Diseo de procedimientos de un sistema de informacin contable a la

empresa "SUPROVI, C.A sobre las cuentas por cobrar, ubicada en Anaco
Estado - Anzotegui.

Introduccin
En la actualidad la mayora de las organizaciones poseen estructuras
complejas donde fabrican y venden una gran variedad de productos y manejan
diversas operaciones diarias. Todas estas actividades no se pueden controlar a la
antigua prctica, sino que se requiere de un sistema que agrupe todas las tareas
contables para poder de esta manera llevar un control eficiente del patrimonio de
las distantes operaciones que ella realiza.
As mismo en la modernidad, la informtica juega un papel muy importante
en

el desarrollo de

las organizaciones y

en

el control delas operaciones administrativas y financieras entre otras, la obtencin

de una informacin inmediata y eficaz dentro de la estructura organizativa
determina el xito y el alcance de los objetivos con mayor eficacia dentro de la
empresa.
La investigacin se realizar en la Empresa SUPROVI, C.A. se basar
especficamente en el proceso de cobros con respecto a las ventas a crdito,
cuyo objetivo es establecer procedimientos para el cobro automatizado de facturas
acumuladas, por tanto, se requiere diagnosticar los posibles problemas inherentes
al procedimiento manual que se lleva hoy en da, en miras de dar soluciones.

Planteamiento del problema

A travs de los tiempos la tecnologa ha tenido grandes cambios y avances, los
cuales han permitido facilitar y mejorar las operaciones financieras que requiere
una organizacin, enfocndose en el mejoramiento de la misma.
El internet ha tenido un gran impacto social, empresarial y econmico, gracias a
ste las expectativas con respecto al mundo de la tecnologa como manejo de la
informacin han sido bastante amplias, as mismo se puede deducir lo importante
que sera la aplicacin de un sistema automatizado que agilice de forma segura
diferentes procesos en las empresas.
En Venezuela, actualmente muchas empresas hacen uso de las herramientas
tecnolgicas con el fin de mejorar sus servicios al cliente, reducir gastos
administrativos y operacionales, llevar mejor control de inventario, cuentas por
cobrar y recursos humanos, as como el diseo de estrategias puntuales que se
deben ofrecer al usuario para su mayor comodidad.
La empresa SUPROVI, C.A. ubicada en Anaco estado Anzotegui, actualmente
presenta muchos inconvenientes a la hora de cobrar facturas a sus clientes, en
vista de que los usuarios de esta poseen dificultades para dirigirse a la localidad y
la residencia de la misma, una de ellas es la falta de tiempo, ya que algunos no
son de la localidad anteriormente dicha, y por lo que ocasionan varias deudas de
meses anteriores.
Por consiguiente, esto trae como consecuencia a la empresa, no poder realizar su
respectivo estado de resultado para visualizar su situacin econmica en la que se
encuentra actualmente, debido al retraso de los pagos; tambin un dficit de
capital por la falta de liquidez para aumentar sus ventas y satisfacer a sus clientes.

Por estos inconvenientes, se plantea el diseo de un sistema de informacin, de

fcil acceso para los clientes, otorgndoles individualmente un respectivo usuario
y contrasea que les permita tener acceso a las deudas que tenga con la
empresa, as como tambin registrar el pago de las mismas, de igual manera el
proveedor podr acceder al sistema para cerciorarse de los pagos realizados por
sus clientes.
Por lo tanto se plantean las siguientes incgnitas:
Es factible el manejo contable actual que utiliza la empresa SUPROVI C,A. con
respecto a las cuentas por cobrar?
Cules son las desventajas que tiene la empresa SUPROVI, C.A. en cuanto al
manejo contable que ejecuta actualmente?
Cules son los requerimientos para el diseo de un sistema de informacin para
los usuarios y la empresa SUPROVI, C.A. con respecto al pago de sus cuentas
por cobrar?

Objetivos de la investigacin.
Objetivo General.
Disear procedimientos de un sistema de informacin contable a la empresa
"SUPROVI, C.A sobre las cuentas por cobrar, ubicada en Anaco Estado Anzotegui.
Objetivos Especficos.

Conocer si es factible el manejo contable que utiliza actualmente la

empresa SUPROVI, C.A.

Indicar las desventajas que tiene la empresa SUPROVI C.A. en
cuanto al manejo contable que ejecuta actualmente?

Mostrar los procedimientos para el diseo de un sistema de

informacin para los usuarios y la empresa SUPROVI, C.A. con
respecto al pago de sus cuentas por cobrar.

Justificacin e importancia
Al pasar de los aos se ha ido incrementando la utilizacin de las computadoras y
con ello la aplicacin de herramientas tecnolgicas que permitan facilitar las
operaciones de las distintas empresas, es decir, la informtica ha ido tomando
auge en los distintos entes econmicos con el fin de obtener mejores resultados a
menor costo y con la utilizacin de menos recursos humanos, en el rea
empresarial la aplicacin de un sistema automatizado para el control de las
cuentas por cobrar ofrece la posibilidad de realizar consultas respectivas de la
empresa de manera gil y sencilla, con una mxima confiabilidad.
En tal sentido, la presente investigacin se justifica debido a que se pretende
disear los procedimientos para la elaboracin de un sistema de informacin que
permita mejorar los pagos de cuentas por cobrar que tiene la empresa SUPROVI
C.A, el cual se realizara a travs de una aplicacin, donde el sistema solicitara el
nombre de usuario y una clave de acceso con la que se ingresara
automticamente al sistema, donde ste generara todas las deudas que tenga el
usuario frente al proveedor, incluyendo los nmeros de facturas, sus montos, los
datos de su empresa y su representante, en este caso se reducirn los
inconvenientes que presentan estos usuarios al momento de dirigirse a la empresa
SUPROVI C.A., por falta de tiempo, entre otros factores.
Las ventajas de sistema de informacin son mencionadas por Bittel, L. y Ramsey,
J. (2000), de esta manera:
Se mejora la fiabilidad de la funcin, ya que no depende de las acciones
humanas; de hecho, una maquina totalmente automatizada puede funcionar sin
necesidad de prestarle atencin Puede reducirse el costo de funcionamiento.
(p. 89)

Igualmente, la investigacin es importante para la empresa SUPROVI, C.A. ya que

le facilitara el cobro de las deudas de sus clientes, los cuales al tener acceso al
sistema de informacin podrn registrar sus pagos estableciendo el nmero de
transferencia, el monto y la factura que desean registrar, esto es previo el pago
mediante una transferencia bancaria, donde le llegara una notificacin al
proveedor especificndole lo anteriormente mencionado y de esta manera la
empresa podr prestar un mejor servicio a sus clientes y llevar el control detallado
de sus cuentas.

Marco Terico
Bases tericas
Segn Tamayo (1998) Las bases tericas buscan desglosar los aspectos que
forman parte de un problema o tema de investigacin, implica un anlisis de cada
uno de esos puntos. Presentan una estructura sobre la cual se disea el estudio,
sin esta no se sabe cules elementos se pueden tomar en cuenta, y cules no.
Para la realizacin de un trabajo de investigacin es esencial recurrir a textos y
literatura especializada por supuesto referente al tema a desarrollar, y que resultan
indispensables para la mejor comprensin y desarrollo del mismo para la
bsqueda a la apropiada orientacin. (P. 77)
Las empresas para poder ejecutar sus actividades de manera efectiva necesitan
poner en prctica ciertas tcnicas y mtodos que conllevan a desarrollar
coordinadamente las operaciones. Dentro de estas tcnicas se encuentran los
procedimientos como medios de trabajos que facilitan la efectividad de las
operaciones diarias.

Segn Melinkoff, (1990) los procedimientos consisten en describir detalladamente

cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se
garantiza la disminucin de errores.
Las principales caractersticas de los procedimientos segn Melinkoff (1990),
consisten en que no son de aplicacin general, sino que su aplicacin va a
depender de cada situacin en particular, son de gran aplicacin en los trabajos
que se repiten, de manera que facilita la aplicacin continua y sistemtica y son
flexibles y elsticos, ya que pueden adaptarse a las exigencias de nuevas
situaciones.
Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos
contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que
se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la
empresa en los libros de contabilidad.
Para Mcleod, un sistema de informacin contable comprende los mtodos,
procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las
actividades financieras y resumirlas en forma til para la toma de decisiones
(1996).
Nuez (1995) indica que los beneficios de un sistema de informacin:

Acceso rpido a la informacin y por ende mejora en la atencin a los

usuarios.
Generacin de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difciles

de detectar y controlar con un sistema manual.

Evitar prdida de tiempo recopilando informacin que ya est almacenada

en bases de datos que se pueden compartir.

Impulso a la creacin de grupos de trabajo e investigacin debido a la

facilidad para encontrar y manipular la informacin.

Organizacin en el manejo de archivos e informacin clasificada por temas

de inters general y particular.

Aumento de la productividad gracias a la liberacin de tiempos en
bsqueda y generacin de informacin repetida.

Las cuentas por cobrar Segn Chillida (2003) un aspecto que caracteriza las
cuentas por cobrar es el hecho de que el cobro del bien o servicio est diferido, de
manera que la empresa concede a sus clientes un plazo para su cancelacin a
partir de la entrega del mismo. Sin embargo, este aspecto en ocasiones debe ser
tratado con sumo cuidado ya que de la presencia de mayores o menores
cantidades de ventas a crdito pendientes de cobro se derivan el incremento de
los riesgos para la empresa desencadenando diversas consecuencias financieras,
como mayores gastos de cobranza e intereses, cuentas que pasan a ser
incobrables por insolvencia por parte del cliente. En cuanto a los efectos
financieros, y como resultado de la facilidad crediticia el ciclo financiero que
cumple el activo circulante es ms largo, por lo que se requiere un empleo de
mayor capital de trabajo bruto y neto, retrasando el ciclo de exigibilidad del pasivo
circulante, obteniendo mayores plazos de los proveedores y en ocasiones
haciendo uso del financiamiento externo.
La factura para Rodrguez es el documento fiscal que acredita que se realiz una
compra o se prest un servicio, y se cobraron los impuestos correspondientes de
IVA o Retencin en la fuente. La factura es un documento comercial que soporta el
detalle del producto o servicio negociado y el valor a cobrar por tal concepto. La
factura es un soporte de una transaccin comercial realizada entre dos partes y
que se puede cobrar de contado o a plazos entre 30 y 90 das. La factura es un
instrumento que sirve de constancia al comprador y vendedor de la operacin de
compra y venta realizada, y tambin sirve para el cobro del dinero cuando el
producto o servicio se financia. La factura es un documento probatorio de una
transaccin comercial y que se constituye en s mismo en un Titulo Valor (2007).

MARCO METODOLOGICO
TIPO Y DISEO DE INVESTIGACION:
Segn Refiere Bernal (2006), que a investigacin descriptiva, se muestran, narran,
resean o identifican hechos, situaciones, rasgos, caractersticas de un objeto de

estudio o se disean productos, modelos prototipos, guas, etc. La investigacin

descriptiva trabaja sobre realidades de hechos, caracterizndose fundamental por
presentarnos una interpretacin correcta.
El desarrollo de esta investigacin se considera de tipo descriptiva porque se hace
una descripcin de la problemtica referente a las cuentas por cobrar que posee la
empresa SUPROVI, C.A. y se detallada las posibles soluciones a la misma.
Diseo de la investigacin
Segn el autor (Fidias G. Arias (2012), define: La investigacin de campo es
aquella que consiste en la recoleccin de todos directamente de los sujetos
investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin
manipular o controlar variables alguna, es decir, el investigador obtiene la
informacin pero no altera las condiciones existentes.
Esta investigacin se considera diseo de campo porque se obtienen los datos
directamente de la realidad. Es decir, se visita a la empresa para estudiar su
situacin, con respecto a las estrategias que estn empleando actualmente para el
manejo de las cuentas por cobrar, a cerca de las ventas a crditos que realizan a
sus clientes.