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ETAPAS FUNDAMENTALES DE LA ADMINISTRACION

Existe una diversidad de criterios as como una gran variedad de autores que
de definen distintas etapas fundamentales, sin embargo, para el presente
estudio se determin 4 etapas fundamentales ya que diversos autores las
tienen en comn y son la planeacin, organizacin direccin y control.
1.1 PLANEACION
Proceso por el cual se obtiene una visin del futuro, en donde es posible
determinar y lograr los objetivos, mediante la eleccin de un curso de accin.
En primer lugar una MYPE debe diagnosticar la situacin en la que se
encuentra, mayormente lo elabora una sola persona ya que las MYPES en el
Peru son pequeas, luego de esto se procedera a formular estrategias con
sustento en la matriz FODA que se realizara en el diagnstico.
Existen tres tipos de planeacin:
1.1.1 PLANEACIN ESTRATGICA
La planeacin estratgica es la toma deliberada y sistemtica de decisiones
que incluyen propsitos que afectan o deberan afectar toda la empresa
durante largos periodos. Es una planeacin que incluye plazos ms largos, es
ms amplio y se desarrolla en los niveles jerrquicos ms elevados de la mype.
1.1.2 ETAPAS DE LA PLANEACION ESTRATEGICA
-

Diagnostico
Formulacin
Ejecucin
Evaluacin

1.1.3 PLANEACIN TCTICA

Conduce los planes estratgicos a planes y metas especficos, que son ms
relevantes. Unidad organizacional particular.
CARACTERISTICAS DE LA PLANEACION TACTICA
-

La planeacin es un proceso permanente y continuo realizado en la

empresa y no termina en el simple montaje de un plan de accin.
La planeacin siempre se orienta hacia el futuro y est estrechamente
ligada a la previsin, aunque no debe confundirse con ella. El concepto
de planeacin incluye el aspecto de temporalidad y futuro: la planeacin
es una relacin entre tareas por hacer y el tiempo disponible para
hacerlas. Como el pasado ya se fue y el presente va en camino, la
planeacin debe preocuparse por el futuro.
La planeacin se preocupa por la racionalidad en la toma de decisiones,
pues, al establecer esquemas para el futuro, funciona como medio de
orientacin del proceso decisorio, al darle mayor racionalidad y
sustraerlo de la incertidumbre adyacente en cualquier toma de
decisiones.

La planeacin selecciona determinado curso de accin entre varias

alternativas, teniendo en cuenta sus consecuencias futuras y las
posibilidades de realizacin.

1.1.4 PLANEACIN OPERATIVA

Operaciones diarias. Procedimientos y acciones especficas que se requieren en
niveles inferiores de la organizacin. La planeacin operacional se preocupa
bsicamente por el "qu hacer" y por el "cmo hacer"
CLASES DE PLANES OPERACIONALES
1. Procedimientos: Constituyen la secuencia de pasos o etapas que se
deben seguir con rigurosidad para ejecutar los planes.
Clases de procedimientos
Flujograma vertical
Flujograma horizontal
Flujograma de bloques
2. Presupuestos: Planes relacionados con dinero.
3. Programas o programacin: Planes relacionados con tiempo.
4. Reglamentos: Planes relacionados con comportamiento.
-

1.2 ORGANIZACIN
Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben
sujetarse a todos sus miembros y as, valerse de este medio que permite a una
empresa alcanzar sus determinados objetivos.
1.2.1 ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN
Divisin del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una
secuencia que abarca las siguientes etapas: La primera; (jerarquizacin)
que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado
o importancia. La segunda; (departamentalizacin) que divide y agrupa
todas las funciones y actividades, en unidades especficas, con base en
su similitud.
Coordinacin. Es la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos de un
grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez,
en desarrollo de los objetivos.
1.2.2 TIPOS DE ORGANIZACIN
ORGANIZACIN INFORMAL
-

Es la organizacin que emerge espontnea y naturalmente entre las personas

que ocupan posiciones en la organizacin formal y a partir de las relaciones
que establecen entre s como ocupantes de cargos.
Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del
surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en
cualquier otro documento formal.

La organizacin informal se constituye de interacciones y relaciones sociales

entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organizacin formal.
-

ORGANIZACIN FORMAL

Es la organizacin basada en una divisin del trabajo racional, con algn

criterio establecido por aquellos que manejan el proceso de decisin. Es la
organizacin planeada; la que est en el papel.
Es generalmente aprobada por la direccin y comunicada a todos a travs de
manuales de organizacin, de descripcin de puestos, de organigramas, de
reglas y procedimientos, etc.
En otros trminos, es la organizacin formalmente oficializada.

1.3 DIRECCION
La direccin segn Fayol se define como: "Una vez constituido el grupo social,
se trata de hacerlo funcionar: tal es la misin de la direccin, la que consiste
para cada jefe en obtener los mximos resultados posibles de los elementos
que componen su unidad, en inters de la empresa".
Koontz y LoDonnel tienen un concepto en concreto que define a la direccin
como: la funcin ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados
Para el presente estudio se definir la direccin como la accin que implica
mandar, influir y motivar a los trabajadores para que realicen tareas
esenciales, de tal forma que el proceso administrativo, productivo y el clima
laboral sean los mejores.
La direccin conduce a la organizacin funcional, y se podra decir que su
principal objetivo es dar el mximo rendimiento de todos los trabajadores en el
inters de los aspectos globales que tiene la empresa, todo esto est
encabezado por el jefe del area en relacin hacia los sus subordinados que
tenga en general.
1.3.1 IMPORTANCIA DE LA DIRECCION
-

Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la

planeacin y la organizacin.
A travs de ella se logran las formas de conducta ms deseables en los
miembros de la estructura organizacional.
La direccin eficientemente es determinante en la moral de los
empleados y, consecuentemente, en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de
mtodos de organizacin, y en la eficacia de los sistemas de control.
A travs de ella se establece la comunicacin necesaria para que la
organizacin funcione.

1.3.2 ELEMENTOS DE LA DIRECCION

Toma de decisiones: Significa la eleccin de un curso de accin o

alternativa. Al tomar decisiones es necesario antes de evaluar las
alternativas, definir y analizar el problema, para posteriormente aplicar
la decisin o alternativa que mejor se sugiera.
Integracin: Al igual que en la toma de decisiones, tambin existe un
proceso para la adecuada integracin en cuanto al personal se refiere,
este proceso inicia con el reclutamiento u obtencin de los candidatos
que aspiran a un puesto determinado, en seguida se introducirn, o
dicho en otras palabras, se les ambientar; para finalmente capacitarlos
en el desarrollo de las funciones que habrn de realizar.
Motivacin: La motivacin es la labor ms importante de la direccin, a
la vez que la ms compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin
del trabajo, de acuerdo a normas o patrones de conducta esperados.
Comunicacin: La comunicacin en cualquier grupo que se trate, es de
vital importancia ya que involucra a los individuos no solo en su papel de
comunicadores, sino en el buen uso que a la informacin se le da.
Supervisin: Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma
que las actividades se realicen adecuadamente.

CONTROL
En esta etapa se identifican los resultados obtenidos, para compararlos con un
modelo establecido en un inicio a fin de corregir y formular nuevos planes, para
lograr el objetivo y metas establecidos en la etapa de la planeacin.
Perdomo en 2004, establece que la empresa busca la promocin de la
eficiencia en la operacin de la empresa y que la ejecucin de las operaciones
se adhiera a las polticas establecidas por la administracin de la empresa.
ELEMENTOS DEL CONTROL.
-

Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control, que

establece los estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Como
volumen de produccin, cantidad de existencias, cantidad de materiales
primas, nmeros de horas, entre otros adems tambin controles de
calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de
produccin, especificaciones del producto, entre otros.
Evaluacin del desempeo: Es la segunda etapa del control, que tiene
como fin evaluar lo que se est haciendo.
Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Es la tercera
etapa del control, que compara el desempeo con lo que fue establecido
como estndar, para verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn
error o falla con relacin al desempeo esperado.
Retroalimentacin: El establecimiento de medidas correctivas da lugar a
la retroalimentacin; es aqu en donde se encuentra la relacin ms
estrecha entre la planeacin y el control.

Todas estas etapas estn muy poco presentes en el desarrollo de las mypes, es
por eso que se cree que al no tener una columna vertebral solida respecto a las

etapas que desarrolla, en la gran mayora de casos tienen una vida corta por lo
que son constituidas y en poco tiempo despus tienden al fracaso.
Estas etapas de la administracin son precisamente para intentar evitar el mal
desarrollo que tienen las mypes y deberan ser utilizadas para aquellas que
deseen administrar sus mypes tcnicamente y no solamente por
corazonadas, para esto el seguir etapa a etapa, elemento por elemento es
indispensable ya que estas estn concatenadas para llevar al triunfo y mejora
de la mype.