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Access 2010
Bases de datos
Access 2010
Coordinacin Editorial:
Ilustracin de Interiores:
Contenido
Bases de Datos
Access 2010
Propuesta Pedaggica
Unidad1Manejo general
10
10
10
11
tema
12
12
14
14
15
15
16
18
18
19
19
Cuadros de dilogo
Configuracin de la ventana de documentos
Panel de navegacin
Buscar objetos en una base de datos
20
20
21
21
22
24
Unidad2Tablas 25
tema
ATablas 26
26
Clave Principal
26
Video2-02Clave principal
26
Proyecto2-01Agregando informacin
Proyecto2-02Diseando una tabla
29
29
30
Contenido
32
Proyecto2-03Modificando tablas
32
BDatos 34
Manipulando datos
34
Buscar y reemplazar
34
Importar y exportar datos
35
tema
Video2-03Buscar y reemplazar
35
35
Video2-04Importar datos
35
Ordenar registros
36
Filtros 36
Video2-05Exportar datos
Proyecto2-04Trabajando con datos
Evaluacin02
36
38
40
Unidad3Consultas 41
AConsultas 42
Tipos de consultas
42
Crear una consulta en Vista Diseo
43
Crear una consulta con el asistente
44
tema
Video3-01Generando consultas
44
45
46
46
46
47
47
48
Video3-03Consultas multitabla
Proyecto3-01Generar una consulta con Vista Diseo
Proyecto3-02Consulta por parmetros
48
48
49
CConsultas de accin
Consultas de actualizacin
50
50
Video3-04Consultas de actualizacin
50
tema
Contenido
Consultas de eliminacin
51
Video3-05Consultas de eliminacin
51
52
52
53
54
56
57
58
Unidad4Formularios e Informes
59
AFormularios 60
Formularios e Informes
60
Formularios 60
Modificar datos de un formulario
61
tema
61
62
BDiseo de formulario
Herramientas de Diseo del Formulario
63
63
Video4-02Diseo de formularios
63
64
Proyecto4-02Modificando un formulario
65
tema
tema
CInformes 66
68
68
69
Video4-04Diseo de informes
Proyecto4-04Modificando un informe
Proyecto4-05La tiendita escolar
Evaluacin04
70
70
71
72
Unidad5Caractersticas especiales
tema
73
ARelaciones 74
Actividad5-01Relacionando tablas
75
Contenido
Tipos de relaciones
Integridad referencial
76
77
Video5-01Integridad referencial
78
79
Video5-02Generar relaciones
Proyecto5-01Relacionar tablas
79
80
81
82
BCaractersticas Especiales
Tabla dinmica
tema
87
87
88
Grfico dinmico
90
91
CMacros 93
Ejecutar una Macro
94
Modificar una Macro
94
tema
Video5-03Macros 94
Proyecto5-07Creando macros simple
95
Evaluacin05
96
Recursos
Material Impreso
Este material forma parte de un conjunto de recursos, que conforman el
Programa de Informtica Educativa (PIE). Est organizado en bloques integrales
que incluyen todo lo necesario para aprender, practicar y evaluar habilidades
o competencias. Las explicaciones, imgenes, tablas, actividades, notas y
tips, apoyados con las lminas y tutoriales, permiten integrar la experiencia de
aprendizaje desde mltiples perspectivas. As, podemos afirmar que el PIE de
Grupo Educare es la mejor manera de aprender haciendo.
Recursos Digitales
Los recursos digitales que acompaan al material impreso, contienen videos que
te ayudarn a comprender los conceptos y a poner en prctica las habilidades
adquiridas. Adicionalmente encontrars los archivos que se requieren para realizar
las actividades, algunos documentos y aplicaciones tiles. No olvides que los
recursos digitales son parte integral del programa, por lo que es muy importante
que los conozcas y utilices en el curso.
Explicacin Iconogrfica
Actividad
Este icono nos indica un ejercicio que refuerza la parte terica de
este material.
Proyecto
Este icono nos indica un ejercicio que refuerza de manera prctica.
Video
Es el material digital de los recursos del programa. La representacin
en video de la parte terica.
Lmina de apoyo
La lmina es un recurso del profesor, que sirve como refuerzo
dinmico e interactivo a un tema denso, que complementa la teora
del material impreso.
Evaluacin
Este icono indica un elemento fundamental del proceso educativo
que sirve para valorar el proceso de aprendizaje.
NOTA
Nota
Las notas que vers dentro de tu texto, puntualizan la teora o los
aspectos ms importantes de un tema.
T IP
Tip
Es una sugerencia que complementa un tema del material impreso,
dando un panorama ms amplio al alumno sobre cmo ejecutar
una actividad de manera ms sencilla y prctica.
2010
Bases de datos
Access 2010
Unidad
Tema
Subtema
Objetivos
tema AIntroduccina
a sistemas de bases de
datos
tema B Mejorando el
diseo de una base de
datos
Tipos de datos
Reconocer diferentes
tipos de datos
tema C Conociendo
Access 2010
tema A Tablas
Clave Principal
Crear tablas en Access
Introducir datos en una
tabla
Modificar el diseo de
una tabla
Otras formas de crear
tablas
tema B Datos
Manipulando datos
Buscar y reemplazar
Importar y exportar datos
Ordenar registros
Filtros
Modificar el diseo de
una
tabla.
1 - Manejo General
Sesiones sugeridas 3
2 - Tablas
Sesiones sugeridas 5
II
PropuestaDidctica
Competencias
Indentificar sistemas
de bases de datos y los
elementos que lo componen
Tutorial Sugerido
Video 1-01 Diseando una
base de datos
Recursos
Libro del Alumno
Recursos Digitales
El espacio de trabajo de
Access es comfigurable y
cada elemento de una base
de datos se trabaja con
herramientas especficas.
III
Bases de datos
Access 2010
Unidad
3 - Consultas
Tema
Objetivos
tema A Consultas
Tipos de consultas
Crear una consulta
Diseo
Crear una consulta
utilizando el Asistente
Consultas cerradas y
abiertas
Campos calculados
Consultas con parmetros
Consultas condiciones
La consulta multitabla
tema C Consultas de
Accin
Consultas de
actualizacin
Consultas de eliminacin
Consultas de creacin de
tabla
tema A Formularios
Introduccin
Crear un Formulario por el
Asistente
Modificar datos de un
formulario
Crear y modificar un
formulario
tema B Diseo de
Formularios
Herramientas de diseo
de formulario
Controles de Formulario
Hoja de propiedades del
formulario
Vista preliminar de un
informe
Impresin
Configurar y preparar
un formulario para su
impresin
Sesiones sugeridas 6
4 - Formularios e Informes
Sesiones sugeridas 5
IV
Subtema
PropuestaDidctica
Competencias
Tutorial Sugerido
Recursos
Bases de datos
Access 2010
Unidad
Cont. Unidad 4
Tema
Subtema
Objetivos
tema C Informes
Crear y deisar un
Informe
tema A Relaciones
Tipos de relaciones
Integridad referencial
Cmo crear relaciones
Consultas de tablas
relacionadas
Formularios e informes de
tablas relacionadas
Describir tipos de
relaciones y enumerar
las reglas de la
integridad referencial y
ejemplificarlas
tema B Caratersticas
especiales
Tabla dinmica
Grfico dinmico
Interpretar la informacin
de una tabla dinmica
o grfico dinmico para
encontrar soluciones a
preguntas especficas.
tema C Macros
5 - Caractersticas especiales
Sesiones sugeridas 5
VI
PropuestaDidctica
Competencias
Tutorial Sugerido
Recursos
VII
Bases de datos
Access 2010
Inventario de habilidades
Este inventario se emplea para medir las habilidades de los alumnos que inician
el curso. Esto no es una prueba, es un indicador que va del 1 al 5, dnde uno
establece poco o nulo conocimiento del tema por parte del alumno y cinco que
est completamente familiarizado con el mismo.
Habilidad
VIII
Un id ad
01
NIVEL: Bsico
Ma nejo genera l
2010
Bases de datos
Access 2010
tema
Telfono
1579108
2452143
2123411
Direccin
Zacapoaxtlas 81 int 23
Alamos 34 Esq. Insurgentes
Franc. Villa 115 san carlos
1-01
VIDEO
10
E-mail
acalvarez@hotmail.com
phernandez@live.com
azarate@hotmail.com
Manejogeneral
El diseo de la tabla consiste en decidir cules son los campos necesarios para recopilar la
informacin. Es necesario crear un campo para cada tipo de informacin que se desea guardar
y posteriormente analizar. Por ejemplo, si necesitas almacenar informacin de los libros de
una biblioteca y posteriormente piensas buscar algn libro por autor o por editorial, entonces
necesitas un campo para guardar el autor y otro campo para guardar la editorial.
ACTIVIDAD
1-01
Diseando tablas
1. Planea y anota cules son los 8 campos ms importantes que se necesitan para recopilar la
informacin de las empresas de una ciudad.
Nombre de la Tabla:
Empresas
Campo 1:
Campo 5:
Campo 2:
Campo 6:
Campo 3:
Campo 7:
Campo 4:
Campo 8:
2. Planea y anota cuales son los 8 campos ms importantes, que se necesitan para recopilar
la informacin de los alumnos de una escuela.
Nombre de la Tabla:
Alumnos
Campo 1:
Campo 5:
Campo 2:
Campo 6:
Campo 3:
Campo 7:
Campo 4:
Campo 8:
3. Planea y anota cules son los 6 campos ms importantes, que se necesitan para recopilar
la informacin de los libros de una biblioteca. Dale un nombre a la tabla.
Nombre de la Tabla:
Campo 1:
Campo 3:
Campo 2:
Campo 4:
Campo 3:
Campo 5:
4. Planea y anota cules son los 6 campos ms importantes, que se necesitan para recopilar
la informacin de discos de msica. Dale un nombre a la tabla.
Nombre de la Tabla:
Campo 1:
Campo 4:
Campo 2:
Campo 5:
Campo 3:
Campo 6:
11
Bases de datos
Access 2010
tema
Tipos de datos
Adems de decidir qu campos se necesitan en una tabla, es
indispensable identificar el tipo de datos que va a contener
cada campo. La siguiente tabla muestra los tipos de datos
disponibles en Access y el tipo de informacin que se puede
guardar en un campo.
As, por ejemplo, si un campo se usar para almacenar
precios, el tipo de dato Moneda es la mejor opcin, pero si el
campo se usar para almacenar el nombre de un producto, es
mejor elegir el tipo de dato Texto.
12
Manejogeneral
Tag
Texto
Memorando
Funcin
Nos permite trabajar ingresando texto, caracteres
(smbolos) o dgitos (nmeros), ofrece un tamao
predeterminado de 50 caracteres que podemos
aumentar hasta 255 caracteres.
Se utiliza para texto de gran longitud y nmeros,
como notas o descripciones. Almacena hasta 65,536
caracteres.
Ejemplo
Arturo Chehaibar
cualquier nota
Nmero
521.13
Fecha/Hora
27/03/2004
Moneda
$324.50
Objeto OLE
Hipervnculo
una fotografa
13
Bases de datos
Access 2010
tema
Para tener acceso completo a la aplicacin primero debes crear una base de datos, ya sea en
blanco o a partir de una plantilla, en el rea central se muestran los diferentes diseos del tipo
de base de datos. Estos diseos se encuentran agrupados por plantillas: Inicio y Office.com. Al
seleccionar alguna plantilla puedes ver una vista previa, del lado derecho de la pantalla.
1-02
VIDEO
14
Manejogeneral
PROYECTO
1-01
15
Bases de datos
Access 2010
4
3
2
1
7
Imagen 1-3: Espacio de trabajo de Access 2010
Cinta de Opciones
La Cinta de opciones est diseada para ayudarte a encontrar fcilmente los comandos
necesarios para completar tu trabajo. La Cinta de opciones reemplaza los mens tradicionales
de las versiones anteriores de Office. Los comandos se encuentran organizados en grupos
lgicos, que a su vez se concentran en fichas. Estas fichas estn relacionadas con un tipo de
actividad como crear tablas objetos, importar datos, editar el contenido de los objetos.
Fichas
Grupos
Comandos
La Cinta de opciones tambin se maneja en otros programas de Microsoft Office 2010 como
Word, PowerPoint o Excel.
16
Manejogeneral
T IP
NOTA
En este curso utilizaremos la
siguiente nomenclatura para
localizar algn comando en la
cinta de opciones: Ficha/Grupo/
Comando
Ficha Inicio
Comando
Copiar
Grupo
Portapapeles
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Bases de datos
Access 2010
Presiona la letra o la secuencia de letras que aparecen sobre la funcin que desees utilizar.
Dependiendo de las teclas que presiones podrn aparecer nuevas etiquetas. Sigue presionando
las letras o nmeros hasta llegar al comando o control especficos que deseas utilizar. Para que
desaparezcan las etiquetas sobre los botones, basta presionar nuevamente la tecla <Alt>.
Botones divididos
En las aplicaciones de Microsoft Office 2010, muchos botones estn divididos en dos
secciones. La primera seccin muestra un cono de identificacin. Si haces clic con el ratn
sobre l, se ejecuta la accin inmediatamente. Al lado de la imagen aparece un pequeo
tringulo que indica que existe un men colgante con ms opciones para ese botn.
Si das clic en el botn Color de fuente
, inmediatamente el cambia el color del texto de
la tabla o seleccin, con el ltimo color utilizado.
Si das clic en este tringulo,
18
Manejogeneral
b. Haz clic sobre cualquier comando de la cinta de opciones con el botn secundario
del ratn y despus selecciona la opcin Agregar a la barra de herramientas de
acceso rpido. Esto agrega el comando seleccionado a la barra de herramientas
de acceso rpido, de modo que sea de fcil acceso. Para eliminarlo puedes hacer un
clic con el botn secundario del ratn, directamente sobre el comando en la barra de
herramientas de acceso rpido.
1-01
LMINA
19
Bases de datos
Access 2010
Cuadros de dilogo
Desde aqu se tienen opciones relacionadas al formato de hoja de datos, que no aparecen
directamente como botones en el grupo.
20
Manejogeneral
Panel de navegacin
Las tablas, formularios, informes, macros, etc., son los diferentes objetos que componen una
Base de datos, al crear o abrir una base de datos, los nombres de los objetos que la integran
aparecen en el Panel de navegacin de una manera organizada generando grupos para cada
categora.
Las categoras permiten organizar los objetos en el panel de navegacin y los grupos permiten
filtrar los objetos organizados por categoras y si un objeto usa ms de una tabla, ste aparecer
en todos los grupos correspondientes. Para modificar un objeto basta con hacer doble clic
sobre el en el Panel de navegacin.
En la imagen podemos apreciar la categora Todos los objetos de
Access y los grupos Tablas, Consultas, Formularios e Informes.
Algunas veces debemos maximizar el rea de trabajo, esto lo
hacemos posible ocultando el Panel de navegacin, para ello haz
clic en el botn para abrir o cerrar la barra Tamao del panel .
Es posible personalizar las categoras y grupos de objetos en el Panel
de navegacin, as como, ocultar objetos, grupos o todo el panel de
navegacin.
21
Bases de datos
Access 2010
ACTIVIDAD
1-02
22
Manejogeneral
23
Bases de datos
Access 2010
Qu aprendiste?
TEMA A: A identificar los principales objetos que componen a una Base de Datos,
reconociendo el concepto de tabla al recopilar datos en papel.
TEMA B: A reconocer los diferentes tipos de datos que se pueden incluir en una base de
datos en Access 2010, estudiando el uso particular de cada tipo de datos.
TEMA C: A listar los elementos que componen el espacio de trabajo de Access 2010 al
interactuar con la interfase realizando configuraciones personales a distintos
elementos que lo componen.
EVALUACIN
01
1. Define qu es una base de datos:
La reunin de informacin referente a un mismo tema o propsito
2. Describe para qu se emplan las tablas en un sistema de base de datos
El diseo de la tabla consiste en decidir cules son los campos necesarios para
recopilar la informacin. Empleando un campo para cada tipo de informacin
que se desea guardar y posteriormente analizar.
3. Escribe el nombre correcto del componente del espacio de trabajo:
Este permite tener organizados en catergoras y grupos los objetos de la base de datos:
Panel de navegacin
24
Un id ad
02
NIVEL: Bsico
Tablas
2010
Bases de datos
Access 2010
tema
ATablas
La parte medular de cualquier base de datos es la tabla. Una base de datos puede contener una
o ms tablas, que es donde estar toda la informacin.
Una tabla es una coleccin de registros, donde la informacin se muestra en filas y columnas,
muy similar a una hoja de clculo. A esta coleccin de registros se le llama Vista Hoja de datos.
En la Vista Hoja de datos cada columna (vertical) representa un campo y cada fila (horizontal),
un registro. Los campos son categoras de informacin relacionadas con un registro. Los
registros son colecciones de campos relacionados con un tema o propsito especfico.
En la figura de la siguiente pgina, que muestra una tabla de datos de pases, los campos son
el nombre del pas, su capital, su idioma y su poblacin. El conjunto de datos de un mismo pas
es un registro.
2-01
VIDEO
Clave Principal
Es un campo que identifica de manera nica a cada registro. Por ejemplo, si asignas un nmero
de matrcula a cada alumno en una tabla, entonces el campo para el nmero de matrculo
debe ser la clave principal. En este ejemplo, al asignar una clave principal te aseguras que
no existirn dos alumnos con el mismo nmero de matrcula, as evitars que los usuarios
introduzcan en este campo datos duplicados.
Es importante seleccionar el campo ms adecuado para que sea la clave principal de cada
tabla. No todas las tablas tienen clave principal, pero si en una tabla es importante que no
existan datos duplicados, entonces hay que definir una clave principal.
2-02
VIDEO
26
Clave principal
Tablas
Clave principal:
Determina un campo que
no puede contener datos
repetidos y que identifica
de forma nica a cada
registro.
Campos:
Nombres de los campos
que formarn la tabla.
Tipo de datos:
Determina el tipo de dato que
puede contener cada campo.
27
Bases de datos
Access 2010
Registro actual
Ir al primer registro
Ir al registro anterior
Nmero de registro actual y
Nmero total de registros
28
Hoja de datos
Tablas
PROYECTO
2-01
Agregando informacin
PROYECTO
2-02
1. Utiliza la siguiente tabla para decidir los campos y los tipos de datos necesarios para crear
una tabla destinada a almacenar informacin de universidades. El primer campo ser la
clave de la universidad, que es del tipo Autonumrico. Disea otros 7 campos.
Nombre del campo
Clave
Tipo de dato
Autonumrico
29
Bases de datos
Access 2010
2. Inicia en Access una nueva Base de datos en blanco, guardndola en la ubicacin que tu
profesor indique, con el nombre Diseando.accdb.
3. De forma predeterminada Access crear una tabla en blanco y mostrara la Vista Hoja de
Datos.
4. Cambia a la Vista diseo de la tabla, utilizando el comando Herramientas de Tabla/Diseo/
Vistas/Ver/Vista Diseo, asignandole el nombre Universidades a la tabla e introduce los
nombres de los campos y elige los tipos de datos de cada uno de ellos. La Descripcin de
cada campo es opcional.
5. En la parte inferior de la ventana de diseo establece el Tamao del campo, y si el campo
ser obligatorio (Requerido) o no.
6. Coloca el cursor sobre el primer campo que corresponde a la clave de cada universidad. Haz
un clic derecho sobre este campo y del men contextual elige Clave principal.
7. Cierra la Vista diseo, guardando los cambios realizados a la tabla Universidades.
8. Observa que la tabla aparece como objeto en el Panel de Navegacin.
9. Abre la tabla que acabas de crear haciendo doble clic sobre el icono que la representa en
el Panel de Navegacin.
10. Introduce al menos 10 registros completos. Observa como los tipos de datos que elegiste
para cada campo limitan las entradas. Por ejemplo, no es posible introducir textos en un
campo numrico. La informacin que introduzcas debe ser correcta para que la base de
datos te sea til. Si te falta algn dato trata de investigarlo y si no lo encuentras inventa un
dato temporalmente, mientras obtienes la informacin real.
11. Cierra la base de datos. Utilizars el archivo en prximos proyectos.
30
Tablas
En la Vista Diseo puedes realizar todos los cambios que necesites. Observa la figura:
Campo seleccionado.
Despus de seleccionar
un campo, puedes
arrastrar este punto para
cambiar el orden de los
campos.
Determina el tamao
mximo que pueden
tener los datos en este
campo.
Determina si, al llenar
cada registro, se puede
dejar este campo vaco
o si es requerido
31
Bases de datos
Access 2010
PROYECTO
2-03
Modificando tablas
32
Tablas
33
Bases de datos
Access 2010
tema
BDatos
Manipulando datos
Una base de datos se vuelve interesante cuando se puede hacer algo con la informacin
contenida en las tablas. Imagina una gran biblioteca con miles de libros. En un sistema de
bases de datos tradicional, la informacin de cada libro estara en pequeas tarjetas de papel,
guardadas en cajones y archiveros. En las tarjetas estara impresa informacin como el ttulo
del libro, el nombre del autor, la editorial y otros. Sera fcil encontrar la informacin de un
libro especfico? Cmo podra localizar todos los libros que traten de cierto tema o que hayan
sido escritos en cierto ao? Qu se debera hacer para ordenar los libros alfabticamente por
el apellido del autor o bien por tema?
La facilidad en la manipulacin de la informacin es lo que hace muy til a un sistema de bases
de datos por computadora. En nuestro ejemplo de la biblioteca, la informacin de los libros se
guardara en una o ms tablas.
Se tendran entonces miles de registros con campos como el ttulo del libro, el nombre del
autor, la editorial y otros. Pero, a diferencia del sistema en papel, sera muy sencillo buscar un
dato especfico, ordenar los registros de muchas maneras y consultar informacin especfica.
Access provee varias formas de consultar la informacin de una tabla:
La ms simple es la herramienta Buscar, que permite localizar un dato directamente.
Un poco ms complejo es el uso de filtros, que permiten mostrar nicamente los
datos que te interesen.
Por ltimo estn las consultas, que funcionan casi igual que los filtros, pero que
pueden guardarse para usarse cuando se requieran.
Buscar y reemplazar
Es comn, especialmente en tablas con muchos registros, que tengas la necesidad de encontrar
un dato especfico para cambiarlo o corregirlo, o que necesites reemplazar uno o varios datos
por otros.
Para facilitar la tarea, Access tiene el cuadro de dilogo Buscar y Reemplazar, el cual incluye
fichas independientes para cada tarea. Se puede tener acceso a cada una de las fichas
directamente seleccionando el comando correspondiente ubicados en el grupo Buscar de la
ficha Inicio. Para Buscar o Reemplazar, tambin puedes usar las combinaciones de teclas
<Ctrl+B> o <Ctrl+L>, respectivamente.
Es importante mencionar que estos comandos slo estn disponibles cuando hay una tabla
abierta, en su Vista Hoja de datos.
34
Tablas
Analiza con atencin las fichas Buscar y Reemplazar, para descubrir la funcin de cada una
de las opciones.
En este espacio escribes
el dato o palabra que
quieres localizar.
2-03
VIDEO
Buscar y reemplazar
2-04
VIDEO
Importar datos
35
Bases de datos
Access 2010
Exportar Datos: Con los comandos localizados en el grupo Exportar de la ficha Datos
Externos, es posible guardar la informacin almacenada en una base de datos en un archivo
compatible con otra aplicacin, como pueden ser Word o Excel e incluso guardarla como
PDF, seleccionando el objeto en el Panel de Navegacin y el formato correspodiente.
2-05
VIDEO
Exportar datos
Ordenar registros
Los registros en una tabla pueden ordenarse de acuerdo a algn campo, en forma ascendente
o en forma descendente.
Por ejemplo, una tabla con nombres de alumnos y calificaciones podra ordenarse
alfabticamente de acuerdo al apellido del alumno, de mayor a menor promedio, de menos a
ms faltas acumuladas, etc.
Para ordenar una tabla de datos de acuerdo al contenido de una de sus columnas (campos),
selecciona uno de los elementos de la columna en cuestin y utiliza el comando Inicio/Ordenar
y filtrar/Ascendente
, o bien el comando Inicio/Ordenar y Filtrar/Descendente
.
Filtros
Cuando tenemos tablas con demasiados datos y slo requerimos trabajar con parte de la
informacin es posible mostrar slo aquello que nos interesa utilizando un filtro. Al filtrar una
tabla abierta, parte de los registros se ocultan y se muestran slo los que cumplen con algn
criterio que se defina. Existen varios tipos de filtros y se encuentran en el grupo Ordenar y filtrar
de la ficha Inicio:
Filtro: se emplea para filtrar por un intervalo de valores o por valores especficos. La lista de
filtros disponibles depende del tipo de datos y de los valores del campo seleccionado.
Seleccin: Permite filtrar todas las filas de una tabla, mostrando slo aquellos registros
que coincidan con la opcin seleccionada del men emergente y el contenido del campo
seleccionado al aplicar el filtro. Las combinaciones posibles son: Que coincida o no con la
seleccin y que la seleccin est incluida o no en los campos filtrados.
36
Tablas
37
Bases de datos
Access 2010
PROYECTO
2-04
1. Abre en Access el archivo Trabajando con datos.accdb y luego abre la tabla Libros.
2. Selecciona el campo Ao y aplica el comando ficha Inicio/Ordenar y filtrar/Descendente.
3. Contando los registros contesta: Cuntos libros son del ao 2000?
4. Similarmente ordena por Tema General primero y por Editorial despus, para contestar:
a. Cuntos libros son de MATEMTICAS?
b. Cuntos libros edit EDULETRAS?
c. Cuntos libros edit PROLIBRO entre 1995 y 2000?
5. Ordena los datos segn convenga para obtener la siguiente informacin:
a. El ttulo del libro ms viejo:
b. Las editoriales que editaron libros en 1980:
38
Tablas
9. Vuelve a iniciar un filtro por formulario con Ficha Inicio/Ordenar y Filtrar/Filtro Avanzadas/
Filtro por formulario. Ahora selecciona EDULETRAS del men colgante de Editorial y ESPAOL
del men colgante del campo Tema general.
10. Aplica el filtro con el comando Ficha Inicio/Ordenar y filtrar/Alternar filtro. Resultar una
tabla filtrada que cumple con los dos criterios establecidos.
11. Aplicando filtros por formulario contesta:
a. Cuntos libros edit PROLIBRO?
b. Cuntos libros de MATEMTICAS edit EDULETRAS?
c. Cules son los ttulos de los libros que edit IMAGEN en el ao 2000?
d. Cules son los ttulos de los libros de INFORMTICA que se editaron en el ao 2002?
e. Cules son los ttulos de los libros de CIENCIAS NATURALES de la editorial EDICULTURA?
39
Bases de datos
Access 2010
Qu aprendiste?
TEMA A: A reconocer las tablas como los nicos objetos en la base de datos que contienen
informacin.
TEMA B: A reconocer las ventajas de los mtodos de bsqueda, ordenacin y Filtrado de
una Base de Datos, comparado con los mtodos que se usaban antes de las
computadoras, por ejemplo, en una biblioteca, lista de alumnos o en el inventario
de un negocio.
EVALUACIN
02
1. Define qu es una tabla de Access:
Una tabla es una coleccin de registros, donde la informacin se muestra en filas
y columnas, muy similar a una hoja de clculo. A esta coleccin de registros se le
llama Vista Hoja de datos.
2. Describe qu es Clave principal y para qu se emplea:
Es un campo que identifica de manera nica a cada registro y no todas las tablas
tienen clave principal. Pero si en una tabla es importante que no existan datos
duplicados, entonces hay que definir una clave principal.
3. De qu formas se pueden ordenar los registros de una tabla?
Ascendente y descendente
4. Define el concepto Filtro de Access:
Cuando tenemos tablas con demasiados datos y slo requerimos trabajar con
parte de la informacin es posible mostrar slo aquello que nos interesa utilizando un filtro.
40
Un id ad
03
NIVEL: Bsico
C onsu ltas
2010
Bases de datos
Access 2010
tema
AConsultas
Aplicar una consulta es como realizar una pregunta especfica a una o varias tablas. La base
de datos de una biblioteca, contiene miles de registros de libros. Una consulta sera como
preguntar: Cules son los libros del ao 2001? o qu libros escribi el autor Rodrguez? o
qu libros de la editorial Prolibro tienen ms de 20 aos y son de Matemticas?
Las consultas son objetos de la Base de datos, que se guardan con el archivo, al igual que las
tablas. Por lo tanto, las consultas cuentan con su propio grupo en la ficha Crear. Similarmente
a las tablas, hay dos mtodos para crear una consulta:
Diseo de Consulta: Es el mtodo ms completo, pues te permite definir con exactitud los
campos a consultar, los criterios de consulta y otros detalles.
Asistente para consultas: Presenta una serie de cuadros de dilogo con opciones
predeterminadas, que pueden ayudarte a crear consultas rpidas. Al finalizar el Asistente se
crea una consulta genrica y sus parmetros se pueden ajustar despus en la Vista Diseo.
El diseo de la consulta se guarda con un nombre para ayudara a localizarlo en el grupo
Consultas del Panel de Navegacin. Para aplicar o ejecutar la consulta, basta abrirla. Los
resultados de la consulta aparecen en otra tabla especial, llamada dynaset, muy similar a la
Vista Hoja de datos de la tabla.
Tipos de consultas
Las consultas se encuentran divididas por tipos que son:
a. Consulta de seleccin: Este tipo de consultas permiten extraer datos especficos de
una o ms tablas, para mostrar los registros en una tabla lgica, que se generara cada
que se realice la consulta Nota: Se dice lgica por qu no est creada como objeto en
nuestra base de datos, si no que se genera para mostrar los datos solicitados.
b. Consulta de Accin: Son las consultas que realizan modificaciones a varios registros
en una sola ejecucin de la consulta como pueden ser:
Eliminar registros
Actualizar registros
Crear nuevas tablas
c. Consulta de parmetros: Son aquellas cuyas condiciones de bsqueda se definen
mediante valores que son constantes, es decir, no sern cambiados una vez
establecidos en la consulta.
42
Consultas
d. Consulta SQL: Nos permite crear consultas bajo un lenguaje de estructura de consultas
(Structured Query Language).
Tablas.
Seccin superior:
Muestra las tablas
involucradas en la
consulta.
Campos que
debe mostrar la
consulta.
Seccin inferior:
Muestra los detalles
de la consulta.
Es posible tambin
establecer ms de un
Criterio:
criterio para un mismo
No es indispensable especificar criterios, pero si deseas que la consulta
campo, utilizando los
muestre slo los registros que cumplan con alguna condicin, introduce aqu la renglones que siguen al
o las condiciones.
rengln del criterio.
Imagen 3-1: Vista Diseo de Consulta
43
Bases de datos
Access 2010
Pasar el campo
seleccionado
a la lista de
campos de la
consulta.
Campos
que estarn
incluidos en
la consulta
Como te habrs dado cuenta, al crear una consulta utilizando el Asistente no se pude especificar
algn criterio, por lo que ser necesario abrir la Vista Diseo para detallarla.
3-01
VIDEO
44
Generando consultas
Consultas
En las consultas abiertas se utiliza una variable como criterio de consulta. De este modo, al
momento de ejecutar la consulta el programa pregunta, en una ventana, por el valor de la
variable antes de mostrar los resultados.
En la base de datos de la Biblioteca, por ejemplo, se puede establecer la variable [X] como
criterio a consultar para el campo Ao. Siempre que se ejecute esta consulta, una ventana
preguntar el valor de X, y resultarn todos los registros que cumplan con el criterio establecido,
es decir todos aquellos libros que tengan el valor que se le de a [X] en el campo Ao.
El nombre de la variable puede ser cualquiera, pero se debe poner entre corchetes cuadrados.
45
Bases de datos
Access 2010
tema
Campos calculados
Un campo calculado es aquel que crea utilizando una expresin o funcin para obtener como
resultado determinada informacin, por ejemplo, en una tienda un cliente compra determinado
nmero de artculos y queremos conocer cunto es lo que debe pagar nuestro cliente. Podemos
crear un campo calculado. Para crearlo debemos:
a. En Campo, se establecer el nombre para el campo seguido de dos punto. Ejemplo
Total:
b. Debes escribir entre corchetes los campos que integraran el clculo, separados por el
operador aritmtico correspondiente:
Suma +
Resta -
Multiplicacin *
Divisin /
Por ejemplo, requieres mostrar el Total de la venta de varios productos, en la Tabla deben
aparecer los campos Precio.Unitario y Cantidad, quedando el campo resultado de la siguiente
forma Total:[Precio.Unitario]*[Cantidad].
3-02
VIDEO
46
Consultas
Consultas condiciones
Este tipo de consultas nos permite establecer criterios para realizar una bsqueda de informacin
ms especializada sobre los registros almacenados en nuestras tablas. Para poder realizar este
tipo de bsqueda debemos tener en cuenta algunas recomendaciones como son:
a. Para indicar varias condiciones utilizamos los operadores o e y
b. Los operadores que utilizas para las condiciones son:
I gual que =
Distinto de <>
Menor que <
M
ayor que >
Menor o igual <=
Mayor o igual >=
47
Bases de datos
Access 2010
3-03
VIDEO
Consultas multitabla
PROYECTO
3-01
48
Consultas
PROYECTO
3-02
$880.00
7. Crea una consulta por parmetros con el nombre Marca la cual te permita:
Ingresar el nombre de la marca que deseas ver.
El mensaje debe ser: Ingresa la marca deseada.
8. Ejecuta la consulta y contesta:
a. Si ingresas la marca Pantene qu artculos se muestran:
49
Bases de datos
Access 2010
tema
CConsultas de accin
Las consultas de accin realizan modificaciones a varios registros en una sola ejecucin como
pueden ser:
Eliminar registros
Actualizar registros
Crear nuevas tablas
Consultas de actualizacin
Este tipo de consultas te permitirn realizar cambios generales a un conjunto de registros de
una o ms tablas.
a. Para crear este tipo de consultas da clic en Ficha Crear/Consultas/Diseo de consulta.
b. En el cuadro de dilogo selecciona la tabla sobre la cual se cambiaran los registros.
c.
Ahora haz clic en Ficha Herramientas de consultas/Diseo/Tipo de consulta/
Actualizar observa como la cuadrcula de diseo cambia al momento de dar clic en el
comando.
d. Ahora en la fila de la cuadrcula de diseo que dice Actualizar, debes escribir el nuevo
dato que deseas que reemplace al registro existente.
e. Despus, en la fila de la cuadricula de diseo llamada Criterios, escribe el registro
que deseas que se cambie. Ej. Nuevo registro +Libros y reemplaza al registro
Prolibro,tambin aplican los criterios de parmetros.
3-04
VIDEO
50
Consultas de actualizacin
Consultas
Consultas de eliminacin
Estas consultas se encargan de borrar un grupo de registros de ms de una tabla, una vez
ejecutada esta consulta ser imposible volver a recuperar los registros eliminados. Para
crear una consulta de eliminacin:
a. Selecciona la Ficha crear/Consultas/Diseo de consulta.
b. En el cuadro de dilogo que aparece, selecciona la tabla sobre la cual se eliminarn
los registros que deseas.
c. Con Ficha Herramientas de consultas/Diseo/Tipo de consulta/Eliminar observa
como tu cuadricula de diseo cambi al momento de dar clic en la opcin.
d. Ahora en la fila Eliminar verifica que est escrito Dnde.
e. En la fila Criterios escribe que registro o registros deseas que se eliminen, en el ejemplo
queremos que pregunte al usuario qu editorial desea eliminar, recuerda que debe
estar encerrado en corchetes para que funcione como parmetro.
3-05
VIDEO
Consultas de eliminacin
51
Bases de datos
Access 2010
3-06
VIDEO
52
Consultas
PROYECTO
3-03
Creando consultas
5. Como Criterio del campo Editorial, teclea el texto PROLIBRO (entre comillas). Revisa que tu
Consulta est como muestra la imagen.
6. Cierra la ventana de diseo y guarda la consulta con el nombre Libros de editorial Prolibro.
Vers que la consulta aparece como un objeto de la base de datos dentro del Panel de
Navegacin en el grupo Consultas.
7. Abre la consulta creada haciendo doble clic sobre el icono que la representa y observa como
muestra nicamente los libros de PROLIBRO, y slo los campos que se eligieron al disear
la consulta.
53
Bases de datos
Access 2010
PROYECTO
3-04
1. Inicia Access y abre el archivo Creando consultas abiertas.accdb que se localiza en los
Recursos Digitales.
2. Crea una consulta utilizando Ficha Crear/Consultas/Diseo de consulta, esto iniciar el
cuadro de dilogo Mostrar tabla.
54
Consultas
3. En la ficha tabla, selecciona la tabla Libros y haz clic en agregar. Cierra el cuadro de dilogo
haciendo clic en el botn Cerrar.
4. Agrega a la consulta los campos Editorial, Ao, Tema
general y Ttulo.
5. Como Criterio del campo Ao, teclea la variable
[QueAo] (as entre corchetes).
6. Cierra la consulta y gurdala con el nombre Libros por
ao.
7. Ejecuta la consulta. Una ventana te preguntar el valor
de la variable. Teclea el valor 2000 y resultar una lista
de todos los libros editados en ese ao. Prueba varias
veces, dando diferentes valores de ao.
55
Bases de datos
Access 2010
PROYECTO
3-05
Control de un almacn
producto
proveedor
precio de compra
precio de venta
novedad (del tipo s/no)
fecha de recepcin
peso
categora
56
Consultas
PROYECTO
3-06
1. Abre en Access la Base de datos Colegio.accdb que se encuentra en los Recursos Digitales.
2. Crea una nueva consulta utilizando Ficha Crear/Consultas/Asistente para consultas, para
que muestre los siguientes campos de la tabla Generales:
mero de Matrcula
N
Nombre
Apellido Paterno
Apellido Materno
Grupo
57
Bases de datos
Access 2010
Qu aprendiste?
TEMA A: Que existen varios tipos de consultas y es ms sencillo la elaboracin de la consulta
a travs del Asistente.
TEMA B: Que las consultas de parmetros permite establecer criterios para realizar la
bsqueda de informacin ms especialida sobre los registros.
TEMA C: Que las consultas de accin realizan modificaciones a varios registros en una sola
ejecucin.
EVALUACIN
03
Recordando Bases de Datos. Selecciona la respuesta que mejor corresponda a cada pregunta:
1. En una base de datos, la informacin se encuentra:
a. En tablas
b. En tablas y consultas
c. En tablas e Informes
2. Agrupa a todos los objetos de una base de datos:
a. Ficha Crear
b. Panel de nevedacin
c. Ficha Diseo
3. Los sistemas DBMS surgen con la aparicin de la computadora:
a. Verdadero
b. Falso
4. Para cada caso, anota el tipo de dato ms adecuado para almacenar:
a. El precio de una computadora Moneda
b. La edad de un alumno
Nemrico
c. Si alguien tiene novia o no
Si / No
d. La direccin WEB de una escuela Hipervnculo
e. Una fotografa Objeto OLE
58
Un id ad
04
NIVEL: Bsico
For mu la r io s e
In for mes
2010
Bases de datos
Access 2010
tema
AFormularios
Formularios e Informes
Los formularios y los informes son objetos de la base de datos que no contienen informacin.
Solamente pueden mostrar la informacin contenida en una tabla o resultante de una consulta.
Esto quiere decir que, si los datos de la tabla cambian, la informacin de los formularios y los
informes se actualiza automticamente.
Los formularios son pantallas de captura o de consulta a las que se les puede dar un diseo
agradable, para mejorar la presentacin de los registros.
Los informes son reportes impresos de la informacin, que pueden presentar los datos
organizados para su fcil comprensin.
Formularios
Un formulario permite a los usuarios, sobre todo a los usuarios inexpertos, introducir fcilmente
la informacin. Un formulario puede incluir slo algunos o todos los campos de una tabla, con
espacios apropiados para la introduccin de datos. El formulario puede resaltarse con colores,
lneas e imgenes. Tambin es posible usar un solo formulario para introducir datos en varias
tablas.
Desde la Ficha Crear/Formularios, existen varias maneras de crear un nuevo formulario, las
ms comunes son las siguientes:
Diseo del formulario: Es el mtodo ms completo, pues te permite definir con exactitud
todos los detalles del formulario.
Asistente para formularios: Presenta una serie de cajas de dilogo con opciones
predeterminadas, que pueden ayudarte a crear formularios rpidos. Al finalizar el Asistente
se puede ajustar el formulario en la Vista Diseo.
Crear un formulario utilizando la Vista Diseo puede ser una tarea compleja cuando no ests
familiarizado con el lenguaje de las bases de datos. Por esta razn, en este texto utilizaremos el
Asistente para crear los formularios, y la Vista Diseo slo para ajustar detalles.
El formulario tiene los mismos controles de desplazamiento que tiene la Vista Hoja de datos de
una tabla, para pasar de un registro a otro y agregar un nuevo registro. Los datos que agregues
o modifiques en el formulario, en realidad estn cambiando en la tabla de la que provienen,
ya que el formulario es slo una pantalla de visualizacin de la informacin contenida en las
tablas.
60
FormularioseInformes
Primer registro
Registro anterior
Registro actual
Siguiente registro
ltimo registro
Nuevo registro
1 2 3 4 5 6
4-01
VIDEO
61
Bases de datos
Access 2010
PROYECTO
4-01
62
FormularioseInformes
tema
BDiseo de formulario
Crear un nuevo formulario usando el Asistente es un buen punto de partida cuando se desea
crear despus un formulario ms personalizado. Una vez creado, puedes abrir el formulario en
su Vista Diseo para hacer ajustes de todo tipo: desde modificar el color, tamao o fuente de
los elementos, hasta agregar campos con frmulas para realizar clculos.
El formulario en vista Diseo tiene 5 secciones:
Si alguna de las secciones no est visible o si quieres ocultar alguna de las secciones, da un
clic derecho sobre cualquier parte de la Vista Diseo de un formulario, y del men contextual
elige Encabezado o pie de pgina y/o Encabezado o pie de formulario.
, Etiqueta
, Cuadro de texto
, Lnea
e Imagen
4-02
VIDEO
Diseo de formularios
63
Bases de datos
Access 2010
64
FormularioseInformes
PROYECTO
4-02
Modificando un formulario
para insertar el
65
Bases de datos
Access 2010
tema
CInformes
Un informe es, bsicamente, un reporte de los datos almacenados en una o varias tablas o
consultas, que se prepara para impresin en papel. En un informe puedes organizar y clasificar
los datos, resumir e imprimir parte o todos los registros y crear listas o sobres personalizados
para correspondencia, todo sin salir de la base de datos.
Como los informes obtienen su contenido de tablas o consultas, cuando la informacin en las
tablas cambia, el informe refleja automticamente la actualizacin.
Desde el comando Ficha Crear/Informes existen varias maneras de generar informes, las ms
comunes son:
Diseo de informe: Es el mtodo ms completo, pues te permite definir con exactitud todos
los detalles. Sin embargo, suele ser bastante complejo por la gran cantidad de parmetros
que un informe puede tener.
Asistente para informes: Presenta una serie de cajas de dilogo con opciones
predeterminadas que pueden ayudarte a crear informes rpidos. Al finalizar el Asistente
puedes ajustar y personalzar el informe en la Vista Diseo.
Paso 1. En la primera ventana del cuadro de dilogo del Asistente, se seleccionan los campos
que se van a incluir en el informe. Puedes seleccionar campos de una o ms tablas o consultas.
Paso 2. Aqu, se elige un nivel de agrupamiento que determina el campo que se usar para
agrupar los registros en el informe. El agrupamiento permite organizar la forma en que se
muestran los registros en el informe. Por ejemplo, puedes crear un informe de alumnos
agrupados por grado, de manera que todos los alumnos del mismo grado se muestren juntos.
Tambin es posible agrupar tomando en cuenta ms de un campo.
66
FormularioseInformes
Paso 3. Permite definir uno o ms campos para ordenar los registros del informe, en forma
ascendente o descendente.
67
Bases de datos
Access 2010
Paso 5. Se asigna un nombre al informe, que es el nombre con que quedar guardado en el
Panel de Navegacin.
4-03
VIDEO
PROYECTO
4-03
68
FormularioseInformes
6. En el cuarto paso del asistente, elige la distribucin Esquema y desactiva la opcin Ajustar
el ancho del campo.
7. En el ltimo paso del asistente, da al informe el nombre Libros por tema y activa la opcin
Vista previa del informe.
8. Al finalizar, el asistente abrir el informe. Analiza los niveles de agrupamiento y la forma en
que se presentan los registros.
9. Despus de analizarlo, cierra la Vista previa del informe. El informe queda como un objeto
en el Panel de Navegacin.
10. Imprime la primera pgina del informe.
Aparece nicamente al
principio del informe.
Aparece en todas las
pginas del informe.
Cuerpo principal de las
pginas del informe.
Aparece en todas las
pginas del informe.
Aparece nicamente al
final del informe.
Imagen 4-12: Vista Diseo de Informe
Si alguna de las secciones no est visible o si quieres ocultar alguna de las secciones, da un clic
derecho sobre cualquier parte de la Vista Diseo de un informe, y del men contextual elige
Encabezado o Pie de pgina y/o Encabezado o Pie de informe.
69
Bases de datos
Access 2010
La edicin de un informe en la Vista Diseo es muy similar a la del formulario. Puedes usar
el Grupo Controles de la ficha Diseo para seleccionar elementos y modificarlos, agregar
etiquetas, lneas, colores y hasta imgenes.
4-04
VIDEO
Diseo de informes
PROYECTO
4-04
Modificando un informe
70
FormularioseInformes
10. De manera similar, utiliza la Vista Diseo para corregir los detalles de los otros 4 informes
existentes. Observa primero la vista previa de cada informe, y despus usa la Vista Diseo
para dar a todos una excelente presentacin.
PROYECTO
4-05
La tiendita escolar
1. Crea una nueva base de datos en blanco con el nombre Tiendita. Crea una tabla con los
siguientes campos: clave, artculo, marca, categora, precio de venta.
2. Llena al menos 18 registros utilizando como categoras slo: Pastelitos, Dulces y Otros
(inventa 6 artculos de cada una de estas categoras). Inventa 3 marcas y todos los artculos
deben ser de una de estas 3 marcas.
3. Crea una consulta para obtener todos los productos de la categora Pastelitos.
4. Crea una consulta abierta para obtener todos los productos de determinada marca.
5. Crea un informe de todos los productos, agrupados por categora, en orden alfabtico de
acuerdo al nombre del producto (artculo).
6. Crea un informe de la consulta del inciso 4 donde aparezcan los nombres de los productos
(artculo) subrayados, la marca con letras de color azul. En el encabezado del informe debe
aparecer el nombre de tu Colegio. En el pie de pgina debe aparecer tu nombre del lado
derecho y la fecha del lado izquierdo.
7. Crea un informe de la consulta del inciso 5, agrupando los productos por marca, y ordenados
de mayor a menor precio. El precio debe aparecer en letra cursiva y ms grande. Entre una
marca y otra debe verse una lnea horizontal roja.
71
Bases de datos
Access 2010
Qu aprendiste?
TEMA A: Que para desarrollar formularios es ms sencillo trabajar a partir del Asistente.
TEMA B: Para crear un formulario sin ayuda del Asistente se requiere comprensin ms
profunda de los campos y la notacin que manejan.
TEMA C: Que una vez creado un informe mediante el Asistente es mas sencilla su edicin
en la Vista Diseo.
EVALUACIN
04
1. Que es un formulario de Access?
Un formulario permite a los usuarios, sobre todo a los usuarios inexpertos, introducir fcilmente la informacin. Un formulario puede incluir slo algunos o todos los
campos de una tabla, con espacios apropiados para la captura de datos.
2. Qu es un informe de Access?
Es un reporte que contiene los datos almacenados en una o varias tablas o consultas, que se prepara para impresin en papel y puedes organizar y clasificar los datos, resumir e imprimir parte o todos los registros, todo sin salir de la base de datos.
Selecciona la respuesta correcta:
3. Es el mtodo ms completo, pues te permite definir con exactitud todos los detalles de un
Informe o Formulario:
a. Vista Diseo
b. Vista Tabla
c. Vista Normal
4. Presenta una serie de cajas de dilogo con opciones predeterminadas que pueden ayudarte
a crear Informes o Formularios.
a. Vista Diseo de Formularios /Informes
b. Panel de Navegacin
c. Asistene para Formularios/Informes
72
Un id ad
05
NIVEL: Bsico
Ca racter s ticas
especia les
2010
Bases de datos
Access 2010
tema
ARelaciones
Anteriormente hemos estudiado que una base de datos puede contener ms de una tabla
para guardar informacin que, aunque se relaciona con el mismo tema, es de diferente tipo.
Imagina, por ejemplo, una base de datos que se utiliza para controlar una biblioteca escolar. En
una tabla estn los datos de los libros, y en otra tabla estn los datos de los alumnos o usuarios
que pueden solicitar los libros. Los datos de los libros no tienen nada que ver con los datos de
los usuarios, aunque ambos tienen que ver con la biblioteca. Pero si un usuario pide un libro
prestado, entonces algunos datos se relacionan normalmente en una tercera tabla que guarda
los detalles del prstamo.
Para asociar los elementos de unas tablas con los elementos de otras se utilizan relaciones,
formando una base de datos relacional.
Analiza las siguientes tablas que pertenecen a la base de datos de una biblioteca escolar.
a. La tabla Libros contiene un cdigo de libro y toda la informacin de cada ejemplar.
b. La tabla Prstamos sirve para llevar un control de los libros que son prestados por la
biblioteca.En la tabla se registra el cdigo del libro prestado, la matrcula del alumno
que lo solicit, la fecha del prstamo y la fecha de devolucin. Tambin hay un campo
que indica si el libro se devolvi o no a la biblioteca.
c. La tabla Alumnos contiene la matrcula de cada alumno y sus datos generales.
74
Caractersticasespeciales
ACTIVIDAD
5-01
Relacionando tablas
De acuerdo con la informacin en la tabla de Prstamos y a su relacin con las otras dos tablas,
contesta las siguientes preguntas:
a. Cules son los ttulos de los libros que solicit Edgar Snchez Uribe?
c. Cules son los nombres de los alumnos que no han regresado los libros pedidos?
e. En que ao se edit el libro que pidi prestado el alumno con matrcula 018?
h. Cul es el nombre del autor del libro que se entreg a la biblioteca el 23 de julio?
75
Bases de datos
Access 2010
Analiza nuevamente el ejemplo y observa como el diseo de las tablas es suficiente para obtener
toda la informacin acerca de los libros, los alumnos y los prstamos, sin necesidad de duplicar
en una tabla la informacin que ya est en otra. Para conocer el ttulo, nombre del autor o fecha
de edicin de un libro que fue prestado, no necesito capturar estos campos en la tabla de
prstamos. No es necesario introducir el nombre de un alumno cuando solicita un libro, pues
ese dato ya est en otra tabla. Esta es otra enorme ventaja de las relaciones: evitan duplicar
informacin, gracias a los campos relacionados.
Una tabla se relaciona con otra mediante un nico campo comn. La tabla de alumnos se
relaciona con la de prstamos porque ambas comparten el campo de la matrcula del alumno,
y la tabla de libros se relaciona con la de prstamos porque ambas comparten el campo del
cdigo de libro.
As pues, para relacionar dos tablas, es necesario que tengan un campo comn, que debe ser
exactamente del mismo tipo en ambas tablas (numrico, texto o autonumrico, etc.).
Tipos de relaciones
Relacin uno a uno: En esta relacin, los datos que existan en los campos relacionados de
dos tablas no se pueden repetir. Por ejemplo, si en una tabla estn los datos personales de
alumnos, y en otra estn los datos de la madre de cada alumno, la relacin sera uno a uno,
ya que un mismo alumno slo puede tener una madre. Para establecer una relacin uno a
uno, los campos relacionados deben ser clave principal en ambas tablas.
Relacin uno a varios: En esta relacin, los datos de la tabla primaria son nicos, pero en la
tabla secundaria s se pueden repetir. Si en una tabla estn los datos personales de alumnos
y en otra estn los datos de cada uno de los hermanos de cada alumno, la relacin sera
uno a varios, ya que un mismo alumno puede tener ms de un hermano. En este caso, slo
el campo que no se puede repetir es clave principal.
76
Caractersticasespeciales
Analiza el ejemplo de las tablas de la biblioteca. En la tabla libros no pueden existir dos libros
con el mismo cdigo, por lo tanto el campo cdigo del libro debe ser clave principal. En la tabla
de alumnos no pueden existir dos personas con la misma matrcula, por lo tanto, el campo
matrcula del alumno debe ser clave principal. Por el contrario, en la tabla prstamos, no hay
ningn campo que sea clave principal, ya que es posible que un alumno solicite ms de un
libro, o que un libro sea prestado a diferentes alumnos en distintas fechas. La relacin de libros
a prstamos es de uno a varios. La relacin de alumnos a prstamos es de uno a varios.
Cuando hay tablas relacionadas, la
hoja de datos muestra las interacciones
entre tablas e incluso permite llenar las
tablas secundarias dentro de la hoja de
datos de la tabla primaria, como se ve
en la figura anterior.
Integridad referencial
Al establecer las relaciones entre dos tablas se puede activar una casilla para exigir integridad
referencial en la relacin. La integridad referencial es una forma de garantizar la congruencia de
los datos en tablas relacionadas, sirve para asegurar que las tablas no tendrn datos invlidos y
para proteger los registros relacionados de ser borrados accidentalmente.
Cuando en dos tablas relacionadas se exige integridad referencial, se deben seguir algunas
reglas al llenar los registros. Cuando se exige la integridad referencial se cumplen las siguientes
tres reglas:
1. No se puede introducir un valor en el campo relacionado de la tabla secundaria, si este
valor no existe en la clave principal de la tabla primaria.
Registros relacionados en
la tabla secundaria.
Imagen 5-7: Integridad referencial
77
Bases de datos
Access 2010
El mensaje de error de la figura anterior aparece al intentar eliminar un alumno que tiene
registros relacionados en la tabla de prstamos.
3. No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla primaria, si ese registro
tiene registros relacionados en la tabla secundaria, a menos que se active la opcin de
Actualizar en cascada. Si se activa Actualizar en cascada, al modificar un registro de la
tabla primaria, se actualizan los registros coincidentes en la tabla secundaria.
El mensaje de error de la figura siguiente aparece al intentar cambiar la matrcula de un alumno
que tiene registros relacionados en la tabla de prstamos.
5-01
VIDEO
78
Integridad referencial
Caractersticasespeciales
Tabla primaria.
Tabla secundaria
o relacionada.
Campos
relacionados.
Propiedades de
la relacin.
Tipo de relacin.
Imagen 5-10: Modificar relaciones
Cuando se quieren relacionar tablas que ya contienen datos, es muy posible que la incongruencia
de la informacin no permita crear las relaciones. Por esta razn, es importante que se definan
las relaciones cuando las tablas estn vacas.
5-02
VIDEO
Generar relaciones
79
Bases de datos
Access 2010
PROYECTO
5-01
Relacionar tablas
1. Abre en Access la base de datos Relacionar tablas.accdb que se encuentra en los Recursos
Digitales.
2. Abre en la Vista Diseo la tabla Libros y establece como clave principal el campo Cdigo de
libro. Recuerda que la clave principal implica que el contenido campo no se puede repetir.
En este caso cada libro tiene un cdigo nico que no se puede repetir. Toma nota del tipo de
dato de este campo y cierra la vista diseo guardando los cambios.
3. Abre en la Vista Diseo la tabla Alumnos y establece como clave principal el campo
Matrcula del alumno. Cada alumno tiene una matrcula nica que no se puede repetir.
Toma nota del tipo de datos de este campo. Cierra la Vista Diseo y guarda los cambios.
4. Abre en la Vista Diseo la tabla Prstamos, y revisa que el campo Matrcula del alumno sea
del mismo tipo de datos en esta tabla y en la tabla Alumnos. Revisa tambin que el campo
Cdigo de Libro sea del mismo tipo de datos en esta tabla y en la tabla de Libros.
5. Utiliza Herramientas de base de datos/Relaciones/Relaciones. Utiliza la ficha contextual
Herramientas de relaciones/Diseo/Relaciones/Mostrar tabla, para agregar las tres tablas
existentes, una vez agregadas las tres tablas cierra el cuadro de dilogo Mostrar Tabla.
6. En la ventana Relaciones, relaciona el campo Cdigo de libro de la tabla Libros con el
campo Cdigo de libro de la tabla Prstamos. En el cuadro de dilogo Modificar relaciones
activa la casilla Exigir integridad referencial y presiona el botn Crear.
7. Similarmente relaciona el campo Matrcula del alumno de la tabla Alumnos con el campo
Matrculo del Alumno de la tabla Prstamos. Exige integridad referencial en la relacin.
8. Cierra la ventana Relaciones guardando los cambios. En este momento las tablas estn ya
relacionadas.
9. Captura 10 registros completos de libros. Captura 10 registros completos de alumnos.
10. Abre la tabla Prstamos y captura 10 registros completos de prstamos. Como se exigi
integridad referencial, te dars cuenta que no es posible registrar prstamos de libros que no
existen en la tabla Libros, o de alumnos sin matrcula en la tabla Alumnos.
80
Caractersticasespeciales
81
Bases de datos
Access 2010
c. Se requiere el campo Entregado (Si/No), que est en la tabla Prstamos. Cabe notar
que este campo es indispensable para consultar si el libro fu o no regresado a la
biblioteca, aunque no es necesario mostrarlo en el resultado de la consulta.
Observa la Vista Diseo de esta consulta:
Tablas
involucradas.
Campos:
Elige los campos
que se van a incluir
en la consulta,
especificando de
qu tabla se deben
obtener los datos.
Criterio:
Para consultar los libros que no han
sido devueltos, el campo Entregado
debe contener el valor Falso. Los
campos de tipo S/No slo pueden
tener el valor Verdadero o Falso.
82
Caractersticasespeciales
PROYECTO
5-02
Tabla primaria
Tabla secundaria
Campo de relacin
Proveedores
Artculos
Id. De proveedor
Artculos
Ventas
Id. De artculo
Clientes
Ventas
Id. De clientes
83
Bases de datos
Access 2010
4. Cuando las tablas estn relacionadas (no antes), llena 5 nuevos registros completos en la
tabla Proveedores, 5 nuevos registros en la tabla Clientes, 15 nuevos registros en la tabla
Artculos, y 25 nuevos registros en la tabla Ventas.
5. Utilizando la Vista Diseo, crea por separado cada una de las siguientes consultas. Revisa
en cada una el resultado, para comprobar que son correctas.
6. Consulta que muestre una lista de los artculos que se producen en la zona Norte del pas.
La consulta debe incluir el nombre del artculo, el nombre del proveedor y la zona.
7. Consulta que muestre los domicilios donde se pueden comprar productos alimenticios. La
consulta debe incluir el nombre del artculo, el tipo de artculo, el nombre y el domicilio del
proveedor.
8. Consulta que muestre los nombres de los artculos que ha comprado un determinado cliente.
La consulta debe mostrar el nombre del cliente, el nombre del artculo, el precio de compra
y las existencias.
9. Consulta que muestre los nombres de los artculos que produce un determinado proveedor.
La consulta debe mostrar el nombre del proveedor, nombre del artculo y precio de venta.
10. Consulta que muestre los proveedores de los artculos que ha comprado un determinado
cliente. La consulta debe incluir el nombre del cliente, nombre del proveedor, nombre del
artculo y cantidad comprada.
PROYECTO
5-03
84
Caractersticasespeciales
PROYECTO
5-04
Banco
85
Bases de datos
Access 2010
10/10/2005
10/10/2005
11/10/2005
Alejandro Magaa
C02 Uso de cajero
C04 Uso de un cheque
09/10/2005
14/10/2005
10. Crea un informe que muestre el importe total (suma) de los movimientos realizados,
detallando quin los hizo, agrupados por tipos de movimiento, y ordenados alfabticamente
de acuerdo al nombre del cliente. Observa el ejemplo:
86
$8.00
$8.00
$16.00
$16.00
$16.00
$32.00
Caractersticasespeciales
tema
BCaractersticas Especiales
Tabla dinmica
Hemos estudiado ya que los datos de las tablas o de las consultas pueden visualizarse en un
cuadriculado llamado Vista Hoja de datos, y pueden ordenarse o filtrarse para trabajar con
la informacin de acuerdo a diferentes necesidades. Incluye adems dos vistas especiales de
gran utilidad para el anlisis de informacin, especialmente cuando hay muchos datos en una
tabla o consulta: La Vista Tabla dinmica y la Vista Grfico dinmico.
La Tabla dinmica es un reporte interactivo que relaciona de forma poderosa los campos de
la hoja de datos. Cuando hay una tabla o consulta abierta y se utiliza de la Ficha contextual
Herramienta de tabla dinmica/Diseo/Vistas/Ver|Vista Tabla Dinmica, se muestra una
ventana que no contiene ningn campo.
A partir de este punto se pueden arrastrar los campos disponibles hasta alguna de las reas de
la Tabla dinmica.
De la lista de campos, se arrastran a
esta seccin aquellos que se quieran
incluir en la tabla dinmica.
87
Bases de datos
Access 2010
La tabla dinmica tiene las siguientes reas en las que se pueden arrastrar campos:
Columnas
Filtro
Detalle
Filas
Puedes arrastrar ms de un campo a una misma rea o bien dejar algunas reas sin campo.
Para eliminar un campo de alguna de las reas simplemente arrstralo fuera de la ventana de la
tabla dinmica. Cuando se cierra la vista de la tabla dinmica, el programa pregunta si quieres
guardar los cambios, de manera que la siguiente vez que abras esta Vista, veas las relaciones
que has creado.
PROYECTO
5-05
88
Caractersticasespeciales
89
Bases de datos
Access 2010
Grfico dinmico
Esta vista muestra un anlisis grfico de la informacin de la hoja de datos de una tabla o una
consulta. Cuando hay una tabla o consulta abierta y se utiliza Ficha Herramientas del grfico
dinmico/Diseo/Vistas/Ver|Vista grfico dinmico, se muestra un grfico sin datos, series
ni categoras. El grfico tiene cuatro reas a las que puedes arrastrar los campos que quieras
presentar de manera grfica.
El Grfico dinmico es capaz de totalizar los datos de acuerdo a los campos de categora y
serie que se elijan. Aunque es posible agregare uno o ms campos en cada una de las reas,
los grficos ms simples incluyen al menos una categora y un campo de datos. En el siguiente
Grfico dinmico, el campo Editorial se arrastr al rea de las Categoras y el campo Tema
general al rea de las Series.
90
Caractersticasespeciales
Si necesitas cambiar el tipo de grfico o algn otro detalle de la vista, utiliza los comandos
disponibles en la ficha contextual Herramientas del grfico dinmico/Diseo. Para eliminar
una categora, serie, dato o filtro de alguna de las reas, simplemente arrstralo fuera de la
ventana del grfico dinmico. Al igual que ocurre con las tablas dinmicas, cuando se cierra la
vista de grfico dinmico, el programa pregunta si quieres guardar los cambios, de manera que
la siguiente vez que abras esta Vista la veas como se guard.
PROYECTO
5-06
1. Abre el archivo Explorando los grficos dinmicos.accdb que se encuentra en los Recursos
Digitales.
2. Abre la tabla Ventas y utiliza Ficha Herramientas del grfico dinmico/Diseo/Vistas/
Ver|Vista grfico dinmico.
3. De la lista de campos disponibles, arrastra a la zona de Categoras el campo Mes.
4. Arrastra a la zona de Datos el campo Ventas.
5. Analiza el grfico dinmico resultante y cpialo en este espacio:
91
Bases de datos
Access 2010
8. Por ltimo, arrastra a la zona de Filtro el campo Producto y utiliza el men colgante filtro
que has agregado para elegir solamente un valor particular.
9. Analiza el grfico resultante para diferentes valores de productos.
10. Cierra la vista y guarda los cambios.
92
Caractersticasespeciales
tema
CMacros
Una Macro es un conjunto de una o ms acciones que se ejecutan automticamente en
un orden establecido por el usuario. Las macros permiten automatizar acciones comunes o
repetitivas para optimizar el tiempo de trabajo. Imagina por ejemplo, que todos los das la
persona encargada de la biblioteca tiene que realizar las siguientes acciones en una base de
datos:
a. Abrir el formulario Libros.
b. Introducir los registros de los nuevos libros adquiridos por la biblioteca.
c. Cerrar el formulario Libros.
d. Imprimir un reporte de los usuarios que no tienen pendientes devoluciones de libros
a la biblioteca.
e. Enviar el informe a la direccin de correo electrnico del administrador.
f. Cerrar la base de datos y salir de Access.
Es posible crear una macro que automatice todas estas tareas, con excepcin de la captura de
la informacin de los nuevos libros. Con una Macro, el bibliotecario estar seguro que no olvida
alguna de las tareas que debe realizar.
Para crear una nueva Macro utiliza Ficha Crear/Macros y cdigo/Macro. Se abrir la Vista
Diseo de Macro que se muestra a continuacin:
Argumentos de accin, en cada
accin hay que establecer los
argumentos involucrados.
Catlogo de acciones:
Despliega las acciones
disponibles
93
Bases de datos
Access 2010
En la Vista Diseo puedes definir tantas acciones como sean necesarias, cuidando establecer
en cada una los argumentos que se requieren. Por ejemplo, si una accin debe ejecutar una
consulta, un argumento indispensable es el nombre de la consulta que se desea abrir.
Una vez definidas todas las acciones y sus argumentos, la macro se debe guardar con un
nombre. El nombre que des a la Macro te permitir identificarla en el Panel de Navegacin y
ejecutarla cuando se requiera.
5-03
VIDEO
94
Macros
Caractersticasespeciales
PROYECTO
5-07
1. Abre la base de datos Creando macros simples.accdb que se encuentra en los Recursos
Digitales.
2. Selecciona Ficha Crear/Macros y cdigo/Macro para iniciar una nueva Macro. Del panel
Catlogo de acciones, elige como primera accin Abrir Tabla. En la seccin de argumentos
selecciona como Nombre de la tabla: Libros.
3. Como segunda accin elige Buscar Registro. En los argumentos introduce:
4. De manera similar agrega las siguientes acciones despus de las actuales. En cada inciso
se especifican los argumentos de accin que debes elegir:
a. Abrir Consulta: Libros no devueltos, en modo de slo lectura.
b. Abrir Informe: Libros por editorial.
c. Imprimir pginas desde al 1 hasta la 1.
d. Salir.
5. Antes de salir del modo de diseo de la macro, activa el botn Paso a paso, para que las
acciones se ejecuten una por una. Al terminar, guarda la Macro con el nombre: Primera
prueba
6. En el Panel de navegacin, ejecuta la Macro creada. En la ventana de ejecucin presiona el
botn Paso a paso para ir ejecutando cada una de las acciones. Revisa que en cada accin
ocurre lo que has determinado y que los argumentos especificados se toman en cuenta.
7. Crea una nueva Macro para realizar al menos 6 acciones. En cada accin de la macro
incluye un comentario que explique la justificacin de la accin.
8. Decide si tu Macro se debe ejecutar Paso a paso o de forma automtica y guarda la macro
con un nombre apropiado y prubala
95
Bases de datos
Access 2010
Qu aprendiste?
TEMA A: Los conceptos de relaciones y campos compartidos, entre tablas facilitan la
interaccin entre ellas logrando realizar funciones complejas.
TEMA B: Disear tablas y grficos dinmicos que representen el cambio dentro de una
consulta.
TEMA C: Que Mediante las Macros es posible programar tareas de uso frecuente, para que
se ejecuten automticamente haciendo el trabajo ms sencillo y eficiente.
EVALUACIN
05
1. Qu es una base de datos relacional?
Al asociar los elementos de unas tablas con los elementos de otras se
utilizan relaciones, formando as una base de datos relacional.
2. Qu es una tabla dinmica?
Es un reporte interactivo que relaciona de forma poderosa los campos de
la hoja de datos.
3. Qu es un grfico dinmico?
Es un anlisis grfico de la informacin de la hoja de datos de una tabla o
una consulta..
4. Qu es una Macro?
Es un conunto de una o ms acciones que se ejecutan automticamente
en un orden establecido por el usuario, permitiendo automatizar acciones
comunes o repetitivas para optimizar el tiempo de trabajo.
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