pelupusan

PELUPUSAN
1. DEFINISI PELUPUSAN
Pelupusan adalah satu proses di mana sesuatu aset / barang awam yang secara
fizikalnya masih ada dalam simpanan tetapi tidak digunakan atau diiperlukan dan perlu
dikeluarkan dari simpanan dan rekod.
2. ASET
Harta yang mempunyai nilai dan boleh dijual atau dipindah milik
3. JENIS ASET
Semua barang yang diperolehi daripada sumber wang kerajaan atau suwa
Aset/barang yang dirampas/lucut hak milik/tidak bertuan/tidak dituntut (proses
pelupusan tertakluk kepada Akta, Undang-undang dan Peraturan tertentu.)
Aset/barang yang diterima sebagai hadiah/sumbangan
Sampel/barang contoh tender/kontrak (Tatacara perlu disediakan oleh
Kementerian/Jabatan
Buku teks (SPBT)
4. OBJEKTIF PELUPUSAN
Mendapat hasil pulangan yang terbaik
Jimat ruang
Akaun/rekod kedudukan sebenar dapat dikemaskini dan disempurnakan
Mengelakkan barang-barang tersebut menjadi lebih tidak ekonomik untuk dilupuskan

secara jualan sekiranya ia disimpan.

5. TUJUAN
Untuk mengatasi :
Kos menyimpan meningkat contoh: kos sewaan bangunan, penggunaan elekterik,
pengurusan, penyelenggaraan.
Susut nilai makin lusuh, rosak turun nilai
Risiko kehilangan tanpa jagaan / penyeliaan
Risiko kerosakan
Risiko keusangan lapuk/tidak boleh dipakai
Kesempitan ruang bilik dipenuhi barang-barang
Pembaziran tidak digunakan
Modal terikat tiada pulangan / hasil
Membolehkan Jabatan mendapat gantian / barang baru
6. BILA PERLU DIBUAT PELUPUSAN
Barang-barang yang pecah dan rosak
Habis tempoh penggunaan yang ekonomik
Tidak ekonomik dibaiki
Lusuh/usang
Kondem
Tamat tempoh penggunaan
Melebihi keperluan (berlebihan)
Tidak sesuai lagi digunakan (akibat perubahan teknologi)
Tidak/lambat bergerak (di stor)

 Sudah diganti
Tidak diperlukan lagi
Disyorkan selepas urusan verifikasi stok, pengiraan stok dan pemeriksaan stok.
7. HAD AMAUN MAKSIMUM PELUPUSAN / HAPUS KIRA HARTA BENDA KERAJAAN
YANG BOLEH DILULUSKAN KETUA-KETUA JABATAN / BAHAGIAN DI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA DAN JUGA PENGARAH PELAJARAN
NEGERI
- Perbendaharaan Malaysia Melebihi RM50,000 seunit atau RM500,000 secara
aggregat (melalui Bahagian Kewangan)

KSU KPM/Ketua Jabatan/Bahagian KPM/ Pengarah Pelajaran Negeri/

Pengarah Bahagian Pengurusan Pendidikan Teknik & Vokasional- Sehingga RM50,000
seunit atau RM500,000 secara aggregat
8. TATACARA PELUPUSAN
8.1. Tanpa Lembaga Pemeriksa (Panduan 218 PPTPS)
Barang/aset yang nilai perolehan asal tidak melebihi RM20,000 seunit dan RM300,000
secara aggregat tidak boleh digunakan dengan ekonomi, hanya boleh mendapatkan
hasil jualan sisa sahaja.
Tidak bernilai untuk dijual : Contoh pinggan mangkuk pecah
Tidak boleh dijual disebabkan dasar kerajaan/keselamatan awam
Senaraikan aset/barang
Borang Pelupusan Tanpa Lembaga Pemeriksa (AP 218).
Kemukakan senarai kepada Pegawai Pengawal/ Pengarah Pelajaran atau pegawai
yang telah diturunkan kuasa untuk meluluskan pelupusan (Ruj. PU(B)116. dan PU (B)
513)
Senarai tidak perlu dihantar ke Kementerian Kewangan.
Jangan campurkan aset/barang yang melebihi RM20,000 seunit dengan yang kurang
daripada RM20,000
Tindakan ini hendaklah diluluskan oleh Pegawai Pengawal/Pengarah Pelajaran Negeri
mengikut kadar di atas

8.2. Dengan Lembaga Pemeriksa (Panduan 212 PPTPS)

Nilai perolehan asal melebihi RM20,000 seunit atau RM300,000 secara aggregat
Lembaga Pemeriksa hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal atau pegawai yang
menerima perwakilan kuasa terdiri dari 2 orang pegawai (salah seorang hendaklah
terdiri daripada Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional) yang tidak terlibat
secara langsung dalam pengendalian aset dan barang berkenaan dan perlu membuat
pemeriksaan.
Lembaga boleh dilantik mengikut jawatan atau mengikut nama individu dan mengikut
tempoh tertentu dan boleh dibuat secara tahunan pada awal tahun.
Berkebolehan menilai/menaksir kegunaan barang-barang
Bagi barang-barang berbentuk kenderaan, mesin atau loji hendaklah memperolehi Sijil
Tidak Ekonomik Dibaiki (TEB) daripada penilai JKR atau firma yang mengeluarkannya
terlebih dahulu.
Lembaga Pemeriksa menyediakan daftar barang-barang yang hendak dilupuskan .
Borang Kew 300V digunakan ( 6 salinan ) serta 1 salinan dokumen lain seperti sijil TEB,
laporan kemalangan atau laporan kerosakan.
Pendapat dan syor cara pelupusan hendaklah dinyatakan dengan jelas di Laporan
Lembaga Pemeriksa.
Laporan hendaklah dikemukakan kepada Pegawai Pengawal/Urusetia Pelupusan.
Tindakan susulan hendaklah diambil jika kelulusan lewat.
Bagi barang yang nilai perolehan asalnya melebihi RM50,000 seunit dan RM500,00
secara aggregat, permohonan pelupusan hendaklah dikemukakan kepada
Perbendaharaan Malaysia melalui Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran.
9. PENUBUHAN LEMBAGA PEMERIKSA KEMENTERIAN PELAJARAN - Panduan
Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan Stor 212 . (Ruj.Sem.KP.1589/5/(97) bertarikh 9

September, 1989)
KSU Kementerian Pelajaran selaku Pegawai Pengawal telah bersetuju melantik
pegawai-pegawai berikut untuk menganggotai Lembaga Pemeriksa:
9.1. Jabatan Pelajaran Negeri
- Pengarah Pelajaran / Timbalan Pengarah
- Ketua Sektor
- Pegawai Eksekutif
9.2. Pejabat Pelajaran Daerah
- Pegawai Pelajaran Daerah
- Penolong Pegawai Pelajaran Daerah
- Penyelia Sekolah Rendah

9.3. Pusat Sumber Pendidikan Negeri

- Ketua Penolong Pengarah PSPN
- Pegawai Penyelaras yang tidak ada kaitan dengan pengurusan barang-barang yang
dilupus
- Ketua Pembantu Tadbir
9.4. Sekolah Menengah/Sekolah Rendah
- Pengetua/Guru Besar
- Penolong Kanan
- Guru/Ketua Bahagian yang tidak ada kaitan dengan pengurusan barang-barang
berkenaan.
10. TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA
Menyediakan jadual pemeriksaan

 Memberitahu Jabatan untuk membuat persediaan (Jabatan boleh membantu dengan

menyediakan maklumat tentu di Kew.300V)
Memeriksa aset / barang
Menyediakan Laporan Lembaga Pemeriksa (Kew.300V)/ lengkapkannya jika telah
disediakan lebih awal.
Syorkan cara-cara pelupusan yang sesuai (Rujuk SPP Bil.02/1997)
Menandatangani Kew.300V dan kemukakan kepada Pegawai Pengawal / Urusetia
Pelupusan.
11. SIJIL TEB (TIDAK EKONOMIK DIBAIKI)
Barang-barang berikut perlu mendapat sijil TEB
Kenderaan bermotor
Loji
Jentera
Mesin/peralatan mekanikal, elekterik, elektronik
Perakuan Lembaga Pelupusan Peralatan Komputer (LPPK) /Jawatankuasa Teknikal
(untuk peralatan komputer). Ruj.SPP 7/1995
12. SIAPA YANG MENGELUARKAN SIJIL TEB
Pegawai-pegawai yang berkelayakan dalam bidang-bidang tertentu seperti Jurutera
Jentera,Jurutera Mekanikal, Jurutera Elektrik
Pembekal atau agen pembekal
Syarikat yang menyenggarakan aset
Rekod penyelenggaraan di Kew 312 (Daftar Harta Modal) boleh digunakan bila
bermasalah memperolehinya.
Laporan pemeriksaan firma boleh digunakan dalam keadaan tertentu
Pegawai yang mengeluarkan Sijil TEB hendaklah tidak terlibat secara langsung dalam
pengurusan/pengendalian aset.

13. KAEDAH PELUPUSAN (Mengikut Tatacara Pengurusan Stor (Panduan 222 225)

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 02/1997)

13.1. Penjualan melalui:
Tender
Sebutharga
Lelong
Tukar beli (trade in)
Kontrak pusat
13.2. Pindahan
Pindahan kepada agensi kerajaan negeri atau badan berkanun memerlukan kelulusan
Perbendaharaan Malaysia terlebih dahulu.
Pindahan kepada agensi kerajaan persekutuan hanya perlu dimaklumkan sahaja
kepada Perbendaharaan.
Perlu disokong oleh Surat Setuju Terima dari agensi yang menerima.
13.3. Hadiah
Perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan (Permohonan melalui Bahagian
Kewangan Kementerian Pelajaran Malaysia)
Perlu disokong oleh Surat Setuju Terima
13.4. Tanam / Bakar / Buang / Tenggelam / Lebur
Untuk barang-barang makmal, bahan kimia dan barang yang rosak teruk
Dirujuk kepada Pihak Berkuasa Tempatan di tempat masing-masing
Mengikut garis panduan Jabatan Alam Sekitar / agensi lain yang berkaitan
13.5. Cara-cara lain
Kaedah pelulusan perlu memberi keutamaan kepada kriteria pulangan hasil yang sesuai
dan paling menguntungkan kerajaan.

14. PELUPUSAN PERALATAN KOMPUTER (SPP Bil. 7 Tahun 1995) Garispanduan

Pelupusan Peralatan Komputer
14.1. Tafsiran
Semua perkakasan atau komponen fizikal, dan perisian dalam sesuatu sistem komputer
14.1.1. Perkakasan atau komponen fizikal perkakasan utama sistem komputer,
perkakasan peripheral, alat-alat input/output, perkakasan komunikasi dan media
komputer
14.1.2. Perisian komputer semua jenis program dalam sistem komputer.
14.2. Kriteria.
14.2.1. Keupayaan / kecekapan peralatan adalah rendah
14.2.2. Kos penyelenggaraan/kos pengoperasian adalah tinggi berbanding prestasi
peralatan.
14.2.3. Kekerapan berlaku ralat (error)
14.2.4. Firma/agen pembekal tidak lagi beri khidmat sokongan
14.2.5. Alat-alat ganti sukar diperolehi
14.2.6. Diperakukan oleh LPPK
14.2.7. Nilai perolehan asal melebihi RM10,000 tiap satu atau RM100,000 keseluruhan.
14.3. Penubuhan Lembaga Pelupusan Peralatan Komputer (LPPK)
14.3.1. Dilantik oleh Ketua Pengarah Unit Pemodenan Tadbiran Malaysia (MAMPU)
yang terdiri dari
Pengerusi - Ketua Pengarah / Timbalan Ketua Pengarah MAMPU
Ahli Seorang Juruanalisa Sistem (Kategori F2 ke atas) dari INTAN
Ahli Seorang Jurutera Elektronik Malaysia (MIMOS)
Ahli Seorang Pakar Komputer dari Universiti Tempatan
Ahli Seorang Pakar Komputer dari mana-mana agensi sektor awam
14.3.2. Berpengalaman sekurang-kurangnya 5 tahun dalam bidang komputer
14.3.3. Perlantikan untuk satu tempoh tidak melebihi 2 tahun
14.3.4. Korum untuk mesyuarat LPPK ialah 3 orang

15. PELUPUSAN BUKU TEKS (SPBT)

(Rujuk Surat Pekeliling Kewangan Bil.2/1989)
15.1. Lembaga Pemeriksa Ditubuhkan di peringkat sekolah
- Pengarah Pelajaran Negeri/Pegawai yang dilantik
- Pengetua/Guru Besar sekolah berkenaan
- Guru Kanan/Penolong Kanan sekolah berkenaan
- Guru SPBT sekolahberkenaan.
15.2. Pelupusan Buku Teks Agama Islam perlu diasingkan dan dilupuskan secara
dibakar. (Tidak boleh diserahkan kepada Jabatan Percetakan atau Kontraktor)
16. HASIL PELUPUSAN
Hendaklah dipulangkan sebagai hasil kerajaan dan dihantar kepada PTJ masingmasing
17. TUGAS URUSETIA PELUPUSAN DI JABATAN/BAHAGIAN
Menguruskan perlantikan Lembaga Permeriksa (Minta cadangan ahli dari Jabatan jika
perlu)
Minta Laporan Lembaga Pemeriksa daripada Lembaga yang telah dilantik.
Perolehi kelulusan daripada Pegawai Pengawal / Pegawai yang telah diperwakilkan
kuasa atau Kementerian Kewangan.
Hantar peringatan jika kelulusan belum diterima.
Sampaikan kelulusan kepada agensi untuk tindakan pelupusan.
Susuli sehingga pelupusan selesai (Pastikan dalam tempoh 3 bulan)
Pohon lanjutan pelupusan atau cara pelupusan lain jika pelupusan tidak dapat
diselesaikan dalam tempoh 3 bulan.

 Perolehi Sijil Pelupusan (Kew.300X)

Hantar Sijil Pelupusan ke Bahagian Kewangan / Audit Negara.
Pastikan rekod dikemaskini ( Catat di Daftar Harta Modal/Inventori/ Rekod Stok)
Laporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kementerian
Pelajaran Malaysia tiap-tiap 3 bulan mengenai urusan pelupusan.
18. TINDAKAN PELUPUSAN SELEPAS MENDAPAT KELULUSAN
18.1. Pelupusan dijalankan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan
18.2. Sediakan 6 salinan Sijil Pelupusan Barang (Kew 300X)
18.3. Sediakan 6 salinan Sijil Saksi (bagi pelupusan secara dibakar, ditanam dan
dibuang)
18.4. Hantarkan bersama Kew 300V kepada:
i. Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran Malaysia
ii. Perbendaharaan Malaysia (Bhg. Pengurusan Perolehan Kerajaan)
iii. Ketua Audit Negara
iv. Pejabat Audit Sekolah Negeri
v. Pengarah Pelajaran Negeri
18.5. Keluarkan barang dari stok
18.6. Pohon perlanjutan tempoh pelupusan atau cara lain jika pelupusan tidak dapat
diselesaikan dalam tempoh tersebut.
18.7. Hasil jualan harta benda yang dilupuskan perlu dikembalikan ke hasil kerajaan.
19. PELUPUSAN BAHAN-BAHAN BERCETAK
Pihak-pihak yang berkuasa memberi kelulusan:
Jabatan Akauntan Negara
- Dokumen / borang kewangan yang telah digunakan
Ketua Audit Negara
- Dokumen / borang kewangan yang belum digunakan

 Arkib Negara
- Dokumen Am / Buku / Fail
Bahan bercetak yang mengandungi unsur-unsur seperti berikut perlu dirujuk kepada
Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan:
Maklumat / unsur keselamatan
Dokumen terhad, sulit, rahsia
Lesen, permit
Borang dengan maklumat peribadi orang ramai
20. PELUPUSAN DOKUMEN KEWANGAN
Dokumen Kewangan yang disenaraikan seperti di Lampiran M A.P. 150
Buku Tunai / Baucer Bayaran (Tempoh menyimpan 7 tahun selepas penutupan akaun
terakhir sekiranya tiada kes teguran audit)
Resit pendua ( Tempoh menyimpan 3 tahun )
Daftar Kutipan Harian / Buku Bayaran Pos ( Tempoh menyimpan 1 tahun )
Kaunterfoil cek ( Selepas pengauditan tahun berkenaan )
Boleh dimusnahkan tetapi perlu mendapat kelulusan :
Jabatan Akauntan Negara,
Bahagian Perkhidmatan Audit Dalam dan Kawalan,
Tingkat 16 & 23, Plaza Pengkalan,
Batu 3, Jalan Ipoh,
51100 Kuala Lumpur
(u.p: Pemusnahan Dokumen)
dengan terlebih dahulu mendapat pengesahan Ketua Audit Negara dan Ketua Pengarah
Arkib Negara ( Permohonan dari luar Kuala Lumpur pengesahan adalah dari Audit
Negara dan Arkib Negara Cawangan Negeri masing-masing.

 Pengesahan tambahan dari Badan Pencegah Rasuah, Pegawai Keselamatan

Kerajaan dan Audit Dalam Kementerian (jika perlu)
Pengakuan Jabatan bahawa dokumen yang hendak dimusnahkan tidak lagi
mempunyai hal kewangan/perakaunan yang belum selesai dan bebas dari penyiasatan
pihak-pihak lain seperti Audit Dalam Kementerian, Badan Pencegah Rasuah, Pihak
Berkuasa Polis, Mahkamah dan pihak-pihak yang berkaitan.
Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) boleh menghantar wakil untuk
pemeriksaan ke atas dokumen yang hendak dimusnahkan samada sebelum kelulusan
dan/atau selepas kelulusan.
JANM juga boleh menghantar wakil untuk penyaksian semasa pemusnahan.
KESIMPULAN
Pengetua/Guru Besar perlu memastikan aset sekolah digunakan dengan cara terbaik
dan optimum. Dengan cara ini dapat mengelakkan pelupusan dibuat sebelum tempoh
aset perlu dilupuskan. Bagi aset yang tidak boleh digunapakai lagi sememangnya perlu
dilupuskan melalui tindakan pelupusan mengikut tatacara yang ditetapkan. Sekiranya
tindakan pelupusan tidak dibuat oleh pihak sekolah, kemungkinan pembaziran dan
kerugian akan berlaku.
Pelupusan perlu dibuat terhadap aset yang sudah tidak boleh digunakan bagi
mengelakkan berlakunya kehilangan dan kerosakan berterusan yang tidak ekoomik lagi
kepada jabatan. Dengan cara ini beban tanggungjawab dapat dikurangkan serta boleh
meningkatkan lagi tahap pencapaian kerja dari semasa ke semasa. Manakala hasil
pelupusan boleh dimasukkan balik ke akaun hasil kerajaan.