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Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo

Instituto de Informtica

Programa

SIADE

Sistemas de Informao de Arquivo e Documentos Electrnicos

Recomendaes
para a gesto de documentos
de arquivo electrnicos

1. Contexto de suporte

Elaborado por:
Francisco Barbedo
Eugnia Gomes
Ceclia Henriques

Lisboa
2000

IAN/TT e II, 2000


Catalogao:
Portugal. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, e outro
Recomendaes para a gesto de documentos de arquivo electrnicos/ Instituto dos
Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, Instituto de Informtica
1v.: Contexto de suporte. - p.
ISBN 972-8107-59-5
I Portugal. Instituto de informtica
CDU 651.51
004

Impresso e acabamento: Guide Artes grficas, Lda.


Depsito Legal n 160324/01

SUMRIO

O Programa SIADE

Recomendaes para a Gesto de Documentos de Arquivo Electrnicos

Contexto de suporte

1. Rede de apoios

1.1 Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo

1.2 Instituto de Informtica

10

1.3 Secretariado para a Modernizao Administrativa

12

2. Fontes de autoridade

14

2.1 ndice temtico

16

2.2 Normas e recomendaes

19

2.3 Legislao

40

3. Anexos

46

Siglas e acrnimos

46

Glossrio

47

O PROGRAMA SIADE

A utilizao crescente das tecnologias de informao e de comunicao, associada s


exigncias suscitadas pela implantao da Sociedade da Informao, levantam
problemas novos na produo e gesto dos documentos de arquivo, nomeadamente
no que respeita s garantias de fidedignidade, autenticidade e acesso continuado,
propsitos s conseguidos mediante a implantao de programas adequados de gesto
documental, integrados em sistemas de arquivo e informao, especificamente
concebidos ou reformulados para o efeito.
Constatada a ausncia, na Administrao Pblica, de linhas condutoras que possam
auxiliar as instituies a desenvolver as suas prprias aces programticas na gesto
de documentos de arquivo electrnicos, e considerando que s atravs de uma aco
concertada que promova a convergncia multidisciplinar se podero desenhar solues
estruturadas e sistemticas, o Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo
(IAN/TT) e o Instituto de Informtica (II) entenderam estabelecer, em Dezembro de
1998, um protocolo de cooperao do qual emergiu o programa SIADE (Sistemas de
Informao de Arquivo e Documentos Electrnicos), que visa os seguintes objectivos
especficos:

Elaborao de recomendaes gerais para a gesto de documentos de arquivo


electrnicos, tendencialmente dirigidas Administrao Pblica;
Apresentao de propostas/recomendaes tendentes elaborao e actualizao
legislativa especfica;
Interveno no sentido de incrementar a produo de Normas Portuguesas
enquadradas em orientaes e directivas nacionais, europeias e/ou internacionais;
Definio de um modelo de integrao dos sistemas de arquivo nos sistemas de
informao dos organismos da Administrao Pblica;
Promoo de um quadro de formao adequado aos objectivos do programa.

Para a prossecuo destes objectivos foi constitudo um grupo de trabalho sob a


coordenao cooperativa do IAN/TT e do II, o qual funciona no mbito da Comisso
Intersectorial de Informtica. So os seguintes os contactos permanentes do grupo de
trabalho:
Dra. Ceclia Henriques (IAN/TT): cecilia@iantt.pt
Dra. Eugnia Gomes (II): eugenia.gomes@inst-informatica.pt
Dr. Francisco Barbedo (Arquivo Distrital do Porto): fbarbedo@mail.telepac.pt
O grupo est aberto participao de outros elementos que se reconheam num ou
em vrios dos objectivos acima expressos, tanto da Administrao Pblica como de
sectores acadmicos e de investigao, sendo desejveis quer colaboraes
conjunturais quer sugestes de correco/actualizao aos produtos que forem sendo
disponibilizados.

RECOMENDAES
PARA A GESTO DE
DOCUMENTOS DE ARQUIVO ELECTRNICOS

Dos vrios objectivos definidos para o programa SIADE, foi considerado prioritrio o
que respeita elaborao de recomendaes para a gesto de documentos de arquivo
electrnicos, opo confirmada pelas concluses obtidas a partir de dois inquritossondagem dirigidos em 1999 Administrao Pblica.
Conclumos que, na generalidade dos casos:

A gesto de documentos no plenamente reconhecida como funo


organizacional;
A debilidade do controlo arquivstico no uma caracterstica exclusiva do
universo dos documentos electrnicos;
Por princpio, os documentos de arquivo electrnicos no so considerados
documentos principais;
No so reconhecidos requisitos especficos diferenciadores entre sistemas de
informao e sistemas de arquivo;
No existe a preocupao de preservar, a longo prazo, o acesso aos documentos
electrnicos;
Aos documentos electrnicos reconhecido apenas um valor efmero.

As Recomendaes para a gesto de documentos de arquivo electrnicos que agora


comeam a ser disponibilizadas, desenvolver-se-o em vrios cadernos temticos,
agregados em trs partes estruturantes:

Contexto de suporte implementao de aces programticas nos diversos


organismos da Administrao Pblica portuguesa. Pretende fornecer informaes
sobre os tipos de apoio que alguns organismos de coordenao sectorial
disponibilizam e que podem ser usufrudos no mbito de processos de concepo e
implementao de sistemas de gesto de documentos de arquivo electrnicos,
bem como sistematizar as fontes de autoridade que devem informar os referidos
processos.
Concepo dos sistemas. Pretende fornecer instrumentos orientadores para a
identificao, em cada organismo, dos requisitos funcionais do seu sistema de
gesto de documentos de arquivo electrnicos.
Problemas e solues especficas. No pressuposto de que nem todos os
organismos da Administrao Pblica tero condies para proceder a uma
reengenharia completa dos seus sistemas de informao por forma a torn-los
aptos a gerir documentos de arquivo, esta terceira parte pretende fornecer
orientaes para uma abordagem parcelar, podendo reportar-se tanto a funes
no mbito da gesto documental como considerao de tipos particulares de
documentos electrnicos.

CONTEXTO DE SUPORTE

1. REDE DE APOIOS
Foram aqui considerados alguns organismos que incorporam nas respectivas misses
componentes de apoio Administrao Pblica, em geral, em domnios que de forma
mais ou menos directa devem ser considerados na concepo e implantao de
sistemas de gesto de documentos de arquivo electrnicos: o domnio arquivstico,
representado pelo Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo e arquivos
dependentes (arquivos distritais), o domnio tecnolgico, representado pelo Instituto
de Informtica, e o domnio administrativo, representado pelo Secretariado para a
Modernizao Administrativa.
Relativamente a cada organismo so seguidamente dados os respectivos contactos,
identificada de forma genrica a sua misso e referidos os produtos e/ou servios que
disponibilizam Administrao Pblica, em especial aqueles que mais directamente
podem ser inscritos no mbito de uma (re)organizao de arquivos electrnicos.

1.1 INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/ TORRE DO TOMBO


Alameda da Universidade
1649-010 LISBOA
Telef: 21 7811500
Fax: 21 7937230
Endereo electrnico: dc@iantt.pt
Website: http://www.iantt.pt
Misso
O Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo (IAN/TT) um organismo
tutelado pelo Ministrio da Cultura, dotado de autonomia administrativa e de
personalidade jurdica, com orgnica aprovada pelo Decreto-Lei n 60/97, de 20 de
Maro.
Tem por misso a execuo da poltica arquivstica nacional, com incidncia na
salvaguarda e valorizao do patrimnio arquivstico nacional, na promoo da
qualidade dos arquivos enquanto recurso da actividade administrativa e na
salvaguarda e garantia dos direitos do Estado e dos cidados consubstanciados nos
arquivos sua guarda.
Do alargado leque de competncias sublinha-se, no presente contexto, o apoio aos
servios de origem na implantao de sistemas de gesto de documentos de arquivo,
bem como, de acordo com o artigo 1 do Decreto-Lei n 447/88, de 10 de Dezembro,
a emisso de parecer sobre os projectos de portarias de gesto de documentos.

Produtos e servios
No cumprimento da sua misso, especificamente no que concerne promoo da
qualidade dos arquivos enquanto recurso da actividade administrativa, o IAN/TT
disponibiliza Administrao Pblica alguns produtos e servios, tendentes,
designadamente, a apoiar a concepo e implantao de sistemas de gesto integrada
de arquivos:
Consultoria

Apoio identificao de requisitos funcionais de sistemas de gesto de


documentos de arquivo;

Apoio concepo de sistemas de classificao;

Apoio concepo de instrumentos de descrio e pesquisa;

Apoio elaborao de portarias de gesto de documentos;

Apoio elaborao de relatrios de avaliao de documentao acumulada.


Formao

Cursos regulares de curta durao sobre gesto de documentos de arquivo,


especialmente dirigidos a funcionrios da Administrao Pblica que, trabalhando
em arquivos, no possuam formao especfica na rea;

Seminrios especialmente dirigidos a tcnicos superiores de arquivo.


Programas especficos

Programa de Apoio Rede de Arquivos Municipais (PARAM): programa de apoio


tcnico e financeiro implantao de sistemas de gesto integrada de arquivos
municipais.
Informao e Documentao
A biblioteca do IAN/TT tem como principal objectivo o apoio ao trabalho tcnico
interno. , no entanto, acessvel a utilizadores externos, proporcionando o acesso a
alguns instrumentos de normalizao internacionais e a informao tcnica na rea da
arquivstica, expressa em manuais, actas de Congressos, Estudos RAMP ou artigos
publicados em revistas da especialidade (ALA: revista de la asociacin
latinoamericana de archivos, Archimag, Archivaria, Archivum, Info-Imagem, Insar,
Janus, Journal of the Society of Archivists, La Gazette des Archives, The American
Archivist, etc.).
Publicaes

Manual para a gesto de documentos. IAN/TT, Lisboa, 1998.

ISAAR (CPF): Norma Internacional para os Registos de Autoridade Arquivstica


relativos a Instituies, Pessoas singulares e Famlias. IAN/TT e BAD, Lisboa,
1998.

Orientaes tcnicas para avaliao de documentao acumulada. IAN/TT, Lisboa,


1999.

1.1.1 ARQUIVOS DISTRITAIS


Os arquivos distritais, dependentes do IAN/TT, prestam igualmente apoio tcnico ao
exterior, a organismos da Administrao Pblica e Municipal, e at a entidades
privadas, no mbito do respectivo Distrito. Embora especialmente vocacionados para
a promoo da salvaguarda e valorizao do patrimnio arquivstico enquanto
fundamento da memria colectiva e fonte de investigao cientfica, desenvolvem
igualmente actividades de apoio organizao de arquivos administrativos.

Arquivo Distrital de Aveiro


Centro Cultural e Congressos
Cais da Fonte Nova
Apartado 442
3810-200 AVEIRO
Telef.: 234421998
Fax: 234421998
Arquivo Distrital de Beja
Avenida Vasco da Gama
7800-397 BEJA
Telef.: 284310670
Fax: 2844310671
Website: hrrp://www.cidadevirtual.pt/arq-dist-Beja
Arquivo Distrital de Bragana
Convento de So Francisco
Rua Miguel Torga
5300-037 BRAGANA
Telef.: 273300270
Fax: 273300270
Arquivo Distrital de Castelo Branco
Casa dos Mota
Praa de Cames
6000-116 CASTELO BRANCO
Telef.: 272339120
Fax: 272339129
Arquivo Distrital de vora
Largo dos Colegiais, n 3
7000-803 VORA
Telef.: 266758730
Fax: 266705602
Arquivo Distrital de Faro
Rua Coronel Antnio Santos Fonseca
8000-247 FARO
Telef.: 289810640
Fax: 289801525
Endereo electrnico: arqdistfaro@mail.telepac.pt
Website: http://www.terravista.pt/porto-santo/2133/index.html
Arquivo Distrital da Guarda
Largo General Humberto Delgado
6300-712 GUARDA
Telef.: 271200770
Fax: 271200775
Arquivo Distrital de Leiria
Rua Marcos Portugal , n 4
Apartado 1145
2411-997 LEIRIA
Telef.: 244820050
Fax: 244820059
Arquivo Distrital de Lisboa
Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo
Alameda da Universidade
1649-010 LISBOA
Telef: 21 7811500
Fax: 21 7937230

Arquivo Distrital de Portalegre


Palcio Barahona
Largo Serpa Pinto
7300-102 PORTALEGRE
Telef: 245331410
Fax: 245331430
Arquivo Distrital do Porto
Rua das Taipas, 90
4050-598 PORTO
Telef: 223395170
Fax: 223395179
Endereo electrnico: info@adporto.org
Website: http://www.adporto.org
Arquivo Distrital de Santarm
Rua Passos Manuel
2000-118 SANTARM
Telef: 243332707
Fax: 243332707
Arquivo Distrital de Setbal
Rua Gama Braga, 15
2900-102 SETBAL
Telef: 265543260
Fax: 2265543269
Endereo electrnico: arqdist.setubal@mail.telepac.pt
Arquivo Distrital de Viana do Castelo
Rua Manuel Espregueira, 140
4900-318 VIANA DO CASTELO
Telef: 258800620
Fax: 258800629
Arquivo Distrital de Vila Real
Av. Almeida Lucena, 5
5000-660 VILA REAL
Telef: 259338020
Fax: 259325712
Endereo electrnico: advrl@mail.telepac.pt
Arquivo Distrital de Viseu
Largo de St Cristina
3500-181 VISEU
Telef: 232430380
Fax: 232421800
Endereo electrnico: advis@ad-viseu.com
Website: http://www.ad-viseu.com

1.2 INSTITUTO DE INFORMTICA


Av. Leite de Vasconcelos, n. 2
Alfragide
2724-502 AMADORA
Tel.: 21 472 3100
Fax: 21 472 3103
Endereo electrnico: sec-cdir@inst-informatica.pt
Website: http://www.inst-informatica.pt
Misso
O Instituto de Informtica (II) um organismo do Ministrio das Finanas dotado de
autonomia administrativa e com personalidade jurdica, criado em 11 de Novembro de
1977, e que tem a sua orgnica regulamentada pelos Decretos-Lei n.s 464/77, de 11
de Novembro e 143/98, de 22 de Maio, cujas funes esto orientadas para a
promoo, desenvolvimento, implementao e explorao de sistemas e tecnologias
de informao.
Produtos e servios
O Instituto de Informtica, no contexto da sua misso genrica de contribuir para a
eficcia do aparelho administrativo do Estado, pe disposio da Administrao
Pblica um conjunto de produtos e servios, tendentes, designadamente, a promover e
acompanhar a utilizao de sistemas e tecnologias de informao.
Assim, presta servios de:
Consultoria
1. Consultoria Informtica

Apoio definio estratgica e ao planeamento de infra-estruturas


tecnolgicas;

Apoio contratao de bens e servios de informtica;

Produo de especificaes enquadradas nas normas europeias e


internacionais de Tecnologias de Informao e Comunicao, decorrente da
aplicao da Directiva 87/95/CEE ;

Acompanhamento da implementao, do fornecimento e respectiva avaliao.


2. Consultoria em Gesto de Sistemas e Tecnologias de Informao

Consultoria em Planeamento Estratgico de Sistemas de Informao (PESI);

Apoio contratao de estudos de PESI no mercado.


Informao e Documentao
A Biblioteca do Instituto de Informtica tem como principal objectivo dar apoio
informativo e documental aos seus utilizadores, proporcionando em tempo oportuno
uma informao especializada, essencialmente nas seguintes grandes reas:
-

Informtica
Comunicao de Dados
Organizao e Gesto
Sistemas de Informao
Qualidade
Administrao Pblica

Publicaes

Revista.

Cadernos de Gesto.

Guias Tcnicos (tm como objectivo constituir um conjunto de referenciais


metodolgicos para os Organismos da Administrao Pblica em vrias reas
tcnicas).

Informtica na A.P. (Relatrios de apresentao do tratamento de dados de


inqurito realizado sobre a situao da informtica na Administrao Pblica).

10

Folhetos de Divulgao
Esto publicados diversos folhetos contemplando os seguintes temas:

1
2
3
4
5
6
7
8
9

Como Seleccionar um Computador Pessoal


Segurana - Uma Exigncia das Tecnologias da
Informao
(Enquadramento Legal)
Segurana - Uma Exigncia das Tecnologias da
Informao
(Recomendaes para Gestores)
Segurana - Uma Exigncia das Tecnologias da
Informao
(Recomendaes para Tcnicos de Informtica)
Segurana - Uma Exigncia das Tecnologias da
Informao
(Recomendaes para Utilizadores)
Desenvolvimento de Software
(Contributo para uma boa prtica)
Guia de Aquisies
(Contratao do Fornecimento de Bens e da
Prestao de Servios de Informtica)
Guia de Aquisies98
(Contratao do Fornecimento de Bens e da
Prestao de Servios de Informtica)
Correio Electrnico na A.P.

Abril 1994
Maio 1994
Abril 1995
Abril 1995
Abril 1995
Junho 1996
Julho 1996
Junho 1998
Setembro
1998

11

1.3 SECRETARIADO PARA A MODERNIZAO ADMINISTRATIVA


Rua Almeida Brando, 7
1200-602 Lisboa
Tel.: 21 392 15 00
Fax: 21 392 15 99
Endereo electrnico: sma@sma.gov.pt
Website: http://www.sma.gov.pt
Misso
O Secretariado para a Modernizao Administrativa (SMA), dotado de uma estrutura
de misso, um instrumento de potenciao do desenvolvimento econmico-social e
da cidadania, por um lado, e de garantia de uma gesto pblica que se paute pela
eficcia, eficincia e qualidade do sector, num quadro marcado por exigncias de
produtividade e modernizao administrativa, por outro. So estes os princpios que,
explicitamente assumidos no Programa do XIII Governo Constitucional, enformam uma
nova estratgia para a Administrao Pblica, que o Decreto Lei n. 395/98, de 17 de
Dezembro, pretende concretizar.
O SMA tem por misso o estudo, a concepo, a promoo e o apoio execuo de
medidas e projectos no domnio da modernizao administrativa, tendo em vista,
designadamente:
a) Aproximar a Administrao Pblica dos cidados, garantindo uma melhor cidadania
e uma maior governabilidade;
b) Promover a criao de uma nova cultura de gesto que faa apelo optimizao
dos servios, numa perspectiva criativa e inovadora da racionalizao dos meios e
qualidade dos resultados;
c) Contribuir para a definio e aplicao das polticas de desburocratizao e
simplificao administrativa da gesto e qualidade do servio pblico e de
receptividade e transparncia da Administrao Pblica.
Produtos e servios
O SMA no mbito da sua misso disponibiliza ao Cidado e Administrao Pblica um
conjunto de servios e produtos facilitadores da acessibilidade interna e externa
Administrao Pblica.
Assim:
Consultoria
1. Consultoria Tcnica

Apoio implementao de sistemas de qualidade em Servios Pblicos (DecretoLei n 166-A/99, de 13 de Maio).


2. Consultoria Tcnico-Jurdica

Apoio e acompanhamento da execuo das medidas legislativas que visam a


desburocratizao, simplificao de actos administrativos, gesto e qualidade da
Administrao Pblica.
Informao e Documentao

Gesto do Sistema Interdepartamental de Informao sobre a Administrao


Pblica ao Cidado INFOCID.
Este sistema resulta da cooperao de 40 servios pblicos produtores de
informao especfica de cidadania que abrange 15 reas temticas,
designadamente: Cidado e Famlia, Segurana Social, Juventude, Emprego e
Formao, Sade, Educao, Vida Cvica, Fiscalidade, direito e Tribunais,
Habitao, Ambiente e Consumidor, Empresa e Economia, Trabalho, Cultura e
Turismo e Documentos e Licenas.
Contm, ainda:
Um Roteiro da Administrao Pblica directrio com os endereos dos Gabinetes
do Governo, Direces Gerais ou Servios equiparados e Autarquias Locais;

12

Sistema de Informao de Apoio ao Empresrio SIAE, abrangendo 9 reas de


informao.
Base de dados de Licenciamentos da Administrao Pblica (em fase de
restruturao).
Respblica apontador de onde constam todos os e-mails e home-pages da
Administrao Pblica (a funcionar em breve).
Programa de gesto de endereos da Administrao Pblica PGE, tambm
disponvel em disquete.
O INFOCID est disponvel em CD-ROM, Quiosques multimdia e Quiosques
multibanco e, ainda, atravs da Internet.

Publicaes

Roteiro da Administrao Pblica

Administrao Pblica e Qualidade

Desburocratizao: uma Administrao para o Sculo XXI

Contributos para uma nova Cultura de Gesto Pblica

Gesto de Qualidade: Conceitos e Instrumentos

Auto-Avaliao da Qualidade em Servios Pblicos

Servios Pblicos: da Burocracia Qualidade

13

2. FONTES DE AUTORIDADE
seguidamente apresentado um conjunto de diplomas legais, normas e
recomendaes que devem informar as opes polticas, estratgicas e procedimentais
na concepo e implantao de sistemas de gesto de documentos de arquivo
electrnicos.
Na seleco dos documentos a que se faz referncia, foram sobretudo considerados os
domnios arquivstico e tecnolgico. O domnio administrativo foi abordado apenas
numa perspectiva global.
Assim, a relao de fontes de autoridade que a seguir se apresenta deve, em cada
organismo especfico, ser completada com a identificao de disposies reguladoras
de processos administrativos especficos, de disposies reguladoras da rea de
actividade em que o organismo se insere, bem como de quaisquer regulamentos
internos ou outros documentos de definio de polticas.
Mesmo nos domnios arquivstico e, sobretudo, tecnolgico, no foi efectuada uma
relao exaustiva das disposies normativas. Os critrios que informaram a seleco
efectuada privilegiaram:

as normas gerais, relativamente s que se aplicam apenas a certo tipo de


instituies particulares;

as normas que de alguma forma podem influenciar a prtica arquivstica,


relativamente s que se dirigem a segmentos funcionais muito especficos e
essencialmente tecnolgicos;

as normas j consolidadas, relativamente normas ainda no estveis.


Sempre que se detectou correspondncia entre normas produzidas por diferentes
organismos de normalizao, do mesmo dado conhecimento.
Para entrada principal optou-se por, em primeiro lugar, referenciar normas
portuguesas (NP), em segundo lugar normas europeias (EN), em terceiro lugar normas
internacionais (IEC, ISO) e, por ltimo, normas produzidas por outros organismos de
normalizao (AFNOR, ANSI, AS, BSI, etc.), sempre que as mesmas se tenham
revelado importantes.
A escassez de normas para a rea especificamente arquivstica levou-nos a referenciar
igualmente alguns documentos disponveis na Internet, trabalhos de investigao
particulares com recomendaes/ orientaes tcnicas para a gesto de documentos
de arquivo electrnicos, que reputamos do mximo interesse.
Numa primeira parte, para mais fcil consulta, os documentos (diplomas legais,
normas e/ou recomendaes) encontram-se agrupados em 13 grupos de informao:

Geral;

Concepo de sistemas de informao de arquivo;

Concepo de infra-estrutura tecnolgica;

Valor probatrio e admissibilidade legal;

Meta informao;

Recuperao de informao e de documentos;

Privilgios de acesso;

Prazos de conservao;

Segurana;

Gesto electrnica de imagem;

Formatos;

Armazenamento;

Plataformas de pesquisa.

14

Para cada grupo de informao foram identificadas as funes principais associadas e


respectivos objectivos, o que proporciona, desde logo, uma primeira identificao do
seu contexto de aplicao e de destinatrios preferenciais.
Alguns documentos so referidos em mais que um grupo de informao, o que
acontece sempre que a amplitude dos mesmos o justifique.
Numa segunda parte apresentada a descrio de cada documento onde, para alm
da identificao genrica, se procurou associar, sempre que possvel:

comentrio e/ou desenvolvimento de contedo;

gradao de interesse (de *escasso a ****fundamental);

correspondncia, no caso das normas, com outros organismos de normalizao.

A aquisio de normas, nacionais ou internacionais, deve ser dirigida ao


Instituto Portugus da Qualidade
Rua Antnio Gio, 2
2829-513 CAPARICA
Telef.: 21294 8100
Fax: 212948260
Endereo electrnico: ipq@mail.ipq.pt
Website: http://www.ipq.pt

Uma pesquisa mais exaustiva sobre a produo normativa pode ser efectuada a partir
do website:
http://www.diffuse.org/diffuse.html

15

2.1 ndice temtico

2.1.1 Geral
Normalizao de informao base
Enquadram-se neste captulo as actividades gerais que podem ser utilizadas
para constituio, informao e fundamentao de um Sistema de Arquivo.
Normas
1, 2, 3
Legislao
76, 77, 78, 79, 80, 81, 82

2.1.2 Concepo de Sistemas de Informao de Arquivo


Funo planeamento e controlo
Normas e especificaes que se enquadram na concepo e implementao de
sistemas de arquivo, compreendendo a gesto documental e a preservao
continuada de documentos electrnicos.
Normas:
4, 5, 6, 7, 8, 9, 51
Legislao
76, 77

2.1.3 Concepo de infra-estrutura tecnolgica


Funo planeamento e controlo | Tecnologias de Informao
Normas relativas criao de infra-estrutura informtica considerada como
vertente de um Sistema de Informao. Considerou-se til focar esta rea dada
a produo de documentos electrnicos ser inevitavelmente influenciada por
ela. No foi abrangida a parte de telecomunicaes.
Normas
10, 11, 12, 13, 51
Legislao
83, 84, 85, 86, 87, 101

2.1.4 Valor probatrio e admissibilidade legal


Funo planeamento e controlo | Sub-funo planeamento de sistema de
arquivo
A caracterstica marcante do documento de arquivo a sua essncia e
substncia evidenciais, i.e., o facto desse documento surgir da ocorrncia de
uma transaco especfica da qual constitui prova. Nesse sentido todo o sistema
de arquivo dever informar e contemplar procedimentos e normas que
assegurem a aquisio e preservao do valor evidencial do documento.
Normas
14, 15, 16, 17, 18, 19, 20
Legislao
86, 88, 89, 90, 91

2.1.5 Meta-informao
Funo autenticidade | Funo preservao | Funo controlo
A atribuio de meta-informao aos documentos ou conjuntos de documentos
de arquivo, efectuada no momento o mais prximo possvel da sua produo
e/ou comunicao, promovida atravs da descrio de informao do contexto
funcional, administrativo e tecnolgico de produo, insere-se em trs
vertentes funcionais complementares: a recuperao de informao e
documentos, a garantia da sua fidedignidade e autenticidade, bem como de um
acesso continuado aos mesmos.
Normas
9, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 42, 52, 53

16

2.1.6 Recuperao de informao e de documentos


Funo controlo | Funo acesso
Recuperar informao e documentos dentro do sistema de arquivo seja ele
concentrado, disperso ou distribudo. Em ambiente digital esta actividade pode
tornar-se complexa, atendendo ao seu possvel fraccionamento e disperso por
diversos ficheiros. O sistema de arquivo dever contemplar mecanismos e
estruturas que permitam uma eficaz recuperao que no caso de documentos
de arquivo obedece a objectivos acima de tudo evidenciais.
Normas
28, 29, 30, 31, 42, 58, 74, 75

2.1.7 Privilgios de acesso


Funo controlo | Segurana de preveno
O sistema de arquivo deve estabelecer condies de acesso internas e externas
informao, por forma a compatibilizar o direito informao com o direito
privacidade e proteco das pessoas, singulares e colectivas, e com
exigncias de segurana nacional.
Legislao
76, 92, 93, 94, 95, 96, 97

2.1.8 Avaliao, Seleco e eliminao


Funo planeamento e controlo
Avaliar documentos independentemente do seu suporte ou formato, por forma
a definir prazos de conservao administrativa e destino final. Seleccionar
documentos de conservao definitiva e de conservao provisria.
Implementar operaes de transferncia para sistemas de armazenamento
secundrios, bem como operaes de eliminao no caso de documentos de
conservao provisria, findos os respectivos prazos de conservao
administrativa.
Normas
5, 6, 7, 8
Legislao
98, 99, 100

2.1.9 Segurana
Funo controlo | Preservao da integridade da informao.
O sistema de arquivo deve comportar mecanismos que dem garantias de que
mantm documentos autnticos e cuja confidencialidade, quando for caso
disso, est devidamente preservada. Deve para tanto articular procedimentos
preventivos com procedimentos de deteco de intruses.
Normas
15, 16
Legislao
101, 102, 103

2.1.10 Gesto Electrnica de Imagem


Funo workflow | Funo acesso | Funo preservao
Gerir imagem integrada em sistema criando Sistemas Electrnicos de Gesto de
Imagem (SEGIs). Pode incluir vrias componentes integradas, combinadas ou
autnomas: eg, aquisio de documentos internos, aquisio de documentos
externos, processamento de imagem, distribuio, circulao, substituio de
suporte, optimizao de acesso, etc.
Inclui-se nestes sistemas imagem analgica de microforma e respectiva
converso CIM e COM.
Normas
12, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45

17

2.1.11 Formatos
Funo preservao | Actividade estabilizao de informao
Definir formatos normalizados para migrar ou produzir de origem documentos
electrnicos, com o objectivo de:
1. estabilizar a informao por um maior perodo de tempo;
2. permitir a portabilidade e legibilidade do documento atravs de diferentes
plataformas tecnolgicas.
Normas
37, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53

2.1.12 Armazenamento
Funo acesso (recuperao de documentos) | Funo preservao
Concepo e implementao de sistema de armazenamento que permita gerir
as actividades relacionadas com a instalao provisria e definitiva de
documentos electrnicos e ainda com a preservao de suportes, de forma a
garantir a sua acessibilidade e legibilidade de forma continuada. O sistema
poder recorrer a vrios recursos essenciais, como Migrao e Refreshement, e
no essenciais como Gesto hierrquica de armazenamento, etc.
Normas
54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 69, 70,
71, 72, 73
Legislao
102

2.1.13 Plataformas de Pesquisa


Funo recuperao de informao e documentos
Desenvolvimento de mecanismos de pesquisa normalizados e independentes de
plataformas tecnolgicas.
Normas
74, 75

18

2.2 NORMAS E RECOMENDAES

NP EN ISO 9000 (Normas da srie ISO 9000)

Ttulo

Controlo de qualidade e qualidade total nas organizaes.

Contedo:

Normas procedimentais para concepo, implementao e/ou


reengenharia de processos funcionais e organizacionais para
adopo de sistema de qualidade total. Inclui a
reestruturao de processos de gesto de documentos
(independentemente do suporte).

Comentrio:

Norma de reestruturao organizacional mas que implica


reformulao de gesto documental.

Interesse da norma

**

ISO/IEC 6523-1:1998 e -2:1998

Ttulo

1. Information technology - Structure for the identification


of organizations and organization parts - Part 1:
Identification of organization identification schemes.
2. Information technology - Structure for the identification
of organizations and organization parts - Part 2:
Registration of organization identification schemes.

Contedo:

Especificaes sobre identificao de organizaes e partes


de organizaes.

Comentrio:

Normalizao
Potencialmente
classificao.

Interesse da norma

**

3.

de
til

nomenclatura
e
organigramas.
para elaborao de quadros de

ISO/TR 9007:1987

Ttulo

Information processing systems - Concepts and terminology


for the conceptual schema and the information base .

Contedo:

Define conceitos e termos para sistemas de processamento


de informao.

Comentrio:

til para normalizao da informao base.

Interesse da norma

**

4.

CCSDS 650.0-R-1 Red Book. Issue 1 July 1999.

Ttulo

Reference Model for an Open Archival Information System


(OAIS).

Contedo:

Modelo de referncia com modelao em UML e DFD sobre


sistema aberto de informao de arquivo para preservao e
acessibilizao de DAE.

Comentrio:

Ainda

no

norma

ISO

tendo

terminado

fase

de

19

comentrio. Vir a ser adoptado como norma ISO. Serve de


base de trabalho para a Preservation taskforce do projecto de
investigao internacional INTERPARES.
Interesse da norma

5.

****

AS 4390

Ttulo

Records Management

Contedo:

Norma sobre implementao de sistema de gesto de


documentos de arquivo nas organizaes, em 6 partes:
1- General;
2- Responsabilities;
3- Strategies;
4- Control;
5- Appraisal and disposal;
6- Storage.

Comentrio:

Norma fundamental para a concepo e implementao de


sistemas de arquivo integrados.

Interesse da norma

****

Norma equivalente

ISO/CD 15489 (draft: a ser publicada em 2001).

6.

http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement

Ttulo

Functional requirements for Electronic Records Management


Systems.

Tipo

Especificao.

Org. Responsvel

Public Record Office (UK).

Contedo:

Requisitos funcionais para concepo e implementao de


sistema de gesto de documentos de arquivo electrnicos.

Comentrio:

Modelao funcional e de contexto de um sistema de arquivo.


Especificaes importantes para aquisio e desenvolvimento
de software de gesto de documentos de arquivo.

Interesse:

****

7.

http://www.slais.ubc.ca/users/duranti/

Ttulo

The Preservation of the Integrity of Electronic Records.

Tipo

Modelo.

Org. Responsvel

Universidade de British Columbia (Canad).

Contedo:

Modelo em linguagem IDEF0 com notao ICOM relativo s


diversas funes que devem integrar um sistema de arquivo.

Comentrio:

Fundamental para planeamento conceptual e modelao de


sistemas de arquivo.

Interesse:

****

20

8.

http://www.lis.pitt.edu/~nhprc/

Ttulo

Functional requirements for Evidence on recordkeeping.

Tipo

Modelo.

Org. Responsvel

Universidade de Pittsburgh (EUA).

Contedo:

Requisitos funcionais para concepo e implementao de


sistemas de gesto de documentos de arquivo. Inclui
especificaes detalhadas sobre meta-informao segundo o
modelo BAC (da autoria deste projecto) Business Acceptable
Comunications.

Comentrio:

Fundamental no planeamento conceptual de sistemas de


arquivo.

Interesse:

***

9.

DOD 5015.2-STD

Ttulo

Design criteria standard for electronic records management


software applications.

Contedo:

Especificao de requisitos funcionais para aquisio de


software de gesto de documentos de arquivo electrnicos.

Comentrio:

Permite orientaes na aquisio de software especfico de


gesto de documentos de arquivo.

Interesse da norma

****

10.

ISO/IEC 7498-1:1994

Ttulo

Information technology - Open Systems Interconnection Basic Reference Model: The Basic Model. 3 partes.

Contedo:

Norma tcnica sobre OSI.

Comentrio:

Fundamental para produo de documentos electrnicos em


sistemas abertos e portanto com maior estabilidade
temporal.

Interesse da norma

****

Norma relacionada

EN 41102:1990

11

ANSI/AIIM TR27-1996

Ttulo

Electronic Imaging Request for Proposal (RFP) Guidelines.

Contedo:

Indica especificaes
equipamentos.

Comentrio:

til para elaborao de cadernos de encargos de SEGIs.

Interesse da norma

***

para

aquisio

de

servios

21

12

AFNOR 139 Z 42-010-2 Dcembre 1993

Ttulo

Imagerie lectronique - Numrisation des documents de


bureau Partie 2 : acquisition d'un systme de gestion
lectronique de documents - Guide pour l'laboration d'un
cahier des charges.

Contedo:

Indica especificaes para aquisio de sistemas de gesto


electrnica de documentos.

Comentrio:

til para elaborao de cadernos de encargos.

Interesse da norma

13

2001-1999 IEEE

Ttulo

Recommended Practice for Internet Practices - Web Page


Engineering - Intranet/Extranet Applications.

Contedo:

Recomendaes para construo e gesto de websites, em


ambientes intranet, internet ou extranet.

Comentrio:

Norma til para gesto e construo de Net sites.

Interesse da norma

**

14

BS/DISC PD5000

Ttulo

A Code of Good Practice in 5 Parts - Electronic Documents


and e-commerce Transactions as Legally Admissible
Evidence.

Contedo:

Norma procedimental sobre DE em contexto de comrcio


electrnico para garantir a sua aceitao legal e probatria.

Comentrio:

Importante: Aplicvel numa rea em que existe muito pouca


regulamentao.

Interesse da norma

****

15.

BS/DISC PD0008

Ttulo

Code of Practice for Legal Admissibility and Evidential Weight


of Information Stored Electronically.

Contedo:

Norma procedimental ou recomendao baseada em Boa


prtica para gerir SI de forma a produzir DE com aceitao
legal.

Comentrio:

O contexto legal do Reino Unido baseia-se em critrios de


prova (prova testemunhal earsay) diferentes dos de
Portugal (prova documental). Reporta-se no entanto a
procedimentos de boa-prtica universalmente aplicveis.

Interesse da norma

***

22

16.

BS/DISC PD 0009

Ttulo

Compliance Workbook for PD0008 - Code of Practice for


Legal Admissibility and Evidential Weight of Information
Stored Electronically.

Contedo:

Especificaes sobre formas de aplicao da norma PD0008.

Comentrio:

Restries e benefcios apontados norma ref. 15.

Interesse da norma

***

17.

BS/DISC PD 0010

Ttulo

Principles of Good Practice for Information Management.

Contedo:

Define princpios de boa prtica para gesto de informao.

Comentrio:

Poder ter interesse para estruturao de Sistemas de


Informao e avaliao de requisitos funcionais.

Interesse da norma

***

18.

42 NF Z 42-013 Juillet 1999 AFNOR

Ttulo

Archivage lectronique - Recommandations relatives la


conception et l'exploitation de systmes informatiques en
vue d'assurer la conservation et l'intgrit des documents
stocks dans ces systmes (Z 42-013).

Contedo:

Define parmetros e valores para a concepo e


desenvolvimento de plataformas tecnolgicas que permitam
assegurar a integridade dos documentos armazenados.

Comentrio:

aplicvel realidade portuguesa na medida em que o


sistema judicial francs similar ao portugus (prova
documental), excepto para a rea comercial em que o direito
de prova misto.

Interesse da norma

****

19.

ISO/TR 12654:1997

Ttulo

Electronic imaging - Recommendations for the management


of electronic recording systems for the recording of
documents that may be required as evidence, on WORM
optical disk.

Contedo:

Define procedimentos relativos ao processo de digitalizao e


subsequente armazenamento em discos pticos no
reinscritveis do tipo worm, considerados indispensveis para
que a informao neles contida tenha admissibilidade legal.

Comentrio:

Especial
interesse
no
contexto
de
digitalizao
armazenamento de documentos electrnicos primrios.

Interesse da norma

****

Obs.

Est neste momento em desenvolvimento pela ISO uma


norma idntica que se refere a suportes pticos de tipo r.

23

20.

ISO/TR 12037:1998

Ttulo

Electronic imaging - Recommendations for the expungement


of information recorded on write-once optical media.

Contedo:

Procedimentos para extrair imagens de discos pticos para


apresentao em tribunal.

Comentrio:

Permite a prtica normalizada na apresentao de imagem


como prova.

Interesse da norma

***

21.

http://purl.org/DC/index.htm

Ttulo

Dublin Core

Contedo:

Conjunto
de
descritores
e
estrutura
normalizados. Inclui 15 nveis de descritores.

Comentrio:

Norma importante para recuperao de


contedos.
Insuficientemente desenvolvida a nvel de contexto. til para
micro-descrio e aplicao sistematizada em pginas web.

Interesse da norma

***

22.

de

descrio

ISO/IEC 10027:1990

Ttulo

Information technology - Information Resource Dictionary


System (IRDS) framework.

Contedo:

Definio de dicionrio de dados normalizado.

Comentrio:

Fundamental para gesto arquivstica (meta-informao) e


administrativa de bases de dados. Documentao de SGBD.

Interesse da norma

****

Obs.

Tem + 2 partes:
1. ISO/IEC 10728:1993 Services Interface.
2. ISO/IEC 13238 3:1998 IRDS export/import facility.

23.

ISAD

Ttulo

International Standard Archival Description.

Org. Responsvel

Conselho Internacional de Arquivos (CIA).

Contedo:

Definio e estruturao de elementos de descrio


arquivstica, aplicveis a diferentes nveis hierrquicos.

Comentrio:

Visa assegurar a criao de descries consistentes,


apropriadas e auto-explicativas, e ainda facilitar a
recuperao e troca de informao, integrando diferentes
arquivos num sistema unificado de informao.

Interesse da norma

****

24

24.

ISAAR (CPF)

Ttulo

International
Standard
Archival
(Corporations, Families and Persons).

Org. Responsvel

Conselho Internacional de Arquivos (CIA).

Contedo:

Conjunto de regras para a criao de registos de autoridade


arquivstica relativos a instituies, pessoas singulares e
famlias.

Comentrio:

Cria condies para o intercmbio de informao arquivstica,


nomeadamente entre diferentes servios de arquivo que
conservam e disponibilizam documentos de uma mesma
entidade produtora.

Interesse da norma

****

25.

Authority

Records

ISO 11179: 1994 a 2000

Ttulo

Specification and Standardization of Data Elements.


Part 1: Framework for the specification and standardization
of data elements.
Part 2: Classification for Data Elements.
Part 3: Basic Attributes of Data Elements.
Part 4: Rules and Guidelines for the Formulation of Data
Definitions.
Part 5: Naming and Identification Principles for Data
Elements.
Part 6: Registration of Data Elements.

Contedo:

Especifica aspectos de composio de elementos de dados,


incluindo dados contidos em meta-informao.

Comentrio:

Incide sobre representaes e significado de formulaes de


dados entre homem-mquina.

Interesse da norma

**

26.

ANSI/AIIM MS66-1999

Ttulo

Metadata for Interchange of Files on Sequential Storage


Media Between File Storage Management Systems (FSMS).

Contedo:

Especificao de meta-informao para descrever como um


sistema de armazenamento dispe ficheiros em suportes
sequenciais. A meta-informao preconizada independente
de qualquer formato ou estrutura de meta-informao
embora possa ser utilizada para descrever formatos
proprietrios que o SGEI usa para escrever ficheiros.

Comentrio:

Norma eventualmente til em sistemas de gesto de imagem


avanados e complexos.

Interesse da norma

**

25

27

ISO 639:1988

Ttulo

Code for the representation of names of languages.

Contedo:

Norma para representao de nomes de idiomas.

Comentrio:

Permite normalizao de meta-informao a atribuir a DAE.

Interesse da norma

**

Norma relacionada

ISO 639-2:1998 Codes for the representation of names of


languages - Part 2: Alpha-3 code.

28.

NP EN 28601: 1996

Ttulo

Dados e formatos de troca.


Representao de datas e horas.

Contedo:

Normas para representao de datas e horas.

Comentrio:

Permite normalizao de meta-informao.

Interesse da norma

**

Norma de origem

ISO 8601:1988.

29.

Troca

de

informao.

ISO 3166-1:1997

Ttulo

Codes for the representation of names of countries and their


subdivisions - Part 1: Country codes.

Contedo:

Cdigos para representao de nomes de pases.

Comentrio:

Importante para normalizar designaes nomeadamente em


documentos transnacionais (v.g. Ministrio da Defesa e MNE)
e ainda para aplicao de meta-informao normalizada.

Interesse da norma

**

30.

ISO/IEC TR 9789:1994

Ttulo

Information technology - Guidelines for the organization and


representation of data elements for data interchange - Coding
methods and principles.

Contedo:

Organizao e representao de dados para intercmbio de


informao.

Comentrio:

Permite normalizao de intercmbio e circulao de


informao e ainda aplicvel em elementos de metainformao de documentos.

Interesse da norma

**

31.

142 NF Z 47-102 Octobre 1993

Ttulo

Information et documentation - Principes gnraux pour


l'indexation des documents.

Contedo:

Norma tcnica para constituio de tesauros: recuperao de

26

informao e documentos.

Comentrio:
Interesse da norma

32.

Norma inservel na construo de processos e instrumentos


de localizao e recuperao de documentos num sistema de
arquivo de um organismo.
**

NP 3715:1989

Ttulo

Documentao: mtodo para anlise de documentos,


determinao do seu contedo e seleco de termos de
indexao.

Contedo:

Indexao por
informao.

Comentrio:

Normalizao de termos.

Interesse da norma

***

Norma de origem

ISO 5963: 1985.

33.

assuntos:

controlo

recuperao

da

NP 4036:1992

Ttulo

Documentao. Tesauros monolingues: directivas para a sua


construo e desenvolvimento.

Contedo:

Define normas e procedimentos para criar tesauros.

Comentrio:

Essencial para regular a aplicao das normas anteriores e


constituio de tesauros.

Interesse da norma
Norma de origem

34.

***
ISO 2788: 1986.

ITU Grupo III e Grupo IV; T.80 (09/92);


T.84 (07/96)

T.81 (09/92);

Ttulo

1. Recommendation - Common components for image


compression and communication - Basic principles.
2. Recommendation - Information technology - Digital
compression and coding of continuous-tone still images
Requirements and guidelines.
3. Information Technology - Digital compression and coding
of continuous-tone still images: Extensions.

Contedo:

Recomendao sobre formato normalizado para compresso


de imagem em texto (cinzentos).

Comentrio:

Esquemas de compresso normalizados aconselhados para


imagem de tom contnuo. Formatos normalizados de
compresso.

Interesse da norma

***

27

35.

ANSI/AIIM MS44-1988 (R1993)

Ttulo

Recommended Practice for Quality Control


Scanners.

Contedo:

Norma procedimental para controlo sistemtico de qualidade


num SGEI do input para output.

Comentrio:

Facilita o apoio digitalizao de preservao e de acesso.


Controlo de qualidade do sistema.

Interesse da norma

****

Obs:

ISO/IEC
JTC1
coordenadoras.

36.

ANSI

so

igualmente

of

Image

entidades

ANSI/AIIM MS52-1991

Ttulo

Recommended
Practice
for
the
Requirements
and
Characteristics of Original Documents Intended for Optical
Scanning.

Contedo:

Descreve as caractersticas fsicas de documentos originais


facilitadoras do processo de digitalizao e identifica as
caractersticas que tornam a digitalizao difcil ou impossvel.
D tambm sugestes para o design de documentos
complacentes com a sua posterior digitalizao.

Comentrio:

Apoio ao processo de digitalizao e criao de formulrios e


templates de documentos.

Interesse da norma

****

37.

ANSI/AIIM MS53-1993

Ttulo

Recommended Practice; File Format for Storage


Exchange of Image; Bi-Level Image File Format.

Contedo:

Especifica um formato de ficheiro para troca de imagens


digitais codificadas segundo as recomendaes T.4 e T.6 da
ITU grupo 3
e de
imagens de mapas de bits no
comprimidas.

Comentrio:

Apoio digitalizao e circulao e intercmbio de imagens.

Interesse da norma

**

38.

and

ANSI/AIIM MS55-1994

Ttulo

Recommended Practice for the Identification and Indexing of


Page Components (Zones) for Automated Processing in an
Electronic Image Management (EIM) Environment.

Contedo:

Abrange toda a imagem digital logicamente armazenada ou


visualizvel num dispositivo bidimensional de pixels. Inclui
uma descrio exacta dos elementos de dados para ser
usados na implementao numa zona de definio do
documento.

Comentrio:

Apoio digitalizao em contexto de gesto electrnica de

28

documentos
internos).
Interesse da norma

39.

(digitalizao

de

documentos

externos

***

ANSI/AIIM MS60-1996

Ttulo

Electronic Folder Interchange Datastream.

Contedo:

Descreve como mover objectos, atributos e relaes


hierrquicas entre sistemas de gesto electrnica de imagem.
independente de tipos de suportes de armazenamento ou
de SGEI.

Comentrio:

Norma til para gesto avanada de sistemas de imagem.

Interesse da norma

**

40.

ANSI/AIIM TR26-1993

Ttulo

Resolution as it Relates to Photographic and Electronic


Imaging.

Contedo:

Descreve o significado do termo resoluo em contextos de


fotografia e imagem electrnicas.

Comentrio:

Permite auxiliar a definio de critrios para escolha de


parmetros de digitalizao.

Interesse da norma

**

41.

AIIM TR33-1998

Ttulo

Selecting an Appropriate Image Compression Method to


Match User Requirements.

Contedo:

Definio de parmetros de compresso.

Comentrio:

Adianta pistas que podem elucidar sobre a escolha de


esquemas e racios de compresso adequados.

Interesse da norma

**

42.

ANSI/AIIM TR40-1995

Ttulo

Suggested Index Fields for Documents in Electronic Image


(EIM) Environments.

Contedo:

Norma para estabelecimento de campos de indexao num


SEGI. Permite recuperao, pesquisa, processamento,
endereamento, workflow e manuteno (backup e
eliminao).

Comentrio:

Auxilia na definio de campos


de
indexao
consequentemente na recuperap eficaz de imagens.

Interesse da norma

**

29

43.

ISO/IEC 14495-1:1999

Ttulo

Information technology - Lossless and


compression of continuous-tone still images.

Contedo:

Compresso: parmetros de digitalizao.

Comentrio:

Esclarece sobre compresso de preservao (lossless) e


destrutiva sem no entanto perda vsivel de informao em
documentos de tom contnuo (cinzentos, cores).

Interesse da norma

***

44.

near-lossless

ISO/IEC 10918-4:1999

Ttulo

Information technology - Digital compression and coding of


continuous-tone still images: Registration of JPEG profiles,
SPIFF profiles, SPIFF tags, SPIFF colour spaces, APPn
markers, SPIFF compression types and Registration
Authorities (REGAUT) - Part 4.

Contedo:

Compresso: parmetros de digitalizao. Norma JPEG.

Comentrio:

Norma ordinariamente utilizada para formato e compresso


de documentos iconogrficos.

Interesse da norma

***

45.

ISO 12639:1998

Ttulo

Graphic technology - Prepress digital data exchange - Tag


image file format for image technology (TIFF/IT).

Contedo:

Especificao do formato TIFF.

Comentrio:

Formato normalmente utilizado para imagem de documentos


textuais.

Interesse da norma

***

46.

ISO 8439:1990

Ttulo

Forms design Basic layout.

Contedo:

Define procedimentos e metodologias para a produo de


formulrios em papel e electrnicos.

Comentrio:

No essencial, mas pode auxiliar a concepo de formulrios


electrnicos.

Interesse da norma

**

47.
Ttulo

EN 28879:1990
Information processing-text and office systems - standard
generalized markup language (SGML).

30

Contedo:

Especificaes tcnicas sobre processamento de metalinguagem Standard General Markup Language SGML.

Comentrio:

Importante para adopo e converso para formatos


normalizados de documentos textuais e bases de dados. A
sua descendente XML permite a marcao de imagem e
html.

Interesse da norma

****

Normas de origem

ISO 8879:1986 (1).

Normas relacionadas

1. ISO 9069:1988 - Information processing - SGML


support facilities - SGML Document Interchange Format
(SDIF).
2. ISO/IEC 9070:1991 - Information technology - SGML
support facilities - Registration procedures for public
text owner identifiers (available in English only).
3. ISO/IEC 9541-1:1991; -2:1991; -3:1994 Information
technology Font information interchange - Part 1:
Architecture (available in English only) - Part 2:
Interchange
Format
Part
3:
Glyph
shape
representation.
4. ISO/TR 9544:1988 Information processing - Computerassisted publishing Vocabulary.
5. ISO/IEC TR 9573:1988 Information processing - SGML
support facilities - Techniques for using SGML.
6. ISO/IEC TR 9573-11:1992 Information processing SGML support facilities - Techniques for using SGML Part 11: Application at ISO Central Secretariat for
International Standards and Technical reports.
7. ISO/IEC 13250:2000 Information technology SGML
Applications Topic Maps.

48.

ISO/IEC 8613-1:1994 (14 partes)

Ttulo

Information technology - Open Document Architecture (ODA)


and interchange format: Introduction and general principles.

Contedo:

Especificaes tcnicas relativas a formato ODA sobre


documentos de escritrio electrnico para armazenamento e
transmisso. No abrange BD ou documentos complexos e
dinmicos.
Este formato inclui duas estruturas hierrquicas: a lgica e a
fsica, as quais podem ser utilizadas modularmente.

Comentrio:

Interesse relativo. A Norma e formato ODA est em


retrocesso sendo preterido por meta-linguagens; SGML, XML
(desenvolvido pelo W3C e IETF).

Interesse da norma

49.

ISO/IEC 10179:1996

Ttulo

Information technology - Processing languages - Document


Style Semantics and Specification Language (DSSL).

Contedo:

Meta-linguagem para descrever a forma de representar texto


e grficos num ambiente bi-dimensional.

31

Comentrio:

Norma da famlia do SGML em crescente aplicao.

Interesse da norma

50.

ISO/IEC 10744:1997

Ttulo

Information technology - Hypermedia/Time-based Structuring


Language (HyTime).

Contedo:

uma aplicao do SGML (ver ISO 8879) que permite a


descrio de relaes entre diferentes tipos de dados. Fornece
mtodos normalizados para descrever links de hipertexto,
sincronizao de acontecimentos, calendarizao e projeco
em documentos multimdia e hipermdia.

Comentrio:

Meta-liguagem para html/ internet e documentos multimdia.


Permite adquirir meta-informao e descrever netsites
institucionais.

Interesse da norma

**

51.

ISO/IEC 14662:1997

Ttulo

Information technology - Open-edi reference model.

Contedo:

Modelo de referncia do EDI (Electronic Data Interchange).

Comentrio:

Existem vrias especificaes EDI de acordo com a rea


funcional da actividade. Trata-se de um aspecto fundamental
para comrcio electrnico.

Interesse da norma

****

52

ISO/IEC 8859-1:1998

Ttulo

Information technology - 8-bit single-byte coded graphic


character sets.

Contedo:

Normalizao de formatos de codificao.

Comentrio:

Utilizao de formatos normalizados para converso de


formatos proprietrios.

Interesse da norma

**

Normas relacionadas

Tem mais trs partes.

53.

ISO/IEC 10646-1:1993

Ttulo

Information technology - Universal Multiple-Octet Coded


Character Set (UCS) - Part 1: Architecture and Basic
Multilingual Plane.

Contedo:

Norma sobre o UNICODE.

Comentrio:

Utilizao de formatos normalizados para converso de


formatos proprietrios.

Interesse da norma

***

32

54.

EN 29660:1989

Ttulo

Information processing - Volume and file structure of CD-ROM


for information interchange.

Contedo:

Define a estrutura e formatos bsicos do CD-ROM.

Comentrio:

Insere-se na planificao do subsistema de armazenamento


de DE. Norma utilizado para armazenamento ptico de
arquivo.

Interesse da norma
Norma de origem

55.

****
ISO 9660:1988

ISO 10149:1995

Ttulo

Information technology - Data interchange on read-only 120


mm optical data disks (CD-ROM).

Contedo:

Norma tcnica sobre troca de informao atravs de CD ROM.

Comentrio:

Norma til para regulamentar troca de informao e


armazenamento de DE em suporte normalizado. Potencial
maior longevidade de armazenamento.

Interesse da norma

***

56.

ISO/IEC 13346-1:1995 (5 partes)

Ttulo

Information technology - Volume and file structure of writeonce and rewritable media using non-sequential recording for
information interchange.

Contedo:

Especificaes tcnicas para suportes pticos reinscritveis


(CD-rw) e inscritveis apenas 1 vez (CD-r).

Comentrio:

Insere-se na planificao do subsistema de armazenamento


de DE.

Interesse da norma

****

57.

ANSI/AIIM MS59-1996

Ttulo

Media Error Monitoring and Reporting Techniques


Verification of Stored Data on Optical Digital Data Disks.

Contedo:

Procedimentos para monitorizao de erros verificados em


dados contidos em suportes pticos de armazenamento.

Comentrio:

Permite aco normalizada na


armazenados em suportes pticos.

Interesse da norma

****

preservao

de

for

DE

33

58.

ANSI/AIIM TR21-1991

Ttulo

Recommendations for the Identifying Information to be


placed on Write-Once-Read-Many (WORM) and Rewritable
Optical Disk (OD) Cartridge Label(s) and Optical Disk
Cartridge Packaging (Shipping Containers).

Contedo:

Normas para etiquetas de suportes.

Comentrio:

Normaliza a etiquetagem e localizao uniforme de suportes


em armazenamento off-line.

Interesse da norma

**

59.

ANSI/AIIM TR39-1996

Ttulo

Guidelines for the Use of Media Error Monitoring and


Reporting Techniques for the Verification of Information
Stored on Optical Digital Data Disks.

Contedo:

Estas recomendaes visam monitorizar erros e tcnicas de


verificao relativamente a informao armazenada em discos
pticos.

Comentrio:

Relatrio tcnico que se insere na preservao de


documentos electrnicos atravs da monitorizao de
contedos de suportes a ainda da gesto do sistema de
armazenamento.

Interesse da norma

***

60.

BS 4783
1:1988/2:1988/3:1988/4:1988/5:1991/6:1993

Ttulo

1. Storage, transportation and maintenance of media for use


in
data
processing
and
information
storage.
Recommendations for disk packs, storage modules and
disk cartridges;
2. Recommendations for magnetic tape on open spools;
3. Recommendations
for
flexible
disk
cartridges;
Recommendations for magnetic tape cartridges and
cassettes;
4. Recommendations for 12.7 mm magnetic tape cartridges
for data interchange, recording at 1491 data bytes per
millimetre on 18 tracks; Recommendations for optical disk
cartridges (ODC);
5. Recommendations for optical data disks (CD-ROM).

Contedo

Recomendaes para armazenamento e manuteno


diversos tipos de suportes, magnticos e pticos.

de

Comentrio

Importante sob o ponto de vista de correcto armazenamento


e consequente preservao de documentos de arquivo
electrnicos.

Interesse da norma

***

34

61.

ANSI/PIMA IT9.23-1998

Ttulo

Imaging Materials - Polyester Base Magnetic Tape-Storage


(revision and redesignation of ANSI/NAPM IT9.23-1996).

Contedo:

Fornece recomendaes relativas ao armazenamento


inspeco para tapes magnticas em polister.

Comentrio:

Norma importante para preservao e acondicionamento de


suportes magnticos.

Interesse da norma

***

62.

ISO/IEC 9171: 1990

Ttulo

Information technology - 130 mm optical disk cartridge, write


once, for information interchange Duas partes.

Contedo:

Especificao relativa a discos pticos do tipo -r de 130 mm.

Comentrio:

Norma
til
para
armazenamento.

Interesse da norma

***

Normas relacionadas

1.

63.

planificap

de

sistemas

de

ISO/IEC 10885:1993 - Information technology - 356 mm


optical disk cartridge for information interchange - Write
once.
2.
ISO/IEC TR 10091:1995 - Information technology Technical aspects of 130 mm optical disk cartridge writeonce recording format.

ISO/IEC 10089:1991

Ttulo

Information technology - 130 mm rewritable optical disk


cartridge for information interchange.

Contedo:

Especificaes relativas a discos pticos reinscritveis de tipo rw de 130 mm.

Comentrio:

Norma
til
para
armazenamento.

Interesse da norma

**

64.

planificao

de

sistemas

de

ISO/IEC 10090:1992

Ttulo

Information technology - 90 mm optical disk cartridges,


rewritable and read only, for data interchange.

Contedo:

Especificaes relativas a cartuchos pticos de tipo r


ROM de 90 mm.

Comentrio:

Norma
til
para
armazenamento.

Interesse da norma

**

planificao

de

sistemas

e de

35

65.

ISO/IEC 11560:1992

Ttulo

Information technology - Information interchange on 130 mm


optical disk cartridges using the magneto-optical effect, for
write once, read multiple functionality.

Contedo:

Especificaes relativas a discos magneto-pticos do tipo


worm de 130 mm.

Comentrio:

Insere-se na planificao do sistema de armazenamento.

Interesse da norma

**

66.

ISO/IEC 13481:1993

Ttulo

Information technology - Data interchange on 130 mm optical


disk cartridges - Capacity: 1 gigabyte per cartridge.

Contedo:

Especificaes sobre discos


intercmbio de informao.

Comentrio:

Insere-se na planificao do sistema de armazenamento.

Interesse da norma

**

Normas relacionadas

1.
2.
3.
4.
5.
6.

67.

pticos

de

130

mm

para

ISO/IEC 13549:1993 - Information technology - Data


interchange on 130 mm optical disk cartridges - Capacity:
1,3 gigabytes per cartridge.
ISO/IEC 13842:1995 - Information technology - 130 mm
optical disk cartridges for information interchange Capacity: 2 Gbytes per cartridge.
ISO/IEC 13963:1995 - Information technology - Data
interchange on 90 mm optical disk cartridges - Capacity:
230 megabytes per cartridge.
ISO/IEC 14517:1996 - Information technology - 130 mm
optical disk cartridges for information interchange Capacity: 2,6 Gbytes per cartridge.
ISO/IEC 15041:1997 - Information technology - Data
interchange on 90 mm optical disk cartridges - Capacity:
640 Mbytes per cartridge.
ISO/IEC 15286:1999 - Information technology - 130 mm
optical disk cartridges for information interchange Capacity: 5,2 Gbytes per cartridge.

ISO/IEC 13490:1995

Ttulo

Information technology - Volume and file structure of readonly and write-once compact disk media for information
interchange.
Duas partes.

Contedo:

Especificao sobre volume e estrutura de ficheiros em discos


do tipo -rom e -r para intercmbio de informao.

Comentrio:

Insere-se na planificao do sistema de armazenamento.

Interesse da norma

**

36

68.

ISO/IEC 13403:1995

Ttulo

Information technology - Information interchange on 300 mm


optical disk cartridges of the write once, read multiple
(WORM) type using the CCS method.

Contedo:

Especificaes sobre discos do tipo worm de 300 mm.

Comentrio:

Insere-se na planificao do sistema de armazenamento.

Interesse da norma

**

Normas relacionadas

1.

69.

ISO/IEC 13614:1995 - Information technology Interchange on 300 mm optical disk cartridges of the
write once, read multiple (WORM) type using the SSF
method.
2.
ISO/IEC 15486:1998 - Data interchange on 130 mm
optical disk cartridges of type WORM (Write Once Read
Many) using irreversible effects - Capacity: 2,6 Gbytes
per cartridge.
3.
ISO/IEC 15898:1998 - Information technology - Data
interchange on 356 mm optical disk cartridges - WORM,
using phase change technology - Capacity: 14,8 Gbytes
and 25 Gbytes per cartridge.
4.
ISO/IEC 18093:1999 - Information technology - Data
interchange on 130 mm optical disk cartridges of type
WORM (Write Once Read Many) using irreversible effects.

ISO/IEC 14760:1997

Ttulo

Information technology - Data interchange on 90 mm


overwritable and read only optical disk cartridges using phase
change - Capacity: 1,3 Gbytes per cartridge.

Contedo:

Especificaes para discos pticos de 90 mm do tipo -r e rw.

Comentrio:

Insere-se na planificao do sistema de armazenamento.

Interesse da norma

**

70.

ISO/IEC 16969:1999

Ttulo

Information technology - Data interchange on 120 mm optical


disk cartridges using + RW format - Capacity: 3,0 Gbytes and
6,0 Gbytes.

Contedo:

Especificaes para discos pticos de 120 mm do tipo -rw.

Comentrio:

Insere-se na planificao do sistema de armazenamento.

Interesse da norma

**

71.

ISO/IEC 16448:1999

Ttulo

Information technology - 120 mm DVD - Read-only disk.

Contedo:

Especificao do DVD-rom de 120 mm.

Comentrio:

Insere-se na planificao do sistema de armazenamento. Este


suporte demasiado recente para garantir fiabilidade para

37

armazenamento de arquivo.
Interesse da norma

72.

ISO/IEC 16449:1999

Ttulo

Information technology - 80 mm DVD - Read-only disk.

Contedo:

Especificao do DVD-rom de 80 mm.

Comentrio:

Insere-se na planificao do sistema de armazenamento. Este


suporte demasiado recente para garantir fiabilidade para
armazenamento de arquivo.

Interesse da norma

73.

ISO/IEC 16824:1999

Ttulo

Information technology - 120 mm DVD rewritable disk (DVD-RAM).

Contedo:

Especificao do DVD-rw de 120 mm.

Comentrio:

Insere-se na planificao do sistema de armazenamento. Este


suporte demasiado recente para garantir fiabilidade para
armazenamento de arquivo.

Interesse da norma

74.

ISO 23950:1998

Ttulo

Information and documentation


(Z39.50) - Application service
specification.

Contedo:

Define o protocolo Z39.50 relativo a troca e pesquisa de


informao atravs de diferentes plataformas.

Comentrio:

Aplicvel a pesquisa em redes alargadas.


Pode
ser
aplicada
em
organismos
distribudos
(desconcentrados) e com ambientes informticos muito
heterogneos.

Interesse da norma

***

75.

- Information
definition and

retrieval
protocol

ISO/IEC 9075:1992

Ttulo

Information technology - Database languages SQL.

Contedo:

Definio de linguagem de interrogao aplicvel a bases de


dados relacionais.

Comentrio:

Permite interface utilizador mquina normalizado.


As interrogaes efectuadas ou modeladas devero ser
consideradas como parte do documento complexo/ base de
dados ou como documento simples.

Interesse da norma

***

38

Normas relacionadas

1. ISO/IEC 9075:1992/FPDAmd 1 -Information technology


Database languages - SQL .
2. ISO/IEC 9075-1:1999 - Information technology
Database languages - SQL - Part 1: Framework.
3. ISO/IEC 9075-2:1999 Information technology - Database
languages - SQL - Part 2: Foundation.
4. ISO/IEC 9075-3:1999 Information technology - Database
languages - SQL - Part 3: Call-Level Interface (SQL/CLI).
5. ISO/IEC 9075-4:1999 Information technology Database
languages - SQL - Part 4: Persistent Stored Modules.
6. ISO/IEC 9075-5:1999 Information technology Database
languages - SQL - Part 5: Host Language Bindings.
7. ISO/IEC 9579:2000 Information technology - Remote
database access for SQL with security enhancement.
8. ISO/IEC
13249-3:1999
Information
technology
Database languages - SQL Multimedia and Application
Packages.

39

2.3 Legislao

76.
Sumrio

Decreto-Lei n 16/93, de 23 de Janeiro


Estabelece o regime geral dos arquivos e do patrimnio
arquivstico.
Define arquivo como um conjunto de documentos,
qualquer que seja a sua data ou suporte material, reunidos
no exerccio da sua actividade por uma entidade, pblica ou
privada, e conservados, respeitando a organizao original,
tendo em vista objectivos de gesto administrativa, de prova
ou de informao, ao servio das entidades que os detm,
dos investigadores e dos cidados em geral, estruturvel em
trs fases: a de arquivo corrente, a de arquivo intermdio e a
de arquivo definitivo.
Define igualmente gesto de documentos como o conjunto
de operaes e procedimentos tcnicos que visam a
racionalizao e a eficcia na criao, organizao, utilizao,
conservao,
avaliao,
seleco
e
eliminao
de
documentos, nas fases de arquivo corrente e intermdio e na
remessa para arquivo definitivo.

77.
Sumrio

78.
Sumrio

79.
Sumrio

80.
Sumrio

81.
Sumrio

82.
Sumrio

Decreto-Lei n 14/94, de 11 de Maio


Altera, por ratificao, o Decreto-Lei n 16/93, de 23 de
Janeiro.

Decreto-Lei n 6/96, de 31 de Janeiro


Aprova o Cdigo do Procedimento Administrativo.

Resoluo do Conselho de Ministros n 115/98, de 1 de


Setembro
Cria a Iniciativa Nacional para o Comrcio Electrnico.

Decreto-Lei n 135/99, de 22 de Abril


Define os princpios gerais de aco a que devem obedecer os
servios e organismos da Administrao Pblica na sua
actuao face ao cidado, bem como rene de uma forma
sistematizada as normas vigentes no contexto da
modernizao administrativa.

Resoluo do Conselho de Ministros n 94/99, de 25 de Agosto


Aprova o Documento Orientador da Iniciativa Nacional para o
Comrcio Electrnico.

Resoluo do Conselho de Ministros n 96/99, de 26 de Agosto


Cria a Iniciativa Nacional para os cidados com necessidades
especiais na Sociedade da Informao e aprova o respectivo

40

documento orientador.

83.
Sumrio

Decreto-Lei n 196/99, de 8 de Junho


Fixa as regras gerais relativas coordenao da aquisio e
utilizao de tecnologias de informao na Administrao
Pblica e estabelece regras especficas para a locao, sob
qualquer regime, ou a aquisio de bens ou servios de
informtica.
Revoga os Decretos-Lei n 64/94 de 28 de Fevereiro e n
78/96 de 20 de Junho, e a Portaria n 478/94 de 2 de Julho.
Rectificado por Declarao de Rectificao n 13-A/99, de 31
de Agosto.

84.
Sumrio

Resoluo do Conselho de Ministros n 95/99, de 25 de Agosto


Determina a disponibilizao na Internet de informao detida
pela Administrao Pblica.
As direces-gerais e servios equiparados, bem como os
institutos pblicos, devem disponibilizar ao pblico, em
formato digital na Internet, os formulrios que utilizem e toda
a informao que produzam e que seja objecto de publicao.

85.
Sumrio

86.
Sumrio

87.
Sumrio

Resoluo do Conselho de Ministros n 97/99, de 26 de Agosto


Estabelece regras relativas acessibilidade pelos cidados
com necessidades especiais aos contedos de organismos
pblicos na Internet.

Resoluo do Conselho de Ministros n 60/98, de 6 de Maio


Determina a existncia de um endereo de correio electrnico
nos servios e organismos integrados na administrao
directa e indirecta do Estado e regula o valor a atribuir
correspondncia transmitida por via electrnica.

Resoluo do Conselho de Ministros n 110/2000, de 22 de


Agosto
Aprova a Iniciativa Internet e adopta o respectivo plano de
aco.
Elenca um conjunto de objectivos a alcanar no que respeita
ao uso da Internet pela Administrao Pblica e pelos
cidados na sua relao com esta.

88.
Sumrio

Decreto-Lei n 290-D/99, de 2 de Agosto


Aprova o regime jurdico dos documentos electrnicos e da
assinatura digital.
Define documento electrnico como o documento
elaborado mediante processamento electrnico de dados.
Estabelece a necessidade de associar, a cada documento

41

electrnico que formalize um acto administrativo, informao


contextual que o torne facilmente identificvel.

89.
Sumrio

Decreto-Lei n 375/99, de 18 de Setembro


Estabelece a equiparao entre a factura emitida em suporte
papel e a factura electrnica.
Condiciona o valor probatrio da factura electrnica
aposio ao mesmo de uma assinatura digital nos termos do
Decreto-Lei n 290-D/99, de 2 de Agosto.

90.
Sumrio

91.
Sumrio

92.
Sumrio

Decreto-Regulamentar n 16/2000, de 2 de Outubro


Regulamente o Decreto-Lei n 375/99, de 18 de Setembro,
que estabelece a equiparao entre a factura emitida em
suporte papel e a factura electrnica.

Decreto-Lei n 234/2000, de 25 de Setembro


Cria o Conselho Tcnico de Credenciao como estrutura de
apoio ao Instituto das Tecnologias da Informao na Justia
no exerccio das funes de autoridade credenciadora de
entidades certificadoras de assinaturas digitais.

Lei n 65/93, de 26 de Agosto


Regula o acesso aos documentos da Administrao.
Define documentos administrativos como quaisquer
suportes
de
informao
grficos,
sonoros,
visuais,
informticos ou registos de outra natureza, elaborados ou
detidos pela Administrao Pblica [...], excepo feita a
notas pessoais e registos semelhantes e a documentos que
no relevem da actividade administrativa.
Cria a Comisso de Acesso aos Documentos Administrativos.
Alterado pelas Leis n 8/95 de 29 de Maro e n 94/99, de 16
de Julho.

93.
Sumrio

94.
Sumrio

Lei n 8/95, de 29 de Maro


Regulamenta os servios de apoio Comisso de Acesso aos
Documentos Administrativos e clarifica aspectos da disciplina
de acesso aos documentos da Administrao Pblica.

Lei n 67/98, de 26 de Outubro


Lei de proteco de dados pessoais.
Transpe para a ordem jurdica portuguesa a Directiva n
95/46/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 24 de
Outubro de 1995, relativa proteco de pessoas singulares
no que diz respeito ao tratamento dos dados pessoais e
livre circulao desses dados.
Revoga as leis n 10/91, de 29 de Abril, e n 28/94, de 29 de

42

Agosto.

95.
Sumrio

Lei n 94/99, de 16 de Julho


Segunda alterao Lei n 65/93, de 26 de Agosto, alterada
pela Lei n 8/95, de 29 de Maro, que regula o acesso aos
documentos da Administrao.
Transpe para a ordem jurdica interna a Directiva do
Conselho n 90/313/CEE, de 7 de Julho de 1990.

96.
Sumrio

Resoluo do Conselho de Ministros n 50/88, de 3 de


Dezembro
Aprova as instrues sobre
classificadas (SEGNAC1).

segurana

de

matrias

Estabelece instrues relativas competncia das entidades


com responsabilidade na direco, coordenao e controlo de
segurana das matrias classificadas, define regras para a
atribuio de classificao de segurana, para o acesso a
matrias classificadas, para a segurana fsica, preparao,
reproduo, transferncia, controlo de segurana e destruio
de documentos classificados, bem como medidas a adoptar
em conjunturas especficas.
No considera regras especificamente dirigidas segurana
dos documentos electrnicos, apesar de contemplar, na
definio de documento, registos em banda magntica.
Alterada pela Resoluo n 13/93, de 6 de Maro.

97.
Sumrio

98.
Sumrio

Resoluo do Conselho de Ministros n 13/93, de 6 de Maro


SEGNAC 1
Altera as instrues para a segurana nacional, salvaguarda e
defesa das matrias classificadas, aprovadas pela resoluo
do Conselho de Ministros n 50/88, de 3 de Dezembro, no
que especificamente respeita identificao das entidades
com responsabilidade para a atribuio do grau de
classificao de muito secreto.

Decreto-Lei n 447/88, de 10 de Dezembro


Regula a pr-arquivagem de documentao.
Estabelece que os servios da administrao directa e
indirecta do Estado, as autarquias locais, as instituies
particulares de solidariedade social, as pessoas colectivas de
utilidade pblica administrativa e outras entidades pblicas ou
privadas cujos arquivos sejam declarados de relevante
interesse cultural, possuam normas relativas avaliao,
seleco e eliminao dos documentos, definio de prazos de
conservao, elaborao de tabelas de seleco, tipologia e
formalidades da microcpia, conservao de documentao
audio-visual e legvel por mquina e transferncia da
documentao de conservao permanente para arquivos
definitivos.
Estabelece ainda que estas normas sero aprovadas por

43

portaria conjunta do ministro que superintende nos servios e


entidades envolvidos e do membro do governo responsvel
pela rea da cultura.
Revoga o Decreto-Lei n 29/72, de 24 de Janeiro.

99.
Sumrio

Decreto-Lei n 121/92, de 2 de Julho


Estabelece os princpios de gesto de documentos relativos a
recursos
humanos,
recursos
financeiros
e
recursos
patrimoniais dos servios da administrao directa e indirecta
do Estado. Reporta-se, concretamente, aos termos gerais a
que deve obedecer a elaborao da tabela de avaliao,
seleco e eliminao, a fixao de prazos de conservao
administrativa, a eliminao, a remessa para arquivo
definitivo e a substituio de suporte.
A regulamentao deste Decreto-Lei est presentemente em
curso, tendo para o efeito sido criado, por Despacho Conjunto
n 427/99, de 20 de Maio, dos Ministrios das Finanas e da
Cultura, um grupo de trabalho constitudo por representantes
do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e da
Secretaria-Geral, Direco-Geral do Oramento e DirecoGeral do Patrimnio, do Ministrio das Finanas.

100.
Sumrio

101.
Sumrio

102.
Sumrio

Decreto-Lei n 60/97, de 20 de Maro


Estabelece que compete ao Instituto dos Arquivos Nacionais/
Torre do Tombo emitir parecer sobre os projectos de portarias
de gesto de documentos, de acordo com o previsto no artigo
1 do Decreto-Lei n 447/88, de 10 de Dezembro.

Resoluo do Conselho de Ministros n 37/89, de 24 de


Outubro SEGNAC2
Aprova as normas para a segurana nacional, salvaguarda e
defesa de matrias classificadas, segurana industrial,
tecnolgica e de investigao.

Resoluo do Conselho de Ministros n 5/90, de 28 de


Fevereiro
Aprova as instrues sobre a segurana informtica (SEGNAC
4).
Visa garantir que o tratamento dos dados e dos programas
esteja em conformidade com a classificao de segurana dos
documentos que lhe deram origem, fixando responsabilidades
e procedimentos relativos implementao de medidas que
garantam a fiabilidade dos equipamentos e suportes lgicos,
a integridade da informao e a continuidade dos trabalhos.
No que especificamente respeita segurana lgica, refira-se
a necessidade de implementar procedimentos de preveno,
nomeadamente a definio de privilgios de acesso e
atribuio de password, de procedimentos de deteco
posteriores (auditorias electrnicas), de procedimentos de
recuperao da informao, e de medidas a aplicar
documentao dos suportes lgicos.

44

103.
Sumrio

Resoluo do Conselho de Ministros n 16/94, de 22 de Maro


Aprova as instrues para a segurana das telecomunicaes
(SEGNAC 3).
Para cada um dos meios de telecomunicao no seguros, de
entre os quais se conta o correio electrnico, so
estabelecidos
procedimentos
para
contornar
as
vulnerabilidades do meio e efectivamente proteger as
matrias classificadas.

45

3. ANEXOS
SIGLAS E ACRNIMOS
AFNOR - Association Francaise pour la Normalisation
AIIM Association for Image and Information Management
ANSI American National Standard Institute
AP Administrao Pblica
AS Australian Standards
BD Bases de dados
BSI British Standards Institute
CCSDS - Consultative Committee for Space Data Systems
CIA Conselho Internacional de Arquivos
CNE Comission de Normalisation Europenne
DAE Documentos de Arquivo Electrnicos
DE Documentos Electrnicos
DOD Department of Defense (EUA)
EN Norma Europeia
IAN Instituto dos Arquivos Nacionais
ICOM Input Controls Output Mechanisms
IEC International Electronic Comittee
IEEE-Institute of Electrical and Electronic Engeneering
IETF Internet Engeneering Task Force
II Instituto de Informtica
IPQ Instituto Portugus para a Qualidade
ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Records (Corporations,
Families and Persons)
ISAD International Standard Archival Description
ISO International Standards Organization
ITU International Telecomunications Union (antiga CCIT)
NP Norma Portuguesa
PIMA Photographic & Imaging Manufacturers Association, Inc.
SA Sistema de Arquivo
SGBD Sistemas de Gesto de Bases de Dados
SGEI Sistema de Gesto Electrnica de Imagem
SI Sistema de Informao
SMA Secretariado para a Modernizao Administrativa
TI Tecnologias de informao
W3C World Wide Web Consortium

46

GLOSSRIO

Acessibilidade
Qualidade dos dados e da informao que existe quando, uma vez produzidos e
armazenados, so recuperveis na sua integridade para posteriores utilizaes.
Acesso directo
Num dispositivo de memria, forma de obter ou fornecer dados por uma ordem
independente da sua posio relativa, atravs de endereos que indicam a posio
fsica dos dados.
Base de dados
Coleco de dados organizada segundo uma estrutura conceptual que descreve as
caractersticas desses dados, bem como as relaes entre as entidades
correspondentes, e destinada a um ou vrios domnios de aplicao.
Dados
Representao de factos, conceitos ou instrues, expressos de maneira formalizada,
passvel de comunicao, interpretao ou processamento por meios humanos ou
automticos.
Documento
Unidade estruturada de informao registada, gerida como unidade discreta em
sistema de informao.
Documento de arquivo
Unidade estruturada de informao registada, produzida e/ou recebida por uma
pessoa ou organismo no decurso das suas actividades, e que possua suficiente
contedo, contexto e estrutura para fazer prova dessas actividades.
Documento de arquivo electrnico
Documento de arquivo produzido, transmitido e mantido com recurso a equipamentos
electrnicos.
Documento electrnico
Documento produzido, transmitido
electrnicos.

mantido

com

recurso

equipamentos

Documento da Organizao
Ver Documento de Arquivo.
Fontes de Autoridade
Legislao, normas, regras, recomendaes e cdigos deontolgicos a que uma
organizao est obrigatoriamente sujeita ou escolhe adoptar, os quais informam a
configurao do seu sistema de arquivo e a implementao de procedimentos
normalizados de gesto de documentos.
Formato
Elemento de linguagem que especifica a representao, sob a forma de caracteres, dos
objectos de dados num ficheiro.
Gesto de Documentos de Arquivo
Funo organizacional que percorre todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo e
que visa assegurar que os mesmos so criados, usados e mantidos de acordo com as
disposies reguladoras que sobre os mesmos impendem, e que correspondem com
eficcia s necessidades operacionais da entidade produtora e s expectativas da
comunidade.

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Informao
Determinado conjunto de dados que quando fornecido de forma e a tempo adequado,
melhora o conhecimento da pessoa que o recebe ficando mais habilitada a desenvolver
determinada actividade ou a tomar determinada deciso.
Integridade
Qualidade dos dados e da informao que existe enquanto no ocorrer a sua
destruio, alterao ou perda, de uma forma acidental ou intencional.
Meta-informao
Informao que descreve outra informao e sistemas de informao. Num contexto
de sistemas de arquivo, refere-se a informao que deve ser criada e associada aos
documentos de arquivo/ conjuntos de documentos de arquivo, por forma a facultar a
sua compreenso no contexto de produo, a assegurar a sua capacidade evidencial e
a facilitar e documentar a gesto continuada dos mesmos.
Migrao
Aco de transferir documentos electrnicos armazenados sob um determinado
formato num determinado suporte para outros formatos e suportes actualizados,
mantendo a sua autenticidade e genuinidade, por forma a preservar a capacidade de
aceder continuadamente aos documentos.
Segurana de um sistema informtico
Conjunto de medidas tcnicas e administrativas aplicadas a um sistema informtico
para proteger o equipamento informtico, o suporte lgico e os dados e informao
contra modificao, destruio ou divulgao indevidas, acidentais ou intencionais.
Sistema de Arquivo
Sistema de informao orientado para preservao da evidncia e prova das
actividades funcionais de uma pessoa ou organismo.
Sistema de Informao
Conjunto organizado de equipamentos, aplicaes, polticas, procedimentos e pessoas,
o qual armazena, processa e acessibiliza informao.
Valor evidencial
Valor inerente aos documentos de arquivo na medida em que os mesmos so a
evidncia registada das transaces efectuadas no incio, conduo ou concluso das
actividades da entidade que os produz, independentemente dessas actividades serem
ou no juridicamente relevantes.

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