Who are YOU?

discipline lead, project manager, account manager, or business developer

Description
Examine what it takes to produce rich interactive experiences from business development 
through deployment. Learn how to repurpose information at each phase, including creation 
of templates and documentation, and how to apply accrued knowledge toward the final 
product. See how custom‐built tools can help you increase efficiency and reduce mistakes. 
Discover how R&D, preparation, and organization can improve the quality of your product.

1
2
3
Open PDF and Zoom In for Information Flow 

4
5
Lead Status:
Open
Contacted
Qualified 
UnQualified

Lead Stage
Email Contact
Phone Contact
Capabilities Presentation
Meeting with Stake holders 

Rating
Hot
Warm
Cold 

6
Opportunities – see arrows…. 

7
Is the client the right fit for us? 

See Arrows 

8
capturing win/loose stats

9
10
Why Excel and not project (extra app everyone needs to learn) 
Department Billings 

11
//ToDo: need to update with final diagram

12
13
SHOW Statement of Work Best Practices 

14
15
Information Flow and Sharing between documents 
Team Collaboration

16
//ToDo: need to update with final diagram

17
18
Integrated Project, Resource and Timesheet Management 

19
Helps Communication
Reduces Error
Chaos
Hand Off Nightmares 

20
21
‐‐ = empty folder 

TYPE Prefix
Description
AD_
Folder belongs to Art Department & Art Director
DEV_
Folder belongs to Developers / Programmers
MKT_
Folder belongs to Marketing
PM_
Folder belongs to Project Manager
SND _ 
Folder belongs to Sound Director
UX_
Folder belongs to User Experience
OO_
Opportunity Owner (Biz Dev or Account Management)
AD_Fonts
Owned & maintained by Creative Lead / Art Director
Contains fonts used in comps and source files
Critical to be up‐to‐date since client deliveries often require all fonts. It also ensures programmers have the necessary fonts to export the Flash files. 
AD_Pitch Materials
Folder is Owned & maintained by Creative Lead / Art Director
Contains Creative, Videos, Wireframes, Storyboards, Assets solely for the Pitch / Presentation 
AD_PortfolioReadyScreenCaptures
Owned & maintained by Creative Lead / Art Director
Contains Screenshots or Videos 
To be used for case studies, award submissions, blog write ups, marketing materials, power point slides
AD_Production
Owned & maintained by Creative Lead / Art Director
Contains folders and files created by the creative team for integration by the developers
Comps, Video, Storyboards and other creative elements go here
Photoshop comps, Flash assets and transitions animations, reference imagery goes here. Tests, R&D experiments, scrap files and such. This folder should be watched with extra care as often too many people change and update files to where it is easy to get unorganized. 
DEV_PortfolioReadyFinalBuilds
Owned & maintained by the Technical Lead (Developer)
Once we complete the project, this folder contains a stable, stand alone build of the project to be used for portfolio CDs, our website, client presentations from laptops
DEV_Repository
Owned & maintained by the Technical Lead (Developer)
Contains Version Control Repository Data / Database
See SVN URL from SVN Guidelines Document
This folder should only be modified by SubVersion – no‐one should ever directly manipulate the files / contents of this folder. 
DEV_Source
Owned & maintained by the Technical Lead (Developer)
Contains all source files including Flash FLAs, ActionScript Classes
There should be no orphaned files in this folder
Old build should be tagged.
DEV_Deploy
Owned & maintained by the Technical Lead (Developer)
Contains ONLY deployment necessary files, such as SWFs, MP3s, FLVs, XML, JavaScript and HTML files that are needed to be placed on the final deployment environment (be it a web server, CD Rom). 
There should be no orphaned files in this folder, 
Deploy build archiving should be done by tagging within SubVersion.
MKT_MarketingAssets
Owned & maintained by Marketing Department
Contains folders & documents of Marketing assets 
OO_RFP_and_RFPMaterials
Folder is Owned by the Opportunity Owner (Biz Dev or Account Management)
RFPs and related documents are saved into this folder for the pitch team to have access to what the client is coming to us for. This has moved away from the Client Services / Client Projects folder 
PM_ClientProvidedAssets
Owned & maintained by Project Manager 
Contains folders & documents of any assets provided or delivered by the client. 
The person unzipping or un‐archiving the client provided content should carefully create an intuitive directory structure that would be clear to all users. 
PM_Delivered 
Owned & maintained by Project Manager
Save Client Deliveries with Date Posted 
PM_Documentation 
Owned & maintained by Project Manager
Discipline Leads own their own Documentation Folders 
Contains Project RFP and Pursuit Materials
Contains Final Project Specifications and Project Definition Plan
Contains supporting documents for asset lists, project specs, creative briefs, business requirements, use case scenarios, wireframes, QA revs and more. 
PM_FTPLogin
Owned & maintained by Project Manager
Contains FTP information for Staging Environment. 

PM_Post_Mortem 
Owned & maintained by Project Manager
Contains Internal and Client Postmortem Notes for future reference. 

SND_Audio
Owned & maintained by Audio Engineer
Contains folders and files for project music and sound design. It should also contain uncompressed raw versions as well as the compressed versions. 

22
23
TYPE Prefix
Description
ANIM_
Animation projects (webisodes, or other animation only projects)
APP_
Application (may be internet enabled, but doesn’t live on the internet)
BROADCAST_
Broadcast project (TV)
CDROM_
CD Rom Project (director or Flash or any other technology)
DEMO_
Demo or prototypes
DVD_
DVD or DVD Rom project
ECARD_ 
E‐Card System (front end and backend files)
GAME_
Game – (flash, 3d , any, including backend files)
ID_ 
Identity (brand development)
NEWSLETTER_
Newsletter project (html & creative)
PITCH_ 
Pitch Materials (assets and documents used in a pitch)
PPT_
Power point design
RIA_ 
Rich Internet Application (Flash Applications, such as TRIRIGA)
RMBANNERS_
Rich Media Banner & advertising campaigns (Flash and static images)
VIDEO_
Video Project (MS Training, Naked Juice)
WWW_ 
Website or Microsite

24
Quick Ramp up to adopt agency best practices 

25
Intranets are gold for centralizing most current documentation, processes, templates. 

26
27
Ivan wrote the script of what to cover
Videos recorded by John Grden 
A few hours can be used to train new generations of how we do things

28
29
Leads = accountable people 

30
31
32
33
34
Audio Engine – UI writes AS code for you

Eliminate Error and Redundant Work – exports 3
levels of optimization SWFs

35
SEO tool. 

36
37
38
39
40
41
Statement of Work Best Practices 

42