ARCHIVO GENERAL

DE LA NACIN

REUNIN NACIONAL DE
ARCHIVOS 2004

Sistema de Descripcin
Documental
Presentador: Ing. Benjamn Torres Bautista

btorres@segob.gob.mx

Introduccin

Los
archivos
histricos
y
su
descripcin.
Una vertiente de desarrollo del AGN:
Abatir el rezago en el ordenamiento y
descripcin de fondos documentales e
impulsar la homologacin y aplicacin
de
las
normas
internacionales,
considerando el incremento de los
archivos digitales.
Sistema Administracin de Archivos.
Lineamientos Generales y el IFAI

Que es la ISAD(G)
Norma Internacional General de
Descripcin Archivstica
Es una herramienta de gestin
muy valiosa para los archivos,
brinda
especificaciones
elementales
para
la
elaboracin de descripciones
archivsticas compatibles a
nivel nacional e internacional,
que pueden aplicarse con
independecia
del
tipo
documental o soporte fsico de
los documentos de archivo.

Que es la ISAD(G)
Este
conjunto
de
reglas
generales es parte de un
proceso que busca facilitar la
integracin
de
las
descripciones de diferentes
archivos en un sistema
unificado de informacin. Es
su intencin servir a la
elaboracin de una primera
aproximacin a los fondos, en
una visin sinttica de conjunto.

Que es la ISAD(G)

La norma tiene una aplicacin

preferente sobre conjuntos
documentales
cerrados,
organizados e inactivos, su
utilidad para los archivos
administrativos
es
cuestionable,
aunque
no
puede descartarse. Debemos
pensar que es una norma que
pretende ser un punto de
partida.

Finalidades de la ISAD(G)
Identificar y explicar el
contexto y contenido de los
documentos de archivo
Establecer un proceso que
permita tener los controles
intelectuales necesarios
Contar con descripciones
fiables,
autnticas,
significativas, accesibles y
se mantengan a travs del
tiempo

Historia de la ISAD(G)
1988, Ottawa: Se forma un grupo
de trabajo para concretar el
proyecto
de
normalizacin
internacional de la descripcin
archivstica.
1990, Alemania: Se realiza un
anlisis comparativo de tres
estndares nacionales que se
desarrollan en los aos ochentas:
Archives, personal papers and
manuscripts (APPM, Estados
Unidos), A Manual for archival
description (MAD, Reino Unido),
Rules for Archival Description
(RAD, Canada).

Historia de la ISAD(G)
1992, Madrid: Se decide ponerlo
en circulacin para su comentario
por la comunidad archivstica
internacional, distribuyndolo como
ponencia en el XII Congreso
internacional de archivos, celebrado
en Montreal.
1993: Se examina y revisa
nuevamente el texto de la norma,
para publicarla este ao con apoyo
financiero de la UNESCO.
1999, Estocolmo: El comit sobre
normas de descripcin aprueba la
segunda edicin de la norma
ISAD (G), tras cinco aos de prueba
y recogida de propuestas y
sugerencias.

Sistema de Descripcin
Documental (SDD)
Basado en la ISAD(G)
Basado
en
estndares
nacionales e internacionales
Cumple con las finalidades
previstas por la ISAD(G)
Permite obtener reportes para
los Lineamientos para La
organizacin, descripcin y
conservacin de los archivos
de las Dependencias y
entidades
de
la
Administracin
Pblica
Federal
Distribucin sin costo para los
archivos mexicanos

Estructura de la ISAD(G)
La norma determina la
representacin
de
la
informacin mediante 26
elementos que pueden ser
combinados para constituir
la descripcin de una
entidad archivstica. Estos
elementos
se
hallan
agrupados en 7 reas de
informacin descriptiva.

CODIGO
DE

DOCUMENTACIN
REGLAS

TITULO
FECHAS
HISTOR

ALCCAN
HISTORIA
HISTOR

NIVEL

FORMA

ARCHIV
UNI

OR

LENGUA
NUE

INGR

ORGANIZ

REGLA
V
PRODUCTOR

A
L
O
R

VOLUMEN

NOTAS

Estructura de la ISAD(G)
rea

Recoge

Informacin esencial para

1. rea de
identificacin identificar a la unidad de
descripcin

Elementos de descripcin
Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
Volumen y soporte de la unidad de descripcin

2. rea de
contexto

Informacin acerca del

origen y custodia de la
unidad de descripcin

Nombre de los productores

Historia institucional / Resea biogrfica
Historia archivstica
Forma de ingreso

3. rea de
contenido y
estructura

Informacin sobre el tema

principal de los
documentos y la
organizacin de la unidad
de descripcin

Alcance y contenido
Valoracin, seleccin y eliminacin
Nuevos ingresos
Organizacin

Estructura de la ISAD(G)
rea

Recoge

Informacin acerca de la
4. rea de
condiciones de disponibilidad de la unidad
de descripcin
acceso y uso

Elementos de descripcin
Condiciones de acceso
Condiciones de reproduccin
Lengua/escritura(s) de los documentos
Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos
Instrumentos de descripcin

Informacin acerca de los

5. rea de
documentacin materiales que tengan una
relacin importante con la
asociada
unidad de descripcin

Existencia y localizacin de los documentos originales

6. rea de notas

Informacin especializada que

no se puede acomodar en
ninguna de las otras reas

Notas

7. rea de
control de
descripcin

Informacin sobre como,

cuando y por quin se ha
preparado la descripcin
archivstica

Nota del archivero

Existencia y localizacin de copias

Unidades de descripcin relacionadas
Nota de publicaciones

Reglas o normas
Fecha(s) de la(s) descripcin(es)

Niveles de descripcin
La variabilidad con respecto a los
niveles de descripcin se halla
solventada mediante la utilizacin de
las
denominadas
reglas
de
descripcin multinivel. La descripcin
multinivel implica que si se va a
describir el fondo como un todo
debera representarse en una sola
descripcin, usando los elementos
adecuados de descripcin. Si fuera
necesario describir las partes, stas
pueden
describirse,
tambin,
separadamente usando los elementos
necesarios. La suma total de todas
las descripciones as obtenidas,
estructuradas
jerrquicamente,
representa el fondo y aquellas
partes que fueron descritas.

FONDO

S-Fondo

Expediente

Unidad
Documental
simple

Serie

Serie

S-serie

S-serie

Expediente

Expediente

Unidad
Documental
simple

Serie

Expediente

Reglas de descripcin
multinivel
Descripcin de lo general a lo particular
Representar las descripciones resultantes en una relacin jerrquica de la
parte al todo, que va del nivel ms amplio al ms especfico. Es decir:
En el nivel de fondo: proporcionar informacin sobre ste como un todo.
En los niveles siguientes: proporcionar informacin de las partes que se
estn describiendo.
Informacin pertinente para el nivel de descripcin
Proporcionar slo aquella informacin adecuada al nivel que se est
describiendo. Ej.: No dar informacin detallada del contenido de los
expedientes si la unidad de descripcin es un fondo.
Vinculacin de los descriptores
Vincular cada descripcin con la unidad de descripcin inmediatamente
superior, si es posible, e identificar el nivel de descripcin.
No repeticin de informacin
Incluir la informacin comn a todas las partes en el nivel ms alto que sea
adecuado. No repetir en un nivel ms bajo de descripcin la informacin que
se haya dado en un nivel ms alto.

Elementos a incluir en una

descripcin
Cantidad y calidad
El nmero de elementos que debe incluir una descripcin archivstica
depender de la naturaleza de la unidad de descripcin. En cualquier
descripcin pueden utilizarse todos los elementos (26) contemplados en
esta reglas generales, aunque slo una parte de ellos debe
necesariamente utilizarse en todos los casos.
Intercambio de informacin
Las posibilidades para el intercambio internacional de informacin
descriptiva estn contempladas en la propia norma, ya que de los 26
elementos disponibles, slo pocos son considerados esenciales para
dicho intercambio.
Puntos de acceso
Los puntos de acceso se basan en los elementos de descripcin. A fin de
asegurar el valor de dichos puntos se lleva a cabo un control de autoridades
para el cual se ha desarrollado la norma ISAAR(CPF). Esta norma permite
contar no slo con la forma normalizada del nombre del productor, sino
tambin con la completa descripcin de los atributos de dicho productor.

Campos obligatorios
rea

Recoge

Elementos de descripcin

1. rea de
identificacin

Informacin esencial para

identificar a la unidad de
descripcin

Cdigo de referencia
Ttulo
Fechas
Nivel de descripcin
Volumen y soporte de la unidad de descripcin

2. rea de
contexto

Informacin acerca del

origen y custodia de la
unidad de descripcin

Nombre de los productores

Cdigo de referencia
Objetivo: Identificar de un modo nico
la unidad de descripcin y establecer
el vnculo con la descripcin que la
representa.
Regla ISAD Consignar, en la medida
que
sea
necesario
para
su
identificacin nica, los siguientes
elementos:

Regla AGN: Consignar, en la medida

que
sea
necesario
para
su
identificacin nica, los siguientes
elementos:

El cdigo del pas segn la ltima

versin de la ISO 3166 Cdigos para
la representacin de los nombres
de los pases;
El cdigo del Archivo segn la norma
nacional de cdigos de archivos u
otro identificador nico de su
ubicacin;
El cdigo de referencia local
especfico, el nmero de control u
otro identificador nico.

el cdigo del pas segn la ltima

versin de la ISO 3166-1 Cdigos
para la representacin de los
nombres de los pases;
El cdigo del estado de la Repblica
mexicana segn norma INEGI;
El cdigo de la delegacin o
municipio segn norma INEGI
Acrnimo del archivo

Funcionamiento del
SDD
Creacin de la estructura
Facilidades
Ayuda
Copiar del padre
Modificar nivel
Cambiar para mover elemento
Reportes
Cuadro general de
clasificacin
Gua simple
Inventario general
Catlogo de disposicin
documental

Conclusin
En el taller del Sistema de Descripcin Documental se
harn prcticas de manejo del sistema, el taller cuenta
con 50 computadoras y habr dos personas por equipo.
Los representantes de los archivos obtendrn sin costo
una copia del sistema