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2016
NDICE
Contenidos
Sesin 1: Reconociendo los diseos, estilos de pgina y plantillas
Estilos, aplicar un estilo y modificar los formatos de un estilo
Eliminar, cambiar el nombre y mostrar estilos
Diseo de documentos, imgenes
Columnas, WorArt y Letra capital
Encabezados y pie de pgina
Sesin 2. Crear Plantillas
Crear una plantilla
Elementos que se guardan en una plantilla
Modificar una plantilla
Crear plantillas a partir de documentos Word
Sesin 3. Combinar correspondencia
Combinar correspondencia
La pestaa Correspondencia
Campos de combinacin
Filtrar destinatarios
Combinar en correo electrnico
Sesin 4. Compartir documentos y Formularios
Compartir documentos
La pestaa revisar
Formularios
Proteger formularios
Sesin 5. Referencias cruzadas, ttulo y marcador
Marcadores
Insertar marcadores
Referencia cruzada
Ttulo
Notas al pie y notas al final
Mostrar los marcadores de un documento
Sesin 6. Documentos en Lnea y macros
Hipervnculos.
Tipos de hipervnculos.
Introduccin a Macros
Creacin de una Macro
Eliminacin de una Macro
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BIENAVENTURADO
EL
QUE
JUAN C. ABELLA
COMPETENCIA
SE
ESTILOS DE
CONTENIDO
ESTILOS, APLICAR UN ESTILO Y MODIFICAR LOS
FORMATOS DE UN ESTILO
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1.
Utiliza los botones arriba y abajo del lateral derecho, y el desplegable para ver todos los
estilos disponibles y ms opciones (Crear estilo, Borrar formato y Aplicar estilos)
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Desde la pestaa Diseo puedes acceder a un Conjunto de estilos integrados. Al hacer clic
en un conjunto de estilos cambian las propiedades de fuente y prrafo de todo el documento.
No se puede aplicar slo a una seleccin del texto.
Una vez tenemos ya definidos los estilos de un documento podemos guardarlos todos
juntos como un nuevo Conjunto de estilos.
Para ello haz clic en el botn y pulsa en Guardar un nuevo conjunto de estilos. El nuevo
conjunto de estilos aparecer en el panel dentro de Personalizados, junto a los conjuntos de
estilos Integrados.
1.2. CREAR, MODIFICAR Y BORRAR ESTILOS
Si ninguno de los estilos disponibles por defecto es lo que buscamos, siempre tendremos la opcin
de crear algunos personalizados. Para ello, seguiremos dos sencillos pasos:
Lo primero ser aplicar un estilo ya existente.
Lo ideal es que partamos de un estilo que tenga el nivel jerrquico que nos interesa.
Por ejemplo, si queremos crear un estilo de Ttulo 1, lo aplicamos a un texto y
desplegamos el panel de estilos para hacer clic en el botn Nuevo estilo.
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Aparecer un cuadro de dilogo Crear nuevo estilo a partir del formato como el
siguiente.
Aqu podremos personalizar los distintos aspectos de formato: fuente, tamao de fuente,
negrita, cursiva, subrayado, color, alineacin, interlineado, sangra, bordes. La vista previa y
el cuadro de resumen de las caractersticas aplicadas te ayudarn a hacerte una idea del
resultado final.
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Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen
que ver con su aspecto, con la forma de presentarlo. El contenido en s seguir siendo el mismo.
En esta unidad veremos las herramientas que nos ayudarn a dar cierto diseo, de las ms
generales a las ms especficas:
Aplicar un tema.
Incluir una portada y cambiar el color de pgina.
Modificar el formato del texto.
Modificar el formato de los prrafos.
Utilizar las tabulaciones para mejorar la maquetacin del documento y cmo copiar el formato
de un texto a otro.
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Por defecto se utiliza el tema Office, pero ya vez que dispones de una larga lista de opciones (observa
que puedes ver ms bajando la barra de desplazamiento).
Adems, si no hay ninguno que se ajuste a tu gusto, puedes crear temas personalizados.
La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que ms se aproxime a lo que buscamos, y utilizar
los botones Colores, Fuentes y Efectos que hay junto al botn Temas.
Desde dichos botones aparecen listadas las combinaciones ya utilizadas en otros temas. De este modo,
podramos.
Por ejemplo, dejar seleccionado el tema principal Office, pero aadirle la combinacin de colores del
tema Austin, la combinacin de fuentes del tema Chincheta y los efectos del tema Ejecutivo. Con esta
mezcla habramos creado un nuevo tema que podramos conservar para futuros proyectos pulsando
el botn Guardar tema actual.
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Marca de agua. Normalmente es un texto que se ve al fondo de la pgina, por ejemplo, Confidencial o
Borrador. Al hacer clic se desplegar el men siguiente que te permitir elegir el que quieras del listado:
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Para quitar la marca de agua de un documento debers pulsar la opcin Quitar marca de agua2. Si lo que
quieres es personalizarla porque ningn texto se adapta a tus necesidades o quieres que la marca de agua
sea una imagen (por ejemplo el logo de tu empresa), luego te explicamos cmo hacerlo.
Color de pgina. Al hacer clic, un men te permite elegir el color en una paleta de colores.
Para recuperar el color blanco, elige la opcin Sin color. Y si no encuentras el que quieres en
la paleta, pulsa Ms colores. Tambin puedes crear fondos ms complejos, que no sean
simplemente de un color sino que utilicen degradados, texturas y tramas.
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Por ltimo, elige en la vista previa qu bordes quieres aplicar. De forma predeterminada se
muestran bordes en los cuatro lados, pero activando y desactivando los botones que hay a su
lado podrs decidir cules mostrar. Tambin podrs decidir qu mbito de aplicacin
tendrn: todo el documento, slo la primera pgina, todas excepto la primera...
Estas tres opciones: marga de agua, color de fondo y bordes, son compatibles. Podrs utilizar las
tres a la vez en un mismo documento, pero ten en cuenta que la marca de agua suele tener un color
muy claro y es posible que no se aprecie con segn qu colores de fondo
1.4. COLUMNAS
Una columna es como una forma de separar una hoja; tenerla bien ordenada y que las letras no se
pasen a otro lado. Tambin sirven para hacer trpticos
Pasos para crear columnas
Seleccionar el texto; sin dejar espacio, ni seleccionando espacios.
Haz clic en el botn Columnas de la cinta de opciones, ficha Diseo de pgina, grupo
Configurar pgina.
Podras elegir ya el icono de tres columnas pero pulsa en Ms columnas para ver cuadro de
dilogo que aparece. Indica ahora el nmero de columnas para esa seccin.
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Ejercicio 1:
En este ejercicio practicaremos cmo aplicar un tema,
Baja informacin de internet, puede ser la biografa de algn artista, cpiala como texto sin
formato y pgala en un documento vaco de Word.
Edita un texto, crea tu propio formato de texto.
Ahora selecciona la pestaa Diseo.
Pulsa el botn Temas. El tema por defecto es Office.
Elige el tema Aspecto, haciendo clic en l. Observa el cambio.
Despliega de nuevo el men y elige el tema Espiral.
Repite la operacin con In, Orgnico y Retrospectiva. Dejaremos este ltimo.
Junto al botn Temas encontrars los botones Colores del tema y Fuentes del tema. Haz
clic en uno de ellos y pasa el cursor sin clicar sobre las distintas opciones. Luego, repite la
operacin con el otro. Lo interesante es que vayas viendo cmo cambia el aspecto del
documento, y cmo se van aplicando previsualizaciones del resultado, no es necesario
hacer clic para modificar los valores.
Guarda los cambios como una copia en tu carpeta Mis documentos, o en la que ests
utilizando para guardar los documentos del curso. La utilizars en posteriores ejercicios.
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Se mostrar una lista con algunos modelos de letras. Lo nico que deberemos hacer es hacer clic sobre la
que ms nos guste.
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Sin embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que estn a medio camino de ser
imgenes. Por ello, vemos que cuando lo tenemos seleccionado disponemos de las Herramientas de
dibujo, con una pestaa de Formato.
Realizar cambios en WordArt
Haga clic en cualquier parte del texto de WordArt que desee cambiar.
En Herramientas de dibujo, en la ficha Formato, haga clic en cualquier opcin.
Por ejemplo, puede cambiar la direccin del texto de WordArt si hace clic en Direccin del texto,
en el grupo Texto y elige una nueva direccin.
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Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, lneas, rectngulos, elipses, etc. Estos
grficos tambin son vectoriales.
SmartArt. Representacin de datos en forma de organigramas.
Grficos. Representacin de datos en forma grfica.
Sobre las imgenes y los grficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover,
copiar, cambiar el tamao, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestaas
que vamos a ir viendo a continuacin, fundamentalmente la pestaa Formato para las
imgenes y las pestaas Diseo y Presentacin para los grficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no disear documentos Word con una
componente grfica atractiva.
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Manipular imgenes
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla haciendo clic en ella. La imagen quedar
enmarcada por unos pequeos iconos y veremos que disponemos de las Herramientas de imagen
agrupadas en la pestaa Formato.
Tamao
Los crculos que apreciamos al seleccionar la imagen, situados en las esquinas, se pueden arrastrar para
modificar simultneamente la altura y anchura de la imagen. Los cuadrados situados entre cada uno de los
crculos sirven para modificar nicamente la altura o la anchura, dependiendo de cul arrastremos.
Otra forma de modificar el tamao es desde la pestaa Formato. Lo haremos
estableciendo la altura y la anchura en centmetros.
Si lo que queremos no es
redimensionarla,
sino
recortarla para quedarnos con slo una parte de la imagen, tambin lo podremos hacer desde aqu
con la herramienta Recortar.
Al hacer clic sobre ella se dibujar un borde negro que rodea la imagen.
Lo nico que debemos hacer es acercar el cursor al borde y hacer clic e ir arrastrando.
Veremos sombreada la zona que se va a eliminar y al hacer clic fuera de la imagen se aplicar
el recorte.
En cualquier momento podremos recuperar zonas de la imagen inicial haciendo ms amplia la zona
de recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.
1.4.5.
ESTILOS DE IMAGEN
En el grupo Estilo dispondremos de un conjunto de Estilos rpidos para dotar a la imagen de un
contorno vistoso que puede simular un marco de fotografa o aplicar sombreados y relieves.
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Las opciones de organizacin son especialmente tiles cuando trabajamos con ms de una imagen a
la vez. Podemos agruparlas para trabajar con ellas como si fuesen una nica imagen, alinearlas o
definir cul estar encima de cul con las herramientas Traer al frente y
Enviar al fondo.
No importa cuntos cambios realicemos sobre las imgenes, siempre
dispondremos de las opciones Restablecer imagen y Restablecer imagen y
tamao para devolver a la imagen su aspecto original.
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1.5.
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Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada pgina. Esto es til para
escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele contener
los nmeros de pgina.
Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una lnea punteada y con los
elementos que lo contienen en modo edicin:
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Ya podemos cerrar nuestro encabezado y pie de pgina mediante la opcin Cerrar encabezado y pie
de pgina.
La opcin de Elementos rpidos tambin est disponible directamente en la pestaa Insertar, pero se
incluye en la de Diseo de los encabezados y pies de pgina porque es una herramienta muy til en este
tipo de ocasiones. De hecho, el elemento Autotexto es uno de los que ms se prestan a la
personalizacin para mejorar la comodidad de la redaccin en Word. As que probablemente lo
utilizars ms a menudo desde la pestaa Insertar directamente. Con l podemos insertar
rpidamente prrafos completos y dems contenido que solemos repetir constantemente con un slo
clic, como cabeceras o despedidas en las cartas.
Inserta una imagen o foto guardada en el disco.
Inserta imgenes prediseadas.
Inserta la fecha y/o la hora del sistema en el formato que se
seleccione.
En la pestaa Diseo tambin encontraremos el siguiente grupo de opciones:
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a. Primera pgina diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie
diferente para la primera pgina. Esta opcin est pensada por ejemplo, para cuando la
primera pgina es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo
encabezado o pie con el nmero de la pgina.
b. Pginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado
y pie diferente para las pginas pares e impares. Por ejemplo, para imprimir el nmero de
pgina se imprime a la izquierda en las pginas impares y en las pginas pares imprimirlo a
la derecha.
NMEROS DE PGINA
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder
referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este
nmero de pgina no aparece en el documento.
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Si tenemos estructurado
nuestro documento en
captulos,
tambin
podemos incluir el nmero
del captulo junto con el de
la pgina, marcando la
casilla Incluir nmero de
captulo y seleccionando
un formato.
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PROPIA
HASTA
EL
LTIMO DA DE SU VIDA .
COMPETENCIA
APRENDE
CONTENIDO
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2. PLATILLAS EN W ORD
2.1. QU ES UNA PLANTILLA ?
Es un modelo o patrn para crear nuevos documentos, donde ya viene establecida la estructura y el
formato de los elementos que contendr: estilo y tamao de fuente, formato y tabulaciones de las
tablas, numeracin de pginas, cabeceras y pies de pgina, etc. Es til utilizarla cuando vamos a
generar documentos idnticos en los que slo cambian los datos, como en un fax, un currculum o
una factura.
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Ejercicio 1: Vamos a modificar Normal.dotm de forma que los nuevos documentos que
creemos estn personalizados.
Abre Word de forma que se muestre un documento en blanco.
En la ficha Archivo, selecciona Opciones.
Se abrir un cuadro de dilogo con las opciones de Word. Sitate en la categora
Avanzadas.
Baja la barra de desplazamiento hasta que visualices el final del contenido de dicha
categora. Ah, pulsa el botn Ubicaciones de archivos....
Localiza las Plantillas personales y observa la ruta. Es probable que se vea acotada por
unos puntos suspensivos. Para averiguar la ruta completa, selecciona Plantillas personales
y pulsa el botn Modificar.
Se abrir un cuadro de dilogo muy similar al de Abrir o Guardar archivos. Lo que
haremos ser copiarnos la ruta de la barra de direcciones superior.
Para ello, hacemos clic en la zona vaca de la barra.
Se mostrar completa, en modo editar y seleccionada. Entonces deberemos pulsar las
teclas CTRL+C para copiarla.
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Hacemos clic en Insertar > Encabezado > En blanco (el primer encabezado de la lista). En
la zona para Escribir texto, escribimos www.aulaclic.es y pulsamos Guardar o CTRL+G.
Cierra todos los documentos, y sal de Word.
Vuelve a abrirlo. El documento en blanco Documento1, que se crea automticamente al
iniciar Word, contendr el encabezado que se ha creado en la plantilla. Al igual que hemos
realizado este cambio, podramos haber realizado cualquier otro: la fuente, el color de
fondo, un membrete, una marca de agua, etc.
Vamos a deshacer este cambio, para que los nuevos documentos no tengan este
encabezado. Es decir, vamos a devolverlo a la normalidad.
En Archivo > Reciente, localiza la plantilla Normal.dot y haz clic en ella para abrirla.
Una vez abierta, haz doble clic sobre el encabezado para entrar en modo edicin. Se
mostrarn en la cinta las Herramientas para encabezado y pie de pgina.
En la ficha Diseo, grupo Encabezado y pie de pgina, pulsa sobre Encabezado y
selecciona la opcin Quitar encabezado.
Luego, pulsa el botn Cerrar encabezado y pie de pgina en esa misma ficha.
Guarda los cambios y cierra la plantilla.
En Archivo > Nuevo, crea un nuevo Documento en blanco. El encabezado ya no se
aprecia.
Cierra el documento.
Plantillas prediseadas. Son las creadas por Microsoft que aparecen en la pantalla, dentro de la
seccin DESTACADAS.
Buscar plantillas en lnea. Permite buscar en Office.com. Siempre y cuando tengamos acceso a
internet, podremos acceder a las plantillas de la web de Microsoft desde aqu. Las podremos
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descargar gratuitamente y directamente desde Word, sin tener que ir a la pgina web. Adems,
tambin hay unas buscas sugeridas, por ejemplo: Cartas, Currculo, Fax, etc.
Las categoras y ficheros disponibles en este apartado de plantillas online son susceptibles a
variaciones. Dependern de los recursos disponibles en la pgina web de Microsoft. Por ello,
es posible que una plantilla o categora desaparezca sin ms y aparezcan otras nuevas.
Una vez has utilizado el cuadro de bsqueda, en la parte derecha aparece una lista de
categoras relacionadas con la bsqueda. Puedes hacer clic en una categora para buscar
plantillas dentro de la
misma.
El proceso para utilizar la plantilla siempre ser el mismo. Localizarla, hacer clic sobre ella y
pulsar el botn Crear que aparecer debajo junto a la previsualizacin.
Observa que en la esquina superior derecha est el botn
Anclar que hace que la plantilla
quede fijada en la pgina que aparece al crear un documento Nuevo.
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2.3.
MODIFICAR PLANTILLAS
Para modificar una plantilla primero hay que abrirla como hemos visto en el punto
anterior. En la pestaa Archivo > Nuevo, y seleccionamos una plantilla. Nosotros
hemos elegido currculum ejecutivo. Luego, hacemos clic en el botn Crear, igual que
si fusemos a crear un documento.
Sobre la plantilla abierta en Word podremos hacer todas las modificaciones de diseo
que queramos. Por ejemplo, podramos introducir los datos que siempre se repetirn,
como el nombre Usuario1 por el nombre real, correo electrnico, direccin y telfono.
As ya no tendremos que introducirlo cada vez. Tambin cambiaremos el tamao y el
tipo de letra, etc.
Ahora slo nos quedara guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar
como y nos aparecer un cuadro de dilogo, en Tipo de archivo aparecer Documento de
Word, pero nosotros debemos cambiarlo a Plantilla de Word (*.dotx), como puedes ver en
la siguiente imagen.
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Automticamente Word 2013 cambiar la carpeta a la carpeta predeterminada para las plantillas.
Por ejemplo, C:\Users\Asus\Documents\Plantillas personalizadas de Office, o similar. Hay que
guardarla en esta carpeta para que luego aparezca en la seccin PERSONAL, al buscar plantillas.
Slo nos queda darle nombre a la plantilla y hacer clic en Guardar.
Si quisiramos modificar una plantilla prediseada como tal, lo nico que tendramos que hacer es
guardarla como plantilla, con el mismo nombre y en el mismo directorio que la original.
2.4.
Modificar el documento para darle el aspecto de una plantilla. Aqu, podramos incluir
campos del estilo Haga clic aqu..., aunque no es necesario que una plantilla contenga estos
campos. Por supuesto, tambin podemos partir de un nuevo documento en blanco para
disear nuestra plantilla.
Guardar como plantilla.
Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo seleccionar Plantilla de Word (*.dotx). Como ya
sabes, automticamente Word 2013 te propondr que la guardes en la carpeta por defecto
para las plantillas. Recuerda que debes guardarla ah si quieres que luego aparezca la
seccin PERSONAL.
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PARA APRENDER .
BETTY B. ANDERSON
COMBINAR CORRESPONDENCIA
COMPETENCIA
APRENDE A MANEJAR CORRESPONDENCIA EN WORD, EDITA CARTAS Y EMITE A
INVITACIONES A MUCHOS DESTINATARIOS . DOMINA ESTA COMBINACIN PARA
CREAR UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS , COMO UNA CARTA MODELO QUE SE
DEBE ENVIAR A MUCHOS CLIENTES O UNA HOJA DE ETIQUETAS DE DIRECCIN.
CONTENIDO
COMBINAR CORRESPONDENCIA
LA PESTAA CORRESPONDENCIA
CAMPOS DE COMBINACIN
REGISTROS Y DESTINATARIOS
COMBINAR CORRESPONDENCIA
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3. COMBINAR CORRESPONDENCIA
Podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se
repite en todas las cartas) y Word se encargar de generar los datos variables (los que cambian en
cada carta segn la persona).
3.1.
Debemos crear diferentes tipos de cartas desde esta opcin. De esta forma podemos generar
automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados
los datos.
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En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a
partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una
explicacin de la opcin seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opcin y haremos clic en Siguiente para continuar con el
asistente.
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Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic en
ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece
la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.
Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opcin
Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro de
dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde coger los datos:
El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, as que no
entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta adecuada y
seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los datos que necesitamos.
Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo ms comn ser dejar seleccionada la opcin
Todos los orgenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la combinacin.
Obviamente tambin podramos cambiarlo por cualquiera de las opciones vlidas. Puedes desplegar el
men para examinar las distintas posibilidades.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn y podemos aadir opciones que veremos ms
adelante. Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede variar ligeramente la experiencia.
Por ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos seleccionar en qu tabla basarnos; si
es un libro de Excel, en qu hoja se encuentran los datos, etc.
En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito
ya) y aadimos los campos de combinacin. Para ello debemos posicionar el cursor en la posicin
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donde queremos que aparezca el campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de
tareas sobre el elemento que queremos insertar.
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En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen
de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos
viendo o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado. Para terminar hacer
clic en Siguiente.
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Ejercicio 1: En este ejercicio realizaremos una invitacin, y como destinatarios colocamos los nombres de
nuestros compaeros de clase del aula virtual; creamos 20 invitaciones y guardamos nuestros contactos.
Puedes hacerlo en Excel o Access, que su profesor le otorgue los campos de la invitacin.
Crea una Invitacin de cumpleaos o reunin a un evento muy importante. Carta.
En la ficha Correspondencia, pulsa en Iniciar combinacin de correspondencia y selecciona la opcin
Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Se abrir un panel en el lateral derecho. Deja marcada la opcin Cartas y pulsa el enlace inferior
Siguiente: Inicie el documento.
En el paso 2 dejamos marcada Utilizar el documento actual y pulsamos Siguiente.
En el paso 3 dejamos marcada Utilizar una lista existente. Un poco ms abajo, pulsaremos Examinar....
Se abrir una ventana donde deberemos buscar el archivo que contiene los datos a combinar. En este
caso hemos debido crear un archivo contactos en Access o Excel.
Se abrir una ventana con la lista de destinatarios. Como la invitacin es a una fiesta, etc. Slo
invitaremos a los compaeros de clase. Para ello, haz clic en el encabezado Categora. De esta forma,
todos los contactos de Clase quedarn uno tras otro.
Desmarca la casilla de todos aquellos contactos que no pertenezcan a la categora Clase y pulsa
Aceptar.
De nuevo en el panel, pulsa Siguiente.
Ahora se muestran varios enlaces para incluir datos de la base en la carta. Haz clic en el documento,
tras la palabra faltes. Inserta una coma y un espacio. Luego, pulsa sobre Ms elementos.
Selecciona Nombre y pulsa Insertar. Luego, pulsa Cerrar. La invitacin ahora termina con el texto No
faltes, <<Nombre>>!
Pulsa Siguiente. Ahora vers que el texto es No faltes, Esther! y que el panel dispone de unos botones
<< y >> para ir movindonos por las distintas invitaciones. Al pulsarlos veremos cmo va cambiando
el nombre.
Pulsa Siguiente. Este ltimo paso permitira imprimir las invitaciones. Como se trata de un ejemplo no
vamos a pedirte que lo hagas, pero puedes hacerlo si lo deseas. En tal caso simplemente indicaramos
que queremos imprimirlo todo y se abrira la ventana para configurar la impresin.
Cierra el panel y cierra el documento, guardando los cambios.
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Aqu veremos los botones de esta pestaa, algunas opciones las ampliaremos ms adelante.
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La imagen muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen
de datos.
Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los
campos de son del origen de datos. Una forma fcil de solucionar este problema es hacer clic
sobre el icono Resaltar campos de combinacin, los campos del origen de datos
aparecern resaltados.
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La segunda columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para indicar qu
destinatarios queremos utilizar, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos que
un destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla
haciendo clic sobre ella. La casilla de la zona de encabezados marca o desmarca todos los registros a
la vez.
Si queremos modificar el valor de algn dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la
parte inferior y pulsamos Edicin.
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Si queremos introducir una condicin de filtro para filtrar del origen de datos los
destinatarios que nos interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecer
el cuadro de dilogo que te explicamos en el siguiente apartado.
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En algunos casos no ser necesario especificar un valor en el campo Comparar con: cuando se compruebe
si el valor est o no vaco. Por ejemplo si no queremos combinar los clientes sin direccin, seleccionaremos
Campo: direccin y Comparacin: No est vaco. Veremos que Comparado con: sale deshabilitado y por
tanto no podemos escribir nada.
Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar condiciones
compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaca, sacara los clientes de
nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo.
Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando utilizamos un campo para filtrar los registros a combinar, la flecha de su encabezado ya no se
muestra negra, sino azulada.
Asignar campos
Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una lnea de saludo, etc.
Para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estndares para referirse al nombre del destinatario,
su direccin, poblacin, etc. Estos nombres no tienen por qu coincidir con los nombres que tiene nuestro
origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad de Asignar campos. Esta utilidad me
permite decirle a Word cmo se llama el campo estndar en nuestro origen de datos para que Word pueda
luego realizar la asociacin necesaria.
El icono
abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones.
Este cuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botn Asignar campos.
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Cuando en el origen de datos existe un campo con el mismo nombre que un campo
estndar, Word hace automticamente la asociacin. Para el resto de los campos
estndares tendramos que desplegar la lista y elegir el campo a asociar.
Estas asociaciones no siempre son necesarias, por ejemplo si no vamos a utilizar la
opcin Bloque de direcciones, ni la lnea de Saludos, no hace falta realizar las
asociaciones, y cuando Word necesite una asociacin no definida nos lo preguntar o
veremos que falta algo.
Combinar al imprimir
La opcin Imprimir documentos permite enviar a la
impresora el resultado de la combinacin. Finalizar
correspondencia
Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los destinatarios despus de aplicar los
filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros
(Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde
el primero.
En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta
el ltimo.
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en
blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro de dilogo Imprimir que ya conoces.
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3.5.
En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la direccin de e-mail del
destinatario.
En Asunto: escribimos el texto que figurar en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje,
puede ser Texto sin formato, HTML o Datos adjuntos.
Sobres y etiquetas
Necesitaremos tambin imprimir datos en sobres o en etiquetas que sern pegadas a los sobres o
paquetes. En este apartado nos centraremos especialmente en la creacin masiva.
Tenemos dos opciones:
Creamos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el gestor de correo electrnico
La primera opcin sigue un proceso parecido a lo que ya hemos visto. Empezaremos por
seleccionar Iniciar combinacin de correspondencia en la pestaa Correspondencia. Es ah donde
seleccionaremos si deseamos crear Sobres o Etiquetas. Tambin podramos seleccionar el asistente
y luego el tipo de material a generar en el panel lateral.
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Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo nico que restara hacer es
Seleccionar destinatarios, como ya hemos visto a lo largo del tema, personalizar el formato si
se desea, por ejemplo incluyendo el logotipo, e imprimir.
Para crear un nico sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva utilizando la lista de
contactos de Outlook, lo ms sencillo es situarnos en la pestaa Correspondencia > grupo Crear
y seleccionar Sobres o Etiquetas.
En realidad ambas opciones abren el mismo cuadro de dilogo, la diferencia es que nos sitan
en distintas pestaas de l.
Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeo botn en forma de agenda
que permite importar los contactos de Outlook. Adems, vemos informacin como la
orientacin del papel en la bandeja de la impresora, y una vista previa del resultado. Siempre
podremos modificar estas opciones de impresin desde el botn Opciones. Cuando est todo
listo, lo nico que deberemos hacer es pulsar Imprimir.
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DAR
EDUCACIN.
ELEONOR ROOSEVELT
TRABAJO
CREA
CONTENIDO
COMPARTIR DOCUMENTOS
FORMULARIOS
AGREGAR O ELIMINAR LA PROTECCIN DE UNA SECCIN
CREAR Y EDITAR MENSAJES DE AYUDA EN LOS CAMPOS
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4.
COMPARTIR DOCUMENTOS
El trabajo en equipo en las empresas es muy frecuente. Un documento puede ir pasando por diferentes
manos hasta llegar a estar terminado. Esto suele ocurrir, sobre todo, en empresas grandes y tambin en
ambientes de TELETRABAJO, a menudo en el mundo editorial, escritores, periodistas e incluso en
trabajos de estudiantes.
4.1.
Pensando en estas formas de trabajar Word ofrece la posibilidad de redactar un documento y
poderlo compartir con diversos usuarios. Los diferentes usuarios pueden realizar cambios sobre l
y dejar comentarios, que posteriormente se pueden consultar para saber quin coment o
modific el documento original.
En la siguiente imagen vemos un documento que nos puede dar una idea del aspecto que tienen las
diferentes herramientas de las que dispone Word para facilitar la comparticin de documentos.
En las imgenes siguientes podemos ver algunos ejemplos de avisos de cambios efectuados en el
documento:
el control de cambios activado podemos ver fcilmente
El primero es un cambio de formato, Con
nos dice
que el texto a utilizado la herramienta de resaltar.
mediante textos informativos los diferentes cambios producidos en
el documento.
Y la tercera imagen nos indica que el texto que est subrayado ha sido aadido por el corrector o la persona
que ha hecho los comentarios.
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4.2.
LA PESTAA REVISAR
La ficha de revisin nos permite manejar las opciones ms usuales relativas a compartir
documentos. En la siguiente imagen puedes ver su aspecto.
La pestaa de Revisar tiene los principales botones agrupados por tipo de herramienta en los grupos
Comentarios y Cambios, segn muestran las siguientes imgenes:
Todos estos botones los iremos viendo a lo largo de la unidad conforme estudiemos cada punto.
Comentarios
Los comentarios son una herramienta muy til cuando compartes un documento con varias
personas, si no deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres matizar o apostillar algn
concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de personas que comparten el
texto.
Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos expresamente
a la hora de lanzar la impresin.
Insertar un comentario.
Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.
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El comentario nos ofrece informacin del autor. Lo primero que indica es que es un comentario.
Entre corchetes escribe el autor (tu nombre) y a continuacin muestra el texto del comentario. Si
colocamos el cursor encima del comentario aparece la hora/fecha en que se hizo el comentario.
El mismo comentario visto desde el panel de revisiones vertical se vera como vemos en la imagen de
abajo.
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Buscar un comentario.
Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de una persona
en concreto, podemos buscarlos accediendo al dilogo Ir a mediante la pestaa Inicio, desplegando el
men Buscar y seleccionando Ir a..., o presionando la combinacin de teclas Ctrl+I o bien F5.
Nos aparece el dilogo Buscar y reemplazar en la pestaa Ir a, seleccionamos de la lista Comentario y
en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor de entre los que han aadido
comentarios en el documento. Con los botones Anterior y Siguiente del mismo dilogo podemos
desplazarnos por los comentarios de ese autor.
Mostrar/ocultar comentarios.
En el documento podemos
comentarios segn nos interese.
ocultar/mostrar
los
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Tambin podemos ocultar/mostrar los comentarios por su autor. En la opcin Personas especficas
podemos elegir el autor que queremos mostrar u ocultar.
Imprimir comentarios.
Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar como deben imprimirse. Debemos acceder a la
pestaa Revisar y desplegar el men Seguimiento, haciendo clic en la flechita de la esquina, nos
aparecer el siguiente un cuadro de dilogo donde debemos pulsar el botn Opciones avanzadas... ,
aparecer un cuadro de dilogo donde veremos la opcin Orientacin del papel al imprimir, como
muestra la siguiente imagen:
Donde podemos escoger entre las distintas opciones del desplegable que vemos en la imagen.
Automtico. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel.
Conservar. Deja el documento conforme est y lo imprime segn lo vemos.
Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para que quepan mejor
los globos.
Adems de esto en el dilogo de Imprimir, seccin Configuracin, debemos tener la precaucin de
tener seleccionada la opcin Imprimir documento con revisiones.
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Ejercicio 2:
Sitate en el inicio del documento presionando las teclas CTRL+INICIO del teclado. As se apreciar
mejor el desplazamiento.
En la ficha Revisar, grupo Comentarios, pulsa los botones Comentario siguiente y Comentario anterior
para desplazarte a travs de ellos.
Ejercicio 3: Bsqueda sobre comentarios
En este ejercicio vamos a buscar un comentario en concreto dentro del documento.
Abre la pestaa Inicio, despliega el men Buscar y selecciona Ir a. O bien pulsa las teclas CTRL+I. Se
abrir el dilogo Buscar y reemplazar.
En la pestaa Ir a selecciona de la lista de la izquierda la opcin Comentario y en el cuadro despegable
debes seleccionar el revisor de los comentarios que quieres ver. En este caso ser tu mismo usuario, ya
que slo t has insertado comentarios en el documento.
Con los botones Anterior y Siguiente puedes navegar entre tus comentarios.
Ejercicio 4: Ocultar comentarios
En este ejercicio veremos cmo ocultar los comentarios.
En la ficha Revisar, grupo Seguimiento, haz clic sobre Mostrar marcas y haz clic sobre Comentarios
para desactivar la opcin. Observars que ya no se muestran en el documento.
Sin embargo, no se han borrado. Haz clic de nuevo en la opcin para activarla de nuevo y volver a
mostrarlos.
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Control de cambios
El control de cambios sirve para que Word almacene los cambios realizados por cada uno de los miembros
de un equipo de trabajo en un documento, como por ejemplo (inserciones, modificaciones de formato o
texto eliminado). Word pone el nombre y le asigna un color diferente a cada miembro del equipo que
realice algn cambio, as se les puede identificar fcilmente.
Por la imagen que vemos sabemos que se han realizado modificaciones, los cambios de formato estn
especificados pero otras modificaciones no estn tan claras. A continuacin estudiemos qu tipo de
modificaciones son las que detecta el control de cambios y cmo las representa.
Inserciones. Pone el texto de color rojo (o el asignado al revisor) y lo subraya. Por ejemplo, en esta
imagen se ve que se ha aadido "de la BD".
Cambios de formato. Subraya en color azul y muestra un texto con el prefijo Con formato, y
despus indica qu tipo de formato se ha aplicado. En este caso se ha cambiado la fuente a
negrita en las palabras "en una sola tabla".
Texto eliminado. Muestra el texto original tachado y del color asignado al revisor.
Lneas cambiadas. En la parte izquierda del documento muestra una lnea vertical negra, indicando que
el documento ha sido editado y modificado.
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El primer cuadro despegable, Todas las revisiones, sirve para indicar como queremos ver el
documento.
Revisiones simples. Muestra el documento con todas las revisiones mediante unas marcas
verticales a la izquierda informando de los cambios realizados.
Todas las revisiones. Muestra el documento con todas las revisiones especificadas a la
derecha, es la opcin por defecto.
Ninguna revisin. Muestra el documento con todas las revisiones efectuadas pero sin ninguna
marca que las muestre.
Original. Muestra el documento original sin tener en cuenta las revisiones efectuadas.
Una buena opcin es trabajar en vista Revisiones simples porque as evitamos que por cada cambio
que efectuemos aparezca un texto indicando el cambio efectuado, ya que puede resultar bastante
agobiante tener el documento cargado de textos de revisiones.
Tambin desde el men Mostrar marcas podemos indicar si queremos mostrar las Inserciones y
eliminaciones.
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Como ya vimos para los comentarios, si pulsamos sobre Panel de revisiones nos aparece una ventana
donde podemos ver los cambios y comentarios del documento. Podemos elegir entre formato
horizontal o vertical.
Cambio siguiente. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el documento podemos
desplazarnos al siguiente cambio.
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Desplazamiento sincrnico.
Este botn puede activarse
o desactivarse. Si est activado como vemos en la imagen al desplazarnos por un documento el otro
documento tambin se desplaza al mismo tiempo paralelamente al otro.
Restablecer posicin de ventanas. Sirve para poner en posicin vertical ambas ventanas de los
documentos, por si las habamos modificado de posicin.
Vuelve a hacer clic en la opcin Ver en paralelo para desactivarla y volver a la edicin normal.
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4.3.
FORMULARIOS
Otra forma de compartir documentos es elaborando documentos para que otras personas los
completen y nos los hagan llegar rellenados. Para ello Word 2013 permite la introduccin y uso de
formularios en nuestros documentos.
Un formulario no es ms que un documento que contiene texto fijo y texto que debe ser rellenado
por el lector. Para el texto a rellenar debemos definir controles, campos especiales que permiten
introducir informacin de forma muy variada.
Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero debemos activar la Ficha de
programador en la Cinta. Para hacerlo, debemos ir a las Opciones de Word, en la pestaa Archivo.
En la seccin Personalizar cinta de opciones marcaremos la casilla Desarrollador en el cuadro de la
derecha que muestra las fichas disponibles.
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El Ttulo mostrar el texto que escribamos al editar contenido. Por ejemplo, el ttulo Nombre:
se mostrara
La Etiqueta nos sirve para distinguir controles, y solo es visible cuando est activado el
Modo Diseo.
Marcando las opciones No se puede eliminar el control de contenido, impediremos que el lector pueda
borrar el control, y marcando No se puede editar el contenido, no podr editar su contenido.
Estas propiedades solo tienen efecto cuando creamos el formulario, los usuarios que lo rellenen las
vern.
Los controles que incorporen texto, mostrarn tambin opciones para aplicarles estilos.
Los controles incorporan un texto de ayuda, que al pulsar sobre l desaparece para ser sustituido por el
texto a rellenar.
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podr rellenar. La
diferencia entre ambos es que slo el control
Texto enriquecido permite usar y guardar textos con formato.
Las propiedades especiales de estos controles son:
Permitir retornos de carro, slo disponible en el control de Texto (sin formato) permite o no, que se
puedan crear varios prrafos al pulsar la tecla INTRO.
Si marcamos Quitar control de contenido cuando se modifique, al introducir el texto, este se crear
como texto normal y el control desaparecer.
El control Imagen
, permite que el usuario pueda aadir una imagen pulsando sobre l.
Los controles Cuadro de lista y Cuadro combinado permiten al usuario elegir entre una serie de
elementos disponibles.
Para introducir los valores del desplegable, debemos hacerlos desde las Propiedades del control.
El botn Agregar... nos permite aadir un nuevo valor.
Podemos modificar o eliminar uno existente, con los botones Modificar... y Quitar
respectivamente. Tambin podemos establecer el orden en que se mostrarn con los botones Subir
y Bajar.
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4.4.
PROTEGER FORMULARIOS
Para crear un formulario, debemos disear el documento como un formulario normal, aplicando estilos
y formatos, y aadiendo los controles correspondientes en el lugar donde el usuario debe introducir la
informacin.
Pero ahora nos queda un ltimo paso, si dejramos el documento tal cual, el usuario podra editar y
eliminar lo que quisiese. Para limitar a que nicamente pueda rellenar el formulario, debemos proteger
el documento de la siguiente forma:
Primero, debemos marcar la opcin Restringir edicin.
Abrimos as el panel
Restringir formato y edicin.
La opcin que nos interesa la elegimos en la seccin Restricciones de edicin,
activando la casilla y seleccionando la opcin Rellenando formularios.
Para que la proteccin tenga efecto, pulsamos el botn S, aplicar la proteccin.
Se muestra un dilogo en el que podemos elegir una contrasea.
Slo podrn deshabilitar la proteccin aquellos usuarios que conozcan la contrasea.
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Nos queda habilitar las restricciones del documento para evitar que las personas que
rellenen el formulario con sus datos modifiquen su diseo y contenido.
En la ficha Desarrollador, grupo Proteger, haz clic en Restringir edicin.
Se abrir el panel Restringir formato y edicin. Marca la opcin Permitir slo este tipo de
edicin en el documento.
En el desplegable elige Rellenando formularios.
Pulsa el botn S, aplicar la proteccin. Si est desactivado, asegrate de que has
desactivado el Modo Diseo.
Establece la contrasea tu nombre y pulsa Aceptar.
Por ltimo, vamos a guardar este documento como una plantilla.
Haz clic en Archivo > Guardar como.
El nombre Formulario cursos Office se mantendr, pero como tipo de archivo escogeremos
Plantilla de Word (*.dotx).
Pulsa Guardar. Ahora tendrs, por una parte el documento normal de tipo docx, sin
controles, y la plantilla con el formulario completo, de tipo dotx.
Cierra el panel y el documento.
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ADOLFO KOLPING
COMPETENCIA
RELACIONA INFORMACIN EN EL DOCUMENTO , CON LOS MARCADORES
Y LAS REFERENCIAS CRUZADAS . Y A HACE ACLARACIONES CON LA
UTILIZACIN DE LAS NOTAS AL PIE Y LAS NOTAS AL FINAL .
CONTENIDO
REFERENCIA CRUZADA
TTULO
DEFINIR Y VER UN MARCADOR
IR A UN MARCADOR
MOSTRAR LOS MARCADORES DE UN DOCUMENTO
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5. MARCADORES
Un marcador identifica una posicin o seleccin de texto a la que se asigna un nombre e identifica para
futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre todo si es un documento tcnico es frecuente
realizar anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o con notas (post-it) para una posterior consulta.
5.1. EN
ELEGANTE
Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder a estos
puntos de manera rpida y sencilla. Adems son la base para crear referencias cruzadas en nuestro
documento.
REFERENCIAS CRUZADAS .
Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algn elemento que se encuentra en el documento. Por
ejemplo cuando estamos recordando algn concepto que hemos explicado en algn tema anterior solemos
hacer referencia a ese captulo, o tambin podemos utilizar las referencias cruzadas para hacer referencia a
alguna imagen, tabla o grfico dentro del documento. Las referencias cruzadas entre otras tiene la
ventaja de actualizarse automticamente, por ejemplo si el documento es modificado y la referencia
ya no est en la pgina 3 sino en la pgina 4, la referencia se actualiza sola.
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Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan igual, la
diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la pgina para aclarar algn punto y
la nota al final se suele poner al final de un captulo o bien al final del documento.
Acceder a la pestaa Insertar y selecciona la opcin Marcador o presionar Ctrl + Mays + F5.
Nos aparece el dilogo que vemos en la imagen, donde debemos escribir el nombre del marcador. El
nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por una letra, seguidamente puede
contener nmeros. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres.
Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posicin.
Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar.
Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar.
El botn Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir seleccionando un
marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posicin del documento a la que est asociado el
marcador.
Cmo ver los marcadores de nuestro documento?
Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opcin para mostrar
Marcadores ocultos. Lo haremos desde el men Archivo > Opciones.
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Una vez abierto el cuadro de dilogo deberemos seleccionar la categora Avanzadas, en la lista
de la izquierda. Deberemos bajar la barra de desplazamiento hasta encontrar las opciones relativas
a Mostrar contenido de documento, all marcaremos la opcin Mostrar marcadores.
Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el dilogo Opciones veremos en nuestro documento
aquellos marcadores que hemos incluido.
5.3.
REFERENCIAS CRUZADAS
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Lo primero que tendramos que hacer es insertar los marcadores en los lugares adecuados de nuestro
documento, de la forma que hemos visto en el punto anterior.
Seguidamente nos tendramos que colocar en el punto del documento en el que deseamos insertar la
referencia cruzada e ir a la pestaa Insertar y hacer clic en el botn Referencia cruzada Referencia
cruzada. Aparecera el cuadro de dilogo Referencia cruzada, similar al de esta imagen.
En el desplegable Tipo Elegiramos Marcador y en la parte inferior del dilogo apareceran los
marcadores que hayamos creado previamente.
Ya slo quedara seleccionar un marcador y hacer clic en el botn Insertar.
Al seleccionar un tipo las opciones del cuadro despegable Referencia a se modifican adaptndose al
Tipo seleccionado, segn veremos a continuacin.
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Para poder crear una referencia cruzada es necesario que existan elementos del tipo en cuestin
"preparados" previamente. Por ejemplo, para insertar una referencia cruzada a una tabla, no solo hace falta
que haya una tabla en el documento, sino que adems hayamos creado un ttulo tipo Tabla. A continuacin
vamos a ver cmo hay que hacer esta "preparacin" para cada tipo.
5.4. Tipo Ttulo.
Para hacer referencia a ttulos debemos crearlos utilizando los Estilos de ttulo predefinidos (Ttulo 1,
Ttulo 2, ... Ttulo 9) .Para crear un ttulo basta seleccionar el texto, acceder a la barra de formato y en estilo
escoger el ttulo que corresponda
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Ttulo son:
Texto del ttulo. Texto actual de ttulo.
Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra el marcador del ttulo.
Nmero de ttulo. Muestra el nmero relativo al ttulo.
Nmero de ttulo (sin contexto). Muestra el nmero del subttulo.
Nmero de ttulo (en contexto). Muestra el nmero del ttulo de cabecera.
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de dnde
hayamos situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se encuentra
posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la
referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.
Tipo Marcadores.
Podemos hacer referencia a marcadores creados previamente de la forma que hemos visto en el punto
anterior Insertar marcadores, de esta misma unidad.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Marcadores son:
Texto del marcador. Inserta el nombre del marcador.
Nmero de pgina. Inserta la pgina donde est el marcador.
Nmero de prrafo. Muestra el nmero del prrafo relativo al marcador.
Nmero de prrafo (sin contexto). Muestra el nmero de prrafo.
Nmero de prrafo (en contexto). Muestra el nmero de prrafo.
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de dnde hayamos
situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el
documento en la posicin es que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la referencia se encuentra en una
posicin anterior a la que est la referencia en el documento
Tipo Nota al pie o Nota al final.
Al final de esta unidad veremos cmo crear Notas al pie y Notas al final, una vez creadas ya podremos
asignarles una referencia cruzada sin ms preparacin.
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Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Notas al pie y Notas al final son:
Nmero de nota al pie. Nmero de nota al pie o nmero de nota al final.
Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra la nota al pie o la nota al final.
Nmero de nota al pie (con formato). Muestra el nmero del subndice del nmero de pgina con el
mismo formato que la indicacin de la nota al pie.
Tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla.
Para poder crear referencias cruzadas a estos tres tipos de elementos primero, obviamente, debemos crear la
ecuacin, ilustracin o tabla y luego debemos colocar el cursor al lado del elemento e ir al men Insertar,
Referencia,
Ttulo...
y
aparecer
un
cuadro de dilogo como el que
vemos en la
imagen.
En primer lugar, en el desplegable Rtulo debemos seleccionar entre Ecuacin, Ilustracin o Tabla.
En el campo Ttulo aparecer, por ejemplo, Ilustracin 1, si es la primera ilustracin que creamos,
Ilustracin 2, si es la segunda, etc. Si queremos cambiarlo debemos hacer clic en el botn Nuevo
rtulo. Lo que pongamos en el campo Ttulo luego podr aparecer en la referencia cruzada segn el
campo Referencia a.
Una vez completado este cuadro de dilogo pulsar en Aceptar y ya tendremos un elemento al que
asignar la referencia cruzada.
Las opciones del cuadro despegable Referencia a del cuadro de dilogo Referencia Cruzada, para los
tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla son:
Todo el epgrafe. Muestra todo, el rtulo, el nmero y el texto de la ilustracin.
Slo rtulo y nmero. Muestra el rtulo y el nmero.
Slo texto del epgrafe. nicamente muestra el texto.
Nmero de pgina. El nmero de pgina donde se encuentra la ilustracin.
Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de dnde
hayamos situado la referencia nos mostrar ms adelante si la referencia se encuentra
posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar ms atrs si la
referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.
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REFERENCIAR TTULOS
En este ejercicio vamos a crear unas referencias cruzadas a los ttulos del documento.
Sitate al final del ltimo apartado (Cerrar Word). Se trata de la penltima pgina.
A continuacin, crea el ttulo Conclusin, que utilizar el estilo Ttulo 2.
Como contenido de este apartado, escribe En esta unidad hemos aprendido a terminando la frase
con un espacio.
Luego haz clic en Insertar > Referencia cruzada.
En el cuadro de dilogo Referencia cruzada, selecciona Ttulo como Tipo.
Justo abajo, en el apartado Para qu ttulo, vers un esquema con los ttulos del documento.
Selecciona Ejecutar Word.
En Referencia a, selecciona Texto del ttulo.
Presiona Insertar y despus Cerrar. El texto se insertar como una referencia, de modo que ahora
podremos leer En esta unidad hemos aprendido a Ejecutar Word.
Podemos modificar el texto y sigue funcionando como una referencia cruzada a nuestro ttulo. Por
ejemplo, cambia Ejecutar por iniciar.
Al dejar el cursor sobre el texto iniciar Word, un recuadro informativo nos indicar que pulsando
CTRL y haciendo clic sobre l podremos seguir el enlace.
Contina editando el texto de este nuevo apartado. Incluye un punto final y un espacio. A
continuacin escribe Tambin hemos estudiado lo bsico para crear terminando la frase con un
espacio.
Haz clic en el botn Referencia cruzada de la ficha Insertar.
Lo normal ser que el tipo Ttulo se mantenga seleccionado. Selecciona el ttulo El primer texto y
asegrate de que en la opcin Referencia a est seleccionado Texto del ttulo.
Presiona Insertar y despus Cerrar.
El texto ser Tambin hemos estudiado lo bsico para crear El primer texto. Cambia El por un.
Ahora vamos a comprobar que el enlace funciona. Pulsa la tecla CTRL y haz clic sobre el texto un
primer texto. Word te situar en el apartado El primer texto del documento.
Guarda los cambios, pero no cierres el documento, ya que lo utilizars en el ejercicio siguiente.
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Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad
del documento y aplicar los cambios despus seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento.
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratn encima aparece un
"bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superndice
nos lleva a la nota al pie / nota al final referente al superndice.
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CONTENIDO
HIPERVNCULOS.
TIPOS DE HIPERVNCULOS
CREACIN DE PGINAS WEB
BARRAS DE HERRAMIENTAS WEB
INTRODUCCIN A MACROS
CREACIN DE UNA MACRO
EJECUCIN DE UNA MACRO
ELIMINACIN DE UNA MACRO
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6. QU ES UN HIPERVNCULO?
Un hipervnculo es un enlace, normalmente entre dos pginas web de un mismo sitio, pero un enlace
tambin puede apuntar a una pgina de otro sitio web, a un fichero, a una imagen, etc. Para navegar al
destino al que apunta el enlace, hemos de hacer clic sobre l. Tambin se conocen como hiperenlaces,
enlaces o links.
6.1. Dependiendo de cul sea el destino, hacer clic en un hipervnculo puede hacer que ocurran varias
cosas. Si el destino es otra pgina web, el navegador la cargar y la mostrar, pero si el destino es un
documento de Word, el navegador nos dar la posibilidad de abrir una sesin de Word.
Por lo tanto, podemos usar los hipervnculos para conducir a los visitantes de nuestro sitio web
por donde queramos.
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Para trabajar con una pgina web, disponemos de la vista Diseo Web, en la barra de vistas o en la pestaa
Vistas.
A partir de este punto, trabajaremos con la pgina de la forma que estamos acostumbrados para el
resto de documentos.
Luego veremos que, por las caractersticas del HTML, una pgina Web no soporta todo el formato
de Word, y al guardarla, se modificarn.
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Aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen, debemos rellenar el campo Texto y el
campo Direccin, veamos cmo hacerlo:
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Texto.
Es el texto que contiene el hiperenlace, puedes seleccionarlo en el documento con lo cual ya aparecer en
este campo o escribirlo. En el caso de crear un enlace a partir de una imagen, deberemos seleccionarla antes
de hacer clic en el botn de hiperenlace, y veremos que el texto que se muestra es <Seleccin del
documento>.
Vincular a.
Aqu tenemos cuatro opciones segn vemos en los cuatro iconos de la parte izquierda:
Archivo o pgina Web existente. En el campo Direccin escribiremos una direccin completa de
Internet (URL) si queremos enlazar con una pgina de Internet, por ejemplo,
http://www.google.com/index.htm
Tambin podemos escribir la direccin de una pgina de nuestro mismo servidor Web, por
ejemplo, tema_14_word.htm, como la pgina est en nuestro servidor no hace falta indicar la primera
parte de la direccin (http://www.hotmail.com)
Si la pgina estuviese en otro directorio habra que indicarlo, por ejemplo,
Word2010/tema_14_word.htm.
Lugar de este documento. Utilizaremos esta opcin si queremos que nuestro hipervnculo nos lleve a
un lugar en el mismo documento donde nos encontramos.
Crear nuevo documento. El hiperenlace nos llevar al documento que vamos a crear en este
momento. En el cuadro de dilogo que aparecer escribir el nombre del archivo nuevo en el campo
Nombre del nuevo documento.
En la parte derecha del cuadro de dilogo tenemos unos botones que vamos a ver ahora.
Info. de pantalla... Al hacer clic aparece este cuadro de dilogo para que introduzcamos el texto de
la sugerencia
Si queremos que nuestro hiperenlace nos lleve a un archivo, con este botn podemos elegir ese
archivo en nuestro disco. Se abrir una ventana como la que aparece cuando utilizamos el comando
Abrir archivo.
Una vez encontrado el archivo pulsar INTRO y se copiar en el campo Direccin.
Si estamos conectados a Internet, este botn abrir el navegador para que busquemos la pgina a la
que queremos que nos lleve el hiperenlace que estamos insertando.
Marcador... Nos muestra los marcadores que contiene la pgina web que tenemos seleccionada (si es que
los tiene). Basta hacer clic en uno de los enlaces que se nos mostrarn en una ventana como esta para que
el marcador se aada a la direccin de la pgina.
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Marco de destino... Una pgina web puede estar dividida en marcos o frames, aqu podemos
elegir en qu marco queremos que se abra la pgina apuntada por el hipervnculo. Al hacer clic
en este botn se abrir un cuadro de dilogo como el que ves aqu para que selecciones el marco
de destino. Puedes elegir entre las opciones que ves en la imagen.
Modificar enlaces:
Al seleccionar un elemento que contiene un hiperenlace y pulsar el botn derecho del ratn aparece la
ventana que ves aqu, al elegir la opcin Modificar hipervnculo se abrir el cuadro de dilogo Insertar
Hipervnculo, que acabamos de ver, donde podemos modificar todas las caractersticas del
hipervnculo.
Guardar la pgina
Si partimos de un documento en blanco, este no ser realmente una pgina Web hasta que no lo
guardemos como tal. Y si hemos abierto una pgina directamente desde su servidor, deberemos
guardarla en nuestro disco duro para salvar los cambios.
Para guardar el documento, basta con pulsar
la pestaa Archivo y la opcin Guardar o
Guardar como. El proceso ser el mismo,
tanto si se trata de una pgina nueva como si
queremos guardar un documento de Word
como pgina web.
El dilogo Guardar como ya lo conocemos. Lo
que debemos modificar es el tipo de archivo,
eligiendo Pgina web en el desplegable donde
especificamos el tipo:
Podemos elegir varias opciones:
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La opcin Pgina web, filtrada, nos dar el mismo resultado que el tipo Pgina web, pero aade
menos cdigo a la pgina generada por lo que a menudo se prefiere esta opcin.
Si en la pgina hay elementos especiales como imgenes, estas se guardan cada una en un archivo y
estos archivos especiales en una carpeta con el mismo nombre que la pgina web.
Si elegimos pgina Web de un slo archivo, se genera un nico archivo que lleva incorporadas las
imgenes, de la misma forma que en el .doc tenemos las imgenes incrustadas dentro del documento,
en un archivo .htm las imgenes estarn incrustadas en el documento.
Al elegir cualquiera de estos tres tipos de archivo, aparece una caja de texto donde se especifica el
Ttulo de la pgina. Para cambiarlo debemos hacer clic en el botn Cambiar ttulo.
Este ttulo no tiene nada que ver con el nombre del documento Web que damos cuando guardamos
nuestro archivo. Aqu nos referimos al propio ttulo de la pgina Web. Este ttulo es el que se ver en la
barra de ttulo del navegador y en lista de Favoritos, cuando se guarde nuestra pgina en Favoritos, y
tambin el ttulo que se suele ver cuando un buscador lista nuestra pgina.
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6.5. MACROS
Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podran realizarse automticamente
utilizando las propiedades de las macros.
Una macro no es ms que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden que el usuario
decide, actuando como una nica instruccin y que pueden asignarse a un botn.
Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:
Automatizar una serie de pasos.
Personalizar la barra de acceso rpido aadindole nuevas funcionalidades.
Insertar texto o grficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el eslogan de la empresa,
si lo tenemos en una macro nicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo insertamos
mediante una macro.
Si disponemos de los conocimientos necesarios podemos hacer macros que funcionen como si fueran
comandos de Word y aadirlos a la barra de herramientas o asociar cada macro a una combinacin
de teclas especfica. Esto lo veremos a lo largo de la unidad.
Macros de Word
Antes de empezar a crear macros, conviene saber que Word ya contiene una serie de comandos ya
definidos. Para consultarlos seguiremos los siguientes pasos:
Accede a la pestaa Vista > Macros > Ver macros... Aparece el cuadro de dilogo Macros.
- En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word. Podrs ver la lista con los comandos
disponibles en Word.
Lo nico que podremos hacer con estos comandos es ejecutarlos de forma normal o, si estn compuestos de
una serie de pasos, ejecutarlos Paso a paso. Al ser propios de Word, no podremos modificarlos.
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Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya exista o de un comando existente en Word las
acciones de la nueva macro sustituirn a la macro anterior o al comando de Word que haba antes.
Por tanto debemos tener mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la macro.
Dentro de la zona Asignar macro a podemos seleccionar el detonante de la macro, que podr ser
un botn o una combinacin de teclas. Al hacer clic sobre el icono de Botn o el de Teclado
aparecern unos nuevos cuadros de dilogo, que veremos en el punto siguiente. No es necesario
utilizar estos botones desde este dilogo, podemos esperar a tener la macro grabada, y
posteriormente asignarla a un botn o a una combinacin de teclas.
En el desplegable Guardar macro en podemos seleccionar dnde vamos a guardar la macro. Por
defecto nos sugiere guardarla en la plantilla Normal.dotm que es la que el sistema utiliza para crear
todos los nuevos documentos.
Tambin podemos escribir una pequea Descripcin que resuman las funciones de la macro.
Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir
de ese momento podemos detener la grabacin desde el men Macro o
desde la barra de estado pulsando en el botn cuadrado.
Tambin podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero del ratn se
transforma con la imagen de una cinta.
Guardar la macro.
Desde el men tenemos la posibilidad de Pausar la grabacin si queremos efectuar alguna
accin que no deseamos que se guarde.
Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro
seleccionamos la opcin de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine
de guardar la macro. La macro se guarda automticamente una vez hemos pulsado el botn, pero es
conveniente asignarla a un botn o a una combinacin de teclas, como veremos a continuacin.
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Debemos tener en cuenta no utilizar una combinacin ya existente para otro tipo de comando.
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Ejercicio 2: En este ejercicio aprenderemos cmo visualizar el cdigo fuente de una macro. Esto nos
permitira editarla, si disponemos de conocimientos de programacin.
Para poder realizar este ejercicio es necesario haber realizado el anterior, en que se creaba la macro
sobre la cul trabajaremos. Obviamente deberemos realizarlo en el mismo equipo en que hicimos el
anterior, ya que la macro se guard en la plantilla bsica Normal.
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AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la plantilla donde tenemos la
macro.
AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde tenemos la macro
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