Qu es una ORGANIZACIN?

La organizacin est formada por un grupo de

personas que desean lograr determinados objetivos.
Para alcanzarlos, utilizan sus recursos y realizan
actividades coordinadas y relacionadas entre s.
Las
organizaciones
desarrollan
sus
actividades
teniendo en cuenta que el entorno que las rodea les
impone ciertas restricciones.

LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA

Qu es un SISTEMA?
Un sistema es un conjunto de elementos, dispuestos en
un orden interrelacionado, que adoptan una estructura
organizada. Estos elementos o partes realizan actividades
coordinadas pues sus funciones se vinculan entre si y lo
hacen para lograr determinados objetivos.

Qu es una EMPRESA?
La empresa es una organizacin compuesta por un
conjunto de seres humanos y por recursos materiales, que
se constituye en una forma organizada, con el fin de
alcanzar
determinados
objetivos,
desarrollando
actividades de ndole econmica.

OPERACIONES TPICAS O ACTIVIDADES DE LA

EMPRESA
ACTIVIDADES BSICAS DE LA EMPRESA
Las operaciones bsicas son aquellas que realiza la empresa
para lograr alcanzar sus objetivos. Estas operaciones son:

COMPRAR: los bienes y servicios que se utilizan en la

produccin o en la venta de productos que constituyen
la actividad principal de la empresa.

PRODUCIR: utilizar los bienes y servicios, que se han

adquirido, para elaborar el producto que es el objeto
de la explotacin de la empresa

VENDER: colocar en el mercado los productos o

servicios que son el objeto de la explotacin de la
empresa.

COBRAR: el importe de las ventas efectuadas

PAGAR: los bienes que se han comprado y los servicios

que se han contratado.

De las funciones operativas derivan otras actividades de la empresa.

Investigacin de mercado.
Confeccin de presupuestos.
Control de calidad.
Manejo y control de los productos en el depsito.
Registro de las Operaciones
Archivo de la documentacin.
Tambin son muy importantes las operaciones que realiza con las
instituciones bancarias y con las entidades recaudadoras de impuestos.

LA DOCUMENTACION DE LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA

uniones de socios,
N COMERCIAL
las compras, ventas, cobros y pagos son hechos econmicos que se producen a diario.
ades (COMPRA-VENTA-COBRAR-PAGAR) deben estar respaldadas, para su posterior registro, por alg
s pueden ser:

Forma de emisin de los documentos

En cada operacin existen dos partes:
LA QUE COMPRA (COMPRADOR)
LA QUE VENDE (VENDEDOR)
Cada una de estas partes tiene que tener un comprobante de la operacin
efectuada. Por lo tanto, LA DOCUMENTACION QUE RESPADA CADA OPERACIN SE
EMITE POR DUPLICADO (COMO MNIMO). CON LA SIGUIENTE PARTICULARIDAD
El original para el
El duplicado para el

Qu son las operaciones de compra y venta?

Llamamos compra-venta a la operacin mediante la cual una
persona (vendedor) otorga la propiedad de un bien, a otra
(comprador) mediante el pago de un precio.

Qu es el precio?
El precio es el valor de un bien expresado en dinero. En el
caso de la compra-venta, el precio es el importe que el
comprador debe pagar al vendedor por los bienes que ste le
est entregando.

Cuntas clases de precios hay?

Precio

interno: precio por el cual se venden los bienes, dentro del pas
Internacional: precio de venta de los bienes en el exterior

Precio

de costo: es el precio que paga el comerciante al adquirir los

bienes
De venta: es el precio de venta de esos bienes, que incluye un
beneficio para el comprador.

Precio

por mayor: cuando la operacin se efecta en grandes

cantidades.
Por menor: cuando la operacin se hace en cantidades
pequeas.

OPERACIONES AL CONTADO Y OPERACIONES A CRDITO

Las operaciones de compra-venta pueden hacerse de diferentes formas:

AL
CONTADO

A CRDITO

CONTADO INMEDIATO: el pago

del precio se efecta contra la
entrega de los bienes.
CONTADO DE PLAZA: el precio de
la operacin es abonado algunos
das despus de la entrega de los
bienes, segn las costumbres de la
plaza (localidad) en que aquella fue
realizada.
EN CUENTA CORRIENTE: de esta
forma no se firman documentos,
sino que los pagos son acordados
en plazos determinados: 30, 60, 90
das.
CON DOCUMENTOS: el comprador
firma documentos llamados
pagars. Tambin puede transferir
pagars recibidos de otras
personas.

EN OPERACIONES A CRDITO:
EL COMPRADOR ES EL DEUDOR DEL VENDEDOR
EL VENDEDOR ES EL ACREEDOR DEL COMPRADOR

Documentacin utilizada en la operacin de compra-venta

VENDEDOR

COMPRADOR

utilizacin del documento

ORDEN DE COMPRA

para pedir mercadera

REMITO

acompaar el envo de los bienes

FACTURA

documento fundamental de la compra-venta

NOTA DE DBITO

indica un aumento de la deuda del

comprador con el proveedor

NOTA DE CRDITO

seala una disminucin de la deuda con el

proveedor

RESUMEN DE CUENTA

comunica todas las operaciones realizadas

Durante un perodo.

OPERACIONES BSICAS DE COMPRAS

La operacin bsica de compras abarca un conjunto de
actividades tendientes a adquirir lo necesario para el
desenvolvimiento de la empresa.
Se pueden comprar distintas clases de bienes:
BIENES DE LARGA DURACIN para uso de la empresa llamados:
BIENES DE USO
BIENES
DESTINADOS
A
LA
VENTA,
LLAMADOS:

BIENES
Maquinarias, herramientas,
muebles, materias primas,
mercadera de reventa.

GASTOS
Compra de papelera, biromes,
cds, cartuchos de tinta para
impresora. Etc.

Qu es la ficha de stock o de existencia)

Es una ficha donde se detallan las entradas y salidas de los bienes (en unidades fsicas
y valores)
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Cules son las operaciones bsicas de

compras?

Obtener la informacin necesaria para la realizacin de la compra

o Me planteo: qu necesito comprar?
o Necesito tener informacin de la ficha de stock para verificar la
cantidad de mercadera que necesito comprar.
o Decido qu cantidad comprar

PROCESO DE COMPRA
El comprador enva una ORDEN DE COMPRA al vendedor, por medio del
cual se le solicita la compra de los bienes deseados.
El vendedor me enva la mercadera que necesito acompaada de un
REMITO, a efectos de controlar la mercadera transportada y recibida por
el comprador.
El comprador una vez que controlo que la mercadera recibida sea la
detallada en el REMITO, lo firma en conformidad y lo devuelve al
VENDEDOR.
El vendedor (proveedor) recibe el REMITO FIRMADO POR EL COMPRADOR,
entonces procede a confeccionar la FACTURA Y ENVIA SU ORIGINAL AL
COMPRADOR (el proveedor o vendedor se queda con la FACTURA
DUPLICADO)
El flete del trasporte de mercadera Quin lo abona? Esto es un acuerdo
entre el comprador y el vendedor. Si se acord que el costo del flete lo
abona el comprador, entonces el proveedor o vendedor confecciona una
NOTA DE DEBITO al comprador indicndole el aumento de su deuda.
Qu sucede si cuando el comprador recibe la mercadera, faltan algunas,
o no son lo que l haba pedido? En este caso el comprador devuelve las
que no quiere o reclama las que han faltado. En este caso, el vendedor o
proveedor puede:
o Corregir las mercaderas
o Enviar una NOTA DE CREDITO al cliente indicndole que disminuyo
su deuda. (su deuda disminuye porque al devolver mercadera,
obviamente no corresponde que la pague).
OPERACIONES BSICAS DE VENTAS
Es el conjunto de operaciones tendientes a colocar el producto en el mercado. Abarca
aspectos como los siguientes:
Determinar el precio de venta
Buscar comprador
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 Establecer lneas de acredito

Concretar operaciones

Entregar los bienes.

proceso de venta

El vendedor consulta el listado de pedidos

Consulta ficha de stock
El vendedor confecciona el REMITO
El vendedor enva la mercadera
El vendedor enva la FACTURA al comprador

OPERACIONES DE COBROS Y PAGOS

Son las operaciones que reflejan las entradas y salidas de dinero y valores.
El movimiento de COBROS Y PAGOS puede hacerse de diversas formas.

En efectivo
Al contado
Con cheque
COBROS Y PAGOS

Con pagars diferidos

Con cheques diferidos

DOCUMENTACION UTILIZADA PARA LOS PAGOS Y COBROS

VENDEDOR

COMPRADOR
FIRMA UN PAGAR

utilizacin del documento

Promesa de pago futuro

PAGA EN EFVO

pago inmediato

O CON CHEQUE COMN

UTILIZA UN CHEQUE DIFERIDO

Pago diferido para el futuro

ENTREGA UN RECIBO

constancia de pago

Documentos comerciales
Los documentos comerciales son comprobantes que emiten los distintos actores econmicos como constancia de
haber realizado una operacin. En la mayora de los casos, la emisin de estos comprobantes es obligatoria.
Los documentos comerciales tienen varias funciones entre las cuales podemos mencionar:

Son elementos de prueba de las operaciones realizadas

Se utilizan para la contabilizacin

Sirven como elemento de control

A continuacin, se expone una lista de los documentos comerciales ms

utilizados.
Orden de compra
Una orden de compra o nota de pedido es una solicitud que un comprador hace a un proveedor indicando las
cantidades de mercadera que solicita y los detalles de entrega.
En cierta forma, una orden de compra autoriza al vendedor a remitir y luego a facturar las mercaderas.

Remito
Un remito es un documento comercial que tiene como objetivo dejar constancia del envo o del transporte de
mercaderas. Normalmente lo emite un vendedor al remitir (enviar) mercaderas, siendo firmado por el cliente y
devuelto al vendedor. De esta manera, el vendedor guarda una constancia de la recepcin de las mercaderas por
parte del cliente.
Normalmente es emitido por duplicado o incluso por triplicado. En este ltimo caso una copia es para el cliente, una
copia es para el vendedor y otra es para el transportista.
Es normal que en el remito no se indique el precio, ya que el objetivo del remito es certificar la recepcin y el
transporte de la mercadera y no otros temas relativos al precio, a los impuestos, etc.
Sin embargo el remito s es utilizado a la hora de hacer la facturacin a un cliente (para comprobar que es lo que se
envi y el cliente recibi) o a la hora de hacer un pago a un proveedor (para comprobar que lo que se nos factur y
estamos pagando es tambin lo que recibimos).
Factura
La factura es uno de los documentos comerciales ms importantes. Se emite al realizar de
una compraventa de bienes o de servicios siendo un documento obligatorio y probatorio de la operacin.

En la factura se detallan las mercaderas vendidas o los servicios contratados, las cantidades, los precios unitarios,
los subtotales, los descuentos (en caso de existir), el precio total, los impuestos tales como el IVA y la forma de
pago. Adems, tambin se incluye informacin de contacto e informacin fiscal de la parte vendedora.
Tener la factura original: significa que sos el comprador
Tener el duplicado de la factura: significa que sos el vendedor
Ticket
Es similar a una factura ya que cumple la misma funcin, pero es ms pequeo y abreviado. Se suele utilizar para
ventas de artculos de pequeos montos como por ejemplo en los supermercados.
Al igual que la factura indica las cantidades de los artculos vendidos, los precios unitarios, la fecha de la venta,
etc.
Nota de dbito
Es un documento entregado por un comerciante o empresa a un cliente en forma posterior a la factura, con el
objetivo de notificarle un aumento en su deuda (un aumento en el importe facturado) que puede ocurrir por
diferentes motivos como por ejemplo el cobro de intereses o comisiones, errores en la facturacin (si se factur de
menos), el cobro de fletes y acarreos, etc.
Nota de crdito
Es un documento que un comerciante o empresa entrega a un cliente tambin en forma posterior a la factura. La
nota de crdito tiene el objetivo de otorgarle un crdito econmico al comprador.
Los motivos pueden ser de distinto tipo, como por ejemplo bonificaciones posteriores a la venta, devolucin de
mercadera, errores en la facturacin (si se factur de ms), etc.
Es decir que mientras la nota de dbito aumenta la deuda, la nota de crdito la disminuye (u otorga un crdito al
comprador).
Recibo
Un recibo es un comprobante que se entrega (o se firma) al recibir un pago. No se limita solamente a las
actividades de compraventa sino tambin a las locaciones, al pago de sueldos, al cobro de comisiones, etc.
El recibo le sirve a quien paga como prueba de haber realizado ese pago.

Pagar
Es un documento mediante el cual una persona se compromete a realizar un pago a otra (deuda documentada).

Boleta de depsito

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Es un documento que emite un banco como constancia de haber recibido un depsito de dinero para acreditarlo en
la cuenta de su titular. Si debemos hacerle un pago a alguien depositando dinero en su cuenta bancaria (o incluso
depositar dinero en una cuenta propia), el banco nos dar como comprobante esta boleta.
En algunos casos, la boleta viene en blanco para ser completada por la persona que deposita el dinero (indicando
valor, destinatario, nmero de cuenta, etc.) y el banco la sella y la devuelve al depositante.

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Las cuentas contables

Las cuentas son el elemento bsico de la contabilidad y detallan el patrimonio y los movimientos contables de una
organizacin (tales como activos, pasivos, cobros, pagos, deudas, crditos). En una empresa no existe una sola
cuenta sino que hay varias, tantas como elementos de la empresa se analicen (clientes, bancos, deudas a pagar,
ganancias, prdidas, etc.).
Existen varios tipos de cuentas, pero en una primera clasificacin las podemos dividir en dos grandes grupos:
cuentas de patrimonio y cuentas de resultados. Las primeras hacen referencia a lo que la empresa tiene o a lo que
la empresa debe, mientras que las segundas son cuentas que indican resultados (ganancias o prdidas). En las
prximas secciones de este sitio detallaremos estos conceptos.

Clasificacin de cuentas contables

Las cuentas contables se clasifican en dos grandes grupos: Cuentas patrimoniales y cuentas de resultados.
Las cuentas patrimoniales a su vez se clasifican en cuentas de activo, de pasivo y de patrimonio neto.
Las cuentas de resultados se clasifican en cuentas de resultados negativos y cuentas de resultados positivos.
Podemos graficar la clasificacin de las cuentas contables de la siguiente manera.

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Cuentas Patrimoniales
Como su nombre lo indica, las cuentas patrimoniales contabilizan el patrimonio de la empresa. Bsicamente son
cuentas que hacen referencia a lo que la empresa tiene y a lo que la empresa debe. Este grupo a su vez se divide
en cuentas de activo, cuentas de pasivo y cuentas de patrimonio neto.

Cuentas de activo

Hacen referencia a lo que la empresa tiene como por ejemplo dinero en caja, dinero en banco, cuentas por cobrar,
mercaderas, etc.

Cuentas de pasivo

Hacen referencia a lo que la empresa debe como por ejemplo impuestos a pagar, deudas con proveedores, etc.

Cuentas de patrimonio neto

Contabilizan las diferencias netas entre activos y pasivos como por ejemplo las cuentas "Capital", "Reservas" y
"Resultados no asignados".

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Cuentas de Resultados
Las cuentas de resultados son aquellas que contabilizan operaciones de ganancias y prdidas. Es decir que
hacen referencia a las operaciones que modifican el patrimonio y por lo tanto que modifican las cuentas
patrimoniales. El grupo de cuentas de resultados se divide en cuentas de resultados positivos y cuentas de
resultados negativos.
Cuentas de resultados positivos

Son cuentas que contabilizan operaciones que aumentan el patrimonio de la empresa como por ejemplo la cuenta
ventas o comisiones cobradas.
Cuentas de resultados negativos

Son cuentas que contabilizan operaciones que disminuyen el patrimonio de la empresa como por ejemplo pago de
impuestos, sueldos y jornales, pago de comisiones, etc.

Ms cuentas contables
La anterior es la clasificacin bsica de las cuentas contables. Sin embargo es muy frecuente la utilizacin de otros
tipos de cuentas como las de movimiento o las regularizadoras.

Cuentas contables de movimiento o control

Las cuentas contables de movimiento son cuentas que se utilizan para asentar movimientos de forma temporal. El
ejemplo ms conocido es la cuenta contable compras, que se utiliza en sistemas de inventario peridico.
Cuentas regularizadoras

stas cuentas tienen por objetivo acercar el valor de las cuentas contables a la realidad cuando ese valor difiere por
algn motivo. Este tema se trata en la seccin cuentas regularizadoras.
Activos y pasivos
Como explicamos en la seccin anterior, los activos hacen referencia a lo que la empresa tiene y los pasivos a lo
que la empresa debe. Sin embargo, vamos a explicar un poco ms detalladamente estos dos conceptos.
Qu son los activos?
Un activo es un valor que la empresa dispone y que puede ser medido, representado o convertido en dinero en
efectivo. Ejemplos de activos pueden ser el mobiliario, los productos para la venta, las acciones y cualquier tipo de
bien que la empresa posea.
Qu son los pasivos?

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Los pasivos de una empresa son lo contrario a los activos. Son las obligaciones que tiene la organizacin ya sea
con otras empresas, con personas, con el estado, etc.
Todas las deudas comerciales, obligaciones de pago, crditos tomados, impuestos a pagar, etc., forman parte del
pasivo y por lo tanto son reflejados en el estado de situacin patrimonial de la empresa.

Listado de cuentas contables

La siguiente es una lista orientativa de las cuentas ms utilizadas en la ccontabilidad bsica. Es muy importante
saber identificar de que tipo es cada cuenta para comprender de qu manera se realizan los asientos en las
mismas.

Cuentas Patrimoniales
Cuentas de Activo
Caja
Banco <X> Cuenta Corriente
Valores a depositar
Valores diferidos a depositar
Mercaderas
Clientes o deudores por ventas
Deudores varios o Deudores diversos
Documentos a cobrar
IVA crdito fiscal o IVA a acreditar o IVA soportado
Inmuebles
Instalaciones
Muebles y tiles
Equipos de computacin o equipos para procesos de informacin
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Aplicaciones informticas
Maquinarias
Materias primas
Rodados
Tarjeta de crdito <X>

Reguladoras de activo

Previsin para deudores incobrables

Amortizaciones acumuladas

Cuentas de Pasivo
Proveedores
Acreedores varios
Documentos a pagar
IVA dbito fiscal o IVA repercutido
IVA a pagar

Reguladoras de pasivo

Intereses negativos a devengar

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 Cuentas de Patrimonio Neto

Capital
Reservas
Resultados no asignados

Cuentas de Resultados
Cuentas de Resultados Positivos

Ventas
Prestaciones de servicios
Intereses cobrados o intereses ganados
Alquileres cobrados o ingresos por alquileres
Descuentos obtenidos
Comisiones cobradas o comisiones ganadas
Cuentas de Resultados Negativos

Costo de la mercadera vendida (CMV)

Impuestos pagados
Alquileres pagados
Intereses pagados
Sueldos y jornales
Gastos generales
Comisiones perdidas
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Fletes y acarreos
Publicidad
Seguros
Descuentos cedidos

Cuentas de movimientos

Compras

Notas

Debemos tener en cuenta que diferentes pases suelen existir nomencladores (muchas veces obligatorios) que
establecen especficamente otros nombres y tambin los cdigos de las cuentas a utilizar. Incluso muchas veces el
cdigo puede ayudar a clasificar el tipo de cuenta (por ejemplo la primera cifra puede indicar el grupo, la segunda
un subgrupo, etc.).
Adems de la lista de cuentas y su nomenclatura, para organizar el proceso contable se suelen elaborar
procedimientos y normas relativas a la contabilidad. En muchos casos estas normativas reciben el nombre de Plan
General Contable o Plan General de Contabilidad y es tambin usual que est basado en normas internacionales
de contabilidad tales como las IFRS.
Pero eso depende de cada lugar, de cada legislacin o de cada autor, por lo que esta lista es solo a fines
orientativos y trata de reunir las mas utilizadas o representativas de cada tipo a nivel bsico.

El debe y el haber
Las cuentas contables (se representan en forma de T con dos columnas en las que se van anotando valores que
representan los movimientos de esa cuenta.
La columna de la izquierda se denomina "Debe" y la columna de la derecha se denomina "Haber". Es conveniente
(al menos al principio) tomar al debe y al haber como los nombres propios de cada columna y no buscarles algn
otro significado semntico.

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Cuando asentamos una determinada transaccin en una cuenta, el valor correspondiente se escribe en una de
estas dos columnas, dependiendo no solo del tipo de transaccin sino tambin del tipo de cuenta. Es decir que una
misma transaccin, como por ejemplo un cliente que nos paga en efectivo, puede ser ubicada en la columna del
debe o en la columna del haber, dependiendo de que es exactamente lo que ese movimiento represente (lo que el
cliente deja de adeudarnos, el ingreso de dinero a la caja, etc.).
Adems, por la regla de la partida doble, cada asiento se hace en al menos dos cuentas, de tal forma que la suma
de los dbitos sea igual a la suma de los crditos (la suma de lo que registramos en las columnas del Debe tiene
que ser igual a la suma de los que registramos en las columnas del Haber).
Uno de los errores ms comunes es indicar el valor en la columna equivocada o no tener claro si un movimiento en
particular va en el Debe o en el Haber.

Donde anotar una operacin?

Los dbitos y los ingresos se anotan en el Debe. Esto se llama "Cargar" o
"Debitar". (dbitos o ingresos)
Los crditos o egresos se anotan en el Haber. Esto se llama "Abonar" o
"Acreditar". (crditos o egresos)

Una forma prctica

Una de las formas ms simples de determinar en qu columna va el movimiento es a travs de la siguiente regla:

Las cuentas de activo y de resultados negativos suman

por el debe y restan por el haber.
Las dems cuentas, que no son de activo ni de resultados
negativos, funcionan de manera inversa, es decir que
suman por el haber y restan por el debe.

Resumen de Debe y Haber

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Cuentas de activo y de resultados negativos: Suman por el debe y restan por el haber.
Cuentas de pasivo, patrimonio neto y resultados positivos: Suman por el haber y restan por el debe.
Para comprender bien lo anterior es muy importante conocer primero la clasificacin de cuentas contables,
explicada en una seccin anterior.
El libro diario
El libro diario es uno de los libros contables ms importantes de la empresa. En este libro se asientan los hechos
econmicos que suceden, ordenados de manera cronolgica.
Los asientos se ingresan mediante el mtodo de la partida doble, es decir que cada asiento del libro diario involucra
al menos a dos cuentas contables de tal manera que la suma de una y otra columna se compensen.
El libro diario registra entonces, en forma de asientos, todos los movimientos econmicos indicando la fecha, las
cantidades, las cuentas que intervinieron y loscomprobantes que respaldan las operaciones.
A partir del libro diario se completan luego otros libros como el mayor, el balance de comprobacin de sumas y
saldos, etc.

Columnas del libro diario

El libro diario se compone al menos de las siguientes columnas:

Fecha: Da, mes y ao correspondiente al asiento

Detalle: Es una columna en donde se listan las cuentas que intervienen. Tambin se suele incluir en esta
columna el nmero de asiento y el comprobante que respalda la operacin.

Debe: En esta columna se escriben los movimientos de las cuentas que corresponden a dbitos e ingresos.

Haber: En esta columna se escriben los movimientos de las cuentas corresponden a crditos o egresos.

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Clasificacin de asientos contables

Los asientos pueden clasificarse segn la cantidad de cuentas que intervienen de la siguiente manera:

Asientos simples
Se denominan asientos simples a aquellos en los que intervienen slo dos cuentas, de tal manera que lo que se
debita en una se acredita en la otra. Por ejemplo una venta por $ 100 que se cobra en efectivo. En este caso
tenemos $ 100 en el debe la caja y $ 100 en en haber de la cuenta ventas.

Asientos compuestos
Se denominan asientos compuestos a aquellos en los que intervienen ms de dos cuentas, pero siempre
respetando la partida doble, es decir que la suma de los dbitos del asiento sea igual a la suma de sus crditos.
Por ejemplo una venta de $ 100 en la que se cobra el 50 % en efectivo y el 50 % se deja adeudado. Entonces
tenemos $ 50 en el debe de la caja, $ 50 en el debe de la cuenta clientes (o deudores por ventas) y $ 100 en la
cuenta ventas.
l libro mayor
El mayor es otro de los libros ms importantes de la contabilidad ya que en l se transcriben todas las operaciones
que aparecen en el libro diario pero organizadas por cuenta, de tal forma de poder conocer el saldo de cualquiera
de las cuentas haciendo la diferencia entre la suma del debe y del haber. As se puede saber si una cuenta tiene
saldo deudor, saldo acreedor o est saldada (el saldo es 0).
El libro mayor contiene entonces todas las cuentas de forma separada, siempre en forma de T y con su respectivo
nombre sobre cada una. Generalmente se utiliza una pgina diferente para cada cuenta y cada determinado
perodo tiempo se calcula el saldo de todas las cuentas.

21

Cmo hacer el libro mayor

Lo ideal es hacer el libro mayor a partir del libro diario. Lo que se hace entonces es leer todos los asientos del libro
diario e ir dibujando una cuenta T para cada cuenta que aparece en el diario.
Una vez que tenemos todas las cuentas dibujadas simplemente vamos leyendo lnea por lnea el libro diario y
copiamos los valores al mayor (a la cuenta y a la columna correspondiente).

Ejemplo de libro mayor

Supongamos que tenemos el siguiente libro diario:

22

Lo primero que hacemos es crear una cuenta T para cada cuenta que aparece en el libro diario:

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Como paso siguiente copiamos el valor de cada lnea del libro diario a la cuenta correspondiente del libro mayor y
en su columna correspondiente (debe o haber).

Una vez que terminamos de pasar todos los asientos del libro diario calculamos la suma de cada columna del libro
mayor.

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Si el debe es
mayor que el haber el saldo ser deudor (SD) y si el haber es mayor
que el debe el saldo ser acreedor (SA). Si ambos son iguales el saldo
ser cero. Nunca se indica el saldo con un valor negativo.
Por ltimo indicamos el saldo de cada cuenta como la diferencia entre el debe y el haber.

El balance de comprobacin de sumas y saldos

Es un balance de comprobacin que tiene por objetivo encontrar errores que puedan haber ocurrido al confeccionar
los libros diario o mayor.
Este balance se hace a partir de los mayores y est compuesto por un listado de las cuentas que aparecen en el
mayor y cuatro columnas en las que se indica:

Las suma del debe para esa cuenta

Las suma del haber para esa cuenta

El saldo deudor (la diferencia entre debe y haber cuando el debe es mayor)

El saldo acreedor (la diferencia entre el debe y el haber cuando el haber es mayor)

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Cmo hacer el balance de sumas y saldos

Lo ideal es hacer este balance a partir de los mayores (que ya deben estar con sus respectivas sumas y saldos por
cada cuenta).
El balance de sumas y saldos se hace entonces pasando a un listado los nombres de las cuentas que aparecen en
los mayores y anotando junto a cada cuenta las sumas de sus dos columnas (debe y haber) y el saldo de esa
cuenta (que se anotar en la columna "Saldo deudor" "Saldo Acreedor" segn corresponda).
Es decir que para cada cuenta se completan tres columnas y la restante (saldo deudor o saldo acreedor) se deja en
blanco o se completa con cero.
En el caso de que alguna cuenta tenga valores iguales en el debe y el haber se dejan en blanco las dos columnas
de saldos (o se completan con ceros).
La comprobacin consiste en verificar que sean por un lado iguales las sumas de las dos primeras columnas (Debe
y Haber) y por otro lado que sean iguales las sumas de las siguientes dos columnas (Saldo Deudor y Saldo
Acreedor).

Ejemplo de balance de sumas y saldos

Supongamos que tenemos los siguientes mayores:

26

Para hacer el balance de sumas y saldos pasamos la lista de todas las cuentas a la hoja del balance junto con la
suma de su columna debe y de su columna haber.
Por ltimo copiamos el saldo a la columna correspondiente (tercera o cuarta dependiendo si el saldo es deudor o
acreedor).

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El balance de 8 columnas
El balance de 8 columnas es un modelo de balance compuesto por una lista de lascuentas contables seguidas de 8
columnas con:

Las suma del debe para esa cuenta

Las suma del haber para esa cuenta

El saldo deudor (la diferencia entre debe y haber cuando el debe es mayor)

El saldo acreedor (la diferencia entre el debe y el haber cuando el haber es mayor)

Una columna en donde se copia el saldo en caso de ser de ser una cuenta de activos

Una columna en donde se copia el saldo en caso de ser de ser una cuenta de pasivos o de patrimonio neto

Una columna en donde se copia el saldo en caso de ser de ser una cuenta de resultados positivos

Una columna en donde se copia el saldo en caso de ser de ser una cuenta de resultados negativos

Cmo hacer el balance de 8 columnas

Para hacer este balance partimos del ejemplo del balance de sumas y saldos. A este balance le agregamos cuatro
columnas ms: Activo, Pasivo + Patrimonio Neto, Resultados Positivos y Resultados Negativos.
Simplemente para completar el balance lo nico que hay que hacer es copiar los saldos de cada cuenta a una de
las cuatro columnas nuevas segn el tipo de cuenta que sea. Por ejemplo en la cuenta "Caja", copiamos el saldo a
la columna "Activo" ya que es una cuenta de este tipo.
Como paso siguiente sumamos cada una de estas cuatro columnas, es decir el total de Activos, de Pasivos y PN,
de Resultados Positivos y de Resultados Negativos.
Luego calculamos la diferencia entre los resultados positivos y negativos (cuanto gan o perdi la empresa). Esta
diferencia es llamada "Resultado del Ejercicio" y es el objetivo principal del balance. Si esta diferencia la sumamos
(con su signo ya que el resultado podra ser negativo) al Patrimonio Neto, debemos obtener el mismo valor que el
activo (por la ecuacin de contabilidad, esa suma debe ser igual al activo).
Nota: No hay un solo modelo de Balance de 8 Columnas. En algunos cursos o textos pueden explicarse otros

28

modelos de balance que tambin tengan 8 columnas pero con diferentes contenidos.

Ejemplo de balance de 8 columnas

Para realizar este ejemplo partimos del ejemplo del balance de sumas y saldos de la seccin anterior.

Para completarlo simplemente copiamos el saldo de cada cuenta a una de las cuatro columnas siguientes,
dependiendo del tipo de cuenta que se trate (de activo, de pasivo o de PN, de resultados positivos o de resultados
negativos).

29

Es comn tambin encontrar este tipo de balances pero sin incluir las columnas de sumas (es decir con 6
columnas). Quedara de la siguiente manera:

Cuentas regularizadoras
Las cuentas regularizadoras tienen como objetivo ajustar otras cuentas contables, corrigiendo su valor en
determinadas ocasiones en las que la correccin no debe hacerse sobre la cuenta principal. Por este motivo son
cuentas que siempre acompaan a otras.
A estas cuentas tambin se las llama contra-cuentas ya que se utilizan de forma opuesta a las cuentas que
acompaan. Por ejemplo, mientras que las cuentas de activo suman por el debe y restan por el haber, las cuentas
regularizadoras de activo hacen lo contrario, es decir suman por el haber y restan por el debe. Lo mismo ocurre con
30

las dems cuentas regularizadoras.

Cuentas regularizadoras de activo

Las cuentas regularizadoras de activo ajustan cuentas de activos. Tienen saldo acreedor. Algunos ejemplos son
las amortizaciones acumuladas de bienes de uso o lasprevisiones para deudores incobrables.

Amortizaciones acumuladas de bienes de uso

Si tenemos un determinado activo y ste se deprecia, lo que podemos hacer es acumular esa depreciacin en una
cuenta regularizadora de activo, manteniendo de esta forma el valor original del activo su cuenta correspondiente.
Cuando queremos conocer el valor actual del activo, debemos restarle, al valor que figura en la cuenta de activo, el
valor acumulado en la cuenta regularizadora.
Este tema se detalla con un ejemplo en la seccin amortizacin.

Previsiones para deudores incobrables

Cuando suponemos con certeza que va a existir una prdida podemos constituir una previsin para esa prdida en
una cuenta regularizadora de activos, de tal forma de seguir manteniendo los activos listados, pero al mismo tiempo
reflejar el resultado de la prdida si queremos conocer el valor real de los activos.
Este tema se detalla con un ejemplo en la seccin previsiones.

Cuentas regularizadoras de pasivo

Estas cuentas ajustan cuentas del pasivo. Tienen saldo deudor.
Uno de los ejemplos ms utilizados es el de la cuenta Intereses negativos a devengar.

Intereses negativos a devengar

Esta cuenta regularizadora se utiliza al contraer una deuda documentada con interesespagados por adelantado
(incluidos en el pagar).
Cuando contraemos la deuda, los intereses, que en realidad se irn devengando cada mes, ya figuran en el pagar
y los estamos considerando pasivos cuando en realidad an no lo son.

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Por eso lo que hacemos es indicarlos tambin en Intereses negativos a devengar (regularizadora de pasivo) ya
que si bien el total est indicado como pasivo por figurar en el pagar, en realidad estos intereses an no se
devengaron y por lo tanto con esta cuenta corregimos el pasivo restndole los intereses no devengados.
Cada vez que devengamos intereses, por ejemplo al finalizar cada mes, hacemos un asiento debitando la cuenta
Intereses devengados (de resultados negativos) contra Intereses negativos a devengar (regularizadora de
pasivo) que contena el total de los intereses no devengados y es desde donde vamos restando a travs del haber.
Mientras existieran intereses no devengados, el pasivo en realidad es mas chico ya que a documentos a pagar (una
cuenta de pasivo) debemos restarle intereses negativos a devengar.

Cuentas regularizadoras de patrimonio neto

Ajustan a cuentas de patrimonio neto. Tienen saldo deudor.
Por ejemplo se utilizan para ajustar las emisiones de acciones cuando se hacen por un valor menor al valor
nominal.
Amortizacin
La amortizacin es un concepto que puede aplicarse tanto a activos como a pasivos. En lneas generales expresa
la distribucin un valor durante un tiempo determinado.

Amortizacin de activos
El ejemplo ms comn se da cuando una empresa compra bienes de uso, por ejemplo una mquina para
produccin. Esa mquina comienza a formar parte del activo de la empresa y como tal est reflejada en el estado
de situacin patrimonial. Sin embargo la mquina tiene una vida til y con el tiempo va perdiendo su valor (por
ejemplo una computadora no vale lo mismo al finalizar el primer ao de uso que al finalizar el tercero).
Es fundamental tener en cuenta la depreciacin del bien, tanto en la realizacin del balance como en el clculo del
precio final de venta de los bienes, ya que la amortizacin del mismo debe estar considerada en su valor de venta.
Las amortizaciones se registran en cuentas de resultados negativos, es decir, que restan de los activos. Podemos
tener amortizaciones para todo tipo de activos.
Por ejemplo, supongamos que tenemos bienes de uso que se deprecian $ 100 al finalizar el primer ao.
Entonces podemos indicar esa prdida contra la cuenta muebles y tiles.

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Sin embargo, se suele utilizar una cuenta regularizadora de activo para mantener el valor original de los bienes en
su respectiva cuenta, pero al mismo tiempo corregir el valor del activo. Para esto, lo que se hace es ir acumulando
las depreciaciones es una cuenta llamada Amortizaciones acumuladas.

De esta forma, para conocer el valor real de los activos, al saldo de la cuenta Bienes de uso debemos restarle el
saldo de la cuenta Amortizaciones acumuladas.

Amortizacin de pasivos
La amortizacin de pasivos o de deudas detalla la forma en la que se cumple con las obligaciones de pago. Por
ejemplo si se toma un crdito a pagar en cuotas, la amortizacin define en que forma se va a ir saldando la deuda
en el tiempo (cuantos pagos, de que valor, etc).vvvvv

Previsiones contables
Las previsiones se crean cuando consideramos muy probable que exista una prdida, es decir cuando prevemos un
resultado negativo que todava no ocurri, y queremos que est reflejado en la contabilidad.
Lo que se hace entonces es dar de alta el valor de la posible prdida en una cuenta regularizadora de activo. De
esta forma seguimos manteniendo el activo con su valor (debido a que la prdida no ocurri) pero al mismo tiempo
veamos reflejados los valores de la prdida en nuestra contabilidad.

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Ejemplo de previsin contable

Supongamos que al llegar fin de mes vencen facturas por $ 1000 que nuestros clientes no abonan.
Un primer paso que podemos hacer es retirar $ 1000 de deudores por ventas (cuenta de activos en donde
tenamos registradas esas operaciones) y pasarlos a deudores morosos (tambin de activos). Ambas cuentas
representan activos ya que en los dos casos son cuentas que indican dinero que nos deben.

Luego de un tiempo los deudores morosos siguen sin abonar y por lo tanto iniciamos un juicio.
Pasamos entonces los $ 1000 a una cuenta de deudores en gestin judicial. sta cuenta tambin es de activos ya
que sigue representando dinero que nos adeudan.

En un determinado momento nuestros abogados nos indican que es muy probable que el juicio lo perdamos, es
decir que ese dinero no lo cobremos.
Si el juicio lo hubiramos perdido haramos un asiento de la siguiente forma:

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Es decir restando los activos de deudores en juicio por medio de la cuenta de resultados negativos denominada
deudores incobrables.
Pero como todava el juicio no lo perdimos, aunque sabemos que es muy probable que lo perdamos, en vez de
hacer un asiento de prdida a travs de deudores incobrables contra la cuenta deudores en juicio, hacemos un
asiento de prdida tambin a travs de deudores incobrables pero contra una cuenta regularizadora de activo
llamada previsin por deudores incobrables.

Con esta previsin, el importe adeudado sigue figurando en la cuenta deudores en juicio, pero hay una cuenta
regularizadora del activo que nos va a restar ese valor del activo si queremos conocer su valor.
Si queremos saber cual es nuestro activo, lo que hacemos entonces es restar el valor de la cuenta regularizadora al
valor de la cuenta que acompaa.
El Impuesto al Valor Agregado (IVA)
El Impuesto al Valor Agregado (tambin llamado Impuesto al Valor Aadido en algunos pases) es un tributo
indirecto, es decir que recae sobre las mercaderas o servicios (y por lo tanto sobre el comprador) pero al mismo
tiempo es el vendedor el encargado de hacer la liquidacin e ingresarlo al estado.
Este impuesto existe en la mayora de los pases aunque su alcuota (el porcentaje que se cobra) vara de forma
significativa entre uno u otro pas.
Una de las caractersticas que tiene el IVA es que los compradores intermediarios (empresas y comerciantes)
pueden descontarse el IVA que abonan al hacer una compra, es decir que el IVA pagado por compras puede
descontarse del IVA a pagar por ventas. Los consumidores finales no tienen derecho a descontarse el IVA y lo
abonan de forma completa incluido en el precio de la compra.

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Esta caracterstica hace justamente que cada intermediario ingrese al estado un valor de IVA calculado sobre el
valor que le agrega a las mercaderas que vende o servicios que presta. Pero nuevamente recordamos que el IVA
se le agrega al precio en cada etapa de la cadena y cada intermediario ingresa al estado ese IVA que le agrega, de
tal manera que es el consumidor quien lo termina pagando en su totalidad. Por esta caracterstica se llaman
tambin "trasladables" a los impuestos indirectos como el IVA.

Como se asienta el IVA?

Para la registracin del IVA se utilizan cuentas contables separadas de aquellas que registran los valores de las
compras y de las ventas. Esto es as ya que el IVA en realidad no forma parte del valor de las compras o de las
ventas sino que es un impuesto que se agrega a ese valor.
Bsicamente lo que se hace por un lado es registrar el IVA abonado por las compras en una cuenta de activos ya
que estos son crditos que podemos tomar a la hora de determinar la cantidad de IVA a pagar. Esta cuenta tiene
diferentes nombres dependiendo del pas. Normalmente es llamada IVA Crdito Fiscal o IVA Soportado.
Por otro lado se registra el IVA de las ventas que es un porcentaje agregado al valor de los productos o servicios
que vendemos y que debemos ingresar al estado en concepto de IVA. Como esta es una deuda se registra en una
cuenta de pasivos llamada IVA Dbito Fiscal o IVA Repercutido.
Al momento de realizar la liquidacin se restan los dbitos y los crditos y estas restas se compensan ingresando la
diferencia en una nueva cuenta de pasivos llamada IVA a Pagar. Esta cuenta se salda al realizar el pago, por un
valor igual al de la deuda de IVA.
Refundicin de cuentas contables
Al cierre de cada ejercicio contable se realizan una serie de operaciones llamadas Refundicin de cuentas
contables que tienen como objetivo de saldar las cuentas (es decir dejarlas con saldo igual a cero) para el
comienzo del prximo ejercicio.
Esto se hace principalmente para las cuentas de resultados pero tambin suele hacerse para las cuentas de
patrimonio.

Refundicin de cuentas de resultados

La refundicin de cuentas de resultados consiste en saldar las cuentas de resultados (positivos y negativos) de tal
forma que queden con saldo cero al finalizar el ejercicio econmico.
Esto se hace ingresando un asiento en el libro diario que contenga una lnea para cada cuenta de prdidas o de
ganancias con igual valor al saldo correspondiente a esa cuenta pero en la columna opuesta a su saldo ya que
estamos restndolo para saldarla (si el saldo es deudor tal como ocurre en las cuentas de prdidas se acredita un
valor igual y si el saldo es acreedor tal como ocurre en las cuentas de ganancias se debita un valor igual).
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Para compensar lo anterior tambin se escribe una lnea ingresando el resultado a una nueva cuenta que tiene el
nombre de o Resultado del Ejercicio y que de alguna manera traslada el resultado econmico al patrimonio neto.
Lo anterior puede hacerse en dos asientos diferentes, uno para las cuentas de resultados positivos y otro para las
cuentas de resultados negativos y en los dos casos contra la cuenta Resultado del Ejercicio.
Tambin podramos encontrar cuentas intermedias de resultados que resuman las prdidas y ganancias antes de
trasladarlas al patrimonio neto (por ejemplo Resultado de Ventas que podra resumir a ventas y a CMV).
Existen tambin cuentas dentro del patrimonio neto que contabilizan utilidades de ejercicios anteriores o ganancias
a distribuir, etc. Todo depende de la legislacin y del plan contable que utilicemos ya que el mismo nos indicar las
formalidades y los procedimientos a utilizar.

Ejemplo de refundicin de cuentas de resultados

Suponiendo que al final del ejercicio se tienen los siguientes saldos en las cuentas de resultados

Ventas por $ 10.000

Intereses ganados por $ 500

Comisiones ganadas por $ 1000

CMV por $ 5000

Gastos generales por $ 200

Impuestos por $ 1000

Con la refundicin de cuentas de resultados, conseguimos que al inicio del prximo ejercicio esas cuentas (tales
como ventas, CMV, etc.) tengan saldo cero y todo el resultado del ejercicio quede asentado en una cuenta para tal
fin formando parte del patrimonio neto. Esto se puede hacer a travs de dos asientos en el libro diario tal como se
muestra ms abajo. Obviamente, estos asientos tambin se mayorizan.

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Refundicin de cuentas patrimoniales

Tal como se hace para las cuentas de resultados, las cuentas patrimoniales (como lo son caja, banco, clientes, etc.)
tambin se saldan. Pero en este caso al comenzar el prximo ejercicio se vuelven a abrir con el mismo valor que
tenan al cierre. Es decir que en el caso de las cuentas patrimoniales se trata ms de una formalidad que de una
operacin que modifica el patrimonio o que traslada valores entre cuentas. Esto tambin se conoce como cierre de
cuentas patrimoniales.
Nuevamente el proceso consiste en debitar todas las cuentas con saldo acreedor y acreditar todas las cuentas con
saldo deudor. Al hacer esto (y debido a que los activos son iguales a los pasivos mas el patrimonio neto) los
asientos en el libro diario quedarn equilibrados nuevamente (la suma del debe igual a la suma del haber).
Al iniciar el nuevo ejercicio (apertura del ejercicio) se hace un asiento de apertura en donde se vuelven a pasar los
dbitos a los crditos y viceversa.

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Variaciones Patrimoniales
Dijimos que el patrimonio de una empresa va sufriendo MODIFICACIONES durante el desarrollo de la misma, debido a las
operaciones que realiza: compra, vende, paga, cobra. A estas modificaciones se las denomina VARIACIONES PATRIMONIALES.

Las Variaciones Patrimoniales son las distintas operaciones que realiza una empresa y que producen cambios en la composicin de
su Patrimonio. Las variaciones patrimoniales pueden ser:

PERMUTATIVAS: son aquellas operaciones comerciales que no aumentan ni disminuyen el Capital o Patrimonio Neto de la
empresa. En estas operaciones intervienen solamente cuentas patrimoniales del Activo y/o Pasivo. Es decir, implican

cambios en la composicin del activo y / o pasivo, sin producir alteraciones en el patrimonio

neto.
Lo que cambia son las cantidades en el activo y/o pasivo pero no se originan resultados
que modifiquen el Patrimonio neto

MODIFICATIVAS: son aquellas operaciones comerciales que aumentan o disminuyen el capital o patrimonio neto de una
empresa, originadas por una ganancia o por una prdida. En esta clase de variaciones intervienen cuentas
patrimoniales (activo y pasivo) y de resultado (prdida o ganancia).

Las variaciones patrimoniales modificativas implican cambios en la composicin del activo

y/o pasivo con produccin de resultados que inciden en el patrimonio neto, aumentndolo
o reducindolo.

Las Variaciones Permutativas: son las que modifican el patrimonio neto cualitativamente, pero no modifican
cuantitativamente. Ej. Cambian los conceptos e importes de stos, pero el patrimonio neto sigue siendo por el MISMO
capital.
Las Variaciones Modificativas, son las que cambian cualquier elemento del patrimonio neto (Capital, Reservas o
Resultados).

Ejemplo de asiento en Debe y Haber

Hacemos una venta a un cliente por $ 2000 que cobramos en efectivo.
Con esa venta ingresan $ 2000 en la caja. "Caja" es una cuenta de activos y por lo tanto esos $ 2000 van en el

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debe ya que ese tipo de cuentas suman por esa columna.

Tambin debemos registrar la venta en s y esto se hace en la cuenta "Ventas" que es una cuenta de resultados
positivos. Por lo tanto esos $ 2000 van en el haber (de la cuenta ventas) ya que ese tipo de cuentas suma por esa
columna.
Se verifica la partida doble ya que se suman $ 2000 en cada una de las dos columnas al realizar este asiento.

Qu es la partida doble?
Es un mtodo de registracin contable que se basa en el principio de que no hay deudor sin acreedor. Mediante
este sistema en cada operacin intervienen al menos dos cuentas, de tal manera que la suma de los registros en el
debe sea igual a la suma de los registros en el haber. Es decir que cada vez que registremos una operacin, la
suma de los crditos debe ser igual a la suma de los dbitos.
En uno de los anexos de la seccin de contabilidad se incluyen ejemplos de los asientos contables ms habituales
del libro diario, que es un libro que registra los asientos da por da de todas las cuentas.

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