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Backup

Porque importante armazenar


uma cpia de seus arquivos

SUMRIO

1 INTRODUO

2 O QUE BACKUP?

3 POR QUE DEVEMOS FAZER BACKUP COM FREQUNCIA?

4 COMO FUNCIONA O BACKUP

5 QUANTO TEMPO DEVO MANTER MINHAS NOTAS ARMAZENADAS?

11

6 ARMAZENAMENTO EM NUVEM

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7 COMO A NUVEM PODE AJUDAR OS NEGCIOS?

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7.1. Reduo de custos

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7.2. Aumento da agilidade

17

7.3. Melhoria da segurana

18

7.4. Possibilidade de troca de fornecedor

18

7.5. Colaborao nos arquivos

18

8 COMO UTILIZAR A NUVEM PARA ENVIAR ARQUIVOS POR EMAIL?

20

9 A QUAIS RISCOS MINHA EMPRESA EST EXPOSTA SEM O USO DE BACKUP? 22

9.1. Perda de informaes fiscais que poderiam ser solicitadas pelo fisco 23
9.2. Roubo de informaes sigilosas e estratgicas

24

9.2.1. Sequestro de dados

24

9.2.2. Importncia de resguardar sua empresa


10 MEDIDAS PREVENTIVAS

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27

10.2. Utilizar mecanismos de segurana

29

10.3. Usar nobreaks

30

11 CONCLUSO

31

SOBRE A SAGE ONE

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INTRODUO

Voc j deve ter passado por uma situao na qual acabou perdendo todos os arquivos que tinha no computador. Essa situao
incmoda pode causar um verdadeiro transtorno, quando isso acontece em um contexto profissional. Especialmente nos casos em que
as notas fiscais emitidas simplesmente so removidas do computador.
Como voc deve saber, importante que todas as empresas tenham controle sobre seus arquivos e, quando falamos em nota fiscal,
essa questo ainda mais relevante, j que elas precisam ser armazenadas para casos de fiscalizao e auditoria. Ento, o que pode ser
feito para evitar a perda de arquivos?
A melhor opo apostar nos servios de backup para softwares. Isso significa que, conforme uma programao definida no
sistema, uma cpia de segurana gerada, evitando que os dados
sejam perdidos ou fiquem desatualizados. Assim, voc evita a perda
de notas fiscais e garante que sua empresa est seguindo o que determina a legislao.
Pensando nesse contexto e na importncia do backup, esse
e-book vai apresentar o que o backup, como funciona a cpia automtica, por quanto tempo as notas fiscais devem ser armazenadas,
quais os riscos que se corre ao no usar o sistema de backup e medidas preventivas para evitar a perda de arquivos.
Assim, voc deixa sua empresa preparada para qualquer imprevisto. Ento, vamos l?

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O QUE
BACKUP?

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O QUE
BACKUP?

O backup em termos gerais uma cpia de segurana gerada


pelo sistema do computador ou de um software especfico que evita a
perda de arquivos. A finalidade desse armazenamento ter mais segurana em relao aos dados da empresa ou do usurio precavendo-se
contra uma ao despropositada (por exemplo, um usurio que apaga
o arquivo sem querer) e um mau funcionamento do computador ou do
sistema.
Apesar de poder ser utilizada por qualquer pessoa, o backup
mais comum em empresas, j que os dados e informaes das organizaes no podem ser perdidos. Assim, no caso de imprevistos, possvel recuperar as informaes por meio do backup.
importante destacar que o backup pode ser realizado de duas
formas: manual e automtica. No manual, a pessoa faz um backup
por meio da cpia dos arquivos e dados para um CD, DVD, blu-ray,
pendrive ou HD externo. J no automtico, o prprio sistema est programado para fazer o backup, armazenando as cpias de segurana
em um servidor externo.

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POR QUE DEVEMOS
FAZER BACKUP COM
FREQUNCIA?

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POR QUE DEVEMOS
FAZER O BACKUP
COM FREQUNCIA?

Como vimos, existem duas maneiras de fazer o backup. Em quaisquer dos casos, ele deve ser realizado com frequncia, evitando que
o arquivo se mantenha desatualizado durante muito tempo. Assim, se
voc fizer um backup manual, deve realizar a cpia do arquivo conforme sua necessidade. No caso de empresas, recomenda-se que seja
feito diariamente.
Por ser um tanto incmodo ter que fazer o backup todos os dias, as
empresas podem optar pela cpia automtica, que acaba se tornando
muito mais vivel. O nico cuidado que se deve ter nesse caso que
o sistema programa o backup para que ele seja realizado em determinado intervalo de tempo. Por exemplo: que seja feito todos os dias s
23h. Ou realizado semanalmente nas teras-feiras s 12h. Assim, se o
arquivo atualizado e perdido antes do backup, a cpia estar consequentemente desatualizada.
Devido importncia nas empresas, recomenda-se que o backup
seja realizado diariamente. Em alguns casos, at duas ou trs vezes
por dia. Assim, mais fcil de conseguir recuperar a verso mais recente do arquivo.

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COMO FUNCIONA O
BACKUP
AUTOMTICO?

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COMO FUNCIONA
O BACKUP
AUTOMTICO?

Diversos programas e sistemas permitem o backup automtico,


ou seja, a cpia automtica dos arquivos salvos. Alguns exemplos de
ferramentas que possuem essa opo so o Google Fotos, apps especficos para Android, o prprio sistema Android, entre outros.
No caso de softwares, eles geralmente possuem esse recurso,
porque armazenam uma grande quantidade de informaes importantes referentes empresa do cliente. Por exemplo: um sistema emissor de nota fiscal, como o Sage One, possui o backup automtico,
armazenando as notas em um servidor externo.
Mas como funciona o backup automtico? Na verdade, o que j
foi especificado anteriormente. O software j vem programado para realizar o backup em um perodo de tempo determinado. O cliente geralmente pode alterar esse intervalo para mais ou para menos, conforme
sua necessidade.
No momento em que o backup realizado, o computador deve estar ligado. Caso no esteja, ele adiado para o prximo backup programado ou para o momento em que o computador iniciado.
As cpias de segurana so feitas automaticamente e o usurio
no precisa se preocupar com isso. A nica interferncia pode ser a
lentido do computador ou da internet, dependendo da mquina e da
velocidade de conexo que o usurio possui. Os arquivos do back-

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COMO FUNCIONA
O BACKUP
AUTOMTICO?

up so enviados automaticamente para um servidor externo, ficando


hospedados sob a responsabilidade da empresa que fornece o servio.
Em caso de perda dos arquivos, eles podem ser facilmente restaurados, recuperando total ou parcialmente os arquivos.
Tambm existe o caso de backup automtico e em tempo real,
como ocorre no sistema de Cloud Computing (computao em nuvem).
Nesse sistema, o arquivo da cpia de segurana atualizado conforme
o usurio modifica o arquivo original, que est hospedado em sua
mquina.

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QUANTO TEMPO DEVO
MANTER MINHAS NOTAS
ARMAZENADAS?

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QUANTO TEMPO
DEVO MANTER
MINHAS NOTAS
ARMAZENADAS?

Depois de entender o que o backup e a importncia dele para as


empresas, chega a hora de abordar especificamente a relao entre o
backup e as notas fiscais. Como foi visto, as empresas precisam emitir e
armazenar as notas fiscais, dessa forma, evitando problemas com a legislao.
Nesse sentido, importante lembrar de que a nota um documento fiscal obrigatrio sempre que a pessoa jurdica vender produtos e
servios. Ela serve para documentar a transao realizada e para que
a empresa faa o devido recolhimento de impostos, conforme determinao da Secretaria de Estado da Fazenda (no caso de comrcio
e indstria) ou da Secretaria Municipal da Fazenda (nas situaes de
prestao de servios).
Existem diversos tipos de notas fiscais, mas est ficando cada vez
mais comum a nota fiscal eletrnica (NF-e). Ela tem a vantagem de ser
transmitida por meio da internet e tambm armazenada eletronicamente. No entanto, recomendado guardar uma cpia impressa, alm do
backup.
No caso da NF-e, o que deve ser armazenado eletronicamente o
arquivo XML, que contm a criptografia e a assinatura digital confirmando que o documento vlido. O tempo para armazenamento, independentemente do tipo de nota, de cinco anos.

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ARMAZENAMENTO EM
NUVEM

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ARMAZENAMENTO
EM NUVEM

Nesse e-book, voc j viu que existe a possibilidade de usar a computao em nuvem para fazer o backup. Mas voc deve ter ficado com
algumas dvidas: o que o armazenamento em nuvem? Como ele funciona? O que pode ser feito? Vamos explicar a seguir.
Primeiramente, preciso entender o que nuvem. Esse um ambiente virtual no qual os arquivos salvos pelo usurio ficam hospedados.
Nesse sentido, a computao em nuvem a interligao de computadores e servidores, que so conectados por meio da internet. Os servidores
esto alocados remotamente, em um local chamado data Center.
Os computadores conectados aos servidores do data center podem
enviar arquivos para a nuvem e eles so automaticamente armazenados.
Portanto, o armazenamento em nuvem serve como um backup.
A partir dessa hospedagem, o arquivo pode ser acessado de
qualquer lugar e por qualquer dispositivo, desde que o usurio tenha
acesso internet. Alm disso, possvel atualizar o arquivo, baix-lo, imprimi-lo e compartilh-lo com outras pessoas.
Assim, como j foi afirmado, o armazenamento em nuvem serve
como backup, j que a cpia est disponvel sempre que necessrio.
importante ressaltar tambm que, quando um arquivo armazenado na
nuvem, na realidade feita mais de uma cpia dele, porque dois ou mais
servidores armazenam o mesmo arquivo. Se ele for atualizado, o update
tambm ocorre em todos os servidores.

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ARMAZENAMENTO
EM NUVEM

Mas por que isso acontece? A ideia proteger o usurio, evitando


que a falha ou o possvel corrompimento de um servidor especfico no
ocasione a perda das informaes. Vale a pena ressaltar tambm que,
em caso de invaso do sistema do servidor, o arquivo no poder ser
lido, porque criptografado ao ser armazenado na nuvem. Assim, garante-se mais segurana ao usurio.

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COMO A NUVEM PODE
AJUDAR OS NEGCIOS?

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COMO A NUVEM
PODE AJUDAR OS
NEGCIOS?

visvel o fato de que a tecnologia pode impulsionar os negcios e


vem fazendo isso h muitos anos. No entanto, a computao em nuvem
trouxe uma vantagem muito maior. Fazendo com que as empresas economizassem, tivessem mais segurana em seus dados e informaes e um
atendimento mais rpido ao cliente.
Segundo pesquisa da Microsoft, as pequenas e mdias empresas
do Brasil que comearam a usar a computao em nuvem apresentaram
bons resultados, aumentando sua produtividade, eficincia operacional e
tendo mais rapidez para as decises estratgicas. Mas quais so os principais benefcios do advento dessa tecnologia? Veja alguns deles.

7.1. Reduo de custos


Ao invs de pagar por um servidor, a empresa pode reduzir custos
contratando somente o espao necessrio para o armazenamento de
seus arquivos. Assim, paga apenas pelo que usa durante o tempo que
precisar.

7.2. Aumento da agilidade


Como pode contratar somente o espao de armazenamento
necessrio, a empresa que adere computao em nuvem tem mais
agilidade para se adequar as suas necessidades. Por exemplo: se h um
crescimento nos negcios e isso acarreta em uma necessidade maior de
espao, basta fazer a contratao e comear a usufruir imediatamente.

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COMO A NUVEM
PODE AJUDAR
OS NEGCIOS?

No caso de empresas que passam por perodos de sazonalidade,


isso tambm pode ser de grande valia, j que a escalabilidade pode ser
fundamental nesses momentos.

7.3. Melhoria da segurana


J ficou explicado que o armazenamento em nuvem propicia mais
segurana para a empresa, porque os dados so criptografados ficam
armazenados remotamente em mais de um servidor e no h problemas
com a invaso de crackers. Alm disso, o servidor mantm uma cpia de
segurana, ou seja, o backup.
Outro ponto importante que o arquivo na nuvem no poder ser
acessado por qualquer pessoa, mas somente pelo dono da conta vinculada, que possui o login e a senha. Se ele quiser, pode compartilhar o
arquivo com outras pessoas autorizando o acesso delas.

7.4. Possibilidade de troca de fornecedor


O armazenamento em nuvem, por ser fcil, simples e rpido, no
exige que o usurio mantenha sempre o mesmo servio. Portanto, se a
empresa estiver descontente com o fornecedor, pode troc-lo por outro
que atenda as necessidades de maneira mais adequada.

7.5. Colaborao nos arquivos


Quando duas ou mais pessoas trabalham em um mesmo arquivo,
comum que haja confuso entre as verses podendo at mesmo perder

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COMO A NUVEM
PODE AJUDAR
OS NEGCIOS?

algumas atualizaes. Com um arquivo hospedado na nuvem isso no


ocorre, porque ele automaticamente atualizado, mesmo que duas pessoas estejam trabalhando nele ao mesmo tempo.

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COMO UTILIZAR A
NUVEM PARA ENVIAR
ARQUIVOS POR EMAIL?

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COMO UTILIZAR A
NUVEM PARA ENVIAR
ARQUIVOS POR
EMAIL?

Uma das caractersticas da nuvem o compartilhamento de arquivos. Assim, sempre que o usurio (que pode ser o dono da empresa, por
exemplo) quiser compartilhar um arquivo armazenado na sua conta na
nuvem, ele pode fornecer o acesso somente daquele arquivo para outras
pessoas.
Esse processo realizado por e-mail, em um procedimento bastante
simples. De maneira geral, o passo a passo bastante similar, independentemente do fornecedor do servio de computao em nuvem.
Para entender o que fazer, imagine que a sua empresa tem diversas
notas fiscais armazenadas na nuvem. Voc, enquanto empreendedor,
quer compartilhar uma das notas fiscais com o seu gerente financeiro.
Nesse caso, voc deve:
- Acessar a sua nuvem, inserindo login e senha;
- Encontrar a nota fiscal que deseja compartilhar;
- Clicar no boto Compartilhar ou Share;
- Digitar o e-mail da pessoa que dever acessar o arquivo;
- Clicar em Enviar.
Fazendo isso, a pessoa receber automaticamente um e-mail informando que um arquivo foi compartilhado. Com o link repassado, o gerente financeiro, no caso do exemplo, poder acessar a nota fiscal e conferir se ela est correta. Caso seja um arquivo editvel, tambm poder
fazer atualizaes e modificaes, fazendo com que o arquivo sofra
o update automtico na nuvem. Dessa forma, voc, o empreendedor,
poder visualizar as modificaes feitas e acessar a verso mais recente
do arquivo.

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A QUAIS RISCOS MINHA
EMPRESA EST EXPOSTA
SEM O USO DE BACKUP?

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A QUAIS RISCOS
MINHA EMPRESA EST
EXPOSTA SEM O USO
DO BACKUP?

At aqui, j vimos que o backup importante, especialmente nos


casos de armazenamento de notas fiscais, cuja legislao exige um prazo mnimo de cinco anos de armazenamento. Verificamos tambm que a
computao em nuvem uma alternativa bastante vivel, que reduz os
custos da empresa, aumenta segurana, melhora a produtividade etc.
No entanto, no foram abordados os riscos que a sua empresa estar exposta se o backup no for uma estratgia adotada. Todos os elementos listados a seguir tm relao com o contedo do e-book, mas
importante ressalt-los para que voc entenda que adotar um software
que facilite a emisso de notas fiscais e tenha como recurso o sistema de
backup uma grande vantagem. Ento, vamos l!

9.1. Perda de informaes fiscais que poderiam ser solicitadas pelo fisco
A Receita federal, estadual ou municipal (dependendo da rea de atuao da empresa) pode solicitar informaes e cpias das notas fiscais
a qualquer momento e cabe empresa fornecer o que for solicitado pelo
fisco. Por isso, perder as notas fiscais no uma alternativa vivel, independentemente do tamanho da organizao.
importante lembrar de que o fisco est se tornando totalmente
informatizado tanto nos mbitos municipal e estadual quanto no federal.
No entanto, ainda existem casos em que a NF-e no est sendo utilizada.
Conforme a NF-e for adotada por todos os rgos pblicos, a tendncia a de que o Sistema Pblico de Escriturao Digital (Sped) organize

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A QUAIS RISCOS
MINHA EMPRESA EST
EXPOSTA SEM O USO
DO BACKUP?

todas as informaes, sem exigir tantas informaes das empresas. No


entanto, a legislao ainda obriga que as notas fiscais sejam armazenadas pelo prazo de cinco anos, no importando o formato delas.

9.2. Roubo de informaes sigilosas e estratgicas


Qualquer sistema informatizado e conectado internet pode sofrer
invaso dos crackers, que tm por objetivo roubar as informaes sigilosas ou at mesmo destru-las. O backup ajuda nesse cenrio, porque,
mesmo um arquivo destrudo pode ser recuperado se houver uma cpia
de segurana. Nos casos de roubo de informaes, se o backup for feito
no formato da computao em nuvem, o arquivo est protegido e criptografado, o que significa que no se conseguir acessar as informaes.
Qualquer tipo de invaso feita por um malware, ou seja, um software malicioso que pode possuir diversas finalidades, como o roubo de
informaes, o sequestro de dados, a destruio de arquivos, a abertura
de brechas no sistema para que outros malwares ataquem em conjunto
etc. Para ficar mais claro, os vrus so um tipo de malware. Alm deles,
h os ransomwares, worms, backlogs, entre outros.
No caso das empresas e da proteo do backup em relao a seus
arquivos e notas fiscais, um dos maiores problemas que podem ocorrer
o sequestro de dados. Vamos entender melhor a seguir.

9.2.1. Sequestro de dados


O sequestro de dados causado por um malware do tipo ransomware. Sua funo entrar no sistema e criptografar os arquivos, solici-

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A QUAIS RISCOS
MINHA EMPRESA EST
EXPOSTA SEM O USO
DO BACKUP?

tando um resgate em dinheiro ou bitcoins para que as informaes sejam


liberadas e descriptografadas. Diversas so as formas de infeco por
meio de ransomwares, sendo que uma das mais comuns conhecida por
vrus do FBI, j que o ataque realizado por meio de um e-mail que
contm a logo da agncia de investigao americana.
Portanto, o computador geralmente infectado quando o usurio
acessa um site malicioso ou que foi invadido. Tambm pode acontecer
nos casos de execuo de um arquivo infectado que foi recebido por
e-mail ou que est em uma pasta compartilhada.
Geralmente, quando o computador infectado por um ransomware,
o usurio recebe a informao de que o computador est inacessvel
porque foi realizada alguma ao ilegal. No caso de empresas, a situao ampliada, j que os computadores ficam conectados em rede e
isso faz com que a infeco de uma mquina possa ocasionar a invaso
de todas as outras. Assim, todos os equipamentos deixam de funcionar
ao mesmo tempo e, consequentemente, os arquivos so sequestrados
tambm em conjunto.
Apesar da situao, no se recomenda pagar o valor exigido pelos
crackers para que os arquivos sejam descriptografados. Em muitos casos,
o usurio paga o resgate e, mesmo assim, no recebe os arquivos limpos
de volta. Ento, o que fazer?
O melhor usar um bom antimalware, que consiga remover o ransomware do computador. Aps se certificar de que a mquina est totalmente livre do invasor, preciso recuperar os documentos. nesse

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A QUAIS RISCOS
MINHA EMPRESA EST
EXPOSTA SEM O USO
DO BACKUP?

momento que o backup entra como um grande aliado. Tendo a cpia de


segurana, pode-se obter facilmente a verso mais recente dos arquivos,
sem perder informao alguma.

9.2.2. Importncia de resguardar sua empresa


Considerando tudo o que foi abordado at este momento no e-book,
fica claro que a sua empresa precisa ficar livre de possveis invasores
e ter suas informaes muito bem armazenadas para evitar imprevistos
tanto fiscais quanto gerenciais. Utilizando um sistema de backup, especialmente o automtico, que guarda as informaes na nuvem, a empresa tem seus arquivos mais seguros e pode acess-los sempre que
necessrio.
Em relao s notas fiscais, a empresa assegura que no ter problemas com o fisco, armazenando os documentos online pelo prazo previsto na legislao, que cinco anos.
Alm disso, existem softwares de emisso de notas fiscais que, alm
de fazerem o backup, permitem sua integrao com o Google Drive, um
dos principais sistemas de computao em nuvem. Assim, a empresa
enviar suas notas fiscais para o Google Drive, deixando as pastas organizadas de acordo com o ms.
Um exemplo de software que possui todas essas funcionalidades
o Sage One, que no exige a instalao de nenhum programa e ainda
oferece uma extenso ilimitada das notas de servios, produtos e do consumidor, oferecendo mais simplicidade e agilidade.

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MEDIDAS
PREVENTIVAS

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MEDIDAS
PREVENTIVAS

Compreendendo que a sua empresa precisa utilizar um sistema de


backup necessrio indicar tambm quais so as medidas preventivas
que devem ser tomadas.
Existe uma srie de aes que a empresa pode adotar, mas existem
trs medidas principais que ajudam a reduzir ou at mesmo eliminar os
riscos da empresa com relao exposio de seus arquivos e notas
fiscais. So elas:

10.1. Manter os hardwares atualizados


Esse post falou muito de softwares, ou seja, de programas e sistemas
que podem ser utilizados nas mquinas para proteger os arquivos, emitir
notas fiscais e etc. No entanto, tambm necessrio ressaltar a relevncia dos hardwares, ou seja, dos equipamentos fsicos.
Quando a empresa investe e utiliza computadores novos, acaba
tendo um resultado melhor tanto em relao produtividade quanto
segurana dos arquivos. Ou seja, um equipamento novo mais rpido,
processa melhor as atividades requisitadas e est menos vulnervel a
riscos externos.
Outra questo relacionada que os computadores novos tambm
contam com softwares atualizados, que contm menos falhas de vulnerabilidade e, portanto, esto menos expostos a riscos de invaso de malwares.

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MEDIDAS
PREVENTIVAS

10.2. Utilizar mecanismos de segurana


Por terem informaes confidenciais e estratgicas, a empresa deve
contar com mecanismos de segurana. Um deles so os antimalwares,
mais conhecidos como antivrus. Vale a pena investir e pagar por um
servio melhor, que oferea uma base de malwares mais ampla, consequentemente apresentando mais eficcia na deteco e remoo dos
invasores.
Utilizar senhas tambm uma atitude obrigatria, j que isso evita que qualquer pessoa consiga acessar os dados armazenados nas
pastas, e-mails e outros ambientes. Quando utilizar o sistema de computao em nuvem para fazer o backup, tambm importante salvar
uma senha, aumentando a segurana.
Nesse sentido, importante ressaltar que senhas mais fortes no
esto relacionadas a informaes pessoais do usurio ou de familiares.
Elas tambm devem ter entre seis e oito caracteres, incluindo nmeros,
letras (minsculas e maisculas) e caracteres especiais (como os smbolos *, $, # etc.).
Implantar uma poltica de segurana tambm fundamental, estabelecendo diretrizes com relao a senhas, backup, confidencialidade,
privacidade e termos de uso ou de servio.

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MEDIDAS
PREVENTIVAS

10.3. Usar nobreaks


O nobreak uma fonte de energia ininterrupta, ou seja, um aparelho
que ajusta a pureza e a voltagem da energia eltrica para que os aparelhos conectados fiquem estveis durante uma queda de energia.
Apesar de ser parecido, o nobreak no um filtro de linha nem um
estabilizador, porque ele pode fornecer energia ao equipamento em caso
de apages. Assim, importante que as empresas utilizem nobreaks
para evitar que os equipamentos queimem devido a quedas de energia
ou mesmo por causa de variaes da rede.

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CONCLUSO

Realizar o armazenamento e o backup de softwares a melhor maneira de conseguir manter a segurana, o sigilo e a qualidade da informao. No caso da emisso de nota fiscal, essa estratgia
fundamental para seguir a legislao tributria e garantir que nenhum
dado ser perdido.
Alm disso, existem outras maneiras de garantir a segurana dos
dados e informaes da organizao. Seguindo as dicas repassadas
neste e-book, voc ter mais sucesso no apenas no armazenamento de
dados, mas tambm no acesso a qualquer hora do dia, desde que tenha
acesso internet.

Backup
SOBRE O SAGE ONE
O Sage One um software emissor de nota fiscal eletrnica que
possui incluso o certificado digital, necessrio para a criptografia dos
arquivos. O sistema tambm faz o backup dos arquivos e os mantm
armazenados por at cinco anos, conforme determina a legislao.
Alm disso, o software funciona de maneira totalmente online, o
backup automtico e a Sage One oferece suporte total aos clientes.
Se voc quer saber mais sobre como o software funciona, aproveite
e experimente grtis! Basta fazer o seu cadastro clicando aqui.