Requerimientos ISO 14001

El entendimiento claro del estndar ISO 14001 representa un ejercicio conjunto

entre la lectura repetitiva y continua de sus lneas, y la contextualizacin de las
mismas dentro de los procesos de la organizacin donde se dese implementar.
Siendo este estndar un documento que les indica a las organizaciones lo que
deben hacer en orden de alcanzar su certificacin, y simultneamente todos los
beneficios ambientales, econmicos e intangibles; descritos en el primer
documento de este capitulo. No seala la metodologa a seguir, para dar
cumplimiento a sus requerimientos.
Si bien es cierto que la ISO 14004, es una herramienta que brinda a las
organizaciones una gua para la certificacin en ISO 14001. Es la experiencia de
emprender la implementacin de la misma, la que finalmente abre las puertas
para conocer de una manera mas profunda, los procesos y, la relacin de los
mismos con la mejora del desempeo ambiental.
Este documento busca facilitarle al estudiante desde una perspectiva emprica y
terica el entendimiento de los requisitos estipulados por el estndar ISO
14001.
Bases para comenzar la implementacin
Al momento que se dese implementar un Sistema de Gestin Ambiental en
cualquier organizacin, es importante tener en cuenta varios aspectos para
garantizar el xito y culminacin del proceso. El aval de las directivas de la
organizacin es fundamental, ya que son ellos los que aseguran los recursos
econmicos, fsicos y humanos que garantizan el normal desarrollo del proceso.
Si la idea de implementar un SGA en la compaa, no proviene desde la alta
gerencia; ser el responsable de la gestin ambiental de la organizacin, el

encargado de presentar a los directivos, los beneficios que se obtendrn

mediante la certificacin de su sistema de gestin ambiental.
Al iniciar un proceso de certificaron ambiental, el tener una visin holstica de la
organizacin ahorra tiempo y dinero. Las polticas actuales de gestin y
responsabilidad social empresarial, resaltan el hecho de que en las

organizaciones slo existe un Sistema Integrado de Gestin (SIG), el cual

puede ser compuesto por varios temas entre los cuales se destacan: calidad,
seguridad industrial, salud ocupacional, medio ambiente, BPM, BASC y otras
especficas, dependiendo de los diferentes sectores productivos o de servicios.
Estos temas anteriormente mencionados son regidos por estndares
normalizados que cuentan con requisitos que son comunes entre s. El hecho de
que estndares como la ISO 9001, 14001, y OSHAS 18001 tengan como
requisito el implementar una poltica, no implica que la organizacin, deba
establecer una poltica para cada una de las normas dentro de su sistema de
gestin.
La poltica debe ser una sola, integrada, haciendo de este requerimiento
colectivo uno individual y, funciona para esos lineamientos planeados por la
organizacin.

El contar con un asesor ambiental con experiencia, durante el proceso de la

certificacin del estndar ambiental, es una consideracin importante para
acelerar el proceso. Si bien es cierto, que la alta gerencia debe designar un lder
o responsable interno de la certificacin, y este, integrar un comit ambiental
compuesto por lderes de procesos de las principales reas; el tener una ayuda
extra, de un experto, pondr en contexto a dicho comit en cuanto a las
actividades a desarrollar para alcanzar el objetivo.
Planificacin

o Poltica Ambiental
El punto clave de estos sistemas, es establecer una poltica ambiental de la
empresa, que debe fundamentarse en una declaracin pblica y formalmente
documentada por la alta direccin, en la que se especifique las intenciones y
principios de accin de la organizacin; acerca de sus actuaciones
medioambientales. La poltica debe ser iniciada, desarrollada y apoyada, por el
ms alto nivel directivo, ser coherente con otras actuaciones y comprometer en
su cumplimiento a toda la organizacin. La organizacin debe asegurar que la
poltica sea:

Adecuada para sus actividades, productos y servicios, as como su efecto

medioambiental.
Conocida, Comprendida, desarrollada y mantenida al da por todos los
niveles de la organizacin
Dirigida a la prevencin y/o minimizacin de los efectos
medioambientales perjudiciales.
Debe incluir un compromiso de mejora continua de la actuacin
medioambiental
Debe asumir la adopcin y publicacin de objetivos medioambientales,
as como la publicacin de informes medioambientales y que se actualice
con periodicidad adecuada.
La poltica, es el punto de partida de la certificacin y, es adaptada segn las
condiciones de la organizacin, siempre y cuando, en ella se incorpore los
puntos anteriormente expuestos. La difusin de la poltica, es comnmente el
primer punto evaluado en procesos de auditorias, donde el desconocimiento de
la misma, por parte de cualquiera de los empleados de la organizacin, puede
ocasionar una no conformidad.

o Aspectos Ambientales

La identificacin de aspectos y calificacin de impactos ambientales, fue

discutida en el documento Anlisis de los aspectos ambientales de una
organizacin.
La principal actividad a desarrollar, para realizar la identificacin de los aspectos
ambientales de una organizacin, que dese comenzar con el proceso de
implementacin del Estndar ISO 14001, consiste en la ejecucin de un estudio
de lnea base o revisin ambiental inicial (RIA).
La Revisin Ambiental Inicial, es el punto de partida de todo el sistema de
gestin ambiental y, consiste en una revisin ambiental de las actividades,
productos y servicios de la organizacin. Desde este punto de vista, la revisin
se debe centrar en el estado ambiental de la organizacin; evaluando consumo
de materias primas, recursos y energa de las actividades, servicios de
competencia de la organizacin y cmo estos interactan con el medio
ambiente

Las recomendaciones de mejora, se deben basar en las diferencias existentes

entre lo que estipulan las normas medio ambientales nacionales, la norma
ISO14001 y el comportamiento medio ambiental; al momento de la revisin.
Por medio de diagramas de flujo, se debe identificar los diferentes procesos,
para obtener la evaluacin de los aspectos ambientales y los impactos reales y
potenciales, generados por las actividades. A continuacin, se incluye una lista
de los aspectos e impactos ms significativos, identificados.
Dado que todas las organizaciones, tienen y siempre tendrn algn impacto
sobre el medio ambiente, es casi imposible minimizar simultnea y
continuamente, todos los impactos medioambientales de sus actividades,
productos y procesos. Por lo tanto, para asegurar que la organizacin siempre
haga lo posible por mejorar en forma continua, es importante que sea capaz de
asociar cierto grado de significancia o propiedad, con los impactos ambientales
identificados en la revisin inicial.

El objetivo principal de la (RIA), es determinar las relaciones e interacciones de

la organizacin, con el medio ambiente y proporcionar antecedentes necesarios
a partir de los cuales puedan medirse las mejoras ambientales futuras; para dar
inicio a una Implementacin de un Sistema de Gestin Ambiental bajo la Norma
14001, para la Certificacin de una Organizacin.
Una vez realizada la RIA, la metodologa a utilizar para la calificacin de los
aspectos ambientales, deber ser seleccionada segn lo visto, en el documento
Anlisis de los aspectos ambientales de una organizacin. La ejecucin de la
herramienta de calificacin, es lo verdaderamente importante; pues se
recomienda que los aspectos ambientales, sean calificados por el comit
ambiental establecido en la compaa, el cual se compone por personal con
perfiles profesionales interdisciplinarios.
Si es bien cierto, que no todos los integrantes del comit ambiental, conocen a
profundidad sobre el tema ambiental, sus aportes en la calificacin de los
impactos ambientales disminuir el grado de subjetividad del ejercicio.
Para conocer, si la evaluacin de los impactos ambientales de la organizacin,
se realizo de una manera adecuada; los resultados obtenidos debern ser
reflejados con la realidad de la empresa y por supuesto aquellos que se

distinguen como impactos significativos, debern ser priorizados para generar

sus controles acorde a su dimensin.
o Requisitos Legales
El estndar ISO 14001, requiere a las organizaciones, la identificacin de los
requisitos legales, nacionales e internacionales, que sean aplicables a las
actividades y servicios de sus procesos.
La identificacin de los Requisitos Legales aplicables a una organizacin, es una
actividad fundamental en cualquier Sistema de Gestin Ambiental, y en el caso

de aquellos certificados segn las normas ISO-14001 o el Reglamento EMAS,

son objeto de Auditora. En todos los casos, la correcta identificacin de los
Requisitos Legales, permite eliminar los riesgos derivados de su incumplimiento,
sea en forma de sanciones, multas u otras penas.
Una correcta identificacin de los Requisitos Legales aplicables a la actividad
permite:
Identificar la Legislacin Aplicable a la empresa.
Realizar las acciones oportunas para dar cumplimiento a la Legislacin
Establecer los procedimiento necesarios, para garantizar su cumplimiento
y demostrar ste, a las partes interesadas
La identificacin de requisitos legales se da en forma de Leyes, Reglamentos,
Decretos, rdenes, Resoluciones o Circulares, redactadas por las
Administraciones Competentes de cada pas. Para el establecimiento de una
matriz de requisitos legales de cualquier organizacin, se debe contar como
mnimo con los siguientes puntos:
La Legislacin de referencia, indicando su localizacin en la norma: el
artculo, ttulo o seccin del que se extrae el requisito
El aspecto ambiental que se trata: Aguas, Residuos, Ruidos, Suelos,
Atmsfera.
Las consecuencias que se derivan, el requisito en s mismo: puede
tratarse de una condicin de operacin, una autorizacin requerida, una
comunicacin a la Administracin, el lmite de un parmetro a controlar.

La tabla 1 muestra un formato base para la estructuracin de una matriz de

requisitos legales ambientales.
TABLA 1 Ejemplo de matriz de requisitos legales ambientales para el aspecto
aire. (Elaboracin propia)

Esta identificacin, representa un gran desafo para las organizaciones, debido

a que la legislacin ambiental en los pases latino americanos, es adems de
cambiante, muy diversa. Para que las organizaciones puedan establecer su
matriz de requisitos legales sin la ayuda, de un experto en el tema; deber
hacer una revisin de la totalidad de la legislacin ambiental, desde sus
orgenes la cual es variable segn el pas. Esta tarea suele ser bastante
dispendiosa y, en orden de optimizar tiempos de implementacin del estndar,
las organizaciones generalmente optan por contratar los servicios de un experto
en la materia.
Al contar con la matriz de requisitos legales ambientales vigentes, la
organizacin deber asegurar que peridicamente, se identifique la legislacin
saliente, en orden de verificar su aplicabilidad en las actividades de la
organizacin. Esto puede ser logrado, mediante la suscripcin de la compaa a
boletines legislativos, los cuales son enviados peridicamente y/o revisin de las
pginas web de los ministerios de medio ambiente, como tambin mediante la
solicitud de la informacin relacionada con el tema a los gremios industriales.

El cumplimiento de los requisitos legales ambientales fuera de ser una

obligacin, representa al mismo tiempo un 60 % de la certificacin ambiental
de la organizacin.
o Objetivos, Metas y Programas

Los objetivos, metas y programas ambientales de una organizacin, es un

componente fundamental en orden a alcanzar la certificacin ambiental en ISO
14001.
Los objetivos y metas son establecidos, con el fin de dar cumplimiento a la
poltica ambiental, los cuales provienen del anlisis obtenido a partir de la
evaluacin de los requisitos legales ambientales, (MATRIZ DE REQUISTOS
LEGALES) y la identificacin de aspectos ambientales y calificacin de impactos
ambientales.
La organizacin, debe dirigir todos sus esfuerzos, en priorizar aquellas
actividades que apunten al cumplimiento de la legislacin ambiental; que la
organizacin no se encuentre cumpliendo, como tambin de los impactos que
fueron determinados como altamente significativos, en la evaluacin de
impactos ambientales.
Los objetivos propuestos por la organizacin, deben demandar un esfuerzo a la
organizacin; pero a su vez, deben ser fijados de acuerdo a la realidad
tecnolgica, financiera y de capacidad de inversin de la misma, en orden de
que puedan ser alcanzados.
La fijacin de objetivos ambientales de la organizacin, depende directamente
de la experiencia y madurez de su SGA, y del personal encargado de
administrarlo. En muchos casos cuando se decide iniciar con un proceso de
certificacin ambiental en las organizaciones, y se establecen objetivos y metas
ambientales al inicio del proceso, stas no se alcanzan. Este fenmeno no es
causal de alarma o no conformidad. Lo verdaderamente importante es reajustar
los indicadores, de acuerdo a las posibilidades de la organizacin y demostrar a
la alta gerencia, que el desempeo ambiental est en ascenso.

Los objetivos y metas, deben ser reevaluados al menos una vez al ao. La
reevaluacin, hace relaciona al proceso de identificacin de aspectos
ambientales y, determina la variacin del desempeo ambiental de una
compaa, en un periodo de tiempo determinado. Seguramente al inicio de un
proceso de establecimiento de objetivos y metas, la organizacin podra
establecer como objetivo, la reduccin del consumo de energa elctrica y,
como meta asociada, una reduccin del consumo igual al 20%. Despus de
alcanzar esta meta, la empresa tendr que reevaluarlo, ya sea porque
considera que tcnico-econmicamente es posible alcanzar un mayor
porcentaje de reduccin, o porque definitivamente es inviable alcanzar ms
reduccin del consumo y por lo tanto, tenga que decidir que el objetivo
propuesto le apunte a mantener ese nivel de eficiencia alcanzado.
Es importante generar responsabilidades a la hora de alcanzar objetivos y
metas propuestos por la organizacin. Es por esto, que los programas de
gestin ambiental (PGA), cumplen una funcin primordial, donde se integran
cada uno de los componentes necesarios para la transformacin de un una
necesidad o idea, en un proyecto claro, con lineamientos definidos.
El programa de gestin ambiental, es esa herramienta, que la organizacin
debe utilizar para canalizar ideas y garantizar que la gestin ambiental de la
compaa crezca, acorde a las necesidades relacionadas con el cumplimiento de
requisitos legales y la mitigacin de impactos ambientales significativos.
La organizacin, es quien debe establecer su propio formato de PGA, el cual
debe contener la informacin mnima requerida para asegurar el xito del
proyecto.
La figura 1 muestra un ejemplo de un formato convencional usado para
establecer un programa de gestin ambiental

Figura 1. Formato de Programa de Gestin Ambiental (Elaboracin Propia)

Como se muestra en la figura 1, al establecer un PGA, se debe tener claro,

todos los componentes que aseguren el xito del mismo. Los lineamientos son
establecidos mediante la definicin de objetivos y metas; as como los recursos,
tendrn que ser garantizados mediante el presupuesto ambiental anual, que la
organizacin deber designar para el desarrollo interno de la gestin ambiental.

Para el cumplimiento del PGA, debe asignarse un responsable, el cual ser el

encargado de plasmar las actividades a seguir con el fin de alcanzar el objetivo
propuesto. La verificacin y cierre del programa de gestin ambiental, estar a
cargo del Coordinador del Sistema de gestin ambiental, quien verificara que
las actividades propuestas por el responsable del programa se hayan llevado a
cabo, acorde a los tiempos propuestos. Esta verificacin tambin exigir la

documentacin tcnica que soporte las actividades, propuestas por los

responsables de la ejecucin de los PGA.
Implementacin y Operacin
o Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad.

El estndar en el punto 4.41, habla claramente sobre los recursos que debern
ser asignados, en orden de emprender un proceso de certificacin del sistema
de gestin ambiental. Estos recursos de los que habla la norma, se refieren no
slo al recurso econmico, el cual es determnate para la contratacin de
servicios, obras y compra de equipos necesarios para realizar el control
operacional ambiental de la compaa; sino tambin a recursos humanos, de
infraestructura y tecnolgicos que se requieren para apoyar y acelerar el
proceso.
Los recursos deben en algn punto, ser provedos desde el presupuesto
ambiental de la compaa. Cuando se inicia un proceso de certificacin
ambiental, generalmente las organizaciones no cuentan con rubros destinados
nicamente a la ejecucin de proyectos relacionados con sta ndole. Es por
esta razn, que para la ejecucin de proyectos de tipo ambiental, la
organizacin tiene la necesidad de tomar parte de rubros de reas afines, como
lo es, el rea tcnica. Es importante que la organizacin, le de la debida
importancia a la creacin del rubro ambiental, y esto slo se lograra, a medida

que el sistema de gestin ambiental, haya alcanzado cierta madurez e

importancia, dentro del personal de la compaa.
La planeacin del rubro ambiental, es un proceso que debe realizarse de una
manera tcnica. En las organizaciones el rubro econmico es limitado y, debe
ser usado de una manera eficiente y eficaz. Consecuentemente, el recurso que
se le solicite, a la alta direccin, deber estar fundamentado de acuerdo a la
mitigacin de impactos ambientales significativos y el cumplimiento de
requisitos legales ambientales, que la organizacin no cumpla. La totalizacin
de recursos a solicitar dentro del presupuesto, ser con base en la
estructuracin de los programas de gestin ambiental; los cuales describirn los
proyectos con sus respectivas justificaciones, as como los recursos a usar, en
orden de cumplir con los objetivos y metas establecidas.

La definicin de responsables, autoridad y funciones, debe ser claramente

establecida segn lo indica el estndar. El responsable tiene que ser siempre
designado por la alta gerencia, con el fin de velar y liderar el proceso de
implementacin del sistema, en cada uno de sus etapas. El responsable del
proceso de implementacin o mantenimiento del Sistema de Gestin Ambiental,
no tiene necesariamente que ser empleado de la organizacin; estos servicios,
pueden ser contratados a manera de outsourcing, siempre y cuando se vele
por el cumplimiento de los requisitos plasmados en el estndar.
La definicin de autoridades, es fundamental para permitir la dinmica y normal
desarrollo del SGA. Autoridad en temas como el manejo de residuos, incluyendo
la autorizacin de salida de residuos peligrosos y otros, que puedan relacionar
la compaa con incumplimiento de requisitos legales, tienen que ser
claramente establecidos. En cuestin de emergencias de tipo ambiental; como
derrames de sustancias qumicas o residuos peligrosos, se debe contar con la
persona encargada de liderar el control de la contingencia; la cual tendr la
autoridad de determinar el procedimiento a seguir, para controlar el incidente.
Si no se definen; autoridades dentro del sistema, se incurrir en incumplimiento
de requisitos legales y conflictos entre funcionarios del mismo rango, los cuales

argumentaran entre s, el no haber tenido la responsabilidad ni la autoridad del

accidente ocurrido.
Toda organizacin, debe contar con un manual de funciones para cada cargo
establecido dentro de sus procesos. Estas funciones, tienen que ser derivadas
de las obligaciones del empleado con cada uno de los sistemas implementados
en la organizacin. Ej. (calidad, medio ambiente, seguridad industrial, salud
ocupacional, etc.).
El manual de funciones es un instrumento que permite, no slo, dar un
instructivo claro al personal entrante a la organizacin, que requiere ser
formado y capacitado en su puesto; sino tambin, la manera en que la
organizacin, no depende del conocimiento individual de los empleados, que
desarrollan actividades criticas en los procesos.

o Competencia, Formacin y Toma de Conciencia

La competencia, es entendida como "una combinacin de educacin y
entrenamiento apropiada o aplicable, as como habilidades y experiencia, que
pueda ser demostrada". No es necesario que una persona tenga todas las
cuatro, nicamente aquellas que son necesarias para una tarea en particular.
La direccin, se debe asegurar que el personal cuente con la competencia
necesaria para la operacin eficaz y eficiente de la organizacin, y analizar
tanto las necesidades de competencia con que cuenta, as como las esperadas;
de acuerdo a las demandas futuras relacionadas con los planes y los objetivos
estratgicos y operacionales. Debe anticiparse a las necesidades de sucesin de
gerentes y de la fuerza laboral (planificacin de carrera), as como a cambios en
los
procesos,
herramientas
y
equipos
de
la
organizacin.

Otra forma de asegurarse de que el personal es competente, es por medio de

la evaluacin de la competencia individual del personal; para desempear
actividades definidas, (Debe incluir requisitos legales y reglamentarios y normas
que afecten a la organizacin y a sus partes interesadas).
Cuando se brinda la formacin, la planificacin de las necesidades de educacin
y formacin debe tomar en cuenta los cambios provocados por la naturaleza de
los procesos de la organizacin, las etapas de desarrollo del personal y la
misma cultura de la organizacin.
Para apoyar el logro de los objetivos de la organizacin y el desarrollo de su
personal, la planificacin de la educacin y la formacin debe considerar
La experiencia del personal.
los conocimientos tcitos y explcitos.
las habilidades de liderazgo y gestin,
las herramientas de planificacin y mejora,
la creacin de equipos.
la resolucin de problemas,
las habilidades de comunicacin,
la cultura y el comportamiento social,

el conocimiento de los mercados y de las necesidades y expectativas de

los
clientes
y
de
otras
partes
interesadas,
y
la creatividad y la innovacin.
Para facilitar la participacin activa del personal, la educacin y la formacin
tambin debe incluir aspectos tales como:
la visin de futuro de la organizacin,
las polticas y objetivos de la organizacin,
el cambio y desarrollo de la organizacin,

la iniciacin e implementacin de procesos de mejora,

los beneficios de la creatividad y la innovacin,
el impacto de la organizacin en la sociedad,
programas
de
induccin
para
el
nuevo
personal,
los programas para actualizacin peridica del personal ya formado.

Los planes de formacin deben incluir:

objetivos, programas y metodologas,
recursos necesarios,
identificacin del apoyo interno necesario,
evaluacin en trminos de aumento de la competencia del personal, y
medicin de la eficacia y del impacto sobre la organizacin.
La educacin y formacin proporcionadas deben evaluarse, en trminos de
expectativas e impacto en la eficacia y eficiencia de la organizacin, como
medio
para
la
mejora
de
futuros
planes
de
formacin.
Una parte esencial de un buen plan, es considerar quien hace qu. Las
personas asignadas a las actividades, deben ser competentes para poder
hacerlo. Esto incluye tambin personas no directamente involucradas en la
generacin de impactos ambientales significativos, tales como compras,
planificacin, servicio a clientes. En las organizaciones todo mundo puede
afectar el ambiente de alguna forma.
En la planeacin de la asignacin del trabajo y la identificacin de competencias
que necesitar para el trabajo, hay que considerar el entrenamiento, como una
opcin
para
lograr
las
competencias
necesarias.

Es conveniente revisar regularmente la experiencia, calificaciones, capacidades

y habilidades propias y, de la gente relacionada con las herramientas y
requisitos necesarios para el negocio actual, as como actividades futuras.

En trminos de entrenamiento, comparando las competencias actuales del

personal contra lo que se necesita, es lo que se conoce como anlisis de la
brecha de competencias. La brecha se requiere reducir por medio de
entrenamiento o adquiriendo competencias extra, a travs de reclutar nuevo.
Si decide entrenar a su propia gente, probablemente necesitarn tanto el
entrenamiento como la experiencia, antes de que puedan ser considerados
competentes.
La revisin por la gerencia, acciones correctivas y preventivas y las auditoras
internas de calidad, pueden ayudar a identificar reas en donde falta
entrenamiento.
Generalmente la asignacin de trabajo, es una actividad en donde se requiere
considerar la necesidad de entrenamiento. Las habilidades y aptitudes
requeridas en operaciones de produccin y servicios tambin pueden indicar
necesidades adicionales de entrenamiento.
Puede ser apropiado tener personal entrenado, antes de ser contratado como
personal nuevo (incluyendo empleados temporales o de medio tiempo) as
como empleados de tiempo completo. El entrenamiento puede cubrir:
la naturaleza del negocio,
la salud, seguridad y regulaciones ambientales,
la poltica de calidad y otras polticas internas,
El papel del nuevo empleado, y
Los procedimientos e instrucciones de relevancia para ellos.
Puede ser til planear que el entrenamiento se lleve a cabo en etapas, de forma
tal, que un periodo de entrenamiento, sea seguido por un periodo de
familiarizacin.
El entrenamiento en auditora interna de medio ambiente, no slo es altamente

deseable, sino esencial, y es una gran ventaja si lo toman potenciales auditores

internos, tambin podra ser considerada como una herramienta gerencial.
El entrenamiento puede ser en el lugar de trabajo por medio de seminarios
internos o en algn local externo. Dependiendo de los tpicos, se compromete
el desarrollo de personal clave relevante. El asistir a un seminario, puede
tambin
suministrar
entrenamiento
que
valga
la
pena.
Como una alternativa al entrenamiento, puede contratar a algn consultor con
la competencia necesaria o bien subcontratar la actividad.
Es importante evaluar la efectividad de cualquiera de las acciones que lleva a
cabo. Por ejemplo, si ha seleccionado el curso correcto de entrenamiento? Si
el entrenamiento ha sido bien entendido? Si lo aprendido en el entrenamiento
es utilizado en el trabajo? No es suficiente tan solo dar (y registrar) el
entrenamiento, debe tambin evaluarlo.
Ciertas actividades pueden requerir un nivel de competencia antes de que
puedan ser desempeadas segura o apropiadamente. Puede ser necesario que
el personal est previamente calificado para algunas tareas (Ej. pruebas de
laboratorio, manejo de residuos peligrosos).
Se requiere mantener registros que muestren que el empleado posee ciertas
competencias. Necesita mantener registros del entrenamiento, que el empleado
ha recibido y los resultados de ste. Los registros que demuestran la
finalizacin exitosa del programa de entrenamiento y que posee la
competencia, puede ser tan simples o complejos como sea necesario. Tener en
cuenta que si su personal es suficientemente competente, la cantidad de
detalles en sus procedimientos puede ser reducida. Sin embargo esta
competencia, debe ser demostrada y registrada.
Siendo simplistas, los registros pueden consistir de una firma, con la que
confirme, que el personal puede utilizar cierto equipo, llevar a cabo un proceso
especfico o, seguir ciertos procedimientos. El registro, debe incluir una clara
descripcin de que la persona esta capacitada y es competente; para ejecutar
la tarea para la cual ha sido entrenada. La efectividad de cualquier otra

educacin y entrenamiento, debe ser re-evaluado, despus de un periodo, para

confirmar que la competencia lograda contina.

Se debe recordar que algunos trabajos, requieren estar calificados, como por
ejemplo, el operador de planta de tratamiento de aguas. El entrenamiento,
debe ser llevado por personal con las apropiadas habilidades, calificacin y
experiencia. Debe mantener registros que muestren las calificaciones del
personal que se utiliz, para propsitos de entrenamiento. Por supuesto en
algunos casos puede necesitar estar acreditado por un cuerpo regulador antes
de que el entrenamiento sea reconocido como suficiente.

o Comunicacin

La comunicacin interna abierta, es crtica para un SGA eficaz. Esto puede

incluir los resultados del monitoreo, auditorias y anlisis gerenciales del SGA.
Este tipo de comunicacin interna, mejora la motivacin, ayuda a solucionar
problemas y, eleva el nivel de concientizacin.
La comunicacin externa, sin embargo, puede ser materia delicada y puede
llevar a problemas de responsabilidad contra terceros, entre otras cosas. La
misma apertura amplia e irrestricta, que resulta en el descubrimiento de
problemas ambientales y en sus soluciones; puede tambin crear informaciones
que no todas las empresas, desean desvendar a entidades externas. Esto es
especialmente verdad, para las empresas que operan en un ambiente
reglamentado como las de los estados Unidos, cuyas leyes; ya exigen la
difusin de gran cantidad de informacin.
En la ISO 14001, 2004, existen dos modificaciones de este requisito;
principalmente que la comunicacin sea relevante y que ella responde a
partes interesadas. Esto significa que la organizacin, es quien decide, lo que
es comunicacin relevante y, que por lo tanto, ella no necesita responder a
todos y a cualquier entidad sobre cualquier asunto.

El requisito bsico de la clausula 4.4.3 para comunicarse con las entidades

externas interesadas, es reactivo y es pasivo: si alguien solicita informaciones
relevantes, la organizacin debe responder. Es evidente que como el anexo A
de la ISO 14001 indica, las comunicaciones externas, pueden resultar en un
dilogo til con las entidades interesadas.

Como ya se sealo, las comunicaciones externas implican ser priorizadas,

cuando estas se relacionan a quejas ambientales o, requerimientos de la
autoridad ambiental. La no respuesta inmediata; a este tipo de peticiones,
puede llevar a la organizacin a enfrentar problemas de tipo legal o econmico;
por indemnizaciones o multas.
o Documentacin
El requisito bsico de la clausula 4.4.4 de la ISO 14001, es establecer y
mantener informaciones que describan los elementos esenciales del sistema
gerencia y sus interacciones y, que ofrezcan instrucciones para la
documentacin relacionadas. Las informaciones pueden estar en papel o en
forma electrnica. La documentacin provee un panorama til del sistema de
gestin ambiental.
La documentacin del sistema de gestin ambiental, no necesita realmente,
contener todos los procedimientos e instrucciones operacionales o documentos
similares, pero pueden orientar a los empleados, en donde encontrar tales
informaciones. Las informaciones relacionadas pueden incluir procedimientos
operacionales internos, informaciones de proceso, instrucciones de trabajo,
planes para casos de emergencias en las instalaciones, registro y otras.
El anexo de la ISO 14001, indica que toda la documentacin debera ser
detallada lo suficiente, para describir el sistema de gestin ambiental. No
necesita ser otro nivel separado, ni constar de un nico manual. Con
frecuencia, las organizaciones crean un manual del SGA, que prev lo bsico;
como las polticas, objetivos, metas, principales procedimientos, documentos

especficos, formatos y responsabilidades de trabajo. El manual, hace referencia

a la documentacin relacionada y otros aspectos del sistema gerencial de la
organizacin
Un abordaje que en general se prefiere en la aplicacin de la ISO 9000, en la
gestin de la calidad, es una jerarqua de la documentacin, la cual consiste de
cuatro niveles. Cada nivel, desarrolla un grado mayor de detalles sobre
operaciones y mtodos de la empresa. Estos niveles de documentacin, son
presentados en la figura 2.

Figura 2 Niveles jerrquicos de la documentacin en un SGA

El manual ambiental, normalmente contiene las polticas, objetivos, y metas
bsicas y, otras informaciones generales sobre el SGA. Los procedimientos
operacionales; describen el flujo general de la actividad. Las instrucciones de
trabajo son ms detalladas; son directrices especficas para las actividades. Los
registros incluyen toda la documentacin necesaria para mostrar el
cumplimiento del SGA y de sus requisitos.

El anexo de la ISO 14001; enfatiza que el principal objetivo es la implantacin

del SGA y no, un sistema complejo de documentacin desarrollados, donde no
se sabe el porque. En muchos casos, puede haber requisitos de
documentacin similares o sobrepuestos en el rea de calidad y en el rea
ambiental. En este caso, tiene sentido, utilizar los mismos documentos, siempre
que haya sobre posicin o, cuando sea mas practico realizarlo.

o Control de Operacional
Los documentos, (procedimientos, instructivos, formatos)
verificacin, deben abarcar todos los servicios, actividades y
tengan o pudieran tener (si no estuviesen controlados)
significativa (directa o indirecta) sobre el ambiente por lo
concernir a la Poltica Ambiental.

de control y
procesos, que
una influencia
cual deberan

El tipo y mbito de los mecanismos de control y verificacin, deben ser los ms

adecuados a la naturaleza, complejidad e importancia ambiental del servicio,
actividad o, proceso a los que se refieren.
El tipo y lugar de aplicacin de un control operacional, dentro de los procesos
de la empresa, son impuestos de acuerdo a un anlisis previo de identificacin
de requisitos legales e identificacin de aspectos ambientales. Este proceso,
establece aquellas actividades que sin su debido control, pueden
potencialmente ir en contra de lo establecido en la poltica y objetivos
ambientales.
Un ejemplo claro de control operacional, es el monitoreo diario de la planta de
tratamiento de aguas residuales industriales. Si la legislacin exige que
vertimientos lquidos a cuerpos de agua debern tener temperaturas menores a
40C. El control inicial que deber implantar la organizacin, es toma de
temperatura de sus efluentes al menos 1 vez al da. Si eventualmente esta
temperatura, sobrepasa los lmites establecidos por la legislacin; la

organizacin deber establecer un mapa de causas e implementar un control

ms drstico.
o Preparacin y Respuesta ante Emergencias.
En este punto la norma seala, el deber que tiene la organizacin en definir
aquellas actividades o procesos, que puedan potencialmente generar algn tipo
de emergencia ambiental.
El proceso de identificacin de procesos potencialmente generadores de una
emergencia ambiental, es realizado mediante la identificacin de aspectos
ambientales. En esta identificacin, la cual se desarrolla en todas y cada unas
de las reas de de la organizacin, se deben identificar todas aquellas
sustancias peligrosas, qumicas, contaminantes, toxicas o con propiedades
explosivas que por su inadecuado manejo pudieren ocasionar emergencias
ambientales.
Al tener identificada estas sustancias, se debe estructurar un plan de
emergencias; el cual referencie los empleados responsables para ejecutar los
procedimientos, que se debern seguir, con el fin de manipular estas
sustancias, desde su recepcin hasta su entrega como residuos peligrosos.
En caso de algn accidente. El programa tambin deber abarcar el manejo de
situaciones de emergencias, definiendo los procedimientos a seguir y listando

los equipos de proteccin a usar, por los responsables de la atencin de la

misma.
Todas estas actividades tienen que estar claramente establecidas y
documentas, as como, el personal encargado del manejo de sustancias y,
atencin de emergencias capacitado.

Verificacin
o Seguimiento y Medicin

Este parmetro, es establecido para hacer el seguimiento y medir de forma

regular las caractersticas de las operaciones, que se plantearon como
ambientalmente criticas y, que pueden tener un impacto significativo en el
medio ambiente.
Este seguimiento y control, se realiza en orden de identificar el desempeo
ambiental de la empresa; en comparacin con aos anteriores, velar por el
cumplimiento legal ambiental y evitar impactos ambientales significativos.
Esta actividad, deber ser claramente determinada por procedimientos
especficos de cada actividad a monitorear, y as mismo, se debern generar
registros de estos monitoreos; en orden de tener evidencia de la ejecucin de
dichas actividades.
Los equipos que se utilicen para analizar variables criticas, (gases,
temperaturas, pH, etc.) tendrn que ser debidamente calibrados o verificados, y
se deben conservar los registros asociados.

o Evaluacin del Cumplimiento Legal

Esta exigencia es nueva, en la versin 14001, 2004. Con respecto a la versin
14001, 1996.
Este requisito, le pide a las organizaciones, no slo el identificar los requisitos
legales ambientales que le son aplicables a sus procesos o actividades, sino
tambin tomar registro de la bsqueda legal que se hizo. Para esto, la
organizacin, puede generar un procedimiento donde se detalle las actividades
a realizar, para darle cumplimiento a esta exigencia; como tambin crear un

formato donde pueda ser verificable la toma del registro de la bsqueda legal.
Ver figura 3
As mismo, la organizacin debe evaluar el cumplimiento de los requisitos
legales. Esto significa, que deber llevar un porcentaje de cumplimiento de
requisitos legales cumplidos; con respecto al total de requisitos que le apliquen.

Normalmente, la matriz de requisitos legales ambientales, es diligenciada en

formatos electrnicos office (Word, Excel), los cuales permiten mediante
formulas, llevar el porcentaje de cumplimiento.

Figura 3 Formato de registro de revisin de requisitos legales (Elaboracin

Propia)

o No Conformidad, Accin Correctiva y Accin Preventiva

La no conformidad, es definida por la norma ISO 14001, como un
incumplimiento de un requisito. Este incumplimiento puede estar relacionado
directamente con los requisitos encontrados en el estndar, o bien, por otros
requisitos que la organizacin, defina internamente como necesarios para su
sistema de gestin ambiental. Las no conformidades; son normalmente
identificadas mediante un proceso de auditora. El levantamiento de no

conformidades, le permite a la organizacin identificar su debilidades, con el fin

de establecer planes o programas, para el mejoramiento continuo de su gestin
ambiental.
Cuando se identifica una no conformidad, se requiere tomar una accin
correctiva. sta, es definida por la norma 14001, como La accin para eliminar
la causa de una no conformidad.
La accin correctiva, se deriva despus de realizar un anlisis de causa. Este
anlisis, tiene que hacerse de manera profunda con el fin de que la accin
correctiva a aplicar, tenga el alcance necesario para subsanar la no
conformidad. Existen varios mtodos para realizar anlisis de causa. Entre ellos
se encuentran:
Cinco porqus
Tormenta de ideas
Espina de pescado
Matriz DOFA
Etc
Indistintamente el mtodo a utilizar, para identificar las causas de la no
conformidad, es fundamental encontrar el problema real, de la situacin de no
cumplimento.
As mismo, existen dentro de los SGA acciones preventivas. Estas acciones
segn la ISO 14001, son las acciones que se toman para eliminar una, no
conformidad potencial.
Las acciones preventivas, se pueden relacionar
estrechamente con el seguimiento de indicadores y operaciones de control.
Como ejemplo, si la legislacin ambiental manda a las organizaciones a
remover un 80 % de la carga orgnica de sus efluentes lquidos, y el anlisis de
control diario realizado, en los ltimos meses, muestra que la remocin de la
carga orgnica de los vertimientos ha venido descendiendo de un 93 % a un
85%, es tiempo de levantar una Accin preventiva. Esto es porque, si la
tendencia de remocin con respecto al tiempo se mantiene, seguramente la
empresa se vera incumpliendo lo regulado en la materia de vertimientos en
poco menos de un mes.

Por esta razn, hay ciertas actividades que se deben monitorear

constantemente con el fin de evitar un incumplimiento a un requisito del
sistema de gestin ambiental.
o Control de Registros
La organizacin, es autnoma en definir los registros que considere necesario
para asegurar el cumplimiento de los requisitos exigidos por la norma ISO
14001. Estos registros se encuentran normalmente sujetos e integrados a
procedimientos de control, los cuales son importantes para alimentar la base de
informacin del sistema de gestin.
El contar con registros ambientales, provenientes de los procesos crticos de la
organizacin, facilita establecer el desarrollo de actividades como: la
identificacin de desempeos y rendimiento, la toma de acciones preventivas o
correctivas, y el contar con las evidencias requeridas, para la presentacin de
informes a autoridades ambientales y auditorias del sistema.
As mismo, para el cumplimiento de este punto dentro de la norma ISO 14001,
se hace necesario implementar uno o varios procedimientos, que determinen la
identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de
retencin y la disposicin de los mismos. Estos puntos, son definidos por la
organizacin de acuerdo al uso, importancia y/o requerimientos para evidenciar
el cumplimiento de tipo legal.
La trazabilidad y legibilidad de los mismos, deben ser asegurados en todo
momento. Hoy en da; este punto se facilita mediante el uso de softwares, los
cuales se encargan de administrar el proceso de organizacin documental,
aprobacin y anulacin de documentos.
o Auditoria Interna
La Auditora, se define como un proceso sistemtico, practicado por los
auditores de conformidad con normas y procedimientos tcnicos establecidos,

consistente en obtener y evaluar objetivamente; las evidencias sobre las

afirmaciones contenidas, en los actos jurdicos o eventos de carcter tcnico,
econmico, administrativo y otros; con el fin de determinar el grado de
correspondencia entre esas afirmaciones, las disposiciones legales vigentes y,
los criterios establecidos.
La Auditora Interna, es aquella que se practica como instrumento de la propia
administracin; encargada de la valoracin independiente de sus actividades.
Por consiguiente, la Auditora Interna, debe funcionar como una actividad
concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin,
as como, contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un
enfoque sistemtico y disciplinado; para evaluar y mejorar la eficacia de los
procesos de gestin de riesgos, control y direccin.
Los servicios de Auditora, comprenden la evaluacin objetiva de las evidencias,
efectuada por los auditores internos; para proporcionar una conclusin
independiente que, permita calificar el cumplimiento de las polticas,
reglamentaciones, normas, disposiciones jurdicas u otros requerimientos
legales; respecto a un sistema, proceso, subproceso, actividad, tarea u otro
asunto de la organizacin a la cual pertenecen.
En toda entidad bien organizada y, para poder mantener la vigilancia sobre la
cadena de control de direccin, se hace necesario la creacin de un programa
sistemtico de revisin y valoracin, para comprobar que las responsabilidades
delegadas han sido bien encausadas y, que las polticas y procedimientos
establecidos se han llevado tal como estaba previsto.
Adems, es de suma importancia que exista una revisin regular; por un
personal calificado para determinar que el sistema de control interno en
general, es el adecuado y, mediante pruebas constantes, determinar que han
resultado operativamente efectivos. De existir fallas, deficiencias o cambios en
las condiciones existentes, indica que el sistema de control interno resulta
inefectivo y, debe ser modificado apropiadamente; efectuando los cambios
necesarios a las nuevas situaciones.
con independencia de la supervisin que ejerza el auditor interno, sobre el
cumplimiento de las responsabilidades, delegadas por la direccin a sus
ejecutivos, y de la verificacin constante sobre el cumplimiento de los sistemas

de control interno vigentes, es parte de su responsabilidad, la obtencin de

evidencias suficientes y competentes; que le permitan dictaminar, sobre la
exactitud de la situacin ambiental que presenta la entidad y, cuyos resultados
muestran los informes de gestin ambiental, que peridicamente se emiten.
Se considera entonces, que un auditor interno; puede convertirse en los ojos y
odos de la direccin de la empresa, teniendo en cuenta, no slo su calificacin
y tica moral, sino porque se trata de un funcionario que con el tiempo, logra
obtener un alto dominio de todas y cada una de las funciones de la entidad
donde labora; lo que le permite convertirse en un asesor de la empresa o de los
ejecutivos de la gestin empresarial.

Revisin por la Gerencia

Las reuniones de revisin del SGA, por las direccin, se deben realizar al menos
una vez al ao, aunque se pueden programar otras, cuando se detecte un
problema grave o, se produzcan cambios significativos en la organizacin o, en
la documentacin; siempre que estos afecten de forma manifiesta el SGA. El
gerente de la organizacin, se de deber reunir con el comit ambiental,
precedido por el representante del sistema de gestin ambiental, para tratar
tema relacionados con:
resultados de las auditorias internas
Evaluaciones de cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos
que la organizacin suscriba.
Las comunicaciones de las partes interesadas externa, incluidas las
quejas, as como las acciones correctivas propuestas para su solucin y,
el estado en que se encuentran.
El desempeo ambiental de la organizacin:
o Informe de resultados de aspectos ambientales significativos y
anlisis de tendencias.
o Informe de analticas (vertimiento, emisiones, etc.).

o Informe del programa de objetivos y metas.

o Informe del programa del plan de formacin.
o Informe de valuacin de simulacros de emergencia ambiental.
o Propuesta de la programacin para el ao, (programas de
objetivos y metas, plan de formacin ambiental y programas de
auditorias)
No conformidad ocurridas y estado de las acciones correctivas y
preventivas tomadas.
Seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones previas,
llevadas a cabo por la direccin.

Cambios de las circunstancias, incluyendo la evolucin de los requisitos

legales y, otros requisitos legales relacionados con sus aspectos
ambientales.
Recomendaciones para la mejora.
El resultado de la revisin por la direccin, es un diagnostico de la eficacia de la
implantacin del SGA. Basado en el anlisis de los puntos descritos
anteriormente. Estas conclusiones se debern reflejar en el informe de revisin
por la direccin, cuyo contenido, deber incluir todas las decisiones y acciones
tomadas; relacionadas con posibles cambios en la poltica ambiental, objetivos,
metas y otros elementos del SGA; coherentes con el compromiso de mejora
continua. Las decisiones que se tomen en cada revisin, tendrn que ser objeto
de su seguimiento y, sus resultados, tendrn que ser presentados en la
siguiente revisin.