MANUAL SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

CONTROL DUAL
La informacin que encontrara en este Manual, est sujeta a modificaciones,
dada la bsqueda de mejora continua a nivel tecnolgico en los productos.
Si tiene inquietudes adicionales, recuerde que usted cuenta con un asesor todos
los das del ao, en la lnea de atencin al cliente, telfonos
5109000 Opcin
42

CONTENIDO
1.

DEMO DE LA SVE............................................................................................................................................ 3
1.1. Conociendo la Sucursal Virtual Empresas (SVE).......................................................................................4
1.2. Usando la Sucursal Virtual Empresas (SVE)............................................................................................. 4
2. ESQUEMAS DE SEGURIDAD Y TIPOS DE USUARIOS..................................................................................4
2.1. ESQUEMAS DE SEGURIDAD...................................................................................................................4
2.1.1. Control Dual.......................................................................................................................................... 4
2.1.2. Sper Usuario....................................................................................................................................... 5
2.1.3. Delegada............................................................................................................................................... 5
2.2. TIPOS DE USUARIOS............................................................................................................................... 5
2.2.1. Principales............................................................................................................................................ 5
2.2.2. Secundarios o transaccionales...........................................................................................................6
3. RECOMENDACIONES PARA TRANSACCIONES REALIZADAS A TRAVS DE LOS PORTALES
TRANSACCIONALES DE LOS BANCOS................................................................................................................ 6
3.1. SEGURIDAD PARA EL COMPUTADOR Y LOS DISPOSITIVOS MOVILES..............................................6
3.2. SEGURIDAD FSICA PARA EL COMPUTADOR........................................................................................7
3.3. SEGURIDAD DE LA RED.......................................................................................................................... 7
3.4. SEGURIDAD FRENTE A LA ENTIDAD FINANCIERA...............................................................................8
3.5. SEGURIDAD EN LA REALIZACIN DE TRANSACCIONES....................................................................8
4. INGRESO A LA SVE, CLAVE, TECLADO VIRTUAL Y TOKEN.........................................................................9
5. MODULO ADMINIDTRATIVO.......................................................................................................................... 10
5.1. USUARIOS.............................................................................................................................................. 10
5.2. PERFILES................................................................................................................................................ 11
5.3. TOKEN..................................................................................................................................................... 11
5.4. PRODUCTOS PROPIOS......................................................................................................................... 12
5.5. PRODUCTOS DE TERCEROS................................................................................................................12
6. INSCRIPCIN DE CUENTAS (manual y con archivo plano)...........................................................................13
6.1. INSCRIPCIN MANUAL.......................................................................................................................... 13
6.2. INSCRIPCIN CON ARCHIVO PLANO...................................................................................................14
7. PAGOS............................................................................................................................................................ 19
7.1. PAGOS MANUALES................................................................................................................................ 19
7.1.1. Pagos Formato SAP........................................................................................................................... 19
7.1.2. Pagos Formato PAB........................................................................................................................... 21
7.1.3. Aprobacin de pagos......................................................................................................................... 24
7.2. PAGOS CON ARCHIVO PLANO CONVERSOR DE PAGO..................................................................25
8. REGENERACIN DE CLAVE......................................................................................................................... 33
9. ACTUALIZACIN DE DATOS......................................................................................................................... 34
10. FORMATO DE NOVEDADES...................................................................................................................... 35
10.1. INFORMACIN GENERAL DEL CLIENTE..........................................................................................36
10.2. NOVEDADES DE LA EMPRESA......................................................................................................... 37
10.3. NOVEDADES DEL USUARIO PRINCIPAL 1........................................................................................38
10.4. LIBERACIN DEL TOKEN................................................................................................................... 40
2

10.5.

CONSIDERACIONES ESPECIALES................................................................................................... 40

1. DEMO DE LA SVE
La Sucursal Virtual Empresas Bancolombia es un canal que ha sido diseado para que, a travs de Internet, las
empresas puedan manejar integralmente la tesorera, permitindoles ahorrar tiempo y dinero.
Cuenta con diferentes mdulos para realizar operaciones y transacciones las 24 horas del da, los 7 das de la
semana con la ms alta tecnologa en seguridad y calidad.
El DEMO de la Sucursal Virtual Empresas Bancolombia, es una herramienta que est a su disposicin para que
la aprenda a usar de una manera ms completa el portal. Adems est a su disposicin en caso de presentar
dudas o inquietudes en el manejo de la sucursal virtual.
Para acceder al DEMO, debe ingresar a www.grupobancolombia.com y all seleccionar Pyme / Puntos de
atencin / Sucursal virtual / Guas y manuales, (Ver seleccin en pantalla):

Luego seleccionar el link Visite el Demo de la Sucursal Virtual Empresas (Ver seleccin en pantalla)

Este DEMO se divide en dos bloques y encontrar temticas como:

1.1.

Conociendo la Sucursal Virtual Empresas (SVE)

Qu es y cules son los beneficios de la SVE?, qu puede hacer en la SVE?, Cmo adquirir la SVE?, Cmo
ingresar a la SVE?, Qu son los perfiles y roles? y cmo se asignan?, cmo cambiar o recuperar la clave? y
qu es y cmo se utiliza Mis Mensajes?
1.2.

Usando la Sucursal Virtual Empresas (SVE)

En este bloque encontrar la explicacin a cada uno de los mdulos de la SVE, tales como consultas, mdulo
administrativo, depsitos, crditos y tarjetas de crdito, transferencias y pagos, estado de transacciones,
inversiones, recaudos y DAT, otras transacciones y servicio al cliente.
2. ESQUEMAS DE SEGURIDAD Y TIPOS DE USUARIOS
2.1.

ESQUEMAS DE SEGURIDAD

Facilidad que la SVE ofrece al cliente para la administracin de su empresa de acuerdo al perfil que sta haya
seleccionado al momento de la adquisicin (pequea, pyme, corporativa, etc), asignando la funcionalidad
administrativa y de seguridad sobre uno o dos usuarios principales, segn sea la necesidad.
En la Sucursal virtual empresas existen tres esquemas de seguridad:
2.1.1. Control Dual
4

Este esquema es ideal para una empresa mediana. Dos usuarios Administran la empresa donde cualquiera de los
dos prepara determinada Funcin/transaccin y el otro la debe aprobar.

2.1.2. Sper Usuario

Este para una empresa pequea. Solo es Un usuario Puede realizar la funcin administrativa y de seguridad y
puede a la vez realizar Transacciones sin necesidad de ninguna aprobacin.

2.1.3. Delegada
Este ltimo esquema es ideal para una empresa grande. Dos usuarios administradores sin opciones
transaccionales monetarias, ni de consultas de movimientos de productos. El primero es nicamente preparador y
el otro nicamente aprobador de las operaciones administrativas que el primero realice.
La transaccionalidad est a cargo de otros usuarios necesariamente diferentes (los cuales no tendrn funciones
administrativas). Obligatoriamente actuarn bajo un esquema de dualidad y estos sern los ejecutores de las
transacciones monetarias o de consultas de productos.

2.2.

TIPOS DE USUARIOS

Existen dos tipos de usuarios en la Sucursal virtual empresas:

.
2.2.1. Principales
Son aquellos usuarios que tienen todas las funcionalidades de la Sucursal Virtual Empresas habilitadas.
5

2.2.2. Secundarios o transaccionales

Son aquellos usuarios creados por los principales con permisos especficos.
3. RECOMENDACIONES PARA TRANSACCIONES REALIZADAS A TRAVS DE LOS PORTALES
TRANSACCIONALES DE LOS BANCOS
A continuacin encontrar una serie de recomendaciones que debe tener en cuenta para tener seguridad en sus
transacciones:
3.1.

SEGURIDAD PARA EL COMPUTADOR Y LOS DISPOSITIVOS MOVILES

Recomendaciones para la seguridad del equipo o terminal mvil desde el que se realicen las transacciones
financieras:
Se recomienda tener acceso restringido a la navegacin de internet. No debera tener acceso a correos
personales, redes sociales, pginas con contenidos pornogrficos, de msica o de descargas.
Active las actualizaciones automticas para poder recibir los parches de seguridad de forma automtica
cada que estn disponibles.
El equipo o dispositivo mvil debe estar protegido por claves de acceso, las cuales debern cambiar
peridicamente de forma obligatoria y ser construidas con especificaciones de seguridad (8 caracteres,
alfanmeros y caracteres especiales).
Se debe activar el control en el tiempo de bloqueo luego de la inactividad del usuario.
El usuario no deber tener permisos de administrador local del computador transaccional. Esto permite la
instalacin de la mayora de malware.
Se debe realizar regularmente borrado de archivos temporales del sistema operativo, cookies, temporales
de Internet, descargas e historial de navegacin. En estos es en donde se concentra la mayora de
malware como troyanos, virus, gusanos, spyware, etc.
La instalacin o actualizacin de software sobre el equipo o dispositivo debe ser realizada nicamente por
el administrador de sistemas y debe ser revisado y aprobado por las reas de seguridad de la informacin
o los encargados de TI (Tecnologa).
Evite instalar software que permita conexin remota (TeamViewer, LogMeIn, Hamachi, VCN, entre otros)
previniendo as que personas externas se puedan conectar fcilmente al computador transaccional sin
que el antivirus y el mismo usuario se d cuenta de sta accin.

Deber tener instalado UN SOLO producto antivirus, en lo posible LICENCIADO; con todos sus
componentes (anti - keylogger, firewall personal, antispyware, anti-Spam, anti-phishing) activos y
actualizados de forma automtica.
En lo posible restringir funcionalidades de los puertos de acceso a dispositivos de almacenamiento
extrables (CD, USB, SD Card, etc.).
Se debe restringir o controlar el acceso al escritorio de manera remota.
En lo posible, el equipo o dispositivo deber ser destinado de manera exclusiva para la realizacin de las
transacciones financieras.
Restringir o controlar el acceso a carpetas o recursos compartidos en la red local.
Deber tener instalado un solo navegador, ste deber estar actualizado y tener la configuracin de
seguridad en media-alta o alta.
3.2.

SEGURIDAD FSICA PARA EL COMPUTADOR

En lo posible, apagar el computador cuando no lo estn utilizando, sobre todo si dispone de una conexin
permanente a Internet.
El sistema desde donde se realizan transacciones bancarias deber estar en un espacio fsico con
cerraduras de seguridad y restringido slo para personal autorizado.
En lo posible deben existir cmaras de seguridad enfocando las acciones del computador transaccional.
En lo posible, el equipo o dispositivo deber ser destinado de manera exclusiva para la realizacin de las
transacciones financieras.

3.3.

SEGURIDAD DE LA RED
Los equipos que tengan la posibilidad tcnica de conectarse a la red local debern estar autenticados e
identificados en un servidor de dominio (Directorio Activo).
Deber evitarse realizar transacciones financieras desde dispositivos mviles o conexiones a redes
inalmbricas NO seguras.
Segmentar la red LAN cableada de la red Wi- FI, evitando as que la mquina en la cual se realizan las
transacciones bancarias sea accedida fcilmente desde fuera de la empresa.
Asegurar las redes inalmbricas, definirle un usuario con contrasea robusta y cambiarla peridicamente.
La red inalmbrica de invitados deber estar totalmente aislada y segmentada de las redes LAN de la
empresa.
7

3.4.

SEGURIDAD FRENTE A LA ENTIDAD FINANCIERA

El computador se debe identificar con una direccin IP fija, la cual se debe informar a la entidad
financiera a travs de la cual se realizan las transacciones.
Se debe garantizar la debida custodia de las claves y dispositivos que las generan, como token o tarjetas
de coordenadas, etc...
Utilice las medidas de autenticacin y control que le ofrece la entidad financiera a travs de la cuales
realizan transacciones ej. Perfiles, preinscripciones, parametrizaciones, notificaciones, delays de
inscripcin de cuentas, topes, horarios, etc.
Con la implementacin de la autenticacin de doble factor (Token de hardware) se mitiga en un alto
porcentaje el riesgo de materializacin de fraudes virtuales haciendo uso de troyanos espa, backdoor,
mouse_logger y de control remoto.
Nunca abra la Sucursal Virtual de su banco desde links recibidos por correos electrnicos.
Nunca abra la Sucursal Virtual de su banco desde links arrojados por buscadores de Internet.
Abra siempre la Sucursal Virtual de su banco escribiendo directamente la direccin en el navegador de
internet.
Nunca ingrese sus credenciales de conexin a la sucursal Virtual de su banco si estas son
solicitadas todas a la vez. (ej. Usuario+cedula+clave1+clave2, etc.) (NIT+usuario+clave+token)
(usuario+clave+respuesta a preguntas reto, etc.).
Nunca ingrese a links que lleguen en correos electrnicos enviados supuestamente por su banco.
Leer y aplicar las recomendaciones de seguridad que ofrecen el banco en su sitio de Internet.
Siempre que reciba una llamada telefnica supuestamente de su banco, valdela devolviendo la llamada
al mismo nmero desde donde se realiz la llamada.
Nunca suministrar informacin personal ni bancaria en sistemas de llamadas automticas supuestamente
de campaas de seguridad lanzadas por su banco.
Hacer caso omiso de mensajes de texto SMS supuestamente enviados por su banco en donde invitan a
reclamar premios.
Cualquier tipo de correo supuestamente enviado desde Bancolombia y que se considere sospechoso
deber remitirse de inmediato al siguiente buzn: correosospechoso@bancolombia.com.co

3.5.

SEGURIDAD EN LA REALIZACIN DE TRANSACCIONES

Acceda a la pgina del banco o a travs de la cual va a realizar la transaccin nicamente digitando la
direccin en el navegador. Nunca a travs de links, de motores de bsqueda o favoritos.
Haga uso del control dual para la preparacin y aprobacin de transacciones bancarias, esto dificultar la
interceptacin de informacin por parte de terceros.
Cierre la sesin al terminar las transacciones.
Ninguna transaccin financiera deber realizarse antes de las 6:00 a.m. y despus de las 8:00 p.m.,
tampoco durante los fines de semana ni festivos.
Restringir el acceso a los usuarios durante sus perodos de vacaciones o licencias y darlos de baja en
casos de traslado o retiros.
Llevar un adecuado control en usuarios y perfiles. Estos deben ser personalizados y de uso restringido al
funcionario asignado (debe prohibirse el uso de usuarios y claves por parte de personas diferentes a la
que asignaron).
Comunicarse con la entidad financiera en caso de identificar algn evento de riesgo que tenga relacin
con las transacciones financieras (ej. Prdida de token, vulneracin de claves).
La entidad deber asegurarse que las personas que realizan transacciones financieras con los recursos
de la entidad cuentan con capacitacin en relacin con la seguridad de la informacin y de las medidas
que debe adoptar para mitigar los riesgos de fraude financiero.
4. INGRESO A LA SVE, CLAVE, TECLADO VIRTUAL Y TOKEN
Para ingresar a la Sucursal Virtual, la ruta de ingreso es la siguiente:

Esto trae la siguiente pantalla:

Nota: Para ingresar a la pgina se digitan los datos. Los campos

identificacin del usuario y clave, son los que el usuario coloc al
momento de registrarse. La clave se debe marcar con el teclado
virtual.
La clave es sensible a mayscula y minscula por lo que se sugiere
prestar especial atencin a este aspecto cuando se asigne la clave. Si
se asign la clave mayscula oprima la tecla Bl. May en el teclado
virtual, ver tecla resaltada.

5. MODULO ADMINIDTRATIVO

5.1.

USUARIOS

Con la opcin de Administrar usuario usted podr modificar, eliminar, activar o desactivar los usuarios que han
sido creados en la aplicacin. Para realizar cualquiera de estas acciones, deber seleccionar el usuario, haciendo
clic en el botn que se encuentra a la derecha y a continuacin, en la opcin que va a ser ejecutada.
Nota: Recuerde que en la parte inferior de la pantalla, encontrar una tabla de las novedades que tiene
pendientes por: aprobar, rechazar o eliminar y que fueron preparadas por otro usuario.

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5.2.

PERFILES

Es un atributo que se puede asignar a los usuarios segn las funciones que deban realizar en la Sucursal Virtual
Empresas. Usted puede crear diferentes tipos de perfiles y asignarlos a varios usuarios. Un mismo perfil puede
estar asignado a uno o varios usuarios, pero no al contrario.
Las funciones que usted puede asignar a cada uno de los perfiles se encuentran agrupadas de la siguiente
manera:
o Administrativas: permiten administrar perfiles, productos propios y de terceros, reglas de seguridad, entre
otras.
o Preparacin sobre archivos especiales: posibilitan preparar transacciones relacionadas con cuentas con
archivo plano, archivos de pagos, chequeras, archivos de recaudos, entre otras.
o Aprobacin de archivos especiales: habilitan la aprobacin de transacciones relacionadas con cuentas
con archivo plano, archivos de pagos, chequeras, archivos de recaudos, libranzas, entre otras.
o Consulta: en este grupo se encuentran funciones que posibilitan que el usuario consulte estado de pagos,
recaudos, pagacuentas, extractos, giros, movimientos, notas dbito/crdito, saldos, etc. Tambin se
encuentran opciones para habilitar el bloqueo de tarjetas y contraordenar de cheques.
o Preparacin: permiten asignar funciones relacionadas con la preparacin y programacin de
transferencias y pagos.
o Aprobacin: posibilitan habilitar funciones que permitan la aprobacin y programacin de transferencias y
pagos.
*Las opciones de consultas, preparacin y aprobacin de transacciones permiten ingresar las cuentas a
las que el usuario tendr acceso o seleccionar "todas las cuentas".
*Las funciones de aprobacin de transacciones permiten ingresar un monto mximo para la transaccin o
para el perodo en el que se van a realizar. El perodo puede ser diario, mensual, semestral o anual.

5.3.

TOKEN

El token es un generador digital de claves, que proporciona un nivel extra de seguridad, ya que el acceso a la
Sucursal Virtual Empresas se basa en un doble proceso de autenticacin. Deben utilizar token los usuarios que
segn su perfil, tengan acceso a operaciones administrativas o aprobacin de transacciones.
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Por motivos de seguridad, el token se bloquear cuando supere 10 intentos fallidos. Si esto ocurre, debe solicitar
el desbloqueo de su token a travs de (opcin de Desbloqueo disponible en la pantalla de Autenticacin con
token).

5.4.

PRODUCTOS PROPIOS

En esta seccin usted podr administrar los productos propios que maneja con el Grupo Bancolombia a travs de
la Sucursal Virtual de Empresas.

5.5.

PRODUCTOS DE TERCEROS

En esta seccin, podr definir los productos de terceros que desea administrar a travs de la Sucursal Virtual
Empresas.

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6. INSCRIPCIN DE CUENTAS (manual y con archivo plano)

Para elaborar pagos es necesario inscribir las cuentas de los beneficiarios, por nica vez, tanto cuentas
Bancolombia o de otros Bancos (la cuenta queda activa despus de las 2 horas de haber realizado la inscripcin),
el registro.
6.1.

INSCRIPCIN MANUAL

Para inscribir las cuentas de forma manual, se debe proceder as: Mdulo administrativo / Productos de
terceros / Inscripcin manual.

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Los Campos E-mail, ciudad, referencia y fax no son obligatorios

Se selecciona la opcin NOMINA o PROVEEDORES dependiendo del tipo de cuenta
Las opciones Dbito y Consulta se dejan en No
Tener en cuenta: al ingresar los datos en los campos E-mail y fax le llegara un soporte de pago a su
proveedor o empleado, este servicio tiene un costo adicional.

Finalmente en el pantallazo siguiente, se da clic en el botn CONFIRMAR.

6.2.

INSCRIPCIN CON ARCHIVO PLANO

Para inscribir cuentas con Archivo Plano, se hace por Mdulo administrativo / Productos de terceros
/Administracin de Productos con archivo plano.

El banco suministra una macro en Excel para la generacin del archivo plano para la inscripcin de cuentas. Este
archivo se les har llegar va correo electrnico a cada uno de los asistentes. El banco le enviar un archivo que
permite colocar la informacin en Excel y convertirla en un archivo plano, para grabar TODAS las cuentas
simultneamente. Este archivo se hace POR FUERA DE LA PGINA DEL BANCO.
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Para el manejo de este archivo, se debe tener en cuenta lo siguiente:

a. En la hoja INSCRIPCIN DE CUENTAS se debe diligenciar TODA la informacin de las cuentas que
desea inscribir. En algunas celdas no tiene que digitar nada, solo seleccionar de la lista desplegable la
opcin correspondiente.

b. En la hoja ARCHIVO PLANO, se va construyendo el archivo plano a medida que se va diligenciando la

informacin de las cuentas. Una vez tenga la informacin de las cuentas completamente diligenciada,
selecciones de esta hoja las celdas que componen el archivo, cpielas y pguelas en un bloc de notas.
(Este es un programa de su computador ubicado en la ruta: Inicio / Todos los programas / Accesorios /
bloc de notas).
c. Guarde el archivo en el bloc de notas con un nombre representativo, ese es el archivo que debe cargar en
la Sucursal Virtual Empresas. una vez copiados los datos en el bloc de notas, guarde el archivo en la ruta
que desee. Ese archivo es el que se descargar en la Sucursal Virtual Empresas para inscribir las
cuentas.
d. Para cargar el archivo, ingrese por la siguiente ruta:

Por favor diligencie:

Nombre del lote:
El nombre que le quiera colocar al archivo
Archivo:
Ubique el mouse en Seleccionar archivo, para buscar el bloc de notas, luego seleccione
y busque el archivo en la ruta donde lo haba guardado previamente. Seleccione el archivo y
oprima el botn
.

15

El sistema automticamente le mostrar la siguiente pantalla:

El sistema confirmar la informacin del archivo que est enviando. Si est seguro oprima el botn Enviar.
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El sistema confirmar el registro de las cuentas.

IMPORTANTE: Recuerde que si la inscripcin de una cuenta es realizada por un usuario secundario o uno de los
dos del control dual, es necesario el usuario apruebe dicha inscripcin a travs de la opcin Mdulo administrativo
/ Cuentas de terceros / Aprobacin de cuentas

Finalmente el usuario aprobador selecciona la cuenta y da clic en el botn APROBAR.

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El listado de las cuentas que se han registrado se visualiza por: Mdulo administrativo / Cuentas de terceros /
Administrar cuentas. All se pueden eliminar las cuentas a las que ya no se le hagan pagos y tambin se podrn
realizar modificaciones

Revisar el estado de las cuentas que se inscribieron para validar que estn bien.
Favor ingrese a ESTADO DE TRANSACCIONES HISTRICO

Ingrese a la opcin Ejecucin

Aparecer el listado de las cuentas que se inscribieron con el archivo plano, favor dar clic en el botn
. Deber aparecer el mensaje CUENTA PENDIENTE DE APROBACION EN EL
BANCO. Estas cuentas entrarn en un estado de validacin y se le podrn realizar pagos a partir de dos horas,
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desde el momento de la inscripcin. En caso de haber alguna inconsistencia, deber revisarle cul fue el
error y hacer la inscripcin solo de esa cuenta nuevamente.

7. PAGOS
Para realizar pagos, es indispensable que antes se haya realizado la inscripcin de las cuentas de los
beneficiarios, por nica vez, tanto cuentas Bancolombia o de otros Bancos (la cuenta queda activa despus de
las 2 horas de haber realizado la inscripcin), el registro.
Los pagos pueden hacerse de forma manual o por archivo plano.
7.1.

PAGOS MANUALES

Despus de matriculadas las cuentas y esperar las dos horas despus de la inscripcin se dirige a la siguiente
ruta para realizar los pagos: TRANSFERENCIAS Y PAGOS / PAGO DE NOMINA PAGO A PROVEEDOR/
PAGO MANUAL.
Nota: El sistema maneja dos formatos para realizar los pagos, FORMATO SAP Y FORMATO PAB (puedes validar
el formato de pagos que maneja la empresa en nuestra sucursal telefnica 5109000 opcin 4-2)
7.1.1. Pagos Formato SAP

Seleccione tipo de
pago

19

Seleccione ninguno
Seleccione cuenta de donde
se va a realizar el pago
Escoja la fecha en la que quiere
que se aplique el pago

Arroja esta pantalla:

Dar clic al botn Adicionar para ingresar uno a uno los beneficiarios:

20

De la pestaa que corresponde al beneficiario escoger la persona o Empresa al cual le queremos hacer el pago.
Ingresados los datos se le da el botn de Guardar con el fin de ir preparando el pago (este ejercicio se hace las
veces necesarias hasta completar el archivo o lote).
Finalmente aparece el siguiente pantallazo:

Por ltimo se da clic en el botn de CONTINUAR y luego PROCESAR y el pago quedara en el estado
PENDIENTE DE APROBACION
21

7.1.2. Pagos Formato PAB

Seleccione tipo de pago

FORMATO 2003
Seleccione ninguno
Seleccione cuenta de donde
se va a realizar el pago
Seleccione:
Inmediato, Medio da o Noche

Escoja la fecha en la que quiere

que se aplique el pago

Tipo de aplicacin; Es el momento en el cual se realizar el dbito a la cuenta y se le abonara al beneficiario

luego de la aprobacin del pago.
Arroja la siguiente pantalla

22

Dar clic al botn Adicionar para ingresar uno a uno los beneficiarios:
Seleccione el beneficiario

Seleccione abono cuenta de

Ahorros o Corriente
No se modifica. Se deja
seleccione

Entidad cuenta beneficiario

Se deja en blanco

Ingresados los datos se le da el botn de Guardar con el fin de ir preparando el pago (este ejercicio se hace las
veces necesarias hasta completar el archivo o lote).
Finalmente aparece el siguiente pantallazo:

23

Por ltimo se da el botn de CONTINUAR y luego PROCESAR. En caso el pago quedara en estado Pendiente
de aprobacin,

7.1.3. Aprobacin de pagos

La aprobacin del pago la realiza el usuario principal esta se realiza ingresando por:
ESTADO DE TRANSACCIONES PENDIENTES:

Selecciona la transaccin y da clic en APROBAR y luego Aceptar.

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Una vez se haga esta validacin trae la confirmacin de que el pago se envi exitosamente para su
procesamiento.

Nota: Si es una empresa con una cantidad de pagos considerable, puede hacerlo con archivo plano.
Apoyandose con nuestra Lnea de Servicio al Cliente 510 90 00 opcin 4-2.
7.2.

PAGOS CON ARCHIVO PLANO CONVERSOR DE PAGO

Los conversores y manuales para montar los pagos y poder crear archivos planos se encuentran publicados en la
pgina del banco
Ingresando a www.grupobancolombia.com seleccionamos Pyme / Puntos de atencin / Sucursal virtual / Guas y
manuales (Ver seleccin en pantalla)

25

26

Se debe seleccionar el conversor, de acuerdo al formato de pagos que maneja la empresa, sea PAB o SAP.

Ingreso de Informacin manual al conversor

El ingreso de la informacin en cada uno de los campos se realiza posicionando el cursor en el campo deseado, o
pulsando la tecla TAB.
Para confirmar el ingreso de la informacin diligenciada en cada lnea, hacer clic sobre el icono que aparece al
final de la lnea
.
Para saltar a la siguiente lnea se hace clic sobre el icono que se encuentra al inicio de la lnea o pulsando la
tecla Enter. Se debe tener en cuenta que se adicionar una nueva lnea, solamente si todos los campos fueron
diligenciados correctamente.
Al hacer clic sobre los botones
o
se realizar una validacin de los campos de la lnea correspondiente, y
los campos requeridos que no se encuentren diligenciados se marcarn con el mensaje Campo requerido
Para adicionar varias lneas, se debe pulsar el cono de una lnea que ya tenga toda la informacin diligenciada
correctamente.
Para eliminar informacin de una lnea, hacer clic sobre el icono
.
NO se permite el ingreso de caracteres especiales para ningn campo, por lo tanto, si se digita un carcter
especial, al cambiar de campo la informacin ingresada se borrar y se generar el mensaje error en tipo de dato
ingresado.
Campos del Encabezado

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A excepcin del campo Descripcin del pago, todos los campos del encabezado son obligatorios y si no se
ingresa informacin en cualquiera de stos, se presenta el mensaje de error Campo requerido.
- Nit Pagador: Nit de la empresa pagadora, la informacin ingresada debe ser numrica con un mximo de 15
dgitos. Si el dato ingresado tiene menos de 15 dgitos, el valor se autocompleta con ceros a la izquierda.
- Tipo de pago: lista desplegable con las siguientes opciones:
Pago a Proveedores
Pago de Nmina
Pagos Terceros
Abono Obligaciones con el Banco
Pagos Cuenta Maestra
Credipago a Proveedores
Credipago Nmina
Pago Nmina Efectivo (Pago desde Transporte de Efectivo)
Pago Proveedores Efectivo (Pago desde Transporte de Efectivo)
- Aplicacin: lista desplegable con las siguientes opciones:
Inmediata
Medio da
Noche
- Valor Total: Es la sumatoria total de los valores que contiene el campo Valor de la transaccin y es calculado
automticamente por el conversor. Este valor se calcula cuando se hace clic en el botn Generar Archivo o al
adicionar una nueva lnea. Tambin se calcula al hacer clic en el botn de verificacin de lnea, de una lnea con
todos los datos correctamente diligenciados.
- Secuencia: Si es Formato PAB es un campo alfanumrico con un mximo permitido de 2 caracteres, puede
ingresarse combinacin de nmeros y letras, slo nmeros slo letras. Si el dato ingresado tiene menos de 2
caracteres se borra el dato y genera mensaje. Error en tipo de dato ingrsado
Si es Formato SAP lista desplegable solo un carcter con las opciones desde la A hasta la Z.
- Fecha de creacin: fecha de envo del pago, no puede ser mayor ni menor a la fecha actual. Por defecto se
carga con la fecha actual en formato aaaa/mm/dd.
Fecha de Aplicacin: fecha en la que se debe realizar el pago, no puede ser superior a tres meses con respecto
a la fecha actual.

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Cuenta a Debitar: cuenta del cliente pagador que se debe debitar con el pago, puede ser una cuenta de tercero
inscrita previamente en la SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS con permiso Dbito, la informacin ingresada
debe ser numrica con un mximo permitido de 11 dgitos.
Si el dato ingresado tiene menos de 11 dgitos, el valor se autocompleta con ceros a la izquierda.
- Tipo Cuenta a Debitar: tipo de cuenta del cliente pagador, lista desplegable con las opciones
Ahorros
Corriente
- Descripcin del Pago: registra el motivo del pago, es un campo alfanumrico con un mximo permitido de 10
caracteres. Si el dato ingresado tiene menos de 10 caracteres, el valor se autocompleta con espacios a la
derecha.
Campos del Detalle:
Se debe tener en cuenta las validaciones de cada campo de acuerdo al tipo de transaccin seleccionada. Para
pagos por ventanilla existen campos obligatorios, los cuales no son requeridos cuando es abono a cuenta.
Tipo Documento Beneficiario: tipo de documento del cliente beneficiario, lista desplegable con las siguientes
opciones:
Cdula
Cdula de extranjera
NIT
Tarjeta de Identidad
Pasaporte
Este campo se habilitar para las transacciones Pago en efectivo y Pago cheque de gerencia. Para los
dems tipos de transaccin estar vaco y deshabilitado.
- Documento Beneficiario: Nmero de documento del cliente beneficiario del Pago, la informacin ingresada
debe ser numrica con un mximo permitido de 15 dgitos. Si el dato ingresado tiene menos de 15 dgitos, el valor
se autocompleta con ceros a la izquierda.
- Nombre Beneficiario: Nombre del cliente beneficiario del Pago, es un campo alfanumrico con un mximo
permitido de 30 caracteres. Si el dato ingresado tiene menos de 30 caracteres, el valor se autocompleta con
espacios a la derecha.
- Tipo Transaccin: Lista desplegable con las siguientes opciones:
Pago en efectivo
Abono a Cuenta Corriente
Pago Cheque Gerencia
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 Abono a Cuenta De Ahorros

Efectivo Seguro (visa pagos o tarjeta prepago)
- Nombre Banco: Lista desplegable con el nombre de los Bancos afiliados a las redes ACH
Esta lista se habilitar cuando la transaccin sea Abono a cuenta Corriente o Abono a Cuenta de Ahorros.
Para los dems tipos de transaccin estar vaco y deshabilitado.
- Cuenta Beneficiario: cuenta beneficiaria del pago, la informacin ingresada debe ser numrica con un mximo
permitido de 17 dgitos. Este campo se habilitar si el Tipo de transaccin es Abono a cuenta Corriente o
Abono a Cuenta de Ahorros. Para los dems tipos de transaccin estar en ceros y deshabilitado. Si el dato
ingresado tiene menos de 17 dgitos, el valor se autocompleta con ceros a la izquierda.
- Correo Electrnico: direccin de correo electrnico del beneficiario al cual se enviar informacin del pago, es
un campo alfanumrico con un mximo permitido de 80 caracteres. El dato ingresado debe tener un formato
vlido para correo electrnico. Permite los caracteres especiales guion (-), guion bajo (_) y punto (.)
- Documento del Autorizado: nmero de documento del tercero autorizado para reclamar el pago en Cheque
por ventanilla. Este campo es numrico con un mximo permitido de 15 dgitos. Cuando el tipo de transaccin sea
Pago Cheque Gerencia estar habilitado, en caso contrario estar en ceros y deshabilitado. Si el dato
ingresado tiene menos de 15 dgitos, el valor se autocompleta con ceros a la izquierda.
- Referencia: referencia del pago a realizar, campo alfanumrico con un mximo permitido de 21 caracteres. Si el
dato ingresado tiene menos de 21 caracteres, el valor se autocompleta con espacios a la derecha. Permite el
campo vaco.
- Oficina de Entrega: cdigo de la oficina en la que el cliente beneficiario debe reclamar el pago por Ventanilla
(Efectivo Cheque).
Este campo es numrico con un mximo permitido de 5 dgitos y se habilitar cuando el tipo de transaccin sea
Pago en Efectivo o Pago Cheque Gerencia. Para los dems tipos de transaccin estar vaco y
deshabilitado.
Si el dato ingresado tiene menos de 5 dgitos, el valor se autocompleta con ceros a la izquierda.
- Valor Transaccin: valor del pago, la informacin ingresada debe ser numrica (15 enteros y 2 decimales), con
un mximo permitido de 17 dgitos, es decir se permitir ingresar hasta 15 enteros y dos decimales, separados
por punto.
Despus de diligenciar todos los campos solicitados en el formulario se pulsa el botn Generar Archivo para
guardar el archivo convertido a formato SAP O PAB en la mquina del cliente.

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El archivo generado se guarda en formato txt.

Ingreso de Informacin por Carga de Archivos (SAP - PAB)
Para cargar un archivo de pagos anterior con el fin de modificarlo y actualizarlo para crear un nuevo lote de pagos
se puede cargar por la siguiente opcin:

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Enviar archivo plano en la Sucursal Virtual Empresas:

Ingrese a la ruta:

Tipo de pago: Si es Formato PAB se selecciona FORMATO 2003 pago de nmina o proveedores de acuerdo al
tipo de pago que est realizando. Si el formato es SAP se selecciona pago de nmina o pago a proveedores.
Este debe coincidir con el tipo de pago que coloc en el archivo plano.
Nombre del pago: coloque el nombre que desee colocarle SIN ESPACIOS
Oprima , para cargar el archivo plano, previamente realizado. El archivo se enviar al Banco o a la persona que
aprueba la transaccin, si as se requiere.
Busco el bloc de notas donde lo tena guardado

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Se selecciona el archivo de acuerdo a la ruta del equipo en la que se haya guardado y dar clic en abrir.
Automticamente aparece la siguiente pantalla:

Se da clic, en ENVIAR para cargar el archivo

Seale

para finalizar el envo, la Sucursal Virtual le confirmar que la transaccin fue enviada.

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8. REGENERACIN DE CLAVE
Se debe de regenerar la clave, en los casos en que el usuario no la recuerde o porque despus de 3 ingresos
invlidos le aparece EL USUARIO SE ENCUENTRA BLOQUEADO, puede obtener una nueva clave
ingresando por olvido su clave?

El sistema le formular la pregunta secreta. Si el cliente no

la responde, le enviar al correo electrnico una clave
que comienza por la primera letra de la clave que se
genere el usuario, deber esperar una hora hasta para
que el Banco lo active y pueda ingresar.
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En caso de que haya ms usuarios principales, estos pueden activar la clave, de igual manera como se activan
los nuevos usuarios.
Si el usuario principal no se acuerda de los datos, debe solicitarlos a travs de la oficina en la que tenga la cuenta
diligenciando un formato de novedades.
Recuerde que su clave debe tener las siguientes caractersticas:

La clave debe ser exclusivamente de 8 dgitos

El primer dgito debe ser una letra, el resto pueden ser letras o nmeros
El sistema le pedir cambio automticamente cada 25 das.

NOTA: Si la regeneracin de clave es realizada por un usuario secundario, el usuario principal es quien debe
activar a quien regener la clave.
9. ACTUALIZACIN DE DATOS
Tenga en cuenta que es muy importante que los datos estn actualizados, de esta forma si en la empresa ha
habido cambios en el correo electrnico, telfono, o quiere cambiar la pregunta y respuesta secreta o la clave de
la SVE lo puede hacer por esta ruta, as:

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10. FORMATO DE NOVEDADES

El formato de novedades es una solicitud que permite ingresar los cambios o novedades que usted desea
registrar o aplicar en la Sucursal Virtual empresas, esta solicitud al momento de ser diligenciada deber ser
entregada en la Sucursal Fsica debidamente diligenciada y sin enmendaduras para poder aplicar ese cambio.
Cabe aclarar que solo se deber diligenciar lo que se desea modificar de la Sucursal Virtual Empresas.

Se recomienda tener estas versiones para poder que el Formato abra sin inconvenientes.

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10.1. INFORMACIN GENERAL DEL CLIENTE

Para cualquier cambio siempre se debe diligenciar los campos de Informacin General del Cliente, donde se debe
colocar el nombre de la empresa con el nombre del Representante legal, todos los datos deben ser completos y
actualizados.

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10.2. NOVEDADES DE LA EMPRESA

En la Segunda novedad de la empresa debo confirmar si deseo registrar algn cambio de esta seccin, por
ejemplo si deseo cambiar el esquema de seguridad de la empresa selecciono el esquema de Seguridad como
estn en los crculos azules.

Si deseo cambiar la cuenta para el cobro de comisin que me hacen de la Sucursal Virtual empresas, escojo de
qu cuenta deseo el cobro y diligencio el nmero de la cuenta, como lo muestra el ejemplo.

En este campo tambin se puede solicitar Reactivacin del Canal de la Sucursal Virtual en el momento
que este se encuentra en un estado DESACTIVADO, o la Cancelacin del Canal, en caso que ya no se
desee volver a utilizar.
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10.3. NOVEDADES DEL USUARIO PRINCIPAL 1

En el campo III Novedades del Usuario Principal 1, se debe diligenciar cuando deseo activar un usuario, solicitarle
token o realizarle una Recordacin de Datos por olvido, indispensable diligenciar los campos marcados, tanto
para usuario principal 1 , como para el usuario principal 2, cuando hay dos usuarios dentro del portal, como un
Control dual.

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Se diligencia igual que en el usuario Principal 1, segn la novedad requerida por la empresa.

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10.4. LIBERACIN DEL TOKEN

Existe la novedad Liberacin de Token, cuando se ha eliminado un usuario y se necesita liberarlo para
reasignrselo a otro usuario para ser utilizado, en esta novedad se coloca el serial del token que se encuentra en
la parte posterior a la pantalla del token.

10.5. CONSIDERACIONES ESPECIALES

En la opcin Consideraciones especiales, de debe escribir una observacin que considere importante a tener en
cuenta para ser modificada en la Sucursal Virtual Empresas.

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