ORGANIZACIN DE LAS COMUNICACIONES DE

REGIMEN INTERNO
Se denomina comunicacin interna a aquellas que
transmiten una informacin dentro una empresa. La
secretaria debe ser consciente de la importancia que
pueden tener en una oficina, la mas usual en la
comunicacin es la escritura y otros medios para
comunicarse entre personas. la comunicacin escrita es
mas ventajosa ya que
*se obtiene un document que podr ser archivado para
posteriores consultas.
*el documento escrito se convierte en una prueba
fehaciente de que la informacin a sido comunicado al
interesado ( as )
*la comunicacin entre dos personas de la misma empresa
en el mismo organigrama empresarial pueden seguir dos
lneas: horizontal y vertical
Comunicacin horizontal.- es la comunicacin entre dos
personas situado en un mismo nivel del organigrama.
Comunicacin vertical.- es la comunicacin entre dos
personas donde ocupan cargos diferentes en una empresa.
Ascendente. Ocupan cargo inferior y se dirigen a un cargo
superior.
Descendente. Dirigidos a un cargo superior a otro inferior.
Tipos de comunicacin interna.- las formas de
comunicarse internamente dentro una empresa son:
memorndum, nota o inter- office comunicado interno,
memorias, boletines informe interno convocatoria y actas.
MEMORANDUM.- es un documento escrito que se utiliza
en una empresa para comunicarse internamente, el

objetivo de este documento es el traspaso de informacin

de manera breve.
Estructura de un memorndum.
-en la parte superior, se pone el nombre de la razn social
abajo la palabra memorndum
-en la parte superior izquierda se indica el apellido de la
persona a quien se enva y el de su dpto. y abajo el apellido
de la persona a quien se enva
Y el de su dpto. y abajo el apellido de quien lo enva
tambin el de su correspondencia departamento, abajo se
indica que asunto se tratara.
-en la parte derecha se anota la fecha de envi .
-a continuacin se escribe brevemente la informacin que
desea transmitir al destinatario.
-finalmente la firma del remitente.
LA NOTA O INTER-OFFICE.-es una comunicacin muy
simple de la estructura muy sencilla, sirve para transmitir
informacin concreta que se escribe de manera muy breve.
elementos que concierne una nota
1.datos del destinatario 2. datos del remitente3. Texto que
contiene la informacin que se ha de transmitir 4.fecha y
hora 5. Firma del remitente 6. De manera opcional se puede
escribir la palabra recib y abajo la firma.
EL COMUNICADO INTERNO.- Se utiliza en las grandes
empresas y sirve para transmitir informacin, provienen de
altos cargos de la empresa el comunicado interno puede ir
dirigido a todos los trabajadores o a una persona en
particular.
La estructura del comunicado interno.
En la parte superior izquierda se pone el nombre de la
empresa seguido de las siglas S.I , abajo el nombre , la

razn social se escribe el de la persona o el dpto, que emite

el comunicado.
A su derecha se indica la fecha , a continuacin se escribe
el texto, bajo el texto la firma del remitente.
LAS MEMORIAS Son documentos caractersticos de las
sociedades annimas y sirven para informar acerca de los
resultados que la sociedad a obtenido en el ejercicio, las
memorias siempre deben ir acompaadas de los
correspondientes estados financieros.
LOS BOLETINES . son publicaciones que se hacen circular
dentro una empresa para informar al personal de
diferentes asuntos, los temas que se han de tratar en los
boletines son:
1. Referente a la marcha de la empresa , relacionados con
el personal
2. asuntos personales.
En general constan de pocas pginas y se utilizan en
grandes empresas.
INFORME INTERNO. Es un breve comunicado que se
enva a un superior apara que este informado de las
actividades que se realiza diariamente a un empleado
determinado, relacionado con otros asuntos especficos el
informe se enva cuando el empleado esta afuera de la sede
central de la empresa realizando una misin concreta.
LA CONVOCATORIA. Escrito la cual llama o convoca a
una serie de personas para que acudan a una reunin, se
dirige a todos los integrantes de la empresa o a una
persona en particular.
Datos que componen una convocatoria.
-membrete de la empresa que se hace la convocatoria
-Fecha y hora y lugar de la reunin. Orden del dia .

-lugar y fecha de emisin de la convocatoria, firma del

secretario. Las convocatorias son firmadas solo por una
persona que ocupa un alto cargo,y no por la secretaria
ORDEN DEL DIA. La secretaria debe preparar el orden del
dia debe estar al tanto de todo, en el orden debe enumerar
todos los temas dndose orden jerrquico adecuado y
numerndolos.
Clases de reunin. Pueden ser de dos tipos
-reunin ordinario. Son aquellos temas que estn
establecidos en los estatutos.
Reunin extra ordinaria. Son aquellas temas que no
estn sealados en los estatutos como rutinario.
EL ACTA. Es un documento escrito donde se escribe las
partes mas importantes de una reunin
El acta de juntas.es un documento de elaboracin
obligatoria en las sociedades annimas.
-debe tener presentacin pulcra, debe estar bien transcrita
y expresado en la junta. copia del orden del dia, acta de
reunion anterior para que pueda ser consultado,
reglamento interno de la empresa, copia de legislacin
vigente que afecta a la propia, reunion relacionada con los
temas que han de tratarce, documentos para ser
consultados prueba de giros o entrega de pedidos
servicios.
Estructura del acta: El encabezamiento consta de
nombre en caso nmero de registro, relacin de los
asistentes dispuesta en forma de columna en el margen
izquierdo , en el margen derecho se escribir el lugar donde
se a celebrado la reunin, recapitulacin del orden del dia,
resumen del acra anterior, acuerdos y decisiones,