En Bucaramanga a los 6 das del mes de Enero de 2016 se reunieron en el
Archivo SEVICOL LTDA .y WILBERT ALFONSO VILLAMIZAR en calidad de
asesor para determinar los documentos a archivar dentro de las historias laborales de los trabajadores inactivos de la empresa Una vez explicados los fundamentos tcnicos para la organizacin fsica y tcnica de las historias laborales y teniendo en cuenta la valoracin de los documentos que componen cada una de las historias se establecieron las siguientes pautas: 1. Se proceder a la ordenacin de los documentos que conforman la historia laboral, estableciendo una secuencia cronolgica teniendo en cuenta el orden natural y el trmite original y se realiza de manera ascendente, es decir que el primer contrato que debe aparecer dentro de la carpeta, una vez ordenados los documentos, es aquel cuya fecha sea ms antigua y el ltimo el de fecha ms reciente, teniendo siempre presente el trmite que se cumpli. 2. Simultneo a la ordenacin, se realizar la depuracin, procedimiento que consiste en retirar de las unidades documentales aquellos documentos que han perdido sus valores o que corresponden al archivo facilitativo, documentos de apoyo y duplicados. Es importante aclarar que en caso de encontrar varias copias del mismo documento, se debe conservar una y depurar las dems. 3. De acuerdo a lo anterior se estableci el orden de los documentos dentro de la historia laboral para cada contrato y que se presenta a continuacin: 4. Cada uno de los contratos comenzar con la liquidacin de las prestaciones sociales seguido de la carta de preaviso o la carta de renuncia y la aceptacin de la renuncia. Posteriormente se organizaran los documentos componentes del contrato en el siguiente orden:
Minuta del contrato
GR-F-26 constancia de exclusiones Constancia de induccin GR-F-31 constancia de aprobacin de ingreso personal operativo GR-F-12 declaracin de escogencia EPS AFP Afiliacin caja de compensacin Certificado fondo de pensiones y/o formulario de afiliacin Formulario EPS y/o certificacin de afiliacin Afiliacin ARL Cuadro dactiloscpico: se estableci que solamente se dejar uno de estos en el primer contrato. Copia carnet de vacunacin Copia cdula de ciudadana: solo se deja una copia en el primer contrato
Copia Libreta militar: solo se deja una copia en el primer contrato
Copia tarjeta de conducta: solo se deja una copia en el primer contrato Certificado judicial Certificado de antecedentes disciplinarios Certificado de antecedentes fiscales Copia de los cursos de seguridad: se estableci organizar los cursos de la fecha ms reciente a la ms antigua Copia diploma acta de grado o certificado Certificaciones laborales: se almacenan dos certificaciones En caso de los trabajadores antiguos, solo se anexa el formato GR-F-29, certificado de experiencia por lo que no son necesarias las certificaciones laborales Referencias personales: se almacenan dos GR-F-29, certificado de experiencia: para trabajadores antiguos GR-F-27, hoja de vida aspirantes GR-F-33, evaluacin sicolgica GR-F-28, informe cualitativo y cuantitativo para la seleccin de trabajadores. Este formato es el resumen de las pruebas realizadas a los aspirantes. En caso de que la historia laboral no contenga el formato anterior se debern archivar los siguientes documentos: -
GR-F-21, entrevista tcnica
Prueba de conocimiento Prueba VALINSE (solo el informe sin la hoja de respuestas) GR-F-25, valoracin socio familiar GR-F-16, entrevista por competencias
GR-F15, verificacin de referencias
Examen de aptitud psicofsica (SIMETRIC) Certificado Mdico Examen visual Prueba 16-PF-15. Solo el informe sin la hoja de respuestas
5. El resto de los documentos soporte de la historia laboral se ordenarn de
acuerdo al orden natural de produccin. Entre dichos documentos se pueden mencionar:
Diligencia de descargos Sanciones disciplinarias Embargos