Informe de registro de ventas

Este tipo de sistema se responsabiliza en registrar las ventas del producto o servicio
de la organizacin identificando a la perfeccin a los clientes potenciales de los
diversos productos que ofrece la empresa. Se evalan las caractersticas y las
necesidades de promocin del servicio y posteriormente se contacta con los clientes
para cerrar las ventas, tomando pedidos y llevando con detalle el registro de todas las
transacciones.
Los objetivos principales de la elaboracin de este informe son:
Consolidar datos sobre cada artculo vendido:
Establecer los parmetros de venta para facilitar un anlisis administrativo detallado

Cdigo del producto

Descripcin del producto
Cantidad vendida

Procesar pedidos:
Dar entrada, procesar y registrar pedidos a la empresa
Analizar el mercado:
Identificar clientes y mercados utilizados mediante:

Datos demogrficos
Datos de mercados
Comportamiento del consumidor
Tendencias de mercado

Anlisis de fijacin de precios:

Determinar precios para servicios y productos en base al sistema de ventas y
produccin dentro de la organizacin
Pronosticar las tendencias de ventas:
Preparar pronsticos de ventas en un lapso aproximado de cinco aos, midiendo la
productividad de acuerdo al comportamiento del mercado
Planeacin de la produccin: Decidir cuantos productos se deben de producir y
determinar las fechas de su realizacin de acurdo a los pedidos previamente
registrados por el departamento de ventas.

Informe de registro de costos:

Este registro est confeccionado por contabilidad de costos, el que emitir uno por
cada orden de trabajo que se ha enviado a los talleres productivos, contendr el costo
estimado analizado por elementos de gasto, unidades a producir o del servicio que se

presta y otros datos de inters. Su objetivo es controlar el costo real de la produccin

de cualquier producto o servicio, analizados por elementos de gastos, con todos los
documentos que sirvieron de fuente para su anotacin control.
Costos histricos:
Son aquellos que se obtienen despus de que el producto a sido elaborado, es decir,
son costos que se han incurrido.
Costos predeterminados
:son los que se calculan antes de realizar la produccin sobre la base de condiciones
futuras especificadas y las mismas se refieren a la cantidad de artculos que se han de
producir, los precios a que la gerencia espera pagar los materiales, el trabajo, los
gastos y las cantidades que se habrn de usar en la produccin de los artculos.
Existen dos tipos de costos predeterminados
a) costos estimados: es la cantidad, que segn la empresa, costar realmente un
producto o la operacin de un proceso durante un perodo de tiempo. Este se calcula a
base de la mejor informacin disponible; se caracteriza por una predeterminacin un
tanto general y poca profunda, sobre los costos ms recientes.
b) costos estndares: son los costos predeterminados de fabricar una sola unidad o un
perodo de tiempo, sobre la base de ciertas condiciones supuestas de eficiencias
econmicas y otras.
Para la determinacin del costo se toman en cuenta 3 elementos que son los ms
importantes que son: la materia prima, la mano de obra directa e indirecta y los gastos
de fabricacin.

Informe de registro de inventarios:

Es esencial que los registros sean adecuados para el control y seguridad de las
partidas de inventarios. Los registros de inventarios aportan informacin til para
comprar, mantener niveles adecuados de existencias y calcular la tasa de rotacin de
los productos que ofrece la organizacin.
Registr para el procesamiento de entradas y salidas de rdenes en donde se
establece la cantidad exacta de mercanca que se encuentra en almacn de la
organizacin, estando en constante actualizacin debido a las ventas de la empresa.
Los objetivos principales de la elaboracin de este informe son:

Procesar los pedidos de los clientes y las entradas por parte de la organizacin
Procesar las rdenes de entrada y salida para satisfacer las necesidades tanto
de los clientes como de la misma empresa.
Eliminar errores en cuanto a la existencia de mercanca (previniendo y
eliminando la fuga de productos )
Evitar los pedidos de la mercanca inexistente
Estandarizar la frecuencia de procesamientos para dar trato equitativo a cada
producto y a cada cliente
Mantener consistencia entre velocidad y efectividad

TRANSACCIONES:

Tipos de transacciones que se realizan en el informe de registro de inventarios. Estas

varean de acuerdo a las necesidades y caractersticas de cada organizacin.
Entrada y salida de orden:
Aceptacin de detalles que involucren la entrada y salida de una orden de un cliente
en el sistema para su proceso y registr
Consulta de una orden:
Anlisis de la informacin para determinar el estado de una orden de entrada o salida
del sistema
Ajuste de las rdenes:
Incorporacin de datos o eliminacin de registro de orden que hubiese sido efectuada
con anterioridad
Mantenimiento de archivos:
Editar la situacin de las rdenes de entrada y salida de mercanca en el archivo
maestro que incluye:

Archivos maestros de clientes:

Archivos de vendedores y proveedores
Tablas de costos o impuestos

Las salidas se actualizan al final del mes para determinar la antigedad de los
movimientos y las cantidades en existencia de cada producto, mostrando varia
categoras:
Documentos y formas:

Resumen de pedidos o acuse de recibo

Factura
Memo de crdito
Comprobante de entrega
Lista de empaques
Forma de cambio de orden

Informes de pedidos

Pedidos pendientes
Artculos ordenados
Artculos en pedido rechazados
Informe de actividad de clientes
Informe de actividad de personal de ventas
Informe sobre descuentos
Informe de ajustes
Informe de crditos
Informe de impuestos de ventas

Listados de archivo:

Lista de clientes
Lista de personal de ventas

Lista de cdigo de impuestos

Lista de productos
Lista de inventario disponible

Es necesario recordar que en cada transaccin o movimiento de mercanca es

necesario llenar el registro indicado para mantener un control sobre las existencias en
almacn.

Informe de registro de devoluciones:

Se dice que hay devoluciones cuando se regres en su totalidad o parte de un pedido,
a la empresa de donde se origin por motivos comerciales, econmicos o de otra
ndole.
Establecer este tipo de registros nos permite identificar cules fueron las fallas,
defectos y en su caso el motivo principal para que el producto fuera devuelto a la
empresa. Existen ciertas polticas que han sido establecidas con anterioridad lo que
permitir saber si realmente puede convertirse en una devolucin, como lo es la
garanta y dentro de ella se deben de reunir ciertas caractersticas, como el tiempo, las
condiciones del producto, si solo necesita reparacin o el cambio en su totalidad y si el
periodo es vigente.
Existe varios tipos de devoluciones , en donde cada una de ellas cuenta con
caractersticas en particular, devoluciones
a proveedor, devolucin a tienda,
devolucin de consumidor, devolucin de clientes, devolucin de mercanca y la
devolucin de bienes de garanta.

Informe de registro de movimientos de fondos:

Informe de registro de movimientos de fondos Es el que permite registrar otros
movimientos de fondos y estados de carteras, considerando todos los elementos
necesarios para efectuar el anlisis de los saldos actuales y los resultados a futuro,
elementos claves para la toma de decisiones El movimiento de fondos es una lista de
valores, uno por periodo, son la diferencia entre el total de cobros y el total de pagos
correspondientes al periodo de que se trate. El movimiento de fondos recibe en
ocasiones el nombre de flujo de caja, por la traduccin del trmino en ingls cash-flow
Se establecen dos flujos de fondos: I. El flujo de fondo operativo: Est compuesto por
los movimientos de dinero entre la empresa y sus clientes, sus proveedores de bienes
su personal y el estado. II. El flujo de las fuentes financieras de fondos: Est
compuesta por los movimientos de dinero entre la empresa y sus acreedores
financieros y sus propietarios Desde la perspectiva econmica que se est manejando
en este ensayo, las ventajas de un registro de movimientos de fondos son: Permite la
libre definicin de tipos de movimientos de fondos: ingresos, egresos, transferencias,
prstamos, depsitos, adelantos, garantas, etc. Posibilidad de definir nuevas causas
que originan los movimientos de fondos (P.ej.: aportes de socios o devolucin de
prstamos al personal) e identificar el destino al que se aplican los fondos, facilitando
su control y seguimiento. Registro de saldos inciales de cajas, cuentas bancarias,
cheques de terceros, documentos a cobrar, obligaciones a pagar y tarjetas de crdito.
Administracin de gastos a rendir y vales de caja. Anlisis de movimientos de fondos

por tipo y fecha; de un concepto en particular (cajas, cheques, cuentas bancarias,

origen o aplicacin) con detalle de ingresos y egresos, saldos parciales y saldo final.
Resumen financiero. Registracin especial de cobros varios y pagos varios que
requieren la emisin de un comprobante que los respalde (recibo u orden de pago).

Informe de registro de cuentas por cobrar:

Dentro de las actividades fundamentales y esenciales en el procesamiento de
transacciones de toda organizacin se encuentran las cuentas por cobrar, originadas
de actividades de venta por las cuales la empresa no ha obtenido el costo (dinero) de
los productos o servicios ya proporcionados a los clientes.
Ingreso (efectivo o dinero) que se le adeuda a la empresa u organizacin como
resultado de una transaccin que ha sido efectuada, pero por la cual no se le ha
pagado.
Los objetivos principales de la elaboracin de este informe son:

Captar y procesar los datos de contabilidad que son importantes para mantener
un control sobre las ventas realizadas a crdito (no en efectivo), registrando los
nuevos crditos y la actualizacin de estado de crditos en continuo pago.
Saber la cantidad de dinero que se paga en una cuenta. Es decir, mantener el
registro en constante actualizacin sobre los pagos que se han realizado de
alguna cuenta en especfico.

TRANSACCIONES:
Tipos de transacciones que se realizan en el informe de registro de cuentas por cobrar.
Estas varean de acuerdo a las necesidades y caractersticas de cada organizacin.
Transacciones de ventas:
Se registran los clientes frecuentes y nuevos en el archivo maestro

Fecha de transaccin
Persona u organizacin que efecta la compra
Numero de cuenta
Artculos comprados (as como su cantidad)
Costo unitario y costo total de cada uno de los artculos
Numero de la transaccin o numero de factura de venta

Transacciones de pago:
Actualizacin de pagos de cuentas y clculo de nuevo balance

Fecha del pago

Numero de cuenta (nombre de la persona o de la organizacin)
Cantidad pagada

Transacciones de ajustes:
Editar y actualizar datos de cuentas como cantidad de productos que se adeudan,
monto total en efectivo y datos personales de la persona u organizacin

Fecha del ajuste

Tipo de ajuste
Cantidad del ajuste
Numero de cuenta (nombre de la persona o de la organizacin)

Consultas de cuentas:
Saldo de cuentas, detalles de transacciones por periodo de tiempo determinado.

Numero de cuenta (nombre de la persona o de la organizacin)

Las salidas se actualizan al final del mes para determinar la antigedad de la cuenta.
La creacin del informe de fin de ciclo debe de considerar los siguientes aspectos:

Estado de cuenta
Registro de cuentas por cobrar
Resumen de actividades de cuentas por cobrar
Informe de sobregiro
Registro de la antigedad de la cuenta por cobrar
Lista de transacciones mensuales
Lista de clientes alfabticamente
Lista de clientes por orden numrico

Los archivos con los que cuenta este tipo de registro son:
Maestro de cuentas.
Debe de ser actualizado mensualmente y su contenido es:

Nombre del cliente

Numero de cuenta
Direccin
Ubicacin
Ciudad
Estado
Cdigo postal
Telfono
Tipo de cuenta
Limite de crdito
Saldo de la cuenta corriente
Cuentas del periodo actual

Archivo de transacciones:
Es posible la implementacin de uno o ms archivos de transacciones, esto depender
de la organizacin del departamento correspondiente y registrara las ventas, pagos y
ajustes

1.
2.
3.

Transacciones de cuentas por cobrar

Cuenta numero
Tipo de transaccin
Cantidad de la transaccin
Adiciones a cuentas de clientes
1. Cuenta numero
2. Detalles completos para el registro de clientes

Cambios en cuentas de clientes

1. Nmero de cuenta
2. Cdigo de cambios
3. Detalles que cambian
Bajas de cuentas de clientes:
1. Cuenta numero
2. Cdigo de baja

Es de suma importancia determinar todos los detalles de la transaccin en el archivo

indicado, ya que de esto depender la eficiencia del informe de registro de cuentas por
cobrar.
Un anlisis de estos registros revelara la efectividad de las polticas de crdito y
cobranza de la organizacin.

Informe de registro de cuentas por pagar

Los registros de adeudos muestran lo que la empresa debe a sus proveedores,
facilitan aprovechar los descuentos en efectivo y permiten efectuar los pagos a su
vencimiento.
Cantidad de dinero debida al vendedor o al proveedor de los servicios solicitados o de
la mercanca recibida.
Los objetivos principales de la elaboracin de este informe son:

1.
2.
3.
4.

Conservar registro de facturas o notas en su caso, con detalles de la compra.

Mantener el control sobre niveles de crdito
Los sistemas de cuentas por pagar estn diseados para controlar las fechas
de vencimientos y para avisar a las personas la preparacin de su pago.
Incluye las actividades de:
La administracin precisa de los registros
Control sobre el uso del efectivo
Mantener buena tasa de crdito
Proteger contra desembolsos de efectivo

Tipos de transacciones que se realizan en el informe de registro de cuentas por pagar.

Estas varean de acurdo a las necesidades y caractersticas de cada organizacin.