FEMEI ACTIVE PE PIATA MUNCII Proiect cofinantat din Fondul Social European prin Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 Investeste in oameni | CURS CALIFICARE “Operator introducere, validare si prelucrare date" Cod NC/COR: 4113.2.1 MODUL 3 PREZENTAREA DATELOR CAPITOLUL 4 Transmiterea datelor cu ajutorul Internet-uluife “ FEMEI ACTIVE PE PIATA MUNCII Proiect cofinanfat din Fondul Social European prin Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, Investeste in oameni | Cuprins 1, Notiunea de posta electronica. L.1, Programe de posti electronica... 1.2. Programul MS Outlook : 1.3, Crearea folderelor in Microsoft Outlook 2010... nse 5 1.4. Managementul contactelor in Microsoft Outlook 2010 ee 2. Configurarea unui cont de posta electronic 8 3. Transmiterea de mesaje 4, Receptionarea de mesaje ... oe 14mee. « B FEMEI ACTIVE PE PIATA MUNCII Proiect cofinantat din Fondul Social European prin Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 Investeste in oameni | 1. Notiunea de posta electronica Posta electronica, cunoscuta uzual sub denumirea de e-mail (prescurtarea de la elecironic — mail) este unul dintre primele servci Internet, eamanand totodata sical ma utlizat, Prin posta electronica se pot trmite mesaje oricaruiutlizator al retelei Internet, cu condita de a i se cunoaste adresa Ti acest mod se pot primi mesaje de oriunde de pe glob dela alt utiizator ai rete, Mesajele pot contine doar text, dar po fi atasate si fiiere de diferte tipuri (imagini, sunete), © adresa e-mail are forma: nume@domenit.tara. Partea din stanga a simbolului reprezinta numele unei cutii postale dintr-un calculator (id-ul sau username-ul). Partea din dreapta lui "@" reprezinta adresa calculatorului pe care se ala acea cutie postalé. Ca si in cazul unor adrese Web (URL), aceast adresa a calculatorului poate arata din ce organizatie face parte, sau de ce nationalitate este expeditorul unel scrisor. Prin e-mail pot fi timise scrisorielectronice unuia sau mai multor destinatari deodata, astfel incat posta electronica poate fi folosta gi pentru stir (liste de distribute). 1.1. Programe de posta electronica Senvicile de e-mail sunt oferite de mai multi fumizori, Cele mai bune 4 servicii sunt: Gmail, Outlook, Yahoo! i iCloud Majoritatea servicilor de e-mail sunt pe piat de mult timp, dar principali furnizori ai acestui servciu au diferte politi In ceea ce priveste administrarea conturilor de e-mail. Serviciul de e-mail Gmail ce apartine companiei Google este declarat ca find cel mai bun serviciu de e-mail gratuit chiar daca in cadrul companiei Yahoo!, divizia de e-mail este ea mai de succes. 1) G-mail se impune prin design-ul minimalist care Imbunatateste viteza scrieri e-mail-ufior si cea mai mare parte a ecranului este ocupata de Inbox. Astfel, oferd posibiltatea vizualizari inbox-ului s| redactarea unui e- mail in acelasi timp, Folderele nu sunt suportate de ctre serviciu, dar in schimb sunt inlocuite de etichete. Gmail Google 2) Yahoo! Mail detine un design modern si mai multe teme pentru background, Insa design-ul este stricat de reclame. Reclamele pot fi inliturate pentru suma de £30/an. In rest serviciul seaman destul de mult cu programul tatat in cadrul acestui capitol: Microsoft Outlook 3) Serviciul de e-mail iCloud este instalat pe toate dispozitivele companiei Apple. Serviciul este creat fn tipicul mod Apple, cu un design simplu si usor de utilzat, Ecranul este Impartt in trei coloane: inbox, e-mail-uni si e- mail-ul deschis, So iCloud 4.2 Programul MS Outlook Microsoft Outlook 2010 este un program care implementeaza o interfata vizuala de tip Windows, cupring in suita Microsoft Office 2010. Acesta este utilzat pentru serviciul de mesagerie personalé de tipul postei electronice(e-mail)FEMEI ACTIVE PE PIATA MUNCII Proiect cofinantat din Fondul Social European prin Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 Investeste in oameni | Microsoft Outlook 2010 este cunoscut pentru capacitatea de a trimite si primi e-mail-uri, dar acesta poate fi utilizat si Pentru alte functionalitat, cum a fi: calendare, lista de contacte, activitai, etc. Ca sicelelalte programe cuprinse in suita Microsoft Office 2010, interfata Microsoft Outlook 2010 cuprinde: 1) Bara de ttl, prezenta in partea de sus a interfefei 2) Bara de instrumente rapide (Quick Access Toolbar), prezenta in coltul stanga sus a interfetei. Aceasta contine ateva butoane, insa se poate face click pe sageata neagré pentru a se adauga mai multe butoane. 3) Bara de tab-uri, in interiorul careia sunt prezente taburile 4) O bara de instrumente numita Ribbon utilizaté pentru accesarea comenzilor dorite. Pentu vizualizarea mai altor tipuri de comenzi In cadrul Ribbon-ului se poate face click pe alt tab din cadrul barii de taburi. Fiecare Ribbon este impartt in mai multe grupuri de butoane. Numele grupurilor de butoane este sugestiv 5) Componenta principalé a ferestrei se numeste panoul de vizualizare. Aceasta se schimba in functie de functionalitatea utilizata 6) In stanga ferestrei se aflé panoul de navigare. Aceasta poate fi folosité pentru a alege folder-ul care sd apara in cadrul panoului de vizualizare. 7) In stanga jos a ferestrei se aflé taburile de vizualizare. Acestea se pot utiliza pentru a se schimba intr diferite ‘moduri de vizualizare in Outlook. (Mail, Calendar, Contacte, Task-uri. 8) In dreapta ferestrei se afld tabul ,To Do" care arata calendarul si informatii cu privire la diferite programari. 9) In partea de jos a ferestrei se afld 0 bard ce confine diferite optiuni cu prvire la modaltaile de vizualizare ale ferestrei Daca se doreste salvarea, deschiderea sau imprimarea vreunui document se acceseazé meniul File. Aceasa actiune va schimba fereastra in backstage view’ in care vor fi prezente diferite optiuni, 1) Tn partea stanga se afla anumite tab-un care pot indepli anumite actun': initial, tab-ulafigat este tab-ul Info Din cadrul acestui tab se pot schimba setarile contului de Outlook, cu ajutorul butonului Account Settings, se pot trimiteraspunsuri automate, cu ajutorul butonului Automatic Replies, etc. 2) Tab-ul Open permite importarea informatillor, cum ar fi: calendare, liste de contact, ete, 3) Tab-ul Print ofera optiunea imprimairii e-mail-urilor sau a calendarelor. 4) Help permite vizualizarea informatillor de ajutor tehnic al Microsoft Office. 5) Options deschide o fereastré care permite editarea Microsoft Outlook.FEMEI ACTIVE PE PIATA MUNCII Proiect cofinantat din Fondul Social European prin Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 Investeste In oameni ! Taburile si panglica au fost introduse In Outlook 2010 pentru a inlocui tradtionalele meniuri, Comenaile din cadrul Panglici se vor Schimba in functie de tipul de vizualizare selectata: Mail, Calendar, Contacts sau Tasks. 4.3. Crearea folderelor in Microsoft Outlook 2010 Folderele sunt utilizate pentru a pistra e-mai-urile intr-un mod organizat. In acest mod se pot muta e-mail-urile in cadrul unor foldere cu nume sugestiv. Implicit exist céteva fisiere in cadrul panoului de navigare dar probabil wtlizatorul are nevoie de mai ‘multe, n baza tipuilor de e-mail-uri petite Penta eea un now folder, se pai butonul New Folder afat in eadrulsrupulu de butoane New, din tabu Folder. Dac butonul este apisat, 0 freasra os apara pe cera, In interioral acesttferestre se introduce numele noului folder si se seleeteazalocul unde se doreste apa Dupa selectarea locului fn care se doreste apariia folderului se apasa butonul OK, iar folderul va apairea in locul ales, E-mail-urile se pot muta in interiorul folderelor prin click si drag(tragere) sau automat prin crearea anumitor reguli, Crearea unei reguli se face prin selectarea unui e-mail apoi apasarea comenzii Create Rule... din grupul de butoane Move aflat in tabul Home. In cadrul ferestei ce apare se pot selecta conditile dupa care Outlook si realizeze mutarea in cadrul folderelor. Optiunile cu privire la conditile dupa care Outlook realizeaza mutarea pot fi; mutarea in funetie de expeditor sau mutarea in functie de subiect. Apoi se poate selecta actiunea/ actinile care sa se realizeze,meoe.se B FEMEI ACTIVE PE PIATA MUNCII Proiect cofinantat din Fondul Social European prin Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 Investeste in oameni | rl Peectenetie (omic) (sana © alta metoda de a organiza e-mail-urile este aranjarea acestora pe categoril. Aceast& metoda este similar8 forderetor, singura diferenta fiind aceca cf ¢-mail-urle pot apartine mai multor categorii deodata. Acest cru se poate realiza prin apasarea butonulu Categorize din cadrul grupului de butoane Tags, tab-ul Home, Categorile stangard sunt: Blue Category, Red Category, Green Category, Orange Category, Purple Category si Yellow Category. Mult mai util va fi dac& numele caterogiilor vor fi schimbate intr-un mod sugestiv. Acest lucru poate fi realizat prin apasarea bbutonului All Categories. In cadrul ferestrei ce apare, se selecteaza categoria cdruia i se doreste schimbarea numelui si apoi se (© categorie nus poate inrodut prin spaareabutnului New... Dupterminare edi categories se pasa butonul OK Pentru a introduce un e-mail in-o categorie, se selcteaza e-mails apo eatesora din cae se dvesle sh faed pane, pin apdsreabutonlui Categorize din cara popu de butoane Tap, tab-ul Home gi seecarea categorie E-mail-urile pot fis filtrate cu ajutorul categorilor prin apasarea butonului Filter E-mail din eadrul grupului de butoane tab-ul Home. ind din 1.4, Managementul contactelor in Microsoft Outlook 2010 Un avantaj pe care Microsoft Outlook 2010 71 oferd o reprezinta pozibilitatea de a salva contacte. Aceste contacte sunt folosite Pentru a trimite e-mail-uri, « programa intalnii, a programa activititi, etc, Deci crearea si managemental contactelor este un Ivermee. « bicanatce Saar a FEMEI ACTIVE PE PIATA MUNCII Proiect cofinantat din Fondul Social European prin Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, Investeste In cameni | foarte important. Dac& deja utilizatorul detine o lista de contacte din cadrul altui program, atunci aceasta poate fi importati in cadrul Microsoft Outlook din tab-ul File, tab-ul Open prin click pe butonul Import. Es In cazul in care utilizatorul nu detine o lista de contacte atunci aceasta poate fi creata manual. in primul rind utilizatorul trebuie s& se asigurecatab-l Contac este slectat in cadrul panoului de vizualiare a aon p= a wea Prin dubla click pe panoul de vizualizare se deschide fereasra penta adiugare, In acest fereasra se adaugi datele contactulu ‘numele, companiz, ocupatia,adresa de e-mail, nimere de telefon, et. Nu este necesari completara tturorspatilore 8 FEME! ACTIVE PE PIATA MUNCIL Proiect cofinantat din Fondul Social European prin Programul Operational ‘Sectorial Dezvottarea Resurselor Umane 2007-2013 Investeste in oameni ! jurarea unui cont de posta electronica Acest proces presupune ca aveti deja un cont de e-mail creat undeva, pe un server. Configurarea unui cont de posta electronica nu inseamna crearea unui cont nou, ci posibilitatea de a va accesa contul existent cu ajutorul aplicatiei Outlook. Pentru a configura un cont de e-mail in Qulook, trebuie mai intai lansat programul, Din Windows se apaisa butonul Start, apoi All Programs si in final se selecteaz Microsoft Outlook 2010: 1. daca suntetj la prima utlizare 2 programului Microsoft Outlook Se va deschide un ecran de configurare a contului de e-mail. Se apis butonul Next si se trece mai departe, la ecranul urmator. Acesta cere s& se specifice daca se doreste configurarea unui cont de posta electronicaFEMEI ACTIVE PE PIATA MUNCII Proiect cofinantat din Fondul Social European prin Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, Investeste in oameni ! 2. in ecranul de mai sus se completeaza datele contului si anume: nume, adresa de e-mail, parola (se introduce si poi se confirma), Se bifeaza optiunea Manually configure server settings or additional server types. Se dé click pe butonul Yes si se continua 3. In ecranul care va aparea, se bifeaza optiunea internet Mail: Celelalte optiuni se refera la alte servicii (serviciu de tip Exchange sau de mesagerie in telefonia mobila - SMS). Se dé click pe butonul Next si se trece mai departe. 4, Urmeazai un ecran in care se introduc datele contului si ale server-ului de posta unde se afla contul. Datele care se introdue sunt urmatoarele: - numele - adresa de e-mail ~ _ informatii despre server (aceste informafil trebuie s4 le solicitat) furnizorului de servici Internet) tipul de cont (POP3 sau IMAP) — © numele server-ului de primire mesaje © numele server-ului de trmitere mesaje - usemame - password Daca se doreste ca parola sa fle memorata, se bifeaza cAsuta de confirmare Remember password. ‘Se apasa butonul NVext si procesul de configurare s-a incheiat 5. Contul de e-mail va fi afigat in Microsoft Outlook 2010.FEMEI ACTIVE PE PIATA MUNCII Proiect cofinantat din Fondul Social European prin Programul Operational ‘Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 Investeste in oameni | ). Daca nu sunteti la prima utilizare a programului In orice moment se poate configura un cont de posta electronica. Cu programul deschis (asa cum s-a prezentat anterior la pct. a) se urmeaza urmatorii pasi Se selecteaza tab-ul Home, apoi butonul File. Se obtine urmatorul ecran: ‘Account Information ma ° east ect In ecranul de mai sus se apasa butonul Add Account. Apoi se urmeaza pasii 1 .. 4 prezentatila pet. a 10FEME! ACTIVE PE PIATA MUNCIL Proiect cofinantat din Fondul Social European prin Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 Investeste in oameni | 3, Transmiterea de mesaje Vizualizarea mesajelor reprezinta modul de vizualizare implicit al Microsoft Outlook 2010. Acest mod de vizualizare este utiizat pentru managementul mesajelor de tip e-mail 7 Pentru a trimite un e-mail, trebuie sa va asigurai cd modul de vizualizare este Mall, In cazul in care programul este in alt mod de vizualizare, se poate schimba prin click pe butonul pentru modul de vizualizare Mail aflat in partea stanga J0S a ferestrei, in taburile de vizualizare —z aon ee Q— wou Pentru a crea un e-mail nou, se face click pe butonul New E-mail aflat in cadrul grupului de butoane New din tabul Home mo In acest mod se va deschide o fereastra noua, in cadrul careia se poate compune e-mail 7 — In fereastré trebuie adaugat cel putin un destinatar. Acest lucru se realizeaza prin scrierea adresei de e-mail a Gestinatarului in cadrul campului To... . Daca adresa de contrat se afld deja in lista dumneavoastra de contacte, se Poate incepe scrierea adresei si click pe adresa de e-mail ca va aparea sub campul To. Yo. [menartouioakcon Se poate apasa pe butonul To... pentru deschiderea listei {n cadrul campului To... se pot aéduga mai multi destinatari principal. CAmpul Cc... (carbon copy) este ulilizat pentru transmiterea e-mailuiui cétre destinatari secundari Campul Bcc: (blind carbon copy) ascunde adresele de e-mail ale destinatarilor fat& de toate celelalte adrese de e- mail, Acest cmp este utiizat in cazul in un e-mail este trimis cate un numar mare de persoane. In cadrul cémpului Subject se introduce titul e-mailului, ceea ce reprezinté un cuvant sau un grup de cuvinte sugestiv pentru e-mailul timis. Subject ]FEMEI ACTIVE PE PIATA MUNCIL Proiect cofinantat din Fondul Social European prin Programul Operational Sectorial Dezvotarea Resurselor Umane 2007-2013 Investeste in oameni ! Corpul mesajului este introdus in campul principal al ferestrei de compunere. Dupa finalizarea scrierii mesajului se apasd butonul Send pentru timitere. = A -| In cadrul scrierii unui e-mail se pot utliza diferite moduri de formatare a textulul introdus. Asttel textul din cadrul e- ‘mail-ului poate avea diferite tipuri fontun, diferite dimensiuni, poate fi scris boldat, italic sau Subliniat, poate fi indexat, poate avea diferite culori sau poate scris pe fundal colorat. ‘Aceste optiuni pot fi alese din cadrul grupului de butoane Basic Text din cadrul tab-ului Message. ‘Toate mesajele trimise de dumneavoastra, le puteti gsi in cadrul panoului de navigare, folderul Sent Items. Pentru addugarea unui atagament e-mail-ului dumneavoastra se poate apasa unul din butoanele Attach File sau Attach Item aflate in grupul de butoane Include, din panglica tab-ului Message. Tot In cadrul unui e-mail exista posibilitatea addugari unei semnaturi, Semnétura reprezint& un bloc de text ce apare {a sfarsitul e-mail-ului si de regula include numele si informatile de contact ale expeditorulul ‘Adaugarea unei semnaturi se poate face prin apasarea butonului Signature aflat in grupul de butoane Include. din panglica tab-ului Message si apoi selectarea semnaturii respective,FEMEI ACTIVE PE PIATA MUNCII Prolect cofinanjat din Fondul Social European prin Programul Operational ‘Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 Investeste in oameni ! (ER me oe tenet tine sae : Pentru crearea unei noi semnaturi se apasa butonul Signature aflat in grupul de butoane Include, din panglica tab-ului Message, apoi se apasa butonul New. In fereastra ce apare se introduce numele semnaturii in cadrul campului si se pasa butonul OK, ‘Semnatura poate 1 scrisd in aceasta fereasird th c&mpul de Jos §1apol se apasé Save pentru salvarea sermnatut OK pentru inserarea acesteia Dupa alegerea unei semnatur, de fiecare data cdnd se doreste scrierea unui nou e-mail, semndtura va apdrea implicit Daca nu reusiti sé rspundeti la un e-mail, se poate crea un réspuns automat la e-mail-ul primit. Acest tip de r&spuns automat se mai numeste si raspuns de vacanta. Se poate seta din tab-ul File, apoi tab-ul info si click pe Dutonul ‘Automatic Replies Im fereastra Automatic Replies se va selecta Send automatic replies, se poate selecta perioada in care réspunsurile automate sa fie active si se poate scrie mesalul dort. in plus pot fi adaugate gi anumite reguli suplimentare. Mesajul automat va fi trimis catre toate adresele de e-mail de la care se primeste un e-mail in perioada aleasé.7 © g FEMEI ACTIVE PE PIATA MUNCII Proiect cofinantat din Fondul Social European prin Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 Investeste in oameni ! 4, Receptionarea de mesaje Toate mesajce prime de care urneavoasta, le putt gs In cacrul panoului de navigare, folder Inbox Mesajele necitite vor avea numele expeditorului cu scris Ingrogat (Bold). Pentru cititea mesajului se face click pe ‘mesaj sau pot fi folosite sagetile de pe tastaturd pentru a afisa e-mail-urile in ordine, Daca In cadrul mesajului se afla un atagamient, se poate face click pe acesta pentu a Tl deschide sau click dreapta Pentru a fi saivat, imprimat, sters sau copiat. Odata citi un e-mail, exist optiunile de a réspunde la e-mail, rspunde tuturor celor care au primit e-mail-ul respectiv, sau trimite e-mail-ul respective catre alta persoand, De exemplu dacd se alege optiunea de a réspunde tuluror. Se face click pe butonul Reply All s fereasta de compunere 2 mesaluluos8 apara pe ecan, Se va proceda exact casi Ih cazul timer! unui ermal, ingurscferena fina Taptul ed rumele destnataror ce afa dejan cémpal To." respect campul Co