TABLAS DINMICAS

Las tablas dinmicas son muy tiles para estructurar datos que se presentan en
bruto, resumirlos y crear informes. Normalmente, una tabla de datos de Excel no
puede cambiar de estructura. Podemos ordenar los datos, filtrarlos, aadir
subtotales, pero la estructura en filas y columnas es inalterable. Uno de los
objetivos de las tablas dinmicas es la posibilidad de alterar esa estructura y a la vez
resumir datos.

QU ES UNA TABLA DINAMICA?

Una tabla dinmica es una tabla interactiva que contiene

campos, sta consiste en el resumen y anlisis de un conjunto de datos de una lista
o tabla original, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representa una tabla
de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos.
Se llaman tablas dinmicas porque se puede cambiar su disposicin reordenando o
cambiando de posicin los encabezados de fila y columna, rpida y fcilmente. Y
esdinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, resumir,
consolidar, analizar y filtrar datos, cambiar la presentacin de los datos, visualizar
o no los datos origen, etc.
Una tabla dinmica pude actualizarse cada vez que se modifiquen los datos
originales de las mismas, en otras palabras los datos que se utilizaron para crear
dicha tabla. Las tablas dinmicas son creadas con la ayuda de una asistente y se
parte con informacin de una base de datos como la de Microsoft Excel.

CARACTERSTICAS
DINAMICA

DE

UNA

TABLA

Se puede manipular informacin dentro de ellas y de este modo se las actualiza

Una tabla dinmicas proporcionan un modo de resumir y analizar fcilmente
grandes volmenes de datos. Se llaman tablas dinmicas porque se puede cambiar

su disposicin reordenando o cambiando de posicin los encabezados de fila y

columna, rpida y fcilmente. Las tablas dinmicas se utilizan para resumir,
consolidar, analizar, filtrar informacin.

PARTES DE UNA TABLA DINAMICA

Dentro de la tabla dinmica se pueden distinguir los siguientes elementos:

Campo de Pgina: Un campo de pgina es un campo de una lista o una

tabla de origen al que se ha asignado una orientacin de pgina en una tabla
dinmica. En el ejemplo, Regin es un campo de pgina que puede utilizarse para
filtrar los datos resumidos por regiones. Si hace clic en otro elemento de un campo
de pgina, la tabla dinmica cambiar para mostrar los datos resumidos asociados
a ese elemento.
Elemento de un campo de Pgina: Cada entrada o valor exclusivos del
campo o columna de la lista de origen o de la tabla ser un elemento en la lista de
un campo de pgina. En el ejemplo, el elemento Este se presenta actualmente en el
campo de pgina Regin y la tabla dinmica muestra nicamente los datos
resumidos para dicha regin.
Campos de Fila: Los campos de fila son campos de una lista o de una tabla
de origen a los que se ha asignado una orientacin de fila en la tabla dinmica. En
el ejemplo, Producto y Vendedor son campos de fila. Los campos de fila interiores
como Vendedor son los ms prximos al rea de datos; los campos de fila
exteriores, como Producto, estn situados a la izquierda de los campos de la fila
interior.
Campos de Columna: Un campo de columna es un campo de una lista o
una tabla de origen al que se ha asignado una orientacin de columna en una tabla
dinmica. En el ejemplo, Trimestres es un campo de columnas con dos elementos;
Trim.2 y Trim.3. Los campos de columna interiores son los que tienen sus
elementos ms prximos al rea de datos; los campos de columna exteriores estn
encima de los campos de columna interiores (en el ejemplo se muestra nicamente
un campo de columna).
Campo de Datos: Un campo de datos es un campo de una lista o de una
tabla de origen que contiene datos. En el ejemplo, Suma de importes de pedidos es
un campo de datos que resume las entradas del campo Importe de pedidos o de la
columna en los datos de origen. Normalmente, un campo de datos resume datos
numricos, como estadsticas o importes de ventas, pero tambin puede contener
texto. Como valor predeterminado, los datos de texto se resumen en una tabla
dinmica mediante la funcin Contar y los datos numricos mediante la funcin
Suma.
Elementos: Los elementos son una subcategora de un campo de la tabla
dinmica. En el ejemplo, Carne y Marisco son elementos del campo Producto. Los
elementos representan las entradas en el mismo campo o las columnas en los datos
de origen exclusivas. Los elementos aparecen como rtulos de columna o de fila, o
aparecen en las listas desplegables de los campos.

rea de Datos: El rea de datos es la parte de la tabla dinmica que

contiene los datos resumidos. Las celdas del rea de datos muestran los datos
resumidos de los elementos de los campos de fila y de columna. Los valores de cada
celda del rea de datos representan un resumen de los datos procedentes de filas o
registros de origen. En el ejemplo, el valor de la celda C6 es un resumen de
importes de pedidos de cada registro en los datos de origen que contiene los
elementos Carne, Fuller y Trim.2.

PARA QU SE UTILIZAN LAS TABLAS

DINAMICAS?

Resumir bases de datos grandes: se pueden utilizar las tablas

dinmicas para resumir grandes cantidades de datos que pueden estar en una hoja
de trabajo o en una base de datos externa.
Preparar datos para su representacin grfica: Los grficos basados
en tablas dinmicas cambiarn automticamente cuando cambie la tabla dinmica.
Muchos problemas vienen disponiendo los datos de un modo que permita crear
grficos, las tablas dinmicas son ideales para este propsito.
Anlisis de datos adecuado: Se analizarn de forma adecuada las bases
de datos mediante las tablas dinmicas, buscando tendencias, excepciones y
problemas. Se puede organizar rpidamente el modo en que se resumen y
presentan los datos y acceder a un mayor nivel de detalle cuando se desee.
Crear Informes: Es uno de los usos ms habituales de Excel, ya que se
puede interactuar en la pantalla o imprimir.

CMO
PUEDO
DINAMICA?

CREAR

UNA

TABLA

Lista o base de datos: Podr crear una tabla dinmica a partir de una lista
o base de datos de Microsoft Excel, de una base de datos externa, de varias hojas de
clculo de Microsoft Excel o de otra tabla dinmica.
Tabla dinmica resultante: Para crear una tabla dinmica, utilice el
Informe de tablas y grficos dinmicos como gua para la bsqueda y organizacin
de los datos que desee organizar. Para comenzar, haga clic en Informe de tablas y
grficos dinmicos... del men Datos.

QU HERRAMIENTAS TIENE UNA TABLA

DINAMICA?

Botones de campo para reordenar los datos: Una tabla dinmica

contiene campos, cada uno de los cuales resume mltiples filas de informacin de
los datos originales. Arrastrando un botn de campo hasta otra parte de la tabla
dinmica, podr ver los datos de distintas maneras. Por ejemplo, podr ver los
nombres de los vendedores en las filas o en las columnas.
Datos Resumidos: La tabla dinmica resume los datos utilizando la
funcin de resumen que especifique, como SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Podr
incluir automticamente subtotales y totales generales, o utilizar sus propias
frmulas agregando campos y elementos calculados. En este ejemplo, se calcula el
total de los datos de la columna Ventas de la lista original en la tabla dinmica.

PASOS PARA CREAR UNA TABLA DINMICA

Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya
tenemos.
Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y
grficos dinmicos.
Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacen con
el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad
comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar
mejor las ventas de cada artculo en cada mes.

Para acceder al asistente accedemos al men Datos - Informe de tablas y grficos

dinmicos.
Aparece la primera pantalla de tres de las que se compone el asistente para tablas
dinmicas, donde nos solicita que indiquemos la situacin de los datos a analizar y
qu tipo de informe vamos a crear.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que
vamos a crear una Tabla dinmica.

En la segunda pantalla seleccionamos el rango dnde tenemos los datos a utilizar

en la tabla dinmica.
Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras.

A continuacin nos aparece el tercer paso del asistente...

En esta ltima pantalla debemos indicar dnde vamos a situar el resultado de la

tabla dinmica. Hemos escogido situarla en una Hoja de clculo nueva.
Si pulsamos sobre Diseo... accedemos a un cuadro de dilogo donde podemos
personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica.

En la imagen podemos apreciar que nos aparece una estructura formada por las
filas, columnas, datos y adems un campo para el n de pgina. Y en el lateral
derecho tenemos los campos disponibles de la tabla, los cuales podemos arrastrar a
las diferentes partes del diagrama de la izquierda.
Por ejemplo podramos contruir una tabla dinmica con la siguiente estructura:
- En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de nuestros artculos.
- En el campo Columna arrastramos MES.
- Y en Datos arrastramos IMPORTE
Nos quedara una estructura como podemos ver en la imagen de abajo.

Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el

campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en
el centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos aparece en la hoja, la barra de
herramientas Tabla dinmica:

(La podemos visualizar y ocultar con la opcin de men Ver -- Barras de

Herramientas.)
En esta barra nos encontramos botones tiles como el botn
para darle a la
tabla un formato predefinido, y otros que veremos a lo largo del tema.
Tambin aparece el cuadro Lista de campos de tabla dinmica que nos permite
modificar la estructura de la tabla aadiendo campos a las distintas zonas, o bien
utilizando el botn Agregar a en combinacin con el cuadro de lista que aparece al
lado del botn, o simplemente arrastrndo el campo sobre la zona deseada.

De igual forma podemos quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera de la

tabla.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y
obtener otros resultados sin casi esfuerzos.
Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar con el botn
dinmica.

de la barra Tabla

Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la

siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:

Eliminar una tabla dinmica.

Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su
totalidad y presionar la tecla Supr o con la tabla seleccionada hacer clic con el
botn derecho del ratn y seleccionar Eliminar del men Pop-up.

Aplicar filtros a una tabla dinmica.

Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as
visualizar unicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se
emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.
Los campos principales vemos que estn acompaados, en su parte derecha, de una
flecha indicando una lista desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes nos aparece una lista como
vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla
de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, ms una
opcin para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de
la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos
volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Mostrar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y
dejarlo como estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms
complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236
de Abril.

Obtener promedios en una tabla dinmica

Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con
sumatorio, puede interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden ser
sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc.
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos
rectificar y hacer clic con el botn derecho del ratn, nos aparece un men Pop-up
con diferentes opciones, debemos escoger la opcin Configuracin de campo... y
nos aparece un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen.
En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen,
mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.
Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn
dinmica.

de la barra Tabla

Tablas dinmicas en tres dimensiones

Crear una tabla en tres dimensiones no es ms que aadir un campo ms a la tabla
de origen y luego utilizarlo como campo principal para el resumen.
Por ejemplo, para continuar con nuestra simulacin aadiremos un campo ms de
"Semana" y ahora podremos organizar por mes y semana.
Para crear la tabla dinmica en tres dimensiones procederamos del mismo modo
que hemos visto anteriormente, es decir:
- Accedemos a Datos - Informe de tablas y grficos dinmicos.
- Selecionamos el rango de datos, ahora con el campo de semana. (Puede que nos
pregunte si queremos utilizar los datos de la anterior tabla dinmica, contestamos
que NO).
- Y en la estructura de la tabla la nica diferencia es utilar el campo Pgina para la
tercera dimensin.
Por ejemplo si colocamos en Pgina el campo Mes, en Columna el campo Semana,
veremos los resultados de un mes en cada pgina.

Grficos con tablas dinmicas

Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica debemos hacer clic con el botn
derecho del ratn sobre cualquier celda de la tabla, y del men Pop-up que nos
aparece debemos seleccionar Grfico dinmico, nos genera un grfico de barras por
defecto en una nueva hoja de grficos. Tambin podemos utilizar el botn
de la
barra Tabla dinmica.

Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos
convenga ms segn los datos que tenemos, debemos hacer clic con el botn
derecho del ratn sobre el grfico y del men Pop-up que nos aparece escoger la
opcin Tipo de grfico... y escoger el grfico que ms nos convenga, la mecnica a
seguir para trabajar con grficos es la misma que se vi en el tema de grficos.

EJERCICIOS PARA PRACTICAR