz e posteriormente tornarem-se multiplicadores s demais
unidades.
medida que as unidades foram integrando-se ao SIGDA e a gesto de
documentos implantada, o treinamento para o uso do CCDA-Fiocruz ganhou novos
contornos.

Inicialmente todo o treinamento era feito pela Casa de Oswaldo Cruz

especificamente s unidades que manifestavam interesse em iniciar o processo de gesto


de documentos. Posteriormente o treinamento comeou a ser divulgado para todo e
qualquer colaborador que desejasse a capacitao.
Atualmente, alm do treinamento dirigido a todos os colaboradores independentes
da rea de atuao, as unidades mais estruturadas oferecem treinamento peridico in loco

99

para todas as reas. O treinamento parte do processo de trabalho e visa, alm da


instruo, a verificao do desempenho e adeso ao uso do cdigo.
Nas unidades que no possuem ncleo de arquivo organizado, mesmo assim
verificou-se a presena de colaboradores no curso de gesto de documentos oferecido
pela COC. A motivao para concluso deste curso passa pelo desejo de capacitao e
no necessariamente em aplicar o cdigo de classificao em suas reas de atuao.
Atravs do levantamento de dados identificaram-se os nmeros referentes ao
treinamento do SIGDA ocorrido no perodo de 1996 a 2011, conforme a Figura 2 a
seguir:

450
400
350
300
250
200
150
100
50
0

Capacitados

1996- 2000- 2005- 20091999 2004 2008 2011

Figura 2 : Colaboradores treinados no perodo de 1996-2011


Fonte: Documentos administrativos do Servio de Gesto de Documentos da Casa de Oswaldo
Cruz, 1996-2011

A Figura 2 mostra que no perodo de 2005-2008 houve um considervel aumento


do nmero de capacitados. Este resultado explicado pela adeso do Instituto Oswaldo
Cruz (IOC) ao SIGDA quando ocorreu uma srie de treinamentos simultneos por mais
dois instrutores.
Verificou-se que todas as unidades consideram o treinamento inicial do SIGDA
como etapa indispensvel implantao da gesto de documentos. Assim como a
mediao entre o SIGDA e a direo da unidade na sensibilizao sobre a relevncia do
trabalho.

100

Outro aspecto a destacar foi que as unidades consideram que o treinamento do


SIGDA no deve restringir-se ao treinamento e uso do CCDA-Fiocruz. Foi identificada
uma demanda por cursos e treinamento que orientem na elaborao de diagnstico para
as reas interessadas em implantar a gesto de documentos.
Identificou-se demandas por treinamento complementar como a realizao de
fruns, seminrios com temtica referente gesto de documentos visando a integrao
das unidades e o conhecimento entre estas sobre as linhas de aes adotadas nas diversas
reas em relao poltica de arquivos da instituio.

101

7 CONSIDERAES FINAIS

Nesta seo sero apresentadas as reflexes sobre a adoo do Cdigo de


Classificao de Documentos de Arquivo da Fiocruz (CCDA-Fiocruz) como instrumento
de organizao e representao do conhecimento.
Verificou-se que no mbito nacional a adoo do CCDA-Fiocruz alinhou-se a
Poltica Nacional de Arquivo e aos princpios constitucionais demonstrando o
compromisso da Instituio com o Estado e a Sociedade. Constatou-se, ainda, que os
programas de gesto de documentos em sentido mais amplo asseguram a preservao das
informaes pblicas e instrumentalizam o uso e acesso das mesmas, observadas as
devidas restries legais.
Analisando o contexto da gesto de documentos na Fiocruz constatou-se que o
despertar para a necessidade de implantar a gesto foi tambm impulsionado pelas
questes prticas tais como a dificuldade de acesso s informaes, falta de espao fsico,
prejuzos, sanes legais alm das demandas governamentais.
Alm das questes de ordem poltica e prticas, um terceiro impulso poltica de
gesto de documentos da Fiocruz foi identificado durante o desenvolvimento do trabalho.
Este impulso foi a prpria atividade finalstica da Casa de Oswaldo Cruz (COC) - a
preservao da memria e do patrimnio institucional e a pesquisa - que vislumbrou a
criao do SIGDA e a implementao da gesto de documentos como etapa precedente e
essencial as atividades de pesquisa e preservao da memria.
Verificou-se o esforo do SIGDA em manter atualizado o instrumento de
classificao s demandas de informao das reas como constatado na ao de convocar
as unidades a manifestarem-se quanto as necessidades por alterao do cdigo para
atender suas demandas de informao. Os resultados da anlise identificaram esforos do
Sistema em agregar ao CCDA-Fiocruz (atividade-meio) classes que representam
atividades incorporadas administrao pblica depois da criao do cdigo em 1994.
Constatou que atualmente o CCDA-Fiocruz possui mais subclasses que o modelo
do CONARQ contemplando a rea de Sistema de Gesto da Qualidade, portanto o

102

CCDA-Fiocruz est mais ajustado s demandas de informao atual do que o modelo


inicial. Tais propostas de acrscimos foram encaminhadas oportunamente ao rgo
responsvel pela reformulao do CCDA-CONARQ.
Embora o estudo tenha identificado que a gesto de documentos aplicada em
todas as unidades tcnico cientificas do Campus de Manguinhos, mesmo que de forma
diferenciada e o SIGDA tenha uma atuao sistmica, a gesto de documentos ainda no
compreendida como parte dos processos administrativos da instituio e da rotina de
trabalho de todas estas reas.
Constatou-se, ainda, que a gesto de documentos no reconhecida como
procedimento necessrio ao desenvolvimento de todas as atividades regulando o registro,
o fluxo e o acompanhamento da documentao at a destinao final. Embora se tenha
verificado que nas metas do Plano Quadrienal da Fiocruz a gesto de documentos
apresentada como instrumento de apoio ao aprimoramento dos processos organizacionais,
tornando-os mais eficientes e eficazes, os resultados da anlise revelaram que a gesto de
documentos no est inserida nos processos administrativos da instituio conforme
orientao do Plano Quadrienal.
O estudo identificou que as reas em que h um rgido controle de qualidade e
inspees peridicas de agencias reguladoras so as unidades mais comprometidas com a
gesto de documentos, pois entendem que tais atividades fazem parte da rotina e visam a
melhoria na gesto dos processos finalsticos.
Constatou-se que s reas voltadas quase que exclusivamente pesquisa so mais
resistentes a implantao da gesto de documentos. Nestas reas no clara a
necessidade de transferncia da documentao referente aos projetos de pesquisa.
Entretanto no foi possvel averiguar os motivos de tal resistncia.
Em relao s reas administrativas constatou-se que em geral so motivadas
adoo dos procedimentos de gesto pela ausncia de espao fsico nas reas correntes e
pela necessidade de transferncia da documentao consultada apenas esporadicamente.
A partir da anlise realizada foi possvel inferir sobre a ordem das classes no
CCDA-Fiocruz embora no tenham sido encontrados registros que indicassem a escolha

103

dessa ordem. Contudo, a partir da observao de documentos que registram as etapas de


construo do CCDA-Fiocruz concluiu-se que: a classe 100 Documentao, informao
e comunicao em C&T em sade tenha sido a primeira classe do CCDA-Fiocruz pois
so atividades coordenadas basicamente pela Casa de Oswaldo Cruz (COC) unidade
gestora do Projeto de Gesto de Documentos na Instituio.
Em relao a classe 200 Pesquisa inferiu-se que sua posio como a segunda no
CCDA-Fiocruz devido a relevncia e abrangncia da atividade, j que todas as unidades
tcnico-cientficas da Fiocruz possuem atividades de pesquisa como atividade finalstica.
Em seguida a classe 300 Ensino como desdobramento da atividade de pesquisa, uma
demanda natural tendo em vista o nvel de especializao dos pesquisadores da
instituio. Em relao a classe 400 Produo de medicamento, imunobiolgicos e
insumos no foi possvel inferir nenhuma relao com a ordem ocupada no CCDAFiocruz, apenas foi identificado que a atividade representada nesta classe foi a atividade
inicial do da Fiocruz ainda como Instituto Soroterpico . A classe 500 Assistncia
sade e gesto ambiental associou-se a posio como ltima classe do cdigo devido
dificuldade de acesso s unidades responsveis por estas funes. H unidades recm
integradas ao SIGDA e pouco se tem registros arquivisticos sobre as atividades e a
tipologia documental produzida.
O estudo do CCDA- Fiocruz revelou a aplicao dos princpios oriundos dos
sistemas de classificao bibliogrficos alinhados aos princpios arquivsticos,
principalmente aos da provenincia e respeito aos fundos.
A partir deste estudo foi possvel conhecer as caractersticas estruturais e elencar
os elementos de classificao dos sistemas bibliogrficos e os princpios arquivsticos
utilizados na elaborao do CCDA-Fiocruz assim como caracterizar as demandas por
alterao e treinamento para uso do cdigo no mbito da instituio.
Foi constatado as consideraes referentes os sistemas de classificao
bibliogrficas dos autores Langridge, Mills e Barbosa foram as mais apropriadas para a
seleo dos elementos de anlise do CCDA-Fiocruz.

104

Tambm foi constatado que o instrumento de classificao, o CCDA-Fiocruz, foi


elaborado sob o principio da classificao funcional, conforme sugesto de Schellemberg,
autor da rea arquivistica, e distribuiu as grandes funes da instituio em classes
principais que sucessivamente foram divididas da ordem geral para a especfica.
Verificou-se, ainda, que a estrutura do CCDA-Fiocruz est em acordo com os
princpios e caractersticas propostas pela Teoria da Classificao e as categorias
fundamentais de Ranganathan espao e energia assim como os princpios
arquivsticos da provenincia e respeito aos fundos apresentados no referencial terico.
Por outro lado os resultados da anlise revelaram inconsistncias no uso dos
princpios da Teoria da Classificao em relao as caractersticas de diviso entre as
classes, ora adotou-se critrios de funo/subfuno; atividade/subatividade e em
momentos a diviso da classe ao invs de basear-se na funo e atividade usou-e a
tipologia documental. Verificou-se o critrio por tipologia documental para diviso das
classes referentes s atividade-meio e classes finalsticas. Consequentemente esta opo
por tipologia documental

indica a possibilidade de classificao de um mesmo

documento em dois ou mais lugares e d margens a diferentes interpretaes.


Assim, concluiu-se que a o cdigo d margem para a classificao de conjuntos
documentais de mesmo assunto em duas classes distintas, ferindo o principio da
exclusividade e ocasionando a classificao cruzada. Neste caso, como as caractersticas
dos documentos no so excludentes na diviso das classes pode
classificao, dvidas de alocao temtica.

ocorre falha na

Alm de impedir a recuperao da

informao satisfatria.
Verificou-se que somente a

classe

400

Produo

de

medicamento,

imunobiolgicos e outros insumos manteve as divises em nvel de funo/atividade e


no foram encontradas classes subdivididas por tipologia.
Quanto s demandas por alterao, o estudo revelou a necessidade de incluso de
novos termos, reformulao de textos explicativos, e alterao na estrutura do cdigo de
classificao.

105

Diante do levantamento de dados entre a comunidade de prtica identificou-se a


necessidade de repensar os princpios de divises do CCDA-Fiocruz quanto a
exaustividade, o que concretamente seria a diviso das classes principais at o nvel mais
especifico da tipologia documental. Segundo os dados encontrados, esta reformulao
facilitaria a utilizao do cdigo pela comunidade usuria e reduziria a margem de
classificaes indevidas da documentao.

Identificou que esta medida tambm

adequaria o instrumento s demandas dos sistemas de gesto eletrnica de documentos


arquivsticos.
O estudo revelou que o instrumento atende organizao de documentos
arquivisiticos embora necessite de ajustes para melhor adequ-lo s demandas de
informao e facilitar o uso pelos classificadores. No entanto os usurios do cdigo no
manifestaram-se claramente sobre que alteraes seriam necessrias.
A anlise verificou que apenas a demanda por subdividir o CCDA-Fiocruz at o
nvel de tipologia documental, caso no seja modificada, inviabilizaria o uso do cdigo
como instrumento de classificao nos sistemas informatizados de gesto de documentos
arquivsticos, ou seja, seria incompatvel com a soluo tecnolgica. Verificou-se, neste
caso especifico a necessidade de criao de novo instrumento que contemplasse as
tipologias documentais.

Mas no foi sugerido qual seria o novo instrumento de

organizao e representao do conhecimento para os documentos eletrnicos.


O estudo verificou que entre os elementos de anlise selecionados no referencial
terico o CCDA-Fiocruz no fez uso das tabelas auxiliares. Porm o recurso da tabela
poder ser utilizado caso ocorra mudana no critrio de diviso do cdigo de
classificao at a especificidade de tipologia documental. As tabelas podero elencar as
tipologias e remeter notao, conforme utilizao semelhante nos sistemas
bibliogrficos.
O estudo revelou que no perodo de 2005 a 2011 houve um aumento expressivo
no nmero de colaboradores capacitados no treinamento oferecido pelo SIGDA para uso
do CCDA-Fiocruz. Outro aspecto a considerar foi o interesse das reas de gesto de
documentos na promoo, pelo SIGDA, de eventos como fruns e seminrios a fim de

106

promover discusses e integrar todos da rea com as aes referentes a poltica de


arquivos nas diversas unidades da Fiocruz.
A anlise identificou que o treinamento para o uso do CCDA-Fiocruz ganhou
novos contornos. Inicialmente eram aplicados cursos de gesto de documentos s
unidades interessadas em integrar-se ao SIGDA. Posteriormente, o curso foi estendido a
todos os colaboradores da Fiocruz independente do vnculo com a instituio e
permanece sob essa configurao at os dias atuais.

Consequentemente mais

colaboradores so treinados, motivando-os utilizao do CCDA-Fiocruz.


A partir do estudo foi possvel identificar que atualmente o treinamento tambm
efetuado, periodicamente, pelo prprio ncleo de arquivo da unidade. Portanto esta
iniciativa promove maior interesse dos setores da unidade em aplicar o CCDA-Fiocruz e
funciona tambm como ferramenta de avaliao dos resultados e como forma auxiliar as
reas no uso do CCDA-Fiocruz.
Na Arquivologia, a instncia de domnio para este trabalho situou-se no
referencial da gesto de documentos, na funo de classificao e especificamente ao que
perpassa pelos elementos e caractersticas na elaborao de cdigo de classificao de
documentos de arquivo. Percebeu-se que embora o objeto da arquivstica a ser
classificado se diferencie pela natureza e caractersticas intrnsecas e extrnsecas dos
objetos da biblioteconomia os princpios de classificao que os estudiosos buscam
consolidar so

embasados nos princpios oriundos dos sistemas de classificao

bibliogrficos e da teoria da classificao.


Assim verificou-se a interlocuo da Cincia da Informao, Arquivologia e
Biblioteconomia em torno da disciplina Organizao e Representao do Conhecimento
no intuito de identificar bases tericas na elaborao de instrumentos de classificao de
documentos de arquivos. Neste caso especifico o Cdigo de Classificao de
Documentos de Arquivo da Fiocruz CCDA-Fiocruz.
O trabalho revelou evidencias do propsito da instituio em gerir racionalmente
a documentao arquivistica, resguardar a documentao permanente, e em dar acesso
informao ao pblico a fim contribuir para que a instituio cumpra seu papel de

107

agente de cidadania. Fica constatado que na Fiocruz o arquivo no s um lugar de


memria, um depsito de conhecimento produzido e registrado por uma instituio, mas
um espao em que se negocia limites, garante-se direitos, preserva-se a histria
organizacional e traa-se diretrizes para apoio da administrao na tomada de decises e
na melhoria de processos.

108

REFERNCIAS

BARBOSA, Alice Prncipe.


Teoria e prtica dos sistemas de classificao
bibliogrfica. Rio de Janeiro: Instituto Brasileiro de Bibliografia e Documentao, 1969.
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Dispe sobre o cdigo de classificao de documentos de arquivo para
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ANEXO I ROTEIRO DE ENTREVISTA


Coleta de Dados empricos para desenvolvimento da dissertao de mestrado do Programa de
Ps-graduao em Cincia da Informao no Instituto Brasileiro de informao Cincia e
Tecnologia (IBICT)
Entrevista estruturada
1. Identificao
Nome do entrevistado:
Unidade:
Tempo de atuao nesta unidade
Funo/atividade:
2. Conhecimento e aplicao do instrumento de anlise
O cdigo de classificao de documentos de arquivo aplicado nesta
unidade?
Quando foi o inicio da gesto de documentos na unidade?
Utiliza a estrutura do cdigo em sua totalidade ou apenas direcionada a sua
rea de atuao?
Em quais setores o cdigo aplicado na sua unidade?
A massa documental acumulada j recebeu classificao de acordo com o
cdigo?
3. Assistncia e Treinamento
Houve treinamento para a utilizao do cdigo na unidade?
Ouve assistncia do SIGDA na implantao da gesto de documentos?

Em qual etapa do processo de implantao e/ou continuidade da gesto


voc considera mais importante a assistncia do SIGDA?

4. Demanda por alteraes


Durante o tempo de aplicao do cdigo na unidade foi identificada alguma
demanda por ajuste, alterao para melhor atender s necessidades da
unidade?
Em caso afirmativo quais? Justifique.