As 10 Regras de Ouro para fazer do seu Escritrio uma Fbrica de

Informaes
1.

Identifique para que (objetivo) e para quem (processo seguinte) voc

realiza cada uma de suas atividades de rotina, iniciando por aquelas que mais
consomem o seu tempo.
2.

Verifique com o processo seguinte quais as necessidades dele (como ele

precisaria ser atendido) e de que forma voc est atendendo atualmente,
levando em considerao os seguintes aspectos: qualidade, meio de
informao e prazo.
3.

Planeje uma forma de atend-lo atuando nas causas que atualmente

dificultam o atendimento. Exemplo:

Falta de recursos Providencie os recursos adequados. Se necessrio,

discuta com o seu lder;

Falta de conhecimento ou habilidade Planeje uma forma de corrigir esta

deficincia com autoaprendizagem, com outros colegas e, se necessrio,
participando de um curso especfico;

Deficincia de outras reas ou pessoas Comporte-se como um cliente

interno, apresentando s outras reas e/ou pessoas as suas necessidades
(qualidade, meio de informao e prazo).

Falta de tempo Desconfie do tempo que voc perde por no praticar o 5S

ou por ser afetado por pessoas que no o pratica. Lembre-se que o somatrio
de pequenas perdas pode representar uma grande perda no final do dia, da
semana e do ms. Esteja seguro de que voc est realmente sobrecarregado
antes de argumentar para o seu lder.
4.

Procure simplificar ao mximo o seu dia-a-dia, evitando acumular

pendncias e sendo eficaz na comunicao, utilizando o meio mais apropriado

(contato pessoal, contato telefnico, documento fsico e documento virtual).
5.

Seja eficaz nas reunies. Seja seletivo, verificando a necessidade real da

reunio, da sua participao, da durao e das informaes necessrias.

Resista a comparecer a reunies marcadas em cima da hora. Seja pontual e

cobre pontualidade no incio e no final. Critique a cultura de se marcar um
horrio para se comear em outro e de se estender a reunio alm do horrio
previsto.
6.

Seja cordial, mas objetivo, nas consultas e nos contatos. No permita que

as pessoas roubem, com muita facilidade, um de seus recursos mais preciosos,

o tempo.
7.

A sua mente obedece ao seu hbito. Acostume-se a dimensionar o seu

tempo para 80% do horrio de trabalho. Estabelea compromissos em horrios

de sada do trabalho (curso, esporte, encontros sociais, etc.).
8.

Dedique parte de seu tempo para atividades estratgicas e de melhorias.

9.

Dedique parte de seu tempo para atividades de descontrao (cafezinho,

almoo, confraternizao no trabalho, etc.).
10.

Evite levar trabalho para casa.