MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PAYROLL

2013

Se autoriza a INACAP el uso de este manual para fines exclusivamente acadmicos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PAYROLL

Introduccin
Creacin de Ficha
Ausentismo
Liquidacin de Prueba
Mapa de tems
Liquidaciones Histricas
Vacaciones
Creacin de Contratos
Finiquitos
Ingreso Masivo de Datos
Ingreso de tems
Modalidad Importacin
Digitacin Rpida
Importacin de Archivos
Resumen del Proceso de Liquidacin
Emisin de Liquidaciones
Creacin Mdulos Articulados

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INTRODUCCIN.Payroll constituye una solucin para la administracin de informacin de Gestin de

Personas. Est creado pensando en el usuario, integrando en l las funciones de un rea
de Administracin de Personal de las Empresas.
Esta gua rpida entrega informacin bsica para un proceso de remuneraciones y
generacin de reportes iniciales.
El alcance es que sea un aporte introductorio al sistema y de ayuda bsica para el
procesamiento y pago de remuneraciones.
Esta gua no sustituye una capacitacin formal y direccionada a los requerimientos de
cada Empresa.
Esta gua no constituye una implementacin o puesta en marcha del sistema.

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FICHA
La Ficha de Personal es uno de los submen principales del sistema, proporcionando datos
completos y variados de los trabajadores.
COMO CREAR UNA FICHA
Ingresar a Empleados (Fichas).

En la pantalla de Mantencin de Empleados, se Crear un Empleado presionando

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Se despliega la pantalla siguiente

Para el ejemplo crearemos un empleado que Parte de cero.

Empleado Base: Se deja en blanco
Cdigo: Ingresar cdigo del empleado, puede ser el RUT, sin punto y con dgito verificador.
Ejemplo 40100103-4 (Se puede configurar sin digito verificador)

Si el trabajador ya existe, se despliega

la pantalla indicando que se encuentra
creado mostrando situacin actual

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Nombre: Se despliega el siguiente cuadro

Una vez ingresado el resto de los datos, presionar

Luego se activar botn

para crear el empleado

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En la barra inferior de la ficha se muestran conos que realizan las siguientes

funciones:
Eliminar empleados, se utiliza solo con estado Eliminado
Usar solo si el cdigo del empleado fue creado errneamente,
NUNCA si ya se ha realizado algn proceso de liquidacin.
Filtrar empleados, se puede seleccionar por Estado

Imprimir la ficha del empleado

Grabar los cambios en la ficha

Crear un empleado

Retroceder un empleado

Buscar un empleado (por cdigo, nombre o rut)

Avanzar un empleado

Refrescar datos de pantalla

Para seleccionar un dato de un campo de la ficha que est relacionado con una tabla
debe dar doble clic en el campo, se presentar la tabla solicitada (en este ejemplo
Centros de Costo)
Al pie de la misma, el cuadro de dilogo permite modificar o crear un nuevo registro,
solo si tiene los permisos correspondientes.

Buscar

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Datos Personales

Cuando se ingresa la direccin se abre el siguiente cuadro

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Datos Personales

LL.SS (Leyes Sociales)

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Forma de Pago

Otros

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Ausentismo
El Sistema permite ingresar la informacin de todos los casos de ausencia.
Con esta informacin prepara la liquidacin teniendo en consideracin los aspectos
legales y las condiciones previamente pactadas con el personal.
Al solicitar esta opcin mediante un clic en el cono correspondiente, aparece un recuadro
mostrando las ausencias del trabajador, permitiendo ingresar nuevas.

Eliminar
Ingresar nuevo ausentismo
Modificar

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Nota: Para comprender la forma de operar del Sistema sobre ese tema es necesario
considerar que las condiciones generales que disponga la empresa sobre el ausentismo
quedarn determinadas por las opciones tomadas en 'Preferencias'

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Liquidacin de Prueba
Se puede obtener una liquidacin de prueba de dos formas:
Directo desde el icono de liquidacin.

A travs del mapa de tems, con el icono de liquidacin

Esta liquidacin de prueba no grava los cambios realizados en el mapa de tems, es solo
una prueba de liquidacin.
Para gravar los clculos debe ir a Proceso / Emisin de Liquidacin

Imprimir
Salir
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Mapa de tems
La relacin entre empleados con los tems (haberes y descuentos) que le afectan y los
parmetros que cuantifican esa relacin, se denomina: MAPA DE TEMES POR
EMPLEADO
Para ingresar tems al mapa, existen distintas maneras:
- Automticamente al ingresar tems en la clase.
- Directo desde la ficha
- Ingreso Masivo de tems
- Ingreso segn plantilla

En el listado aparecen ciertos tems en rojo, son estos los tems propios de la clase
que ha sido asignada al empleado.
Los tems de color negro son los propio del empleado

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Ingreso de Items desde el Mapa de Items

Cdigo del Item

(Doble Clic)

Cdigo de Frmula (Depende del Item)

Valor o Cantidad (Depende del Item)

Cambiar fecha de Aplicacin

Casos Especiales:
- Adicional isapre

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Para casos especiales

Si el costo del tem se

centraliza a otro centro de
costos

Para ingresar el valor o cantidad

hasta con 4 decimales

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Liquidaciones Histricas

Para proceder se ilumina con el mouse la lnea que contiene el mes cuya liquidacin se
desea ver o imprimir.
A continuacin se presiona el cono
, y se obtiene la liquidacin solicitada.

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Vacaciones

Fecha final

Comprobantes
de vacaciones
Detalle de das pendientes

Eliminar un comprobante
Crear un comprobante
Modificar un comprobante

Crear un Comprobante

Desde cuando har uso de vacaciones

Das hbiles que har uso

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Emisin de Contratos

(Costado superior izquierdo)

Al Presionar

se abre la siguiente pantalla para la emisin de contrato

Fecha de escrituracin

Configuracin: Items que

aparecern en el contrato

Formato de contrato, Con doble

clic se selecciona

Formante de la empresa

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Finiquitos

(Costado superior izquierdo)

Al Presionar

se abre la pantalla para el clculo y emisin de finiquito

Es importante tener en consideracin que antes de realizar un finiquito, se debi haber

parametrizado previamente la base de clculo e indicar el tipo de renta del empleado.

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Ingreso Masivo de Datos

Seleccionar Empleados

Items a ingresar
Nro. de cuotas
999 = permanente

Monto o cantidad a
ingresar
Solo si es igual para todos

Ingresar: Para ingresar el valor de los

tems en forma manual
Importar: Importar los datos desde un
archivo (Excel, texto)
Digitar: Ingresar toda la informacin a
manos seleccionado empleado e items
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Ingreso de tems
Para el ejercicio se ingresar a modo de ejemplo horas extras a un grupo de empleados:

Reemplazar: Cambia lo ingresado

por lo nuevo
Sumar: Suma lo ingresado a lo
existente
Agregar: Crea otro tem con un
subnmero

Aplicar en: Remuneracin del mes (a

menos que se indique otro periodo)
Item: Item a Ingresar
Formula: La que el tem tenga asociada
Nro de Cuotas: Depende del tem
Valor: Se ingresar en la siguiente
pantalla.

Indica que tomar

Ingresar

ese valor

Habiendo terminado el llenado del cuadro y presionando el cono

de
comando se pasa a una pantalla que permite el ingreso de los datos. En este caso:
cantidad de horas de sobretiempo.

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Digitar valor o cantidad

Estado del empleado
en blanco = Activo
S = Suspendido
P = Pendiente

Borrar un registro.
Se puede recuperar

Eliminar registros en blanco

Ok para ingresar
Sumatoria
Suma los montos y compara
con total ingresado

Enviar a impresora

Ver por pantalla

Exportar (Excel, PDF, Word, DBF)

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Modalidad Importacin
Para el ejercicio se ingresar a modo de ejemplo horas extras a un grupo de empleados:

Importar
Habiendo terminado el llenado del cuadro y presionando el cono
de
comando se pasa a una pantalla que permite buscar el archivo a importar. En este caso
cantidad de horas de sobretiempo.

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Valor o cantidad Importado

Ok para ingresar
Sumatoria
Suma los montos y compara
con total ingresado

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Seleccin
En todas aquellas pantallas en las que aparezca la opcin de seleccionar es posible
generar condiciones de seleccin a travs de cualquier atributo que posea el empleado (o
los empleados). Como por ejemplo: Personas que tengan un centro de costo determinado
o estn dentro de un rango de fecha de ingreso, etc.
A su vez podemos anidar estas condiciones con funciones lgicas, tales como: AND,
OR, NOT o funciones relacionales, como: <, >, =, <>, <=, >=

Al presionar el botn seleccin aparece la siguiente pantalla,

Existen 2 maneras de realizar la seleccin:

1.- Haciendo un click en algn empleado de la lista de empleados y presionando el
botn de Agregar quedando automticamente en la columna Seleccionados,
eventualmente se puedo sacar a un empleado de la seleccin haciendo un click sobre
el empleado y a continuacin presionar el botn Sacar

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2.- Otra manera es a travs del botn Condicin.

Con un clic en ese botn

aparece esta pantalla:

En ella se puede apreciar cmo quedan guardadas todas aquellas condiciones que se han
ido desarrollando. Para ello en la descripcin se digita el nombre explicativo de la
condicin. Adems, en la parte inferior izquierda existen los tres botones ya conocidos:
- Modificar una condicin
- Crear una condicin
- Eliminacin
Al presionar el botn 'Crear'
aparece la pantalla siguiente, en la cual en el campo
descripcin de la condicin se debe ingresar un nombre que identifique a la condicin.

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Al presionar el combo box de: Tipo de datos, se despliegan los tipos de campos posibles
de elegir (Personal del Empleado, Relacionados con la Empresa, Previsionales y
Vacaciones.
Siempre se debe seleccionar un empleado para realizar la prueba ya que el sistema
realiza una validacin con esa persona para chequear si la condicin es correcta o no.
Al presionar el primer campo de la lnea de datos para la formulacin muestra en el
rectngulo presentado ms abajo, todos los campos referente a la opcin que se decidi
en Tipo de Datos (Por ejemplo: Relacionados con la Empresa)

Una vez, terminada la formulacin se debe presionar A para que la condicin quede
formada en el recuadro inferior (Criterios de Seleccin) que se muestra ms adelante
A continuacin Ud. puede ir anidando condiciones para ser ms fino el filtro, para ello
se pueden ocupar los botones inferiores que no son ms que los operadores lgicos,
tales como, AND, OR, NOT, ( ) .

Luego, que se ha terminado la configuracin de la condicin se debe presionar el botn

Esta nueva condicin quedar guardada en la pantalla de 'Condiciones' junto a las

anteriores para ser utilizada con las diseadas anteriormente.

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Con doble clic en la lnea de la Pantalla con el listado 'Condiciones' se lleva esa
condicin a la pantalla de Seleccin , donde puede verse escrita en las lneas inferiores.

Presionando el botn
en esa pantalla se traer al cuadro blanco de la
derecha la lista de empleados que cumple con las premisas establecidas

Con un clic
en
se vuelve a la pantalla inicial, donde se informa que 16
empleados cumplen la condicin establecida y fueron seleccionados para el proceso que
corresponda

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RESUMEN DEL PROCESO DE LIQUIDACIN

Este programa permite obtener un resumen de la liquidacin ordenado por alguna de las
caractersticas que se muestran en las alternativas de Agrupamiento.

Para seleccionar la alternativa se hace doble clic en ese campo con lo cual se desenrolla
una lista de posibilidades:

Iluminando la opcin y haciendo doble clic se deja esa alternativa como vlida
correspondiente
Habiendo elegido la alternativa 'Centro de
Costo' se presiona el cono de comando con
lo cual aparece el recuadro de posibilidades
de impresin. Eligiendo ver por pantalla el
Centro de Costo 301 se muestra el cuadro
siguiente:

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EMISION DE LIQUIDACIONES

Ejecutar

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CREACIN DE MODULOS ARTICULADOS

GENERADOR DE REPORTES

Lista de mdulos
Clasificacin: Agrupar
los mdulos

Ejecutar un mdulo

Crear un mdulo

Modificar un mdulo

USO DEL ASISTENTE PARA CREAR MDULOS ARTICULADOS

Descripcin: Nombre
del mdulo
Clasificacin: Donde
guarda el mdulo

Activar Asistente

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Paso 1 Seleccionar campos

Tablas del sistema

Agregar campo

Datos
seleccionados
Campos de tabla
seleccionada

Devolver campos
Avanzar paso 2

Paso 2 Armar enlaces

Armar los enlaces

Volver a paso 1

Avanza a paso 3

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Paso 3 Filtros

Asistente para filtros

Filtro

Orden

Volver a paso 2

Avanza a paso 4

Paso 4 Extraer datos de procesos

Sacar datos de procesos

Con Doble clic entrar

Volver a paso 3

Avanza a paso 5

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Variable
KTDTR
KTLIC
KTHT
KTIM
KTHA
KTEX
KTDL
KTDE
KTNETO

Descripcin
Das trabajados
Das de licencia
Total Haberes
Total Haberes Imponibles
Total Haberes Afectos
Total Haberes Exentos
Total Descuentos Legales
Total Otros Descuentos
Liquido o neto ganado

Modo de Uso
K.KTDTR
K.KTLIC
K.KTHT
K.KTIM
K.KTHA
K.KTEX
K.KTDL
K.KTDE
K.KTNETO

Es posible llamar a tems y variables, cada uno separados por coma (,) y escritas
con maysculas.

Paso 5 Guardar el mdulo

Ejecutar sin grabar

Volver a paso 4

Grabar

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