AO DE LA CONSOLIDACIN DEL MAR DE GRAU

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLGICO PRIVADO BITEC

INFORME DE PRCTICA MODULAR

SECRETARIADO EJECUTIVO II CICLO

MDULO 1

300 HORAS

ASTILLEROS LUGUENSI E.I.R.L

FIORELLA MARYLIN AZABACHE CARRILLO

CHIMBOTE ABRIL - AGOSTO

NDICE
1. INFORMACIN DE LA EMPRESA........................................1
1.1

RESEA HISTRICA...........................................................2

1.2

NUESTROS SERVICIOS :.....................................................4

1.3 POLTICAS DEl SISTEMA INTEGRADOS DE GESTIN: CALIDAD,

SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE......................................7
1.4

POLTICAS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.................8

1.5

MISIN........................................................................... 9

1.6

VISIN...........................................................................9

1.7

VALORES........................................................................9

1.8

ORGANIGRAMA..............................................................10

1.9

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR DEPARTAMENTOS..........10

2 RESUMEN DE ACTIVIDADES PERMANENTES:..............11

2.1 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES PERMANENTES:...............11
2.1.1

Registro de Garitas de Control:.....................................12

2.1.2

Cancelacin de Facturas:.............................................13

2.1.3

Registro de Guas de Servicio:......................................13

2.1.4

Escaneos de documentos:...........................................14

2.1.5

Archivo de Documentos:.............................................17

3 RESUMEN DE ACTIVIDADES CONCEPTUALES:.............18

3.1 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES CONCEPTUALES:.............18
3.1.1

Registrar en el Cuaderno de Contabilidad:.......................19

3.1.2

Registrar en el Cuaderno de Cargo:...............................19

3.1.3

Fotocopia De Documentos:..........................................19

3.1.4

Redaccin de Cartas:..................................................20

4 LOGROS:...............................................................................20
5 OBSTCULOS:......................................................................21
6 CONCLUSIONES:.................................................................21
7 RECOMENDACIONES:.........................................................22
8 ANEXOS:...............................................................................23

1 FORMACIN DE LA EMPRESA

ASTILLEROS LUGUENSI E.I.R.L

1.1 RESEA HISTRICA

1

El Astillero LUGUENSI E.I.R.L., fue fundado por su

propietario el Sr. Luis

Guillermo Enriquez Silva, el

actual Gerente General es su hijo el Sr. Luis Guillermo

Enriquez

Tejada . La Empresa Luguensi es una

empresa peruana privada, con ms de 35 aos al

servicio de Chimbote y del pas, lder en el sector naval
dedicada a la construccin, reparacin, modificacin y
mantenimiento de Embarcaciones de Acero Naval,
Madera y Fibras de Vidrio.

RUBRO:

Astilleros (Sector Industrial: Naval y

RUC:

20114385981

Pesquero)

TELFONO:

350758

DIRECCIN: Av. Los Pescadores MZ. K Lote 4 Zona

Indutrial El Trapecio.

REA DE USO: 36,24577

ACTIVIDADES :
Construccin de buques y estructuras flotantes.
Depsito y almacenaje
Actividades combinadas de Servicio Administrativo de
la Oficina.

CROQUIS DE LA UBICACIN

GRUPO LUGUENSI:
Astillero Luguensi E.I.R.L
Gruas Luguensi S.A.C
Lesser S.A.C
Fibrater S.R.L
LKB Construcciones S.A.C
Varadero Luguensi Santa
PCG Investments S.A.C
3

1.2 NUESTROS SERVICIOS :

Alquiler de Gras y Montacargas.

Arenado y Pintado.

Aislamiento Trmico Inyectado y Sprayado de

Bodegas.

Fibra de Vidrio.

Metalmecnica y Desguace de Embarcaciones.

Maestranza.

1.3 POLTICAS DEl SISTEMA INTEGRADOS DE GESTIN:

CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE
LUGUENSI asume el compromiso de dar fiel cumplimiento a la Normativa legal
aplicable. Asimismo expone a continuacin sus Polticas:

CALIDAD (Quality)
8

-Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes y construir una

buena relacin a travs del logro de nuestro compromiso de calidad.
-La mejora continua de nuestros Servicios, a fin de asegurar su evolucin.

SEGURIDAD Y SALUD (Health & Safety)

-Promover una cultura de prevencin.
-Proteger la vida y salud de nuestros colaboradores mediante la Identificacin y
control de riesgos, asociando nuestros procesos y procedimientos con las buenas
prcticas.
-Capacitar, afianzar y comprometer a los trabajadores con los temas de Seguridad
y Salud en el Trabajo.
.

MEDIOAMBIENTE (Environment)
-Se compromete a preservar y cuidar el Medioambiente en el que opera.
-Promover una cultura de proteccin del Medioambiente, minimizando los
impactos que puedan afectarlo.

1.4 POLTICAS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Luguensi,

dedicada a la Construccin, Modificacin y Reparacin de

Embarcaciones de Acero Naval y madera, afianza su compromiso con la

Seguridad, estableciendo los siguientes principios:

 Proteger la vida y salud de nuestros trabajadores, constituye nuestro valor

ms importante.
Promover una Cultura de prevencin, mediante la identificacin, evaluacin
y control de riesgos.
Asegurar condiciones de trabajo seguras, a fin de prevenir accidentes de
trabajo y enfermedades ocupacionales.
Cumplir con la Normativa legal aplicable y con otros requisitos que la
organizacin suscriba para nuestro sistema de gestin.
Garantizar la participacin activa y consulta de todas las instancias en
relacin a nuestro sistema de Gestin de Seguridad y Salud.
Capacitar y proporcionar una formacin adecuada que permita involucrar al
personal en la Mejora Continua de nuestro SGSST.

10

1.5 MISIN
Somos una empresa dedicada a la construccin,
reparacin y mantenimiento de embarcaciones de
acero naval y madera.

1.6 VISIN
Ser el mejor Astillero de Chimbote, del Per y de
Amrica Latina.

1.7 VALORES

INTEGRIDAD
TICA
COMPROMISO
RESPONSABILIDAD
MEJORA CONTINUA

1.8 ORGANIGRAMA
GERENCIA
ASISTENTE DE GERENCIA
PRODUCCIN
N
RENCIA
ASESORIA LEGAL EXT.

SECRETARIA DE GERENCIA

ADMINISTRACIN

TALENTO HUMANO

LOGISTICA

PRODUCCIN

COMPRAS, ALMACEN Y TRANSP.

DPTO DE OPERACIONES

CONTABILIDAD EXT.

MANTENIMIENTO

1.9 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR

DEPARTAMENTOS
LUGUENSI, cuenta con una sede en Lima, ubicado en: AV 2 de Mayo Nro.
548 Provincia Constitucional Del Callao.

2 RESUMEN DE ACTIVIDADES PERMANENTES:

UBICACIN DE LAS PRCTICAS:
Se realiz en la empresa ASTILLEROS LUGUENSI E.I.R.L en el rea de
secretara.

EJECUCIN DE LAS PRCTICAS:

Se desarroll en su totalidad de forma dinmica en la oficina.
Inicio: 30 de abril del 2016
Termino: 12 de agosto del 2016

TOTAL DE HORAS ACUMULADAS:

300 horas

JEFE DE LA OFICINA DONDE SE REALIZ LAS PRCTICAS:

Nombre y apellido: Vanessa Sofa Flores Arellano
Cargo que ocupa: Secretara de Gerencia

2.1 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES PERMANENTES:

DENOMINACIN:

Registro de Garitas de Control

Cancelacin de Facturas
Registro de Guas de Servicio
Escaneos de documentos.
Archivo de documentos

 SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES:

2.1.1 Registro de Garitas de Control:

En la empresa ASTILLEROS LUGUENSI E.I.R.L se lleva un estricto control
de las personas que entran y salen de la empresa, para ello, se les pide su
documento de identidad a la hora de ingreso y posteriormente se le entrega
el documento cuando finalice su visita.

Este arduo control est a cargo del Seor: Ascoy Hernndez Antonio quien
se desempea como vigilante de la empresa; l cual tiene un registro fsico
en donde plasma el ingreso y salida de las visitas.

Al finalizar su horario de trabajo entrega dicho documento a la

SECRETARA DE GERENCIA: Vanessa Flores Arellano la cual a su vez
entrega dicho documento al GERENTE GENERAL l cual firma el
documento dando conformidad se procese a registrar en EXCEL dicho
documento.
En el documento se detalla:

La fecha de ingreso.
La hora de Ingreso.
Datos personales
Nmero de DNI
Nombre de la empresa o Embarcacin de la que viene.
Nmero de Celular o Telfono fijo
Motivo de la visita
Persona Que Lo Atiende.

La Secretara de Gerencia a la cual asista me design esa funcin para

realizar el registro de dicho documento, para ello ingresaba a Excel 2013 y a
la carpeta: REGISTRO DE GARITAS DE CONTROL, abriendo para su
posterior registro.

2.1.2 Cancelacin de Facturas:

Las facturas internas de la empresa llegan a la Secretaria de Gerencia la
cual se encarga de cancelarlas dichas facturas.
Es decir, las facturas llegan en fsico, para lo cual, primero se revisa que
todo este conforme, ya que las facturas vienen adjuntadas con:

Guas de Arenado
Guas de Energa
Guas de Maestranza
Gua de Maquinarias
Proyecto Astillero (P.A)
Hoja de Varado
Hoja de Desvarado
Copia del DNI del Propietario de la Embarcacin
Copia de Licencia de Navegacin de la Embarcacin (Matrcula,
Peso correspondiente, etc.)

Se verifica que la suma coincida con los dgitos escritos, que no falte ni un
documento antes mencionado, estando todo conforme se empieza a sellar
cada documento, dando la conformidad del caso, para luego llevarlo a
GERENCIA, donde ser firmado.

Luego se procede a registrar en Excel la factura y de esa forma se dar la

Cancelacin de la Factura.

2.1.3 Registro de Guas de Servicio:

Las Guas de servicio es donde se detalla el servicio a realizar para los
clientes y su importe.
En la empresa ASTILLERO LUGUENSI.E.I.R.L tambin se lleva un control
de estas guas, las cuales tienen que ser registradas en el Excel.
Para ello, cumpla con realizar la tarea asignada.

2.1.4
Escaneos de documentos:
Despus que los documentos han sido revisados por la secretaria y llevado
a GERENCIA para su firma de conformidad se procede al escaneo de
documentos.
Para poder llevar un adecuado manejo de la informacin, se realiza el
registro de la mayora de documentos en Excel para ello es necesario
establecer los hipervnculos.
Por tal razn es necesario el escaneo de documentos como:

Facturas de Venta (PDF)

001- 004224
002-003167
Boleta de venta (PDF)
001- 000780
Cheques (JPG)
N 888
N 2085
Hoja de Liquidacin (JPG)
H.L 00790
Guas de Maestranza (JPG)
00452
Orden de Despacho (JPG)
N 00000366
Almacn- Nota de Venta (JPG)
N 3340
Recibo de Ingreso (JPG)
N 000389

 Informe de Trabajo Almacn (JPG)

N597
Proyecto Astillero (PDF)
064-2016
Cuaderno de Embarcaciones (PDF)
062-16

Cada documento tiene diferente nombre al momento de guardarlos, pero

todos eran guardados en la carpeta, la cual llevaba mi nombre; FIORELLA.
Realizando esta tarea, se agilizaba el trabajo a la hora de registrar en Excel
dicha informacin.

ORDEN DE DESPACHO

HOJA DE LIQUIDACIN

RECIBO DE INGRESO

NOTA DE VENTA

2.1.5

Archivo de Documentos:

Una de las responsabilidades de la secretaria, es el manejo de los

documentos, desde su elaboracin hasta su eliminacin o conservacin,
tambin puede tener datos de almacenamiento para as poder procesarlos.
El procedimiento para realizar el archivo de documentos es:
1. INSPECCIONAR
2. CLASIFICAR.
3. CODIFICAR
4. DISTRIBUIR
5. ARCHIVAR PROPIAMENTE

Aplicamos las tcnicas de archivo, en este caso fue el sistema de

clasificacin de archivo NMERICO, ya que cada documento cuenta con
nmeros correlativos. (Guas de Servicio, Energa, Maestranza, Maquinarias,
Facturas de Venta, Boleta de Ventas).
Con respecto a los documentos del personal que labora en la empresa
(Boletas de Pagos, Certificados) para archivar estos documentos utilizamos
el sistema de clasificacin de ORDEN ALFABTICO, cada trabajador
contaba con archivador respectivo.
Tambin realic la eliminacin de documentos los cuales era necesario dar
de baja dicha documentacin.
La empresa cuenta con un ambiente exclusivamente para el ARCHIVO DE
DOCUMENTOS.
Realizando la Recepcin y el manejo de la Informacin se logra el
adecuado proceso de archivar documentos a fin de localizarlos fcil y
rpidamente, asimismo, protegerlos de prdidas y deterioros.

3 RESUMEN DE ACTIVIDADES CONCEPTUALES:

3.1 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES CONCEPTUALES:
DENOMINACIN:

Registrar en el cuaderno de contabilidad.

Registrar en el cuaderno de cargo.
Fotocopia de documentos.
Redaccin de cartas.

 SECUENCIA DE LAS ACTIVIDADES PERMANENTES:

3.1.1 Registrar en el Cuaderno de Contabilidad:

Se refiere a los documentos o materiales que se entregaban al rea de
Contabilidad, es decir, estados de cuentas de prstamos de Bancos
(Banco Continental, Banco de crdito, Scotiabank), asimismo, papel
bond.
Para ello se registraba en dicho cuaderno, lo cual el proceso conclua
con la firma de la Contadora.

3.1.2 Registrar en el Cuaderno de Cargo:

Se refiere a las facturas o boletas de venta que se entregaban al rea de
Contabilidad para su posterior declaracin ante la Sunat.
En el cuaderno de cargo se detallaba:

Nmero correlativo del Cuaderno de Cargo

Fecha de Entrega
Hora de Entrega
Tipo de documento, especificando la empresa, ( Factura o Boleta
de Venta)
Nmero de Factura o Boleta de Venta.
Firma de Secretara
Firma del rea de Contabilidad.

3.1.3 Fotocopia De Documentos:

Se refiere al manejo de la fotocopiadora, se sacaba todo tipo de copia,
es decir, de cualquier rea de la empresa venan para sacar juegos de
documentos.
Se deba de tener mucho cuidado con el manejo de la fotocopiadora
para evitar su deterioro.

3.1.4 Redaccin de Cartas:

Haba oportunidades en donde el Sr. Luguensi necesitaba con urgencia
cartas, por diferentes motivos especficos, ya sea para recordar a un
cliente de una deuda o para ceder un poder a un colaborador de la
empresa; es donde realizaba la redaccin de cartas.

EQUIPOS MATERIALES, ENSERES UTILIZADOS EN LAS ACTIVIDADES:

Computadora
Impresora
Escritorio
Estantes
Silla
Sello
Lapiceros (Rojo y Azul)
Corrector
Tijera
Regla
Borrador
Resaltador

4 LOGROS:
La realizacin de las practicas pre profesionales iniciales logran contribuir en mi
formacin acadmica como profesional de Secretariado Ejecutivo, todo lo ha
aprendido en clases lo llev a la prctica, logrando aplicar las tcnicas
correctas para el buen manejo y control de los documentos.
Como futura Secretaria Ejecutiva logr ver cun importante es aplicar las
reglas: CLASIFICACIN, DISTRIBUCIN Y ARCHIVO para as demostrar
eficiencia y eficacia en la empresa.

Por otro lado, aprend que la Recepcin y Manejo de la Informacin adecuada

es vital para evitar el caos en la empresa evitando as prdidas de tiempo.

5 OBSTCULOS:
a. Fue la distancia entre la Empresa y mi casa estaba a 30 minutos.
b. El horario de ingreso a la Empresa, debido a que estudio hasta las 12:30
p.m. tena que regresar a mi casa para ponerme el uniforme de la
empresa lo cual me tomaba 45 minutos llegar y luego dirigirme a la
Empresa ; a veces no almorzaba como debe de ser, con el fin de llegar
puntual a la Empresa.

6 CONCLUSIONES:
El presente informe fue realizado siguiendo procedimientos y criterios
establecidos por el Instituto para as dejar constancia de haber realizado las
practicas pre profesionales, lo cual es vital para la obtencin del Ttulo
Profesional Tcnico.

La realizacin de las prcticas permite contrastar la teora con la prctica, es

decir, poder desarrollar las habilidades y destrezas en las tareas realizadas en
el centro de prcticas logrando as la consolidacin de los profesionales.

Gracias al desarrollo de las prcticas se logra obtener experiencias reales

acerca del ambiente donde se trabajar, por ello, es importante realizarlas,
para enriquecer nuestro proceso de formacin acadmica llevando consigo
grandes experiencias y nuevos aprendizajes.

7 RECOMENDACIONES:
Los docentes de la carrera profesional deben realizar la supervisin de la
prctica a fin de detectar posibles problemas que se presenten en las prcticas
y puedan brindar las orientaciones necesarias segn sea el caso.

Las entidades pblicas o privadas deben apoyar el proceso para la formacin

de profesionales tcnicos a travs de las prcticas, brindndoles conocimientos
y tambin incentivarles de alguna forma.

Por ltimo, si se quiere un mejor futuro para nuestro pas, esto se logra con la
incorporacin de profesionales con formacin slida e integral para ello se
requiere la capacitacin y el entrenamiento continuo.

8 ANEXOS:
Desarrollando mis prcticas en Astilleros
Luguensi E.I.R.L

rea de prcticas

HOJA DE EVALUACIN DE PRCTICAS PRE

- PROFESIONALES INICIALES

CERTIFICADO DE PRCTICAS PRE

PROFESIONALES