A5 - O Processo e as Etapas da Gesto de Projectos de organizao de eventos

Anexo C ao
Mdulo A5

MANUAL DO FORMANDO

European Events Industry

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O PROCESSO E AS FASES DA GESTO DE PROJECTOS DE

ORGANIZAO DE EVENTOS

DESCRIO GERAL DO MDULO

A gesto de eventos pode ser um processo demorado e complicado. Cada vez mais exigido aos
organizadores de eventos que criem eventos teis para os clientes, proporcionando-lhes uma
experincia de qualidade, o que torna o planeamento de eventos um processo cada vez mais
complexo. Um planeamento detalhado e preciso de importncia primordial para garantir o
sucesso, dada a complexidade das tarefas e recursos a serem coordenados e a satisfao dos
investidores. Mesmo para eventos de pequena dimenso haver, sem dvida, muitos aspectos a
requerer a sua considerao, ateno e aco.
Para o ajudar na gesto eficaz e bem sucedida dos seus eventos, existem cinco etapas no processo de
gesto de eventos que devem ser seguidas. Ao usar este processo por etapas para o guiar, poder
organizar o seu planeamento de forma mais eficaz, estabelecendo prazos, metas e objectivos.
importante que no omita nem apresse nenhuma das etapas, porque se no seguir as etapas de forma
integral e cuidadosa poder pr em risco o sucesso do seu evento.
Recomenda-se que este mdulo seja estudado em conjunto com a sesso de formao atravs da
Internet intitulada A gesto de projectos em reunies e congressos - a preparao de eventos, a qual
proporciona uma aprendizagem interactiva e

orientada para a aco para aprofundar a

compreenso deste mdulo.

OBJECTIVOS DE APRENDIZAGEM DO MDULO

Este mdulo ir permitir aos formandos:
Identificar as cinco etapas do planeamento e gesto de projectos de organizao de eventos:
Desenvolver a aperfeioar os conceitos de projectos de organizao de eventos.
Elaborar planos iniciais de projectos de organizao de eventos.

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Elaborar e implementar planos de projectos de organizao de eventos.

Fazer as gesto dos eventos.
Avaliar os resultados dos projectos de organizao de eventos.

Compreender o objectivo de cada fase de um projecto de organizao de eventos e descrever

as diversas actividades envolvidas em cada fase.

Compreender a relao entre as diferentes fases dos projectos de organizao de eventos.

Compreender as consequncias de um mau planeamento ou m gesto de um projecto de

organizao de eventos para:
O sucesso de projectos de organizao de eventos.
As pessoas envolvidas nos projectos de organizao de eventos.

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CONTEDO DO MANUAL
Este documento est divido nas seguintes seces e subseces:
Pgina
1 Enquadramento do planeamento de projetos de organizao de eventos
1.1 Contedo desta seco
1.2 A importncia do planeamento
1.3 Quem est envolvido

5
5
5

2 As cinco etapas do planeamento de projetos de organizao de eventos

2.1 Contedo desta seco
2.2 Conceptualizao
2.3 Planeamento geral
2.4 Planeamento detalhado
2.5 Gesto do evento
2.6 Avaliao dos resultados

6
6
8
9
11
12

3 Descrio geral do planeamento de projetos de organizao de eventos

3.1 Contedo desta seco
3.2 Objetivo de cada etapa
3.3 Atividades envolvidas em cada etapa
3.4 A relao entre as etapas

12
12
13
14

4 Consequncias de um mau planeamento

4.1 Contedo desta seco
4.2 Consequncias para o evento
4.3 Consequncias para os organizadores

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15
15

5 Bibliografia / estudo adicional

15

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1.

BASE PARA O PLANEAMENTO DE PROJECTOS DE EVENTOS

1.1

CONTEDO DESTA SECO

1.2

1.2

A importncia do planeamento

1.3

Quem est envolvido

A IMPORTNCIA DO PLANEAMENTO
Fracassar no planeamento, planear o fracasso
Porqu perder tempo a planear os nossos eventos? Seria seguramente mais rpido fazer logo o
trabalho.
A razo pela qual o planeamento to essencial para assegurar que o processo de gesto
do evento corra sem problemas, bem como certificar-se de que nada deixado ao acaso. O
planeamento o processo de estabelecer metas e decidir a melhor maneira de as atingir. As
coisas no acontecem simplesmente. Tm de ser produzidas atravs de um raciocnio
cuidadoso e de um planeamento eficaz. O planeamento ajuda-o a identificar as tarefas que
tm de ser realizadas e a organizar as aces que necessita de realizar para atingir os
objectivos, dando-lhe, por outro lado, medidas de desempenho para se certificar que as
metas so atingidas. O planeamento permite evitar desperdiar e direccionar
incorrectamente esforos e recursos, preparando-o para quaisquer imprevistos. Ao estar um
passo frente e preparado, o planeamento o factor chave para conseguir o sucesso do seu
evento.

1.3

QUEM EST ENVOLVIDO

Todas as entidades interessadas no evento estaro envolvidas nas diversas etapas do
processo de planeamento. As principais entidades interessadas, que incluem os
organizadores, os clientes e patrocinadores, estaro provavelmente envolvidas em todas as
etapas da organizao do evento. Nas ltimas etapas do planeamento, estaro envolvidos
outras entidades, tais como empreiteiros, fornecedores, clientes e voluntrios.

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O envolvimento do organizador o mais importante, pois ele quem ir levar a cabo a

maior parte das actividades planeadas. O cliente (partindo do princpio que o evento est a ser
organizado para um cliente) vai querer saber que o projecto est a ser devidamente
planeado e gerido pelo organizador a quem confiou a tarefa, e necessita de ser
constantemente tranquilizado em como tudo est a decorrer como planeado. Os
patrocinadores devem estar envolvidos pois so eles que garantem o financiamento e
necessitam de saber como o seu dinheiro est a ser aplicado. Os empreiteiros so envolvidos
quando o seu contributo para o evento planeado e organizado. Os fornecedores so
envolvidos quando pedido um fornecimento de bens ou servios. Os clientes so
envolvidos quando reservam entradas para o evento e quando assistem ao evento. Os
voluntrios so envolvidos durante a implementao do evento.
2.

AS CINCO ETAPAS DO PLANEAMENTO DE PROJECTOS DE EVENTOS

2.1

CONTEDO DESTA SECO

2.2

2.2

Conceptualizao

2.3

Planeamento geral

2.4

Planeamento detalhado

2.5

Gesto do evento

2.6

Avaliao dos resultados

CONCEPTUALIZAO

2.2.1 Desenvolver conceitos

Esta a parte de discusso do planeamento. Comea com uma ideia, que depois
desenvolvida numa proposta, que apresenta detalhadamente as metas e objectivos do evento e
identifica quem sero potencialmente as entidades interessadas e o contributo elas podero dar ao
evento.
2.2.2 Estudo de viabilidade
Uma vez chegado a acordo no que respeita ideia, essencial realizar um estudo de
viabilidade. Este estudo permitir determinar se o evento ou no possvel e desejvel no seu
mercado alvo.

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O estudo de viabilidade procura dar respostas a questes relacionadas com o evento, tais
como:

Porqu realizar o evento?

Qual ser a natureza do evento?
Onde ser realizado?
Qual a logstica necessria?
Quanto ir custar?
Que recursos sero necessrios?
Poder ser realizado no prazo pretendido?
Que pesquisa de mercado ser necessria?
Existir mercado para o evento?
Quem ir participar?
Como ser publicitado?
Existem eventos similares?
Quem ir organiz-lo?
Sero as metas e objectivos do evento congruentes com as metas e objectivos da
organizao?
Quanto tempo demorar a organizar?
Temos a equipa, fundos e empenho para o organizar?

2.2.3 Aperfeioar conceitos

O estudo de viabilidade permite determinar se o evento ou no vivel e, em caso
afirmativo, quais as alteraes (se as houver) tero ser introduzidas nas ideias originais para
garantir que ele ser bem sucedido. Isto significa que os seus conceitos originais tero de ser
aperfeioados, de acordo com as concluses do estudo de viabilidade. Os objectivos do
evento podero ser agora definidos mais claramente em relao aos objectivos SMART1 (isto
, se os objectivos so especficos, mensurveis, atingveis, realistas e limitados no tempo).
A viso do evento tambm pode ser definida mais claramente e assim, tornar mais fcil
partilh-la com outros. Com os conceitos representados de forma mais clara, possvel levar
a cabo uma anlise detalhada SWOT 2 do evento, para determinar os pontos fortes, os pontos
fracos, as oportunidades e as ameaas colocadas pelo evento. Isto permitir produzir um
plano geral que tire partido dos pontos fortes, que ultrapasse os pontos fracos, que tire
proveito das oportunidades e que minimize as ameaas identificadas.
1

Sigla inglesa para Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Time-bound.

Sigla inglesa para Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats.

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2.3

PLANEAMENTO GERAL
Uma vez avaliado o conceito original do evento e depois de considerado vivel e de
introduzidos eventuais melhoramentos (se necessrio), pode iniciar-se o planeamento geral. O
plano geral define a direco estratgica do evento, isto , o enquadramento geral do que ir
ser necessrio e quando. Ele dever identificar:

Quem sero os participantes

Os recursos especficos necessrios

Um prazo para as tarefas a ser executadas

Quem ir dirigir o evento

Quem ir tomar decises

Funes chave e responsabilidades

Estrutura do pessoal

Servios de apoio necessrios

Aces e tarefas necessrios

Financiamento necessrio

Estimativas de custos

Oramento tentativo

Instalaes necessrias

Transportes necessrios

Actividades de marketing necessrias

Pessoal/voluntrios necessrios

Quando ter lugar o evento (hora / dia / ms mais apropriados)

Onde ter lugar o evento (localizao geogrfica e edifcio)

Logstica, tal como acesso ao edifcio, interfaces, etc.

Quem sero os clientes

Especialistas necessrios (ex. planeamento de emergncia, assistentes, empreiteiros)

Efeitos e consequncias da anlise SWOT

Metas e objectivos claros

Polticas e regras

Flexibilidade da estrutura do plano (para permitir alteraes medida que a

organizao do evento progride).

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Pode ver pelo descrito acima que o esquema proporciona uma viso geral ou enquadramento
para o evento, atravs do qual poder efectuar um planeamento mais detalhado.
2.4

PLANEAMENTO DETALHADO
O planeamento detalhado fornece o enquadramento operacional e a estrutura organizacional para
a gesto de operaes do evento. As estruturas podem ser simples ou complexas, em funo do
tamanho e do mbito do evento. A Figura 1 mostra um exemplo de uma estrutura organizacional
complexa.

Comit Organizacional Principal

Comit Financeiro
Logstica
VIPs
Artistas
Participantes

Comit Executivo
RP

Instalaes

Media

Local

Promoo

Local

Artistas

Marketing

Tcnico

Alojamento

Regras
Emergncias

(Figura 1 - Estrutura Organizacional Complexa)

(Fonte: Adaptado: Watt, D.C. (2000). Event Management in Leisure and Tourism. USA. Addison Wesley
Longman.)

Enquanto o plano geral descreve detalhadamente os objectivos que se pretendem atingir, o

planeamento descreve em detalhe como ir atingir esses objectivos. Isto requer a
decomposio das actividades numa estrutura de funes, tarefas, procedimentos e prazos para
as completar. Alm de definir as funes e tarefas necessrias, o planeamento detalhado
atribui essas funes ao pessoal individualmente, em conjunto com os prazos nos quais as tarefas
devem ser concludas.

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A Figura 2 mostra um exemplo de como as tarefas chave podem ser representadas no plano
com prazos.

1 semana
Tarefa 1

2 semanas
Tarefa 2

Tarefa 3
3 semanas
Tarefa 4

Tarefa 5

(Figura 2 - Tarefas chave e seus prazos)

(Fonte: Adaptado: Watt, D.C. (2000). Event Management in Leisure and Tourism. USA. Addison Wesley
Longman.)

O planeamento detalhado inclui descries dos sistemas a serem usados para o controlo e
monitorizao do progresso, bem como para fornecer apoio, tais como relatrios de
procedimentos, reunies de divulgao com as equipas, alm dos critrios pelos quais ser
medido o desempenho. As funes individuais so atribudas segundo os diversos aspectos do
evento, tais como o oramento e finanas, obteno de recursos, marketing, RP, sade e
segurana, planeamento de emergncia, etc.
A preparao de planos de contingncia tambm faz parte do planeamento detalhado. Estes
so criados para lidar com situaes que possam surgir inesperadamente. Por exemplo, se um
fornecedor no poder fazer a entrega na data acordada, outros potenciais fornecedores que
tenham stock disponvel e que tenham sido identificados como parte do processo de
planeamento, podem ser usados como alternativa. Os planos de emergncia proporcionam a
flexibilidade necessria para se conseguir adaptar, pois as circunstncias mudam ao longo do
processo de planeamento.
Em funo do tamanho e do mbito do evento, o planeamento detalhado pode incorporar a
elaborao de planos individuais para diferentes aspectos do evento, tais como a sade e a
segurana, e o planeamento de emergncia, para os quais fornecida mais informao nos
Mdulos D9 e D10.

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GESTO DO EVENTO
2.5

Os planeamentos geral e detalhado acima discutidos, do-lhe a orientao para obter e

organizar os recursos e solues necessrios para o evento a ser realizado. Mas aps todas
estas tarefas terem sido concludas e o trabalho de fundo ter sido preparado, as actividades
que necessrio levar a cabo durante o evento so outro assunto. Por exemplo, um membro
da equipa do evento encarregue de todas as actividades de marketing para publicitar o
evento, deixar de ter esta funo uma vez iniciado o evento e dever receber ento outra
funo.
Assim, ser necessrio outro plano para esta fase, para monitorizar se tudo est a correr de
acordo com o plano e para voltar a organizar tudo, caso alguma coisa corra mal. Este plano de
monitorizao fornece descries das funes a serem desempenhadas enquanto o evento
decorre. um plano que mostra quem far o qu, quando e como, durante o evento. A
Figura 3 mostra um exemplo de um plano de monitorizao, preparado para cobrir a
preparao no dia antes do evento.
SEGUNDA, 2 DE JULHO - 15.00 - 18.00 horas
Suite Ebor (Nvel 3)

Aco

15.00

Local onde colocar sinalizao direccional para: Suite Ebor, Praa (Bar Dayjur Nvel 2), Exposio Comercial, Workshops (Nvel 4).

15.00

Empresa AV chega para montar palco e equipamento audiovisual.

15.00

Local para colocar Mesa de Recepo no vestbulo.

GK

15.00

Gerente de piso escolhe espao para Exposio Comercial, envia etiquetas para os
expositores com a localizao do stand de acordo com o plano. Verificar corrente.

DH

16.00

Empresa de crans monta os crans para visualizao na Suite Ebor para separar a
exposio da sesso plenria (6 quadros) e coloca biombos para esconder a
projeco na rea de exibio (8 quadros)

GK

Expositores comerciais chegam para montar painis - assistir na montagem

NP

16.00-18.00

GK
PJ / AL

Bar Dayjur (Nvel 2)

17.00

Empresa de crans monta os crans para Exposio na Praa (necessrias 3

unidades, como indicado no plano).

GK

Salas de Workshop (Nvel 4)

17.00

- Empresa AV prepara os retroprojectores, crans, flipcharts nas salas de workshop

no nvel 4, Suite Ebor 1 and Suite Ebor 2 para Sesso de Discusso.

PJ / AL

TODAS AS REAS
18.00

- VERIFICAR SE TODAS AS REAS ESTO PRONTAS PARA TERMINAR

MONTAGEM

18.15

- Reunio do Comit Organizador - Hotel Swallow Marriott,

GK
Todas

(Figura 3 - Exemplo de um Horrio para a Gesto de Actividades Durante um Evento)

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Poder ler informao mais detalhada sobre como gerir eventos no Mdulo E.
2.6

AVALIAO DOS RESULTADOS

Quando o evento termina, os resultados devem ser avaliados para verificar se se atingiu os
objectivos (quer os do evento quer os da organizao). A avaliao uma etapa importante
do processo, na medida que fornece feedback e ensinamentos que sero teis na gesto de
projectos futuros, bem como para reportar sucessos ou razes para insucessos aos agentes
interessados.
Poder ler informao mais detalhada sobre como avaliar e reportar os resultados de eventos no
Mdulo F.

3.

DESCRIO GERAL DO PLANEAMENTO DE PROJECTOS DE EVENTOS

3.1

CONTEDO DESTA SECO

3.2

3.2

Objectivo de cada etapa

3.3

Actividades envolvidas em cada etapa

3.4

A relao entre as etapas

OBJECTIVO DE CADA ETAPA

Todas as etapas do processo de gesto de eventos so descritas individualmente, pois cada
uma tem a sua prpria funo e valor quando realizadas separadamente.
A etapa de conceptualizao a etapa das ideias em que vrios pensamentos so
apresentados e discutidos. O seu objectivo proporcionar uma base para o incio do
desenvolvimento do evento e tambm a altura em que se decide realizar ou no o evento.
A etapa do planeamento geral proporciona a oportunidade para organizar os pensamentos e
coloc-los numa sequncia lgica. O seu objectivo definir para onde vai e o que ir
necessitar ao longo do caminho para o seu destino.

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A etapa do planeamento detalhado descreve as operaes a serem levadas a cabo para

produzir o evento. O seu objectivo descrever como ir atingir os seus objectivos, isto , os
mtodos, procedimentos e processos que devem ser realizados por cada indivduo
envolvido, por forma a conseguir o resultado desejado.
A etapa da gesto do evento o culminar de meses de rduo trabalho de preparao e
realizao de tarefas para permitir a realizao do evento. O seu objectivo monitorizar o
que necessrio que acontea durante o evento, para que este decorra sem problemas e com
sucesso, e para que se consiga agir de imediato caso algo corra mal.
A etapa de avaliao dos resultados a etapa final e, apesar dos resultados finais serem
importantes, a avaliao no acontece apenas no fim do evento. Os resultados devem ser
monitorizados ao longo das cinco etapas do projecto, para que se possam introduzir
alteraes no seu planeamento se necessrio. O objectivo desta etapa final confrontar os
resultados reais do evento com os critrios de sucesso previamente estabelecidos, bem como
identificar reas a melhorar em eventos semelhantes no futuro.
3.3

ACTIVIDADES ENVOLVIDAS EM CADA ETAPA

A Figura 4 mostra as actividades que sero provavelmente includas nas cinco etapas.
Etapa

Actividades

Conceptualizao

Gerar ideias, fazer um estudo de viabilidade, verificar a existncia de concorrncia,

identificar o mercado alvo, estabelecer metas e objectivos SMART, anlise SWOT,
identificar recursos.

Planeamento geral

Traar o rumo estratgico, criar uma viso, atrair agentes interessados, estabelecer
prazos, estabelecer custos, fazer pesquisas de mercado, definir aces, determinar um
edifcio e local, definir apoio especializado necessrio, estabelecer regras.

Planeamento
Detalhado

Gerir as operaes, atribuir funes e tarefas, elaborar planos individuais para

diferentes aspectos do evento, implementar os planos, controlar e monitorizar o
desempenho, fazer ajustes se necessrio, estabelecer os critrios de sucesso do evento,
obter as licenas e seguros necessrios.

Gesto do evento

Atribuir funes e responsabilidades, fazer sesses de esclarecimento, emitir listas de

verificao e instrues, controlar o desempenho, a qualidade, sade e segurana e
elaborar o planeamento de emergncia.

Avaliao dos
resultados

Recolher dados, confrontar com critrios de sucesso previamente estabelecidos,

apresentar resultados, comparar dados histricos existentes, tomar aces para eventos
futuros se necessrio.
(Figura 4 - Exemplos de actividades includas em cada etapa)

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3.4

A RELAO ENTRE AS ETAPAS

Embora as etapas sejam identificadas separadamente, cada uma proporciona uma ligao
etapa seguinte. Por exemplo, o planeamento geral no pode acontecer enquanto o estudo de
viabilidade no tenha sido accionado e aprovado. O planeamento detalhado no pode ser
realizado enquanto o plano geral e o rumo estratgico para o evento no tenham sido
definidos. O prprio evento no poder ser gerido enquanto o planeamento detalhado que o
no tenha sido realizado. Finalmente, a avaliao dos resultados no pode acontecer
enquanto os critrios de sucesso no tenham sido estabelecidos e enquanto o evento no
tenha ocorrido, no tenha sido monitorizado e no tenham sido recolhidos os dados
relevantes.
As primeiras duas etapas baseiam-se na estratgia para o evento e as ltimas trs nas
actividades operacionais. No entanto, nenhuma pode ser realizada com sucesso sem que a
anterior ter sido concluda. Uma vez concludas todas as etapas, o ciclo pode ter novamente
incio, usando os dados obtidos atravs da avaliao para o planeamento de eventos futuros
(ver Figura 5 em baixo).
Conceptualizao
(Planeamento
fundamental)
Avaliao
(Avaliao dos
resultados)

Planeamento geral
(Planeamento
Organizacional)

Gesto do evento
(Execuo do
evento)

Planeamento
detalhado
(Preparao do evento)

(Figura 5 - A relao contnua das etapas)

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4.

CONSEQUNCIAS DE UM MAU PLANEAMENTO

4.1

CONTEDO DESTA SECO

4.2

4.2

Consequncias para o evento

4.3

Consequncias para os organizadores

CONSEQUNCIAS PARA O EVENTO

Um mau planeamento pode ter graves consequncias. As consequncias mais graves
podero resultar de negligncia no planeamento da sade e segurana do pessoal e dos
participantes no evento, o que pode resultar em danos fsicos ou mortes. No entanto,
qualquer parte do evento que no tenha sido correctamente planeada pode facilmente
resultar em rupturas, num evento de fraca qualidade, num nmero reduzido de participantes e em
clientes e patrocinadores insatisfeitos.

4.3

CONSEQUNCIAS PARA OS ORGANIZADORES

Um mau planeamento pode tambm ter graves consequncias para os seus organizadores.
Para alm da perda de reputao e da m imagem, um acidente que ocorra no evento seu
poder resultar em aces legais, m publicidade, perda de futuros negcios e no pagamento
de compensaes financeiras s vtimas do acidente, o que poder levar o seu negcio
falncia.

5.

BIBLIOGRAFIA / ESTUDO ADICIONAL

Mdulo D9 - Elaborao de planos para a manuteno da sade e segurana em eventos
Mdulo D10 - Elaborao de planos para lidar com situaes de emergncia em eventos
Mdulo E - Gesto de eventos
Mdulo F - Avaliar e reportar os resultados dos projectos de eventos
Sesso de formao atravs da Internet intitulada A gesto de projectos em reunies e
congressos - a preparao de eventos.

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